Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
EXCEL 2013
Manual de Usuario
LECCION 1
INTRODUCCION A EXCEL 2013
1
¿QUÉ ES EXCEL 2013 Y PARA QUÉ ES ÚTIL?
1. COLUMNAS:
Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia abajo. Se
identifican por letras.
2. FILAS:
Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia la derecha.
Se identifican por números.
2
3. CELDA:
4. NOMBRE DE LA CELDA:
5. BARRA DE FÓRMULAS:
Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica.
6. HOJAS DE CÁLCULO:
Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas (también
conocidas como hojas de cálculo).
Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la vez, haz clic
sobre la barra de desplazamiento horizontal, mantenla presionada y arrástrala de
izquierda a derecha para desplazarte por todas las hojas de trabajo existentes.
8. MODOS DE VISUALIZACIÓN:
Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:
3
¿CÓMO CREAR Y GUARDAR UN ARCHIVO?
El primer paso que debes seguir para hacer tu presupuesto en Excel 2013 es
crear un nuevo libro.
1. Una vez tengas abierto Excel 2013, haz clic en la pestaña Archivo. La reconocerás
fácilmente porque es la única cuyo color es verde.
2. Verás que aparece una lista de botones debajo de la pestaña Archivo. Allí, haz clic
en Nuevo.
3. Ahora, pulsa el botón Libro en blanco ubicado dentro de las plantillas disponibles para
crear un archivo nuevo.
4. Para terminar, haz clic en el botón Crear ubicado en la parte inferior derecha.
5. Lo primero que verás al crear un libro en blanco será una hoja de cálculo.
4
GUARDAR UN ARCHIVO O LIBRO
Encontrarás los comandos Guardar, Cerrar y Abrir en la lista de botones que aparecen al
hacer clic en la pestaña Archivo. A continuación, te mostraré cómo utilizarlos.
1. Una vez tengas abierto Excel 2013, haz clic en la pestaña Archivo.
2. Aquí, vas a encontrarte con dos maneras de abrir archivos: el comando Abrir y el
botón Reciente. Fíjate cómo funcionan cada una de estas opciones:
5
COMANDO ABRIR
Al hacer clic aquí, verás un cuadro de diálogo que contiene los archivos que tienes
guardados en tu computador. Allí, debes buscar y hacer clic en el libro de cálculo que vas a
retomar y pulsar el botón Abrir.
BOTÓN RECIENTE
Verás la lista de los últimos libros de cálculo en los que has trabajado. Allí, debes ubicar y
hacer clic sobre el archivo que quieres abrir.
1. Una vez hayas guardado tu libro de cálculo, haz clic en la pestaña Archivo.
2. Ahora, lo único que debes hacer es ubicar y hacer clic en el comando Cerrar.
6
LECCION 2
APRENDE A USAR LAS CELDAS, FILAS Y
COLUMNAS
7
¿CÓMO USAR LAS CELDAS EN EXCEL 2013?
Aprende a identificar filas, columnas y celdas en una hoja de cálculo; a
establecer formatos y, cambiar el color de una fuente o el relleno de una celda.
2. Una vez te encuentres en la hoja de cálculo, selecciona la celda B2. Para ello, haz clic
en el rectángulo donde se unen la columna B y la fila 2. Notarás que la celda
seleccionada tiene el borde más grueso y que su nombre aparece en la esquina
superior izquierda. Además, la letra de la columna y el número de la fila que se unen
se resaltan.
3. Escribe la palabra Concepto en la celda B2. Para ello, puedes hacer dos cosas:
8
TEN EN CUENTA QUE... Eso es todo lo que debes hacer para ingresar datos en las celdas. Prueba con las
dos opciones, cualquiera de ellas es válida.
Una vez ingreses datos en una hoja de cálculo, puedes cambiar su formato.
Por ejemplo, puedes cambiar el color de las letras, ponerle cifras decimales a
los números o elegir la apariencia de la fecha.
Para ello, selecciona las celdas B2, C2 y D2. Luego, fíjate en la parte superior, donde
dice Fuente y Alineación. Haz clic en los botones resaltados en la imagen para dar negrilla,
color rojo, fondo gris y alineación central a las palabras Concepto, Valor y Fecha pagos
.
TEN EN CUENTA QUE... Para seleccionar varias celdas, haz clic sobre una celda y manteniendo
presionado el botón del mouse arrástralo hacia otro lado.
9
CAMBIA EL FORMATO DE NÚMEROS:
Para ello, haz clic con el botón derecho del mouse sobre la celda C4. Luego, selecciona la
opción Formato de celdas del menú desplegable. Se abrirá un cuadro de diálogo.
Allí, pulsa el botón Moneda, escribe el número cero (0) en la casilla ubicada al lado
de Posiciones decimales y haz clic en Aceptar.
Haz clic con el botón derecho del mouse. Selecciona la opción Formato de celdas en el
menú desplegable. Pulsa el botón Fecha. Explora las opciones que aparecen en el
item Tipo. Haz clic sobre alguna de ellas y pulsa el botón Aceptar.
10
¿CÓMO HACER UNA SUMA EN EXCEL 2013?
En Excel 2013 vas a usar algo llamado fórmulas. Éstas sirven para hacer
operaciones matemáticas con los números que ingresas en las celdas. A
continuación, vamos a sumar los gastos que tuviste este mes para que
aprendas cómo hacerlo fácil y rápidamente.
Para empezar, escribe los datos que ves en la imagen de abajo en tu propio libro de
cálculo. Si no tienes uno, crea uno y asegúrate de tener los datos listos.
Importante
Si no sabes crear un libro, visita el tema ¿Cómo crear y guardar un nuevo libro? para
que conozcas el paso a paso detalladamente.
1. Selecciona las celdas que contienen los valores que vas a sumar. Deja en blanco una
celda por debajo de ellas porque allí es donde aparecerá el resultado.
2. Una vez las celdas estén resaltadas, haz clic en el botón Autosuma ubicado en la parte
superior derecha.
11
3. Verás que automáticamente, la celda que estaba vacía te muestra el resultado de
la suma de los valores que aparecían en las otras celdas. Ahora, haz clic sobre la
celda que contiene y mira el cálculo que se utilizó para hacer la suma en la barra de
fórmulas.
12
BORRAR Y ELIMINAR UNA CELDA
Puedes borrar el contenido de una celda en cualquier momento. Solo debes tener en
cuenta que borrar el contenido de una celda es diferente a eliminarla. Te mostraré cuál es
la diferencia y cómo hacer en los dos casos.
1. Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este caso, la C7.
2. Verás que se abre un menú desplegable. Allí, ubica y haz clic en el botón Borrar
contenido.
