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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

CENTRO DE TECNOLOGIA
PROGRAMA DE PÓS GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA DE
PRODUÇÃO

PLONARQ: GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS BASEADO EM
SOFTWARE LIVRE

DISSERTAÇÃO DE MESTRADO

Giana Lucca

Santa Maria, RS, Brasil


2007
PLONARQ: GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS BASEADO EM
SOFTWARE LIVRE

por

Giana Lucca

Dissertação apresentada ao Programa de Pós Graduação em Engenharia


de Produção, Área de Concentração em Tecnologia da Informação da
Universidade Federal de Santa Maria (UFSM, RS), como requisito parcial
para a obtenção do grau de
Mestre em Engenharia de Produção

Orientador: Prof. Dr. Benhur de Oliveira Stein

Co-orientador: Profa . Dra . Andrea Schwertner Charão

Santa Maria, RS, Brasil


2007
Universidade Federal de Santa Maria
Centro de Tecnologia
Programa de Pós Graduação em Engenharia de Produção

A Comissão Examinadora, abaixo assinada,


aprova a Dissertação de Mestrado

PLONARQ: GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE


DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS BASEADO EM SOFTWARE
LIVRE

elaborada por
Giana Lucca

como requisito parcial para obtenção do grau de


Mestre em Engenharia de Produção

COMISSÃO EXAMINADORA:

Prof. Dr. Benhur de Oliveira Stein


(Presidente/Orientador)

Prof. Dr. Rafael Port da Rocha (UFRGS)

Prof. Dr. Daniel Flores (UFSM)

Santa Maria, 06 de Julho de 2007.


RESUMO

Dissertação de Mestrado
Programa de Pós Graduação em Engenharia de Produção
Universidade Federal de Santa Maria

PLONARQ: GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS


ARQUIVÍSTICOS BASEADO EM SOFTWARE LIVRE
Autor: Giana Lucca
Orientador: Prof. Dr. Benhur de Oliveira Stein
Co-orientador: Profa . Dra . Andrea Schwertner Charão
Local e data da defesa: Santa Maria, 06 de Julho de 2007.

O gerenciamento eficiente de documentos constitui um diferencial estratégico em


qualquer organização. A fim de agilizar o processo de gestão documental, muitas institui-
ções empregam ferramentas de software para Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED). Embora exista atualmente uma grande oferta de ferramentas de GED, observa-se
que há poucas alternativas baseadas no conceito de Software Livre, isto é, programas que
possam ser livremente executados, compartilhados, estudados, modificados e aperfeiçoa-
dos por seus usuários. Além disso, grande parte das soluções não leva em conta recomen-
dações e normas oriundas da Arquivologia, uma ciência que se preocupa com a gestão de
todo o ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos pelas organizações. Neste
contexto, este trabalho visa associar os princípios arquivísticos de gestão documental às
vantagens do Software Livre, como uma abordagem para desenvolver-se uma ferramenta
de GED original e flexível, que possa ser adaptada às necessidades das organizações. Para
isso, realizou-se uma análise de requisitos para sistemas de Gerenciamento Eletrônico
de Documentos Arquivísticos (GED/A) e projetou-se um software denominado PlonArq,
capaz de prover instrumentos fundamentais de gestão documental. Esse software foi im-
plementado como uma extensão da ferramenta Plone, que é amplamente utilizada para
gestão de conteúdo em sistemas baseados na Web. O software PlonArq foi avaliado sob
o ponto de vista de um usuário final, validando suas funcionalidades. Como resultado
desse trabalho, obteve-se um software de GED que pode ser aprimorado e transformado
em um produto distribuído como Software Livre. Obteve-se também um modelo de dados
que contempla diversas normas e recomendações arquivísticas e que pode ser utilizado no
desenvolvimento de novas ferramentas de GED.

Palavras-chave: Gestão eletrônica de documentos; Software Livre; documentos arqui-


vísticos.
ABSTRACT

Dissertação de Mestrado
Post Graduate Program on Production Engineering
Universidade Federal de Santa Maria

PLONARQ: ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT BASED ON


ARCHIVISTICS AND FREE SOFTWARE
Author: Giana Lucca
Advisor: Prof. Dr. Benhur de Oliveira Stein
Coadvisor: Profa . Dra . Andrea Schwertner Charão

Document management is a key issue to any modern organization. In order to effi-


ciently cope with managing large document sets, many organizations employ Electronic
Document Management (EDM) systems. Although many EDM software solutions cur-
rently exist, there are few alternatives based on Free Software, i.e., computer programs
which can be freely used, shared, studied, modified and redistributed by their users. More-
over, most EDM systems do not take into account some rules and recommendations issued
from archivistics, that is a science which concerns itself with managing the document life
cycle inside any organization. In such context, this work aims to associate archival prin-
ciples for document management with the advantages of Free Software, as an approach
to develop an original and flexible EDM software, which can be easily adapted to what
an organization needs. To achieve this goal, we performed a requirements analysis for
archival document management systems and designed a software system named PlonArq,
which provides users with fundamental instruments for document management. We im-
plemented this software as an extension of Plone, a largely used Web content management
system. In order to validate PlonArq functionalities, we conducted a software evaluation
from a final user point of view. As a result of this work, we obtained an EDM software
which can be enhanced and distributed as a Free Software product. Another result is a
data model which complies to several archival rules and recommendations and could be a
starting point for developing new EDM systems.

Keywords: electronic document management, free software, archivistics.


LISTA DE FIGURAS

Figura 2.1 – Ângulos da Informação Arquivística. Fonte: (LOPES, 1998) . . . . . . . . . 20


Figura 2.2 – Processo de desenvolvimento de aplicações para o Plone. . . . . . . . . . . . . 30

Figura 4.1 – Página inicial da ferramenta PlonArq . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


Figura 4.2 – Visualização do Plano de Classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Figura 4.3 – Visualização de uma classificação, suas sub-classificações e tipos do-
cumentais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Figura 4.4 – Visualização das características do cadastro de um tipo documental . . . 45
Figura 4.5 – Visualização de um documento cadastrado no sistema . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Figura 4.6 – Relatório para visualização e impressão do Plano de Classificação . . . . 47
Figura 4.7 – Relatório para visualização e impressão da Tabela de Temporalidade . . 48
Figura 4.8 – Diagrama de classes da ferramenta PlonArq . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Figura 4.9 – Formulário para visualização de um nível de classificação . . . . . . . . . . . . 57
Figura 4.10 – Formulário para inclusão/edição de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Figura 4.11 – Formulário padrão de visualização do Plano de Classificação . . . . . . . . . 59
LISTA DE TABELAS

Tabela 3.1 – Comparação entre as normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Tabela 4.1 – Modelo de metadados para o sistema desenvolvido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Tabela 5.1 – Comparação da ferramenta com outras disponíveis no mercado . . . . . . . 69


LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos


GC Gestão de Conteúdo
GED/A Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos
DI Document Image
DM Document Management
RIM Records and Information Management
EDMS Engineering Document Management System
ERM Enterprise Report Management
FSF Free Software Foundation
DTML Linguagem Dinâmica de Marcação de Templates
ZPT Zope Page Templates
XML Extensible Markup Language
XMI XML Metadata Interchange
ISO International Standardization Organization
E-ARQ Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos
ISAD-G Norma geral internacional de descrição arquivística
DC Dublin Core
MoReq Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrônicos
ZODB Zope Object Database
SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2 FUNDAMENTAÇÃO: CONCEITOS E TECNOLOGIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.1 Gestão da Informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.1.1 Dado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.1.2 Informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.1.3 Metadados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.2 Arquivologia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.2.1 Objetos de Estudo da Arquivologia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.2.2 Funções e Instrumentos Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.3 Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.3.1 Gestão Arquivística de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.3.2 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.3.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos (GED/A) . . . . . . . . 24
2.4 Soluções para Gerenciamento Eletrônico de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.4.1 Software Livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.4.2 Gestão de Conteúdo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.4.3 Plataforma Zope/Plone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3 NORMAS E RECOMENDAÇÕES ARQUIVíSTICAS PARA GESTÃO
DE DOCUMENTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.1 Descrição das Normas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.1.1 ISO 15489-1 Information and Documentation - Records Management . . . . . 32
3.1.2 ISAD(G) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3.1.3 Dublin Core . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.1.4 MoReq . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.1.5 RESOLUÇÃO N. 20 - CONARQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.1.6 NOBRADE 1 - Norma Brasileira de Descrição Arquivística . . . . . . . . . . . . . . 37
3.1.7 e-ARQ - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.2 Análise e Comparação das Normas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4 FERRAMENTA PARA GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCU-
MENTOS ARQUIVíSTICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
4.1 Apresentação da Ferramenta PlonArq . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
4.1.1 Cadastro dos Instrumentos Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
4.1.2 Cadastro dos Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.1.3 Acesso aos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.2 Projeto da Ferramenta PlonArq . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4.2.1 Definição do Escopo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
4.2.2 Levantamento de Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
4.2.3 Modelagem de Dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
4.3 Desenvolvimento da Ferramenta PlonArq . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.3.1 Implementação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3.2 Adaptação dos Formulários Gerados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5 AVALIAÇÃO DA FERRAMENTA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.1 Metodologia de Avaliação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.2 Avaliação Realizada por um Usuário Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.2.1 Definir Plano de Classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.2.2 Definir Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.2.3 Definir Mapa de Localização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.2.4 Registrar Documentos Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.2.5 Visualizar Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.2.6 Classificar Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.2.7 Indicar Responsável pelo Arquivo e pelo Plano de Classificação . . . . . . . . . . 66
5.2.8 Emitir Relatórios Gerenciais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.2.9 Demais Considerações do Avaliador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.2.10 Discussão da Avaliação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.3 Comparação com Outras Ferramentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
6 CONCLUSÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
REFERÊNCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
APÊNDICE A FIGURAS DE DEMONSTRAÇÃO DO PLONARQ . . . . . . . . . . 78
APÊNDICE B INSTRUMENTO DE AVALIAÇÃO DA FERRAMENTA . . . . . 84
APÊNDICE C PUBLICAÇÕES GERADAS A PARTIR DO TRABALHO . . . 92
1 INTRODUÇÃO

As informações disponíveis nos conjuntos de documentos que as organizações vêm


criando e mantendo podem ser consideradas um diferencial competitivo, desde que se
consiga utilizá-las em tempo hábil para a tomada de decisões. Quanto maior a quantidade
de informações, maior a necessidade de um gerenciamento eficiente a fim de transformá-
las em conhecimento. Assim, a criação e a implantação de processos e produtos que
gerem, gerenciem e disseminem o conhecimento representam um importante desafio a
ser enfrentado pelas organizações, garantindo a preservação da memória organizacional e
aumentando a inteligência competitiva das empresas.
Neste contexto, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) tem se desta-
cado como ferramenta estratégica para garantir agilidade na recuperação de documentos
(BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2002) e, conseqüentemente, facilitar o acesso ao
conhecimento explícito das organizações, uma vez que a maior parte das informações
vitais de uma organização estão contidas em documentos não-estruturados (SADIQ; OR-
LOWSKA, 1997).
Apesar da preocupação com a gestão de documentos estar crescendo, grande parte das
soluções GED existentes no mercado possuem um alto custo de implantação e são sujeitas
a licenças de software proprietárias, que restringem as liberdades de uso e adaptação das
ferramentas (MACEDO, 2003).
Como alternativa econômica, os sistemas de Gestão de Conteúdo (GC)1 , utilizados em
Intranets empresariais como ferramenta de manutenção de portais Web, vêm nos últimos
anos sendo utilizados como solução de GED devido à incorporação de funcionalidades
como controle de workflow, controle de versões e controle de acesso. Porém, estas fer-
ramentas, assim como grande parte das soluções de GED disponíveis no mercado, não
1
Esses sistemas são também conhecidos como CMS, do inglês Content Management Systems
12

foram usualmente projetadas considerando especificidades referentes à gestão de docu-


mentos, nem estão em consonância com as normas e recomendações da Arquivologia
(SANTOS; CHARAO; FLORES, 2003), ciência que preocupa-se com a gestão de todo o
ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos pelas organizações.
Sendo assim, o objetivo geral deste trabalho é, a partir da adaptação de um Geren-
ciador de Conteúdo existente, distribuído como Software Livre e que possa ser esten-
dido para aceitar novos tipos de conteúdo, desenvolver uma ferramenta GED que suporte
os princípios e instrumentos arquivísticos relacionados com as funções Arquivísticas de
Classificação, Avaliação e Difusão. A ferramenta deve ser flexível para que as instituições
possam utilizá-la sem a necessidade de realizar adaptações em seus instrumentos atuais
de trabalho, isto é, a ferramenta deve permitir o uso dos instrumentos arquivísticos já de-
finidos pelas organizações, para que estas não tenham que adaptar seus instrumentos ao
sistema em questão.
Parte-se do pressuposto que a organização já possua estruturada sua política de arqui-
vos e definidos os instrumentos e métodos arquivísticos a serem utilizados. Não é objetivo
deste trabalho auxiliar a criação de políticas arquivísticas e organização dos arquivos, mas
sim prover uma alternativa tecnológica que facilite o gerenciamento destes instrumentos
e dos documentos gerados a partir deles, independente de sua forma ou suporte.
Para alcançar o objetivo principal de construir uma ferramenta GED, tem-se objetivos
secundários, que são:

• identificar funções e instrumentos arquivísticos que devem ser considerados em


uma solução GED;

• identificar requisitos legais existentes para o projeto de sistemas GED;

• identificar padrões de metadados já estabelecidos e propor um conjunto de metada-


dos único a ser utilizado por ferramentas com este propósito;

• propor um modelo de dados que atenda todos os padrões estudados e que seja fle-
xível o suficiente para que as diversas formas de estruturar os instrumentos arqui-
vísticas sejam aceitas no modelo;

• selecionar e adaptar uma ferramenta de Gestão de Conteúdo para que aceite o mo-
delo de dados estabelecido;
13

• avaliar o produto gerado utilizando modelos de planos de classificação existentes


e comparando-o com demais produtos baseados em Software Livre disponíveis no
mercado;

• identificar possíveis melhorias.

Para tratar dessas questões adota-se a seguinte organização neste trabalho: o capítulo
2 apresenta uma revisão bibliográfica sobre as áreas de interesse relacionadas ao trabalho:
Gestão da Informação, Arquivologia e Gestão de Documentos. Além disso, apresenta
algumas soluções existentes de gerenciamento eletrônico que foram utilizadas para a cri-
ação da ferramenta em questão. O capítulo 3 faz uma revisão das principais normas
e recomendações arquivísticas para a gestão de documentos, comparando-as entre si. O
capítulo 4 apresenta a ferramenta desenvolvida, denominada PlonArq, e descreve seu pro-
jeto e implementação, passando pela definição do seu escopo e de seus requisitos, pela
criação de um conjunto único de metadados e de um modelo dados adaptável a qualquer
ferramenta GED, até a criação do produto e a adaptação do mesmo ao Gerenciador de
Conteúdo escolhido. O capítulo 5 descreve a avaliação da ferramenta, buscando mostrar
que a mesma se adapta a diferentes instrumentos arquivísticos e que possui vantagens
sobre as ferramentas de mercado. Por fim, o capítulo 6 conclui a dissertação, destacando
os resultados obtidos e propondo trabalhos futuros a serem realizados com base neste
trabalho.
2 FUNDAMENTAÇÃO: CONCEITOS E TECNOLOGIAS

Muitas das funções desempenhadas em uma organização, dependem de um gerencia-


mento eficiente das informações produzidas e recebidas pela mesma. Este gerenciamento
passa, necessariamente, pela gestão de documentos, sem a qual, segundo LOPES (2000),
seria muito difícil tomar qualquer decisão levando em consideração experiências e dados
passados.
Uma gestão de documentos eficaz deve garantir o tratamento adequado às informa-
ções de acordo com métodos e princípios arquivísticos (SANTOS, 2002) e fazer uso de
metadados que facilitem a organização, o armazenamento e a busca das informações.
Sendo assim, esta seção aborda a gestão de documentos e as funções e instrumentos
arquivísticos que lhe são associados, bem como definições e conceitos relacionados às
tecnologias e ferramentas utilizadas para implantação desta gestão, constituindo a base
conceitual para o presente trabalho.

