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SUR DE UIVI FINANCIER
GESTION FINANCIERE
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DES ROJETS FINANCES PAR LA BANQUE MONDIALE
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DIRECTIVES A L’
IRECTIVES A L’INTENTION DES EEMPRUNTEURS
MPRUNTEURS

DIVISION
OPERATIONS
CHARGEE
POLICY
DES POLITIQUES
AND COUNTRY
OPERATIONNELLES
SERVICES
ET DES SERVICES AUX PAYS
30 NOVEMBRE 2001
30 NOVEMBRE 2002
SIGLES

RSF Rapport de suivi financier


SGF Spécialiste de la gestion financière
LACI Initiative pour l’aménagement de l’administration des
prêts
S&E Suivi et évaluation
PAD Document d’évaluation du projet
PEP Plan d’exécution du projet
RGP Rapport de gestion de projet
SP Spécialiste de la passation des marchés
RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER
DES PROJETS FINANCES PAR LA BANQUE MONDIALE :
DIRECTIVES A L’INTENTION DES EMPRUNTEURS

TABLE DES MATIERES

Avant Propos ................................................................................................................................ iv

I. Introduction .............................................................................................................................. 1

II. Les rapports de suivi financier .............................................................................................. 2


A. Principes fondamentaux........................................................................................................ 2
B. Contenu des rapports de suivi financier ................................................................................ 3
C. Plan général des rapports de suivi financier......................................................................... 10
D. Soumission des rapports de suivi financier......................................................................... 11

III. Décaissements ...................................................................................................................... 11

IV. Dispositions transitoires...................................................................................................... 11

V. Coordination des bailleurs de fonds ................................................................................... 12

Annexes

A. Exemples de Rapport de suivi financier

B. Documents à fournir pour les décaissements au titre de Prêts à l’investissement


RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER
DES PROJETS FINANCES PAR LA BANQUE MONDIALE:
DIRECTIVES A L’INTENTION DES EMPRUNTEURS
AVANT-PROPOS

1. Les présentes directives ont été établies pour aider la Banque mondiale et ses
emprunteurs à se mettre d’accord sur le contenu, la présentation et la périodicité des
rapports de suivi financier des projets financés par la Banque. Elles s’appliquent à tous
les prêts et crédits à l’investissement.

2. Ces directives remplacent les instructions pour les rapports de gestion de


projet (RGP), qui sont contenues dans le document Initiative pour l’aménagement de
l’administration des prêts – Manuel d’exécution et le Manuel de gestion financière des
projets1. Cette version remplace celle en date du 30 novembre 2001. Les changements
apportés à l'ancienne version figurent à l'annexe B, et comportent des indications plus
détaillées sur les conditions relatives aux décaissements effectués sur la base de rapports.

3. La Section I explique brièvement les raisons qui ont motivé ces changements. La
Section II fournit des indications détaillées sur l’élaboration des rapports de suivi
financier et examine les principes sur lesquels ils se fondent (renseignements sur la
situation financière du projet, l’avancement physique des activités et la passation des
marchés) ; ainsi que sur la présentation, la fréquence et la soumission des rapports de
suivi financier (RSF). La section III analyse l’incidence des RSF sur les décaissements.
La section IV décrit les dispositions prises pour passer des rapports de gestion de projet
aux rapports de suivi financier. La section V donne des précisions sur l’organisation de
la coordination avec les autres bailleurs de fonds pour les questions liées aux RSF. Deux
annexes sont jointes au présent document. L’annexe A contient des exemples pratiques
de la présentation et du contenu possibles des rapports de suivi financier à partir de cinq
types de projets différents. L’annexe B donne des indications supplémentaires sur les
documents à fournir pour le décaissement des prêts à l’investissement.

1
Voir Initiative pour l’aménagement de l’administration des prêts (LACI) – Manuel d’exécution,
Banque mondiale, Département des prêts, septembre 1998 ; et Manuel de gestion de projet, Banque
mondiale, Département des prêts, février 1999.

iv
RAPPORT DE SUIVI FINANCIER DES PROJETS FINANCES
PAR LA BANQUE MONDIALE : DIRECTIVES A L’INTENTION DES EMPRUNTEURS

I. INTRODUCTION

1. La Banque a pour politique d’exiger que les projets soient supervisés, car elle veut
s’assurer que les fonds qu’elle prête sont exclusivement utilisés aux fins pour lesquelles le prêt a
été accordé, que les principes d’économie et d’efficience sont respectés et que l’objectif de
développement durable du projet est dûment pris en compte. Dans le cadre de cette supervision,
la Banque demande aux emprunteurs de lui soumettre les rapports nécessaires pour assurer de
façon efficace le suivi et l’évaluation des projets. En juillet 1998, elle a demandé aux
emprunteurs de lui soumettre des rapports de gestion de projet (RGP) suivant un format
normalisé pour faire le point du suivi financier, de l’avancement des activités (réalisations) et de
la passation des marchés. Si la finalité première de ces rapports était d’améliorer la gestion
financière des opérations, ils constituaient également une nouvelle base de décaissement
qualifiée de formule de décaissements sur la base de RGP.

2. Passage du rapport de gestion de projet au rapport de suivi financier. La Banque a


récemment décidé de simplifier et de personnaliser les rapports à fournir, ce qui permet
d’élaborer ces documents directement à partir des systèmes d’information de gestion des projets,
alors qu’ils devaient auparavant être rédigés séparément. Elle a aussi décidé de changer le nom
des RGP pour les appeler rapports de suivi financier (RSF), de façon à indiquer clairement leur
objectif et à signaler les changements intervenus par rapport aux RGP. Si leur objectif est le
même que ceux des RGP qui les ont précédés, le changement de nomenclature reflète deux
points essentiels, à savoir que les nouveaux rapports sont centrés sur les aspects financiers des
projets et que leur objet est le suivi et non la gestion des projets. Les rapports de suivi financier
sont différents des états financiers audités qui sont demandés chaque année pour tous les projets.
Mais ils peuvent servir de base à l’établissement de ces documents (voir paragraphe 10a).

3. Responsabilités de l’emprunteur et de la Banque. Il incombe à l’emprunteur de faire le


nécessaire, au départ et par la suite, pour assurer correctement la gestion financière, la passation
des marchés et le suivi des opérations du projet dans le cadre des dispositions d’ordre général
concernant la gestion du projet. La Banque doit s’assurer que ces arrangements sont en place
avant que l’exécution du projet ne commence et qu’ils le restent pendant toute la durée de
l’exécution du projet.

4. Responsabilités des agents de l’emprunteur. Les fonctions des agents du projet pour ce
qui est de l’élaboration des rapports, notamment de suivi financier, devront être définies dans le
Manuel d’exécution du projet. La mission du chef/coordinateur de projet est de veiller à ce qu’un
rapport de suivi financier complet soit élaboré et distribué en temps voulu à toutes les parties
prenantes. En tant que directeur du projet, il (elle) devra aussi travailler avec les responsables
gouvernementaux concernés et les agents du projet afin de fournir des indications détaillées sur
le déroulement des opérations et de prendre les mesures éventuellement nécessaires pour
remédier aux problèmes qui se posent ou exploiter les possibilités que peut signaler le RSF. En
général, le comptable/directeur financier du projet est chargé d’établir les rapports financiers, les
rapports sur l’état d’avancement des activités étant du ressort des spécialistes techniques, et les
2

rapports sur les marchés, du ressort des agents du projet chargés de la passation des marchés. La
nature exacte de ces responsabilités variera cependant selon celle du projet.

5. Responsabilités des agents de la Banque. Côté Banque, c’est l’équipe chargée du projet
qui est responsable de la supervision des opérations. Dans le cadre de la préparation du projet,
l’équipe détermine avec les agents de l’emprunteur les dispositions à prendre pour la supervision.
Ces dispositions précisent notamment le plan général et le contenu des rapports à fournir par
l’emprunteur, comme les rapports de suivi financier, les états financiers et les rapports d’audit
annuels, de même que les autres rapports à présenter pour assurer de façon efficace le suivi et
l’évaluation du projet, ainsi que la divulgation des données. Le chef d’équipe du projet est le
principal point de contact de la Banque avec l’emprunteur. Il est assisté de spécialistes en gestion
financière, de spécialistes ou d’agents qualifiés en matière de passation des marchés, et des
autres membres de l’équipe du projet.

II. LES RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER

6. S’il est souhaitable que les rapports de suivi financier soient modulables et adaptés à
chaque projet ou, au besoin, à chaque pays ou secteur d’activité, il est indispensable qu’ils
s’appuient sur un certain nombre de principes fondamentaux décrits ci-après1. Les sections qui
suivent examinent le contenu, la présentation et la fréquence des rapports de suivi financier.

A. Principes fondamentaux

7. Les principes qui gouvernent les rapports de suivi financier sont les suivants :

• Les rapports de suivi financier doivent contenir des informations utiles pour
l’emprunteur tout en fournissant à la Banque des indications suffisantes pour
déterminer :

si les fonds décaissés au titre des projets servent aux fins pour lesquelles ils
ont été fournis,

si l’exécution du projet est en bonne voie, et

1
Les rapports de suivi financier soumis à la Banque peuvent être un sous-ensemble ou un condensé des rapports
sur la gestion du projet, dans la mesure où la Banque n’a pas besoin pour ses activités de suivi de données aussi
détaillées que celles contenues dans les RGP. Ces rapports de gestion doivent suivre en gros les principes
énoncés dans cette section à divers égards : a) flexibilité dans le format de présentation et dans la périodicité; b)
plan du rapport établi en fonction de la taille, de la nature et de la complexité du projet, ainsi que des systèmes,
des besoins et des compétences des agents de l’emprunteur ; c) nécessité de comparer les dépenses prévues et
les dépenses effectives par rapport à l’état d’avancement des activités, et d’analyser les différences ; d) nécessité
d’attirer l’attention sur les problèmes à examiner (notamment sur les événements imprévus qui peuvent avoir
une incidence importante sur l’exécution du projet ou sur ses systèmes de passation des marchés et de gestion
financière) ; et e) nécessité de faire le point sur l’avancement général des opérations comme convenu pendant la
préparation du projet. Les agents de la Banque peuvent aussi aider l’emprunteur à établir les rapports de
gestion — notamment à déterminer les éléments d’information requis, la fréquence des rapports et le meilleur
moyen d’identifier les formats de présentation que l’emprunteur peut produire avec ses propres systèmes, ainsi
que les moyens permettant d’améliorer ces systèmes.
3

si les coûts budgétisés ne seront pas dépassés.

• Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant


l’avancement physique des activités et la passation des marchés pour permettre de
vérifier la cohérence entre l’évolution de la situation financière et les progrès au plan
physique. Le suivi des dépenses par rapport au déroulement des opérations est un
élément clé pour s’assurer de la maîtrise financière du projet, bien qu’il soit parfois
difficile d’élaborer des indicateurs quantitatifs de production pour certains projets.

• Le suivi du projet par la Banque doit être efficace par rapport aux coûts, tant du point
de vue de la Banque que de celui des emprunteurs. Il convient par conséquent :

d’éviter dans toute la mesure du possible les rapports qui impliquent de la part
des emprunteurs la mise en place ou le maintien de systèmes parallèles ou
faisant double emploi (voir paragraphe 10a). Les RSF doivent certes permettre
au lecteur de comparer les données contenues dans les divers rapports, mais la
liaison entre les différents éléments d’information doit passer par une structure
d’information cohérente et ne pas nécessiter de nouveaux systèmes complexes
d’information « intégrés » ;

d’utiliser en principe la même structure d’information financière pour la


planification du projet et le calcul des coûts, les RSF, les état financiers
annuels audités du projet et les rapports de fin d’exécution des projets ;

d’harmoniser et d’intégrer, dans toute la mesure du possible, les éléments


d’information requis pour le suivi des aspects financiers et de la passation des
marchés avec les autres renseignements demandés par la Banque dans le cadre
des rapports d’avancement et du suivi des projets, en particulier s’agissant du
suivi des réalisations et des rapports y afférents. Par exemple, si des rapports
d’étape semestriels sont demandés, les RSF devront en faire partie intégrante ;

d’éviter autant que faire se peut de demander aux emprunteurs de fournir à la


Banque des informations dont elle dispose déjà. Les renseignements
concernant les marchés dont le montant nécessite un examen préalable en sont
un exemple ;

de s’entendre, lorsque c’est possible, avec les autres bailleurs de fonds qui
financent le projet pour l’établissement de rapports et de dispositifs de suivi
communs (voir paragraphe 37).

B. Contenu des rapports de suivi financier

8. Le plan général et le contenu des RSF devront être déterminés dans le cadre de
l’évaluation du projet (sur la base de l’évaluation des systèmes de gestion financière, des
modalités de passation des marchés, et de l’analyse générale et des appréciations du chef
d’équipe du projet) et arrêtés lors des négociations. Les autres bailleurs de fonds qui participent
au projet doivent être invités à participer aux discussions (voir paragraphe 37).
4

9. Date de la mise en place des arrangements concernant la gestion financière. Dans tous
les cas, ces arrangements et, en particulier, les capacités nécessaires pour permettre de présenter
en temps voulu les RSF, doivent être mises en place au plus tard avant l’entrée en vigueur du
prêt.

10. Éléments d’information requis pour les rapports de suivi financier. Les RSF doivent
inclure des données sur la situation financière, l’avancement matériel des activités et la passation
des marchés. (Des exemples de rapports sont donnés à titre indicatif dans l’annexe A.) Ils
doivent comporter en introduction une description des éléments nouveaux concernant le projet et
des progrès réalisés pendant la période considérée afin de présenter le contexte dans lequel
s’inscrivent les informations communiquées dans les sections sur la situation financière, le
déroulement des opérations et la passation des marchés (ou de fournir d’autres explications
concernant ces éléments).

a. Rapports financiers. Ces rapports doivent inclure au moins un état financier


indiquant, pour la période considérée et en valeur cumulée (depuis le début du projet
ou de l’année en cours), les fonds reçus, par origine, et les dépenses, par grand poste
de dépenses ; les soldes de trésorerie du projet en début et en fin de période ; et les
tableaux comparant les dépenses effectives et les dépenses prévues.

