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Establecimiento y automatización de sistemas de recursos humanos

Introducción

Alguien dijo una vez que “el problema está en los detalles”; esto es especialmente
cierto respecto al diseño de un sistema de rh. El gerente de rh podría hablar en
términos generales sobre el reclutamiento, la selección y otras funciones de rh que
desea poner en marcha. Sin embargo, por último la creación del sistema de rh exige
la traducción de las preferencias generales del gerente de rh (“un programa de
selección que produzca candidatos más calificados”, por ejemplo) en políticas,
lineamientos, herramientas, papeleo o procesos computarizados específicos,
“¿cómo haremos esto exactamente?”. En realidad, lo anterior implica la creación de
la infraestructura del sistema de rh.

Hacerlo no es fácil. Considere el papeleo que se necesita para dar vida al sistema
de rh de una empresa. Para empezar, el reclutamiento y la contratación de un
empleado podrían requerir la notificación de un puesto disponible, una lista de
anuncios clasificados, una solicitud de empleo, una lista de preguntas para
entrevista, verificaciones (de la escolaridad y la situación migratoria, por ejemplo) y
una lista de referencias telefónicas. Luego se necesitan un contrato de empleo,
acuerdos de confidencialidad y para no competir, así como un contrato de
indemnización para el empleado. Es probable que para procesar a empleados
nuevos se necesite una forma de autorización para contratación, una verificación de
los antecedentes del empleado, un cuestionario para el nuevo empleado y diversos
formularios para la retención de impuestos y para obtener los datos del nuevo
empleado. Además, para mantener un registro del empleado, una vez contratado,
se necesitarán para empezar un formulario para cambios de empleados, una hoja
de datos personales, registros de tiempo diarios y semanales, una hoja de horas
por semana, un permiso para trabajar horas extra, un informe de gastos, una
solicitud de vacaciones, una solicitud de permiso, un resumen de acción afirmativa,
una declaración de las políticas de igualdad de oportunidades en el empleo y un
análisis de ascensos. Luego vienen los formularios de evaluación de desempeño,
un informe de incidentes críticos, la notificación del periodo de prueba, un formulario
de notificación de la primera (o segunda) advertencia, una notificación disciplinaria,
una evaluación del nuevo empleado, una evaluación del desempeño, una carta de
recomendación; al final, un cuestionario de jubilación, una notificación de despido,
una notificación de reducción de la fuerza laboral, un registro o ruta de salida de un
empleado, una notificación de
separación y una respuesta de referencia de empleo.

En este apéndice veremos que la lista anterior apenas deja ver la superficie de las
políticas, los procedimientos y el papeleo que se requieren para operar el sistema
de rh de un negocio.

Lo anterior presenta varias implicaciones. En primer lugar, uno no puede improvisar.


Quizá con sólo uno o dos empleados sería posible mantener un registro mental de
todo o escribir un memorando separado para cada acción de rh, así como guardarlo
en un sobre de papel manila para cada trabajador. No obstante, con un mayor
número de trabajadores es necesario crear un sistema de recursos humanos
compuesto de formularios estandarizados. Las compañías muy pequeñas pueden
manejar todo o casi todo este tipo de información de
rh por medio de sistemas y formularios manuales de papel y lápiz. Sin embargo, si
la empresa es más grande, las diversas partes del sistema de rh, la nómina o la
evaluación, por ejemplo, tendrán que automatizarse para que sea competitiva.
(Después de todo, probablemente nadie querrágastar el doble de tiempo y dinero
de rh que sus competidores.) En este apéndice se analizan los sistemas de rh
manuales y computarizados.

Componentes básicos de los sistemas de rh manuales

Los patrones muy pequeños (digamos, con 10 empleados o menos) probablemente


inicien conun sistema manual de rh. Desde un punto de vista práctico, esto por lo
general significa obtener y organizar un conjunto de formularios de personal
estandarizados que cubran cada aspecto importante de rh: reclutamiento, selección,
capacitación, evaluación, remuneración y procesos de seguridad, así como algunos
medios para organizar toda esta información de cada trabajador.

