Manual de normas y procedimientos para la Administración de los Página 1 de

Inventarios 7

Fecha próxima
Fecha Elaboración 08-09-16 08-03-17 Versión 1
revisión
Política de
Documentos Compras
relacionados
Descripción Página
Presentación del manual 1
Contenido Objetivo, alcance, definiciones, responsables, normas 2
Descripción del procedimiento para administración de inventario 4
Descripción del procedimiento para hacer inventario selectivo 6
Responsables de Elaboración, Revisión y Autorización

Autorizado /
Nombre / Puesto Fecha Firma
Revisado
Domingo Canizo
CEO Operaciones
Luis Dávila Barberena
Director de Administración y Finanzas
Francisco Cadena Reyes
Director de Operaciones
Karina González Contreras
Gerente Contabilidad
Certifico que he leído y aprobado el presente documento para su implementación y vigencia a
partir de la fecha de la última revisión
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1. Objetivo
Definir los lineamientos para administrar de forma eficiente y eficaz los niveles de existencia de los
productos que son parte del inventario de cada tipo de almacén. La documentación y ejecución de este
proceso se considera estratégica pues está orientada a reducir gastos, mejorar tiempos de movimientos
de producto, mejorar el servicio al cliente y ser más competitivos.
2. Alcance
Este documento es de aplicación directa por el área de compras, Jefe, encargado y auxiliar de almacén,
Departamento de contabilidad y auditoría.
3. Definiciones
3.1 Control de inventario.
Proceso que integra operaciones orientadas a planificar la compra de productos, registro de entradas
y salidas y ajuste de inventarios, análisis de límites de máximos y mínimos de cantidad de materiales.

4. Responsables
Las disposiciones descritas en esta política son de cumplimiento obligatorio para los siguientes puestos
de trabajo, su desconocimiento no exime de responsabilidad a los puestos implicados en su
cumplimiento.
4.1 Compras
4.2 Dirección de Administración y Finanzas
4.3 Jefe y auxiliares de almacén
4.4 Contabilidad de costos
4.5 Auditoría interna

5. Normas
Registro de productos en inventario
5.1 El departamento de Compras es responsable de establecer el presupuesto anual de compras que
debe ser autorizado por Dirección General, debe ser presentada en el mes de diciembre e incluir los
meses de enero a diciembre del siguiente año.
5.2 El departamento de Compras es responsable de establecer la frecuencia de análisis y el período de
tiempo del pronóstico que dependerá del comportamiento de los materiales en cuanto a su rotación,
estacionalidad, espacio físico que ocupe, volatilidad de precios, etcétera. El análisis trimestral de
rotación de inventario para fijar los valores de existencia mínima, ideal y máxima que puede tener un
material y de esta manera asegurar niveles de inventario adecuados para cada tipo de almacén,
adicionalmente, debe verificar diariamente los niveles de inventario de cada bodega y llevar a cabo
todas las actividades necesarias para asegurar que el almacén tiene la cantidad de materiales
necesarios para la producción.
5.3 Compras es responsable de coordinar la compra y entrega de materiales al almacén con énfasis en
aquellos que se consideren de mayor demanda
5.4 El comprador es responsable de llevar a cabo análisis de niveles de existencia mínima y máxima de
los productos del inventario por tienda y bodega y de esta manera establecer la cantidad que debe
comprar, adicionalmente debe notificar al responsable de almacén sobre la compra que se está
planificando y obtener retroalimentación de los productos que se estarán comprando y planificar las
fechas de entrega.
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5.5 Los compradores son responsables de contactar a los proveedores y hacer análisis comparativo de
precios, eligiendo los más convenientes para estar en condiciones de ofrecer costos competitivos
manteniéndolos lo más bajo posible a través de la eficiencia en su gestión, así mismo, Compras tiene
la responsabilidad de hacer las mejores negociaciones para que los costos se mantengan en niveles
óptimos
5.6 El departamento de Compras es responsable de registrar los productos nuevos en el catálogo de
productos debiendo completar la información que describa al producto según los campos que tiene
el sistema.
5.7 Compras es responsable de verificar diariamente las órdenes de compra que aún siguen abiertas,
estableciendo comunicación eficiente con almacén y proveedores para dar el seguimiento que
corresponde y de esta manera asegurar que los materiales sean entregados al almacén.

