Vous êtes sur la page 1sur 28

Guide utilisateur des évaluations

1
Sommaire

I - Evaluation des compétences _________________________________________________________ 3

1) Auto-évaluation : _______________________________________________________________ 3

a- Evaluation des compétences du titulaire du poste : __________________________________ 3

b- Evaluation des compétences de l’Entreprise :_______________________________________ 4

c- Clôture de l’évaluation en cours : ________________________________________________ 5

d- Ma fiche Auto-évaluation des compétences du poste : _______________________________ 6

e- Ma fiche Auto-évaluation des compétences de l’Entreprise :___________________________ 7

2) Evaluation des compétences par le Manager : ________________________________________ 7

3) Entretien des compétences par le Manager : ________________________________________ 10

4) Plan d’action : ________________________________________________________________ 12

II - Evaluation des performances _______________________________________________________ 16

1) Définition des objectifs par les collaborateurs: _______________________________________ 16

a – Définition des objectifs de l’année en cours : _______________________________________ 16

b – Définition des objectifs de l’année prochaine : ______________________________________ 17

2) Validation des objectifs par les Managers: __________________________________________ 19

a – Validation des objectifs de l’année en cours : _______________________________________ 19

b – Validation des objectifs de l’année prochaine : ______________________________________ 20

c – Liste objectifs des collaborateurs : ________________________________________________ 21

3) Evaluation annuelle des performances: ____________________________________________ 22

4) Validation de l’ensemble des évaluations par le directeur: _____________________________ 27

5) Validation RH et clôture des évaluations: ___________________________________________ 28

2
Partie I - Evaluation des compétences

1) Auto-évaluation :

Lors du lancement de l’opération annuelle d’évaluation, chaque collaborateur recevra une


notification l’invitant à effectuer son auto-évaluation dans la rubrique :

 Développement RH\ Evaluations des compétences\ Auto-évaluation

En cliquant sur l’écran vous aurez accès au formulaire d’auto-évaluation des


compétences, à droite vous trouverez la liste des évaluations déjà clôturées au fil des années,
et à gauche l’évaluation ouverte en ce moment.

Pour commencer à vous auto-évaluer cliquer sur votre nom à gauche de l’écran, vous
serez redirigés vers le formulaire composé des trois onglets :

a- Evaluation des compétences du titulaire du poste :


Dans cet onglet vous pouvez vous auto-évaluer par rapport aux compétences de votre fiche
de poste.

3
Vous devez donner une note devant chaque compétence de votre poste, et un
commentaire en cas de besoin.

Quand vous finissez d’évaluer les éléments de cet onglet vous devez cliquer sur

en bas de l’écran pour enregistrer les modifications apportées.

PS : Le commentaire d’au minimum 100 caractères est obligatoire si la note donnée est supérieure au niveau
requis

b- Evaluation des compétences de l’Entreprise :


Contrairement à l’écran précédant, vous aurez dans celui là l’ensemble des
compétences de TMSA, et vous pouvez vous auto-évaluer pour toutes compétences que vous
penser maîtriser même si elle ne concerne pas votre poste.

PS : N’oubliez pas que cet écran est facultatif.

Les éléments qui s’affichent dans le premier écran sont les familles professionnelles
auxquelles appartiennent les différentes compétences.

On cliquant sur une famille professionnelle vous aurez accès à la liste globale des
compétences triés et regroupées par métier.

4
Vous notez chaque compétence depuis la liste des notes à votre disposition, et vous pouvez
saisir un commentaire pour justifier en cas de besoin.

Cliquer toujours sur « Appliquer » pour enregistrer les modifications apportées.

PS : Pour connaitre les explications de chaque note, vous référez à la légende en haute de l’écran

c- Clôture de l’évaluation en cours :


Une fois vous avez fini de vous auto-évaluer dans les écrans précédents, vous devez
clôturer votre Auto-évaluation, clôture sans laquelle votre entretien annuel ne peut se faire.

Il suffit de cliquer sur le bouton portant le nom de l’action.

5
d- Ma fiche Auto-évaluation des compétences du poste :
Cet écran vous permettra de consulter la version imprimable de votre fiche d’évaluation
des compétences ainsi que l’historique des évaluations de compétences.

Il suffit de sélectionner l’année de l’évaluation que vous voulez consulter et cliquer sur
‘Aperçu’.

6
PS : Vous devez toujours cliquer sur pour sortir un état sous format PDF.

e- Ma fiche Auto-évaluation des compétences de l’Entreprise :


Cet écran vous sera utile si vous vous êtes auto-évalué sur des compétences autres que
celles de votre poste et que vous désirez consulter votre évaluation ou son historique.

