ADMISIONES Y MATRÍCULAS

Código: Versión: 002

CLAADM001
Elaborado por: Aprobado por: RECTORADO
RECTORADO, DECE, SECRETARÍA, COLECTURÍA
Fecha de elaboración: 03 de mayo de 2017 Fecha de aprobación:

1.- Objetivo.-
Realizar un tamizaje que cumpla con el perfil del estudiante Lasallano y garantice la población estudiantil
de la institución.

2.- Política.-
ADMISIONES: los aspirantes deben cumplir con:
- Tener un promedio mínimo de 8/10 y comportamental A-B.
- Aprobar los instrumentos de evaluación psicométrica y de asignaturas.
- En el nivel Inicial 2 y Preparatoria cumplir con el requisito de la edad dado por el Ministerio de
Educación: 3años 8 meses y 4 años 8 meses cumplidos respectivamente, a la fecha de inauguración del
año.
MATRÍCULAS:
- La matriculación se realizará de acuerdo a las fechas establecidas para cada año, sólo en el caso de
hermanos se atenderá en conjunto.
- Para la matriculación de estudiantes antiguos, los representantes deberán estar al día en sus
obligaciones económicas del año lectivo anterior.
- Los requisitos legales para matricular a un estudiante nuevo son: copia de la cédula del estudiante y
representantes, certificado de matrícula y promoción desde 2do. de EBG, (la promoción deberá estar
legalizada en el Distrito), original del informe final de aprendizaje del año lectivo anterior. Para
estudiantes que proceden del exterior: reconocimiento de estudios (se tramita en el Distrito).

3.- Alcance.-
Para toda la comunidad educativa

4.- Referencias y documentos externos:

RLOEI, capítulo III, art.158,160,162, 164,165

5.- Procedimiento/s:
5.1.- ADMISIONES
PLANIFICACIÓN
El rectorado y el DECE realizan una prospectiva estudiantil para el siguiente año lectivo, en función de la
población actual, infraestructura habilitada o con proyección de construcción para ese año, se lo realiza en el
primer bimestre del año en curso, esta documentación reposa en los dos departamentos y es socializada al
equipo directivo, de animación y del DECE.
Reunión del personal relacionado con el proceso de admisiones (rector, vicerrector/a, colecturía, secretarías,
consejeras, coordinación de servicios generales, consultorio médico y odontológico) a fin de definir detalles y
responsabilidades en la atención al público, requisitos, cronograma y otros elementos que constan en el
prospecto que se elabora para dicho fin.
PROMOCIÓN
- Con la debida antelación a la apertura de inscripciones se realiza la promoción de las mismas, se usa recursos
de comunicación internos y externos: Portal Academium, página web y circular informativa dirigida a
padres de familia. Por lo general se apertura inscripciones en el mes de marzo.
INSCRIPCIÓN
- Los aspirantes interesados adquieren el prospecto institucional en Colecturía.
- En las fechas y horarios señalados en las secretarías y Coordinación del DECE se verifica requisitos y
recepta la documentación personal.
EVALUACIÓN
- Las Coordinaciones pedagógicas entregan los instrumentos de evaluación de acuerdo a las asignaturas que se
han determinado en el prospecto y tienen una cobertura de destrezas del 1er quimestre, de igual forma las
consejeras preparan las baterías psicométricas.
- Se prepara todos los requerimientos de logística y recursos, asignando responsables, información que es
aprobada por el Rectorado y socializado a los participantes, el documento reposa en la Coordinación del DECE.
- En las fechas que señala el prospecto, se aplican las pruebas académicas y baterías psicométricas, las
evaluaciones en el nivel Inicial 2 y Preparatoria son individuales y a partir de 2do de EGB a 3ro BGU son escritas
y en grupo.
- Las evaluaciones pedagógicas son calificadas por los maestros de las asignaturas correspondientes, para ello se
entrega a las Coordinaciones Pedagógicas/Vicerrectorado para que sean entregadas a los docentes designados,
quienes dentro del plazo de 1 semana entreguen las evaluaciones calificadas. Al mismo tiempo las baterías
psicométricas son calificadas por las consejeras.
- La información de resultados es condensada en cuadros y de acuerdo a los parámetros que la institución fije se
analiza y aprueba, se considera condicionantes de familia (si tienen hermanos alumnos nuestros), los
resultados de la batería psicométrica y factores ambientales como por ejemplo que en la institución de
procedencia no han cubierto algunas destrezas de aprendizaje y por tanto la prueba es baja, pero si se puede
ver que el test es adecuado.
Con los resultados académicos y psicométricos se elabora el cuadro resumen de resultados generales por
grado o curso que es presentado a las autoridades, una vez aprobado se procede a la elaboración del
Informe individual de resultados, que se entregará a los padres.
ENTREGA DE RESULTADOS:
En la oficina de información se entrega los resultados individuales a los representantes de los
aspirantes inscritos en sobre cerrado, se detalla:
-Aspirante aprobado
-Aspirante no aprobado, se entrega la documentación personal receptada en la inscripción.
- Se señala fecha para la entrevista
En las nóminas de recepción se registra la firma del padre o familiar que retira los resultados.
ENTREVISTA A ESTUDIANTES APROBADOS:
Se realiza la entrevista al aspirante y sus representantes, se registra la asistencia. La consejera observa
la dinámica familiar, establece acuerdos y compromisos con los padres cuando los resultados requieren
refuerzo o terapias, se firma una carta de compromiso, la documentación de: certificados de alta de
terapia o nivelación que deben presentarlos en matrícula.
Se entrega la documentación de ficha psicológica, ficha médica y la especificación de los exámenes y
requisitos médicos: EMO, biometría hemática, química sanguínea, coproparasitario, oftalmológico,
dental y audiometría, además de la copia del carné de vacunas (debe incluir la vacuna Hepatitis A y
Varicela). Adicionalmente el croquis de transporte.
REUNIÓN DE INDUCCIÓN A LOS PADRES:
Tiene por objeto el presentar la institución a los padres, intervienen las autoridades, se convoca en
horarios flexibles para asistencia (tarde), se registra nóminas de asistencia, se entrega hoja circular con
requisitos e información para la pre-matrícula.
DOCUMENTACIÓN DE SALIDA: NÓMINA DE APROBADOS:
Se actualiza las nóminas incluyen nombres, apellidos y año. Se entrega a Rectorado para aprobar y
posteriormente una copia a colecturía y secretaría para generar información para la pre-matrícula.