Resguardo de materiales y producto terminado

5.8 Es responsabilidad del Jefe y Auxiliares de almacén, ordenar clasificar y asegurar que los productos
se encuentran ubicados en las ubicaciones que les corresponde de acuerdo a especificaciones o
tipo de materiales.
5.9 Cada producto debe ser ubicado en el lugar que le corresponde de acuerdo a la letra o ubicación
que indica el código que tienen asignado. El Jefe y Auxiliares de almacén son responsables de
resguardar los materiales o productos en lugares en donde no tengan riesgo de perderse,
descomponerse, romperse o quebrarse, solicitando los recursos que sean necesarios para garantizar
que los materiales están seguros.
5.10 Los productos que no pudieron venderse por estar en malas condiciones o que fueron devueltos
por el cliente deben ser ubicados en un lugar independiente, el Jefe de almacén es responsable de
notificar al personal de logística para que indiquen que procede con esos productos. Es
responsabilidad del Jefe y Auxiliar de almacén tomar las medidas necesarias para preservar de la
mejor manera no solo los productos sino sus respectivos empaques, además se debe implementar
una adecuada rotación de muestras para que permanezcan en buen estado, llamen positivamente
la atención de los clientes y puedan ser vendidas. El Jefe y los Auxiliares de almacén son
responsables de ubicar los productos de tal manera que al hacer los despachos a los clientes se
entreguen los productos más antiguos respetando el sistema PEPS.
5.11 El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de limitar el acceso al almacén a todo el
personal ajeno al mismo. Esta norma no aplica para el personal de Auditoría Interna o Departamento
de contabilidad quienes deben notificación la visita con anticipación.
5.12 Con el objetivo de identificar posibles robos o acceso ilícito al área de almacén al inicio del día el
Jefe y Auxiliares deben llevar a cabo una inspección general para verificar que los productos en
general se encuentran completos y que posibles accesos no han sido forzados.

Solicitud de materiales (almacén de producción)

5.13 Producción deberá solicitar los materiales necesarios para la producción diaria, mediante vale de
almacén, donde especificará la MP requerida para la elaboración del PT a producir según programa
de producción, que deberá ser autorizado por el jefe de producción.
5.14 Al entregar la MP, el almacenista deberá enviar los materiales que surtió a producción vía sistema
SAE, resguardando los formatos de solicitud de materiales
5.15 Una vez recibidos los materiales, producción deberá garantizar el resguardo, acomodo y buen
manejo de los materiales recibidos del almacén de MP, con el fin de mantener la calidad óptima de
los mismos.
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5.16 Se deberá asignar un lugar específico para el acomodo adecuado de los materiales que tiene
bajo su custodia
5.17 Deberá realizar la baja de las materias primas del sistema SAE, necesarias para la elaboración
del producto terminado

