ASPECTOS GENERALES DE COMPRA

BENAVIDES DELGADO LUZ YANINE

ESCRIBANO DELGADO JENSEN

RIOS QUIROS DIANDRA

TESEN SOTO NATALY

COLTER APAZA GUADALUPE

UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESCUELA PROFESIONAL DE COMERCIO Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

LOGÍSTICA INTERNACIONAL

MAYO 2018
 I. CONCEPTO

Obtener el (los) producto(s) o servicio(s) de la calidad adecuada, con el precio justo, en el

tiempo indicado, en el lugar preciso y del proveedor más adecuado. También incluye el
negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios
a la empresa sobre todo en términos monetarios.

II. OBJETIVOS

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente:

1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 2. Hacerlo con la inversión mínima en

existencia.

3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos
para el uso a que se destinan.

5. Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio
requeridos.

6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo

que a costos de material se refiere.

III. IMPORTANCIA

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la
actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del departamento de
compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de
venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales.

Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijación del precio de venta.

Participación del departamento de compras en la obtención de utilidades.

La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio

es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra.

Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son
bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá
un margen de utilidad mayor.

Fijación del precio de compra.

Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias
primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber
ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón por la
cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto
de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la
relación peso-dólar afecta al producto comprado, debido a que el precio de venta del material
que se pretende adquirir aumentará en proporción a la cantidad de materiales de importación
que lleve en sí dicho producto; por ejemplo, si se compone de un 30% de material de
importación, el comprador no aceptaría un aumento del 80%; por otra parte, en la negociación
debe considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno como ayuda o para las
transacciones comerciales.

Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando
en la fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el
margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos.

La operación eficiente de la inversión.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en

la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del
producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el
inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad
razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre
la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.

Costos y sustitución de materiales.

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador.

Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del

personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda
forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al
contado y descuentos comerciales.

Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras está en

posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede repercutir en
abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.

Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnológicos múltiples, que
lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto, porque ya habrá algo mejor;
por tal motivo, es importante mantenernos al día para buscar nuevas alternativas, y sobre
todo, ser el eslabón, permitiendo que los proveedores que ofrecen nuevos materiales
adecuados al proceso, puedan ser aprobados, evaluando así, la conveniencia de hacer ese
cambio en función de un ahorro en el precio, disminución de la cantidad a usar del proceso,
ser un producto de línea con el proveedor y no una especialidad.

IV. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUS RESPONSABILIDADES.

Es un equipo de la Gerencia Administrativa de la empresa, el cual está integrado por personal

profesional capacitado, con experiencia, que tiene la responsabilidad de obtener materiales,
abastecimientos, productos, y servicios que necesitan los demás departamentos de la Empresa
para realizar sus actividades, es decir, es un mediador.
En la empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. A
medida que ésta crece se requiere la participación de una persona especializada en esta
función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras. En una empresa grande la
necesidad de este especialista es obvia.

Funciones:

1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,

necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los
siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que
cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de
las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medida).
3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás
áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas

Dentro de estas funciones podemos encontrar las siguientes responsabilidades:

 Elegir, tratar, platicar, y negociar con los proveedores.

 Investigar cotizaciones de precios y realizar un análisis.
 En su caso, solicitar permisos gubernamentales de importación, procurando conseguir
beneficios fiscales.
 Poner en circulación de las Órdenes de Compra y su seguimiento.  Recibir y revisar
los artículos o servicios.
 Buscar la forma de transportar los artículos.
 Salvaguardar los productos adquiridos.
 Investigación de nuevos mercados.
 Actualizar las cotizaciones.

V. ORGANIZACIÓN DE LAS COMPRAS

Es una estructura organizacional que divide a una empresa de acuerdo a las condiciones de
aprovisionamiento o abastecimiento.

Cada organización de compras tiene sus propios registros de información, condiciones de

precio y registros de proveedores. En el caso de las organizaciones de compra, corresponden a
departamentos que agrupan a varios compradores. Y los grupos de compra son los
compradores como individuos.

Las compras pueden ser efectuadas por agentes compradores, por secciones pequeñas,
medianas o grandes, o por departamentos dentro de las cuales el personal tenderá a la
especialización en determinadas clases de materiales haciendo más eficiente su labor. En
cualquiera de estas formas, la empresa y sus ejecutivos deben tener en cuenta la importancia
de esta actividad para el desarrollo y éxito de la entidad en su conjunto.
 ACTIVIDADES:

Conociendo la finalidad y los objetivos fundamentales de compra se podrán definir sus

actividades, coordinándolas y correlacionándolas en base a la política de la empresa y su
administración general; así como la afinidad que existe entre ellas debiéndose especificar los
límites y especificaciones para cada uno. Las actividades de compra se pueden enumerar en
relación a campos, en los que las tareas serán realizadas así se tiene:

1) INFORMACIÓN:

Para cumplir sus tareas el personal de compras debe obtener informaciones sobre los
materiales que quieren adquirir; sobre proveedores; sobre consumos y existencias; sobre
precios actuales y futuros; etc. La información que obtengas servirá para que en la
dependencia se tomen decisiones oportunas y adecuadas a la capacidad económica de la
empresa y a la necesidad del usuario al que tenga que servir.