• Présentation des données par poste budgétaire. Ce mode de présentation doit


suivre dans toute la mesure du possible le plan comptable de l’emprunteur, à
condition de faire apparaître séparément toutes les activités spécifiques importantes
telles qu’elles ont été déterminées lors de l’évaluation de la gestion financière et
convenues lors des négociations. Si les informations fournies par le plan comptable
de l’emprunteur ne sont pas d’un niveau de détail suffisant pour que le projet puisse
faire l’objet d’un suivi, il faudra modifier ce plan ou élaborer le RSF séparément du
système de gestion du projet de l’emprunteur. Ce plan comptable devra normalement
faire apparaître les postes de dépenses qui diffèrent des catégories de décaissement.2

• Relations entre les rapports de suivi financier et les états financiers annuels.
Parce qu’ils seront élaborés à partir du système de gestion du projet, les RSF produits
tout au long d’une année d’exécution pourront dans bien des cas servir à préparer les
états financiers annuels du projet, ce qui permettra d’établir des rapports de manière
plus efficace par rapport aux coûts. Cela pourrait aussi améliorer le ratio coût-
efficacité et la ponctualité des audits des états financiers d’un projet, les RSF pouvant
être examinés à l’occasion du contrôle intérimaire des états financiers annuels
effectué par l’auditeur3.

• Éviter les systèmes parallèles ou qui font double emploi. Deux aspects sont à
prendre en compte pour réduire le nombre de systèmes d’information inutiles :

2
L’emprunteur fournit au Département des prêts des renseignements par catégorie de dépenses via les demandes
de retrait.
3
Les RSF ne sont pas audités, mais ils peuvent se révéler utiles pour les auditeurs lors des contrôles
intermédiaires. Lorsque ces rapports sont utilisés pour les décaissements, les auditeurs doivent émettre pour les
états financiers audités une opinion sur l’éligibilité des dépenses financées par la Banque et l’existence de
pièces justificatives adéquates dans les dossiers de l’entité chargée du projet.
5

Dans la mesure du possible, il faudra utiliser les systèmes de gestion


financière de l’emprunteur pour établir les rapports de gestion de projet. Lors
de l’évaluation d’un projet, l’emprunteur et la Banque devront donc évaluer et
examiner la capacité des systèmes de l’emprunteur et déterminer s’il est
possible de les améliorer pour que l’emprunteur puisse produire des RSF à
partir du système de gestion de projet. Il conviendra par exemple de
s’interroger sur la possibilité d’utiliser le plan comptable de l’emprunteur pour
préparer les rapports financiers.

S’il n’est pas possible d’utiliser les systèmes de gestion financière de


l’emprunteur, on devrait pouvoir produire des RSF avec n’importe quel
système comptable séparé ou « isolé » ayant une fonction de gestion de projet
plutôt que de recourir à un système sans rapport avec la gestion du projet. Les
rapports de suivi devraient normalement s’appuyer sur les données plus
détaillées utilisées par l’organisme d’exécution pour la gestion de projets.

b. Rapports sur l’avancement des activités. Les rapports sur l’avancement physique des
activités doivent inclure des informations descriptives et des indicateurs de réalisation
(conformément à ce qui a été convenu lors de la préparation du projet) établissant la
liaison entre les données financières et l’avancement physique des opérations, et ils
doivent attirer l’attention sur les problèmes à examiner. (Voir paragraphes 21 à 26
pour les instructions relatives au suivi de l’avancement des activités.)

c. Rapports sur la passation des marchés. Les rapports sur la passation des marchés
fournissent des renseignements sur les achats de fournitures, de travaux et de services
y afférents et sur la sélection des consultants, en indiquant si les méthodes de
passation des marchés convenues ont été respectées. Ils comparent l’exécution des
marchés avec les plans arrêtés lors des négociations ou actualisés ultérieurement, et
attirent l’attention sur les principaux problèmes rencontrés, tels que les problèmes de
dotation en personnel ou de renforcement des capacités de l’emprunteur. En outre, les
rapports contiennent des informations sur tous les changements autorisés qui ont été
apportés aux contrats. Ils peuvent aussi faire état de plaintes déposées par les
soumissionnaires, de problèmes d’exécution des marchés par les entreprises et de tout
différend contractuel majeur.

11. Rapports de suivi financier des petits projets. Lorsque le montant d’un prêt, d’un crédit
ou d’un don ne dépasse pas 5 millions de dollars, comme c’est le cas pour les prêts au
développement des connaissances et à l’innovation (LIL), il sera généralement possible de
simplifier les rapports compte tenu du niveau relativement modeste des fonds prêtés et de la
nature probablement moins complexe du projet. La situation financière, l’avancement des
activités et la passation des marchés devront toujours faire l’objet d’un rapport, mais le projet
comprendra en général moins de composantes et d’indicateurs de réalisations et de réalisations,
de sorte que les rapports pourront être plus simples et moins détaillés. On pourra aussi
éventuellement en réduire la fréquence.

12. Portée des rapports de suivi financier. Le RSF porte sur l’ensemble du projet tel qu’il est
décrit dans le document d’évaluation du projet, et non pas uniquement sur l’utilisation des fonds
6

de la Banque. Il renseigne donc sur l’ensemble des activités du projet, des financements et des
dépenses, notamment les apports des autres bailleurs de fonds et les contributions en nature sous
forme de main-d’œuvre ou de logement par exemple, indépendamment du fait que l’organisme
d’exécution contrôle ou non l’affectation des fonds à telle ou telle composante du projet.
Lorsqu’un emprunteur ou un co-financier finance directement des biens et services ou qu’il
contribue en nature à leur fourniture, il convient d’évaluer correctement la valeur de ces apports
pour déterminer les montants à inscrire dans les comptes. Si ces informations ne sont pas
aisément disponibles, la présentation des RSF ne doit pas en être retardée pour autant. Une note à
ce sujet devra être incluse dans le rapport, et les données nécessaires jointes à un rapport
ultérieur, lorsqu’elles seront disponibles4.

13. Organismes d’exécution multiples. Les dispositions relatives à l’établissement de


rapports sur des projets qui font intervenir plusieurs organismes d’exécution, de même que celles
régissant la présentation et la fréquence des RSF, doivent être définies au plus tard à
l’évaluation, puis arrêtées et notées dans les documents lors des négociations. En principe, un
seul RSF doit être soumis pour chaque période considérée. Si, par exemple, deux entités au
moins sont chargées d’exécuter différentes composantes d’un projet et qu’il existe une unité
centrale du projet (chargée de coordonner les opérations) et un seul compte spécial, l’unité
centrale doit établir des RSF consolidés qui couvrent les différents organismes d’exécution. Cela
n’est cependant pas toujours possible. Prenons le cas par exemple d’un projet qui n’a pas d’unité
centrale et avec plusieurs agences d’exécution, dotées chacune de leur compte spécial et chargées
d’exécuter le projet en différents lieux (zone, état, province), . La mise au point d’un RSF
consolidé est dans ce cas impossible, et chaque organisme d’exécution doit préparer son propre
RSF.

14. Monnaie utilisée pour les rapports de suivi financier. Le choix de la monnaie utilisée
pour les rapports sera arrêté lors des négociations. Les rapports de suivi financier devront utiliser
la monnaie dans laquelle les emprunteurs tiennent normalement leurs livres de comptes. Si les
comptes sont tenus dans une monnaie autre que celle du compte spécial, la question de la
conversion se posera. En règle générale, les soldes d’ouverture et de clôture du compte spécial
(et de tout autre compte bancaire concernant le projet qui est tenu dans une monnaie différente de
celle des livres de comptes) devront être convertis respectivement au taux de change en vigueur à
la date d’ouverture et à la date de clôture. Les opérations effectuées à partir du compte spécial
(ou d’autres comptes bancaires tels que ceux mentionnés ci-dessus) devront être converties au
taux de change en vigueur à la date des opérations. Les taux de change appliqués devront être
indiqués dans une note jointe au rapport de suivi financier.

15. Principes comptables. Les pays utilisent en général deux méthodes de comptabilité
reconnues — la comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement5. Le choix de la méthode
détermine s’il convient ou non d’enregistrer ou de comptabiliser les opérations/événements, ainsi

4
Les RGF ne sont pas censés fournir d’informations sur les marchés qui se rapportent aux activités financées par
d’autres bailleurs de fonds, mais l’analyse du déroulement des opérations doit indiquer où en sont ces marchés,
ainsi que leur incidence sur l’état d’avancement global du projet.
5
Outre ces deux méthodes, les États peuvent aussi utiliser la comptabilité d’engagements budgétaires. Cette
méthode, qui a essentiellement une fonction de contrôle budgétaire, consiste à comptabiliser les opérations au
moment où elles sont engagées, par exemple, lorsqu’une commande est passée. Ce n’est pas une méthode
acceptable pour l’établissement de rapports de suivi financier.
7

que les modalités et le moment de leur prise en compte. La comptabilité de caisse est
généralement acceptable pour les projets exécutés par des entités non génératrices de produits.
La comptabilité d’engagement est indispensable lorsque la gestion des dettes exige une attention
particulière et que l’on a besoin de disposer de données sur le coût complet (par opposition aux
paiements effectifs). La comptabilité d’engagement pure est donc exigée pour toutes les entités
commerciales/génératrices de produits qui reçoivent des fonds de la Banque. En réalité,
différentes méthodes de comptabilité ou des versions modifiées de ces méthodes sont utilisées à
différents niveaux de l’administration. Il convient cependant de n’appliquer qu’une seule
méthode à la comptabilité d’un projet donné. Les principes comptables applicables au projet
devront être arrêtés lors des négociations et spécifiés dans une note jointe aux RSF.

16. Planification du projet. Pour assurer le suivi efficace d’un projet, il faut bien planifier les
opérations, notamment établir un plan financier, sans quoi on ne dispose d’aucune base de
comparaison pour juger des réalisations concrètes. Le processus de planification doit commencer
aux premiers stades de la préparation du projet. À mesure que le projet prend corps, le plan se
précise pour devenir un plan d’exécution du projet à partir duquel on pourra suivre le
déroulement des opérations et repérer les aspects appelant des mesures correctives. Les
informations contenues dans ce plan initial doivent comporter des tableaux de coûts, des
indicateurs de réalisations physiques et des détails sur les coûts. Il faut actualiser ce plan lorsque
des changements importants surviennent dans les hypothèses de base ou dans l’exécution du
projet si l’on veut qu’il reste réaliste.

17. Des plans d’exécution rationnels. Un bon plan d’exécution doit comporter les éléments
suivants :

• des projections ou des prévisions financières couvrant la durée de vie du projet et


désagrégées en plusieurs périodes, qui serviront à établir les budgets annuels du
projet ;

• un plan de passation des marchés, décrivant notamment les activités concernées et les
procédures utilisées dans le cadre du projet (par exemple, les dispositions et les
procédures arrêtées pour obtenir les services des entreprises) ;

• la structure et le contenu des rapports financiers du projet, ainsi que les modalités
d’audit retenues ;

• des indicateurs vérifiables, notamment d’avancement physique des activités, qui


puissent être valablement associés aux coûts ; et

• les critères retenus pour surveiller les écarts entre les coûts prévus et les coûts réels,
ainsi que l’avancement physique des opérations.

18. La planification financière : premières étapes. La planification financière commence


avec les éléments d’information sur les coûts obtenus à l’aide du logiciel COSTAB (utilisé par la
Banque pour établir les tableaux de coûts des projets) ou par d’autres moyens, comme un tableur.
L’équipe du projet de la Banque et les agents de l’emprunteur sont chargés conjointement de
s’assurer que ces éléments d’information sont rassemblés de manière adéquate. Les tableaux de
8

coûts doivent, dans la mesure du possible, être basés sur le plan comptable de l’emprunteur afin
de s’assurer que les rapports financiers du projet pourront aussi être établis sur cette base6. Avant
la mise en œuvre du projet, les emprunteurs devront, avec l’aide des agents de la Banque si
nécessaire, affiner les indications de coûts avec une description détaillée des activités du projet,
des calendriers détaillés (en particulier pour le plan de passation des marchés) et des budgets de
dépenses décomposés par période le cas échéant. Les dépenses budgétisées pour chaque
trimestre (ou toute autre période appropriée) devront être fonction des activités du projet
programmées pour le trimestre (ou la période) considéré.

19. Révision des budgets des projets. Les données chiffrées de la planification doivent rester
réalistes afin de pouvoir expliquer de façon cohérente les différences observées par rapport aux
prévisions. Avant le début de chaque exercice du projet, il conviendra donc que les agents de
l’emprunteur examinent, et modifient au besoin, le budget du projet pour l’année à venir en
tenant compte de toute actualisation du plan d’exécution du projet. Cela évitera d’avoir à rendre
compte des différences attribuables uniquement aux retards du projet qui n’ont pas été pris en
compte dans le plan d’exécution ou le budget actualisé du projet. Le budget révisé devra
normalement être communiqué au chef d’équipe au moins deux mois avant le début de l’exercice
du projet.

20. Analyse des écarts . Les rapports financiers signalent les écarts observés entre les coûts
prévus et les coûts effectifs. De même, les rapports de suivi de l’avancement physique indiquent
les différences entre les réalisations prévues et les réalisations effectives, et les rapports sur la
passation des marchés signalent les différences constatées au niveau des marchés. Les écarts
importants devront être analysés, et les rapports devront fournir des explications et indiquer les
mesures correctives à prendre. Le niveau à partir duquel un écart sera considéré comme
suffisamment important pour nécessiter un examen ou une action corrective doit être convenu au
stade de la préparation du projet via la définition d’un pourcentage de variation ou des activités à
surveiller. Le coût d’une petite activité peut en effet varier dans de fortes proportions sans que
cela n’affecte guère l’ensemble du projet. Le pourcentage de variation à prendre en considération
pourra donc différer d’une activité à l’autre et d’un projet à l’autre.