3. Ubica y haz clic en el botón Borrar. Lo verás en la cinta de opciones, al lado derecho.
Importante:
Si necesitas más información sobre tu espacio de trabajo, visita nuestro tema Interfaz de
Excel 2013.
También puedes utilizar la tecla Backspace para borrar el contenido de una sola celda o la
tecla Delete para borrar el contenido de varias celdas.
13
PASOS PARA ELIMINAR UNA CELDA
1. Selecciona las celdas que quieres eliminar. En este caso la B7, C7 y D7.
2. Ubica y haz clic en el botón Eliminar. Lo verás en la cinta de opciones al lado derecho.
Notarás que la celda C8 se desplaza hacia arriba.
14
COPIAR Y PEGAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Los comandos copiar y pegar te serán útiles para duplicar el contenido de una
celda conservando su formato. A continuación, te mostraré cómo hacerlo.
1. Selecciona las celdas que deseas copiar. En este caso, la B2, C2 y D2.
Cuando usas el comando Cortar, eliminas el contenido de una celda para ingresarlo en
otra. Te mostraré cómo hacerlo.
15
CORTAR Y PEGAR CELDAS
1. Selecciona las celdas que deseas cortar.
2. Haz clic en el comando Cortar ubicado en la cinta de opciones. El borde de las celdas
seleccionadas cambiará la apariencia.
3. Selecciona las celdas donde vas pegar. En este caso, la B2, C2 y D2. el contenido.
1. Selecciona las celdas que quieres mover de llugar y ubica el curso sobre los bordes.
Verás que su forma cambia de ser una cruz blanca a una cruz de color negro con 4
flechas.
2. Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y, con el botón del mouse presionado,
arrastra las celdas a su nuevo lugar de ubicación.
3. Suelta el botón cuando hayas encontrado un nuevo lugar para las celdas.
16
EL CONTROLADOR DE RELLENO
Supongamos que vas a llevar el control de lo que gastas día a día. Para ello, necesitas
escribir en la columna A los 30 días del mes y en la B, tus gastos por día. Te mostraré cómo
puedes rellenar la columna A sin escribir uno a uno todos los números.
2. Ubica el cursor sobre el controlador de relleno para que la cruz blanca se convierte en
una cruz de color negro. Lo identificarás porque es el cuadro pequeño ubicado justo
en la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas.
3. Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y con el botón del mouse presionado
arrastra el controlador de relleno hasta la celda A15.
17
MODIFICAR EL ANCHO DE LAS CELDAS
1. Ubica el mouse sobre las líneas laterales que separan el encabezado de las columnas.
Notarás que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.
2. Cuando veas la flecha doble, haz clic y, con el botón del mouse presionado, arrastra la
columna hacia la derecha para aumentar su ancho o hacia la izquierda para
disminuirlo.
3. Cuando consigas el ancho que estabas buscando, suelta el botón del ratón. Notarás
que el ancho de la columna ha cambiado.
Si quieres ser más exacto con la medida del ancho que llevará la columna, puedes
cambiarlo mediante el comando Ancho de columna.
18
MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA CON UNA MEDIDA EXACTA
1. Selecciona las columnas cuyo ancho deseas modificar y haz clic en el comando
Formato de pestaña Inicio.
Seleccionar la opción Autoajustar ancho de columna del mismo menú desplegable. De esta
forma, la columna seleccionada quedará automáticamente ajustada al texto que se encuentra
en ella.
Si quieres modificar el alto de las filas, debes realizar un procedimiento muy sencillo.
Veamos cuáles son los pasos que tendrás que seguir:
1. Ubica el cursor sobre las líneas que separan los encabezados de las filas. Verás que la
cruz blanca se convierte en una flecha doble.
2. Haz clic y con el botón del mouse presionado, arrastra la fila hacia abajo o arriba para
aumentar o disminuir su altura.
19
3. Suelta el ratón cuando alcances la altura deseada. Verás que el ancho de la columna
se ha modificado.
Puedes utilizar el comando Alto de fila para ser más exacto con la medida
que se le dará.
1. Selecciona las filas cuya altura deseas modificar y haz clic en el comando Formato de
la pestaña Inicio.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Alto de fila. Allí, ingresa un número específico y haz clic
en el botón Aceptar.
Otra forma de Ajustar filas es: Seleccionar la opción Autoajustar alto de fila del mismo
menú desplegable. Autotomáticamete cada fila seleccionada quedará ajustada al texto
que hay en ella.
20
INSERTAR FILAS Y COLUMNAS
¿CÓMO INSERTAR UNA FILA?
Supongamos que vas ingresar un nuevo gasto a tu presupuesto mensual. Para ello, vas a
insertar una fila entre Arriendo y Comida.
1. Haz clic en el número que encabeza la fila que quedará debajo de la que vas a
insertar.
Supongamos que vas ingresar la columna Fecha límite de pago. Para ello, insertarás una
columna entre los items Valor y Fecha pago así:
Debes asegurarte de... Seleccionar toda la fila o columna haciendo clic en los números o letras
del encabezado. Si seleccionas una celda, sólo se agregará una nueva celda.
21
UTILIZA LAS OPCIONES DE INSERCIÓN
1. Pulsa el botón Opciones de inserción que aparece cuando insertas una fila, columna o
celda.
22
ELIMINAR, AJUSTAR TEXTO Y COMBINAR
PASOS PARA ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
1. Selecciona la fila o columna que deseas eliminar. Para ello, pulsa la letra o número de
encabezado.
Esto significa que vas a ajustar el tamaño de la celda para que todo su contenido sea
visible dentro de ella mostrándolo en varias líneas.
23
COMBINAR CELDAS
Esto significa que vas a unir dos o más celdas para tener una de más tamaño.
Generalmente se usa para crear títulos que abarcan varias columnas.
OPCIONES DE COMBINACIÓN
Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al comando Combinar y centrar. Se
desplegará un menú que contiene las opciones de combinación.
24
LECCION 3
APRENDE A TRABAJAR CON UN LIBRO DE
CALCULO DE EXCEL 2013
25
¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?
Una hoja de cálculo es esa pantalla que ves al abrir un libro o archivo. Tiene
celdas que se organizan en filas y columnas. Aprende cómo usarla en el siguiente
video.
Fíjate en la siguiente imagen. Así luce una hoja de cálculo. Debes saber que al abrir un
nuevo libro de Excel, aparecen tres hojas de cálculo de forma predeterminada. Verás sus
nombres en las fichas o pestañas ubicadas en la parte inferior: Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Puedes navegar entre diferentes hojas de cálculo haciendo clic sobre las pestañas.
26
OPCIONES GENERALES DE EXCEL
3. Ahora, en la casilla ubicada junto al item Incluir este número de hojas, escribe una
cantidad de hojas de cálculo que deseas que aparezcan.