5.2.- MATRÍCULAS:
PRE – MATRÍCULA / ALUMNOS NUEVOS: Con la finalidad de asegurar la población estudiantil y simplificar la
atención a los padres de estudiantes nuevos, se realiza un proceso de pre-matrícula en el mes de mayo:
 - Se carga datos de los estudiantes en el sistema del banco.
- Se organiza islas de atención para los siguientes módulos: Colecturía, documentos médicos, documentos
psicológicos, ingreso de datos al sistema (datos de estudiantes, representante académico y económico).
- Se prepara y entrega hoja de ruta que es el equivalente a turno, circular informativa de la matrícula,
cada año se reúnen: DECE; Consultorio médico, secretarías, colecturía para revisar y actualizar la circular.

MATRÍCULAS ESTUDIANTES NUEVOS:

Pasos Previos:
- Descarga desde la página web los documentos que son requisitos: carta de compromiso, contrato de
servicios educativos.

Pasos en la institución: Se atiende en el día asignado figura en la circular que se entrega en prematrícula:
- Entrega de hoja de ruta
- Departamento de Desarrollo Humano: recepción de los documentos: carta de compromiso, contrato de
servicios educativos y certificados de terapias o nivelaciones que se pidió en admisión (sólo en casos
específicos).
- Contabilidad: Pago del valor del seguro estudiantil de accidentes.
- Secretaría: Entrega de documentos legales: expediente académico del estudiante, debe contener la
promoción legalizada por el Distrito Educativo y certificado de matrícula que la institución de
procedencia emite, esto desde 2do EGB a 2do. BGU. En el caso del Nivel Inicial y Preparatoria no hay un
requisito legal, se puede solicitar la libreta final del año lectivo anterior en el caso de que es estudiante
lo cursare.
- Impresión y firma del representante de la matrícula oficial.

