MEJORAMIENTO DE PROCESOS.

El mejoramiento de procesos es una acción de mejora, es toda acción destinada a

cambiar la “forma en que queremos que ocurra” en un proceso.
Para poder mejorar un proceso primero hay que hacer
1. Definir la forma de ejecutar del proceso: Definir un conjunto de
instrucciones sobre cómo debe ser ejecutado el proceso.
2. Ejecutar las actividades del proceso: Según las instrucciones anteriormente
establecidas.
3. Comprobar: Que el proceso se ha desarrollado según las instrucciones
4. Garantizar: Que el proceso se va a desarrollar de acuerdo con las
instrucciones.
LA GESTIÓN SEGÚN LOS PRINCIPIOS DE CALIDAD TOTAL.
Utiliza técnicas y herramientas para provocar la mejora de los procesos de la
organización, Algunas son creativas, otras se basan en técnicas estadísticas pero todas
tienen en común el propósito de mejorar los procesos sobre los que se aplican
CICLO PARA MEJORAR UN PROCESO
• Planificar los objetivos de mejora y la manera en que se van a alcanzar.
• Ejecutar las actividades planificadas para la mejora del proceso.
• Comprobar la efectividad de las actividades de mejora.
• Actualizar la “nueva forma de hacer ocurrir el proceso”
TIPOS DE MEJORA DEL PROCESO
MEJORAS ESTRUCTURALES.
Se puede mejorar un proceso a base de aportaciones creativas, imaginación y sentido
crítico.
• La redefinición de destinatarios.
• La redefinición de expectativas.
• La redefinición de los intervinientes.
• La redefinición de la secuencia de actividades
MEJORAS EN EL FUNCIONAMIENTO.
Se puede mejorar la forma en que funciona un proceso intentando que sea más eficaz.
Para este tipo se utiliza las Herramientas Clásicas de resolución de problemas, los
Sistemas de Sugerencias, otras basadas en datos.
HERRAMIENTAS UTILIES PARA LA MEJORA DE PROCESOS
IDENTIFICACIÓN
• Diagrama de flujos
• Tormenta de ideas
• Comunicación interna de situaciones mejorables
• Grupo focal
• Estudio de perfiles
PRIORIZACIÓN
• Clasificación ordenada y simple
• Comparación de pares
• Parrilla de análisis
HERRAMIENTA CPM
Es una serie de métodos que permiten evaluar el desempeño financiero y operativo de
una empresa, así también al mismo tiempo analizar todos los procesos puesto en
marcha, para tomar mejores decisiones.
El método de la ruta crítica
-Identificar todas las actividades que involucra el proyecto
-Establecer relaciones entre las actividades
-Construir una red o diagrama
-Identificar la ruta crítica
-Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.
4.2.2 Redes dentro del método de la Ruta Crítica
a. Diagrama de Flechas
b. Redes de Precedencia
Diagrama de Flechas
Consisten en elaborar una red en la que muestra todas las actividades de elaboración de
un proyecto, muestra una secuencia lógica La actividad se representa mediante flechas y
las uniones entre una actividad se representan mediante Nodos.
Redes de Precedencia
Las actividades se representan en los nodos y las flechas sirven únicamente para
conectar actividades, podemos establecer relaciones especiales entre todas las
actividades es factible usar PERT, Gantt y Microsoft Project.
PROGRAMACIÓN DEL TIEMPO
Es la determinación del tiempo y de las secuencias de operación en el proyecto y en su
ensamble para dar el tiempo de terminación total. Las funciones son: estimaciones,
ordenamiento y control de proyecto
Importancia
Es importante porque intervienen dos funciones distintas que es Planificar y programar
dos funciones diferentes dentro de la organización y complementarias entre sí.
Etapas para abordar la gestión del tiempo de un proyecto
1.- Gestión del cronograma:
Establece las políticas, procedimientos y documentación que es necesario para la
planificación, ejecución y control de la programación del proyecto.
2.- Definición de actividades:
Con este paso, se busca identificar y documentar las acciones concretas que será
necesario realizar
3. Concatenación de actividades:
Define las relaciones entre las distintas actividades del proyecto, estableciendo secuencia
lógica de trabajo que garantiza la mayor eficiencia.
4. Estimación de recursos necesarios para cada actividad:
Se trata de hacer una aproximación, lo más precisa posible, del tipo y cantidad de
recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad.
5. Estimación de la duración de cada actividad:
Ofrece una visión muy clara del número de períodos de trabajo necesarios para
completar las actividades individuales con los recursos estimados. Métodos más usados:
• Estimación análoga
• Estimación paramétrica
• Tres puntos
6. Desarrollo del cronograma de proyecto:
El que se lleva a la práctica analizando cada secuencia de actividades, sus duraciones,
los requisitos aplicables a los recursos y, por supuesto, también las restricciones.
7. Control del cronograma:
Controla las bases necesarias para facilitar el seguimiento y control del estado de las
actividades del proyecto sirve para actualizar el avance del proyecto y gestionar
cambios
Herramienta PERT
DEFINICIÓN
Significa “Técnica de Revisión y Evaluación de Programas”, y se puede aplicar en todo
el proyecto o únicamente en determinadas fases de la planificación críticas. Permite
establecer relaciones a partir de las dependencias de las actividades de un proyecto.
Origen
A finales de la década de los 50. La Armada de los Estados Unidos comenzó a utilizarla
en 1958 para la planificación del proyecto polaris,
Utilización
El Diagrama de PERT es utilizado por las empresas. Sus funcionalidades son múltiples
nos ayuda a saber cuál será el final del proyecto.
Ventajas
 Organizar actividades.
 Calcular rutas de trabajo optimizadas.
Desventajas
 No fomenta la planificación flexible.
 No disponemos de datos suficientes al crear el diagrama de PERT online.
COMO ABORDAR UN PROCESO
A través de un servicio completo e implica que la producción y prestación de bienes y
servicios alcancen un grado de conformidad y satisfacción en todos los procesos
¿En qué consiste el modelo de las ocho fases (8D)?
Corresponde a una aplicación de mejoras en los procesos, sobre la base de la mejora
enfocada pueden relacionarse con proyectos de:
Reingeniería de procesos.
Gestión de la Calidad Total.
Gestión de operaciones y muchos más.
Las fases que componen la metodología 8D son:
Formación del grupo de mejora (equipo): puede desarrollarse de forma individual o
colectiva, y la decisión de conformar un equipo de trabajo son principalmente la
complejidad del problema y/o su criticidad
Problema complejo: Situación cuyas causas y soluciones no son obvias,
Problema crítico: los errores tienen un alto costo,
Estructura de proyectos clásica: se caracterizan por tener un responsable del
proyecto,
Estructura de proyectos Kaizen: se caracterizan por tener un responsable o que se
encarga de gestionar en la organización;
Definición del problema:
Una vez conformado el equipo de trabajo, la primera labor específica que debe
efectuar el grupo consiste en definir el problema. de tal forma que el grupo debe
abordar:
Definición del proceso.
Objetivos de la mejora.
Limitaciones de presupuesto, tiempo y habilidades.
Un buen proyecto de mejora enfocada debe:

