IMPORTANCIA DEL ARCHIVO FÍSICO Y SU USO EN EL TRABAJO

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma

importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y
ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea
fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres
tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene,
o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.

Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los
objetivos claros y el miedo a tirar.

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?

3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?

4. ¿Para qué puedo utilizar esta información?

5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?

6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?

7. ¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y

criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones:
almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros

servicios.
  Asegurar la conservación de los documentos.

La protección y preservación del patrimonio documental, bibliográfico y

hemerográfico implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control físico y su
control intelectual. Por un lado, es menester procurar las condiciones básicas que
permitan la conservación de los soportes originales de la información; por otro, es
preciso contar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma
oportuna y eficaz dicha información.

Esto ocurre porque, por distintas razones, dicho patrimonio ha padecido

condiciones de descuido imputables en muchos casos al escaso interés
institucional en aquello que constituye nada menos que su propia memoria; más
aún, la memoria colectiva de la nación.

En lo que hace a la conservación propiamente dicha, el combate de los problemas

habituales que se derivan de las condiciones climáticas, de la humedad, de las
plagas, del deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación con
celulosa desde hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha
encontrado soluciones definitivas.

APLICACION DE LAS FASES DE ORGANIZACION DE ARCHIVO

INSPECCIONAR CLASIFICAR DISTRIBUIR ARCHIVAR

Resulta fundamental mantener siempre el control de la fase en la que se

encuentran los distintos documentos para saber el lugar que deben ocupar en
cada instante de su vida útil. Por ello, te contamos cuáles son las diferentes
etapas de este procedimiento crucial para la eficiencia de un negocio.

1. Inspeccionar.- Consiste en ver si la correspondencia esta lista para ir al

archivo o si tiene otra indicación.

2. Clasificar.- Es determinar bajo que título va a ser archivado el documento;

osea elegir por empresa, persona o asunto.

3. distribuir.- Consiste en realizar un arreglo alfabético preliminar en una

bandeja distribuidora. Es importante este paso par no abrir varias veces un
mismo cajón.

4. Archivar propiamente.- Es colocar las cartas en los respectivos

fólderes o carpetas o archivadores de palanca.
 CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS: ALFABÉTICOS, NUMÉRICO Y
ALFABÉTICO POR ASUNTOS

ARCHIVO ALFABÉTICO

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se

agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos
nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera,
cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas
físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden
alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae
a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras:
terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la
tercera, por ejemplo.

ARCHIVO NUMÉRICO

Es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos,

si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este
caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su
número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene
diferentes usos en las oficinas.
Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que
consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este
documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema
numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la
localización y identificación del caso o asunto.

ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTO

Es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de

cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
.- Por orden cronológico, alfabético y numérico
.- Por grupos de documentos
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece
de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más
reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y
numéricamente.
En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos
agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en
una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los
documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse
como si fuera un volumen.

Los siguientes son algunos casos en los cuales se recomienda el uso de un

sistema por asuntos:

1)departamentos de investigaciones cientificas, en donde sea conveniente

archivar la informacion bajo las áreas o temas de los diferentes estudios que se
éstan llevando a cabo.

2)oficinas donde el interes sdse enfoca, principalmente, no en corresponsal en

particular, sino en el cuadro general de la situacion. por ejemplo para un agente de
compras de equipos resulta mas conveniente agrupar la informacion por las clases
que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casas o personas
que lo distribuyen o representan.

3)oficinas que conservan material didactico.

4)instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus articulos o

productos se identifiquen por grupos.