El número de formularios que quizá se necesiten para una organización pequeña


es muy grande. En la tabla 3-B1 se muestra un menú de éstos, el cual se adaptó de
la tabla de contenidos de un compendio de contratos y formularios de rh.

TABLA 3-B1 Formularios para personal

Sección 1 Reclutamiento y selección

• Notificación de puesto • Verificación de licencia • Notificación para el


disponible • Programa de referencia de aspirante
• Negativa y reconocimiento aspirantes • Confirmación de entrevista
de solicitud de empleo • Reprogramación de cita con el aspirante
• Solicitud de referencias • Verificación de rango militar • Resumen de comparación
• Listas de anuncios • Concurso de puestos del aspirante
clasificados • Cuestionario para entrevista • Respuesta al aspirante
• Dispensa de aspirante • Carta de candidato sin éxito • Solicitud preliminar de
• Solicitud de transcripción • Reconocimiento de empleo
• Bono por referir empleados currículum • Cuestionario de referencias
• Autorización para dar • Clasificación del aspirante telefónicas
información • Carta 1 de rechazo del • Sin decisión sobre
• Verificación de educación aspirante contratación
• Solicitud de referencia de • Reconocimiento de aspirante • Estatus de
empleados • Clasificación del aspirante a veterano/discapacitado
• Autorización para pruebas auxiliar administrativo • Solicitud de registros
médicas • Carta 2 de rechazo de médicos
• Verificación de empleo aspirante • Confirmación de empleo
• Referencia de posibles • Reconocimiento de • Solicitud de empleo
empleados referencia
• Horario de entrevista del • Resumen de entrevista con
aspirante cada aspirante
Sección 2: Acuerdos de empleo

• Contrato de contratista • Acuerdo con • Acuerdo de


independiente representantes de ventas indemnización del
• Formulario de • Acuerdo sobre inventos patrón
consentimiento para y patentes • Declaración de conflicto
examen • Reserva absoluta de de intereses
• poligráfico secretos comerciales • Convenio de empleados
• Acuerdo general de no • Carta de extensión de • Acuerdo de
competencia acuerdo con indemnización del
• Contrato de empleo representantes de ventas empleado
Acuerdo de aceptación • Acuerdo sobre derechos • Consentimiento de
de trabajo nocturno de propiedad pruebas de detección de
• Acuerdo de no • Reconocimiento de drogas y alcohol
competencia (cuentas) empleo temporal • Acuerdo de secrecía de
• Inserto del contrato de • Cambios en los términos los empleados
empleo del acuerdo con • Dispensa de
• Acuerdo de representantes de ventas responsabilidad legal
recuperación de gastos • Acuerdo de empleado
• Acuerdo de no sobre datos
competencia (área) confidenciales

Sección 3 : Procesamiento de nuevos empleados

• Formulario de • Calendarios y políticas • reducción de nómina


recontratación establecidos de los días • Recibo de muestras y
• Cuestionario para nuevo laborales y el trabajo documentos
personal semanal • Anuncio de un nuevo
• Archivo de empleados • Carta 2 para empleados empleado
• Autorización de nuevos • Autorización de depósito
contratación • Resumen de términos de directo
• Reconocimiento de empleo • Análisis de igualdad de
contrato y manual del • Consentimiento de oportunidades
• empleado detección de drogas • en nuevas contrataciones
• Datos de nuevos empleados • y alcohol • Verificación de
• Aprobación de traslado de • Carta 3 para empleados antecedentes de empleados
gastos nuevos • Información sobre
• Descripción de puestos • Autorización de deducción retención de impuestos
• Números telefónicos de de nómina • Cuestionario de inducción
emergencia • Recibo de propiedad de la para empleados
• Carta 1 para empleados empresa • nuevos
nuevos • Carta 4 para empleados • Cuestionario para
• Procedimientos de nuevos empleados nuevos
emergencia • Autorización del depósito
directo de
Sección 4: Administración de personal