Sélectionnez toujours l’année d’évaluation, puis cliquez sur « Aperçu ». Une fois la fiche
s’affiche cliquer sur imprimer pour la sortir sous format pdf.

2) Evaluation des compétences par le Manager :


En même temps que l’Auto-évaluation, les managers sont invités à évaluer les compétences
des postes de leurs collaborateurs.

Pour ce faire, il faut aller dans « Espace Manager » :

 Développement RH\ Evaluation des compétences\ Traitement des évaluations

7
Dans cet écran le Manager retrouve les évaluations de l’ensemble de ses collaborateurs à
l’étape 1, qui est l’étape « Evaluation des compétences ».

Pour connaitre ce que représente chaque numéro d’étape dans le processus d’évaluation,
sélectionner une évaluation dans la liste et cliquez sur ‘Historique des décisions’.

Maintenant pour évaluer un collaborateur, il faut sélectionner son évaluation en cliquant


sur le numéro d’étape , puis passer le curseur sur le volet ‘Evaluation’ comme montré ci-
dessous

Cliquez sur ‘Formulaire d’évaluation’ pour y accéder.

8
Notez chaque compétence depuis la liste de notations, et saisissez un commentaire en cas
de besoin.

- Pour avoir la description détaillée de chaque compétence, positionnez le curseur de la


souris (Info-bull) ou cliquez dessus directement (Ecran Pop-up)

- Pour avoir la définition d’un degré de maitrise, survolez le degré de maitrise en question
avec le curseur de la souris ou cliquez dessus directement.

Une fois vous terminez d’évaluer toutes les compétences du poste, vous devez cliquer sur

pour enregistrer les éléments saisis.

9
Un commentaire d’au minimum 100 caractères est obligatoire si la note donnée est
supérieur au degré de maitrise requis pour la compétence.

Quand vous finissez d’évaluer un collaborateur vous devez cliquer sur le bouton

pour aider les RH à préparer la partie Entretien Compétences du poste.

3) Entretien de Développement : « Espace Manager »:


Après l’acceptation de l’étape 1, Le responsable Développement RH recevra à l‘étape 2 les
Auto-évaluations clôturées par les collaborateurs, ainsi que les évaluations faites par les
managers et procédera au lancement de l’étape 3 Entretien de développement.

Vous allez recevoir un mail de sa part vous invitant à entamer les entretiens de
développement et à saisir les notes finales du profil du collaborateur, chose que vous pouvez
faire de la même manière que pour l’évaluation des compétences étape 1.

Avant de commencer à saisir les notes finales du profil du collaborateur, vous pouvez
imprimer l’édition ‘Ecarts évaluation compétences’, qui vous permettra de trancher sur les
notes finales à attribuer au profil du collaborateur lors de l’entretien de développement

Cliquez sur l’écran de l’édition, sélectionnez l’année d’évaluation et le collaborateur


concerné (le clique sur le champ avec le bouton droit de la souris vous sortira la liste de vos
collaborateurs) puis cliquez sur ‘Aperçu’.

Cet état ressort avec liste des compétences du poste du collaborateur, la note que le
collaborateur s’est attribué lors de l’auto-évaluation, la note que vous lui avez attribuée lors de
l’étape 1 de l’évaluation et le degré de maitrise exigé pour cette compétence.

10
PS : Cet état peut être imprimé à n’importe quelle étape du processus d’évaluation et sera mis à jour avec les
données au fur et à mesure de leur saisie.

Maintenant, pour saisir les notes finales des entretiens de développement il faut aller dans
l’écran ‘Traitement des évaluations’. Et sélectionner les évaluations situées à l’étape 3.

Pareil pour les évaluations, survolez le volet ‘évaluation’ avec le bouton de la souris et
cliquez sur ‘Formulaire d’évaluation’, vous serez redirigés vers l’écran suivant.

11
Il faut noter chaque compétence, et commenter en cas de besoin.

Comme pour l’écran de l’évaluation, vous serez amenés à justifier une note dépassant le
niveau requis par un commentaire de minimum 100 caractères.

Cliquer sur pour enregistrer vos modifications. Et pour


terminer l’entretien des compétences.

4) Plan d’action :
Il s’agit de définir le plan d’action pour les collaborateurs qui présentent des écarts dans
leur maitrise du poste.

Pour vous aider à préparer le plan d’action à entreprendre, éditer la fiche plan d’action
vide, et elle vous remontera chez un collaborateur données une synthèse des compétences qui
représentent un écart.

Selectionnez l’année d’évaluation et le collaborateur pour qui vous voulez établir un plan
d’action.

12
Cliquez sur ‘Aperçu’ :

En consultant la synthèse des écarts chez l’évalué, vous pouvez commencer à établir le plan
d’action correspondant.