MATRÍCULAS ESTUDIANTES ANTIGUOS:

El calendario de matrículas se elabora de acuerdo al siguiente criterio: día 1 – reingreso de personal a la
institución luego del período de vacancia, allí se prepara todos los requerimientos para aperturar las matrículas,
día 2 – matrículas de estudiantes nuevos, a partir de esa fecha hasta finalizar agosto se coloca 2 años de
educación por día para la atención. Hay que dejar un día libre al final para poder elaborar las nóminas de
asistencia que serán publicadas en la inauguración de clases.

Pasos Previos:
- Actualización de datos de los representantes en el sistema Academium
- Descarga desde la página web y el portal Academium de los documentos que son requisitos carta de
compromiso, contrato de servicios educativos.
- Pago de valores económicos en el Banco del Pacífico (se publican en la página a partir de mediados de
agosto).
Pasos en la institución: Se atiende en el día asignado (indicación dada en la última circular del año lectivo
anterior y en la página web)
- Verificación de deudores, si está adeudando debe ponerse al día antes de iniciar el proceso de matrícula.
- Entrega de hoja de ruta - turno.
- Departamento de Desarrollo Humano: recepción de los documentos: carta de compromiso, contrato de
servicios educativos. (la carta de compromiso la archivan y usan los Coordinadores de Desarrollo
Humano y el contrato de servicios educativos lo archiva Colecturía.
- Consultorio médico: Recepción de ficha y documentos médicos solicitados al finalizar el año escolar:
coproparasitario, elemental de orina, biometría hemática, visual, auditivo, dental y copia del carné de
vacunas. (se pide según requerimiento del Ministerio de Salud, sujeto a revisión en cada año). Todos
estos elementos son parte de la historia clínica del estudiante, reposa en el archivo del consultorio
médico.
- Colecturía: Recepción del comprobante de depósito bancario del valor de matrícula – generación y
entrega de factura (posterior).
- Contabilidad: Pago del valor del seguro estudiantil de accidentes y siniestros.
- DECE: Entrega de certificados psicopedagógicos, solo en casos específicos.
- Secretaría: Generación de matrícula. Impresión y firma del representante de la matrícula oficial. Entrega
de la lista de útiles.
- Recepción de la hoja de ruta
- Transporte - opcional: contratación del servicio de transporte.
 ASIGNACIÓN DE PARALELOS:
- Las Consejeras estudiantiles realizan la distribución de paralelos, la política es rotar a los estudiantes,
teniendo presente las necesidades académicas y disciplinarias de los mismos, bajo este principio
también se determina la asignación del perfil del tutor.
- Las nóminas se presentan a los docentes y coordinaciones pedagógicas y de disciplina para revisión, de
existir sugerencias se evalúan; esta junta se realiza previo a la publicación.
- En la inauguración del año escolar se publican las nóminas de los paralelos, ante las peticiones de
cambios de padres y estudiantes, las consejeras estudiantiles atienden las novedades y argumentan las
razones técnicas de la ubicación actual, sólo en casos extremos y debidamente argumentados se da
paso.

MATRÍCULA EXTRAORDINARIA Y EXCEPCIONAL:

- La MATRÍCULA EXTRAORDINARIA la autoriza el señor Rector, durante los 30 días subsiguientes al inicio el año
escolar.
La MATRÍCULA EXCEPCIONAL la autoriza el Distrito Educativo, durante los 90 días subsiguientes al inicio el año
escolar.
● Una vez iniciado el año escolar, si existe disponibilidad de cupo, el padre de familia que desea traer a su
hij@, adquiere una solicitud general en Colecturía para pedir un cupo en la institución, debe adjuntar el
informe de aprendizaje del año lectivo anterior. Deja la solicitud en la Secretaría del Rectorado.
● El señor Rector aprueba o diligencia al DECE para que analice la factibilidad antes de dar respuesta.
● Si la respuesta es favorable se indica al padre de familia que se ponga en contacto con la Consejera
Estudiantil.
● Se aplican los mismos procesos de admisión y matrícula que la institución tiene.
● En el caso de la matrícula excepcional el padre de familia debe realizar el trámite en el Distrito Educativo,
para ello se le entrega un certificado de cupo y de admisión del estudiante.
● El Distrito emite la Resolución Administrativa para que la institución proceda con la matrícula del
estudiante.
Designación de paralelo, por parte de la psicóloga.