2.1 Gestão da Informação

O acesso à informação e a capacidade de, a partir desta, extrair e aplicar conheci-


mentos são vitais para a sobrevivência das empresas em um mercado competitivo. Neste
contexto, o objetivo da Gestão da Informação é fornecer a informação certa, para a pessoa
certa, no momento certo, como forma de apoiar a tomada de decisões.
Segundo MARCHIORI (2002), “a gestão da informação deve incluir, em dimensões
estratégicas e operacionais, os mecanismos de obtenção e utilização de recursos humanos,
tecnológicos, financeiros, materiais e físicos para o gerenciamento da informação e, a
partir disto, ela mesma ser disponibilizada como insumo útil e estratégico para indivíduos,
grupos e organizações”.
O processo de gerir a informação pode conter diversas etapas, tais como: busca,
15

identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informa-


ções. Porém, não necessita englobar todas estas etapas, nem mesmo executá-las em uma
seqüencia obrigatória.
A gestão da informação faz a ligação entre os gestores e as Tecnologias de Informação
nas empresas. Estas tecnologias são os instrumentos que vieram permitir gerir a informa-
ção em novos moldes, agilizando o fluxo das informações e tornando a sua transmissão
mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a
tomada de decisão.
Dentre as várias disciplinas que a Gestão da Informação engloba, são relevantes para
este trabalho a Arquivologia, a Gestão de Documentos e a Gestão de Conteúdo. Estas
áreas serão descritas com maiores detalhes nas próximas seções, porém, antes disto, faz-
se necessário esclarecer alguns conceitos essenciais: dado, informação e metadado.

2.1.1 Dado

Segundo SETZER (1999), dado pode ser definido como uma seqüência de símbo-
los quantificados ou quantificáveis, é necessariamente uma entidade matemática e, desta
forma, puramente sintática. Isto significa que os dados podem ser totalmente descritos
através de representações formais, estruturais. e portanto, podem ser armazenados em um
computador e processados por ele.
Dado pode ser entendido como o material bruto, isto é, informação não formatada, que
sozinha ou sem um contexto, apresenta pouco ou nenhum significado para os leitores.

2.1.2 Informação

Para SETZER (1999), “informação é uma abstração informal (isto é, não pode ser
formalizada através de uma teoria lógica ou matemática), que representa algo significativo
para alguém através de textos, imagens, sons ou animação”. O autor complementa que
esta não é uma definição e sim uma caracterização, pois vários dos termos utilizados, tais
como “algo”, “significativo” e “alguém”, são subjetivos.
LOPES (1996) define informação como qualquer atribuição do pensamento humano
sobre natureza e sociedade, desde que verbalizada ou registrada de alguma forma. Para o
autor, a interpretação das informações registradas, depende da relação das mesmas com o
contexto de sua produção. É a informação que possui a semântica.
A informação não pode ser armazenada por computadores, apenas se for representada
16

em dados. Então, a informação pode ser definida como dados processados, dados com
significado, e são classificadas em estruturadas e não-estruturadas.
As informações estruturadas são aquelas cujos dados estão classificados por meio de
metadados e armazenados em Banco de Dados. Esta classificação dá significância para
os dados, e permite que a informação gerada possa ser compartilhada entre diferentes
pessoas com diferentes necessidades de informação. É a informação que pode facilmente
ser transformada em conhecimento e incorporada como ativo das organizações.
A informação não-estruturada, que segundo o CONARQ (BRASIL, 2006), é aquela
que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico,
arquivo de texto, planilhas e até nas próprias pessoas. É aquela que, por mais que esteja
registrada de alguma forma, não é possível de ser interpretada e localizada sem a atuação
da percepção humana e que não pode ser adquirida facilmente como conhecimento.

2.1.3 Metadados

Metadados são comumente definidos como “dados sobre dados”. No entanto, esta
definição é vaga e pode ser adaptada a diferentes contextos. Assim, existem várias outras
definições para metadados, dentre as quais destacam-se:
“... são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar,
compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo” (BRASIL,
2004).
“... conjunto de dados estruturados que identificam os dados de um determinado do-
cumento e que podem fornecer informação sobre o modo de descrição, administração,
requisitos legais de utilização, funcionalidade técnica, uso e preservação” (DCMI, 2003).
“...são, no contexto da gestão de documentos de arquivo, informação estruturada
ou semi-estruturada que permite a produção, gestão e utilização de documentos de ar-
quivo ao longo do tempo, assim como nos e através dos domínios em que são produzi-
dos.” (CORNWELL, 2001)
“...fornece o contexto para entender os dados através do tempo”. “...é o instrumental
para transformar dados brutos em conhecimento” (IKEMATU, 2001)
Para TAKAHASHI (2000), metadados são “dados que descrevem outros dados”. Por
exemplo, em um formulário para catalogação de um documento, pode existir um campo
para informar a data de criação deste documento, sendo que a informação explicitando
17

“Data de Criação” é um metadado. Assim, metadados representam uma forma eficiente


para solucionar problemas de localização, recuperação e acesso, visto que permitem do-
cumentar e organizar os dados de forma estruturada.
IKEMATU (2001) classifica os metadados em duas categorias: técnicos e de negócio.
Segundo o autor, metadados técnicos são “a descrição dos dados necessários pelas várias
ferramentas para armazenar, manipular ou movimentar dados”, enquanto os metadados de
negócio são “a descrição de dados necessários pelos usuários de negócio, para entender o
contexto do negócio e o significado dos dados”.

2.2 Arquivologia

A Arquivologia é uma ciência de grande importância nos processos de Gestão da


Informação, pois se preocupa com todo o ciclo de vida dos documentos que têm valor
probatório ou histórico para as organizações. Estuda as funções do arquivo e os prin-
cípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e
utilização dos mesmos. No contexto da Arquivologia, Arquivo é definido como a acumu-
lação sucessiva, orgânica e natural de documentos, e não como uma simples coleção de
documentos.
É papel da Arquivologia, através de seus instrumentos, garantir agilidade na recupe-
ração de documentos e das informações neles registradas, assim como associar tempos de
guarda e destinações aos diferentes tipos documentais.
Segundo Rousseau e Couture (apud LOPES (1998)), existem três correntes distintas
na Arquivologia:

• Records Management (Norte-Americana): ligada ao valor primário dos documen-


tos. Trabalha mais a visão administrativa, considerando apenas arquivos ativos e
semi-ativos;

• Arquivística Tradicional (Francesa-Italiana-Espanhola): ligada ao valor secundário


dos documentos, isto é, nos arquivos históricos (arquivos permanentes);

• Arquivística Integrada (Quebequense): Trata dos arquivos durante todo o seu ciclo
de vida, desde sua criação até sua destinação final. Preocupa-se em gerar, tratar e
dar acesso aos documentos. Para Rousseau e Couture (apud LOPES (1998)), é a
única com capacidade de assegurar a unicidade e a continuidade das intervenções
18

no quadro de uma política de organização de arquivos.

Segundo RODRIGUES (2006), a Arquivologia não é um campo de conhecimento


consolidado, pois existem abordagens distintas tanto de um país para outro quanto de uma
linha de pensamento para outra. Além disto, é uma área que vem sofrendo transformações
face à evolução tecnológica dos dias atuais, visto que muitos conceitos precisaram ser
revistos e adaptados de modo a “dar respostas às questões que surgem com o advento da
chamada era da informação”.

2.2.1 Objetos de Estudo da Arquivologia

A Arquivologia preocupa-se em estudar os documentos, porém, são alvos deste es-


tudo, apenas aqueles que contêm informações Arquivísticas. Assim, Documentos Arqui-
vísticos são aqueles que, independente da forma ou suporte, contêm informação produzida
ou recebida no decorrer da atividade de uma organização ou pessoa.
No Brasil, existe um órgão, o CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa
Civil, que é responsável por definir a política nacional de arquivos e exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Para este órgão, os documentos arquivísticos, além de refletir corretamente a ação pela
qual foram elaborados, devem conter os metadados necessários para documentar essa
ação, ser capazes de apoiar as atividades da organização e possuir elementos constituti-
vos suficientes para servir de prova dessas atividades. São eles que mantêm a memória
corporativa (BRASIL, 2006).
Pode-se dizer que um Documento Arquivístico possui as seguintes características:

• Organicidade: caracterizada pela relação umbilical do documento com o produtor


(LOPES, 1998) e pelas relações que mantém com os demais documentos do órgão
ou entidade e que refletem suas funções e atividades (BRASIL, 2006). Este elo se
materializa através do Plano de Classificação, que contextualiza o documento no
conjunto a que pertence (conforme será visto na seção 2.2.2);

• Unicidade: caracterizada pela originalidade do documento(LOPES, 1998) e pela


identificação de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto
de relações que o envolve. O CONARQ ressalta que esta característica não está
relacionada à não existência de cópias de um documento, mas sim, a unicidade no
19

conjunto em que a cópia se encontra (BRASIL, 2006). Refere-se à relação de cada


documento com a ação que o gerou (RODRIGUES, 2006);

• Confiabilidade: caracterizada pela veracidade do conteúdo do documento e inferida


pela completeza de suas informações, requerida pelo órgão produtor ou pelo sistema
jurídico(BRASIL, 2006);

• Autenticidade: caracterizada pela manutenção do documento da mesma forma como


foi produzido (BRASIL, 2006);

• Acessibilidade: caracterizada pela possibilidade de localização, recuperação e apre-


sentação do documento com a mesma forma que tinha no momento de sua criação.
(BRASIL, 2006).

Segundo CALDERON (2004), em se tratando de arquivos, o documento raramente


vale como peça solta, “é sempre parte do todo a ele relacionado - seja a sua série, grupo
ou seção - que deve ser tomada”, independente da fase em que se encontre.
A Lei 8.159, de 08 de Janeiro de 1991 - Artigo 8 (BRASIL, 1991), divide o ciclo de
vida documental em três fases - corrente, intermediária e permanente - de acordo com
a freqüência de uso e a importância do documento para a organização. Esta divisão em
fases é também conhecida como Teoria das Três Idades. De acordo com esta divisão,
na fase corrente estão os documentos mais consultados e necessários para o funciona-
mento da organização, enquanto na fase intermediária estão documentos pouco consulta-
dos, guardados por razões legais ou administrativas. Já na fase permanente, estão aqueles
documentos que têm valor probatório ou informativo.
Para LOPES (1998), o problema chave da Arquivística atual está na diferenciação
entre documento e informação. O autor define Documento como sendo o formato e in-
formação como o conteúdo. É a informação que possui a semântica (SETZER, 1999),
conforme visto na seção 2.1.2. Os conceitos de Informação Arquivística e Documento
Arquivístico se confundem, e em vários referências são encontradas as mesmas caracte-
rísticas descrevendo ambos.
A Figura 2.1, mostra os ângulos da informação arquivística, que segundo LOPES
(1998), representa três das particulatidades da informação arquivística: a natureza limi-
tada dos seus suportes - convencionais ou eletrônicos (Forma); a noção de acumulação
das informações - produzidas ou recebidas - por um indivíduo ou organismo, desde que
20

sejam informações capazes de ter significação (Significação); as atividades geradoras que


podem ser administrativas, técnicas ou científicas(Sentido).

Figura 2.1: Ângulos da Informação Arquivística. Fonte: (LOPES, 1998)

2.2.2 Funções e Instrumentos Arquivísticos

De acordo com COUTURE; ROUSSEAU (1998, p.265), existem sete funções arqui-
vísticas a considerar: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descri-
ção e difusão dos arquivos. Para LOPES (1996), o coração da Arquivologia contemporâ-
nea está especialmente nas funções de classificação, avaliação e descrição. Neste trabalho,
além das três funções citadas pelo autor, considera-se também a difusão.
A Classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela
organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para
a sua recuperação. Segundo SCHELLENBERG ( apud SANTOS; CHARAO; FLORES
(2003)), há três elementos principais a serem considerados na classificação:

• a ação ou função: reflete as funções do órgão que gerou o documento, sendo usada
com referência a todos as responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir
os amplos objetivos para os quais foi criado;

• a estrutura: reflete a estrutura orgânica (linha e staff) da entidade que é determinada


pelos objetivos ou funções a que se destina;

• o assunto: resulta da análise do conteúdo dos documentos, isto é, os assuntos que


21

são tratados.

Os instrumentos utilizados no processo de classificação são: o Plano de Classificação,


utilizado para arquivos correntes e intermediários e o Quadro de Arranjo Documental,
utilizado para arquivos permanentes. Ambos são representados hierarquicamente, através
da divisão dos conjuntos de elementos em níveis e sub-níveis (classes, subclasses, grupos,
sub-grupos, séries, sub-séries, dossiês, etc.), partindo-se sempre do geral para o particular.
A Avaliação é a atividade de definir os prazos de guarda e destinação dos documen-
tos nos arquivos corrente, intermediário e permanente, com vistas a garantir o acesso à
informação a quantos dela necessitem.
O instrumento que apóia a avaliação é a Tabela de Temporalidade, cuja estrutura bá-
sica deve necessariamente contemplar a classificação do documento - espelhando o Plano
de Classificação - os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação fi-
nal - eliminação ou guarda permanente - e as observações necessárias à sua compreensão
e aplicação.
De acordo com LOPES (2000), a Descrição é proveniente do processo de classifica-
ção e de avaliação, devendo ser aliada a um conjunto de metadados que representem as
informações que identificam o acervo arquivístico e explicam o seu contexto.
A Difusão tem por objetivo tornar os documentos acessíveis e promover sua con-
sulta mediante instrumentos como catálogos, guias, etc. Para isso, é fundamental que a
descrição dos documentos tenha sido feita com clareza e uniformidade.
Pode-se dizer que um instrumento que auxilia o processo de difusão é o Mapa de
Localização, o qual agiliza a recuperação dos documentos por possuir, detalhadamente,
a localização física dos documentos, já classificados e arquivados. Este mapa deve ser
organizado de forma hierárquica, em conformidade com as especificidades de cada orga-
nização, numerando-se, por exemplo, salas, estantes, gavetas, caixas, entre outros.

2.3 Gestão de Documentos

O conceito de Gestão de Documentos foi estabelecido nos Estados Unidos,na década


de 1950, com o objetivo de reduzir a produção documental, facilitar o seu acesso e regular
a sua eliminação ou guarda permanente (BRASIL, 2006). No Brasil, a Lei no 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, legalizou este conceito, definindo, no seu artigo 3◦ , Gestão de
Documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
22

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária,


visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991).
A norma ISO 15489-1 (ISO, 2001), define Gestão de Documentos como “... campo
da gestão responsável pelo eficiente e sistemático controle de criação,recepção, manu-
tenção, uso e disposição (arranjo) dos documentos, incluindo os processos de captura e
manutenção das evidências das informações em torno das atividades de negócio na forma
de documentos de arquivo” (LUZ; CARDOSO, 2005, traduzido por).
A Gestão de Documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em geren-
ciar a informação que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhe-
cimento explícito da corporação. Pode ser considerada como um conjunto de soluções
utilizadas para assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos do-
cumentos (SANTOS, 2002), possibilitando fornecer e recuperar as informações contidas
nos mesmos de uma maneira conveniente. É a Gestão de Documentos que garante que,
apenas os documentos realmente necessários sejam produzidos, gerenciados e tenham
uma correta destinação final.