27
INSERTAR, CAMBIAR EL NOMBRE Y ELIMINAR HOJAS
Para insertar, eliminar, y cambiar el nombre de las hojas en Excel 2013, debes realizar
procedimientos muy sencillos. A continuación te mostraremos lo que debes hacer.
Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de las fichas actuales.
Una nueva hoja de cálculo aparecerá.
Supongamos que vas a cambiar el nombre de las hojas de cálculo del libro en el que estás
haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año. Para ello, sigue estos
pasos:
1. Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las fichas que se encuentran en
la parte inferior izquierda de la pantalla.
28
2. Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.
4. Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el nombre ha
cambiado.
1. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de trabajo que
quieres eliminar.
29
COPIAR Y MOVER UNA HOJA DE CÁLCULO
Para replicar la información que tienes en una hoja de cálculo, debes usar el
comando que te permite copiarla (Copiar).
En este ejemplo, vas a tomar la información de la hoja de cálculo Noviembre para copiarla
en Diciembre. Para ello, sigue estas instrucciones:
1. Haz clic con el botón derecho del mouse sobre la pestaña de la hoja que vas a copiar.
30
¿CÓMO MOVER UNA HOJA?
1. Haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que quieres mover y presiona hasta que
aparezca un icono de hoja pequeña.
2. Arrastra el mouse de izquierda a derecha. Verás que aparece una flecha negra
pequeña en los sitios a los que puedes mover la hoja de cálculo.
1. Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una ficha o pestaña.
2. Selecciona la opción Color de etiqueta del menú desplegable. Verás que al lado
derecho se abre un menú de colores.
31
3. Selecciona el color que deseas poner a la pestaña y luego haz clic en otra ficha para
ver el cambio que hiciste.
1. Presiona la tecla Shift de tu teclado y mantenla presionada mientras haces clic en las
pestañas de las hojas que agruparás.
2. Cuando hayas terminado tu selección, suelta la tecla Shift. Veras que las fichas que
agrupaste son de color blanco.
3. Ahora, haz clic en la fila 2 de la hoja de cálculo en la que estás y selecciona el color
rojo.
4. Finalmente, selecciona alguna de las hojas que hayas agrupado. Verás que el cambio
se ha replicado en las hojas de cálculo que agrupaste.
1. Haz clic con el botón derecho del mouse en alguna de las hojas de cálculo que tengas
agrupadas. Verás un menú desplegable.
32
2. Selecciona la opción Desagrupar hojas del menú desplegable. Las hojas de cálculo se
separarán
1. Selecciona la fila que está debajo de la que quieres congelar. En este caso, la 2.
33
4. Verás que una línea negra aparece debajo de la fila que congelaste. Desplázate con el
scroll o con las flechas del teclado de arriba hacia abajo en la hoja de cálculo. Verás
que la fila 1 ha quedado congelada.
5.
Ten en cuenta que... Para inmovilizar una columna, debes seleccionar aquella que está debajo
de la que quieres congelar y luego pulsar el comando Inmovilizar paneles.
34
LECCION 4
APRENDE A CREAR FORMULAS EN EXCEL 2013
35
¿QUÉ ES Y CÓMO CREAR UNA FÓRMULA SIMPLE?
Una fórmula simple sirve para hacer sumas, restas, multiplicaciones y divisiones en Excel
utilizando operadores estándar como los signos +, -, *, / y ^ para exponentes.
Supongamos que eres profesor de una escuela y vas sacar la nota final que obtuvieron tus
estudiantes en el primer periodo. Para ello, vas a sumar sus notas parciales y luego, dividir
ese resultado por 2.
1. Haz clic en la celda donde aparecerá la nota final de uno de los estudiantes. En ese
caso, la celda D3.
3. Escribe la operación matemática que vas a calcular. Como vamos a sumar las notas
obtenidas por Carlos Arango, digita 3,5+3,8
4. Pulsa la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el valor se muestra en la celda.
Ten en cuenta que... Para obtener el resultado de la columna Final, debes hacer clic en la celda
E3, escribir el signo = en la barra de fórmulas y la operación 7,3/2. Para terminar, presionar la
tecla Enter.
36
FÓRMULAS CON REFERENCIAS DE CELDA
Supongamos que eres profesor de una escuela y vas a sumar las notas parciales que
obtuvieron tus estudiantes en el primer periodo. Vas a utilizar una fórmula con referencia
de celda para ello.
1. Selecciona la celda en donde verás la suma de las notas parciales del estudiante Juan
Felipe Bello, es decir, la D4.
3. Por último, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se calcula y su
resultado se muestra en la celda D4.
37
CREAR FÓRMULAS HACIENDO CLIC EN LAS CELDAS
1. Selecciona la celda donde aparecerá la nota final del estudiante Daniela Casas, es
decir D5.
3. Ahora, haz clic en la celda que contiene el primer dato a ser incluido en la
fórmula (B5). Luego, escribe el operador que necesitas para tu fórmula, aquí el signo
+. Seguidamente, haz clic en la siguiente celda de tu fórmula (C5).
4. Para terminar, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se calcula y el
valor se muestra en la celda D5.
38
MODIFICAR FÓRMULAS SIMPLES
Puedes modificar fórmulas simples editándolas desde la barra de fórmulas o
directamente en las celdas.
TEN EN CUENTA QUE… En este ejercicio, la fórmula simple 3,5 + 3,8 se volvió fórmula compleja
al sumar 0,5 puntos ya que se agregó una operación matemática. Para evitar resultados
erróneos, es necesario entender el orden que utiliza Excel para calcular éstas fórmulas.
3. Cuando termines, presiona la tecla Enter. Verás que el nuevo valor se muestra en la
celda del resultado.
39
¿CÓMO CALCULAR UNA FÓRMULA COMPLEJA?
Las fórmulas simples tienen solo una operación matemática, tal como 5+5. Sin
embargo, cuando hay más de una operación en una fórmula, tal como 5+5-2, es
necesario entender el orden de las operaciones que utiliza Excel para estas.
40
3. Ahora, vamos a hacer la primera fórmula que corresponde a la suma de todo lo
vendido. Para ello, haz clic en medio del signo de paréntesis y selecciona la celda D3.
Seguidamente, digita el signo + y haz clic en la celda D4. Nuevamente, escribe el signo
+ y selecciona la celda D5.
4. A continuación, haz clic fuera del paréntesis para hacer la segunda operación. Para
ello, digita el operador * y escribe 0,3 porque vamos a multiplicar el resultado de la
primera operación por esa cifra para calcular el 30% del total vendido.