Pour ce faire vous devez revenir sur l’écran Traitement des évaluations, l’étape
d’évaluation est maintenant au numéro 4, ouvrez le formulaire d’évaluation.

13
Ce formulaire est composé de deux onglets principaux : ‘Plan d’action’, et ‘Actions de
formation prioritaires proposées’

Le premier onglet est composé à son tour de 4 onglets qui sont : Action mobilité fonction,
stages immersions, accompagnement/Tutorat et Autres proposition.

Saisissez les différents éléments des quatre onglets et cliquer sur ‘Appliquer’ pour
enregistrer votre saisie.

Le deuxième principal onglet vous permet de spécifier une ou plusieurs actions de


formation pour le collaborateur évalué.

14
Avant de proposer une nouvelle formation cliquez sur , saisissez le domaine de
compétence, la compétence à développer, l’intitulé de la formation, ses objectifs, l’organisme
proposé, la période souhaitée et la durée envisagée.

PS : Les champs suivis par (*) sont obligatoires.

Une fois vous finissez de saisir la formation proposée, cliquer sur le bouton pour
confirmer la création de l’enregistrement.

Les formations créées s’ajoutent automatiquement au tableau en bas de l’écran

Vous pouvez toujours modifier ou supprimer une ligne déjà créée grâce aux boutons

et .

Après avoir terminé le plan d’action du collaborateur, cliquez sur ‘Accepter’ pour clôturer
l’étape Plan d’action.

15
Partie II - Evaluation des performances

1) Définition des objectifs par les collaborateurs:


Chaque collaborateur doit définir ses objectifs pour l’année en cours (s’ils n’ont pas été
déjà définis l’année précédente) et ses objectifs pour l’année prochaine.

Vu que chaque collaborateur du groupe est amené à le faire, cette opération peut se faire
sur l’Espace Collaborateur.

a – Définition des objectifs de l’année en cours :


Le premier écran rencontré par le collaborateur est le suivant :

Il faut cliquer sur suivant pour commencer la saisie des objectifs de l’année en cours.

16
Avant de commencer la saisie il faut cliquer sur , comme indiqué dans le
message de l’écran.

Saisissez les différents champs de l’écran : intitulé objectif, description, catégorie, date
limite réalisation, note proposée..

Une fois vous finissez de saisir l’objectif proposé, cliquer sur le bouton pour
confirmer la création de l’enregistrement.

Avant d’envoyer les objectifs créés au supérieur hiérarchique pour validation, il faut
s’assurer des données saisies dans le tableau qui se remplie en bas de l’écran au fur et à mesure
qu’un objectif est ajouté.

Une fois tous les objectifs de l’année en cours définis cliquez sur ‘Envoyer’.

b – Définition des objectifs de l’année prochaine :


Le premier écran rencontré par le collaborateur est le suivant :

17
Il faut cliquer sur suivant pour commencer la saisie des objectifs de l’année prochaine.

Avant de commencer la saisie il faut cliquer sur , comme indiqué dans le


message de l’écran.

Saisissez les différents champs de l’écran : intitulé objectif, description, catégorie, date
limite réalisation, indicateurs de mesure de réalisation et valeur proposée.

Une fois vous finissez de saisir l’objectif proposé, cliquer sur le bouton pour
confirmer la création de l’enregistrement.

18
Avant d’envoyer les objectifs créés au supérieur hiérarchique pour validation, il faut
s’assurer des données saisies dans le tableau qui se remplie en bas de l’écran au fur et à mesure
qu’un objectif est ajouté.

Une fois tous les objectifs de l’année prochaine définis cliquez sur ‘Envoyer’.

2) Validation des objectifs par les Managers:

Dés qu’un collaborateur finit de définir ses objectifs que ce soit pour l’année en cours, ou
l’année prochaine, le manager reçoit une notification l’invitant à les valider dans son Espace
Manager.

Pour faire ça il faut aller dans le menu de l’espace :

 Développement RH / Evaluation des performances

a – Validation des objectifs de l’année en cours :

Avant de pouvoir évaluer les objectifs de l’année en cours d’un collaborateur il faut d’abord
les valider, et ce dans l’écran « Validation des Objectifs N ».

Le manager reçoit un mail de notification pour Validation des Objectifs de l’année en cours
une fois ces objectifs sont saisi par le collaborateur.

19
Sélectionnez ‘Evaluation’ dans le Type d’appréciation, puis dans la liste des évalués l’évalué
qui a déjà définis ses objectifs, une liste de ces derniers s’affiche en bas de l’écran.