• Registro de empleo Reporte • Solicitud de inspección de • Certificado de discapacidad


departamental de horas extra archivos del personal • Auto identificación de acción
• Reporte de ausencia de • Memorando para solicitud de afirmativa
empleados vacaciones • Horario de trabajo flexible
• Cambio de datos del personal • Consentimiento de para los empleados
• Nómina departamental revelación de información • Reporte del médico
Reporte de ausencia • Solicitud de vacaciones Certificado de cumplimiento
• Actualización de • Memorando sobre exámenes de acción afirmativa para el
información de empleados de detección de drogas proveedor
• Reporte de gastos • Registro de referencias • Calendario semanal de
• Reporte departamental de telefónicas trabajo
ausencias • Notificación de prueba • Carta 1 de condolencias para
• Registro de salario de los poligráfica los empleados
empleados • Reporte de actividades del • Resumen de la acción
• Reporte de reembolso de personal afirmativa
kilometraje • Reporte de accidentes • Registro diario de tiempo
• Registro anual de asistencia • Notificación de información • Política de igualdad de
• Cambios de empleo poligráfica oportunidades en el empleo
• Notificación de cambio de • Proyecciones de requisitos • Registro diario de tiempo de
nómina del personal empleados
• Sugerencias de los • Reporte de enfermedades • Análisis actual de la igualdad
empleados • Notificación de política de en el empleo de la fuerza
• Hoja de datos del personal acción afirmativa laboral
• Asesoría de salario • Requisición de empleo • Registro semanal de tiempo
• Registro de acceso a archivos temporal • Análisis de la igualdad en el
del personal • Requisición de personal empleo en los ascensos
• Resumen de nómina temporal

Sección 5; Evaluación del desempeño

• Consulta de empleados • Notificación de investigación • Notificación de extensión del


• Notificación disciplinaria en curso, polígrafo periodo de prueba
• Evaluación estándar • Autoevaluación de • Evaluación de nuevos
• Hoja de actividades de empleados empleados
asesoría de los empleados • Respuesta de clasificación de • Plan de mejora del
• Advertencia disciplinaria empleados desempeño de los empleados
• Evaluación de empleados • Notificación de evaluación a • Aviso de ausentismo
temporales los 30 días excesivo
• Reporte de incidentes críticos • Hoja de trabajo para el • Evaluación gerencial
• Reporte disciplinario análisis de desempeño de los • Carta de recomendación
• Revisión del desempeño de empleados • Notificación de primera
los empleados • Objetivos de desempeño advertencia
• Reporte de incidentes • Notificación de periodo de • Evaluación del desempeño
• Notificación de suspensión prueba • Solicitud de modificación de
sin pago de sueldo • Cuestionario del desempeño salario
• Reporte de entrevista de de los empleados
evaluación del desempeño • Formulario de capacitación
Sección 6: Prestaciones

• Informes de prestaciones • Resolución: bono por • Resolución combinada: plan


otorgadas desempeño de incentivos para opción de
• Resolución: plan de • Resolución: plan de asesoría compra de acciones
anualidad pagada financiera • Resolución: membresía del
• Resolución: subsidios para • Encuesta de prestaciones club
colegiaturas para empleados • Resolución: plan de
• Análisis de préstamos a • Resolución: préstamo con continuidad de sueldos
empleados interés bajo • Resolución: bono por firma
• Resolución: pensión de • Resolución: permiso sabático de contrato
traslado • Lista de prestaciones para • Resolución: pensión de
• Resolución: programa de empleados entretenimiento en casa
ayuda de beca • Resolución: automóvil de la • Resolución: programa de
• Cuestionario de planeación empresa descuento en mercancía
de prestaciones • Resolución: plan de cuidados
infantiles

Sección 7:Despido/separación

• Lista verificable para el • Análisis de igualdad de • Rechazo de referencias


control de la jubilación oportunidades de los ofrecidas
• Carta de despido por despidos • Notificación de reducción de
intoxicación en el trabajo • Notificación de despido la fuerza laboral
• Reporte de separación de • Liberación general • Entrevista de salida de
empleados • Reporte de referencias empleados
• Renuncia • Notificación de despido • Notificación de acuerdo de
• Carta de despido de debido a ausencias confidencialidad
representante de ventas • Liberación mutua Respuesta • Carta de despido por
• Registro de remuneración por de referencia de empleo ausentismo excesivo
desempleo • Notificación de despido • Notificación de separación
• Lista de control de despido debido a la • Carta de despido por falta de
• Registro de salida de • violación de las reglas de trabajo
empleado trabajo • Reporte de separación del
• Liberación de empleados personal