21. Le suivi de l’avancement des activités. Comme on l’a noté au paragraphe 7, le suivi des
dépenses au regard de l’avancement physique des activités est un élément clé pour assurer la
maîtrise des coûts d’un projet. On ne peut suivre l’avancement physique des opérations que si
l’on dispose de données sur les réalisations concrètes qui indiquent les facteurs déterminant les
coûts des composantes du projet. Certains emprunteurs n’ont pas pour habitude de recueillir ces
données, et d’autres doivent renforcer les systèmes qu’ils utilisent à cet effet. Aussi la question
de savoir comment identifier ces réalisations doit-elle être examinée avec soin lors de la
préparation du projet. Pour ce faire, il faut :

• que le projet soit conçu de telle sorte que l’on puisse voir à quelle composante ou
activité correspond telle ou telle réalisation7;

6
Le plan comptable de l’emprunteur peut être le système de comptabilité de l’administration centrale ou le plan
comptable de l’entité ou de l’organisme chargé de l’exécution du projet.
7
Suivant le cadre logique mis au point par la Banque pour concevoir et monter des projets, par exemple, que l’on
peut trouver dans le document d’évaluation du projet.
9

• qu’un lien puisse être clairement établi entre chaque réalisation et les coûts auxquels
elle a donné lieu ; et

• qu’un système fiable permette d’enregistrer et de présenter ces réalisations.

22. Élaborer des indicateurs de réalisation. C’est la nature du projet qui détermine le mode
de suivi de l’avancement physique des activités, mais on définira en général des indicateurs qui
relient les réalisations aux coûts ; les réalisations attribuables à chaque composante (ou activité)
du projet sont en effet souvent directement liées à ces coûts ou influent sur eux de façon
déterminante. Dans certains cas, le suivi pourra être assuré au moyen de renseignements
concernant l’état d’avancement du marché.

23. Méthode de suivi. La méthode qui consiste à relier les réalisations aux coûts convient aux
projets donnant lieu à un flux de réalisations relativement homogènes et faciles à quantifier, qui
peuvent être définis comme étant les principaux facteurs de coûts (par exemple, nombre de
personnes formées, quantités de fournitures livrées et nombre de cas évalués, de traitements
effectués ou de permis délivrés). Dans le cas d’un projet prévoyant essentiellement des activités
de construction, cependant, les réalisations peuvent n’apparaître qu’une fois les travaux terminés.
On peut alors suivre les réalisations en fonction de l’avancement des marchés. Pour certains
projets, les deux méthodes pourront être utilisées — par exemple, un projet d’éducation peut
avoir une composante formation d’enseignants (méthode de l’unité de production) et une
composante construction d’université (méthode de la gestion des marchés). Dans certains cas,
aucune de ces méthodes ne pourra être utilisée, et il faudra éventuellement adopter une approche
différente, telle que celle de l’information descriptive.

24. Portée du suivi des réalisations. Le suivi des réalisations est une tâche qui doit être
appréhendée avec réalisme. Il n’est pas nécessaire de mesurer les réalisations de toutes les
composantes et activités du projet. Il convient plutôt de s’employer à mesurer les réalisations des
principales activités et de prévoir à cet effet des systèmes d’information dont la couverture
pourra à la longue être étendue.

25. Mesure des résultats des projets. Ce n’est pas à partir de la mesure des résultats d’un
projet, qui indiquent si les objectifs de développement du projet ont été atteints — comme
l’amélioration des résultats scolaires, le changement des pratiques ou des comportements d’un
groupe cible, ou l’augmentation de la production agricole — que l’on peut généralement faire le
lien avec les coûts indiqués dans les RSF. Cette mesure a une autre utilité : elle permet de suivre
et d’évaluer l’efficacité d’un projet et sa contribution à la réalisation des objectifs de
développement visés. Cependant la mesure des réalisations comme celle des résultats font partie
du cadre logique établi par la Banque pour concevoir et gérer l’ensemble d’un projet. Ces
mesures des résultats au regard des objectifs de développement du projet devraient aussi faire
partie du plan de suivi et d’évaluation exigé pour le projet.

26. À quel moment déterminer les indicateurs de suivi. Il faudra mettre au point en parallèle
les indicateurs permettant de suivre le déroulement des activités physiques du projet, d’une part,
et les indicateurs de réalisations et de résultats pour le plan de suivi et d’évaluation, d’autre part.
10

On évitera ainsi les doubles emplois, les indicateurs de réalisations pouvant parfois servir dans
les deux cas.8

C. Plan général des rapports de suivi financier

27. Le RSF comprend un rapport financier, un rapport sur l’avancement physique des
activités et un rapport sur la passation des marchés. Le RSF se présente différemment selon le
projet, mais il convient d’éviter de multiplier inutilement le nombre de formats de présentation.
Les emprunteurs souhaiteront donc peut-être convenir avec la Banque d’un format plus
normalisé, qu’ils pourront utiliser pour les différents projets intéressant le pays et en particulier
pour tous les projets intéressant un secteur donné. Le plan général du RSF devra tenir compte de
la nature, de la taille et de la complexité de chaque projet, mais il faudra aussi veiller à ce que la
Banque obtienne les éléments d’information dont elle a besoin pour le suivi des projets. Le plan
des RSF devra être déterminé au stade de la préparation du projet et arrêté au moment des
négociations. Plusieurs formats de présentation sont indiqués à titre d’exemple à l’annexe A.

28. Rapports financiers. Dans la mesure du possible, les rapports financiers doivent se
présenter sous une forme que les systèmes de l’emprunteur peuvent produire, et cette
présentation doit être jugée acceptable par la Banque. Les agents de la Banque travaillent avec
les clients pour définir ces formats de présentation et les aider au besoin à prendre les
dispositions nécessaires pour produire ces rapports.

29. Rapports sur l’avancement physique des activités. Le plan général de ces rapports
variera en fonction de la nature du projet.

30. Rapports sur la passation des marchés. Le principal objectif des rapports sur la passation
des marchés est de faciliter le suivi des projets et, en particulier, l’examen a posteriori des
marchés. Les rapports sur la passation des marchés doivent être conçus de telle sorte que les
agents chargés de l’exécution d’un projet puissent améliorer la qualité et la fiabilité de la gestion
des marchés, compte tenu des caractéristiques propres à chaque projet et à chaque type de prêt.
Ils pourront ainsi être moins détaillés dans le cas d’un prêt au développement des connaissances
et à l’innovation ou d’un projet de développement de proximité, par exemple, que ceux qui sont
exigés normalement. Pour certains projets, un chef d’équipe pourra désirer suivre tous les
marchés dont le montant est inférieur au seuil à partir duquel un examen préalable est exigé9,
tandis que pour d’autres (comme des projets communautaires, par exemple), il pourrait être
préférable de fixer le montant minimum à partir duquel un marché sera inclus dans les rapports à
la Banque, de sorte que ceux-ci ne soient pas d’une longueur excessive.

8
D’autres instructions concernant les indicateurs de réalisations et de résultats sont fournies dans la publication
de la Banque intitulée Performance Monitoring Indicators Handbook (1996).
9
La Banque obtient des renseignements sur les marchés dont le montant exige un examen préalable et conserve
ces renseignements dans ses systèmes internes. Dans certains cas cependant, l’emprunteur et la Banque peuvent
préférer inclure également ces marchés dans les RSF pour donner une idée générale de tous les marchés
financés par la Banque en un seul rapport. Un rapport aussi détaillé sur les marchés n’est pas nécessairement
requis pour tous les RSF, mais il peut se révéler utile à certaines périodes clés, comme au moment de l’examen
à mi-parcours.
11

D. Soumission des rapports de suivi financier

31. Les rapports de suivi financier sont établis et soumis à la Banque selon une périodicité
qui doit être déterminée au stade de l’évaluation du projet et arrêtée lors des négociations et qui
doit coïncider dans toute la mesure du possible avec celle des rapports similaires soumis à
l’institution. Cette périodicité, au moins semestrielle, devrait être trimestrielle dans la plupart des
cas10. Les projets complexes ou à haut risque peuvent nécessiter des RSF plus fréquents. Le
premier rapport couvrira normalement la période allant de la date d’entrée en vigueur du prêt ou
du crédit jusqu’à la fin du premier trimestre suivant cette date11.

32. À quel moment soumettre les rapports de suivi financier. Les rapports de suivi financier
devront normalement être soumis au chef d’équipe dans les 45 jours qui suivent la fin de la
période couverte par le rapport. Si le RSF n’est pas communiqué à temps, le chef d’équipe prend
contact avec l’emprunteur pour s’enquérir de la raison de ce retard et de la date à laquelle il
prévoit de soumettre son rapport. Tout retard de présentation d’un RSF entraînera normalement
un resserrement de la supervision par l’équipe du projet de la Banque et pourrait donner lieu à
des recours juridiques pour non-respect des clauses de l’accord. En outre, les décaissements au
titre du projet, s’ils sont effectués sur la base de rapports, s’en trouveront retardés.

III. DECAISSEMENTS

33. Les emprunteurs conservent la possibilité d’opter pour des décaissements sur la base des
opérations ou pour des décaissements sur la base de rapports (simplifiés). Il leur faut cependant
remplir certaines conditions pour pouvoir bénéficier de la formule de décaissements sur la base
de rapports. Ces conditions et d’autres questions liées aux pièces à fournir pour les
décaissements sont précisées à l’annexe B.

IV. DISPOSITIONS TRANSITOIRES

34. L’obligation de soumettre des RSF à la Banque s’applique à tous les projets évalués à
partir du 1er janvier 2002. Les emprunteurs conservent toutefois la possibilité d’utiliser le format
de présentation normalisé du rapport de gestion de projet (RGP).

35. Projets évalués entre le 1er janvier 1998 et le 31 décembre 200112. Pour les projets
évalués entre le 1er juillet 1998 et le 31 décembre 2001, les emprunteurs qui s’étaient déjà
engagés à élaborer des RGP peuvent demander à s’entendre avec la Banque sur la marche à

10
Pour beaucoup de projets, des rapports d’activité doivent être soumis tous les six mois. Dans ce cas, un RSF
trimestriel sur deux pourrait être intégré au rapport semestriel.
11
Lorsque des dépenses importantes doivent être effectuées avant l’entrée en vigueur du prêt ou du crédit, il est
parfois préférable que le premier RSF soit établi et soumis à la Banque avant la fin du premier trimestre qui suit
l’entrée en vigueur. Les emprunteurs peuvent aussi souhaiter soumettre leur RSF avant la fin du premier
trimestre pour d’autres raisons, par exemple pour que la Banque et d’autres parties prenantes leur indiquent
comment améliorer le rapport, ou pour prouver que l’entité chargée du projet est prête à opérer suivant la
formule des décaissements sur la base de rapports.
12
Ces directives ne s’appliquent pas aux projets évalués avant le 1er juillet 1998, dans la mesure où les
emprunteurs n’étaient pas tenus de produire des rapports de gestion pour ces projets.
12

suivre pour passer à la formule des RSF. Les agents de la Banque travailleront avec les agents de
l’emprunteur pour déterminer d’un commun accord les dispositions à prendre à cet effet.

36. Projets dont les décaissements sont basés sur les RGP. Les emprunteurs qui utilisaient la
formule des décaissements sur la base des RGP normalisés avant le 1er janvier 2002 peuvent
continuer à le faire. Dans ce cas, les règles et procédures décrites dans la Lettre de décaissement
correspondante continueront de s’appliquer. Sinon, les emprunteurs peuvent décider de passer au
nouveau système des RSF, lesquels doivent être conformes aux règles de base décrites dans les
présentes directives ainsi qu’aux autres règles applicables à la formule des décaissements sur la
base de rapports visées à l’annexe B.

V. COORDINATION DES BAILLEURS DE FONDS

37. Si un projet est financé conjointement par la Banque et d’autres bailleurs de fonds et si
les calendriers de préparation du projet coïncident, les agents de la Banque travailleront avec les
autres bailleurs de fonds pour coordonner les différentes évaluations des capacités dans le but de
rationaliser le processus. Le cas échéant, les agents de la Banque et ceux de l’emprunteur
chercheront à harmoniser, dans la mesure du possible, le plan général, le contenu et la périodicité
des rapports communs à soumettre aux bailleurs de fonds. En réduisant le nombre des rapports à
soumettre, l’harmonisation permettra probablement de réduire les coûts supportés par
l’emprunteur et les bailleurs de fonds.
ANNEXE A

EXEMPLES DE RAPPORT DE SUIVI FINANCIER

1. Cette annexe présente à titre indicatif cinq exemples de rapport de suivi financier :

• Le projet d’éducation de l’État d’« Atlantis »

• Le projet de routes urbaines de l’État d’« Appletonia »

• Le projet de filet de protection sociale de l’État de « Pacifica »

• Le projet d’administration fiscale de l’État de « Plutonia »

• Le projet LIL d’éducation de l’État d’« Hibernia » (exemple d’une petite


opération)

2. Les emprunteurs et la Banque pourront convenir d’apporter certaines modifications


au plan général de ces rapports, mais ces adaptations ne devront pas conduire à
amputer le contenu informatif de ces documents au point que la Banque ne dispose
plus du minimum requis pour assurer le suivi des projets. Il y a également lieu de
penser que beaucoup d’emprunteurs souhaiteront utiliser le même format de
présentation pour tous les rapports concernant leur pays ou certains secteurs
d’activité, ce que la Banque les encouragera à faire.

3. Le tableau 3 de l’annexe B donne la liste des éléments d’information


supplémentaires à fournir pour les décaissements sur la base de rapports.

4. La Banque et les emprunteurs peuvent décider d’inclure des éléments


d’information supplémentaires dans ces rapports. Citons à titre d’exemple les
prévisions actualisées des dépenses, la liste des actifs (ou catégories d’actifs)
financés par la Banque, l’analyse des financements de la Banque par catégorie de
décaissements des prêts, les résultats financiers cumulés de l’année, les annexes ou
notes analysant plus en détail les principaux domaines d’activité ou un ou plusieurs
postes de dépenses, et des explications descriptives plus détaillées sur les résultats
obtenus et les mesures à prendre pour remédier aux problèmes qui se posent dans
tel ou tel domaine. Certains des exemples de rapports présentés ici montrent
comment intégrer ces éléments d’information complémentaires dans le corps du
rapport.

