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Processos Tecnológicos III
Sistemas ERP
· Análise de necessidades de informação
· Constituição e estrutura típicas.
· Funcionalidades dos principais módulos.
· Algumas funcionalidades importantes
· Alguns problemas importantes e suas causas mais comuns
Registar
consulta
Pedir
informações
FIM
NÃO
Consultar Planeamento
(Ver página 3)
da Produção
NÃO
Determinar
condições de
fornecimento a
ZEBRA4
Informar ZEBRA4
da impossibilidade
do fornecimento
Elaborar proposta
para ZEBRA4
Imprimir e enviar
proposta a
ZEBRA4
FIM
Consultar Planeamento
da Produção
SIM Há capacidade
extra ?
NÃO
SIM Podem-se
cancelar ordens ?
NÃO
Correr MPS,
MRP, CRP
Transmitir à Direcção
Comercial.
(Regressar à página 2)
2 – Qualidade
Incapacidade de avaliar a qualidade dos componentes comprados
Causas possíveis mais frequentes:
• Não existência de registos e rotinas que permitam a avaliação de desempenho de
fornecedores (avaliação externa) e permita a realização fácil de consultas e relatórios.
• Não existência de registos e rotinas que permitam a avaliação de desempenho dos vários
agentes de compras (avaliação interna) e permita a realização fácil de consultas e
relatórios.
4 – Produtividade
Esforço manual excessivo para processos administrativos e de gestão operacional:
Causas possíveis mais frequentes (para além de algumas já acima referidas e facilmente
identificáveis):
• Falta da funcionalidade de “three-way matching” para conferência de facturas
(verificação electrónica da factura contra a nota de encomenda e a guia de recepção).
• Falta da funcionalidade de assinatura electrónica para a obtenção de aprovações.
• Falta da funcionalidade de conciliação bancária electrónica (conferência dos extractos
das contas bancárias contra os cheques e ordens de pagamento emitidas).
• Falta de acesso on-line à situação das facturas pendentes
• Falta de emissão automática de cartas de reclamação de crédito a clientes com
pagamentos em atraso.
• Falta da funcionalidade de geração automática das consultas ao mercado.
• Falta da funcionalidade de geração automática das notas de compra, incluindo as
condições específicas negociadas com cada fornecedor.
• Dificuldade em obter rapidamente os elementos necessários para acelerar encomendas
feitas a fornecedores.
• Dificuldade em obter rapidamente os elementos necessários para responder a consultas
do planeamento de materiais ou do planeamento da produção.
• Falta da funcionalidade de “three-way matching” para apoio à recepção de materiais
(verificação electrónica da factura contra a nota de compra e a guia de recepção).
Processos Tecnológicos III – Notas sobre Sistemas ERP 12
• Falta da funcionalidade de simulação do “picking“ e da emissão automática da “picking
list”.
• Falta da funcionalidade “copiar excepto” para criação de novos documentos (BOMs,
gamas operatórias, notas de encomenda, etc.).
• Falta da funcionalidade de substituição global de um artigo (em todos os ficheiros e
registos em que ele é utilizado).
• Falta da funcionalidade de substituição global de um posto de trabalho (em todos os
ficheiros e registos em que ele é utilizado).
• Falta de gamas operatórias alternativas pré-definidas.
• Manutenção dos ficheiros pouco apoiada (falta de detecção de erros na entrada de dados,
poucos valores por defeito pré-definidos, falta de rotinas de apoio, ausência de
funcionalidades de garantia da coerência interna dos dados, falta de registos auditáveis
das transacções efectuadas com o sistema).
5 – Gestão de tesouraria
Incapacidade de optimizar a decisão sobre a aceitação um desconto de pronto pagamento.
Causas possíveis mais frequentes:
• O sistema não efectua automaticamente o cálculo da condição mais favorável.
Incapacidade de prever as necessidades de tesouraria.
Causas possíveis mais frequentes:
• O sistema não produz automaticamente um mapa de previsão de pagamentos.
Pagamento de facturas indevidas, incorrectas ou duplicadas.
Causas possíveis mais frequentes:
• Falta da funcionalidade de “three-way matching” para conferência de facturas
(verificação electrónica da factura contra a nota de encomenda e a guia de recepção).
• Falta de actualização automática da situação da factura (logo que paga deve transitar de
“a pagamento” para “paga”).
Perda de descontos por pagamento atrasado de facturas.
Causas possíveis mais frequentes:
• Demora na conferência de facturas e assinatura da autorização de pagamento (ver 4 –
Produtividade).
Atrasos na facturação a clientes.
Causas possíveis mais frequentes:
• Falta de emissão automática da factura associada à expedição / prestação do serviço ou
outra condição contratual.
Gestão de crédito pouco eficaz.
Causas possíveis mais frequentes:
• Incapacidade de estabelecer um “plafond“ de crédito adequado, a partir dos registos
históricos das transacções efectuadas como cliente.
• Incapacidade em detectar facturas a receber atrasadas e de cobrar os juros de mora
respectivos.
• Incapacidade de anular descontos financeiros a clientes que não cumprem os prazos de
pagamento acordados.
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ID Task Name
55 !!! - Dados prontos para o arranque do módulo
56 Formalizar procedimentos
57 Definir sequências
58 Elaborar / adaptar documentação
59 Procedimentos em aprovação
60 !!! - Procedimentos aprovados
61 Estabelecer regras de utilização
62 Definir e criar perfis de utilizadores
63 Definir e estabelecer condições de acesso
64 Regras de utilização em aprovação
65 !!! - Regras de utilização aprovadas
66 Treinar os utilizadores
67 Efectuar testes
68 Realizar testes
69 Efectuar os ajustamentos necessários
70 Obter a aprovação dos testes
71 !!! -Módulo 1 testado e aprovado
72 FASE 4b - Implementar o MÓDULO 2
73 FASE 4c - …
74 …
75 FASE 4n - …
76 FASE 5 - Piloto para a integração dos diversos módulos
77 Definir plano de testes de validação da integração piloto
78 Realizar testes
79 Efectuar os ajustamentos necessários
80 Obter a aprovação dos testes do projecto piloto
81 !!! - Aplicação piloto integrada testada e aprovada
82 FASE 6 - Migração dos dados
83 Verificar a parametrização efectuada
84 Transferir os dados reais
85 Realizar os teste com os dados reais
86 Efectuar os ajustamentos necessários
87 Obter a aprovação dos testes com dados reais
88 !!! - Aplicação integrada testada e aprovada
89 FASE 7 - Plano de transição
90 Carregar os dados para as operações diárias
91 Contabilidade
92 Encomendas
93 Compras
94 …
95 Operar os sistemas (antigo e novo) em paralelo
96 Testar, testar, testar
97 Efectuar os ajustamentos necessários
98 Obter a aprovação do novo sistema
99 !!! - Novo sistema operacional e aprovado
100 Suspender a utilização do sistema anterior
101 FASE 8 - Rever e encerrar o projecto
102 Efectuar os ajustamentos finais
103 Concluir o relatório de projecto
104 Obter a aceitação final
105 !!! - PROJECTO CONCLUÍDO
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