Inventarios Físicos
5.18 El encargado de los inventarios y jefe de almacén son responsables de planificar semanalmente
los inventarios físicos selectivos que deben llevarse a cabo.
5.19 El Jefe y los Auxiliares de almacén son responsables de llevar a cabo inventario físico al menos
una vez a la semana por tipo de artículo o materia prima, para garantizar inventario mensual.
5.20 Durante el inventario físico selectivo se debe verificar lo siguiente: Que la cantidad de productos
contados sea igual a la cantidad se reflejada en el sistema, identificar productos que estén rotos,
deteriorados y separarlos de los materiales en buen estado.
5.21 Se prohíbe al personal de almacén encubrir variaciones de inventario, todo hallazgo debe ser
reportado al encargado de Inventarios y al Contador de costos quien llevará a cabo las medidas
correctivas haciéndolas del conocimiento del Dirección de Finanzas y Gerente de Contabilidad.
5.22 Es responsabilidad del Director de Finanzas hacer inventario general cuando se presente el caso
de cambio de Jefe de almacén y entregar el inventario cuadrado.
5.23 Auditoría Interna y el Departamento de Contabilidad son responsables de llevar a cabo
inventarios parciales o totales mensuales, o que pueden ser solicitados por Dirección General para
que se investigue sobre la administración de Inventarios del Jefe o encargado de almacén.
5.24 Auditoría Interna debe presentar a la Gerencia General su plan anual de actividades en el mes
de enero de cada año detallando las fechas en que se llevarán a cabo los inventarios en él almacén.
5.25 Auditoría Interna es responsable de llevar a cabo por lo menos dos veces al año inventarios
físicos en el almacén que permitan identificar lo siguiente: Falta de productos, productos en mal
estado u obsoletos, rotos o quebrados y a partir de estos hallazgos debe presentar a la Dirección
General un informe de que detalle recomendaciones para mejorar la gestión de inventarios y
recomendar los ajustes necesarios para cuadrar el inventario. El informe de Auditoría Interna debe
detallar como mínimo los siguientes datos: Código y descripción de producto, cantidad perdida, tipo
de almacén.
5.26 El registro de ajustes al inventario debe estar sustentado en el acta de Auditoría Interna en la
que se detalla la cantidad de producto que debe ser registrada como cruces, faltantes o sobrantes,
siendo responsable de esta actividad el encargado de Inventarios.

6. Descripción del Procedimiento para administración del inventario y registro de entradas

No. Descripción Responsable

1 Establece análisis sobre niveles de inventario por bodega de acuerdo a los Comprador
productos que le corresponde comprar.
Establece cantidades adecuadas de producto a comprar e informa al
Administrador de Tienda sobre los productos que le llegarán. Traslada orden
1.1 de compra al Director de Admon y Finanzas de acuerdo a monto y tipo de Comprador
producto
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Verifica orden de compra y revisa: Cantidades, montos (superiores a $5 mil Director

2 pesos, tipos de producto, calidades y cualidades y autoriza o solicita cambios Finanzas
a la orden de compra.
Si se autoriza orden de compra lleva a cabo proceso de compra, registra
2.1 orden de compra en SAE, en caso contrario registra correcciones y repite el
pasos 1.1 y 2 Comprador
Recibe orden de compra y notifica al comprador aspectos de la compra tales
2.2 como: Disponibilidad, fecha de entrega, almacén de entrega o forma de Proveedor
pago, etcétera.

3 Comunica al encargado de almacén sobre las fechas y horarios de entrega Comprador

3.1 Comprador
Registra formatos de indicadores de productividad
Semanalmente se reúne con el Director de finanzas para presentar sus
3.2 Comprador
indicadores y discutir sobre áreas de mejora

4 Entrega pedido con orden de envío y orden de compra y envía factura a Proveedor
Compras
Recibe nota de envío del proveedor e informa al Jefe de almacén para recibir
5 Comprador
el producto de acuerdo a la orden de compra enviada previamente enviada.

6 Recibe orden de envío o factura, además recibe el producto. Almacenista

Cuenta los productos físicamente y verifica que sea la misma cantidad que
está en la factura u orden de compra y de no ser las mismas cantidades lo
6.1 Almacenista
anota en la factura para notificar al Comprador, de enviar una cantidad
mayor a la solicitada no deberá recibirse

Encargado de
6.2 Registra como entrada de mercadería en SAE la cantidad que recibe
almacén

Verifica el estado del producto que recibe. Si el producto se recibe en buen

estado lo ingresa a la bodega y lo ubica en el lugar que le corresponde. Si
producto se recibe en mal estado o incompleto registra la cantidad de Jefe almacén
7
producto en buen estado y se aparta el que está en mal estado, se saca / Almacenista
copia de la factura con las anotaciones que corresponden y se notifica a
compras para informar que se recibe el producto en mal estado.

Emite reporte de Entrada materiales, lo firma y sella y envía al Comprador

8 Jefe almacén
junto con la nota de envío y la factura.

Informa al proveedor sobre el producto que llegue como faltante o en mal

9 estado y solicita que se emita una nota de crédito sobre la compra o Comprador
reposición del producto para compensar el producto faltante o en mal estado.

