ADMINISTRASI DAN PENGORGANISASIAN BUMDes

ADMINISTRASI BUMDes
A. Pengertian Administrasi BUMDes
Administrasi BUMDes adalah suatu proses kegiatan untuk mencatat,
mengklasifikasikan dan meringkas seluruh kegiatan BUMDes secara sistematis yang
disajikan dalam bentuk Laporan Administrasi BUMDes. Selanjutnya Laporan tersebut
digunakan sebagai bahan untuk melakukan analisa dan hasil analisanya menjadi dasar
untuk pengambilan keputusan usaha (BUMDes).

B. Administrasi dibedakan menjadi 3 jenis :

1. Administrasi sebagai proses atau kegiatan
Adalah keseluruan proses kegiatan pemikiran dan pengaturan mulai dari penentuan
tujuan sampai dengan bagaimana mencapai tujuan.
2. Administrasi sebagai tatausaha
Adalah mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis,
surat menyurat dan mencatat (membukukan) setiap perubahan atau kejadian yang
terjadi dalam organisasi itu.
3. Administrasi sebagai administrasi negara atau pemerintahan

C. Ada 3 faktor yang menyebabkan perlunya suatu “administrasi”:

1. Adanya kegiatan (melibatkan banyak orang dan kegiatan yang dipilah-pilah)
2. Agar tujuan bisa dicapai secara efektif dan efisien
3. Adanya kebutuhan untuk mendokumentasikan semua kegiatan

D. Apakah ”administrasi” itu penting ?

Keterbatasan menyimpan dalam pikiran orang merupakan hal yang biasa, untuk itu
perlu suatu cara agar orang tidak mudah lupa yaitu dengan
cara ”mengadministrasikan”.

Page 1
E. Pencatatan kegiatan organisasi BUMDes secara umum terdiri dari:
1. Pencatatan dan pendokumentasian segala bentuk kegiatan; proses perencanaan,
pelaksanaan, monev, dan pelaporan program.
2. Pencatatan aktivitas fungsionaris (pengelola) BUMDes.
3. Pencatatan segala bentuk Input dan Output kegiatan BUMDes.

F. Administrasi terkait dengan keuangan BUMDes

1. Mencatat semua transaksi keuangan yang dilakukan oleh pengelola Bumdes.
2. Semua transaksi yang mengakibatkan berkurangnya aset BUMDes
3. Semua transaksi yang mengakibatkan bertambahnya aset BUMDes

G. Jenis-jenis buku administrasi BUMDes ( Umum )

1. Buku Daftar Pengelola BUMDes
2. Buku Notulen Rapat BUMDes
3. Buku Agenda Surat Masuk
4. Buku Agenda Surat Keluar
5. Buku Rencana Kegiatan BUMDes
6. Buku Kas Harian BUMDes
7. Buku Pinjaman
8. Buku Insentif
9. Buku Laporan BUMDes
a. Laporan Kegiatan BUMDes
b. Laporan Keuangan BUMDes

Page 2
FORMAT BUKU ADMINISTRASI BUMDes

1. BUKU IDENTITAS PENGELOLA BUMDes

No Nama Tempat Alamat L/P Jabatan Periode Penddk Jenis Ket

Tgl Pelatihan
Lahir
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2. BUKU NOTULEN RAPAT

1. Hari/Tanggal :
2. Tempat :
3. Pukul :
4. Pimpinan Rapat :
5. Materi yang dibahas :

6. Kesimpulan :

7. Lampiran (daftar hadir) :

NOTULIS: ……………...………………………….

Page 3
 3. BUKU AGENDA SURAT MASUK

No. Nomor dan Tanggal Isi Pokok Asal Surat

Tanggal Surat Penerimaan Surat Surat
1 2 3 4 5

4. BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No. Nomor dan Tanggal Isi Pokok Ditujukan

Tanggal Surat Pengiriman Surat Surat kepada
1 2 3 4 5

Page 4
 5. BUKU RENCANA KEGIATAN BUMDES

JADWAL RENCANA KEGIATAN

Uraian BUMDES Penanggung
No
Kegiatan BULAN Jawab
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

6. BUKU KAS HARIAN

No. Tanggal Keterangan Masuk Keluar Saldo

1 2 3 4 5 6

Page 5
 7. BUKU INSENTIF PENGELOLA

Jumlah Tanda
No. Tanggal Nama Jabatan
Penerimaan Tangan
1 3 3 4 5 6

Jenis Buku Laporan BUMDes:

a. Laporan Kegiatan BUMDes
b. Laporan Keuangan BUMDes

Page 6
 PENGORGANISASIAN BUMDes

1. Organisasi Kepengurusan

Organisasi Kepengurusan Badan Usaha Milik Desa terdiri dari Pemerintah Desa
dan Masyarakat.