5. Para terminar, haz clic en el botón Aceptar para calcular la fórmula. Verás el resultado
en la celda correspondiente. Si quieres cambiar la fórmula, haz clic en el botón
Cancelar.
41
CREAR FÓRMULAS CON REFERENCIAS RELATIVAS
Para hacer fórmulas con referencias de celda, lo único que tienes que hacer es
copiar la celda que contiene la fórmula y pegarla en aquellas donde quieras
repetir el mismo cálculo.
En el siguiente ejemplo, vamos a calcular la suma de las facturas de luz y agua de cada
mes (B4 = B2 + B3). Dado que durante los próximos meses vamos a realizar la misma
operación, copiaremos la fórmula de la celda B4 en el resto de la fila 4 para que Excel
calcule el valor de las facturas de los meses con referencias relativas y no tener que repetir
una y otra vez la fórmula.
4. Ahora, haz clic en la celda que contiene la fórmula que vas a copiar. Luego, selecciona
el comando Copiar ubicado en la cinta de opciones de la pestaña Inicio.
42
5. Selecciona las celdas en las que vas a pegar la fórmula y haz clic en el comando
Pegar de la pestaña Inicio. Verás que la fórmula se copia en las celdas seleccionadas
como una referencia relativa y los valores son calculados.
Importante...
También puedes arrastrar el controlador de relleno para copiar la fórmula en todas las
celdas.
43
CREAR FÓRMULAS CON REFERENCIAS ABSOLUTAS
CREAR Y COPIAR UNA FÓRMULA CON REFERENCIA ABSOLUTA
2. Haz clic en la celda que contiene el primer valor que deseas en la fórmula. Por
ejemplo, B4.
5. Digita el signo dólar ($) y escribe el número de fila de la misma celda a la que estás
haciendo una referencia absoluta.
6. Para terminar, oprime la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el resultado
aparece en la celda correspondiente.
44
7. Ahora, selecciona la celda que desea copiar (por ejemplo, C4) y haz clic en el
comando Copiar de la pestaña Inicio.
8. Haz clic en las celdas en las que desees pegar la fórmula y selecciona el comando
Pegar de la pestaña Inicio.
45
LECCION 5
EXPLORA LAS FUNCIONES BASICAS DE EXCEL
2013
46
¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN EN EXCEL?
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores
específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo
porque ya no es necesario que la escribas tú mismo.
Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el
resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:
Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias de celdas,
separados ya sea por dos puntos o comas. Fíjate cómo debes hacerlo en cada caso:
DOS PUNTOS
Crean una referencia a un rango de celdas.
Por ejemplo, = PROMEDIO (E19: E23) calcula el promedio del rango de celdas E19 a
E23.
COMAS
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas en los
paréntesis. Si hay más de un argumento, debes separar cada argumento por una
coma. Por ejemplo, = COUNT (C6: C14, C19: C23, C28) cuenta todas las celdas en los
tres argumentos incluidos entre paréntesis.
47
CREAR UNA FUNCIÓN BÁSICA
Una función básica nos permite sumar valores específicos. A continuación,
crearemos una función básica para obtener el dinero total donado a una
fundación.
2. Escribe el signo igual (=) y luego, digita el nombre de la función. Aquí usaremos la
función SUMA.
3. Ahora, abre y cierra el signo de paréntesis (). Luego, haz clic en medio del
paréntesis e introduce allí los argumentos de la función. Notarás que un borde azul
resalta las celdas que fueron incluidas en la función.
48
COMANDO AUTOSUMA
49
BIBLIOTECA DE FUNCIONES
Hay cientos de funciones en Excel 2013. Sin embargo, sólo algunas te serán útiles para el
tipo de datos que estás trabajando. No hay necesidad de aprenderlas todas pero es
posible que quieras explorarlas para saber cuáles podrías utilizar al crear nuevas hojas de
cálculo.
1. INSERTAR FUNCIÓN:
2. AUTOSUMA:
3. RECIENTES:
Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has trabajado
recientemente.
4. FINANCIERAS:
5. LÓGICAS:
Las funciones en esta categoría evalúan los argumentos por valor o condición. Por
ejemplo, si una orden es superior a $ 50 se cobra $ 4.99 por envío. Pero si es superior
a $ 100, no cobran.
50
6. TEXTO:
Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de texto. Por
ejemplo, convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.
7. FECHA Y HORA:
Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes resultados como la
fecha y hora actual.
8. BÚSQUEDA Y REFERENCIA:
Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y referencia. Por ejemplo,
puedes agregar un hipervínculo a una celda o ver el valor de la intersección de una fila
y columna.
9. MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS:
51
UTILIZA LA BIBLIOTECA DE FUNCIONES
En este ejemplo, vamos a suponer que eres vendedor y necesitas una función
para contar los días que hay entre la fecha de pedido y recibido de los
productos que requieren tus clientes. Para ello, creaste la siguiente hoja de
cálculo:
52
3. Selecciona alguna función del menú desplegable. Aquí, vamos a elegir DIAS.LAB. Esta
contará los días entre la fecha en que se hace un pedido hasta el día en que se recibe.
5. Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda o celdas que elegiste.
53
COMANDO INSERTAR FUNCIÓN
En el siguiente ejemplo, buscaremos una función que cuente el número total de productos
en una lista. La función básica COUNT sólo cuenta las celdas con números pero
necesitamos una que cuente aquellas que tienen texto. Veamos cómo hacerlo.
3. Verás el cuadro de diálogo Insertar Función. Allí, escribe una descripción de la función
que estás buscando y haz clic en el botón Ir. Para nuestro ejemplo, vamos a
escribir: Contar celdas con texto (también puedes buscar seleccionando una
categoría).
4. Revisa los resultados haciendo clic en las opciones y leyendo la descripción que
aparece en la parte inferior. Cuando encuentres la que deseas, pulsa el botón Aceptar.
54
5. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, inserta el cursor en el
primer campo y escribe o selecciona la o las casillas que desees (A6: A23). Si necesitas
añadir argumentos adicionales, haz clic en el siguiente campo y repite el mismo
procedimiento.
55
LECCION 6
CLASIFICAR LOS DATOS EN EXCEL 2013
56
CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA DE LOS DATOS
Con más de 17 mil millones de celdas en una sola hoja de cálculo, Excel 2013 te ofrece la
posibilidad de trabajar con una enorme cantidad de datos. Organizarlos en orden
alfabético, del más pequeño al más grande o por otros criterios, puede ayudarte a
encontrar la información que buscas más rápidamente.
Por ejemplo, podrías organizar la lista de cumpleaños de los funcionarios de tu oficina por
empleado, fecha de nacimiento o departamento. Veamos todo lo que puedes hacer.
1. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. En este ejemplo, vamos a
ordenar por el nombre.