2.3.1 Gestão Arquivística de Documentos

A resolução no . 20/2004 do CONARQ, ressalta que “a gestão arquivística de docu-


mentos, independente da forma ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a pro-
dução, a manutenção, a preservação de documentos arquivísticos fidedignos, autênticos e
compreensíveis, e o acesso a estes”.
Segundo o CONARQ (BRASIL, 2006) a Gestão Arquivística de Documentos é im-
portante por:

• contemplar o ciclo de vida dos documentos;

• garantir a acessibilidade dos documentos;

• manter os documentos em ambiente seguro;

• reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade


e destinação;

• implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção pelo


tempo que for necessário;
23

• garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico:

SANTOS (2002) complementa que uma correta gestão de documentos arquivísticos


oferece condições para:

• garantir a preservação da documentação importante para a compreensão da função


da organização;

• agilizar a busca por informações arquivísticas;

• possibilitar a eliminação de documentos desnecessários, identificando e preser-


vando os documentos vitais para a organização.;

• garantir a socialização do arquivo, isto é, acabar com o “dono” do arquivo, possibi-


litando que mais pessoas conheçam os procedimentos de produção, arquivamento
guarda de documentos, e que a responsabilidade do acesso as informações seja dis-
tribuído, e não apenas de uma única pessoa;

2.3.2 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

A Gestão Eletrônica de Documentos significa possuir, de forma eletrônica, informa-


ções sobre os documentos, independentemente da forma ou suporte em que estes se en-
contram. Além de ser uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo
a documentos, o GED, tem como foco principal a agilidade na obtenção de informações,
auxiliando na tomada de decisões. Para ANDRADE (2002), é ao mesmo tempo um mé-
todo, um sistema e uma tecnologia para a conversão e processamento de documentos
como informação eletrônica digital.
Segundo o CONARQ (BRASIL, 2006), GED é um conjunto de tecnologias utilizadas
para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser
dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e dis-
tribuição. O GED engloba tecnologias de gestão de documentos além de digitalização,
automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação,
repositórios, entre outras.
Portanto, GED é muito mais do que digitalizar documentos ou do que possuir uma
imagem dos arquivos a fim de preservação, é a solução para busca de informação, racio-
nalização da produção documental e organização dos arquivos.
24

Segundo SPANGLER (2005), a evolução tecnológica torna cada vez mais eficaz e ba-
rato o desenvolvimento de soluções GED. O autor ainda identifica uma série de benefício
na adoção de um sistema GED, dentre os quais destacam-se:

• Agilidade e precisão na localização de documentos, através de ilimitadas possibili-


dades para indexação;

• Integração com a web, universalizando o acesso simultâneo e concorrente;

• Gerenciamento automatizado de processos, aumentando a produtividade;

• Auxílio no processo de tomada de decisões;

• Melhor aproveitamento de espaço físico;

• Redução de custos com cópias, já que há disponibilidade dos documentos em rede.

É importante ressaltar que o GED por si só não organiza de forma adequada sua do-
cumentação, para BALDAM; VALLE; CAVALCANTI (2002), “quem informatiza uma
bagunça terá como resultado um a bagunça informatizada”. É nesse contexto que a arqui-
vologia assume papel importante.

2.3.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos (GED/A)

Segundo (SANTOS, 2002), uma correta gestão de documentos está diretamente li-
gada com o uso de técnicas arquivísticas, que facilitam a localização, o acesso a informa-
ções, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas de prazos e acúmulo de
documentos desnecessários. Esta preocupação deu origem aos sistemas de GED/A (Ge-
renciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos), que adicionam, aos sistemas de
GED tradicionais, particularidades para auxiliar o tratamento de documentos de caráter
arquivístico.
Para o CONARQ, GED “é um conjunto de procedimentos e operações técnicas ca-
racterísticos do Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos processados eletrônica-
mente e aplicáveis em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é,
documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo”. Nesta definição incorpora-se
a arquivística como ferramenta principal para a gestão eletrônica de documentos.
25

No âmbito da Arquivologia, a sigla GED/A vem sendo utilizada para designar a “uti-
lização de técnicas automatizadas para gerenciar documentos de arquivo, independente-
mente de seu formato” (THOMAZ; SANTOS, 2003), agregando ao GED tradicional a
preocupação com documentos de caráter arquivístico, evoluindo de um mero software de
digitalização e acesso para tornar-se um instrumento e apoio dentro de um sistema de
gerenciamento de documentos, seja ele eletrônico ou não.
Segundo LOPES (1998), são encontradas inúmeras dificuladades para se recuperar
informações nesses sistemas, onde a maioria é concebida sem a preocupação com a asso-
ciação de idéias, palavras ou conceitos com as informações que se pretende representar.
O utilizador não consegue facilmente o acesso e a inteligibilidade do conteúdo.
Ao se desenvolver novos sistemas de GED/A, a preocupação com os fundamentos do
trabalho arquivístico deve estar presente em todas as etapas, especialmente na definição
dos metadados suportados pela ferramenta. Segundo FANNING (2006), “os metadados
são a chave para se ter acesso à informação que precisamos, quando precisamos”. Com
efeito, de nada adianta possuir uma solução para gerenciar os documentos se não houver
a preocupação com a interpretação dos dados contidos nos mesmos (CHESTER, 2006).
Metadados são elementos fundamentais em um sistema de gestão eletrônica de documen-
tos, pois agregam interpretações e informações que facilitam a organização e a localização
de peças documentais.

2.4 Soluções para Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Dependendo de algumas características particulares dos documentos (tipo físico, apre-


sentação, etc), pode-se usar um ou outro tipo de tecnologia de GED. Pode-se, dessa forma,
selecionar e integrar as soluções que melhor se adaptam às necessidades de cada organi-
zação.
Existem várias nomenclaturas e divisões de serviços de GED na literatura. Cada um
desses tipos de serviço envolve software, equipamentos, funcionalidades e conhecimentos
específicos. BALDAM; VALLE; CAVALCANTI (2002) cita alguns dos mais referencia-
dos pelo mercado:

• Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos(DI): trata do


processamento, arquivamento, indexação e recuperação de documentos digitaliza-
dos. Considera a transposição do documento analógico (papel, microfilme) para o
26

meio digital. Esse tipo de serviço é geralmente usado para documentos prontos,
estáveis, que não sofrerão alterações, como por ex.: documentos fiscais, leis e de-
cretos, documentos históricos, e que necessitam ser recuperados e exibidos com
rapidez e freqüência.

• Document Management(DM): Característica principal do DM é o controle de ver-


sões, possibilitando verificação do histórico do ciclo de vida dos documentos;

• Records and Information Management ou Gerenciamento de arquivos(RIM): Ges-


tão do ciclo de vida, independente da mídia. Usa tipologia documental e tabelas de
temporalidade.

• Engineering Document Management System (EDMS): trata-se do GED aplicado


ao gerenciamento de documentos técnicos, como mapas, plantas, projetos, etc. Em
geral, são documentos de grandes dimensões físicas;

• Enterprise Report Management(ERM): tem por objetivo manejar relatórios oriun-


dos de sistemas legados, isto é, os documentos que estavam em microfilme, passa-
ram a ser armazenados em discos ópticos.

Outra tecnologia que vem sendo utilizada como solução GED é a de Gestão de Con-
teúdo, pois a mesma já possui a incorporação de funcionalidades como controle de work-
flow, controle de versões e controle de acesso.
Alguns destes Gerenciadores de Conteúdo, são baseados em Software Livre e podem
ser livremente modificados e adaptados de forma a melhor se enquadrarem nos requisitos
do que se está propondo a fazer. Um exemplo é Gerenciador de Conteúdo escolhido para
ser utilizado por este trabalho, o Plone.

2.4.1 Software Livre

De maneira geral, o conceito de Software Livre se refere a programas de computador


que podem ser livremente executados, copiados, distribuídos, estudados, modificados e
aperfeiçoados pelos seus usuários. Para garantir estas liberdades, todo Software Livre
tem seu código fonte aberto e disponível. Conforme a Free Software Foundation - FSF
(FSF, 2004), “Software Livre é uma questão de liberdade de expressão e não apenas uma
relação econômica”. Isto explica o fato de existir Software Livre que é comercializado, e
software proprietário que é distribuído gratuitamente.
27

A definição de Software Livre proposta pela FSF baseia-se em quatro liberdades bá-
sicas que qualquer programa considerado livre deve proporcionar (STALLMAN, 2002):

1. Liberdade de utilizar o programa para qualquer propósito.

2. Liberdade para poder estudar o programa, tendo acesso ao código fonte do mesmo.

3. Liberdade para redistribuir o programa, grátis ou por um preço

4. Liberdade para fazer modificações e distribuir as melhorias.

Segundo HERNANDEZ (2005), o software livre pode ser considerado, economica-


mente sustentável ( porque o livre acesso ao código fonte permite uma personalização do
software, que ao contrário dos softwares proprietários, custaria muito e exigiria a inter-
ferência dos técnicos da empresa proprietária do software nesta customização), tecnica-
mente viável (por não precisar de muitos requisitos de hardware) e socialmente justo (
pelo desenvolvimento ser realizado em comunidades, na sua grande maioria de voluntá-
rios, que além disto, auxiliam na utilização e na solução de problemas).
Segundo MCCLURE (2007), é possível determinar que um dos maiores elementos
que irão moldar o futuro da gestão de documentos é o software livre. Para o autor, os
produtos do futuro irão integrar-se facilmente com qualquer aplicação que cria um arquivo
ou gera um pedaço de papel. BANGERT (2007) complementa que as empresas precisam
de sistemas com flexibilidade para adaptar-se às mudanças, e possuir um software que
permite customização é de grande utilidade.
O que está em jogo é, principalmente, a flexibilidade e a independência tecnológica.
Estas características podem constituir um diferencial estratégico para qualquer organiza-
ção, o que justifica a escolha de uma ferramenta de Software Livre como base para o
desenvolvimento deste trabalho.

2.4.2 Gestão de Conteúdo

Conteúdo, no contexto de uma organização, é toda e qualquer informação que seja


relevante para a instituição e para os seus integrantes, enquanto Gestão de Conteúdo (GC)
é o nome dado às tecnologias, ferramentas e métodos usados para captar (criar), gerenciar
(revisar/editar/aprovar), armazenar, preservar (arquivar) e distribuir (publicar) conteúdo
pela empresa (LAPA, 2004).
28

Um relacionamento gerencial, uma ata de reunião, um manual técnico, (...) , uma


planta feita por um engenheiro ou arquiteto, um laudo, planilhas de dados financeiros
(...), enfim, toda e qualquer informação que seja relevante para a instituição e para os
seus integrantes é considerada conteúdo relevante para a organização.Percebe-se nesta
definição uma clara semelhança com a definição de documento arquivístico.
O objetivo da Gestão de Conteúdo, segundo MARI (2005), é compartilhar documen-
tos de maneira rápida e fácil utilizando um navegador Web dentro da Intranet da empresa
ou mesmo na Internet. É o que dá suporte para as pessoas interessadas encontrarem as
informações e transformá-las em conhecimento. Então, pode-se dizer que é semelhante a
um sistema de GED, mas com a sofisticação e acessibilidade da Web.
Segundo PARREIRAS; BAX (2003), a GC engloba o ciclo de vida completo de edi-
ção, armazenagem, disseminação e controle de versões de conteúdos e possui algumas
funcionalidades essenciais, que caracterizam o conceito e que se desenvolvem à medida
que novos produtos de mercado chegam à maturidade:

• Gestão de usuários e dos seus direitos (autenticação, autorização, auditoria);

• Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc,


pdf etc);

• Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o conteúdo);

• Controle da qualidade de informação (com fluxo/trâmite de documentos ou controle


de workflow);

• Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com me-


canismos de busca);

• Gestão da interface com os usuários (atenção à usabilidade, arquitetura da informa-


ção);

• Gestão de configuração (gestão de versões).

Todas estas funcionalidades também são características de um sistema de GED, o que


motivou a utilização e adaptação de um Gerenciador de Conteúdo, baseado em Software
Livre, para construir uma ferramenta que auxilie na gestão de documentos, levando em
consideração os princípios arquivísticos. Ainda, segundo SILVA (2005), as ferramentas
29

de Gestão de Conteúdo possibilitam o gerenciamento das informações não-estruturadas


de uma organização, onde quer que essas informações se encontrem, complementando o
GED, pois amplia o leque de tecnologias.

2.4.3 Plataforma Zope/Plone

A ferramenta escolhida para servir de base ao desenvolvimento foi o Gerenciador de


Conteúdo Plone, um dos mais populares Gerenciadores de Conteúdo disponíveis atual-
mente sob uma licença de Software Livre.
Segundo PARREIRAS; BAX (2003), trata-se de uma solução poderosa e flexível por
ser totalmente personalizável e modular, acessível diretamente pelo usuário não técnico.
É uma ferramenta multi-plataforma (disponível para diferentes sistemas operacionais) e
pode ser usada na Intranet ou Internet, em sistemas para publicação de documentos ou
como ferramenta para trabalho colaborativo em organizações geograficamente distantes.
Dentre os recursos disponibilizados por esta ferramenta, pode-se destacar: gerenci-
amento de usuários (papéis, grupos, permissões); possibilidade de estender os tipos de
conteúdo publicáveis (por padrão permite a criação de documentos, notícias, eventos, fó-
runs, tópicos); busca por texto integral ou metadados específicos; possibilidade de alterar
a apresentação/aparência das telas; workflow por tipo de documento; possibilidade de
desfazer modificações realizadas.
Plone foi escrito em Python - uma linguagem de programação livre, interpretada e
extremamente veloz na operação e funciona sobre o Servidor de Aplicações Zope (LAT-
TEIER; MCDONOUGH; SABAINI, 2000). Este servidor é basicamente composto por
um banco de dados transacional orientado a objetos (ZODB), um servidor Web (ZServer)
e duas linguagens para definição de modelos de páginas Web (DTML e ZPT). Com isso,
o Zope permite que a manipulação (inclusão, alteração, visualização, etc.) dos diferen-
tes tipos de objetos armazenadas no banco de dados seja feita através de páginas Web
geradas dinamicamente pelo servidor Web, a partir de modelos especificados através das
linguagens acima citadas.
Plone utiliza o mecanismo descrito acima para prover suas funcionalidades, definindo
um conjunto básico de objetos e modelos de páginas. Para permitir a criação de novos
tipos de conteúdo, Plone dispõe de ferramentas auxiliares que permitem, a partir de um
diagrama de classes, gerar um novo tipo de objeto (conteúdo) para cada classe do dia-
30

grama, além de gerar os modelos de formulários Web para inclusão e edição dos novos
conteúdos, sem precisar escrever nenhuma linha de código para isso.
A Figura 2.2 ilustra o processo de desenvolvimento de uma aplicação para o Plone,
onde, usando um programa de modelagem UML, o desenvolvedor desenha seu diagrama
de dados e a seguir, usando ArchGenXML, gera-se o produto (aplicação) Archtypes que
deverá ser adicionado ao site Plone.

Figura 2.2: Processo de desenvolvimento de aplicações para o Plone.