1. Susunan Organisasi Kepengurusan terdiri :

a. Komisaris (penasehat)
b. Direksi (pelaksana operasional)
2. Komisaris (penasehat) secara ex officio dijabat oleh Kepala Desa yang
bersangkutan
3. Direksi dan Kepala Unit Usaha, ditunjuk oleh masyarakat setempat
berdasarkan musyawarah yang dituangkan dalam Berita Acara
4. Kepengurusan ditetapkan dengan Keputusan Kepala Desa dan
disampaikan kepada Bupati/Walikota melalui Camat.

2. Kewajiban dan Kewenangan Pengurus

Kewajiban dan Kewenangan Komisaris.

Kewajiban.
Komisaris sebagai penasehat BUMDes dalam melakukan tugasnya
berkewajiban :
a. Memberi nasehat kepada Direksi dan Kepala Unit Usaha dalam
melaksanakan pengelolaan BUMDes
b. Memberikan saran dan pendapat mengenai masalah yang dianggap penting
bagi pengelolaan BUMDes
c. Mengawasi pelaksanaan kegiatan usaha apabila terjadi gejala menurunnya
kinerja kepengurusan

Page 7
Kewenangan
Untuk melaksanakan kewjibannya Komisaris mempunyai kewenangan :
a. Meminta penjelasan dari pengurus mengenai segala persoalan yang
menyangkut pengelolaan usaha desa
b. Melindungi usaha desa terhadap hal-hal yang dapat merusak kelangsungan
dan citra BUMDes.

Pemilihan Direksi / Kepala Unit Usaha.

Pemilihan Direksi /Kepala Unit Usaha dipilih berdasarkan persyaratan sebagai
berikut :
a. Warga desa yang mempunyai jiwa wirausaha
b. Bertempat tinggal dan menetap di desa sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun
c. Berkepribadian baik, jujur, adil, cakap, berwibawa, penuh pengabdian
terhadap perekonomian desa
d. Pendidikan yang memadai minimal SLTA

Masa bakti kepengurusan Direksi dan Kepala Unit Usaha disesuaikan dengan
situasi dan kondisi masyarakat setempat.
Kepengurusan dapat diberhentikan :
a. Telah selesai masa baktinya
b. Karena meninggal dunia
c. Karena mengundurkan diri
d. Tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik sehingga menghambat
pertumbuhan dan perkembangan badan usaha desa
e. Karena tersangkut tindak pidana

Kepengurusan BUMDes mendapat tunjangan penghasilan yang besarnya

disesuaikan dengan kemampuan dan keuntungan usaha.

Page 8
Tugas dan Kewajiban Direksi / Kepala Unit Usaha

1. Tugas.
a. melayani kebutuhan ekonomi warga masyarakat
b. Mengembangkan dan membina badan usaha agar tumbuh dan
berkembang menjadi lembaga yang dapat mengusahakan agar tetap
tercipta pelayanan ekonomi desa yang adil dan merata
c. Memupuk usaha kerjasama dengan lembaga-lembaga perekonomian
lainnya yang ada di desa.
d. Menggali dan memanfaatkan potensi ekonomi desa untuk meningkatkan
pendapatan asli desa
e. Memberi laporan perkembangan usaha kepada masyarakat desa melalui
forum musyawarah desa minimal 2 (dua) kali dalam setiap tahun

2. Kewajiban
a. Unit Usaha wajib menyampaikan laporan berkala setiap bulan berjalan
kepada Direksi mengenai :
1) Laporan Keuangan unit usaha
2) Progres kegiatan dalam bulan berjalan
b. Direksi menyampaikan laporan dari seluruh kegiatan usaha kepada
Komisaris setiap tiga bulan sekali
c. Laporan secara keseluruhan dalam 6 bulan harus diketahui oleh warga
desa dalam suatu rembung/musyawarah desa.

Page 9
3. Struktur Organisasi BUMDes

Komisaris
Usaha Desa/ BBH
Perusdes
Masyarakat

Direksi/ Direksi/ Direksi/

Ka Unit Usaha Ka Unit Usaha Ka Unit Usaha

Warga Masyarakat Setempat

Agar tata organisasi BUMDes berjalan dengan baik setidaknya harus

memiliki kelengkapan organisasi yang terdiri dari, Anggaran Dasar–Anggaran
Rumah Tangga (AD-ART); Administrasi Organisasi dan Administrasi Keuangan.