5. Les emprunteurs qui fournissent les informations nécessaires pour les rapports de
gestion de projet introduits en 1998 remplissent toutes les conditions voulues pour
les RSF.
ANNEXE A
Exemple I
Page 1
RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER - EXEMPLE 1

ATLANTIS – PROJET D’AMELIORATION DU SECTEUR DE L’EDUCATION

Table des matières

1. Examen de l’état d’avancement du projet

2. Tableau sur l’origine et l’emploi des fonds

3. Emploi des fonds par activité du projet (complète le tableau sur l’origine et
l’emploi des fonds)

4. Rapport sur l’avancement physique des activités – réalisations physiques

5. Rapport sur l’avancement des activités – état d’avancement des marchés de


travaux et de services

6. Rapport sur la passation des marchés – descriptif et tableaux

[Cet exemple illustre le cas d’un projet d’éducation qui comprend d’importants travaux de
génie civil, des achats de matériel et des activités de formation. Le tableau sur l’origine et
l’emploi des fonds inclut des prévisions de trésorerie pour les six mois qui suivent afin de
faciliter la planification et le suivi du projet. L’avancement physique des activités fait
l’objet d’un suivi sur la base des unités de réalisation lorsque la chose est faisable, ou de
l’état d’avancement des marchés/travaux pour les activités de construction.]
ANNEXE A
Exemple I
Page 2
EXAMEN DE L’AVANCEMENT DES ACTIVITES

ATLANTIS – PROJET D’AMELIORATION DU SECTEUR DE L’EDUCATION

Présentation des RSF dans le cadre des rapports d’activité

1. Les rapports ci-joints rendent compte de l’avancement du projet en fournissant des


renseignements sur l’activité financière, les principaux indicateurs de réalisation et la
passation des marchés pour le trimestre qui va de janvier à mars. Les rapports de suivi
financier pour les périodes qui se terminent en juin et décembre sont intégrés au rapport
d’activité semestriel du projet, qui est plus étoffé. Un rapport d’activité détaillé du projet
sera établi dans le cadre de la préparation de l’examen à mi-parcours du projet.

Observations concernant le RSF (et explication des principaux écarts entre prévisions et
réalisations)

2. Toutes les composantes du projet sont au moins partiellement achevées. Les rapports
ci-joints sur l’avancement physique des activités montrent les progrès accomplis en
termes de réalisations matérielles pour certaines activités, et d’avancement des travaux
pour les autres. Comme convenu pendant l’évaluation du projet, seules les principales
activités du projet et/ou les activités qui se prêtent à ce genre de rapport sont incluses
dans les rapports sur l’avancement des activités. Un bilan des principales activités du
projet est présenté ci-après.

3. Activité 1a : Nouveau système d’information de gestion décentralisé – Les coûts


indiqués dans les rapports financiers concernent l’achat de serveurs pour le ministère de
l’Éducation, l’achat et l’installation de 50 ordinateurs pour les bureaux de district, ainsi
que l’achat et l’installation de quelques logiciels. Avant de pouvoir établir une liaison
complète avec l’un quelconque des bureaux de district, il faut compléter la
programmation au niveau central, installer tous les logiciels dans les bureaux de districts,
et former la totalité des agents TI (6 des 30 agents ont été formés à ce jour). Il est toujours
prévu de lancer le système en mars 2002, mais l’instabilité de la situation politique dans
le district d’Heravora pourrait entraîner des retards d’exécution.

4. Activité 1b : Construction des nouveaux bureaux de district – Les travaux de


construction pour les bâtiments 1 à 5 devraient se dérouler conformément au calendrier
prévu, et leur coût ne devrait pas dépasser les estimations établies. Le bâtiment 6 sera
achevé avant la date de livraison prévue, mais les fortes pluies qui sont tombées sur le
chantier en novembre 2000 entraîneront des dépassements de coût. Le marché pour les
bâtiments 7 à 10 a été signé le 28 mars 2001.

5. Composante 2 : Élargir l’accès à l’enseignement – La remise en état des écoles


secondaires progresse comme prévu. La construction des 50 écoles gérées par les
communautés est en avance sur le calendrier, car la conception modulaire retenue par le
maître d’œuvre a permis de gagner en efficience et de réaliser des économies d’échelle.
Quarante établissements sont achevés, dont 24 sont déjà utilisés.
ANNEXE A
Exemple I
Page 3
6. Composante 3 : Formation des enseignants et des directeurs d’école – Les cours se
déroulent comme prévu ; la principale différence par rapport aux prévisions est le coût de
la formation à la gestion des directeurs, qui est supérieur de 10 % environ aux
estimations. Le marché concernant les services de formation a été passé conformément
aux procédures de la Banque mondiale, et l’avis de non-objection du chef d’équipe de la
Banque a été reçu le 5 octobre 1999.

7. Composante 4 : Gestion du projet – Les coûts de la gestion du projet ont dépassé les
prévisions de façon substantielle pendant le trimestre, car il a fallu verser à 3 employés
les arriérés de salaires qui n’avaient pu être payés depuis plusieurs mois en raison de
retards dans les contrats. Le montant total des coûts de cette composante est conforme au
montant indiqué dans le plan et dans le document d’évaluation du projet.
ANNEXE A
Exemple I
Page 4

Gouvernement d'Atlantis : projet d'amélioration du secteur de l'éducation


Sources et utilisations des fonds
Prêt Banque mondiale (BIRD) No 1234-ATL
Pour le trimestre finissant le 31 mars 2001
en milliers de pesos d'Atlantis (AP)
Prévisions 6 mois
Trimestre Cumulatif à venir
Encaissements
Financements du gouvernement 24,000 260,000 75,000
Financements BIRD 129,795 623,245 175,000
Financement total 153,795 883,245 250,000
Moins : dépenses par composante
Renforcement institutionnel 94,695 569,045 185,000
Accroissement de l'accès 60,000 220,000 24,251
Perfectionnement des enseignants et directeurs d' 2,500 17,450 5,500
Gestion de projet 1,600 6,500 2,952
Autres (y compris la commission sur prêt) - 12,250 12,000
Total des dépenses 158,795 825,245 229,703
Encaissements moins dépenses (5,000) 58,000 20,297
Ajouter : différence de taux de change (1,000) (14,000) 0
Évolution nette de l'encaisse (6,000) 44,000 20,297

Solde d'ouverture de l'encaisse


Compte en banque du projet 2,000 0 4,000
Compte spécial BIRD/IDA 48,000 0 40,000
Total de l'encaisse d'ouverture 50,000 0 44,000
Ajouter : évolution nette de l'encaisse (6,000) 44,000 20,297
Encaisse nette disponible 44,000 44,000 64,297
Solde de clôture de l'encaisse
Compte en banque du projet 4,000 4,000 14,297
Compte spécial BIRD/IDA 40,000 40,000 50,000
Solde total de clôture de l'encaisse 44,000 44,000 64,297

Notes : /i. Les taux de change suivants ont été appliqués à la conversion :
- solde d'ouverture du compte spécial pour le trimestre : 1 US$ = 14,7 AP;
- Les financements BIRD reçus ainsi que toutes les dépenses effectuées en monnaie étrangère sont convertis au taux de change du jour
de la transaction. La moyenne pondérée de ces taux depuis le début du projet s'établit à 14,5 environ.
- solde de clôture du compte spécial : 1 US$ = 14,9 AP;
ANNEXE A
Exemple I
Page 5

Gouvernement d'Atlantis : projet d'amélioration du secteur de l'éducation


Prêt Banque mondiale (BIRD) No 1234-ATL
Utilisation des fonds par activité de projet--Trimestre finissant le 31 mars 2001
(en milliers de pesos d'Atlantis (AP) /i
Trimestre Cumulatif PAD: durée de vie PAD /iv
Composante/Activité de projet /ii Prévu Effectif Écart Prévu Effectif Écart du projet révisé /iv

1. Renforcement institutionnel
a. Nouveau SIG décentralisé 10,000 5,000 5,000 18,300 12,250 6,050 15,300 18,300
b. Construction de bureaux de district 42,500 54,000 -11,500 220,000 325,000 -105,000 530,000 730,000
c. Assistance technique 40,000 34,500 5,500 220,000 214,000 6,000 452,050 249,050
d. Formation professionnelle 100 95 5 1,650 295 1,355 1,650 1,650
e. Bourses d'étude à l'étranger 4,000 1,100 2,900 19,000 17,500 1,500 51,000 51,000
Sous-total 96,600 94,695 1,905 478,950 569,045 -90,095 1,050,000 1,050,000
2. Amélioration de l'accès
a. Réhabilitation d'écoles secondaires 27,250 25,000 2,250 200,000 95,000 105,000 290,000 300,000
b. Nouvelles écoles primaires gérées par la
communauté 20,450 35,000 -14,550 100,000 125,000 -25,000 150,000 150,000
Sous-total 47,700 60,000 -12,300 300,000 220,000 80,000 440,000 450,000
3. Perfectionnement des enseignants et
directeurs d'école
a. Formation des enseignants 1,000 2,500 -1,500 9,200 9,500 -300 23,500 13,500
b. Formation à la gestion des directeurs d'école 1,500 0 1,500 6,800 7,950 -1,150 15,000 15,000
Sous-total 2,500 2,500 0 16,000 17,450 -1,450 38,500 28,500
4. Gestion de projet
a. Coûts de main-d'oeuvre 200 850 -650 4,400 4,500 -100 10,000 10,000
b. Autres /iii 500 750 -250 1,800 2,000 -200 5,000 5,000
Sous-total 700 1,600 -900 6,200 6,500 -300 15,000 15,000
5. Autres (incluant la commission sur prêt) 0 0 0 12,000 12,250 -250 12,000 12,000

Total des dépenses du projet 147,500 158,795 -11,295 813,150 825,245 -12,095 1,555,500 1,555,500

Notes: /i Le taux de change applicable aux dépenses prévues est de 15 AP pour 1US $. Pour les dépenses effectives, les paiements en
monnaie étrangère sont convertis en AP au taux en vigueur à la date de la transaction. Voir également les notes relatives aux sources et
utilisations des financements.
/ii Les postes apparaissant sous la rubrique « Activités de projet » sont ceux pour lesquels un accord est intervenu avec la Banque
/iii Comprend la location de bureaux, les comptes de services publics, les fournitures de bureau et autres menues dépenses
/iv Ceci reflète les révisions convenues lors de l'examen à mi-parcours de décembre 2000.
ANNEXE A
Exemple I
Page 6

Gouvernement d'Atlantis : projet d'amélioration du secteur de l'éducation


Rapport sur l'avancement physique des activités
Prêt Banque mondiale (BIRD) No 1234-ATL
Pour le trimestre finissant le 31 mars 2001

Partie 1 : Unités de réalisation / i


Total pour la durée du projet Cumul à ce jour % effectif
Quantités Coûts totaux Quantités Coûts totaux du total prévu
Composantes du projet/Activité /Réalisation Réalisées milliers d'APS Réalisées milliers d'APS pour la durée du projet Commentaires
1 Renforcement des institutions Quantité Coût
1d Formation professionnelle
Cours techniques 20 1,200 5 160 25% 13%
Ateliers 15 450 2 55 13% 12%
1e Bourses d'étude à l'étranger
Programme de maîtrise 10 6,000 4 2,800 40% 47%
Programme de doctorat 25 45,000 5 10,000 20% 22%

3 Formation des enseignants et directeurs d'école


3a Formation des enseignants
Cours de recyclage 15 4,500 10 2,500 67% 56%
Ateliers 30 9,000 22 7,000 73% 78%
3b Formation des directeurs à la gestion
Cours de gestion scolaire 20 15,000 8 7,950 40% 53% Voir l'analyse
Notes: / i Cette annexe comprend des activités extérieures à la construction qui peuvent être mesurées par unité de réalisation. Les activités de construction et les principaux projets de recherche
sont inclus dans la partie 2 de ces rapports sur l'avancement des activités.
/ii comprend uniquement les ateliers, cours, bourses, etc. qui ont été menés à terme. Par conséquent, les coûts indiqués peuvent dans certains cas sembler élevés par rapport aux réalisations
puisqu'ils incluent ceux des réalisations incomplètes.
ANNEXE A
Exemple I
Page 7
Gouvernement d'Atlantis : projet d'amélioration du secteur de l'éducation
Rapport sur l'avancement d'activité des activités
Prêt Banque mondiale (BIRD) numéro 1234-ATL
Pour le trimestre finissant le 31 mars 2001

PARTIE 2 : AVANCEMENT DES CONTRATS/ TRAVAUX


Coût jusqu'à
No
Composante de Progrès réalisés jusqu'à présent en % du
Composante Prévisions initiales Commentaires
projet/activité /réalisation présent total des coûts
/ activité
prévus /1
Coût (millers Date Coût (milliers
Réalisation /2
d'APS) d'achèvement d'APS)
1 Renforcement des institutions
Nouveaux bureaux de district
1b
scolaire
Districts 1-2 : bâtiments A&B 140,000 10/31/2002 120,000 80% achevé 86%
Districts 3-5 :bâtiments C, D & E 250,000 6/30/2003 100,000 45% achevé 40%
Achèvement attendu pour
District 6 : bâtiment F 100,000 12/31/2001 105,000 90% achevé 105%
juin 2001
Districts 7-10 : bâtiments G, H, I & J 240,000 1/31/2004 0 Contrat signé 0% Contrat signé le 28/3/01
1c Assistance technique
Planification des aménagements
150,000 10/13/2000 160,000 100% achevé 107%
physiques
Conception et amélioration du
programme scolaire pour :
- l'agronomie 30,050 6/30/2002 14,000 40% achevé 47%
- la résolution des conflits 69,000 6/30/2002 60,000 80% achevé 87%
Date d'achèvement
2 Qualité de l'enseignement
changée pour le 30/9/03
Réhabilitation des écoles secondaires
2a 300,000 6/30/2003 55,000 5 achevées 27%
(20 écoles)
Achevé à 22% en
25,000 11 en cours
moyenne

Écoles primaires gérées par la En avance sur le


2b 150,000 6/30/2003 120,250 40 achevées 83%
communauté calendrier
(50 écoles d'une ou deux salles) 4,750 2 en cours
Notes: /1 Les coûts accumulés jusqu'à présent représentent les paiements en espèces aux entrepreneurs. Puisque les avances de démarrage correspondent habituellement à 20 % du montant du contrat,
les coûts sont généralement surévalués aux premiers stades de réalisation des projets. Comme une retenue de garantie de 10 % est conservée, le coût des contrats dont la réalisation est presque
achevée peut être légèrement sous-évalué.
/2 Sur la base d'une combinaison d'homologation par les entrepreneurs et d'inspection des travaux, biens ou services par les responsables du projet. Lorsqu'il est fait référence à plusieurs unités,
le nombre indiqué correspond à une moyenne pondérée. Ce calcul a été examiné et approuvé par la Banque mondiale lors de l'évaluation du projet.
ANNEXE A
Exemple I
Page 8
RAPPORTS SUR LA PASSATION DES MARCHÉS

État d’Atlantis
Projet d’amélioration du secteur de l’éducation
Prêt de la Banque mondiale N° 1234-ATL
État d’avancement des marchés au 31 mars 2001

Partie I, Résumé descriptif : La passation des marchés s’est améliorée au cours des six derniers
mois, mais quelques problèmes d’exécution se sont posés, comme indiqué ci-après.