O Archetypes (LATTEIER; MCDONOUGH; SABAINI, 2000) é um framework que


simplifica a criação de aplicações e novos conteúdos para o Plone. Seu objetivo principal
é oferecer uma maneira comum de criar conteúdo, baseado em definições de esquemas.
Essa ferramenta também é útil para geração de formulários e validação automática de
dados. Para gerar produtos baseados neste framework pode ser utilizada a ferramenta
de linha de comando ArchGenXML, que recebe como entrada um modelo de dados e
devolve como saída um produto Archetypes.
3 NORMAS E RECOMENDAÇÕES ARQUIVÍSTICAS
PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Nos últimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canadá, Europa e Aus-
trália resultaram na revisão de conceitos arquivísticos, na definição de diretrizes de gestão
e na especificação de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gestão arquivís-
tica de documentos (BRASIL, 2006). O Brasil, desde 2004, tem demonstrado interesse
em definir modelos nacionais para estas diretrizes, requisitos e metadados, já tendo publi-
cado alguns deles.
Este capítulo apresenta as normas e recomendações arquivísticas que serviram de
apoio ao projeto da Ferramenta. O estudo destas normas foi uma etapa muito impor-
tante do trabalho pois através delas é que foram definidos os requisitos, metadados e o
modelo de dados a ser utilizado pela mesma.
Antes de iniciar a descrição das normas, cabe ressaltar conceitos de requisitos funci-
onais e não funcionais. Segundo SOMMERVILEE (2000), requisitos funcionais são os
itens que o sistema deve atender, como ele deve reagir com determinadas entradas e como
deve se comportar em determinadas situações. É o que o sistema deve fazer. Enquanto
os requisitos não funcionais são restrições ou condições desejáveis no sistemas, como por
exemplo, tempo máximo de resposta do sistema para uma determinada ação, ou utiliza-
ção de determinada metodologia de desenvolvimento. São requisitos relacionados com a
qualidade do sistema.

3.1 Descrição das Normas

Ao todo, foram estudadas sete normas que representam o esforço que vem sendo
realizado a fim de regulamentar a área e facilitar a troca de informações entre diferentes
sistemas de gestão de documentos. Dentre estas estão as três normas Brasileiras existentes
32

atualmente: Resolução N. 20 do CONARQ, e-ARQ e NOBRADE 1.

3.1.1 ISO 15489-1 Information and Documentation - Records Management

A ISO 15489 é uma norma de Gestão de Documentos, oriunda da AS 4390 - Austra-


lian Standards / Records Management, que define regras para a construção de sistemas de
Gestão de Documentos, tendo como pontos principais:

1. requisitos necessários para a Gestão de Documentos de Arquivos, considerando sob


várias perspectivas: funcional, social e organizacional;

2. a concepção e implementação de um sistema de arquivo onde se abordam aspectos


como as características dos sistemas de arquivos, a metodologia de concepção e
implementação destes sistemas e ainda a desativação dos mesmos;

3. os processos de controle e Gestão de Documentos de Arquivo, particularmente ori-


entados para o controle documental que deve acompanhar o documento desde sua
concepção ate o fim de sua vida útil.

Em linhas gerais, em sua seção 8, a norma define que sistemas de Gestão de Do-
cumentos devem ser desenvolvidos de forma que atendam e garantam as características
básicas de um Documento de arquivo (Unicidade, Confiabilidade, Autenticidade, Aces-
sibilidade) e que possuam controle de versões e auditorias, cuidados com a preservação
dos documentos, controle de acesso, e distinção entre as figuras de quem possui a guarda,
quem é o dono/criador e quem é o responsável pelo documento.

3.1.2 ISAD(G)

A ISAD(G) - Norma internacional de Descrição Arquivística - estabelece diretrizes


gerais para a preparação de descrições arquivísticas que podem ser aplicadas independen-
temente da forma ou do suporte dos documentos. Este conjunto de regras gerais para a
descrição arquivística faz parte de um processo que visa, entre outras coisas, facilitar a
recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos (CIA, 2000).
As regras estão organizadas em sete áreas de informação descritiva:

1. Área de identificação: destinada à informação essencial para identificar a unidade


de descrição. Metadados sugeridos: código (país + detentor + identificador único),
título, datas, nível de descrição e dimensão e suporte;
33

2. Área de contextualização: destinada à informação sobre a origem e custódia da


unidade de descrição. Metadados sugeridos: nome do produtor, história/biografia,
história arquivística e procedência;

3. Área de conteúdo e estrutura: destinada à informação sobre o assunto e organização


da unidade de descrição. Metadados sugeridos: Âmbito e conteúdo, Avaliação,
eliminação e temporalidade e Incorporações Sistema de Arranjo;

4. Área de condições de acesso e de uso: destinada à informação sobre a acessibilidade


da unidade de descrição. Metadados sugeridos: Condições de acesso, Condições
de reprodução, Idiomas, Características físicas e requisitos técnicos e Instrumentos
de pesquisa;

5. Área de fontes relacionadas: destinada à informação sobre fontes com uma relação
importante com a unidade de descrição. Metadados sugeridos: Existência e loca-
lização dos originais, Existência e localização de cópias, Unidades de descrição
relacionadas e Nota sobre publicação;

6. Área de notas: destinada à informação especializada ou a qualquer outra informação


que não possa ser incluída em nenhuma das outras áreas. Metadados sugeridos:
notas;

7. Área de controle da descrição: destinada à informação sobre como, quando e por


quem a descrição arquivística foi elaborada. Metadados sugeridos: Nota do arqui-
vista, Regras ou convenções, Data(s) da(s) descrição(ões).

Todos os 26 elementos de metadados abrangidos por estas regras gerais podem ser
utilizados, mas apenas alguns elementos são considerados essenciais para o intercâmbio
internacional de informação descritiva: código de referência, título, produtor, data(s),
dimensão da unidade de descrição e nível de descrição.

3.1.3 Dublin Core

O Dublin Core(DC) (DCMI, 2003) é um padrão de catalogação que em 2003 deu


origem a ISO 15.836. Ele provê um conjunto simples e padronizado de informações (me-
tadados) para descrever qualquer objeto on-line, de modo a facilitar a busca. É utilizado
34

para descrever materiais digitais, tais como: vídeo, som, imagem, texto. Entre suas quali-
dades estão: a simplicidade, a interoperabilidade com outros padrões de metadados com
semântica diferenciada, o fato de ser um consenso internacional e a sua extensibilidade,
isto é, sua capacidade de ser usado como ponto de partida para padrões de descrição mais
complexos e personalizados.
É composto por 15 metadados para gerenciamento de documentos, dividido em três
áreas: conteúdo, propriedade intelectual e instancialização (DCMI, 2003):

1. Conteúdo: Título, Assunto, Descrição, Fonte, Língua, Relação, Cobertura;

2. Propriedade intelectual: Autor, Editor, Contribuidores,Direitos;

3. Instancialização: Data, Tipo, Formato e Identificador.

3.1.4 MoReq

O MoReq - Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrônicos (CORNWELL,


2001) destaca, sobretudo, os requisitos funcionais para sistemas de Gestão de Documen-
tos de Arquivos Eletrônicos (SGAE), porém ressalta a importância dos requisitos não
funcionais para estes sistemas e da utilização de metadados para a descrição documental,
que garantam as características dos documentos arquivísticos (organicidade, unicidade,
confiabilidade, autenticidade e acessibilidade).
Os Requisitos Funcionais são classificados da seguinte forma:

• Plano de Classificação (configuração, manutenção ...);

• Controles e segurança (acesso, auditoria, recuperação...);

• Destinação Final (tabela de temporalidade, reavaliações...);

• Captura (importação, diferentes formatos...);

• Referenciação (unicidade dos documentos);

• Pesquisa, Recuperação e Apresentação (busca, visualização, impressão...);

• Funções Administrativas (relatórios ...);

• Outras Funções (documentos híbridos, workflow...).


35

Os requisitos não funcionais são classificados como:

• facilidade de utilização;

• desempenho e escalabilidade;

• disponibilidade do sistema;

• consonância com normas técnicas;

• consonância com requisitos legislativos e regulamentares;

• contratação de serviços externos;

• conservação a longo prazo e obsolescência tecnológica.

Um de seus capítulos trata da identificação dos elementos de metadados que são ne-
cessários para satisfazer esses requisitos. Estes metadados dividem-se na descrição docu-
mental:

1. do plano de classificação (Nome, Identificador e Descrição);

2. das classes e dossiês (Identificador, Nome, Palavras-chave descritivas, Descrição,


Data em que foi aberta/o, Data em que foi fechada/o, Pessoa ou posto responsável
pela manutenção,...);

3. dos dossiês e dos volumes (Tabela de seleção, Data em que foi aberto, Data em que
foi fechado, Localização física (para dossiês tradicionais), ...);

4. dos documentos de arquivo (Identificador, Assunto, Autor, Responsável pela ma-


nutenção do documento de arquivo no SGAE, Data (e hora, se apropriado) da com-
pilação do documento de arquivo, Destinatário(s), Tipo de documento de arquivo,
Data/hora de registro, ...);

5. de extratos de documentos de arquivos (Identificador, Identificador do documento


de arquivo original, Data de produção do extrato. Identificador do utilizador que
produziu o extrato,...).
36

3.1.5 RESOLUÇÃO N. 20 - CONARQ

Em âmbito nacional, as normas brasileiras para sistemas de gestão eletrônica de docu-


mentos foram estabelecidas em 2004. A resolução N.20 do CONARQ que “dispõe sobre
a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos” (BRASIL, 2004),
define, em seu Artigo 3o que “a gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a
implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará
requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho
Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo
dos documentos arquivísticos”.
Estabelece, em alto nível, alguns requisitos funcionais desses sistemas. São eles:

• registro e captura;

• classificação;

• tramitação;

• avaliação e destinação;

• recuperação da informação;

• acesso e segurança;

• armazenamento e preservação.

Ainda, define alguns requisitos não funcionais:

• utilização de padrões abertos;

• independência de fornecedor;

• integração com sistemas legados;

• conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo;

• atendimento a usuários internos e externos;

• facilidade de utilização;

• desempenho.
37

Por fim, estabelece o seguinte conjunto de metadados:

1. Identificação e contexto documental: identificador único, instituição produtora, no-


mes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, tempora-
lidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação;

2. Segurança: categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e


outras marcas digitais;

3. Contexto tecnológico: formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de


hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão;

4. Localização física do documento.

3.1.6 NOBRADE 1 - Norma Brasileira de Descrição Arquivística

O CONARQ vem trabalhando em um modelo brasileiro de metadados para descrição


arquivística e, em julho de 2005, publicou uma versão preliminar para análise da NO-
BRADE 1 - Norma Brasileira de Descrição Arquivística (BRASIL, 2005). Esta versão é
muito semelhante à norma ISAD(G), possuindo apenas um metadado a mais, específico
para notas, e outro para pontos de acesso e indexação de assuntos, portanto os demais não
serão repetidos nesta seção.

3.1.7 e-ARQ - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Ar-


quivística de Documentos

Assim como a NOBRADE 1, o CONARQ vem trabalhando em um modelo brasileiro


de Requisitos para Sistemas GED e, em julho de 2006, lançou uma versão para consulta
pública do e-ARQ - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arqui-
vística de Documentos (SIGAD) (BRASIL, 2006). Este modelo assemelha-se em quase
sua totalidade com o MoReq, diferenciando-se apenas por tratar a gestão de documentos
digitais e convencionais, enquanto o MoReq considera apenas documentos eletrônicos.
A divisão dos Requisitos nesta versão é muito semelhante com a do MoReq, e em
função disto não será replicada aqui nesta seção. Porém,o e-ARQ não faz diferenciação
entre os requisitos funcionais e não funcionais, deixando aspectos de qualidade listados
como aspectos de funcionalidade. Assim, como forma de organização, neste trabalho, es-
taremos adotando a divisão definida pelo MoReq, a qual já está aprovada e é amplamente
38

utilizada.
Os metadados obrigatórios e desejáveis são tratados apenas superficialmente, visto
que a versão com o modelo de metadados, até o momento, não foi disponibilizada para
consulta pública.

3.2 Análise e Comparação das Normas

A preocupação em possuir normas que regulamentem a gestão documental vem cres-


cendo ultimamente no Brasil. Em 2004, o CONARQ lançou a resolução N.20, desta-
cando, com poucos detalhes, os requisitos e metadados que os sistemas de GED deveriam
possuir. Mais tarde, em 2005, entrando mais em detalhes, criou um modelo de descri-
ção de documentos - NOBRADE, identificando metadados importantes para este fim, e
mais recentemente, em 2006, lançou um modelo de requisitos para os sistemas de Gestão
de Documentos (e-ARQ). Apesar de incompletos e da grande semelhança com os mode-
los MoReq e ISAD(G), demonstra uma tendência de que a regulamentação torne-se uma
realidade.
O padrão Dublin Core apresenta um conjunto de metadados que serviria como padrão
universal de integração entre sistemas com descrição de arquivos digitais, enquanto o Mo-
Req e a ISAD(G) - e por conseqüência a NOBRADE e o e-ARQ - apresentam metadados
e requisitos sugeridos para a Gestão de Documentos Arquivísticos, trazendo alguns como
obrigatórios e outros como recomendados. Já a norma ISO 15489-1, descreve em linhas
gerais como deve ser o desenvolvimento de um sistema GED, suas características e os
processos que devem ser observados na sua construção.
Como forma de comparar todas estas normas, elaborou-se a tabela 3.1 relacionando,
de forma reduzida, algumas características de sistemas GED e identificando se as normas
consideram as mesmas. A NOBRADE e o e-ARQ foram propositalmente desconsidera-
dos desta avaliação devido a sua grande similaridade com a ISAD(G) e com o MoReq.
As características a serem comparadas, foram definidas pelo agrupamento das seguin-
tes informações relatadas nas normas:

• Controle de Acesso: permissão de acesso sobre os documentos, critérios de segu-


rança;

• Classificação:tipologia documental, nível de descrição e assunto;


39

• Descrição: título, código e data de criação;

• Preservação: forma de armazenagem, cuidados no manuseio,idioma, localização e


formato;

• Propriedade Intelectual: autor, responsável atual, direitos do autor e procedência;

• Temporalidade: tempo de permanência em arquivo, indicação de eliminação ou


guarda permanente;

• Controle de Versões: auditorias, datas, modificações realizadas;

• Workflow: ciclo de vida dos documentos.

Tabela 3.1: Comparação entre as normas


Característica ISO15489-1 ISAD(G) DC MoReq Res N.20
Controle de Acesso Sim Sim Não Sim Sim
Classificação Sim Sim Sim Sim Sim
Descrição em partes Sim Sim Sim em partes
Preservação Sim em partes em partes em partes Sim
Propriedade Intelectual Sim Sim Sim Sim Sim
Temporalidade em partes Sim Não Sim Sim
Controle de Versões Sim Não Não Sim Sim
workflow Não Não Não Sim Sim

Pela tabela 3.1, fica claro a convergência existente entre as normas. Algumas, como
o MoReq e a ISAD(G) são mais completas que as outras, mas possuem basicamente as
mesmas definições, requisitos e metadados. O Dublin Core, em função de ser um padrão
simplificado de catalogação, é o que possui menos indicações sobre características de
sistemas GED.
Em função de sua completude e da grande abrangência sugerida, o MoReq é a norma
mais relevante e que mais teve influência nas definições deste trabalho, conforme será
possível de identificar nas próximas seções.
4 FERRAMENTA PARA GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Todo o trabalho envolvido na criação de um software, segundo PRESSMAN (2002),


pode ser definido em três fases distintas: Definição, Desenvolvimento e Manutenção.
A fase de Definição engloba as atividades de identificação das informações que devem
ser processadas pelo sistema, os requisitos-chave que devem ser implementados, as res-
trições de projeto que irão existir, entre outras. O resultado desta fase serve de base para
a fase de Desenvolvimento, em que as definições e decisões tomadas são implementadas
e testadas para garantir que a ferramenta em questão está de acordo com os requisitos
desejados e que executa suas tarefas de forma correta, gerando o resultando esperado. Por
fim, a fase de Manutenção, além da correção de possíveis erros, trata da criação de novas
versões do software e do suporte técnico aos usuários.
Este capítulo primeiramente apresenta a ferramenta desenvolvida, denominada Plo-
nArq, descrevendo e ilustrando suas funcionalidades. Em seguida, descreve-se como
transcorreu a fase de Definição e a parte do Desenvolvimento relacionada com a imple-
mentação do PlonArq. A parte da fase de Desenvolvimento relacionada com testes do
software e a fase de Manutenção serão abordadas no capítulo 5.