La información puede clasificarla:

a. Materiales:

o Datos sobre compras anteriores con indicación de proveedores que cotizaron,

precios ofertados, fletes pagados, proveedor que obtuvo el aprovisionamiento
y razón por la que le concedió.
o Especificaciones y características de los artículos que usa la empresa,
variaciones que puedan aceptarse, catálogos de proveedores disponibles en la
empresa y aquellos que deben solicitarse.
o Datos sobre existencias y consumos de los artículos en uso.
o Datos sobre demanda existente en el mercado por los artículos que requiere la
empresa.

b. Proveedores.

o Datos sobre los proveedores habituales de la empresa, su capacidad de

producción o de abastecimiento en relación a las necesidades de los usuarios,
su situación financiera para relacionarla con la forma de pago utilizada por la
empresa en sus adquisiciones, sus relaciones con su personal, cumplimiento
en las entregas, etc.
o Relación de posibles proveedores que deben investigarse para definir su
posibilidad como abastecedores de la empresa.
2) INVESTIGACIÓN:

Compras debe realizar investigaciones que le permitan actuar positivamente previendo las
posibilidades futuras.

Por ello deberá efectuar:

a. Estudio de mercados de proveedores.
b. Estudios de materiales en uso, previendo la posibilidad de reemplazo.
c. Análisis de costos de los materiales que adquiere, así como los costos
logísticos para relacionarlos con los procedimientos de compras
establecidos y definir el costo mínimo que justifica una orden de
 compra. d. Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles
de ser desarrolladas por la empresa.
d. Investigación sobre las posibilidades de los proveedores que
abastecen a la empresa y sobre futuros elementos que puedan ser
utilizados.
e. Investigación sobre materiales secundarios y fuentes de
abastecimiento que puedan reemplazar a las fuentes en uso.

3) FUNCIONAMIENTO:

Son todas aquellas actividades rutinarias que se realizan diariamente en la oficina de

adquisiciones, desde que se recibe la requisición o pedido de compra hasta que el material
esté disponible en el almacén.

Dichas actividades son:

a. Constatación de requisiciones
b. Obtención y análisis de cotizaciones de los proveedores.
c. Determinación de la forma de comprar. d. Programación de las
compras en función de las entregas a realizarse.
d. Entrevista a proveedores, con indicación del tiempo que se predicara a
cada uno y el tema a tratar.
e. Negociación de contratos por adquisiciones y consulta a la
dependencia legal para asesorarse sobre los requisitos legales que
puedan ayudar o interferir la acción de la empresa.
f. Remisión de las órdenes de compra a los destinatarios con indicación
del material que se le ha adjudicado y en las condiciones en que se
deben abastecerse.
g. Seguimiento y vigilancia del cumplimiento de la entrega.
h. Comprobación en la recepción de los materiales solicitados.
i. Verificación y visto bueno en las facturas del proveedor para su
respectiva cancelación.
j. Sostenimiento de correspondía con los proveedores
k. Concertación de ajustes con los proveedores m. preparación y
redacción de informes y su envió y distribución en la empresa.

4) AUXILIARES:

Existen actividades que se realizan entre varias dependencias y en las que se colaboran para
obtener mejor resultados, estas actividades se llaman actividades y en el caso de las compras
son las siguientes:

a. Procedimientos de oficina: Análisis de los procesos en las oficinas de la empresa

para describir el procedimiento y si es posible graficarlo. Se prepara en conjunto para
evitar duplicidades.
b. Hacer o comprar: Es una de las decisiones a tomar en la empresa, en muchas
oportunidades y en la que compras colabora presentando las propuestas y los costos
de comprar el material, para que sea analizado y comparado con el hacerlo o fabricarlo
en la propia empresa.
c. Normalización y simplificación: actividades logísticas en las que compras interviene,
tanto en el aspecto de definir las normas a las que se sujetaran el uso y empleo de los
 materiales, como en el cumplimiento de adquirir solo lo normalizado para lograr la
simplificación de las existencias.
d. Sustitución de materiales: Actividad en la que colabora para que se pueda emplear
nuevos materiales de más bajo costo, igual calidad y rendimiento.
e. Ensayos y pruebas de artículos nuevos: Complementa la anterior, guías para
sustituir un material o artículo, el que se escoja deberá haberse probado con
anticipación.
f. Presupuesto de adquisiciones: Labor de compras como corolario del presupuesto de
necesidades de los usuarios, cuya consolidación corre a cargo de la dependencia que
adquiere los materiales.
g. Control de existencias: Actividad de control de inventarios que en algunas
oportunidades se asignado a compras.
h. Política de compras: Al definir la política de compras de la empresa, la dependencia
que efectúa las adquisiciones interviene sugiriendo los aspectos que considere
indispensables para un mejor desempeño de su actividad.

5) ACTIVIDADES AFINES:
-Dirección de almacenes (área logística)
-Dirección de transportes (área logística)
-Seguros en general (área logística y contable)
-Inspección y mantenimiento de los elementos de transporte (área logística)
-Recuperación de materiales (área logística – técnica) -Contabilidad de materiales
(área contable)

Las actividades que hemos enumerado y determinado en el punto anterior, al ser abordadas
según su afinidad para ejecutarlas, permitirá establecer los elementos con que debe contar
compras dentro de una empresa y por consiguiente nos ayudara a determinar cuáles serán las
funciones que nos compete en la realización de su trabajo para alcanzar el objetivo del grupo.
Las funciones que debemos asignar se refieren a:
 PREGUNTAS:

a) Aspectos básicos que rigen las adquisiciones:

b) Calidad y cantidad
c) Momento en que hay que comprar
d) Precio más conveniente
e) A.T

Según las normas para realizar las compras coloque verdadero (V) o falso (F) según
corresponda:
I. La Calidad debe definirse (V)
II. El transporte a elegir está en función de la calidad que se adquiera (V)
III. La Calidad debe medirse por el precio (F)
IV. El precio debe buscarse en razón solamente a la calidad (F)
V. La Cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo de demora (V)
VI. La Cantidad debe basarse en el control de existencias (v)
VII. La Cantidad no debe tener en cuenta el espacio disponible (F)