1. Personnel : L’Unité d’exécution du projet a recruté un agent supplémentaire ayant une


expérience professionnelle, et le personnel chargé de la passation des marchés est maintenant au
complet, avec deux spécialistes et un assistant. Le nouvel agent suivra le programme de
formation à la passation des marchés de travaux financé par la Banque en octobre. Il sera chargé
de tous les marchés de rénovation des centres de TI.

2. Plaintes déposées par les soumissionnaires, les consultants et les utilisateurs finaux :
Deux soumissionnaires ont déposé une plainte concernant le projet de rénovation du principal
centre de TI. Ils estiment tous deux que le montant des fonds de roulement exigé dans le
document d’appel d’offres est trop élevé et que, bien qu’ils soient parfaitement capables
d’exécuter le contrat, comme ils l’ont déjà fait dans le passé, ils ne peuvent soumettre une offre
parce qu’ils ne satisfont pas à ce critère. Nous avons demandé à la Banque de réexaminer ce
critère.

3. Amendements au contrat, modification de commandes : À la demande du chef du


service d’incendie du district, un système d’aspersion doit être installé dans les bâtiments B et C,
et des aménagements sont en cours pour accroître le nombre de sorties de secours. Ces
changements seront couverts par un amendement au contrat.

4. Prestations insatisfaisantes des entreprises/fournisseurs/consultants : L’installation


du système d’information en matière d’éducation a pris du retard, ce qui affectera l’exécution
globale du projet. Le fournisseur incrimine la conception du système par le consultant et met en
cause le client pour avoir beaucoup tardé à prendre les décisions nécessaires. Il s’agit d’un
problème majeur, qui sera examiné lors de la prochaine visite du spécialiste en passation des
marchés de la Banque.

5. Différends susceptibles de déboucher sur des litiges contractuels, l’annulation de


contrats, des procédures d’arbitrage ou des recours juridiques : Le problème dont il est fait
état au point 4 ci-dessus peut dégénérer en problème contractuel et entraîner le dépôt d’une
plainte de l’entreprise.

Partie II, Tableaux (présentation conforme à celle convenue pendant la préparation du


projet):

Tableau 1. Marchés de fournitures


Tableau 2. Marchés de travaux
Tableau 3. Sélection des consultants
ANNEXE A
Exemple I
Page 9
ATLANTIS - TABLEAUX DU PROJET D'AMÉLIORATION DU SECTEUR DE L'EDUCATION
TABLEAU 1 : passation de marchés pour des biens (contrats non soumis à examen préalable mais d'un montant supérieur à 25 000 dollars)
------------ ÉCHÉANCIER (Dates) ------------

Devis (dollars Méthode de Début prép. Ouverture des Fin de Signature du Livraison Montant du
No de réf. Description US) passation doc. Publicité Appel d'offres plis l'évaluation contrat finale contrat Nom du fournisseur
dollars US

23132 logiciels et installation 60,000 AON Prévu 6/2/2000 6/20/2000 7/5/2000 9/10/2000 10/5/2000 10/30/2000 11/30/2000
Effectif 6/15/2000 6/30/2000 7/20/2000 9/20/2000 10/15/2000 11/5/2000 12/30/2000 52,000 Sell Computer Inc.

23452 3 serveurs & installation 249,000 AON Prévu 7/3/2000 8/5/2000 9/10/2000 10/15/2000 11/5/2000 11/30/2000 1/10/2001
Effectif 6/25/2000 7/30/2000 9/15/2000 10/25/2000 11/20/2000 12/14/2000 1/30/2001 250,000 DVW Traders Ltd.

23453 ordinateurs et installation 220,000 AON Prévu 8/5/2000 9/10/2000 10/15/2000 11/30/2000 12/25/2000 1/20/2001 3/5/2001
Effectif 8/5/2000 9/15/2000 10/20/2000 12/5/2000 12/30/2000 1/20/2001 3/10/2001 210,000 MW Computers

23498 2 serveurs et installation 150,000 IS Prévu 5/3/2001 6/15/2001 6/30/2001 7/25/2001


Effectif

TABLEAU 2 : passation de marchés pour des travaux (contrats non soumis à examen préalable mais d'un montant supérieur à 100 000 dollars)

------------ ÉCHÉANCIER (Dates) ------------

Devis (dollars Méthode de Début prép. Ouverture des Fin de Signature du Fin de la Montant du Nom de
No de réf. Description US) passation doc. Publicité Appel d'offres plis l'évaluation contrat construction contrat l'entrepreneur
dollars US
32567 District 7-10, bât.I 1,250,000 AON Prévu 7/5/2000 8/10/2000 9/20/2000 11/30/2000 1/25/2001 3/28/2001 1/3/2004
Effectif 8/15/2000 9/30/2000 10/15/2000 12/30/2000 2/15/2001 3/28/2001 1/3/2004 1,350,000 CCC Construction

32589 Réhab de 2 écoles sec. 760,000 AON Prévu 6/10/2002 7/25/2002 9/15/2002 11/25/2002 12/30/2002 1/15/2003 6/30/2003
Effectif 6/25/2002 7/30/2002 9/25/2002 11/30/2002 12/30/2002 1/10/2003 6/30/2003 765,000 XXX Construction

32591 District 3-5, bât. E 1,350,000 AON Prévu 6/10/2002 7/25/2002 9/15/2002 11/25/2002 12/30/2002 1/15/2003 6/30/2003
Effectif 6/1/2002 7/15/2002 9/1/2002 11/25/2002 12/30/2002 1/15/2003 7/30/2003 1,400,000 YYY Construction

32595 5 écoles primaires 1,250,000 AON Prévu 6/10/2002 7/25/2002 9/15/2002 11/25/2002 12/30/2002 1/15/2003 6/30/2003
Effectif 7/1/2002 8/10/2002 9/30/2002 11/30/2002 12/30/2002 1/25/2003 7/30/2003 1,200,000 XXX Construction

TABLE 3: Selection of Consultants (contrats non soumis à examen préalable mais d'un montant supérieur à 25 000 dollars) /I
------------ ÉCHÉANCIER (Dates) ------------
Nom du
Devis (dollars Méthode de Début prép. Ouverture Fin de Fin de l'éval.
Signature du cons./de la
No de réf. Description US) sélection Publicité Doc. DP Expédition DP prop. tec. l'évaluation finale contrat Fin du travail Montant du contrat société
dollars US
42510 6 - personnel TI formé 50,000 SFQ Prévu 8/5/2000 7/30/2000 9/5/2000 10/15/2000 11/20/2000 12/15/2000 12/25/2000 1/30/2001
Effectif 8/5/2000 7/30/2000 9/5/2000 10/15/2000 11/20/2000 12/15/2000 12/25/2000 1/30/2001 50,000 GBM

42650 Formation professionnelle 51,000 SFQ Prévu 9/10/2000 8/15/2000 10/15/2000 11/25/2000 12/20/2000 1/18/2001 2/5/2001 4/30/2001
Effectif 10/10/2000 9/12/2000 10/17/2000 11/29/2000 12/30/2000 1/25/2001 2/15/2001 5/30/2001 52,000 B. Andersen

42659 Bourse d'étude à l'étranger 45,000 personnes Prévu 9/20/2000 10/25/2000 11/30/2000 12/10/2000 12/30/2001
Effectif 9/15/2000 10/30/2000 11/30/2000 12/14/2000 12/30/2001 45,000 M. Xxxx

42660 Formation des enseignants 180,000 SFQTC Prévu 10/15/2000 9/25/2000 11/25/2000 1/10/2001 1/30/2001 2/20/2001 2/28/2001 4/30/2001
Effectif 10/15/2000 9/30/2000 11/30/2000 1/15/2001 2/15/2001 2/28/2001 3/5/2001 5/15/2001 175,000
Notes: 1. Seuils d'examen préalable : biens 250 000 dollars, travaux 1,5 million de dollars, consultants 200 000 dollars pour les sociétés et 50 000 dollars pour les individus.
2. Taux de change attendu avec la monnaie locale pour le contrat : 1 dollar US = 14,5 Aps.
ANNEXE A
Exemple II
Page 1
RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER—EXEMPLE 2

Appletonia – Deuxième projet de transports urbains

Table des matières

1. Examen de l’état d’avancement du projet (y compris des questions relatives à la


passation des marchés)

2. Tableau des recettes et des paiements

3. Emploi des fonds par activité du projet

4. Rapport de suivi des réalisations (avancement physique)

5. Rapport sur l’état d’avancement des marchés – fournitures et travaux

[Cet exemple illustre le cas d’un projet comportant un volet d’infrastructure très important pour
lequel la plupart des dépenses concernent des travaux de génie civil et l’achat de fournitures.
L’emprunteur a choisi de présenter le tableau sur l’origine et l’emploi des fonds par catégories de
décaissement, elles-mêmes désagrégées par types de dépenses. Les dépenses par composante et
par activité sont indiquées dans le tableau détaillé. Le rapport sur l’avancement physique des
activités comporte plus de précisions qu’habituellement et établit clairement le lien avec les
activités du projet. La plupart des dépenses s’inscrivant dans le cadre de marchés d’un montant
important, la majeure partie des coûts en dollars font l’objet d’un examen préalable par la
Banque.]
ANNEXE A
Exemple II
Page 2
APPLETONIA – DEUXIEME PROJET DE TRANSPORTS URBAINS :

RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER : 1er AVRIL – 30 JUIN 2001

EXAMEN DE L’ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET

Présentation du RSF dans le cadre du rapport d’activité

1. Les rapports ci-joints rendent compte de l’avancement du projet en fournissant des


renseignements sur l’activité financière, les principaux indicateurs de réalisation et l’état
d’avancement des marchés d’un montant inférieur au seuil pour lequel un examen préalable de la
Banque est requis.

Observations sur les informations contenues dans le RSF (et explication des écarts entre
prévisions et réalisations)

2. On trouvera ci-après une brève description des composantes du projet destinée à


compléter les données figurant dans les tableaux qui suivent :

• Composante 1 : Infrastructure routière – Les travaux routiers ont commencé avec


quelques mois de retard sur le calendrier prévu, mais ils sont maintenant bien
engagés. La qualité des travaux est jugée satisfaisante. Le projet de rapport des
Consultants GSV sur la première phase des travaux est achevé, et le texte définitif
sera prêt d’ici au 31 août et sera examiné lors de la mission de la Banque prévue
pour la mi-septembre.

• Composante 2 : Gestion de la circulation – Les activités au titre de cette


composante progressent généralement comme prévu. On constate toutefois des
dépassements de coûts pour le système de signalisation de la circulation,
conséquence du prix obtenu dans le cadre de la passation du marché. Les activités
de renforcement des institutions n’ont pas encore commencé, car le bureau chargé
de la gestion du projet n’a pas encore été officiellement mis en place.

• Composante 3 : Transports publics – Cette composante ne devrait pas donner lieu


à des dépassements de coûts, mais sera probablement achevée avec 26 mois de
retard sur le calendrier prévu, comme le signalaient les précédents rapports de
suivi financier.

• Composante 4 : Entretien routier – La Commission de l’entretien routier a été


créée le 27 avril 2001. Les activités d’entretien ont commencé sur les routes de
SandSpring et de PuntaFlaca.

• Composante 5 : Protection de l’environnement – Le matériel essentiel pour cet


élément a été acheté et il sera distribué aux services concernés. Le rapport du
Cabinet Enviro Consultants LLC du 25 mai 2001 donne de plus amples détails sur
l’état d’avancement de cette composante.
ANNEXE A
Exemple II
Page 3
• Composante 6 : Assistance technique – Les activités formation et voyages
d’études que comporte cet élément progressent plus rapidement que prévu à
l’origine, mais leur coût reste dans les limites des estimations initiales. Elles
devraient être achevées en juillet 2001 (voir le Rapport de suivi des réalisations).

Passation des marchés

3. L’unité du projet a renforcé sa capacité de passation des marchés depuis le dernier


rapport. Deux des agents chargés de cette fonction ont participé à l’atelier sur la passation des
marchés organisé en Appletonia par la Banque, et ils sont maintenant en mesure de rédiger des
rapports d’évaluation. Aucune plainte n’a été déposée par les soumissionnaires pendant la
période considérée.

4. Deux commandes modifiées ont été transmises à l’entreprise chargée de déblayer le site
afin d’inclure certaines zones qui seront utilisées pour les bureaux temporaires.