4.1 Apresentação da Ferramenta PlonArq

O PlonArq é uma ferramenta que oferece funcionalidades básicas de GED, permitindo


aos seus usuários pesquisar, visualizar e acompanhar o fluxo dos documentos. Além disso,
o PlonArq oferece a possibilidade de manutenção de alguns instrumentos arquivísticos e
de suas relações com os documentos.
Os usuários interagem com a ferramenta através de uma interface Web. Para utilizar
a ferramenta, o computador do usuário deve estar conectado em rede e precisa ter um
41

navegador Web instalado. A ferramenta em si não é instalada no computador do usuário,


mas em um computador servidor acessível através da rede.
A figura 4.1 apresenta um exemplo de tela inicial do sistema, em que podem ser
visualizadas as principais entidades da ferramenta: Planos de Classificação, Mapas de
Localização e Documentos. Estas mesmas opções podem ser visualizadas, em forma de
pastas, no menu de navegação à direita.

Figura 4.1: Página inicial da ferramenta PlonArq

Apenas alguns usuários possuem permissão de edição nestas pastas, podendo adi-
cionar, alterar ou excluir planos de classificação, informações sobre temporalidade dos
documentos, receptáculos de documentos, e os próprios documentos. Os demais, con-
siderados visitantes, podem apenas visualizar estas informações cadastradas e realizar
buscas por metadados específicos. As figuras desta seção são baseadas na visão de um
usuário visitante e, desta forma, detalhes como telas de cadastros não serão abordados,
por não estarem disponíveis a esse tipo de usuário.
A utilização da ferramenta divide-se em três momentos:

1. Cadastro dos instrumentos arquivísticos: fase em que a ferramenta precisa ser pre-
parada para que possa ser utilizada, cadastrando-se no sistema os instrumentos ar-
42

quivísticos existentes; é pré-requisito para poder incluir os documentos que serão


alvo de pesquisas futuras;

2. Cadastro dos documentos: inclusão dos documentos arquivísticos na ferramenta,


com seus metadados específicos, de forma que a utilização da ferramenta possa ser
iniciada;

3. Acesso aos documentos: fase em que a ferramenta está em execução e que os usuá-
rios visitantes podem fazer uso da mesma para encontrar as informações que dese-
jam.

4.1.1 Cadastro dos Instrumentos Arquivísticos

Para que o PlonArq possa começar a ser utilizado em uma organização, é necessário
ter, ao menos, cadastrado o Plano de Classificação dos documentos. Ainda que a tabela
de Temporalidade e o Mapa de Localização sejam importantes no trabalho Arquivístico
e sejam devidamente suportados pela ferramenta, os mesmos não são obrigatórios no
momento da inclusão de documentos no sistema.
O cadastro do Plano de Classificação é feito na pasta “planos de classificação”, onde
podem ser visualizados todos os Planos e Arranjos Documentais cadastrados no sistema.
O Plano de Classificação também pode ser entendido como uma pasta em que ficam arma-
zenadas todas as classificações e os tipos documentais definidos para o mesmo. A figura
4.2 demonstra os dados cadastrados referentes ao Plano bem como suas classificações e
tipos documentais. Toda a hierarquia do Plano, isto é, todas as classes, sub-classes e ti-
pos documentais que fazem parte do Plano, pode ser visualizada nesta tela, enquanto no
menu de navegação à direita, podem ser identificadas apenas as primeiras classificações
da hierarquia do Plano de Classificação, neste caso, as Séries.
Cada classificação, além de suas características próprias e dos tipos documentais que
as compõe, pode ser dividida em outras classificações, por exemplo, sub-séries e dos-
siês. A figura 4.3 ilustra a estrutura da classificação “Série 1: LOCAÇÃO DE IMÓVEIS
(Azul)”, que possui quatro tipos documentais e dois dossiês (sub-classificações) - do pro-
prietário e do locatário - com cinco e quatro tipos documentais respectivamente. Na
mesma figura, o menu de navegação lista apenas as classificações e os tipos documentais
ligados diretamente com a Série, enquanto os tipos documentais associados aos dossiês
não são listados, por estarem em um nível inferior na hierarquia.
43

Figura 4.2: Visualização do Plano de Classificação

Os tipos documentais possuem atributos que formam a tabela de temporalidade. A


figura 4.4 ilustra a visualização das informações de temporalidade do tipo Documental
“Certidão de registro de imóveis”, onde podem ser observados: o tempo para destinação
ao arquivo intermediário e ao arquivo permanente e o indicativo de guarda permanente ou
eliminação, relevantes à Tabela de Temporalidade. Além disto, uma lista de documentos
classificados com deste tipo documental pode ser visualizada. Como nos cadastros anteri-
ormente citados, o menu de navegação posiciona-se no tipo documental, mostrando toda
a hierarquia superior a ele.
Assim o PlonArq realiza o cadastro do Plano de Classificação e da Tabela de Tempora-
lidade. Tendo estas informações, os documentos já poderiam ser adicionados ao sistema,
porém, alguns documentos devem ter sua localização física identificada, e por isto, a de-
finição do mapa de localização é a próxima etapa lógica na implantação desta ferramenta.
44

Figura 4.3: Visualização de uma classificação, suas sub-classificações e tipos documentais

Os Arquivos Físicos da instituição podem ser visualizados e cadastrados através da


pasta “Mapas de Localização”. O Mapa de localização é cadastrado de forma semelhante
ao Plano de Classificação. Este mapa também é cadastrado como uma “pasta”, onde os
possíveis receptáculos de documentos são armazenados. Cada mapa pode ser visualizado
de forma hierárquica juntamente com sua estrutura física, tal qual os Planos de Classifi-
cação. A capacidade de cada receptáculo e a possibilidade de armazenamento direto pode
ser visualizada ao verificar-se os detalhes do mesmo.
A partir destes cadastros tem-se a possibilidade de incluir os documentos com todas
as suas referências e então possibilitar as buscas pelos mesmos e pelas informações neles
contidas.
45

Figura 4.4: Visualização das características do cadastro de um tipo documental

4.1.2 Cadastro dos Documentos

Os documentos constituem a peça principal na ferramenta. Sem eles, não há utilidade


para o sistema. A inclusão de documentos é realizada na pasta “documentos”, na qual
podem ser visualizados todos os documentos criados, independentemente de tipologia
documental.
São várias as informações contidas no cadastro dos documentos, mas entre elas destaca-
se a obrigatoriedade da relação com uma tipologia documental e a possibilidade de relaci-
onamento com uma localização física e com o criador do documento. A figura 4.5 ilustra
os metadados disponíveis na inclusão de um documento e a possibilidade de adicionar
cópias ou o próprio documento em formato digital.
46

Figura 4.5: Visualização de um documento cadastrado no sistema

4.1.3 Acesso aos documentos

A opção mais importante para o usuário visitante é a de busca, onde documentos


podem ser encontrados através de suas informações (metadados), tais como: tipo docu-
mental, localização física, palavras-chave, número, anotações, observações, entre outras.
No Apendice A podem ser visualizadas mais figuras e explicações de como o sistema
comporta-se realizando buscas pelas informações dos documentos.
Além do usuário poder visualizar todas as informações cadastradas e vistas até agora,
existe a possibilidade de emitir relatórios gerenciais para controle ou conferência de todo
Plano de Classificação e de toda Tabela de Temporalidade, num formato bastante seme-
47

lhante ao usualmente utilizado.


A figura 4.6 ilustra uma parte do relatório de Plano de Classificação, onde podem
ser visualizados alguns dos níveis cadastrados para o Plano em questão e os tipos docu-
mentais de cada uma dessas classificações, enquanto a figura 4.7 permite a visualização
da Tabela de Temporalidade, listando as informações de temporalidade de todos os tipos
documentais cadastrados para o mesmo Plano, com suas devidas observações.

Figura 4.6: Relatório para visualização e impressão do Plano de Classificação

4.2 Projeto da Ferramenta PlonArq

Sistemas informatizados são um recurso estratégico em políticas de gestão da informa-


ção e do conhecimento. O desenvolvimento deste tipo de software passa necessariamente
por uma etapa de projeto em que define-se as principais funcionalidades do sistema e
elabora-se um modelo de dados, no qual identificam-se as principais categorias de dados
que serão manipuladas pelo sistema.
Para LOPES (1998), “o estabelecimento de regras mais eficazes e verdadeiramente
48

Figura 4.7: Relatório para visualização e impressão da Tabela de Temporalidade

científicas deve presidir a elaboração dos sistemas de informação, sobretudo no nível de


uso arquivístico contemporâneo”. Com isso em mente, as seções seguintes descrevem as
principais questões consideradas no projeto da ferramenta PlonArq.

4.2.1 Definição do Escopo

Segundo PRESSMAN (2002), a definição do escopo de um projeto de software deve


ser a primeira atividade de planejamento. O escopo descreve os dados e os controles a
serem processados, bem como as restrições, as interfaces e as funções implementadas no
sistema.
Com relação à ferramenta PlonArq, o escopo limitou-se a contemplar os instrumentos
arquivísticos de Classificação, Avaliação e Difusão, isto é, o Plano de Classificação, a
Tabela de Temporalidade e o Mapa de Localização.
Questões como as de trâmite de documentos e fluxos de informações, controle de
versões, segurança, pesquisa e localização, armazenamento e conservação foram descon-
49

sideradas, pois a própria ferramenta de Gestão de Conteúdo escolhida já possui estas fun-
cionalidades e seria necessário apenas adaptá-las para o correto uso em sistemas GED.
Ainda, seguindo a corrente da Arquivística Integrada e as recomendações do CO-
NARQ (BRASIL, 2006), a ferramenta visa permitir que qualquer documento, indepen-
dente da fase que se encontre e independente de sua forma física (digital ou convencional),
possa ser classificado e gerenciado pelo sistema.

4.2.2 Levantamento de Requisitos

O levantamento de requisitos é uma etapa do processo de desenvolvimento de soft-


ware onde são identificadas as necessidades dos usuários do sistema, suas expectativas,
as atividades que estes esperam que sejam automatizadas ou facilitadas e as informações
que desejam receber do sistema. Em função disto, PHILLIPS (2006) afirma que o su-
cesso ou a falha de um projeto de software está fortemente relacionado com a atividade
de definição de requisitos.
As fontes consultadas para o levantamento de requisitos para este sistema de Gerenci-
amento Eletrônico de Documentos Arquivísticos foram as citadas e detalhadas no capítulo
3:

• ISO 15489-1;

• O Artigo 3o da Resolução No 20 do CONARQ;

• NOBRADE 1;

• e-ARQ;

• MoReq;

• ISAD(G);

• ISO 15.836/2003 - Dublin Core Metadata Element Set.

Com base nas definições de escopo e nas informações obtidas nestas fontes de con-
sulta, identificou-se os principais requisitos que o sistema deve atender:

1. permitir a definição do Plano de Classificação conforme estrutura definida pela or-


ganização;
50

2. permitir a definição da tabela de temporalidade dos documentos com base na clas-


sificação;

3. permitir a definição da estrutura física da organização, identificando os receptáculos


possíveis dos documentos, enquanto arquivados;

4. registrar os documentos que entram no sistema, atribuindo-lhes um número de re-


gistro e permitindo uma numeração externa, a ser definida pelo usuário;

5. permitir a visualização do documento quando este existir em formato digital;

6. os documentos registrados no sistema devem:

(a) estar classificados de acordo com um plano de classificação;

(b) ter sua destinação estabelecida;

(c) ter sua localização física (quando arquivado) definida de acordo com a estru-
tura física da organização;

(d) poder ser recuperados por qualquer umas destas características;

7. toda estrutura de classificação dos documentos e todo arquivo (estrutura física) deve
estar sob responsabilidade de uma pessoa;

8. permitir a visualização e impressão de relatórios gerenciais tais como do Plano de


Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos.

A partir destes requisitos identificados, partiu-se para a modelagem dos dados e iden-
tificação de um conjunto de metadados a ser utilizado.

4.2.3 Modelagem de Dados

Segundo PRESSMAN (2002), o modelo de dados consiste em três peças de informa-


ção inter-relacionadas: os objetos de dados, os atributos que descrevem os objetos e as
relações que conectam os objetos de dados uns aos outros. Esta seção descreve como
foram identificados os principais atributos (metadados) que a ferramenta deveria suportar
e como eles deveriam estar organizados (estrutura de classes e relacionamentos).
51

4.2.3.1 Conjunto de Metadados Proposto

Para o desenvolvimento deste trabalho realizou-se um estudo de algumas normas e re-


comendações, nacionais e internacionais, de metadados para gestão documental. Buscou-
se identificar semelhanças entre os diferentes padrões e normas, a fim de constituir-se um
modelo único de metadados a ser utilizado na ferramenta desenvolvida.
Modelos de metadados já foram propostos por outros autores no contexto da Arqui-
vologia. Por exemplo, THOMAZ; SANTOS (2003) realizaram uma avaliação do con-
junto de metadados de três projetos distintos de gestão de documentos, para então propor
um novo modelo de metadados para a preservação de documentos eletrônicos. A pro-
posta foi elaborada utilizando-se os metadados mais pertinentes de cada um dos projetos,
adicionando-se outros metadados considerados importantes pelas autoras.
O presente trabalho utiliza uma metodologia semelhante à adotada por Thomaz e San-
tos, mas distingue-se por não considerar exclusivamente a problemática dos documentos
eletrônicos. Além disso, no presente trabalho buscou-se priorizar as funções de descrição,
classificação, avaliação e difusão dos documentos, ao contrário de Thomaz e Santos, que
se concentraram na preservação dos documentos.
Para a elaboração deste conjunto foram considerados cinco padrões de metadados:
ISAD(G), Dublin Core MetaData Element Set, MoReq, a Resolução N.20 do CONARQ
e a NOBRADE. Foram avaliadas as semelhanças entre estes padrões e definiu-se um
modelo reunindo os metadados comuns a estes padrões e outros, específicos de alguns
padrões, mas considerados pertinentes para a ferramenta de GED/A em questão.
Para guiar a definição de um modelo de metadados estabeleceu-se quatro grupos, re-
presentando as quatro funções arquivísticas que fazem parte do escopo da ferramenta
desenvolvida:

• Metadados para Classificação;

• Metadados para Avaliação;

• Metadados para Descrição;

• Metadados para Difusão.