Una manera razonable de obtener los formularios componentes básicos de un


sistema manual de rh es iniciar con un conjunto de libros de formularios como ése.
Los formularios necesarios se pueden adaptar para la situación específica a partir
de estas fuentes. Las tiendas de artículos para oficina (como Office Depot y Office
Max) también venden paquetes de formularios para personal. Por ejemplo, Office
Depot ofrece paquetes de formularios individuales para personal, así como un
“juego para recursos humanos”, que contiene 10 copias de cada una de los
siguientes formularios: solicitud, entrevista de empleo, verificación de referencias,
registro de empleados, evaluación de desempeño, notificación de advertencia,
entrevista de salida y solicitud de vacaciones, además de una guía para prevención
de demandas.8 También está disponible (y es muy recomendable) un paquete de
carpetas para registros de empleados.
Las carpetas se utilizan para mantener un registro sobre cada empleado individual;
por fuera, se observa una forma impresa para registrar información como el nombre,
la fecha de inicio, las prestaciones de la empresa, etcétera.

Varias empresas que envían catálogos por correo directo también brindan una
variedad de materiales de rh. Por ejemplo, HRdirect (100 Enterprise Place, Dover,
DE, 19901; teléfono: 1-800-346-1231) tiene paquetes de formularios personales que
incluyen: formularios largos y abreviados de solicitudes de empleo, entrevistas para
aspirantes, cuestionarios de referencias por correo, revisiones del desempeño de
empleados, descripciones de puestos, entrevistas de salida, calendarios y reportes
de ausentismo, así como formularios para la investigación de cargos de acoso
sexual. También están disponibles diversos formularios de cumplimiento legal como
la política estandarizada de prohibición de uso de armas, la política de acoso, para
la notificación de la ley de la familia y licencias médicas, al igual que carteles (que,
por ejemplo, cubren la obligación legal de anunciar temas como la Ley para
Estadounidenses con Discapacidad y la Ley de
Seguridad y Salud Ocupacional).

G. Neil Company de Sunrise, Florida (teléfono: 1-800-999-9111), es otra fuente de


materiales sobre personal que envía catálogos por correo directo. Además de una
línea completa de formularios, carteles y documentos para personal, ofrece
sistemas manuales basados en papel para mantener registros de aspectos como el
historial de asistencia, el análisis de puestos, la solicitud de vacaciones y los
registros de seguridad. Hay un juego completo de rh “de inicio” que contiene 25
copias de cada uno de los siguientes componentes básicos de un sistema manual
de rh: formulario larga de solicitud de empleo; historial de asistencias, evaluación
del desempeño, notificación de cambio de nómina y estatus, reporte de
inasistencias, solicitud y aprobación de
vacaciones, formulario W-4, formulario I-9, registros de datos de empleados nuevos,
notificación de separación, evaluación de entrevista, autoevaluación, hojas
semanales de tiempo, reporte de accidentes/enfermedades, entrevista de salida,
verificación de referencias telefónicas previas a la contratación, notificación de
advertencia para empleados, puestos exentos de evaluación del desempeño y
separadores tabulados, todo organizado en un archivero.

Automatización de las tareas individuales de rh

Mientras más grande es la empresa, menos conveniente y competitivo resulta


basarse exclusivamente en sistemas manuales de rh. En una compañía con 40 o
50 empleados o más, la cantidad de tiempo gerencial dedicada a realizar
evaluaciones se puede convertir en semanas. Por lo tanto, aproximadamente en
esta etapa la mayoría de los negocios pequeños y medianos empiezan a
automatizar las tareas individuales de rh
.
Para ello también hay una variedad de recursos. Por ejemplo, en la página de
Internet de la International Association for Human Resource Information
Management (http://www.ihrim.org), en la ventana de productos y servicios,
encontrará una guía clasificada para compradores con una lista de distribuidores de
software. Dichas empresas venden soluciones de software para casi todas las
tareas de personal, desde la administración de prestaciones hasta la remuneración,
el cumplimiento, las relaciones entre los empleados, la subcontratación, la nómina
y los sistemas de tiempo y la asistencia.

