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a) Lea detenidamente las preguntas formuladas para cada elemento o factor del control interno de la entidad. Si
requiere mayor información sobre las preguntas del cuestionario consulte a los miembros del equipo de
auditores para su orientación satisfactoria.
.
b) Responda las preguntas marcando con una aspa (x) en el casillero de acuerdo a la escala de valorización y
cuando corresponda indique el documento o directiva que sustenta la respuesta. Para tal efecto, considerar lo
siguiente:
Escala de valorización
Valor Descripción
0 No sabe
1 No se cumple
2 Se cumple de forma insuficiente
3 Se cumple de forma aceptable
4 Se cumple en mayor grado
5 Se cumple plenamente
Anote una N/A: si considera que no es aplicable ese elemento de Control en la Zona Registral n° V – Sede
–Trujillo. explique la razón (es) de su inaplicación en la entidad identificando las causas o explicaciones
correspondientes.
c) Anote el nombre del funcionario o trabajador que respondió el cuestionario, cargo, firma y fecha en el espacio
correspondiente suscribir cada una de las páginas y devolver al equipo de auditores. Sin necesita ampliar la
información incluir documentación adjunta.
d) Apreciaremos, solicitar cualquier aclaración adicional sobre la forma del llenado de cuestionario a los miembros
del equipo de consultores para su orientación satisfactoria.
Filosofía de la Dirección
1 La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales muestra interés de apoyar al
establecimiento y mantenimiento del control interno en
el área a través de políticas escritas, documentos,
reuniones, charlas y otros medios.
2 La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales reconoce y promueve los aportes
del personal que mejoran el desarrollo de las actividades
laborales
3 La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales incentiva el desarrollo
transparente de las actividades y gestión de la entidad
4 Se toman decisiones frente a desviaciones de X
indicadores, variaciones frente a los resultados,
dejándose evidencia mediante actas
5 La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales proporciona el apoyo logístico y de
personal para un adecuado desarrollo de las labores de
control
6 La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales demuestra una actitud positiva
para implementar las recomendaciones del OCI
Integridad y valores éticos 0 1 2 3 4 5
La entidad cuenta con un código de Ética debidamente X
7 aprobado, y difundido mediante talleres o reuniones y
otros medios.
La administración ha difundido la "Ley del Código de X
8
Ética de la Función Pública"
Se comunican debidamente dentro de la entidad las X
9 acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones
éticas
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales demuestra un comportamiento
10
ético, poniendo en práctica los lineamientos de conducta
de la entidad
Se sanciona a los responsables de actos ilegales de X
11 acuerdo con las políticas definidas por la Oficina General
de Sistemas Informáticos y Plataformas Virtuales
Administración Estratégica
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales ha difundido y es de conocimiento
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general la visión, misión, metas y objetivos estratégicos
de la Oficina General
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales asegura que todas las Áreas,
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formulen, implementen y evalúen actividades
concordantes con su plan operativo de gestión
2
Los planes estratégicos, operativo y de contingencia se X
14 elaboran, conservan y actualizan según procedimiento
documentado
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales ha formulado el análisis de la
15 situación con participación de todas las jefatura y/o
encargados del UO, para definir su direccionamiento y
desarrollo de los servicios
Estructura organizacional
La estructura organizacional se ha desarrollado sobre la X
base de la misión, objetivos y actividades de La Oficina
17
General de Sistemas Informáticos y Plataformas Virtuales
y se ajusta a la realidad y necesidades
El Manual de Organización y Funciones (MOF) esta X
aprobado y refleja todas las actividades que se realizan
18
en La Oficina General de Sistemas Informáticos y
Plataformas Virtuales y están debidamente delimitadas
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales cuenta con un Reglamento de
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Organización y Funciones (ROF) debidamente
actualizado
Todos las personas que laboran en La Oficina General de X
Sistemas Informáticos y Plataformas Virtuales ocupan
20
una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el de
Asignación de Personal (CAP)
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales se asegura de que los trabajadores
conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y
21
demás manuales) que regulan las actividades de la
entidad. difundidos mediante talleres o reuniones y
otros medios
Se han elaborado manuales de procesos con sus X
22
respectivos flujos de información y de procesos
Administración de los Recursos Humanos
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales cuenta con mecanismos, políticas
23 y procedimientos adecuados para la selección,
inducción, formación, capacitación, compensación,
bienestar social, y evaluación de personal.
Se cuenta con un programa de inducción al personal que X
24 ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los
principios éticos
Las unidades orgánicas cuenta con la cantidad y calidad X
25 de personal necesario para el adecuado desarrollo sus
actividades
26 La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales elabora anualmente un plan de
formación y capacitación del personal, basado en
3
competencias con la participación de todas las áreas y
se da cumplimiento al mismo
Competencia Profesional
Se han identificado las competencias necesarias para X
cada cargo previsto en el CAP y han sido plasmadas en
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un documento normativo (perfil del cargo aprobado).
4
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales ha establecido y difundido
2
lineamientos y políticas para la administración de
riesgos
El planeamiento de la administración de riesgos es X
3 especifico en algunas áreas, como en la asignación de
responsabilidades y monitoreo de los mismos
Identificación de Riesgos
Están identificados los riesgos significativos por cada X
5
objetivo y proceso critico.
5
Los procedimientos de autorización y aprobación para X
los procesos, actividades y tareas están claramente
1 definidos en manuales o directivas y son realizados
para todos los procesos, actividades y tareas.
Evaluación Costo-Beneficio*
El costo de los controles establecidos para sus X
5 actividades está de acuerdo a los resultados esperados
(beneficios)
Se toma en cuenta que el costo de establecer un X
6 control no supere el beneficio que se puede obtener
6
desempeño para los procesos, actividades y tareas
La evaluación de desempeño se hace con base en los X
planes organizacionales, disposiciones normativas
15
vigentes
Rendición de cuentas
La Oficina General de Sistemas Informáticos y X
Plataformas Virtuales cuenta con procedimientos y
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lineamientos internos documentados que se siguen
para la rendición de cuentas
La administración exige periódicamente la presentación X
17 de declaraciones juradas a su personal
Sistemas de información
La entidad está integrada a un solo sistema de X
7 información y se ajusta a las necesidades de sus
actividades
Periódicamente se solicita a los usuarios opinión X
documentada sobre el sistema de información
8
registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar
las mejoras
Flexibilidad al cambio
Se revisan periódicamente los sistemas de información X
9 y de ser necesario se rediseñan para asegurar su
adecuado funcionamiento
8
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad orgánica que se X
10 encarga de administrar la documentación e información
generada por la entidad
La administración de los documentos e información se X
realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos
11 establecidos para la preservación y su conservación
(archivos electrónicos, magnéticos y físicos)
Comunicación interna
La entidad ha elaborado y difundido documentos que X
13 orienten la comunicación interna
V. SUPERVISIÓN
9
En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de X
supervisión para conocer oportunamente si éstas se
1
efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando
evidencia de ello
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer X
oportunamente si los procesos en los que interviene se
2
desarrollan de acuerdo con los procedimientos
establecidos (monitoreo)
Seguimiento de resultados
Las deficiencias y los problemas detectados en el X
monitoreo se registran y comunican con prontitud a los
3
responsables con el fin de que tomen las acciones
necesarias para su corrección
Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se X
4
disponen medidas para desarrollarlas
Se realiza el seguimiento a la implementación de las X
5 mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el
OCI
Compromiso de mejoramiento
La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones X
6 que le permite proponer planes de mejora que son
ejecutados posteriormente
Se implementan las recomendaciones producto de las X
7 autoevaluaciones realizadas
10