Sélectionnez l’objectif à valider en cliquer sur , vérifier les éléments à modifier ou à


supprimer et cocher la case ‘objectif validé’ à la fin de votre saisie puis cliquer sur Modifier pour
enregistrer les modifications effectuées.

b – Validation des objectifs de l’année prochaine :

Avant de pouvoir évaluer les objectifs d’un collaborateur il faut lui valider les objectifs de
l’année prochaine, et ce dans l’écran « Validation des Objectifs N+1 ».

Le manager reçoit un mail de notification pour Validation des Objectifs de l’année


prochaine une fois ces objectifs sont saisi par le collaborateur.

20
Sélectionnez ‘Evaluation’ dans le champ Type d’appréciation, puis dans la liste des évalués
le nom de l’évalué qui a déjà définis ses objectifs, une liste de ces derniers s’affiche en bas de
l’écran.

Sélectionnez l’objectif à valider en cliquer sur , vérifier les éléments à modifier ou à


supprimer et cocher la case ‘objectif validé’ à la fin de votre saisie, et cliquer sur Modifier pour
enregistrer les modifications effectuées.

Vous pouvez aussi Ajouter de nouveaux objectifs ou en supprimer d’autres.

Après avoir vérifié les différents Objectifs fixés par le collaborateur cliquez sur ‘Terminer la
fixation des objectifs’ pour valider.

c – Liste objectifs des collaborateurs :


Cette liste permet aux manager de consulter les objectifs de l’année N saisis par leurs
collaborateurs avec les notes proposées.

21
3) Evaluation annuelle des performances:
Une fois les objectifs annuels sont définis par les collaborateurs et validés par leurs
hiérarchies, il est temps de les noter dans le cadre de l’évaluation annuelle des performances.

Chaque manager recevra une notification l’invitant à le faire au niveau de la rubrique


Evaluation des Performances sur le portail Agirh.

a- Liste objectifs des collaborateurs :

Comme pour toutes les évaluations, allez sur Traitement des évaluations, sélectionnez la
personne à évaluer dans la liste (Etape 5 cette fois ci), et accéder au formulaire d’évaluation.

Les objectifs sont regroupés par catégorie, ce qui permet d’évaluer chaque catégorie
d’objectifs séparément ou évaluer l’ensemble des objectifs en allant sur « Evaluation des
objectifs ».

22
Chaque objectif est précédé par la description de sa catégorie, les indicateurs de mesures
sont affichés dans la 2eme colonne pour faciliter la notation.

Saisissez une note dans le champ correspondant pour chaque objectif, est un commentaire
en cas de besoin, au cas où le degré d’atteinte est supérieur à 100% un commentaire est
obligatoire afin de justifier la note donnée.

Cliquez sur à la fin pour enregistrer les données saisies, puis sur

pour valider l’évaluation des performances.

b- Rapport de l’opération d’évaluation:

A la fin de l’évaluation vous pouvez imprimer le rapport de l’évaluation des performances,


qui est aussi disponible chez l’évalué. Vous n’avez qu’à sélectionner l’année d’évaluation et
l’évalué concerné (pour les managers) et cliquer sur ‘Aperçu’.

23
24
25
26
c- Synthèse évaluation des performances :

Cet état permet de consulter par évalué et par objectif la catégorie, les critères
d’évaluation le pourcentage et la pondération ainsi que le score pondéré.

d- Synthèse globale de l’évaluation des performances :


Pour consulter les scores globaux obtenus par les évalués, il faut aller sur Suivi des
évaluations/ Synthèse globale des performances.

4) Synthèse générale de l’évaluation :


Cette étape permet de voir une synthèse de l’ensemble des données d’évaluation déjà
saisies, à savoir l’entretien des compétences le plan d’action l’évaluation des performances et
permet aussi de saisir un commentaire synthétisant une appréciation globale sur le
comportement de l’évalué.

L’évaluation portera cette fois le numéro d’étape 6, en affichant le formulaire on trouve les
onglets suivants.

27
Après consultation et dernières modifications, saisissez une synthèse générale dans
l’onglet portant le même nom, n’oubliez pas de cliquer sur ‘Appliquer’ à chaque fois que vous
apporter des modifications aux onglets et de cliquez sur ‘Accepter’ pour valider l’évaluation et
l’envoyer au directeur de l’entité pour validation finale.

5) Validation de l’ensemble des évaluations par le directeur:


A la fin des évaluations le directeur d’entité reçoit des notifications l’invitant à se connecter
sur le portail RH pour une validation finale des évaluations, cette étape lui donne aussi la
possibilité de modifier les données saisies par le Manager.

Après consultation/modification des données, cliquez sur pour valider


l’évaluation.

6) Validation RH et clôture des évaluations:


C’est une étape qui permet au Responsable Développement RH la consultation des
évaluations déjà faites, et de les clôturer individuellement à la fin du processus.

28