También está disponible software comercial. Por ejemplo, G. Neil Company vende
paquetes de software para controlar la asistencia, mantener registros de
empleados, redactar descripciones de puestos y manuales de políticas para
empleados, así como para realizar evaluaciones computarizadas de empleados.
HRdirect proporciona software para redactar manuales de políticas para empleados
y revisiones de desempeño y crear descripciones de puestos, así como para
verificar la asistencia y las horas trabajadas de cada empleado y los horarios del
personal, también para elaborar diagramas organizacionales, administrar la nómina,
realizar encuestas de empleados, programar y supervisar actividades de
capacitación para el personal, y cumplir con los lineamientos de la Administración
de la Seguridad y la Salud Ocupacionales (osha, por las siglas en inglés de
Occupational Safety and Health Administration). Un programa llamado People
Manager guarda
registros de empleados sobre datos como el estado civil, el número de personas a
cargo, los números telefónicos y las personas de contacto en caso de emergencia,
la fecha de contratación y la historia laboral. Además, permite que los patrones
produzcan con rapidez 30 reportes estándar sobre asuntos como la asistencia, las
prestaciones y la información étnica.

Establecimiento de sistemas de información de recursos humanos (sirh)

¿Por qué usar un sirh? Las empresas grandes generalmente integran sus
sistemas separados de rh en sistemas integrados de información de recursos
humanos (sirh). Un sirh se puede definir como los componentes interrelacionados
que trabajan en conjunto para reunir, procesar, almacenar y difundir información
para respaldar la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la
visualización de las actividades de administración de recursos humanos de una
organización.9

Hay por lo menos tres razones para instalar un sistema de este tipo. La primera es
la competitividad; un sirh logra mejorar en forma significativa la eficiencia de la
operación de rh y, por lo tanto, el balance financiero de una empresa. Por ejemplo,
W. H. Brady Company, un fabricante de Milwaukee que elabora productos de
identificación como etiquetas, supuestamente disminuyó varios cientos de miles de
dólares al año de su presupuesto de rh al utilizar un sirh.10

El productor de software PeopleSoft, gracias a su sirh asegura tener un empleado


de rh por cada 110 trabajadores, lo que implica un ahorro de millones de dólares al
año si se compara con la proporción tradicional de un empleado de rh por cada 50-
100 trabajadores. La organización espera que la proporción de empleados de rh
respecto a los trabajadores llegue a 1:500.11 Los sirh también son capaces de
llevar a la compañía a un nuevo nivel en términos del número y la variedad de
reportes de rh que llega a producir. Citibank (que forma parte de Citigroup), por
ejemplo, cuenta con una base de datos global con información de todos los
empleados —incluyendo sus salarios—, un inventario de habilidades de más de
10,000 de sus gerentes, así como con una base de datos de prácticas de
remuneración y préstamos para cada uno de los
98 países en los que tiene empleados.12

Por último, el sirh también sirve para redirigir la atención de rh, del procesamiento
de transacciones a un rh estratégico. Como el sirh realiza tareas como la
actualización de la información de los empleados y la revisión electrónica de los
currículos, el tipo de personal de rh necesario y sus puestos tienden a modificarse.
Por ejemplo, se reduce el requerimiento de procesadores que ingresen datos de rh
y se necesitan más analistas capaces de revisar las actividades de rh respecto a los
planes de la empresa, pero que también participen en actividades como el desarrollo
gerencial. Veamos con mayor detalle cómo se suscitan tales ventajas.