5. Les négociations avec le consultant retenu pour la composante « Renforcement des


institutions » piétinent. Cette composante est déjà en retard sur le calendrier prévu, et il faudra
peut-être mettre un terme aux négociations et inviter l’entreprise arrivée en deuxième position.
Ce problème a été porté à la connaissance de la Banque, et il sera examiné lors de la mission de
supervision qui doit arriver prochainement.
ANNEXE A
Exemple II
Page 4

GOUVERNEMENT DE L'ÉTAT D'APPLETONIA


PROJET DE TRANSPORTS URBAINS II
CRÉDIT NO 4321-APP
TABLEAU DES RECETTES ET DES PAIEMENTS
Pour le trimestre finissant le 30 juin 2001
en roupies d'Appletonia (AR)
Trimestre Cumulatif
Fonds reçus
Fonds IDA 264,857 659,268
Fonds gouvernementaux 72,185 139,894
Banque de développement de Frutonia 50,329 50,329
Total des Fonds reçus 387,371 849,491

Emplois
Génie civil
Préparation et nettoyage du site 42,175 86,510
Travaux routiers 153,764 315,401
Construction de ponts et tunnels ferroviaires 33,765 69,259
Autres 35,352 86,374
265,056 557,544
Biens
Équipement d'entretien des routes 21,857 44,833
Matériel de gestion locale de la circulation 35,629 73,082
Matériel de suivi environnemental 55,839 114,537
Matériel informatique 6,825 13,999
Autres éléments d'équipement et de matériel 12,589 17,389
132,739 263,841
Consultants et formation
Formation et visites d'étude 5,882 12,065
Consultants 7,893 16,190
13,775 28,255
Total des emplois 411,570 849,640

Excédent / Déficit des fonds reçus sur les emplois (24,199) (149)
Solde d'ouverture
Compte en banque du projet 25,879 -
Compte spécial BIRD/IDA 3,597 -
29,476
Montant net de l'encaisse disponible 5,277 (149)
Composition :
Compte en banque du projet 2,698 2,698
Compte spécial BIRD/IDA 2,579 2,579
Total 5,277 5,277
Taux de change : 1 AR = 10 dollars US
ANNEXE A
Exemple II
Page 5
GOUVERNEMENT DE L'ÉTAT D'APPLETONIA
PROJET DE TRANSPORTS URBAINS II
CREDIT NO 4321-APP
Utilisation des fonds par activité durant le trimestre finissant le 30 juin 2001
(en roupies d'Appletonia (AR)

EFFECTIF PRÉVU ÉCART DOC. ÉVAL. Durée


2.6882 Note Trimestre Cumul Trimestre Cumul Trimestre Cumul Durée révisée du
Composantes et activités du projet en cours à ce jour en cours à ce jour en cours à ce jour du projet projet *
1. Infrastructure routière 256,636 434,136 315,000 517,500 (58,364) (83,364) 1,080,000 1,192,500
a. Travaux routiers 219,996 362,879 275,000 450,000 (55,004) (87,121) 950,000 1,050,000
b. Ponts et tunnels ferroviaires 34,218 57,831 30,000 50,000 4,218 7,831 100,000 110,000
c. Échangeurs 2,422 13,426 10,000 17,500 (7,578) (4,074) 30,000 32,500
2. Gestion de la circulation 41,097 70,423 45,000 90,000 (3,903) (19,577) 201,500 209,000
a. Amélioration des pistes cyclables 9,524 17,814 12,500 25,000 (2,976) (7,186) 50,000 52,500
b. Amélioration des voies piétonnières 1,194 3,571 2,500 5,000 (1,306) (1,429) 17,500 20,000
c. Installations de gestion de la circulation
sur les routes principales 13,911 20,845 10,000 20,000 3,911 845 37,500 35,000
d. Système de signalisation routière 10,022 15,298 7,500 17,500 2,522 (2,202) 27,500 40,000
e. Gestion du stationnement 6,446 12,895 5,000 15,000 1,446 (2,105) 32,500 25,000
f. Amélioration de l'esplanade de la gare - - - - - - 18,500 18,500
g. Renforcement des institutions - - 7,500 7,500 (7,500) (7,500) 18,000 18,000
3. Transports publics - 91,607 - 98,500 - (6,893) 183,000 183,000
a. Reconstruction de la gare d'autocars - 65,817 - 70,000 - (4,183) 125,000 125,000
b. Reconstruction des arrêts d'autocars - 20,364 - 22,500 - (2,136) 48,000 48,000
c. Système de gestion informatisée - 5,426 - 6,000 - (574) 10,000 10,000
4. Entretien des routes 34,120 118,153 39,000 157,500 (4,880) (39,347) 255,000 255,000
a. Entretien des routes existantes 25,618 69,312 30,000 100,000 (4,382) (30,688) 175,000 175,000
b. Amélioration de la gestion de l'entretien
des routes 5,487 23,478 6,000 30,000 (513) (6,522) 50,000 50,000
c. Conception/supervision/gestion 3,015 25,363 3,000 27,500 15 (2,137) 30,000 30,000
5. Protection de l'environnement 70,588 114,202 75,000 120,000 (4,412) (5,798) 157,500 157,500
a. Fourniture de matériel de suivi
environnemental 23,818 57,619 25,000 60,000 (1,182) (2,381) 75,000 80,000
b. Atténuation du bruit 17,856 23,019 20,000 25,000 (2,144) (1,981) 35,000 32,500

c. Installations de prévention de la pollution 28,914 33,564 30,000 35,000 (1,086) (1,436) 47,500 45,000
6. Assistance technique 9,129 21,119 7,500 19,250 1,629 1,869 26,000 26,000
a. Formation à l'étranger 5,126 12,875 4,000 12,000 1,126 875 16,000 16,000
b. Formation locale 756 1,347 500 1,250 256 97 2,500 2,500
c. Études et recherches 3,247 6,897 3,000 6,000 247 897 7,500 7,500
DEPENSES TOTALES DU PROJET 411,570 849,640 481,500 1,002,750 (69,930) (153,110) 1,903,000 2,023,000
Taux de change : 1 AR = 10 dollars US
* Cette colonne est basée sur la réévaluation des coûts du projet effectuée en janvier 2001
GOUVERNEMENT DE L'ÉTAT D'APPLETONIA ANNEXE A
PROJET DE TRANSPORTS URBAINS II
CRÉDIT NO 4321-APP Exemple II
RAPPORT SUR L'AVANCEMENT DES ACTIVITÉS Page 6
En date du 30 juin 2001
in Appletonian Rupees (ARs)
Avancement des Prévisions d'achèvement
Activité de projet Coût à ce jour /I
travaux révisées initiales
Effectif en Date Date
No Description Effectif Prévu Effectif Prévu Coût total Coût total
% du plan d'achèvement d'achèvement
1 Infrastructure routière
a. Travaux routiers
Conception 90% 90% 35,819 36,000 99% 40,000 Sep-01 40,000 Mar-00
Génie civil - préparation du site 75% 85% 256,817 275,000 93% 325,000 Sep-02 300,000 Jan-01
Génie civil - construction 15% 25% 70,243 126,000 56% 555,000 Aug-02 505,000 Dec-00
Génie civil - finition 0% 10% 0 13,000 0% 130,000 Apr-02 105,000 Oct-00

b. Ponts et tunnels ferroviaires


Conception 90% 90% 15,629 16,000 98% 17,000 Oct-01 17,000 Feb-00
Génie civil 40% 35% 42,202 38,500 110% 93,000 May-02 83,000 Aug-00

c. Échangeurs
Conception 100% 100% 4,219 4,250 99% 4,250 Dec-00 4,250 Feb-00
Génie civil 30% 50% 9,207 13,250 69% 28,250 Feb-02 25,750 Sept-00
2 Gestion de la circulation
a Amélioration des pistes cyclables 35% 50% 17,814 25,000 71% 52,500 Mar-02 50,000 Dec-99
b Amélioration des voies piétonnières 25% 12.50% 3,571 5,000 71% 20,000 Mar-02 17,500 Dec-99
Installations de gestion de la circulation sur
c les routes principales 60% 55% 20,845 20,000 104% 35,000 Aug-01 37,500 Mar-00
d Système de signalisation routière 55% 60% 15,298 17,500 87% 40,000 Dec-01 27,500 Mar-00
e Gestion du stationnement 40% 45% 12,895 15,000 86% 25,000 Mar-02 32,500 Mar-00
f Esplanade de la gare - - - - 18,500 Mar-02 18,500 Apr-00
g Renforcement des institutions - 40% - 7,500 0% 18,000 Mar-02 18,000 Jul-00
3 Transports publics
a Reconstruction de la gare d'autocars 50% 55% 65,817 70,000 94% 125,000 Mar-02 125,000 Jan-00
b Reconstruction des arrêts d'autocars 40% 40% 20,364 22,500 91% 48,000 Mar-02 48,000 Jan-00
c Système de gestion informatisée 50% 60% 5,426 6,000 90% 10,000 Mar-02 10,000 Jan-00

4 Entretien des routes


a Entretien des routes existantes 40% 60% 69,312 100,000 69% 175,000 Mar-02 175,000 Jun-00
b Amélioration du système de gestion 50% 60% 23,478 30,000 78% 50,000 Mar-02 50,000 Jun-00
c Conception/supervision/gestion 75% 80% 25,363 27,500 92% 30,000 Mar-02 30,000 Jun-00
5 Protection de l'environnement
a Fourniture d'équipement 68% 72% 57,619 60,000 96% 80,000 Sep-02 75,000 Sep-02
b Atténuation du bruit 65% 65% 23,019 25,000 92% 32,500 Sep-02 35,000 Sep-02
c Prévention de la pollution 67% 67% 33,564 35,000 96% 45,000 Sep-02 47,500 Sep-02

6 Assistance technique
a Formation à l'étranger 6 visites 5 visites 12,875 12,000 107% 16,000 Sep-02 16,000 Jul-01
b Formation locale 350 heures 300 heures 1,347 1,250 108% 2,500 Sep-02 2,500 Jul-01
c Études et recherches 100% 80% 6,897 6,000 115% 7,500 May-01 7,500 Jul-01

/I Selon les coûts indiqués dans le tableau Utilisation des fonds par activité
ANNEXE A
Exemple II
Page 7

APPLETONIA: ROUTES URBAINES II


TABLEAU 1 : passation de marchés de biens (non soumis à examen préalable)
------------ ÉCHÉANCIER ------------
Début de la
Devis (dollars Méthode de prép. des Appel Ouverture Fin de Signature du Livraison Montant du Nom du
No de réf. Description US) passation docs. Publicité d'offres des plis l'évaluation contrat finale contrat fournisseur
AR

Ordinateurs, imprimantes 50,000 NS Prévu 7/5/2000 9/10/2000 10/5/2000 10/30/2000 11/30/2000


Effectif 7/20/2000 9/20/2000 10/15/2000 11/5/2000 12/10/2000 6,000 xxx

Matériel et logiciels 75,000 NS Prévu 9/10/2001 10/15/2001 11/5/2001 11/30/2001 1/10/2002


Effectif

Système de base de données 100,000 AON Prévu 8/5/2001 9/10/2001 10/15/2001 11/30/2001 12/25/2001 1/20/2002 3/5/2002
Effectif

Examen préalable requis pour tous les contrats de plus de 250 000 dollars US
Taux de change : 10 dollars US = 1 AR
ANNEXE A
Exemple II
Page 8

APPLETONIA: ROUTES URBAINES II


TABLEAU 1 : passation de marchés de biens (non soumis à examen préalable)
------------ ÉCHÉANCIER ------------
Début de la
Devis (dollars Méthode de prép. des Appel Ouverture Fin de Signature du Livraison Montant du Nom du
No de réf. Description US) passation docs. Publicité d'offres des plis l'évaluation contrat finale contrat fournisseur
AR

Ordinateurs, imprimantes 50,000 NS Prévu 7/5/2000 9/10/2000 10/5/2000 10/30/2000 11/30/2000


Effectif 7/20/2000 9/20/2000 10/15/2000 11/5/2000 12/10/2000 6,000 xxx

Matériel et logiciels 75,000 NS Prévu 9/10/2001 10/15/2001 11/5/2001 11/30/2001 1/10/2002


Effectif

Système de base de données 100,000 AON Prévu 8/5/2001 9/10/2001 10/15/2001 11/30/2001 12/25/2001 1/20/2002 3/5/2002
Effectif

Examen préalable requis pour tous les contrats de plus de 250 000 dollars US
Taux de change : 10 dollars US = 1 AR
ANNEXE A
Exemple II
Page 9

APPLETONIA : ROUTES URBAINES II


TABLEAU 3 : Sélection des consultants (sans examen préalable)
------------ ÉCHÉANCIER ------------
Méthode
Devis (dollars de Début prép. Expédition Ouverture Fin éval. Fin Signature Achèvement Montant du Nom de
o
N de réf. Description US) sélection Publicité demande prop. appel d'offres offres tech. tech. éval.finale contrat du travail contrat l'entrepreneur
Dollars US

Spécialiste de la circulation SFQ 150,000 Prévu 8/5/2000 7/30/2000 9/5/2000 10/15/2000 11/20/2000 12/15/2000 1/15/2001 6/30/2001
Effectif 8/5/2000 7/30/2000 9/15/2000 10/30/2000 11/30/2000 12/30/2000 1/25/2001 150,000 ABC Advisors

Consultant
Formation à l'étranger individuel 50,000 Prévu 8/15/2001 10/15/2001 1/18/2002 2/5/2002 7/30/2002
Effectif

Spécialiste de l'environnement SFQ 180,000 Prévu 9/10/2000 9/20/2000 10/25/2000 11/25/2000 12/15/2000 12/25/2000 12/30/2000 12/30/2001
Effectif 9/10/2000 9/15/2000 10/30/2000 11/30/2000 12/15/2000 12/10/2000 12/15/2000 12/30/2001 180,000 Env Management

Consultant
Analyste individuel 25,000 Prévu 9/25/2000 11/25/2000 2/20/2001 2/28/2001 4/30/2001
Effectif 9/30/2000 11/30/2000 2/28/2001 3/5/2001 5/15/2001 25,000 Mme YYY

Examen préalable requis pour les contrats de plus de 200 000 dollars pour les entreprises et de plus de 50 000 dollars pour les particuliers.
Taux de change : 1 dollar US = 1 AR
ANNEXE A
Exemple III
Page 1
RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER - EXEMPLE 3

PACIFICA – PROJET DE FILET DE PROTECTION SOCIALE

Table des matières

1. Examen de l’état d’avancement du projet

2. Tableau ressources-emplois

3. Emploi des fonds par type de dépenses

4. Rapport de suivi des réalisations

5. Rapport sur la passation des marchés

[Cet exemple illustre le cas d’un projet dont les décaissements sont constitués pour l’essentiel par
des transferts monétaires en faveur de familles pauvres avec enfants, de femmes enceintes,
d’adultes handicapés et de personnes âgées. Les activités du projet renvoient aux différents types
de dons et aux différentes activités de renforcement institutionnel, en particulier la gestion des
projets. Dans le tableau sur l’emploi des fonds, les coûts sont ventilés par catégorie de dépenses
avec une décomposition des données pour montrer le détail des dépenses de gestion du projet. Le
projet reposant fondamentalement sur l’octroi de dons, le rapport de suivi des réalisations
indique essentiellement le nombre des bénéficiaires et le montant moyen des transferts
monétaires effectués par rapport aux prévisions. Les activités liées à la passation des marchés
sont minimes, les dons étant attribués aux bénéficiaires sur la base de critères d’admissibilité. La
plupart des marchés concernent des services et non des travaux de génie civil.]
ANNEXE A
Exemple III
Page 2
PACIFICA – PROJET DE FILET DE PROTECTION SOCIALE
RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (RSF) : MAI -AOUT 2005
EXAMEN DE L’ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET

Présentation du RSF dans le cadre du rapport d’activité

1. Les rapports ci-joints rendent compte de l’avancement du projet en fournissant des


renseignements sur l’activité financière, les principaux indicateurs de réalisation et la passation
des marchés. Ils font partie du rapport d’activité du projet, qui inclut également :

• un audit technique du programme de dons ; et

• un rapport sur les principaux indicateurs de performance.