57
ORDENAR LOS DATOS POR NÚMERO, HORA O FECHA
A continuación, voy a mostrarte los pasos que debes seguir para ordenar una
lista de funcionarios por su edad. Este es un dato numérico.
1. Haz clic en una celda de la columna que deseas organizar por orden de fecha.
IMPORTANTE
Puedes organizar cualquier tipo de datos mediante el comando ordenar y filtrar. Solo haz
clic en una celda y elige el criterio de ordenación.
58
ORDENAR LOS DATOS POR CRITERIOS PERSONALIZADOS
2. Haz clic en la pestaña Datos. Luego, ubica y haz clic en el comando Ordenar.
3. Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que
quieres ordenar. En este ejemplo, elegiremos Talla.
59
5. Haz clic en la flecha desplegable del campo Orden y selecciona Lista personalizada…
6. Selecciona la opción NUEVA LISTA y escribe cómo deseas ordenar los datos en el
cuadro Entradas de lista. Vamos a ordenar las camiseta por tallas, de menor a mayor.
7. Haz clic en Agregar para guardar la lista y finaliza haciendo clic en el Aceptar. Verás
que la hora de cálculo se ordenará por tallas así: Small, Medium, Large y X-Large.
60
ORDENAR POR COLOR DE CELDA, FUENTE O ÍCONO
A continuación, verás un ejemplo para que aprendas los pasos que debes seguir para
organizar tus datos por color de celda. Supongamos que eres vendedor de camisetas y
necesitas organizar tu lista de pedidos según el color de las camisetas solicitadas. Fíjate en
lo fácil y rápido que es hacerlo.
2. En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo.
3. Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que
vas a ordenar.
4. Ahora, en el campo Ordenar según haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona alguna
de las opciones del menú desplegable. En este ejemplo, elegiremos Color de fuente.
61
5. En el campo Criterio de ordenación, haz clic en las flechas para abrir los menús
desplegables y así, seleccionar un color y la parte en que quieres que se vea el mismo.
6. Haz clic en el botón Aceptar. Verás que los datos quedan ordenados por su atributo
de color.
62
DATOS SELECCIONANDO MÚLTIPLES NIVELES
Otra de las características de la ordenación personalizada es la selección de múltiples
niveles que te permite organizar varias columnas a la vez con diferentes criterios. Así
tienes más control sobre la organización de los datos.
2. En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo.
3. Identifica el primer elemento que deseas ordenar. En este ejemplo, vamos a ordenar
la columna Apellido por orden alfabético.
4. Ahora, haz clic en la opción Agregar Nivel para añadir otro elemento.
6. Para terminar, haz clic en Aceptar. Verás que la lista de funcionarios queda organizada
alfabéticamente y por su edad.
63
AGRUPAR LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Agrupar los datos que tienes en una hoja de cálculo es útil para organizarlos. De esta
manera podrás hacer análisis rápidos utilizando el comando Subtotal y además, decidir si
quieres ocultar o mostrar información. Te mostraré de qué se trata.
IMPORTANTE...
Para obtener más información acerca de las funciones, visita nuestra lección Explora las
funciones básicas de Excel 2013.
Vamos a suponer que vendes camisetas y necesitas saber cuántas debes entregar por talla.
Sigue estos pasos:
1. Ordena los datos de acuerdo a lo que quieras contar. En este ejemplo, vamos a
organizar la hoja de trabajo por talla de camiseta. Revisa la lección Ordenar los datos
por criterios personalizados para ampliar información.
64
2. Selecciona una celda vacía que esté justo sobre los datos que vas a contar. Luego, haz
clic en la ficha Datos y ubica el grupo Esquema.
3. Haz clic en el comando Subtotal. Verás una ventana pequeña con una advertencia.
Allí, pulsa el botón Aceptar. A continuación, se desplegará el cuadro de diálogo
Subtotales.
4. En el campo Para cada cambio en, haz clic en la columna que contiene los datos que
vas a contar. En este caso, elegiremos la columna Talla.
5. En el campo Usar función, selecciona una de las opciones disponibles en la lista. Aquí,
vamos a utilizar la función CONTAR para obtener el total de camisetas por talla.
IMPORTANTE
Verás que cada talla de camiseta es colocada en su propio grupo y el subtotal cuenta
se muestra debajo de cada uno.
65
MOSTRAR U OCULTAR DATOS
Ocultar grupos es una buena idea cuando tienes mucha información y necesitas ver solo lo
necesario.
1. Haz clic en el signo menos, también conocido como el símbolo Ocultar detalle, para
contraer el grupo.
2. Haz clic en el signo más, también conocido como el símbolo Mostrar detalle, para
ampliar el grupo de nuevo.
66
GRUPOS POR NIVELES
Los grupos, en función de su jerarquía, se colocan en diferentes niveles. De esta
manera, puedes ver tanta información como quieras haciendo clic en los
símbolos de nivel ubicados a la izquierda de la hoja de cálculo.
Vamos a ver los niveles en orden descendente. Comenzaremos viendo la hoja de cálculo
completa y al final, únicamente el total general. Aunque este ejemplo contiene sólo 3
niveles, Excel 2013 puede alojar hasta 8 niveles.
1. Haz clic en el nivel más alto (en este ejemplo, nivel 3) para ver y expandir todos los
grupos. Cuando visualizas los grupos por su nivel más alto, obtienes la totalidad de los
datos que se encuentran en la hoja de cálculo.
67
2. Haz clic en el siguiente nivel (en este ejemplo, nivel 2) para ocultar el detalle del nivel
anterior. En este ejemplo, el nivel 2 contiene cada subtotal.
3. Haz clic en el nivel más bajo (nivel 1) para visualizar el nivel más bajo de detalle. En
este ejemplo, el nivel 1 sólo contiene el total general.
TOMA NOTA… Para desagrupar todos lo datos que tengas agrupados, abre el menú
desplegable bajo del comandoDesagrupar y elige Borrar esquema.
68
PASOS PARA REMOVER EL CÁLCULO DE SUBTOTALES
1. En la ficha Datos, haz clic en el comando Subtotal. Verás que aparece el cuadro de
diálogo Subtotales.
2. Haz clic en la opción Quitar todo. Verás que todos los datos se desagrupan y los
subtotales quedan eliminados.
69
CREACIÓN Y CONTROL DE TUS PROPIOS GRUPOS
Vamos a preparar una lista de los colores y tallas de camiseta que necesitan ser
distribuidas en una oficina. Algunos de los datos en la hoja de cálculo no son relevantes.
Sin embargo, en lugar de eliminarlos, vamos a agruparlos y a ocultarlos de la vista
temporalmente. Para ello, sigue estos pasos:
1. Selecciona el rango de celdas que vas a agrupar. En este ejemplo, Nombre, Área y
Cumpleaños.