El sirh en acción ¿Exactamente de qué manera puede un sirh lograr este tipo de
mejoras en el desempeño? En algún momento el patrón abandonará el método de
componentes separados (manual o computarizado) de administración de rh.
Algunos estiman que las empresas con menos de 150 empleados logran utilizar con
eficacia sistemas computarizados de componentes, donde cada uno maneja de
forma separada tareas como la asistencia, los préstamos y la administraciónde la
nómina. Sin embargo, más allá de ese punto, las organizaciones más grandes
deben recurrir a paquetes de sirh comerciales o personalizados.13 La ventaja de
pasar de los sistemas de componentes a los sistemas integrados de información de
recursos humanos surge
de lo siguiente.

Procesamiento de transacciones mejorado: Se dice que “lo esencial del sirh aún
es el procesamiento básico de transacciones”.14 Un estudio, realizado en una
compañía farmacéutica justo antes de implantar un sirh, mostró, por ejemplo, que
los empleados de rh dedicaban el 71% de su tiempo a tareas transaccionales y
administrativas. En otras palabras, una gran cantidad de tiempo se dedicaba a
tareas como la verificación de balances de permisos, al mantenimiento de registros
de direcciones y a la supervisión de las distribuciones de las prestaciones entre los
empleados.15 Los paquetes de sirh son exhaustivos y, por lo tanto, casi siempre
ofrecen un procesamiento computarizado poderoso en forma relativa de un rango
más amplio de transacciones de rh que el uso de sistemas individuales para cada
tarea de rh.
Procesamiento en línea: Muchos sistemas de información de rh permiten (o
facilitan) que los empleados de la empresa de manera literal formen parte del sirh.
Por ejemplo, Merck instaló quioscos donde los empleados llegan a verificar y
corregir la dirección de su casa y la ubicación de su trabajo. Se reportaron ahorros
estimados por 640,000 dólares sólo por el mantenimiento de esos datos, lo mismo
que sucede en muchas compañías, que informan de ahorros similares.

En Provident Bank, un sistema de remuneración de rh llamado Benelogic, facilita a


los empleados del banco inscribirse en todos los programas de prestaciones que
deseen en un sitio seguro de Internet. Una empresa de transporte estima que
reducirá sus costos de procesamiento de transacciones y del papeleo relacionado
de 50 a 30 dólares o menos por empleado manejando quioscos de acceso directo
y programas telefónicos de respuesta verbal interactiva (rvi).16 Cada vez más,
organizaciones como Dell están creando sitios de rh por intranet, medio por el cual
los gerentes y empleados logran procesar información de rh con poco o ningún
apoyo del grupo de
recursos humanos. No obstante, el uso de quioscos o (cada vez más) de sistemas
operados por intranet, no sólo debe trasladar la carga del mantenimiento de
registros de rh a los empleados, también tiene que “apoyar las solicitudes de los
empleados de información relacionada con, por ejemplo, el impacto en su salarios
diversas opciones de préstamos, los cambios W-4, la cobertura de los seguros, los
planes de jubilación y otros”.17 Algunos expertos llaman rh electrónicos o “e-rh” a
programas avanzados de servicios de rh por Internet como éstos. Se trata de la
“aplicación de tecnologías convencionales de Internet y de voz para mejorar la
administración de rh, las transacciones y el desempeño del proceso”.

Capacidad mejorada de presentación de informes: Puesto que el sirh es


exhaustivo respecto al número de tareas de rh que maneja, la instalación de un
sistema de este tipo mejora de manera significativa la capacidad de presentación
de informes de rh. En la mayoría de tales sistemas, el número y la variedad de
informes posibles sólo están limitados por la imaginación del gerente. Para
empezar, se pueden preparar informes (de toda la empresa y por departamento)
sobre los costos del cuidado de la salud por empleado, los salarios y las
prestaciones como un porcentaje del gasto de operación, el costo por contratación,
informes sobre capacitación, las tasas de rotación voluntaria, los costos de rotación,
el tiempo requerido para cubrir puestos y el rendimiento de las inversiones en capital
humano (por ejemplo, en términos de las tarifas de capacitación y educación).18 De
igual manera, es posible calcular y revisar lo siguiente: información de costos de
recursos humanos por unidad de negocios, información personal y del desempeño
de los candidatos a puestos internacionales, los datos demográficos del grupo de
candidatos para cubrir los requisitos de los informes de diversidad, los requisitos y
los controles del presupuesto para planes de prestaciones, la información
sobre los miembros de sindicatos, la información requerida por rh en caso de que
haya expectativa de una fusión, una adquisición o un cambio de propiedad, así
como datos sobre la población global a nivel ejecutivo con propósitos de desarrollo,
ascenso y transferencia.19

Integración del sistema de rh ; Debido a que los componentes de su software


(mantenimiento de registros, nómina, evaluación, etcétera) están integrados, un
verdadero sirh permite que el patrón rediseñe radicalmente toda su función de rh,
puesto que el sistema de información realiza e integra muchas de las tareas que
desempeñaban los empleados.