2. Ces deux derniers rapports sont établis tous les quatre mois, c’est-à-dire à une fréquence
identique à celle des RSF. En outre, certaines informations sont produites une fois par an et pour
l’examen à mi-parcours du projet, lequel est prévu pour septembre 2006. Le dernier rapport
annuel a été établi le 31 mars 2005.

Observations concernant le RSF

3. Le rapport financier et le rapport sur les réalisations montrent que le rythme des
opérations s’accélère. Pour la prochaine période, les objectifs fixés quant au nombre de
bénéficiaires des dons devraient normalement être atteints, exception faite des dons liés à la santé
infantile qui ont été réduits, les conditions requises pour bénéficier du programme n’étant pas
remplies. Ce problème sera examiné avec la mission de la Banque mondiale prévue début
décembre 2005.

4. Les frais administratifs rapportés aux transferts monétaires sont élevés parce que la mise
en oeuvre de certains aspects du programme est lente et que le coût du système d’information de
gestion et d’autres matériels est relativement lourd en début de programme. Ce ratio devrait
baisser, encore que les charges afférentes à certaines périodes risquent d’être élevées si elles
incluent l’achat de matériel. Cela tient à l’utilisation d’une comptabilité de caisse, qui ne permet
pas d’étaler le coût des achats d’actifs sur la durée de vie du projet. Les chiffres cumulatifs
figurant dans le rapport de suivi des réalisations permettent de se faire une idée plus réaliste de
l’évolution des frais administratifs.

Explication des principaux écarts (voir le Tableau sur l’emploi des fonds)

5. Le matériel de traitement a été acheté dans les délais impartis, mais à un prix un peu plus
élevé que prévu du fait qu’un bureau de district a été ajouté à la liste. Le coût des achats de
matériel pour le système d’information de gestion est inférieur aux estimations. Les dépenses
afférentes aux services de consultants sont inférieures à ce qui était prévu parce que le
programme a commencé avec du retard et que certains consultants n’étaient pas disponibles
immédiatement. Il a en outre été décidé que le personnel local pourrait se charger de certaines
tâches qui avaient été précédemment confiées aux consultants. Ces facteurs ont parfois eu pour
effet de réduire les activités de formation nécessaires. Ces activités devraient cependant monter
en puissance avec l’arrivée de nouveaux consultants.
ANNEXE A
Exemple III
Page 3

Gouvernement de Pacifica : Projet de filet de sécurité sociale


Tableau ressources-emplois pour la période de quatre mois finissant le 31 août 2005 (en dollars de
Pacifica) /i

Période Cumulatif
Solde d'ouverture 16,267,027 -
Compte en banque du projet 5,500,000 0
Compte spécial IDA 10,767,027 0

Plus : sources des fonds 95,135,620 440,609,728


Fonds BIRD 73,912,347 316,179,761
Fonds gouvernementaux 20,908,734 122,978,543
DFID /ii 314,539 1,451,424
Solde disponible 111,402,647 440,609,728
Moins : Emplois des fonds, par composante de projet
I. Dons (transferts d'argent) à : 82,408,932 314,978,544
Enfants : dons pour la protection de la santé 25,741,500 92,106,000
Enfants : dons pour l'éducation 32,236,932 123,332,544
Femmes enceintes et allaitantes 6,544,944 18,240,000
Adultes handicapés 6,376,416 30,600,000
Adultes de plus de 65 ans 6,708,400 32,460,000
Adultes indigents de moins de 65 ans /iv 4,800,740 18,240,000
II. Développement institutionnel 21,945,587 109,604,155
Assistance tech. pour le système d'information de gestion /ii 314,539 1,451,424
Gestion de projet 16,501,211 88,024,217
Coûts de ciblage et d'inscription 835,810 6,001,982
Formation et promotion 4,168,351 9,626,532
Suivi et évaluation 125,676 4,500,000
III. Commission de prêt - 9,200,000

Total des dépenses 104,354,519 433,782,699


Solde disponible moins les dépenses 7,048,128 6,827,029
Différence de change 0 221,099
Solde net disponible 7,048,128 7,048,128
Soldes de clôture
Compte en banque du projet 344,698 344,698
Compte spécial BIRD/IDA 6,703,430 6,703,430
Total des soldes de clôture 7,048,128 7,048,128

Notes: /i. Le dollar de Pacifica est demeuré stable durant la période à un taux de 23 dollars Pacifica pour 1 dollar US. De légères différences ont
toutefois été enregistrées sur certaines transactions durant les premiers mois du projet.

/ii Le ministère britannique du développement international (DFID) finance l'assistance technique fournie pour le système d'information de gestion du
programme. Cette assistance technique est assurée dans le cadre de contrats payés directement par DFID, qui soumet périodiquement des rapports au
ministère.
/iii À l'exclusion des handicapés et des femmes enceintes ou allaitantes.
ANNEXE A
Exemple III
Page 4
Gouvernement de Pacifica
Projet de filet de sécurité sociale
Prêt Banque mondiale no 9999-PAC
Utilisation des fonds par catégorie et type de dépense
pour la période de quatre mois finissant le 31 août 2005
(en dollars de Pacifica) /I
Doc. d'éval. du
Période Cumulatif projet
Durée du
Catégories de dépense et types de dépense /ii Prévu Effectif Écart Prévu Effectif Écart projet

1. Biens
Véhicules et équipement 1,500,000 1,436,543 63,457 11,960,000 10,343,567 1,616,433 11,960,000
Documents promotionnels 138,000 153,423 (15,423) 552,000 965,432 (413,432) 1,380,000
Matériel de bureau local 805,000 787,547 17,453 3,220,000 2,643,336 576,664 8,050,000
Documents d'inscription 161,000 49,898 111,102 644,000 756,423 (112,423) 1,610,000
Formulaires de paiement 1,058,000 785,912 272,088 4,232,000 5,245,559 (1,013,559) 10,580,000
Documents de formation 1,840,000 1,543,267 296,733 7,360,000 2,433,321 4,926,679 18,400,000
Matériel et logiciels du système d'information de gestion 4,500,000 2,547,834 1,952,166 21,900,000 11,322,431 10,577,569 23,920,000
Appareil de traitement 2,398,765 998,785 1,399,980 22,300,000 23,432,876 (1,132,876) 32,890,000
Sous-total 12,400,765 8,303,209 4,097,556 72,168,000 57,142,945 15,025,055 108,790,000

2. Dons
Tel qu'indiqué dans Sources et utilisations 97,650,000 82,408,932 15,241,068 390,600,000 314,978,544 75,621,456 1,490,630,000
Sub-total 97,650,000 82,408,932 15,241,068 390,600,000 314,978,544 75,621,456 1,490,630,000

3. Services de consultation
Consultants de l'unité centrale 1,733,625 1,645,736 87,889 6,934,500 7,234,569 (300,069) 15,410,000
Consultants de bureau local 4,347,000 3,564,901 782,099 17,388,000 14,657,437 2,730,563 43,470,000
Suivi et évaluation 1,518,000 125,676 1,392,324 6,072,000 4,500,000 1,572,000 15,180,000
Assistance technique pour le système d'information de gestion 462,875 314,539 148,336 1,851,500 1,451,424 400,076 5,290,000
Services de formation 1,219,000 1,132,114 86,886 4,876,000 2,345,674 2,530,326 12,190,000
Ateliers 552,000 219,658 332,342 2,208,000 1,238,769 969,231 5,520,000
Ciblage 1,840,000 3,589,885 (1,749,885) 7,360,000 9,567,883 (2,207,883) 18,400,000
Services d'inscription 1,219,000 989,646 229,354 4,876,000 3,590,990 1,285,010 12,190,000
Frais de transaction 2,425,806 2,060,223 365,583 9,703,225 7,874,464 1,828,761 37,030,000
Sous-total 15,317,306 13,642,378 1,674,928 61,269,225 52,461,210 8,808,015 164,680,000
4. Commission de prêt
Tel que facturé à la remise du prêt 0 0 0 9,200,000 9,200,000 0 9,200,000
Sous-total 0 0 0 9,200,000 9,200,000 0 9,200,000
Total des dépenses pour le projet 125,368,071 104,354,519 21,013,552 533,237,225 433,782,699 99,454,526 1,773,300,000
Notes : /I voir note /I dans Sources et emploi des fonds.
/ii Tel qu'indiqué dans l'annexe 3 du Document d'évaluation du projet.
ANNEXE A
Exemple III
Page 5

Gouvernement de Pacifica
Projet de filet de protection sociale
Prêt Banque mondiale no 9999-PAC
Rapport sur l'avancement physique des activités
pour la période finissant le 31 août 2005
(en nombre de bénéficiaires et en dollars de Pacifica) /iv
Période Projet jusqu'à présent Écart dans le nombre de bénéficiaires
Indicateur Total Paiement
Effectif Objectif Effectif Objectif des paiements moyen Période Jusqu'à présent
/ii /iii
1. Nombre moyen d'enfants bénéficiant
d'un transfert tous les 2 mois /vii 137,910 160,000 128,944 160,000 215,438,544 417 (22,090) (31,056)
- dons pour les soins de santé 65,500 80,000 59,500 80,000 92,106,000 387 (14,500) (20,500)
- dons pour l'éducation 72,410 80,000 69,444 80,000 123,332,544 444 (7,590) (10,556)
2. Nombre moyen d'adultes admissibles bénéficiant
d'un transfert régulier tous les deux mois 50,000 57,000 60,000 57,000 99,540,000 498 (7,000) 3,000
- femmes enceintes et allaitantes 14,448 17,000 10,000 17,000 18,240,000 456 (2,552) (7,000)
- adultes handicapés 12,552 13,000 15,000 13,000 30,600,000 510 (448) 2,000
- adultes de plus de 65 ans 12,400 12,500 15,000 12,500 32,460,000 541 (100) 2,500
- adultes indigents de moins de 65 ans /v 10,600 14,500 10,000 14,500 18,240,000 456 (3,900) (4,500)

3. Coûts administratifs en pourcentage de l'ensemble des coûts /vi 21.0% 15.0% 18.6% 15.0% s/o s/o s/o s/o

Notes:
/i: Ce rapport résume les informations relatives aux activités du projet depuis le début de celui-ci jusqu'à la date de préparation du dernier rapport. Pour une explication de la façon de se servir
de ce rapport et des circonstances dans lesquelles il doit être utilisé, consulter les directives RSF de la Banque et le manuel opérationnel du programme.
/ii Tel qu'indiqué dans Source et emploi des fonds
/iii Le paiement moyen se calcule en divisant le total des coûts par le nombre total de paiments aux bénéficiaires
(nombre moyen de bénéficiaires x nombre de cycles de paiement) pour la catégorie de dons concernée.
/iv Comme le montre les rapports financiers, le taux de change est de 23 dollars de Pacifica pour un dollar US.
/v. À l'exclusion des handicapés et des femmes enceintes ou allaitantes.
/vi. Coûts du développement des institutions en pourcentage du total des coûts (à l'exclusion de la commission sur le prêt), tel qu'indiqué dans Source et emploi des fonds.
ANNEXE A
Exemple III
Page 6
PACIFICA – PROJET DE FILET DE SECURITE SOCIALE

PRET DE LA BANQUE MONDIALE N° 9999-PAC


ÉTAT D’AVANCEMENT DES MARCHES AU 31 AOUT 2005

Partie I : Descriptif sommaire

1. Tous les marchés concernent des fournitures et des services de consultants, et la plupart
des contrats doivent faire l’objet d’un examen préalable par la Banque mondiale. Les marchés
financés par la Banque qui ne sont pas soumis à cet examen préalable, mais dont la valeur
(prévue ou effective) est supérieure à 25 000 dollars sont inclus dans les tableaux ci-joints.

2. Personnel chargé de la passation des marchés : Le projet continue de fonctionner avec


un spécialiste et un préposé à la passation des marchés. Une spécialiste internationale a aidé à
organiser le travail de passation des marchés ; sa mission a pris fin à la fin de 2004.

3. Plaintes déposées par les soumissionnaires, les consultants et les utilisateurs finaux :
Il n’y aucun dossier en cours.