Encargado de
10 Visita el almacén para verificar el producto en mal estado.
inventarios
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Encargado de
10.1 Genera reporte de verificación y lo entrega al Contador de costos
inventarios
Verifica reporte y coordina con Compras si el producto es devuelto al Contador
11
proveedor o se almacena en bodega de productos en mal estado. costos
Al tener completo el expediente de compra que debe estar integrado por:
12 Factura, orden de compra, entrada de materiales y/o nota de crédito, lo envía Comprador
a Cuentas por Pagar.
Verifica que el expediente de compra se encuentre completo y lo traslada al
Cuentas x
13 Director Financiero. Si el expediente no está completo solicita los
pagar
documentos faltantes y lo deja pendiente de ser atendido.
De acuerdo a prioridades y criterios de pago establece un calendario para Director
14
llevar a cabo el pago que corresponde a cada proveedor Finanzas
Traslada calendario de pagos al Tesorero con instrucciones de prioridades Director
14.1
de pago, montos o facturas a pagar Finanzas

7. Descripción del Procedimiento para hacer Inventario

No. Descripción Responsable

Los inventarios quedarán programados para el último día hábil de cada mes y la
Encargado
1 duración máxima para realizar el inventario y determinar diferencias no deberá ser
inventarios
mayor a 1 día

Garantizar que el sistema de control de inventarios se encuentre actualizado al día

2 Jefe almacén
de programación del recuento físico

El almacén deberá encontrarse ordenado y limpio, libre de objetos que impidan

3 Jefe almacén
realizar el inventario

Emite el reporte de Stock de Almacén, de todos los materiales, que genera en SAE y
4 Jefe almacén
lo entrega al Encargado de inventarios con instrucciones de llevar a cabo Inventario.

Una vez iniciado el conteo físico, no se podrá realizar movimientos en sistema, en

5 Jefe almacén
caso contrario será motivo de cancelación del inventario

Sobre la base del reporte verifican: Cantidades indicadas por producto en la

6 columna Stock, las fechas de caducidad del producto (si aplica) y estado del Jefe almacén
producto.
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Anota en el reporte las diferencias encontradas y observaciones de las fechas de

6.1 caducidad próxima (si aplica) o productos en mal estado y lo entrega al jefe de Almacenista
almacén.
Si existe faltante de productos solicita al Jefe de almacén que se asegure que los
faltantes son reales y si se confirma debe informar al encargado de inventarios para
7 Jefe almacén
que corra los ajustes correspondientes. El encargado de inventarios deberá entregar
una justificación de dichos faltantes en un lapso de 5 días.
Si producto está en malas condiciones: solicita el traslado en SAE a un almacén de
8 productos dañados y se informa al encargado de Inventarios para que gestione el Jefe almacén
destino de esos materiales o productos.

Registra en SAE, con previa autorización, al tener el producto físicamente, registra Encargado
9
el traslado del almacén de tránsito al de productos dañados. inventarios

Acumula semanalmente los materiales en mal estado y registrar el Reporte de

10 Almacenista
Productos que deben Salir del Inventario
Ubica el producto en mal estado en lugares en donde no haga estorbo y que
10.1 Almacenista
permita su conteo.
Mensualmente enviar el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario al
10.2 Jefe almacén
Encargado de Inventarios.
Verifica el reporte recibido y planifica mensualmente una visita a los almacenes para Encargado
11
comparar el reporte contra la cantidad de producto. inventarios
Si encuentra diferencias entre el reporte y el conteo físico realizado registra los Encargado
11.1
ajustes que corresponden y emite el reporte de diferencias. inventarios

Verifica el reporte, autoriza ajuste en el inventario del almacén y envía el reporte a Contador
12
Dirección de finanzas para que defina las medidas correspondientes. Costos

Encargado
13 Registra en SAE el ajuste al inventario del almacén que indica el reporte.
inventarios

Fin procedimiento