A. ANGGARAN DASAR DAN ANGGARAN RUMAH TANGGA (AD-ART)

a.1. Apa itu AD-ART dan apa fungsinya?
AD-ART adalah aturan tertulis organisasi yang dibuat dan disepakati
bersama oleh seluruh anggota yang berfungsi sebagai pedoman organisasi
dalam mengambil kebijakan serta menjalankan aktivitas dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Sifat dari AD-ART adalah
mengikat bagi setiap komponen organisasi dan bersifat melindungi
kepentingan bersama.

Page
10
a.2. Apa Perbedaan AD dan ART? Bagaimana Langkah Penyusunannya?

Anggaran Dasar (AD):

Adalah peraturan tertulis memuat dan terdiri dari aturan-aturan pokok

saja dalam organisasi yang berfungsi sebagai pedoman dan kebijakan
untuk mencapai tujuan serta menyusun aturan-aturan lain. Biasanya
disusun sebelum kepengurusan terbentuk.

Langkah penyusunan Anggaran Dasar (AD):

 Pemdes mengundang masyarakat, lembaga-lembaga masyarakat

desa, dan tokoh masyarakat.

 Membentuk Tim Perumus ( dengan melibatkan golongan miskin/

kurang mampu dan perempuan dalam tim )

 Tim Perumus menggali aspirasi dan merumuskan pokok-pokok

aturannya dalam bentuk draf AD

 Pertemuan desa untuk membahas draf AD

 Dibuat Berita Acara Pengesahan draf AD menjadi AD

 Penyusunan dan Pembentukan Pengelola BUMDes

 Dibuat Berita Acara Pembentukan dan Pemilihan Pengelola

Anggaran Rumah Tangga (ART)

Adalah aturan tertulis, sebagai bentuk operasional yang lebih terinci

dari aturan-aturan pokok dalam anggaran dasar (AD) dalam
melaksanakan tata kegiatan organisasi. Biasanya disusun setelah
pengelola terbentuk, dan disyahkan melalui rapat anggota.

Langkah penyusunan:

 Pengelola mengundang masyarakat pemanfaat, kelembagaan desa,

pemerintah desa dan tokoh masyarakat.

 Membentuk tim perumus (sebisa mungkin golongan miskin dan

perempuan dilibatkan).

 Tim perumus menggali aspirasi dan merumuskna pokok-pokok

aturannya dalam bentuk draft ART.

Page
11
  Rembug Desa untuk membahas draft ART

 Dibuat berita acara pengesahan draft ART menjadi ART.

Setelah AD/ ART dan pengelola BUMDes terbentuk maka ditetapkan
melalui Peraturan Desa (Perdes) tentang BUMDes

a.3. Apa saja yang diperlu diatur dalam AD-ART

Secara umum AD-ART memuat hal-hal pokok sebagai berikut:

 Nama dan kedudukan

 Asas dan tujuan
 Kegiatan atau usaha
 Keanggotaan
 Hak dan kewajiban anggota
 Kepengurusan
 Hak dan kewajiban Pengelola
 Rapat pengelola dan atau anggota (masyarakat beserta
Pemdes)
 Sumber permodalan
 Pengelolaan keuntungan
B. ADMINISTRASI ORGANISASI

b.1 Fungsi Administrasi

 Sebagai alat untuk mengetahui keadaan harta kekayaan lembaga
setiap saat, termasuk kondisi keuangannya.
 Sebagai alat kontrol bagi komponen kelembagaan (anggota,
pengelola, dan badan pengawas) dalam menjalankan kegiatan dan
pengendalian organisasi.
 Sebagai alat monitoring dan evaluasi bagi lembaga untuk menyusun
rencana kerja.
 Sebagai bahan pengambilan keputusan.
 Sebagai alat pemersatu antar komponen kelembagaan.
 Sebagai modal (selain uang) dalam mengembangkan organisasi.

Page
12
 b.2 Kelengkapan Aministrasi

Administrasi organisasi yang minimal harus ada adalah;

 Buku daftar anggota

 Buku Daftar kegiatan
 Absensi dan Notulen Hasil Rapat-Rapat
C. ADMINISTRASI KEUANGAN
Dalam pengeloaan BUMDes, maka kelengkapan administrasi keuangan
yang disiapkan oleh pengelola terdiri dari buku : Buku Kas Harian, Buku
Jurnal, Buku Besar, Neraca Saldo, Laporan Rugi Laba, Neraca,
Laporan Ekuitas dan Laporan Arus Kas.

Page
13