Seguindo a classificação de IKEMATU (2001), descrita na seção 2.1.3 deste trabalho,


cada um desses grupos foi dividido em dois grupos menores, identificando os metadados
técnicos e os de negócio.
52

A Tabela 4.1 apresenta cada um dos metadados selecionados, sendo que as fontes onde
este metadado é referenciado aparecem entre parênteses, utilizando o seguinte código:

1. ISAD(G) e NOBRADE1 - em um único item devido à sua similaridade;

2. Dublin Core;

3. MoReq e e-Arq - em um único item devido à sua similaridade;

4. Resolução N.20 do CONARQ.

O modelo apresentado nesta tabela permite o desenvolvimento de uma ferramenta de


GED/A que contemple as principais funções arquivísticas e que possa auxiliar na gestão
de documentos independentemente do suporte no qual estes se encontrem, durante todo o
seu ciclo de vida.
Dentre os metadados identificados nas normas, foram selecionados aqueles que con-
vergiam em todas as normas e outros, específicos de algumas normas, mas considera-
dos relevantes para o atendimento das três funções arquivísticas objetivos deste trabalho:
Classificação, Avaliação e Difusão.
Apesar de não ser objetivo deste trabalho desenvolver uma ferramenta que atenda a
função de Descrição em sua plenitude, alguns metadados referentes a esta função foram
selecionados para que a identificação das peças documentais seja facilitada. Ainda, esta
seleção pode servir de conjunto inicial de metadados para novas adaptações na ferramenta.

4.2.3.2 Modelo de Dados Proposto

A especificação de um modelo de dados proporciona uma abstração que tem como


propósito entender um problema antes de solucioná-lo. A partir de modelos, é possível
simular e testar sistemas antes de construí-los, facilitar a comunicação com os usuários
e os outros membros da equipe de desenvolvimento, visualizar e reduzir a complexidade
dos problemas a tratar.
Atualmente, uma notação bastante utilizada para a especificação de modelos é a lin-
guagem UML (Unified Modeling Language - Linguagem de Modelagem Unificada), a
qual consiste basicamente em diferentes elementos visuais, através dos quais pode-se
construir diagramas gráficos que representam diversas perspectivas de um sistema (BE-
ZERRA, 2002). A UML serve tanto para especificar, visualizar e documentar, como para
construir componentes de um sistema.
53

Tabela 4.1: Modelo de metadados para o sistema desenvolvido


Função Arquivística Tipo Metadados
Classificação De Negócio Identificador (1,2,3,4)
Datas (1,2,3,4)
Nível de descrição (1,2,3,4)
Notas (1,2,3,4)
Palavras-Chave (3)
Responsável (3)
Avaliação De Negócio Identificador (1,2,3,4)
Datas (1,2,3,4)
Assunto (1,2,3,4)
Tipo Documental (1,3,4)
Temporalidade (1,4)
Eliminação (1,3,4)
Notas (1,2,3,4)
Palavras-Chave (3)
Responsável (3)
Regras e Convenções (1,3)
Descrição De Negócio Identificador (1,2,3,4)
Datas (1,2,3,4)
História/Biografia (1)
Tipo Documental (1,3,4)
História Arquivística (1)
Notas (1,2,3,4)
Notas do Arquivista (1)
Regras e Convenções (1,3)
Difusão Técnicos Condições de acesso (1,2,3)
Condições de reprodução (1,2,3)
Tipo (2)
Formato (2,4)
Tamanho (4)
Requisitos técnicos (1,3,4)
Versão (3,4)
De Negócio Identificador (1,2,3,4)
Título (1,2)
Autor (1,2,3,4)
Datas (1,2,3,4)
Procedência (1,2)
Assunto (1,2,3,4)
Idioma (1,2,3,4)
Localização original (1,3,4)
Localização cópias (1,3,4)
Relacionamentos (1,2,3,4)
Direitos do autor (1,3)
Notas (1,2,3,4)
Contribuidores (2)
54

Um dos diagramas que podem ser especificados pela UML é o Diagrama de Clas-
ses, que define a estrutura estática do sistema e representa as abstrações importantes do
sistema e suas relações. Estas abstrações são chamadas de Classes e representam um
conjunto de objetos que possuem comportamentos e características comuns no escopo
do sistema. As características de uma classe são denominadas Atributos, e são definidos
através dos metadados relacionados aos objetos desta classe. As diferentes classes e seus
objetos podem estar relacionados indicando associação, agregação e herança, ou, respec-
tivamente, em outras palavras, um objeto contém outro objeto, um objeto está contido no
outro e um objeto é igual a outro, porém com alguns atributos a mais.
O modelo de dados desenvolvido, representado pela Figura 4.8, contempla os requisi-
tos definidos anteriormente e indica as classes de objetos relevantes no escopo do sistema,
bem como suas inter-relações. Os metadados que serão utilizados no sistema são repre-
sentados na forma de atributos das classes, porém, nem todos os metadados selecionados
no conjunto proposto na seção 4.2.3.1 foram utilizados nesta versão de avaliação da fer-
ramenta, mas eles poderão ser facilmente incorporados nas próximas versões.

Pessoa
PlanoClassificacao Arquivo
title : String pessoa ResponsavelArquivo arquivo
title : String title : String
Email : String
DtCriacao : Date PlanoResponsavel DtCriacaoArquivo : Date
Tipo : String 0..* 0..*
HistoriaArquivistica : String
hoje() : Date
NotasArquivista : String planoClassificacao pessoa

0..1
hoje() : Date
pessoa
arquivo
0..1 Criador
planoClassificacao
documento LocaisArquivo

PlanoNivel 0..* Local

classePlano Documento 0..*

0..* title : String Localizacao


classePlano DtCriacao : Date DocLocal
ClassePlano DtArquivamento : Date 0..* 0..1 title : String
ResumoAssunto : String DescrLocal : String
title : String 0..1 DtDestinacaoFinal : Date documento localizacao PodeArmazenar : String
DtCriacao : Date 0..* ClasseSup
Idioma : String Capacidade : int
NivelDescricao : String Arquivo : File
Notas : String classePlano
Procedencia : String
DireitosAutor : String
Notas : String
hoje() : Date
PalavrasChave : String 0..* 0..1
localizacao localizacao
hoje() : Date
LocalizacaoSup
classePlano
0..*
documento
ClasseTipoDoc

tipoDocumental

0..*

TipoDocumental

title : String
GuardaPerm : String
TempoArqInterm : int tipoDocumental
TempoArqPerm : int TipoDoc
Observacoes : String
RegrasEConvencoes : String

Figura 4.8: Diagrama de classes da ferramenta PlonArq

A classe “PlanoClassificacao” representa a estrutura principal do Plano de Classifica-


55

ção, caracterizada por atributos como Descrição do Plano e a Data de Criação. Todo plano
deve ter um responsável, o qual está representado no diagrama através do relacionamento
com a classe “Pessoa”. Esta classe possui informações como Nome e E-mail das pessoas
que desempenham algum papel perante o sistema.
Os níveis utilizados para a montagem do Plano de Classificação (Fundo, Grupo, Série)
podem variar de acordo com as especificidades de cada organização e também com o mé-
todo de classificação utilizado (funcional, estrutural ou por assunto). Para que o sistema
seja flexível e capaz de armazenar qualquer Plano de Classificação, a classe “Classe-
Plano” permite que a estrutura em níveis que compõe um Plano seja definida conforme a
necessidade, através do auto-relacionamento dessa classe, indicando que um objeto dessa
classe pode estar contido em outro objeto da mesma classe, caracterizando assim a hie-
rarquia do Plano de Classificação.
Para cada Classificação definida na classe “ClassePlano” podem ser adicionados ti-
pos documentais (classe “TipoDocumental”), os quais possuem as informações sobre os
prazos de guarda dos documentos criados e classificados neste tipo documental, caracte-
rizando a figura da Tabela de Temporalidade.
Os documentos criados no sistema (objetos da classe “Documento”) guardam infor-
mações sobre as datas de arquivamento, de abertura e de destinação final, bem como um
resumo do assunto, uma numeração específica e o documento em formato digital, quando
existir. A classificação do documento é representada pelo relacionamento com a classe
“TipoDocumental”, assim como o Criador do documento é representado pelo relaciona-
mento com a classe “Pessoa” e a localização física, quando houver, é indicada através da
relação com a classe “Localizacao”.
A localização física dos documentos pode ser rastreada através das classes: “Ar-
quivo”, que guarda informações sobre os arquivos (físicos) da organização e “Localiza-
ção” que define os possíveis receptáculos de documentos que cada Arquivo pode possuir
(por exemplo sala, prateleira, pasta, etc.), indicando uma descrição para cada local e se
este local permite armazenamento direto ou não, bem como a capacidade de armazena-
mento. A hierarquia dessas localizações é representada pelo auto-relacionamento dessa
classe, indicando quando uma receptáculo está contido em outro (por exemplo, hierarquia
entre sala e prateleira e entre prateleira e pasta).
Grande parte das regras de negócio de um sistema são definidas através dos relacio-
56

namentos entre as classes. No modelo definido, as relações indicam que na ferramenta


PlonArq:

• um Plano de Classificação só pode possuir um único Responsável, mas uma Pessoa


pode ser responsável por vários Planos;

• uma Classificação só pode pertencer a um único Plano de Classificação, mas um


Plano pode possuir várias Classificações;

• uma Classificação pode ter uma ou nenhuma Classificação superior, mas pode ser
superior a várias Classificações;

• um Tipo Documental só pode pertencer a uma única Classificação, mas uma Clas-
sificação pode possuir vários tipos documentais;

• um documento só pode ser de um único Tipo Documental, mas um Tipo Documen-


tal pode estar relacionado com vários documentos;

• um documento só pode ter um único Criador, mas uma Pessoa pode ser o criador
de vários documentos;

• Um documento pode ter uma ou nenhuma localização física, mas um Local físico
pode conter vários documentos;

• um Arquivo só pode pode possuir um único Responsável, mas uma Pessoa pode ser
responsável por vários Arquivos;

• uma Localização só pode pertencer a um único Arquivo, mas um Arquivo pode


possuir vários locais de armazenamento;

• uma Localização pode ter uma ou nenhuma Localização superior, mas pode ser
superior a várias Localizações.

4.3 Desenvolvimento da Ferramenta PlonArq

Finalizada a fase de Definição da ferramenta, tem-se uma lista de requisitos, a defi-


nição do escopo e o modelo de dados a ser utilizado. Com estas definições pode-se dar
início a fase de Desenvolvimento, onde as mesmas são traduzidas para uma linguagem
que possa ser interpretada pelo Gerenciador de Conteúdos e são geradas as interfaces
com o usuário.
57

4.3.1 Implementação

O desenvolvimento desta ferramenta representa basicamente transformar o modelo de


dados definido em um produto Plone. Para isto, utilizou-se a ferramenta ArchGenXML,
descrita anteriormente na seção 2.4.3, que transforma um modelo UML em um produto
Archetypes para Plone.
Na geração deste produto, cada classe do diagrama representa um novo tipo de con-
teúdo possível de ser adicionado ao portal Plone. Para cada um dos novos tipos criados, o
Archetypes gera um formulário padrão para visualização e outro para edição dos dados.
Estes formulários são basicamente constituídos das listas de atributos de cada classe e dos
conteúdos relacionados diretamente com o objeto.
Um exemplo de formulário de visualização gerado automaticamente é apresentado na
figura 4.9. Nela percebe-se que são listados os metadados referentes ao nível de classi-
ficação e uma lista dos tipos documentais e demais níveis de classificação relacionados
com este objeto.

Figura 4.9: Formulário para visualização de um nível de classificação

A figura 4.10 ilustra o formulário padrão gerado para edição dos objetos da classe
“Documento”. Pela figura percebe-se que além dos atributos definidos no diagrama, os
relacionamentos com as classes “TipoDocumental”, “Pessoa” e “Localizacao” são trata-
dos como atributos da classe “Documento”, permitindo, assim, que o usuário selecione
um objeto da outra classe para ser relacionado ao que está sendo criado.
Por outro lado, os relacionamentos dos tipos composto e agregado, como o que existe
entre as classes “PlanoClassificacao” e “Classe Plano”, são tratados de uma maneira dife-
58

Figura 4.10: Formulário para inclusão/edição de documentos

renciada. Neste caso não há a opção para escolher um objeto para referenciar, nem mesmo
o objeto da outra classe é listado como um atributo. Este tipo de relacionamento faz com
que o ArcheTypes somente permita os cadastros destas classes de forma hierárquica. Por
exemplo, o usuário só consegue incluir um objeto da classe “TipoDocumental” se estiver
posicionado em um objeto da classe “ClassePlano”, e só consegue incluir um objeto da
classe “ClassePlano” se estiver posicionado em um objeto da mesma classe (formando
assim a hierarquia entre as classificações) ou da classe “PlanoClassificacao” (criando os
primeiros níveis de classificação do Plano).
Estes tipos de relacionamento que geram a semelhança do Plano de Classificação e do
Mapa de Localização com pastas, descrita na seção 4.1.1.
59

4.3.2 Adaptação dos Formulários Gerados

Para a grande maioria das classes, o formulário padrão é perfeitamente adequado,


como é o caso da classe “Documento”, cuja interface de visualização, listada na Figura
4.10, identifica todos os seus atributos e os relacionamentos com as demais classes. Outro
exemplo é o formulário da classe “TipoDocumental”, visualizado na figura 4.4, onde são
listados os atributos do tipo de documento “Certidão de registro de imóveis”, e uma lista
de todos os documentos classificados como sendo deste tipo.
Porém, para classes que possuam auto-relacionamento ou que possuam relação com
classes auto-relacionadas, o formulário padrão não é adequado, pois representa apenas o
primeiro nível da hierarquia, tal qual visto no menu de navegeção das figuras da seção
4.1. A figura 4.11 representa o formulário gerado automaticamente para visualização dos
objetos da classe “PlanoClassificacao”, onde são listados os seus atributos e os objetos da
classe “ClassePlano” relacionados diretamente com o Plano em questão.

Figura 4.11: Formulário padrão de visualização do Plano de Classificação

Pela figura 4.11, percebe-se que apenas os primeiros níveis de classificação do Plano
são listados, enquanto subséries, dossiês e tipos documentais que também fazem parte do
Plano não podem ser facilmente identificados.
Para resolver problemas como esse, o Plone permite a customização destes formulá-
rios, tanto de visualização como de edição, de maneira que as interfaces fiquem diferen-
ciadas e de acordo com o que o produto desenvolvido se propõe. Assim, modificou-se os
formulários de visualização do Plano de Classificação e do Mapa de Localização Física
60

para que os mesmos pudessem ser listados com suas estruturas de forma hierárquica.
A figura 4.2, listada anteriormente, representa como o Plano de Classificação passou
a ser visualizado após a modificação realizada no formulário, de forma que o usuário
consegue visualizar toda a hierarquica presente no Plano de Classificação em questão.
Após estas modificações, apenas o requisito 8 - “Permitir a visualização e impressão
de relatórios gerenciais” ainda estava pendente. Para implementá-lo definiu-se dois novos
tipos de conteúdo, que representavam o relatório do Plano de Classificação e o relatório
da Tabela de Temporalidade.
Utilizou-se da mesma estrutura dos formulários de visualização para que os níveis
de classificação e a estrutura do arquivo fossem mostrados de forma hierárquica. Além
disto, os formulários foram modificados para que tivessem uma estrutura semelhante à
que é normalmente utilizada para estes instrumentos. Estes relatórios foram listados an-
teriormente nas figuras 4.6 e 4.7.
5 AVALIAÇÃO DA FERRAMENTA

Conforme mencionado no capítulo anterior, todo projeto de software passa necessari-


amente por uma fase de validação, onde atesta-se que o que foi implementado realmente
está de acordo com os requisitos levantados. Tem-se também uma fase de manutenção,
onde são corrigidos os erros encontrados nos testes, visto que mesmo os projetos mais
bem elaborados e com as melhores garantias de qualidade podem apresentar erros PRES-
SMAN (2002).
Com base nisso, elaborou-se um plano de avaliação da ferramenta buscando verificar
se a mesma realmente:

• atende aos requisitos propostos para a gestão de documentos;

• atende aos princípios arquivísticos no que tange aos instrumentos utilizados e às


funcionalidades oferecidas;

• apresenta vantagens frente a outras soluções GED existentes.