El sistema instalado en PeopleSoft (ahora parte de Oracle Corporation) ofrece un


buen ejemplo de esto: Tecnología sofisticada para la distribución del trabajo envía
formularios de ascensos, incrementos de salarios, transferencias y otros a través de
la organización a los gerentes adecuados para su aprobación. Cuando una persona
finaliza esa tarea, se envía a la siguiente.
Si alguien olvida procesar un documento, un agente inteligente envía recordatorios
hasta que se completa la tarea. Casi todos los materiales de capacitación,
incluyendo videos, se consultan en línea y todos los cheques de nómina se
distribuyen electrónicamente. Sin embargo, quizás el proceso de contratación de la
empresa sea el aspecto más futurista de todos. Las solicitudes que se envían por
Internet o fax se depositan de forma automática en una base de datos; las que se
envían en papel, se escanean en la computadora y se registran en la misma base
de datos. Una vez que un gerente contratante ha seleccionado a un aspirante para
una entrevista, el sistema llama por teléfono a esa persona y le pide que seleccione
un horario de entrevista al presionar los botones de un teléfono de tonos. Al final de
la llamada, la base de datos de clientes o del servidor notifica a los entrevistadores
sobre la cita, incluso les envía un recordatorio el día establecido. Todo se maneja
sin la interacción de seres humanos. Además, un programa de orientación para
nuevas contrataciones trabaja de manera muy similar.20

Aplicaciones de los sirh: Debido a este tipo de posibilidades, incluso muchas


empresas medianas están instalando sistemas de información de rh. Por ejemplo,
Grand Casinos Inc., colocó un sirh llamado Human Resource Manager, un paquete
de pds Inc., para contratar a varios miles de nuevos empleados para sus casinos.
“Este sistema consolida las operaciones de recursos humanos de las nueve
propiedades separadas de Grand Casinos, además de permitir que esas
operaciones compartan los currículos y otra información de los aspirantes”.21 State
Capital Credit Union, en Madison, Wisconsin, con 105 empleados, puso una versión
para escritorio de un sirh llamado Spectrum hr/1200. Este sistema “registra el
historial y el estatus de los aspirantes,
los cambios de salarios y de personal en todos los departamentos, la participación
en planes de prestaciones, las contribuciones a los planes de pensión, la
capacitación de empleados y la rotación; mantiene estadísticas de cumplimiento...
e información sobre salarios y horarios”.22
El sistema de State Capital también efectúa otras tareas de rh, incluyendo anuncios
de trabajo para reclutamiento interno, pago de prestaciones , conciliación de la
nómina, cartas y etiquetas personalizadas para la correspondencia de los
aspirantes y los empleados.23 Para instalaciones más grandes, las principales
compañías de tecnología de la información (ti), como ibm, ofrecen la integración de
sistemas de rh necesarios. Por ejemplo, ibm oferta su programa “On-Demand
Workplace”, con el cual proporciona software de rh integrable de varios
proveedores, incluyendo Workbrain (por ejemplo, para calendarios de trabajo,
horarios y asistencia) y StorePerform (para la optimización de la carga de trabajo en
tiendas al detalle). De igual modo, cuando Chiron Corp., una gran firma farmacéutica
y de biotecnología, descubrió que requería integrar
sus soluciones de componentes del sistema de rh por computadora, se dirigió a la
compañía de sistemas de información sap. Por ejemplo, sap logró integrar el
sistema de información de recursos humanos de su creación con una herramienta
de reclutamiento en línea de hire.com, que Chiron había utilizado y quería seguir
usando.
Fallas en la implantación de los sirh Como casi todos saben, implantar un sistema
de información sofisticado es más difícil de lo que el cliente espera, lo cual se debe
a varias fallas potenciales. El costo es un problema; por ejemplo, un representante
de Allstate Insurance Company reportó que los precios por instalar un nuevo sirh se
habían incrementado un 10% cada año, durante cinco años, y que esa inversión
adicional era necesaria para hacer la transición.24