2. En la ficha Datos, haz clic en el comando Agrupar. Verás que Excel agrupa las
columnas o filas que seleccionaste.
70
LECCION 7
FILTRAR DATOS EN EXCEL 2013
71
LOS FILTROS EN EXCEL 2013
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y
ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la
forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.
1. Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic
en el encabezado de la columna filtrarás.
3. Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo,
vamos a filtrar la columna Tipo.
4. Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que
no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para
desmarcar todo rápidamente.
72
5. Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y
proyector.
6. Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente.
Sólo portátiles y proyectores serán visibles.
Los filtros son aditivos, lo que significa que puedes usar tantos como sea
necesario para reducir la cantidad de resultados.
En este ejemplo, vamos a trabajar con una hoja de cálculo que ya ha sido filtrada para
mostrar sólo los ordenadores, portátiles y proyectores. Ahora, vamos a mostrar sólo los
ordenadores portátiles y proyectores que han sido ingresados durante el mes de agosto.
Para ello, sigue estos pasos:
2. Desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver y marca aquellas que sí. En
este ejemplo, vamos a marcar la casilla junto a agosto.
73
3. Haz clic en Aceptar. Además del filtro original, el nuevo filtro se aplica. La hoja de
trabajo se reducirá aún más.
En este ejemplo, buscaremos todos los productos de la marca Saris. Verás que los
resultados arrojan proyectores, cámaras digitales y más. Para ello, sigue estos pasos:
2. Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres filtrar. En este
ejemplo, Detalles del equipo.
3. Introduce los datos que te gustaría ver en el cuadro de búsqueda. Aquí, vamos a
introducir la palabra Saris para encontrar todos los equipos esa marca. Los resultados
de la búsqueda aparecerán de forma automática.
4. Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar. En este ejemplo, vamos a
mostrar toda la información que incluye el nombre de la marca Saris.
74
5. Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calculó de acuerdo con los
términos de búsqueda.
En este ejemplo, vamos a utilizar filtros avanzados de texto para ocultar cualquier equipo
que esté relacionado con cámaras, incluyendo cámaras digitales, videocámaras y mucho
más. Para ello, sigue estas instrucciones:
2. Ahora, haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de texto que vas a filtrar. En este
ejemplo, Detalles del equipo.
75
4. Elige un filtro. En este ejemplo, elegiremos No contiene.
6. Haz clic en Aceptar. Los datos se filtran según el argumento elegido y el texto que has
especificado.
76
UTILIZAR FILTROS AVANZADOS POR FECHA
Los filtros avanzados por fecha son útiles para ver información de un
determinado período de tiempo. Excel 2013 está configurado con la fecha y
hora actuales haciendo que esta herramienta sea útil y fácil de usar.
En este ejemplo, vamos a utilizar un filtro avanzado por fecha para ver sólo los equipos
que se han salido en la última semana. Para ello, sigue estos pasos:
77
UTILIZAR FILTROS AVANZADOS POR NÚMERO
Los filtros avanzados por número te permiten manipular los datos numéricos de muchas
maneras.
En este ejemplo, vamos a mostrar sólo ciertos tipos de equipo basados en su Código. Para
eso, sigue estas instrucciones:
2. Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de números que desea filtrar. En este
ejemplo, Código.
4. Selecciona un filtro. En este ejemplo, vamos a elegir Entre para ver los códigos que
existen entre los números que especifique.
6. Introduce un número a la derecha de cada filtro. En este ejemplo, vamos a ver los
códigos que sean mayores o iguales a 3000, pero menores o igual a 4000. Esto debe
mostrar los códigos ubicados en el rango de 3000-4000.
78
7. Pulsa el botón Aceptar. Los datos se filtran según el argumento y los números que
hayas especificado
79
BORRAR UN FILTRO
1. Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna que contiene el filtro que quieres
eliminar.
2. Selecciona la opción Quitar filtro de… El filtro se borrará de la columna y los datos que
fueron escondidos previamente, se exhibirán una vez más.
80
LECCION 8
CONFIGURAR TABLAS EN EXCEL 2013
81
CONFIGURAR TABLAS
Organizar la información en tablas es una buena idea para mejorar
la apariencia de tu hoja de cálculo y facilitar su lectura. A
continuación, fíjate en los pasos que debes seguir para lograrlo.
1. Selecciona las celdas que quieres organizar como tabla. En este ejemplo, una factura,
vamos a dar formato a las celdas que contienen los encabezados de las columnas y los
detalles del pedido.
2. Ahora, haz clic en el comando Dar formato como tabla ubicado en el grupo Estilos de
la ficha Inicio.
3. Verás una lista de estilos de tabla predefinidos. Allí, haz clic en un estilo de tabla para
seleccionarla.
82
4. El cuadro de diálogo Crear tabla aparecerá para confirmar el rango de celdas que has
seleccionado para hacer tu tabla.
6. Si la tabla tiene encabezados, marca la casilla que aparece junto a Mi tabla tiene
encabezados.
7. Haz clic en Aceptar. Los datos serán organizados como una tabla y con el estilo que
elegiste.
TEN EN CUENTA QUE… Las tablas incluyen el filtrado por defecto. Puedes filtrar los datos en
cualquier momento usando las flechas desplegables en la cabecera. Para obtener más
información, consulta nuestra lección Filtrar datos en Excel 2013.
Para convertir una tabla de nuevo en celdas “normales”, debes seleccionarla y hacer clic
en el comando Convertir en rango ubicado dentro del grupo Herramientas de tabla de la
pestaña Diseño. Verás que los filtros y el diseño desaparecen pero las celdas conservan sus
datos y formato.
83
MODIFICAR TABLAS – AGREGAR FILAS Y COLUMNAS
PASOS PARA AGREGAR FILAS Y COLUMNAS A UNA TABLA
1. Selecciona cualquier celda de la tabla. Verás que la ficha o pestaña Diseño aparecerá
en la cinta de opciones.
84
CAMBIAR EL ESTILO Y OPCIONES DE TABLA
Una vez has elegido un estilo para tu tabla, puedes cambiarlo cuantas veces quieras sin
afectar la información. A continuación, te mostraré cómo hacerlo.
2. Busca el grupo Estilos de tabla. Luego, haz clic en la flecha desplegable Más para ver
todos los estilos de tabla.
4. Selecciona el estilo deseado. Verás que tu hoja de cálculo tiene una nueva apariencia.
85
CAMBIAR LAS OPCIONES DEL ESTILO DE TABLA
86
LECCION 9
TRABAJAR CON GRAFICOS EN EXCEL 2013
87
TRABAJAR CON GRÁFICOS
Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad de datos que a menudo son difíciles
de interpretar. Por ejemplo, ¿dónde están los valores máximos y mínimos? ¿Están
aumentando los números o disminuyendo? Las respuestas a preguntas como éstas son
más claras cuando los datos se representan con un gráfico.