5.1 Metodologia de Avaliação

Segundo SOMMERVILEE (2000), os processos de verificação e validação de soft-


ware são aqueles que asseguram que o mesmo cumpra com suas especificações/requisitos
e, acima de tudo, que atestem que o software atende às necessidades dos clientes. Para
PRESSMAN (2002), verificação se refere a assegurar que o software faz corretamente
uma função específica, enquanto validação se refere as atividades realizadas para garantir
que o software faz aquilo que os requisitos do cliente dizem que ele deveria fazer.
PRESSMAN (2002) define o teste de software como a revisão final da especificação,
projeto e implementação, e destaca a importância de se conhecer os princípios básicos de
teste, dentre os quais destacam-se:
62

1. todos os testes devem ser relacionados aos requisitos do cliente;

2. teste completo não é possível;

3. para ser mais efetivo, o teste deve ser realizado por terceiros.

Neste capítulo trata-se apenas dos testes de validação, visto que os testes de verificação
referem-se a procedimentos técnicos que foram executados durante o desenvolvimento da
ferramenta.
Para atender aos objetivos acima delineados, a fase de avaliação foi organizada em
duas etapas:

Avaliação da ferramenta por um usuário final: Considerando os princípios defendidos


por SOMMERVILEE (2000) e PRESSMAN (2002), planejou-se um conjunto de
testes que foram realizados por um usuário final que não participou do projeto da
ferramenta e que possui conhecimentos na área de Arquivologia. Para esta avalia-
ção, optou-se por selecionar um aluno do sexto semestre do curso de Arquivologia
da Universidade Federal de Santa Maria.

Comparação com outras ferramentas: A fim de verificar se a ferramenta desenvolvida


neste trabalho possui vantagens frente às demais ferramentas disponíveis no mer-
cado, com mesmo propósito (GED) e mesma filosofia (Software Livre), realizou-se
uma comparação do PlonArq com algumas destas ferramentas. A escolha das fer-
ramentas que foram utilizadas nessa comparação foi realizada através de buscas na
Internet por ferramentas de Gestão de Documentos baseadas em Software Livre.
As ferramentas selecionadas foram: Albalá, Alfresco, Maarch e OpenGed.

5.2 Avaliação Realizada por um Usuário Final

Inicialmente, preparou-se um documento que lista todos os requisitos definidos para


a ferramenta, e interroga o usuário quanto ao atendimento ou não dos mesmos. Para que
o usuário tivesse condições de responder a estas questões, foram sugeridos passos para
testar o sistema, de maneira a garantir que todas as funcionalidades previstas estariam
englobadas no testes. A versão completa deste documento encontra-se no Apêndice A
deste trabalho.
A avaliação foi realizada em duas sessões. A primeira sessão foi realizada de forma
assistida, para que a ferramenta pudesse ser apresentada para o usuário avaliador, e os
63

primeiros passos do cadastro dos instrumentos fossem realizados em conjunto, para o


entendimento do funcionamento do sistema e dos objetivos do mesmo. Nesta sessão,
informou-se ao usuário o escopo e os objetivos da ferramenta, isto é, destacou-se que a
mesma não se propõe a ser uma solução completa de GED, mas uma solução adaptável
aos instrumentos arquivísticos para auxílio na manutenção destes e na localização de do-
cumentos através de metadados específicos. Nesta primeira sessão foram avaliados os
três primeiros ítens do questionário que consta no Apêndice A. A segunda sessão foi re-
alizada à distância, pelo usuário, sem acompanhamento técnico, durante a qual o mesmo
respondeu aos demais ítens do questionário.
Os procedimentos realizados pelo avaliador iniciaram com o cadastro de dois Planos
de Classificação e duas Tabelas de Temporalidade diferentes, de maneira que fosse pos-
sível verificar a adaptação da ferramenta com os diferentes tipos de estruturas que esses
instrumentos podem ser representados. Após a digitação do Plano de Classificação e da
Tabela de Temporalidade, o usuário cadastrou duas estruturas físicas de arquivamento dos
documentos (Mapa de Localização). Tendo os cadastros iniciais, o usuário inseriu docu-
mentos no sistema, modificou o Plano de Classificação e informações de temporalidade e
realizou pesquisas pelas informações cadastradas.
Após a análise das respostas do questionário, foram realizadas as correções necessá-
rias para o fechamento da ferramenta, caracterizando a fase de Manutenção.
As próximas seções mostram as respostas e as observações emitidas pelo avaliador
sobre cada um dos requisitos avaliados, com base nos procedimentos de testes executados.

5.2.1 Definir Plano de Classificação

Requisito: “Permitir a definição do Plano de Classificação conforme estrutura definida


pela organização”
O usuário conseguiu cadastrar todos os Planos de Classificação que foram propostos,
sem necessidade de qualquer adaptação nas suas estruturas. Porém, definiu este requisito
como atendido em partes, por acreditar que a inclusão de um tipo documental ou classe
poderia ser mais facilitada, através da adição de um botão ou de mensagens informativas.
Como critérios de usabilidade e interface não fazem parte dos requisitos e as sugestões
do usuário podem ser atendidas sem modificações estruturais na ferramenta, considerou-
se este requisito como atendido.
64

5.2.2 Definir Tabela de Temporalidade

Requisito: “Permitir a definição da tabela de temporalidade dos documentos com base


na classificação”.
Igualmente ao ocorrido no primeiro requisito, o usuário conseguiu inserir satisfatori-
amente todas as informações referente as Tabelas de Temporalidade dos dois Planos de
Classificação que se propôs. Porém, notou-se que o usuário confundiu a definição de
tipo documental com a de documento, sugerindo que houvesse a data de criação do tipo
documental, para fins de controle de recolhimento.
Como estas informações são definidas na classe Documento e não na classe TipoDo-
cumental, considerou-se este requisito como atendido.

5.2.3 Definir Mapa de Localização

Requisito: “Permitir a definição da estrutura física da organização, identificando os


receptáculos possíveis dos documentos, enquanto arquivados”.
Novamente o usuário conseguiu inserir a estrutura física de dois arquivos sem ne-
cessidade de modificações. Porém, julgou este requisito como atendido em partes por
acreditar ser importante que informações referentes a dimensões do arquivo e material de
composição do mesmo estivessem incluídas no sistema, pois tratam-se de informações
importantes no quesito de conservação dos documentos de arquivo.
Assim mesmo, entendeu-se o requisito como atendido, pois o mesmo trata apenas da
localização física dos documentos arquivados. É importante ressaltar que as sugestões
do usuário podem ser atendidas adicionando-se novos atributos ao modelo e gerando-se
novamente o produto conforme descrito no capítulo anterior.

5.2.4 Registrar Documentos Arquivísticos

Requisito: “Registrar os documentos que entram no sistema, atribuindo-lhes um nú-


mero de registro e permitindo uma numeração externa, a ser definida pelo usuário”.
Este requisito foi avaliado como atendido pelo usuário. Adicionalmente, o mesmo
sugeriu que não fosse obrigatório informar numeração dos documentos, pois o mesmo
informa que “ainda não está regulamentada uma numeração obrigatória para instrumentos
de destinação e arquivo”.
Como esta obrigatoriedade faz parte da maioria dos modelos existentes de padroniza-
65

ção de metadados e por acreditar-se que a numeração do documento constitui a principal


fonte de buscas dos mesmos dentro do sistema, considerou-se o requisito como atendido.

5.2.5 Visualizar Documento

Requisito: “Permitir a visualização do documento quando este existir em formato


digital”.
Este requisito foi avaliado como atendido pelo usuário. Adicionalmente, o mesmo
levantou questões referentes à confidencialidade e unicidade dos documentos inseridos
no sistema, bem como à definição de um fluxo padrão para a criação do documento e
posterior anexação ao plano de classificação.
Embora as questões de segurança, controle de versões e fluxo para criação e arqui-
vamento de documentos não façam parte dos requisitos delimitados para o sistema, estas
funcionalidades existem no gerenciador de conteúdo utilizado e por isso podem futura-
mente ser adicionadas à ferramenta.

5.2.6 Classificar Documento

Requisito: “Os documentos registrados no sistema devem:


(a) estar classificados de acordo com um plano de classificação
(b) ter sua destinação estabelecida
(c) ter sua localização física (quando arquivado) definida de acordo com a estrutura
física da organização
(d) poder ser recuperados por qualquer uma destas características”.
Para o avaliador, este requisito foi atendido em partes. O usuário identificou que foi
possível criar um documento sem relacioná-lo com uma classificação, segundo ele, dando
a impressão de que o documento possui autonomia dentro do sistema, isto é, que o mesmo
pode existir sem estar relacionado com nenhum Plano de Classificação ou com nenhum
arquivo físico.
A observação do usuário permitiu detectar um erro na ferramenta, percebendo-se que
a obrigatoriedade do relacionamento entre o documento e a tipologia documental não
estava sendo garantida pelo sistema. Assim que a avaliação encerrou, este problema foi
corrigido.
Além disto, o usuário avaliou como bastante complicada a localização de documentos
através da sua localização física e de sua classificação. Verificou-se que os atributos de
66

tipo documental e localização física, da classe Documento, não estavam definidos para
que fosse possível realizar buscas através de seus valores, portanto a única forma de en-
contrar documentos por estas duas características era: expandir toda a estrutura do Plano
de Classificação, encontrar o Tipo Documental, visualizar todos os documentos classifi-
cados como sendo daquele tipo, e neste conjunto de informações localizar o documento
desejado. O mesmo acontecia para a localização física. Foi modificada a modelagem e
este problema também foi resolvido, tornando possível a localização através destes atri-
butos.

5.2.7 Indicar Responsável pelo Arquivo e pelo Plano de Classificação

Requisito: “Toda estrutura de classificação dos documentos e todo arquivo (estrutura


física) deve estar sob responsabilidade de uma pessoa”.
O usuário avaliou este requisito como atendido em partes, pois, apesar de dar a pos-
sibilidade de informar um responsável, o sistema não tratava essa informação como obri-
gatória.
A observação do usuário permitiu detectar outro erro no desenvolvimento da ferra-
menta. Assim que encerrou avaliação, o problema foi corrigido, modificando a obriga-
toriedade dos relacionamentos entre as classes Arquivo e Pessoa e PlanoClassificacao e
Pessoa.

5.2.8 Emitir Relatórios Gerenciais

Requisito: “Permitir a visualização e impressão de relatórios gerenciais tais como do


Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos”
O usuário avaliou este requisito como atendido em partes, pois o mesmo encontrou
dificuldades em listar tais relatórios. Como relatado no capítulo anterior, os relatórios
são definidos como um tipo de conteúdo que precisa ser instanciado para produzir uma
listagem. Esta forma particular de tratar relatórios é uma característica intrínseca à ferra-
menta Plone utilizada. Como esta parte da avaliação foi feita à distância, acredita-se que
não tenha ficado claro para o usuário a forma como a ferramenta trata esses relatórios.

5.2.9 Demais Considerações do Avaliador

Ao final do questionário, deixou-se um espaço para o usuário fazer considerações so-


bre a sua avaliação da ferramenta, e indicar alguma norma ou conceito arquivístico que
67

tenha sido desrespeitado pela ferramenta. O usuário utilizou este espaço para questio-
nar a maneira como é feito o tratamento de dossiês pela ferramenta, que parece igualar
dossiês a níveis de classificação. O usuário ainda destaca que ao criar um documento no
sistema, pode-se classificá-lo como sendo de um determinado tipo e sabe-se que este tipo
documental faz parte de um dossiê, porém, não há a possibilidade de criação de dossiês
personalizados.
Os questionamentos do usuário surgiram pois muitas vezes os dossiês precisam ser re-
presentados dentro a estrutura do Plano de Classificação, e a forma encontrada pelo usuá-
rio para que esta representação fosse possível foi cadastrar os dossiês da mesma forma
que foi realizado o cadastro de séries e sub-séries, isto é, como um sub-nível do Plano.
Acredita-se que este cadastro esteja correto pois indica claramente a estrutura de classi-
ficação dos documentos e, conforme declarado pelo MoReq (CORNWELL, 2001, p.30)
os dossiês nada mais são do que uma estrutura da hierarquia do Plano de Classificação,
pois “os mesmos não possuem uma existência real, visto não passarem de agregações de
documentos de arquivo”.
Porém, se o termo dossiê for entendido como um conjunto de documentos cujos ti-
pos documentais fazem parte da mesma classificação e que possuem relação entre si
(CORNWELL, 2001), de fato, o modelo de dados proposto não está preparado para o
tratamento (criação e manutenção) dos mesmos. Contudo, esta funcionalidade não estava
englobada no escopo ou nos requisitos da ferramenta e por isso o dossiê foi implementado
apenas no sentido classificatório dos documentos de arquivo.

5.2.10 Discussão da Avaliação

De maneira geral, a avaliação por parte de um usuário que não tenha participado do
projeto da ferramenta foi de grande valia pois, além de ter permitido identificar e corrigir
alguns problemas com a modelagem dos dados, pôde-se perceber que há muitas questões
abertas e expectativas em torno de soluções de GED que atendam completamente a todos
os princípios e funções arquivísticas.
Vale ressaltar que, desde o princípio, este trabalho não possuía a pretensão de produ-
zir uma ferramenta de GED completa e operacional. Embora o avaliador conhecesse o
escopo e os requisitos da ferramenta em questão, notou-se que o mesmo considerou fun-
cionalidades como trâmite de documentos, segurança, acessibilidade e conservação, que
68

não estavam previstas no projeto e no plano de avaliação que lhe foi proposto.

5.3 Comparação com Outras Ferramentas

As ferramentas escolhidas foram avaliadas através das informações disponíveis sobre


as mesmas em seus sites Web e, em alguns casos, através de versões de demonstração
disponíveis on-line.
As principais características de cada uma delas são:

1. Albalá: desenvolvido por Baratz Servicios de Teledocumentacion, S.A., é um sis-


tema para gerenciamento de arquivos permanentes e, sendo assim, destina-se à ma-
nutenção (multi-nível) apenas do Arranjo Documental (fundos) e a gestão de espaço
físico. É uma ferramenta que diz estar de acordo com as normas ISAD(G) e MoReq
(BARATZ, 2007).

2. OpenGed: desenvolvido totalmente com tecnologias livres, trata apenas de docu-


mentos eletrônicos. Não há controle arquivístico hierarquizado do Plano de Clas-
sificação. Os metadados utilizados para descrição documental neste sistema são
apenas: título, classificação, assunto, localização, data de publicação, localização e
resumo (NAOS, 2007).

3. Alfresco: Gerenciador de Conteúdo livre que pretende ser uma alternativa para
gestão de documentos, possuindo algumas características de GED tais como con-
trole do ciclo de vida dos documentos e consultas aos documentos cadastrados por
metadados extraídos automaticamente (ALFRESCO, 2007).

4. Maarch: Software livre que possui o Dublin Core como padrão de metadados e a
ISO 15489 como padrão para a descrição. Trabalha exclusivamente com arquivos
permanentes. Possui controle da localização física, consultas aos documentos e um
tratamento especial para dossiês (MAARCH, 2007).

Os critérios de comparação das ferramentas foram definidos considerando o escopo


da ferramenta desenvolvida, e envolveram basicamente o controle e manutenção dos ins-
trumentos e funções arquivísticas. Nesta avaliação foram desconsideradas as funciona-
lidades referentes a controle de acesso, controle de versões e fluxo de dados, por serem
69

funcionalidades intrínsecas do Gerenciador de Conteúdo utilizado neste trabalho e não


serem requisitos explícitos da ferramenta desenvolvida.
Após avaliar cada uma das ferramentas, chegou-se ao conjunto de informações que
pode ser visualizado na Tabela 5.1.