 Mejorar la productividad
 Reducir demoras
 Mejorar la calidad de los servicios

1. Implementación de soluciones de contención

Es común que los problemas sean tratados para así buscar alternativa o soluciones

2. Medición y análisis: Identificación de las causas raíces

Es común que luego de la aplicación de medidas respecto a las fallas que presentan

1. Realizar una lluvia de ideas de las causas del problema con base en los
indicadores de rendimiento.
2. Realizar un diagrama de causa y efecto (espina de pescado)

3. Análisis de soluciones para las causas raíces

La calidad de las alternativas de solución que se generen en esta fase, dependerán en
gran medida de la conformación del grupo de mejoras, tanto por la integración de
colaboradores técnicos, creativos, como por el conocimiento de campo que se tenga de
los procesos. Juicio diferido: se listan todas las alternativas posibles de solución.

 Generación - Filtro: consiste en la discusión de cada alternativa que se aporte,

4. Elección e implementación de soluciones raíces (comprobación)

Al igual que con el análisis de las causas, en la elección de las alternativas, que
adoptemos las mejores soluciones y para ello es posible aplicar las siguientes técnicas:
 Diagramas de afinidad: Nos sirve para agrupar soluciones afines y evitar
redundancia de alternativas.
 Filtro inicial, multivoto: Por medio de una votación el equipo elige las
mejores alternativas,
 Modelado de ideas: Usualmente una combinación de alternativas filtra el
listado inicial y potencia algunas soluciones.

5. Prevención de recurrencias del problema y causas raíces

Existe una necesidad latente de que las mejoras aplicadas se sostengan en el tiempo,
que las buenas prácticas adoptadas se conserven y que las situaciones del problema
no se vuelvan a presentar.
  Lecciones de un punto OPL (One Point Lesson): utilizadas para transmitir
conocimiento al equipo de trabajo.
 Storyboard, Makigamis: Documentación del proceso de mejora por medio de
un guion gráfico en que se especifican las situaciones del antes, el después

6. Reconocimiento del equipo de mejora

La última fase es el reconocimiento debe todo el proceso de mejora, de manera tal que
el equipo pueda comunicar y celebrar sus pequeñas victorias, celebrar los éxitos
iniciales y en la última fase comunicar y celebrar los resultados finales.
LA HERRAMIENTA GANTT
Es una herramienta básica en la gestión de proyectos, tiene como objeto representar
las diferentes fases, tareas, actividades de un proyecto o procesos, acotando (en
tiempo). Fue desarrollada por Henry Gantt durante la primera guerra mundial.
Ventajas.
 Ayuda a trabajar en forma ordenada, y más eficiente.
 Ayuda a controlar y gestionar de mejor forma el tiempo por tarea, logrando ser
más eficiente.
Desventajas.
 No muestra las relaciones entre actividades en forma clara.
No permite optimizar el desarrollo de un proyecto, sólo permite su control