5.4.- MATRÍCULA AGREGADA – INGRESO - PASE DE COLEGIO

- - Una vez iniciado el año escolar, si existe disponibilidad de cupo, el padre de familia que desea traer a su
hij@, adquiere una solicitud general en Colecturía para pedir un cupo en la institución, debe adjuntar
documentos de la institución educativa de procedencia, como son el informe de aprendizaje del año
anterior y del año lectivo en curso (en el caso poseerlo) y un certificado de asistencia.
- Entrega la solicitud en la Secretaría del Rectorado.
- El señor Rector aprueba o diligencia al DECE para que analice la factibilidad antes de dar respuesta.
- Si la respuesta es favorable se indica al padre de familia que se ponga en contacto con la Consejera
Estudiantil del nivel para iniciar el proceso de admisión – pasa por los mismos filtros.
- Luego de que el DECE admite al estudiante, remite al padre de familia a los demás departamentos para
que soliciten sus requerimientos: Consultorio Médico, Colecturía y Secretaría, siendo estos los mismos
de la matrícula ordinaria.
Designación de paralelo, por parte de la psicóloga.

5.4.- MATRÍCULA SEGREGADA - PASE DE COLEGIO – ESTUDIANTES SALIENTES

- El padre de familia trámite el certificado de cupo en la institución educativa a donde va a llevar a su
hijo/a.
En la institución:
- Adquiere la solicitud general en Colecturía
- Redacta la solicitud dirigida al señor rector, asegurándose de colocar toda la información pertinente y el
teléfono de contacto.
- Entrega la solicitud en la Secretaría del Rectorado, recibe la hoja de ruta para ser sellada y firmada.
- Aprobación del Señor Rector
- Comunicación interna al departamento de Colecturía y entrega de la solicitud autorizada en la secretaría
 respectiva.
- En la secretaría respectiva recepción de la hoja de ruta y entrega de documentos: pase de colegio y
expediente académico, firma en el libro de registros.
Si el padre lo desea puede solicitar un informe al DECE y el retiro de los documentos médicos.-

Segunda y tercera matrícula

5.4.- ORGANIZACIÓN DEL EXPEDIENTE ACADÉMICO

- Con todos los documentos del estudiante se organiza el expediente académico, contiene: copia de la
cédula a color, certificado de matrícula y promoción desde 2do. de EBG, (la promoción deberá estar
legalizada en el Distrito), original del informe final de aprendizaje del año lectivo anterior. Para
estudiantes que proceden del exterior: reconocimiento de estudios (se tramita en el Distrito).
Se suman los documentos generados desde la institución: certificados de matrícula y de promoción de cada año
lectivo, certificado de Participación Estudiantil, Título de bachiller y acta de grado.

6.- Anexos:
Circular informativa
Prospecto
Instrumentos de evaluación académicas y psicométricas
Cuadro general de resultados de evaluación de los aspirantes.
Registro de recepción de resultados
Informe individual de resultados/fecha de entrevista/convocatoria a reunión de inducción
Listado definitivo de aspirantes aprobados
Ficha socioeconómica de estudiante.
Registro Acumulativo General del Estudiante
Ficha médica
Inscripción al servicio de transporte
Formato de entrevista a PPFF y estudiantes aprobados.

7.- Control de cambios:

En la matrícula se elimina como requisito al pagaré firmado por el representante económico.

8.- Control del proceso:

ENTRADA PROCESO SALIDA
Prospectiva de estudiantes para el ADMISIONES Y MATRÍCULAS Alumnos matriculados y asistentes
próximo año lectivo

9.- Indicadores de gestión:

Descripción Fórmula Meta Frecuencia
% de estudiantes deudores al finalizar el (Número de pensiones Disminuir Anual
año lectivo impagas*100%)/No.de el 1%
estudiantes
% de ocupación de cupos ofertados. Número de alumnos 100% Anual
nuevos * 100% /
número de cupos
ofertados.
Población estudiantil asistente y matriculada Conteo 100% Anual