TIPOS DE GRÁFICOS
Excel te ofrece varios tipos de gráficos que cuentan con sus propias ventajas. Estos son:
1. COLUMNA
Los gráficos de columnas son simples, pero versátiles. Pueden ser utilizados para
mostrar casi cualquier tipo de datos y hay muchas variaciones, tales como 3-D,
Stacked, pirámide y otras. El ejemplo mostrado es un gráfico de columnas agrupadas.
2. LÍNEA
Los gráficos de líneas son ideales para mostrar tendencias. Los puntos están
conectados con líneas por lo que es fácil ver que los números están aumentando o
disminuyendo.
88
3. TORTA
Los gráficos circulares te permiten ver las proporciones de un vistazo. Cada valor se
muestra como una rebanada del pastel, así que es fácil ver cuál valor representan el
porcentaje más grande y más pequeño.
4. BARRAS
Los gráficos de barras funcionan igual que los gráficos de columnas, pero en lugar de
columnas verticales, utilizan barras horizontales.
89
5. ÁREA
Los gráficos de área son muy similares a los de línea, excepto que la zona bajos las
líneas tienen relleno. Esto puede facilitar la lectura de los datos aunque en algunos
casos el relleno puede tapar información.
6. SUPERFICIE
Los gráficos de superficie muestran los datos en un tipo de paisaje 3D. Funcionan
mejor con grandes conjuntos de datos, lo que le permite ver exactamente donde los
valores son más altos y más bajos.
90
1. TÍTULO:
Son los datos relacionados en un gráfico. Si hay varias series de datos en la tabla, cada
una tendrá un color o estilo diferente. Los gráficos circulares sólo pueden tener una
serie de datos.
3. EJE VERTICAL:
En este ejemplo (un gráfico de columnas), el eje vertical mide la altura, o el valor de
las columnas, por lo que también se llama el eje de valores. Sin embargo, en un
gráfico de barras, el eje horizontal sería el eje de valores.
4. EJE HORIZONTAL:
En este ejemplo, el eje horizontal identifica las categorías en la tabla, por lo que
también se llama el eje de categorías. Sin embargo, en un gráfico de barras, el eje
vertical sería el eje de categorías.
5. LEYENDA:
Identifica el color que representa a cada serie de datos. Para muchos gráficos es
crucial pero para otros, puede que no sea necesario y se puede eliminar.
En este ejemplo, la leyenda permite al espectador identificar los tipos de libros que
hay en el gráfico.
91
CREA TUS PROPIOS GRÁFICOS
PASOS PARA CREAR TUS PROPIOS GRÁFICOS
1. Selecciona las celdas que vas a graficar, incluyendo los títulos de las columnas y las
etiquetas de fila. Estas celdas serán los datos de origen del gráfico.
2. Haz clic en la pestaña Insertar. Luego, ubica el grupo Gráficos y selecciona la categoría
de gráfico deseado (Columna, por ejemplo).
92
4. El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.
93
2. Selecciona el tipo de gráfico que quieras y haz clic en Aceptar.
1. Selecciona el gráfico al que deseas cambiarle los datos. Ubica la ficha Diseño y
selecciona el comando Cambiar entre filas y columnas.
2. Si observas nuevamente el gráfico verás que los datos que modificaste aparecerán en
el gráfico.
1. Selecciona la pestaña Diseño y haz clic en la flecha desplegable del grupo Diseños de
gráfico para ver todos los que están disponibles.
TOMA NOTA…
Algunos diseños incluyen títulos de gráfico, ejes o etiquetas de leyenda. Para
cambiarlos, sólo tienes que colocar el punto de inserción en el texto y comienzar a
escribir.
94
CAMBIAR EL ESTILO DEL GRÁFICO
Otra opción que tienes para modificar la apariencia de tus gráficos es
cambiar su estilo. Veamos lo fácil que es hacerlo.
1. Selecciona la pestaña Diseño y haz clic en la flecha desplegable del grupo Estilos de
diseño para ver todos los que están disponibles.
95
¿CÓMO MOVER EL GRÁFICO?
IMPORTANTE...
En algunas ocasiones te encontrarás con la necesidad de cambiar tus gráficos a una hoja de
cálculo diferente. Este procedimiento es muy sencillo. Presta mucha atención.
1. Selecciona la pestaña Diseño y haz clic sobre el gráfico que deseas cambiar de lugar.
A continuación, haz clic en el comando Mover gráfico.
2. Selecciona la ubicación deseada para la tabla (es decir, elegir una hoja de cálculo
existente, o Nueva hoja y el nombre).
3. Para terminar, haz clic en Aceptar. La tabla aparecerá en la hoja de cálculo que
seleccionaste en el cuadro de diálogo.
96
LECCION 10
AGREGAR REGLAS CONDICIONALES A LOS
DATOS
97
¿QUÉ ES UN FORMATO CONDICIONAL?
98
6. Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás que éste se aplica a las
celdas que seleccionaste.
1. BARRAS DE DATOS
Las barras de datos son barras horizontales a que aparecen de izquierda a derecha en
cada celda, como un gráfico de barras.
99
2. ESCALAS DE COLOR
Cambian el color de cada celda en función de su valor. Cada escala de color utiliza un
gradiente de dos colores o tres.
3. CONJUNTOS DE ICONOS
3. Selecciona Barras de
datos, Escalas de
color o Conjuntos de
iconos (barras de datos, por
ejemplo).
A continuación, selecciona el
predeterminado que quieras.
100
QUITAR LAS REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL
Los formatos condicionales predefinidos son una herramienta muy útil para ver los
patrones o tendencias en una hoja de cálculo.
Quitar las reglas de formato condicional es igual o mucho más sencillo que ponerlas.
Veamos cuáles son los pasos que debes seguir para hacerlo.
4. Aparecerá un menú que te muestra varias opciones. En este ejemplo, vamos a elegir
la opción Borrar reglas de toda la hoja.
101
LECCION 11
TRABAJAR CON TABLAS Y GRAFICOS
DINAMICOS
102
¿QUÉ ES Y CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA?
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor
de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera
diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.
Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa
ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas
por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en
varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la
función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.
Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante
y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.
103
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:
104
4. Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al
derecho.
105
AGREGAR CAMPOS A UNA TABLA DINÁMICA
Tendrás que decidir qué campos vas a añadir a la tabla dinámica una
vez la has creado. Cada campo es simplemente una cabecera de
columna de los datos de origen.