Tabela 5.1: Comparação da ferramenta com outras disponíveis no mercado


Requisito / Ferramenta PlonArq OpenGED Alfresco Albalá Maarch
Gerência de documentos nas três fases X X
do ciclo de vida
Utilização de Software Livre X X X X X
Personalização - interface e metadados X X
Manutenção do Plano de Classificação X X X
Manutenção da Tabela de Temporali- X X
dade
Manutenção do Mapa de Localização X X
física
Emissão de relatórios destas ferramen- X
tas
Atendimento a normas e/ou legislação X X X X
Metadados de busca por informações X X X X
arquivísticas
Busca de documentos através da clas- X X X
sificação
Busca de Documentos pelos metada- X X X X
dos

Percebe-se por esta avaliação que os princípios arquivísticos são muitas vezes descon-
siderados. Além disso, a maioria das ferramentas trata de arquivos permanentes, descon-
siderando o ciclo de vida completo dos documentos.
As ferramentas analisadas tiveram a preocupação em desenvolver questões de controle
de acesso dos usuários e fluxo de informações, deixando de lado a preocupação com a
Arquivologia e o correto tratamento e classificação desses documentos. Assim, pode-
se concluir que adaptar uma ferramenta de Gestão de Conteúdo para ser utilizada como
solução GED é uma grande vantagem, pois como já possui todas essas funcionalidades
desenvolvidas e personalizáveis, dá a liberdade para que seja pensado exclusivamente no
atendimento das normas arquivísticas, trazendo vantagens para o uso e manutenção dos
instrumentos arquivísticos.
6 CONCLUSÃO

Neste trabalho, desenvolveu-se uma ferramenta de GED baseada em princípios arqui-


vísticos, tomando-se por base um Software Livre de Gestão de Conteúdo. Ao longo deste
trabalho, verificou-se a capacidade de adaptação de um Software Livre existente para ope-
rar como uma ferramenta GED/A, de forma a possibilitar o acesso aos documentos e às
informações neles contidas, considerando-se os princípios, as funções e os instrumentos
oriundos da Arquivologia.
A atual tendência em utilizar-se Gerenciadores de Conteúdo como solução de GED
fica confirmada e documentada neste trabalho. De fato, pode-se considerar a Gestão de
Documentos como uma especialização do processo de Gestão de Conteúdo, já que este
último compreende funcionalidades obrigatórias em ferramentas GED, como controle de
workflow, controle de versões e controle de acesso. Além disso, no caso do sistema
Plone, este trabalho mostrou que são necessárias poucas extensões para transformá-lo em
um software que atenda requisitos específicos da Gestão de Documentos (PlonArq).
A ferramenta PlonArq foi avaliada através de testes realizados por um usuário final
ligado à área de Arquivologia. Esta avaliação permitiu validar a abordagem adotada e
serviu de base para pequenas revisões realizadas na ferramenta. Além disso, buscou-
se comparar a ferramenta PlonArq com outras ferramentas baseadas em Software Livre
existentes no mercado, como forma de complementar a discussão dos resultados obtidos.
Por fim, outra contribuição deste trabalho refere-se à reunião das diversas normas e
recomendações arquivísticas existentes em um conjunto único de metadados, produzindo
um modelo de dados que pode ser utilizado para outras ferramentas de GED.
Como forma de garantir a viabilidade desta pesquisa, foi necessário considerar um
conjunto reduzido de requisitos ao desenvolver a ferramenta PlonArq. No entanto, houve
uma preocupação em contemplar os requisitos julgados fundamentais, que constituem
71

a base para a implementação dos demais instrumentos e funções arquivísticas. Além


disso, esta dissertação documenta as etapas essenciais do processo de desenvolvimento,
reunindo um referencial metodológico para novas extensões.
Algumas das possibilidades de maiores extensões da ferramenta são identificadas a
seguir:

• definir forma de criar os relacionamentos entre documentos, criando relações de


semelhança e dependência entre eles, como forma de facilitar a busca por informa-
ções;

• aprofundar o entendimento sobre o funcionamento do workflow do Gerenciador de


Conteúdo utilizado, para identificar forma de aplicá-lo na criação, edição e armaze-
namento de documentos Arquivísticos;

• verificar a possibilidade de criar novos passos de fluxo no workflow, tornando mais


flexível a solução;

• aplicação efetiva da Tabela de Temporalidade e de Destinação, controlando de


forma automática os prazos para arquivamento ou exclusão dos documentos, avi-
sando aos interessados sobre estas datas;

• possibilitar que uma classe inteira seja deslocada dentro da estrutura de classifica-
ção;

• identificar novos relatórios gerenciais que são necessários para o trabalho com os
instrumentos arquivísticos;

• possibilitar ativar e desativar classificações durante determinado período.

Além destas funcionalidades descritas, existem alguns requisitos não-funcionais que


são citados pelo e-Arq (BRASIL, 2006) e que poderiam ser incorporados à ferramenta.
Dentre estes pode-se destacar:

• Usabilidade: tornando o uso da ferramenta o mais simples e funcional possível;

• Interoperabilidade: garantindo que a ferramenta irá funcionar independente de pla-


taforma;
72

• Disponibilidade: garantindo que a ferramenta esteja sempre disponível quando so-


licitada;

• Desempenho e escalabilidade: garantindo que o tempo de resposta das consultas


seja satisfatório mesmo quando houver uma grande quantidade de usuários aces-
sando uma grande quantidade de documentos.
73

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APÊNDICE A FIGURAS DE DEMONSTRAÇÃO DO
PLONARQ

A figura A.1, ilustra a visualização inicial da pasta “planos de classificação”, onde


estão listados todos os Planos e Arranjos Documentais cadastrados no sistema

Figura A.1: Listagem dos planos de classificação cadastrados


79

Os Arquivos Físicos da instituição podem ser visualizados através da pasta “Mapas de


Localização”, conforme figura A.2, onde também visualiza-se a estrutura dos Mapas no
menu de navegação.

Figura A.2: Visualização dos mapas de localização disponíveis


80

Cada mapa de Localização pode ser visualizado de forma hierárquica juntamente com
sua estrutura física. A capacidade de cada receptáculo e a possibilidade de armazena-
mento direto pode ser visualizada ao verificar-se os detalhes do mesmo, conforme a figura
A.3.

Figura A.3: Visualização do cadastro dos receptáculos de documentos


81

A inclusão de documentos é realizada na pasta “documentos”, na qual podem ser


visualizados todos os documentos criados, independentemente de tipologia documental,
conforme figura A.4.

Figura A.4: Visualização dos documentos disponíveis


82

A figura A.5 demonstra o resultado de uma busca realizada no sistema pela palavra
“registro”, onde o tipo documental foi encontrado, e os documentos deste tipo também.

Figura A.5: Busca por informações gerais


83

A figura A.6 mostra uma busca mais específica onde está sendo localizado a pala-
vra “48902” e o resultado da busca foi apenas o documento 0004/2007, que possui esta
palavra em suas observações (vide figura 4.5).

Figura A.6: Busca por informações específicas


APÊNDICE B INSTRUMENTO DE AVALIAÇÃO DA
FERRAMENTA

Para realizar a avaliação, tenha em mãos os instrumentos arquivísticos utilizados pela


organização que será utilizada como exemplo. Os instrumentos em questão são: Plano de
Classificação, Tabela de Temporalidade e Mapa de Localização.

Após os testes o arquivista deve responder um questionário sobre a avaliação e sob


suas observações durante este processo.

Para guiá-lo na avaliação, segue um roteiro de como testar o sistema e logo após está
o questionário.

ROTEIRO DE TESTES

1. Vá na pasta Pessoas, e insira algumas pessoas que são responsáveis pelo Plano de
Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos, ou que sejam os criadores
dos documentos.

2. Insira um Plano de Classificação.

3. No Plano comece a inserir as suas classificações, conforme o plano que você possui
em mãos.

4. Ao inserir tipos documentais nas classificações informe a temporalidade definida


para cada tipo documental com base na TTD que você possui em mãos.

5. Gere um relatório do Plano de Classificação inserido


85

6. Gere um relatório da Tabela de Temporalidade definida

7. Insira a estrutura física da empresa, criando um arquivo Principal

8. No arquivo, insira salas, estantes, prateleiras, pastas, etc, conforme a estrutura física
existente para armazenamento de documentos

9. Gere um relatório do Mapa de Localização Física inserido.

10. Na pasta Documentos , insira alguns documentos.

(a) Com arquivo digital

(b) Sem Arquivo digital

(c) De tipos documentais diferentes

(d) Com palavras chaves diferentes

(e) Arquivados (com data de arquivamento e localização física)

(f) Correntes (sem data de arquivamento nem eliminação e sem localização física)

11. Tente visualizar os arquivos digitais relacionados com os documentos criados

12. Vá em Pesquisar e tente localizar documentos passando como parâmetro a descri-


ção de um tipo documental, de um plano de classificação, data de criação, data de
eliminação etc...

13. Vá na pasta do Plano criado e escolha um tipo documental para que sejam listados
os documentos que são deste tipo

14. Vá na pasta do Arquivo criado e escolha um dos receptáculos para que sejam lista-
dos os documentos que estão armazenados no mesmo

QUESTIONÁRIO:

Este questionário está organizado da seguinte forma:

Para cada um dos 8 requisitos que o sistema se propôs a implementar está indicado
o objetivo da avaliação do mesmo e logo após há espaço para a sua avaliação, objetiva e
subjetiva. Na avaliação objetiva, teremos sempre três possíveis respostas: Não, Em Partes
86

e Sim. Na subjetiva sinta-se a vontade para realizar seus comentários.

Requisito 1: permitir a definição do Plano de Classificação conforme estrutura defi-


nida pela organização

Objetivo: Validar se é possível de incluir um plano de classificação, da forma como


ele foi elaborado, sem a necessidade de adaptações.

Avaliação:
A estrutura do Plano de Classificação da organização pôde ser inserida satisfatoriamente
no sistema?
( ) Não
( ) Em partes, ajustes precisaram ser realizados para que o sistema aceitasse a estrutura do
Plano de Classificação da empresa
( ) Sim, se a necessidade de modificação alguma

Observações:

Requisito 2: permitir a definição da tabela de temporalidade dos documentos com


base na classificação

Objetivo: Validar a possibilidade de incluir uma tabela de temporalidade de documen-


tos sem precisar adaptações

Avaliação:
A TTD da organização pôde ser inserida satisfatoriamente no sistema?
( ) Não
( ) Em partes, ajustes precisaram ser realizados para que o sistema aceitasse a estrutura da
TTD da empresa
87

( ) Sim, se a necessidade de modificação alguma

Observações:

Requisito 3: permitir a definição da estrutura física da organização, identificando os


receptáculos possíveis dos documentos, enquanto arquivados.

Objetivo: Verificar a possibilidade de cadastrar várias estruturas físicas de armazena-


mento de documentos

Avaliação:
A estrutura física de armazenamento de documentos da organização pôde ser inserida sa-
tisfatoriamente no sistema?
( ) Não
( ) Em partes, ajustes precisaram ser realizados para que o sistema aceitasse a estrutura da
estrutura da empresa
( ) Sim, se a necessidade de modificação alguma

Observações:

Requisito 4: registrar os documentos que entram no sistema, atribuindo-lhes um nú-


mero de registro e permitindo que uma numeração externa, a ser definida pelo usuário

Objetivo: Verificar a possibilidade de cadastrar documentos digitais e convencionais,


88

relacionando ou não um arquivo digital e permitindo que o usuário informe o número do


documento. A numeração de registro não é visível para o usuário.

Avaliação:
Os documentos puderam ser inseridos satisfatoriamente no sistema, com a necessidade
de informar o número externo?
( ) Não
( ) Em partes
( ) Sim

Observações:

Requisito 5: permitir a visualização do documento quando este existir em formato


digital

Objetivo: Verificar a possibilidade de visualizar os documentos, quando existirem em


formato digital (independente do formato: .doc, .txt, imagem, vídeos...)

Avaliação:
Os documentos cujas cópias digitais foram incluídas no sistema puderam ser visualizados
corretamente?
( ) Não
( ) Em partes
( ) Sim

Observações:
89

Requisito 6: os documentos registrados no sistema devem


(a) estar classificados de acordo com um plano de classificação
(b) ter sua destinação estabelecida
(c) ter sua localização física (quando arquivado) definida de acordo com a estrutura física
da organização.

Objetivos: Organização do arquivo. Verificar a possibilidade de inserir documento que


não tenha classificação definida. Verificar a possibilidade de encontrar a temporalidade
estabelecida para o documento com base em seu tipo documental. Encontrar fisicamente
o documentos.

Avaliação:
Ao inserir um documento no sistema, houve a obrigatoriedade de relacioná-lo com um
tipo Documental e a opção de relacioná-lo com sua localização física?
( ) Não
( ) Em partes
( ) Sim

Observações:

(d) poder ser recuperados por qualquer uma destas características

Objetivo: encontrar os documentos através da localização e da classificação e de al-


gumas outras características cadastradas.

Avaliação:
90

Foi possível localizar um documento por seu tipo documental e por sua localização física?
(passos 12, 13 e 14 da avaliação)
( ) Nao
( ) Em partes
( ) Sim

Observações:

Requisito 7: toda estrutura de classificação dos documentos e todo arquivo (estrutura


física) deve estar sob responsabilidade de uma pessoa

Objetivo: Verificar se pode-se identificar o responsável pelo Plano e pelo arquivo.

Avaliação:
Ao cadastrar um plano e um arquivo, houve a obrigatoriedade de informar um responsá-
vel?
( ) Nao
( ) Em partes
( ) Sim

Observações:

Requisito 8: permitir a visualização e impressão de relatórios gerenciais tais como do


Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos

Objetivo: após todos o cadastro deve ser possível, como forma de conferencia e de
91

publicação, a impressão e visualização destes relatórios.

Avaliação:
Foi possível visualizar e imprimir os relatórios de do Plano de Classificação, da TTD e do
Mapa de Localização?
( ) Nao
( ) Em partes
( ) Sim

Observações:

Observações Gerais:

No seu ponto de vista, a ferramenta atende as necessidades dos arquivistas, como au-
xílio na manutenção dos instrumentos e no controle da inserção de documentos indevidos
no sistema? Para sua resposta lembre-se que o escopo da ferramenta é limitado conside-
rando apenas os requisitos citados acima.

Alguma consideração sobre alguma regra ou norma arquivística que tenha sido des-
respeitada na construção desta ferramenta??

Comentários Gerais
APÊNDICE C PUBLICAÇÕES GERADAS A PARTIR DO
TRABALHO

No decorrer do desenvolvimento desta dissertação foram publicados três artigos que


descreveram as fases do trabalho. O primeiro artigo ilustra a definição dos metadados,
enquanto o segundo relata a definição do modelo de dados e o terceiro faz um apanhado
geral do desenvolvimento da ferramenta. São eles:

1. Metadados para um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos.


Arquivística.net, v.2, 2006.

2. Um Modelo de Dados para uma Ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Do-


cumentos Arquivísticos.
II Congresso Nacional de Arquivologia (CNA)... Anais. Porto Alegre - RS, 2006.

3. Projeto de uma Ferramenta para Gerenciamento Eletrônico de Docmentos Arqui-


vísticos Baseada em Software Livre.
XXVI ENEGEP - Encontro Nacional de Engenharia de Produção ... Anais. Forta-
leza - CE, 2006.