Otros sistemas se enfrentan a la resistencia de los gerentes. Por ejemplo, en una


empresa farmacéutica, el nuevo sirh requiere que los gerentes de línea ingresen
alguna información (como las evaluaciones de desempeño) en el sistema de rh, en
tanto algunos se rehúsan a hacer tareas que antes realizaba rh.25 Otros rechazan
incluir interfaces de usuario incómodas o poco funcionales para los empleados;
incluso otros sistemas se instalan sin verificar si el nuevo sirh es compatible con los
sistemas de información de rh que ya tiene la organización. La documentación o
capacitación inadecuadas pueden socavar la utilidad del sistema e incrementar la
resistencia de los empleados y gerentes que supuestamente habrán de apoyar su
uso.26

Por consiguiente, la instalación del sirh necesita considerarse como un todo y


también como un proceso compuesto de proyectos separados, cada uno de los
cuales tiene que planearse y programarse de manera realista.27 Dados todos estos
obstáculos, es evidente que se debe hacer una evaluación cuidadosa de los
requerimientos antes de adoptar un sirh. En el caso particular de las compañías con
menos de 150 empleados, es necesario considerar la posibilidad de depender más
de paquetes de software individual para administrar tareas separadas como la
asistencia, las prestaciones y la nómina, así como el cumplimiento de la Ley de la
Administración de la Seguridad y la Salud Ocupacionales.28
Distribuidores de sirh; En la actualidad, muchas empresas ofrecen paquetes de
sirh. En la página de Internet de la International Association for Human Resource
Information Management (ya mencionada) aparecen distribuidores de sirh como
Automatic Data Processing Inc., Business Information Technology Inc., Human
Resource Microsystems, Lawson Software, Oracle Corporation, PeopleSoft Inc.,
Restrac Web Hire, sap America Inc., y aproximadamente otras 25 firmas. Otro
ejemplo es Business Computer Systems (www.bcs-tx.com), que proporciona una
línea de productos de software abra para empresas que tienen desde 20 hasta
10,000 empleados.

Por ejemplo, uno puede encontrar una lista de empleados que se reportan con un
supervisor en particular e imprimir más de 100 reportes como listas de salarios,
perfiles de empleados y reportes de igualdad de oportunidades en el empleo.29

sirh e intranet : Como se señaló, los patrones están creando sistemas de


información de rh internos basados en intranet. Por ejemplo, LG&E Energy
Corporation utiliza su intranet para comunicar las prestaciones.30 Los empleados
pueden ingresar a la página principal de prestaciones para, entre otras cosas,
revisar las opciones de inversión del plan 401(k) de la empresa, obtener respuestas
a las preguntas frecuentes sobre los planes médicos y dentales de la compañía, así
como para reportar cambios en su situación familiar (como un casamiento), que
llegarían a afectar las prestaciones del empleado.

Otras tareas relacionadas con rh en las que los patrones utilizan intranet son: para
crear un directorio electrónico de empleados; automatizar anuncios de trabajo y
hacer un seguimiento de aspirantes; establecer registros de capacitación; elaborar
formas electrónicas de pago; publicar un manual electrónico para empleados; crear
comunicaciones y boletines informativos más atractivos para los empleados;
permitir que los empleados actualicen sus perfiles personales y tengan acceso a
sus cuentas, como la 401(k); realizar registros de préstamos abiertos; proporcionar
información sobre la situación de los permisos; llevar a cabo revisiones de
desempeño y de compañeros de trabajo; administrar la planeación de la sucesión
(en parte para localizar empleados con las habilidades apropiadas para cubrir
puestos), y crear grupos o foros de discusión.