PASOS PARA AGREGAR CAMPOS A LA TABLA DINÁMICA
1. En la lista de campos, coloca una marca de verificación al lado de cada campo que
desees agregar.
2. Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas por debajo de
la Lista de campos. Si un campo no está en la zona deseada, puedes arrastrarlo a uno
diferente.
Al igual que con los datos de hojas de cálculo normales, puedes ordenar los datos en
una tabla dinámica utilizando el comando Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. También
puedes aplicar cualquier tipo de formato que quieras. Por ejemplo, es posible que
quieras cambiar el formato de número de moneda. Sin embargo, ten en cuenta que
algunos tipos de formato pueden desaparecer cuando se modifica la tabla dinámica.
106
DATOS CAMBIANTES EN LAS TABLAS DINÁMICAS
En nuestro ejemplo, hemos utilizado la tabla dinámica para responder a la pregunta ¿Cuál
es el total vendido por cada vendedor? Sin embargo, ahora nos gustaría responder a una
nueva pregunta, por ejemplo, ¿cuál es el total vendido en cada mes? Podemos hacer esto
con sólo cambiar las etiquetas de fila. Para hacerlo, sigue estos pasos:
1. Arrastra los campos existentes fuera del área Etiquetas de fila, y desaparecerán.
3. La tabla dinámica se ajusta para mostrar los nuevos datos. En este ejemplo, ahora nos
muestra la venta total en cada mes.
107
AÑADIR ETIQUETAS DE COLUMNA A UNA TABLA
1. Arrastra un campo desde la Lista de campos al área Etiquetas de columna. En este
ejemplo, estamos usando el campo Región.
2. La tabla dinámica ahora tendrá varias columnas. En este ejemplo, existe una columna
para cada región.
Puedes concentrarte sólo en una parte de los datos y filtrar todo lo demás. A continuación,
te mostraré cómo concentrarse solo en ciertos vendedores para ver el impacto en las
ventas totales.
108
AGREGAR UN FILTRO AL INFORME
1. Arrastra un campo desde la lista de
campos al área de filtro de informe. En
este ejemplo, estamos usando el
campo Vendedor.
4. Haz clic en Aceptar. La tabla dinámica se ajustará para reflejar los cambios.
109
¿QUÉ ES LA SEGMENTACIÓN DE DATOS?
Excel 2013 tiene una herramienta llamada Segmentación de datos para hacer el filtrado
más fácil e interactivo. Con ella puedes seleccionar los elementos y ver inmediatamente
los resultados. Si colocas muchos filtros a las tablas dinámicas, es posible que prefieras
utilizar la segmentación de datos.
110
¿CÓMO USAR LA SEGMENTACIÓN DE DATOS?
Al igual que con los filtros de informe, sólo los elementos seleccionados se
utilizan en la tabla dinámica. Al seleccionar o deseleccionar elementos, la
tabla dinámica al instante reflejará los cambios realizados.
111
¿QUÉ SON Y CÓMO CREAR GRÁFICOS DINÁMICOS?
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los
datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar
un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos.
En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las
tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos pasos:
112
LECCION 12
EL ANALISIS DE HIPOTESIS EN EXCEL 2013
113
¿PARA QUÉ SIRVE EL ANÁLISIS DE HIPÓTESIS?
El análisis de hipótesis es útil cuando necesitas cambiar los valores de las celdas para ver
cómo afectan éstos al resultado de las fórmulas en tu hoja de cálculo. En Excel 2013 hay
tres herramientas de análisis de hipótesis. Sin embargo, aquí nos concentraremos en una
llamada búsqueda de objetivo.
BÚSQUEDA DE OBJETIVO
En la imagen que verás a continuación, puedes ver que la tasa de interés se deja en blanco
y el pago es $333,33. Eso es porque el pago se calcula mediante una función especializada
llamada PAGO. $333,33 que sería el pago mensual, si no existiera, el interés ($20.000
dividido en 60 mensualidades).
TOMA NOTA... Es necesario que entiendas primero cómo trabajan las funciones antes de
utilizar análisis de hipótesis. Si no sabes como en qué consisten usan las funciones, revisa
nuestra lecciónExplora las funciones básicas de Excel 2013.
3. Un menú desplegable aparecerá mostrando todas las funciones relacionadas con las
finanzas. Desplázate hacia abajo y selecciona la función de PAGO.
114
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, introduce los valores
deseados y/o referencias de celdas en los diferentes campos. En este ejemplo, sólo
estamos utilizando la tasa Nper (el número de pagos) y Va (monto del préstamo).
115
HERRAMIENTA DE ANÁLISIS BUSCAR OBJETIVO
La herramienta de análisis Buscar objetivo te ayudará a encontrar la tasa de
interés más alta que deberás pagar por tu préstamo.
1. Selecciona la ficha Datos y haz clic en el comando Análisis y sí. Verás que se muestra
una lista desplegable. Allí, selecciona la opción Buscar objetivo.
Definir la celda: Esta es la celda que contendrá el resultado deseado que en este
caso, será el pago mensual. En el ejemplo el que estamos trabajando, vamos a
utilizar la celda B5 (no importa si se trata de una referencia absoluta o relativa).
116
3. Cuando hayas finalizado, haz clic en el botón Aceptar. el cuadro de diálogo te dirá
si Búsqueda de objetivo fue capaz de encontrar una solución. En este ejemplo la
solución es 1.64% y se ha ubicado en la celda B4. Esto nos dice que la tasa de interés
1.64% nos dará un pago de $400.000 al mes por un préstamo de $20.000.000 que se
paga en 60 meses.
Los escenarios permiten sustituir los valores de varias celdas (hasta 32) al mismo tiempo.
Es especialmente adecuado para mostrar el mejor y el peor de los casos. Puedes crear
tantos escenarios como quieras y, a continuación, compararlos sin tener que cambiar
manualmente todos los valores.
1. Ubica la ficha Datos y haz clic en el comando Análisis Y si. Luego, selecciona la
opción Administrador de escenarios.
117
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí, debes hacer clic en
el botón Agregar.
3. Verás que aparece el cuadro de diálogo Agregar escenario. Allí, debes escribir un
nombre para tu escenario en el espacio en blanco correspondiente.
4. A continuación, haz clic en las celdas cuyos datos vayas a cambiar. Luego, haz clic en el
botón Aceptar ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo Valores del escenario. Allí, escribe los nuevos valores
para las celdas que seleccionaste y haz clic en el botón Aceptar.
118
6. Una vez has creado el escenario, volverás al cuadro de diálogo Administrador de
escenarios. Allí, haz clic en Mostrar para probar los nuevos valores y ver cómo se
modifica resultado de los valores que tenías anteriormente.
119