4. Amendements aux contrats, modifications de commandes : Le contrat pour l’achat


des formulaires de paiement a augmenté de 8 % en raison de la hausse des prix mondiaux du
papier. Cette question est examinée de façon plus approfondie dans l’aide-mémoire à la Banque
mondiale, en date du 14 août 2005.

5. Prestations insatisfaisantes des entreprises/fournisseurs/consultants : Les matériels


fournis pour la formation des agents des bureaux de districts à l’utilisation du système
informatique de gestion n’ont pas été jugés satisfaisants. Le prestataire a accepté de procéder
gratuitement aux améliorations que nous avons suggérées.

6. Différends susceptibles de déboucher sur des litiges contractuels, l’annulation de


contrats, un arbitrage ou des recours juridiques : Aucun différend de ce genre n’a été
enregistré.

Partie II : Tableaux (présentation conforme à celle convenue lors de la préparation du


projet) :

Tableau 1. Achat de fournitures


Tableau 2. Sélection de consultants
ANNEXE A
Exemple III
Page 7
PROJET DE FILET DE PROTECTION SOCIALE DE PACIFICA : TABLEAU DE SUIVI DE LA PASSATION DES MARCHÉS
en date du 31 août 2005

TABLEAU 1 : Passation des marchés pour des biens (contrats non soumis à examen préalable mais d'un montant supérieur à 25 000 dollars US)
------------ ÉCHÉANCIER ------------
Début prép. doc.
Méthode de demandes de Ouverture des Fin de Signature du Montant du
No de réf. Description Devis (dollars US) passation prop. Publicité Appel d'offres plis l'évaluation contrat Livraison finale contrat Nom du fournisseur
Dollars US

G04 12 ordinateurs personnels 60,000 AON Prévu 7/2/2004 7/24/2004 8/13/2004 10/2/2004 10/26/2004 11/5/2004 11/30/2004
Effectif 7/15/2004 7/26/2004 8/17/2004 10/14/2004 10/31/2004 11/30/2004 12/30/2004 52,000 ABC Computer

G07 3 serveurs et leur installation 129,000 AON Plan 7/3/2004 8/5/2004 9/10/2004 10/15/2004 11/5/2004 11/30/2004 1/10/2005
Effectif 6/25/2004 7/30/2004 9/15/2004 10/25/2004 11/20/2004 12/14/2004 1/30/2005 250,000 DJB Traders Ltd.

TABLEAU 2 : Sélection des Consultants (contrats non soumis à examen préalable mais d'un montant supérieur à 25,000 dollars US)
------------ ÉCHÉANCIER ------------
Début prép. doc. Exp. des Fin de Fin de Nom du
Méthode de demandes de demandes de Ouverture des l'évaluation l'évaluation Signature du cons./de
No de réf. Description Devis (dollars US) sélection prop. Publicité proposition props tech. tech. finale contrat Fin du travail Montant du contrat l'entreprise
Dollars US

Sélection au
C02 AT suivi et évaluation 50,000 moindre coût Prévu 7/30/2004 8/5/2004 9/5/2004 10/15/2004 11/20/2004 12/15/2004 12/26/2004 1/30/2004
Effectif 7/30/2004 8/5/2004 9/3/2004 10/14/2004 11/17/2004 12/15/2004 12/28/2004 1/30/2004 50,000 M&E & Co.

Sélection au
C07 Audit financier 51,000 moindre coût Prévu 8/15/2004 9/10/2004 10/15/2004 11/25/2004 12/20/2004 1/18/2004 2/5/2004 4/30/2004
Effectif 9/12/2004 10/10/2004 10/17/2004 11/29/2004 12/30/2004 1/25/2005 2/15/2005 5/30/2005 52,000 RKS & Co.

45,000 Consultant
C09 Aide à la passation de marchés individuel Prévu 9/20/2004 10/25/2004 11/30/2004 12/10/2004 12/30/2004
Effectif 9/15/2004 10/30/2004 11/30/2004 12/14/2004 12/30/2004 45,000 J. Schwarz

C11 Formation - bureau de district 180,000 SFQTC Prévu 3/25/2005 4/15/2005 5/25/2005 7/10/2005 7/30/2005 8/20/2005 8/28/2005 10/30/2005
Effectif 3/25/2005 4/15/2005 5/30/2005 7/15/2005 8/15/2005 8/28/2005 175,000 C&J Inc.
Notes
1. Seuils d'examen préalable : biens 150 000 dollars US, consultants 100 000 dollars pour les sociétés et 50 000 pour les particuliers. Les trois premiers contrats portant sur des biens ont également été soumis à un examen préalable, indépendamment du muils d'
sur lequel ils portaient.
2. Taux de change utilisé pour les contrats lorsque la transaction est effectuée en monnaie locale : 1 dollar US = 23 dollars de Pacifica.
3. Le projet ne comprend pas de travaux de génie civil.
ANNEXE A
Exemple IV
Page 1
RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER – EXEMPLE 4

PLUTONIA - PROJET D’ADMINISTRATION FISCALE

Table des matières

1. Examen de l’état d’avancement du projet (y compris de la passation des marchés)

2. Tableau des recettes et paiements par source de financement

3. Emploi des fonds du projet par activité (à l’appui du tableau des recettes et des
paiements)

4. Rapport sur l’avancement des activités

5. Rapport sur la passation des marchés

[Cet exemple illustre le cas d’un projet de modernisation du secteur public. Les objectifs du
projet sont d’améliorer l’efficacité de l’administration fiscale et, à terme, le recouvrement des
impôts.

Les rapports financiers comportent une décomposition des dépenses du projet par source de
financement, ce qui est parfois souhaitable pour certains projets. Les rapports sont établis tous les
quatre mois, ce qui correspond au cycle des rapports de l’administration fiscale. Les données du
rapport sont en US dollars car l’emprunteur a estimé que c’était plus simple.]
ANNEXE A
Exemple IV
Page 2
PLUTONIA – PROJET D’ADMINISTRATION FISCALE

RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER : 1er MAI – 31 AOUT 2000

EXAMEN SUCCINCT DE L’ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET

Présentation du RSF dans le cadre du rapport d’activité du projet

1. Les rapports ci-joints rendent compte de l’avancement du projet en fournissant des


renseignements sur l’activité financière, les principaux indicateurs de réalisation et les marchés
dont le montant ne justifie pas un examen préalable de la Banque. Des informations
supplémentaires sont contenues dans les rapports semestriels du Cabinet Hannekker sur la
composante « Renforcement institutionnel » et dans le rapport annuel sur l’état d’avancement du
projet communiqué à la Banque mondiale et à d’autres parties prenantes, qui couvre toute une
série d’aspects qui ne sont pas traités dans ce RSF.

Observations sur les informations contenues dans ce RSF (et explication des écarts)

2. Les paragraphes suivants présentent une description succincte des composantes du projet
destinée à compléter les informations figurant dans les tableaux ci-après :

3. Composante 1 : Améliorer le cadre juridique – La mise en oeuvre de cette composante a


été ralentie par le décès brutal de l’associé du cabinet d’études responsable du projet, qui devait
commencer à travailler le 15 août 2000. D’autres agents de la firme ont été chargés d’assurer le
démarrage de ces activités d’ici au 15 octobre.

4. Composante 2 : Élargir la base d’imposition – Aucune dépense n’a été engagée pour cette
composante pendant la période considérée. Le processus d’attribution d’un numéro
d’identification aux contribuables a commencé à s’accélérer et devrait atteindre l’objectif prévu
de 300 000 d’ici au 31 août 2004. La plupart des autres dépenses du projet concernant cette
activité devraient être engagées au début de 2001, lorsque les dernières mises à niveaux du
logiciel seront effectuées. Les enquêtes et l’impression sécurisée des permis de conduire
devraient être effectuées, comme prévu initialement, à partir de janvier 2002.

5. Composante 3 : Renforcement de l’institution – L’informatisation des procédures et la


formation des personnels en matière d’administration fiscale institutionnelle progressent
maintenant comme prévu. Les principaux systèmes informatiques n’ont pas encore été achetés,
mais les agents ont été utilement formés à l’utilisation des systèmes prototypes.

6. Composante 4 : Amélioration de l’infrastructure – Les achats de matériel ont été retardés


parce que le processus initial de passation des marchés n’a pas été jugé conforme aux directives
de la Banque. La Banque n’a donc pas émis d’avis de non-objection. Un nouveau processus a été
lancé, sous la surveillance étroite d’un spécialiste en passation des marchés de la Banque.

7. Fonds non affectés : Ce poste représente une réserve pour imprévus, qui apparaît dans
l’Annexe 1 de l’Accord de prêt. L’affectation de cette somme à d’autres catégories de
décaissement n’est pas jugée nécessaire dans un avenir proche.
ANNEXE A
Exemple IV
Page 3
Passation des marchés

8. La passation des marchés ne fait pas l’objet d’une analyse descriptive séparée dans ce
RSF, car aucun changement substantiel n’est intervenu depuis le dernier rapport. Comme les
rapports précédents, le prochain RSF comportera un examen spécifique de la passation des
marchés.
ANNEXE A
Exemple IV
Page 4
Gouvernement de Plutonia
Projet d'administration fiscale
IBRD Loan No. 98765-PLU
Tableau des recettes et dépenses par source de financement
pour les quatre mois finissant le 31 août 2000
(en dollars US) /I

Quatre mois Cumulatif


Gouv. Gouv.
Plutonia BIRD Total Plutonia BIRD Total

Recettes 62,112 1,219,315 1,281,427 444,317 3,529,314 3,973,631

Moins : paiements
Amélioration du cadre juridique 0 0 0 0 0 0
Élargissement de la base d'imposition 0 0 0 345,333 390,000 735,333
Renforcement des institutions 10,000 543,331 553,331 41,685 778,714 820,399
Amélioration des infrastructures 0 470,000 470,000 0 1,590,000 1,590,000
Autres 0 0 0 0 0
Total des paiements 10,000 1,013,331 1,023,331 387,018 2,758,714 3,145,732
Surplus des recettes par rapport aux paiements 52,112 205,984 258,096 57,299 770,600 827,899
En sus : Differences dues au taux de change /ii 9,556 9,556 13,898 13,898
Entrées (sorties) nettes de fonds 61,668 205,984 267,652 71,197 770,600 841,797
En sus : Soldes d'ouverture
Compte en banque du projet - fonds gouv. 9,529 9,529 0 0 0
Compte en banque du projet - fonds BIRD /iii 0 0 0 0
Compte spécial BIRD 564,616 564,616 0 0 0
Total de l'encaisse à l'ouverture 9,529 564,616 574,145 0 0 0
Solde d'ouverture + recettes nettes 71,197 770,600 841,797 71,197 770,600 841,797
Soldes de clôture
Compte en banque du projet - fonds gouv. 71,197 71,197 71,197 71,197
Compte en banque du projet - fonds BIRD /iii 45,253 45,253 45,253 45,253
Compte spécial BIRD 725,347 725,347 725,347 725,347
Total Solde de clôture 71,197 770,600 841,797 71,197 770,600 841,797
Notes:
/I. Taux de change utilisé pour le calcul des transactions en monnaie locale et des soldes : 1 dollar US = 805 plutos de Plutonia
/ii. La différence de taux de change est attribuable à la conversion de certains financements de contrepartie à un taux différent de celui qui est indiqué ci-dessus
/iii. Les fonds sont virés mensuellement du compte spécial au compte du projet pour les dépenses admissibles BIRD qui doivent être effectuées en monnaie locale dans les
30 jours.
ANNEXE A
Exemple IV
Page 5

Gouvernement de Plutonia
Projet d'administration fiscale
Prêt BIRD No 98765-PLU
Utilisation des fonds par activité de projet
pour les quatre mois se terminant le 31 août 2000
(en dollars US) /I

Quatre mois Cumulatif Doc. éval. projet


Composantes et activités de projet Prévu Effectif Écart Prévu Effectif Écart Durée du projet

1. Amélioration du cadre juridique


1.1. Mise à jour, examen, regroupement et impression des lois fiscales 0 0 0 0 0 0 650,000
1.2 Création d'un mécanisme unique d'appel des décisions fiscales 0 0 0 0 0 0 50,000
1.3 Organisation d'un cadre réglementaire pour un système d'identité
fiscale des contribuables 0 0 0 0 0 0 50,000
Sous-total 0 0 0 0 0 0 750,000
2. Élargissement de la base d'imposition 0 0
2.1 Système d'identité fiscale du contribuable 0 0 818,200 735,333 82,867 1,195,000
2.2 Enquêtes pour répertorier de nouvelles sources de recettes 0 0 0 0 0 0 200,000
2.3 Impression de sécurité des permis de conduire 0 0 0 0 0 0 0
Sous-total 0 0 0 818,200 735,333 82,867 1,395,000
3. Renforcement de l'institution
3.1 Informatisation et communication des données 266,800 267,102 (302) 584,600 289,396 295,204 6,798,000
3.2 Formation du personnel de l'institution fiscale 400,000 281,926 118,074 687,000 526,700 160,300 7,533,000
3.3 Administration fiscale/services de consultation 0 0 0 0 0 0 2,326,000
3.4 Éducation des contribuables, manuels, guides et bibliothèque 4,303 4,303 0 4,303 4,303 0 2,061,000
Sous-total 671,103 553,331 117,772 1,275,903 820,399 455,504 18,718,000
4. Amélioration des infrastructures 0 0
4.1 Équipement 0 0 0 417,000 0 417,000 7,705,000
4.2 Bâtiments 450,000 470,000 (20,000) 1,600,000 1,590,000 10,000 9,720,000
Sous-total 450,000 470,000 (20,000) 2,017,000 1,590,000 427,000 17,425,000
5. Non affecté 0 0 0 0 0 0 5,789,000
0 0
Total des dépenses de projet 1,121,103 1,023,331 97,772 4,111,103 3,145,732 965,371 44,077,000
NOTE
/i. Taux de change utilisé pour le calcul des transactions en monnaie locale et des soldes : 1 dollar US = 805 plutos de Plutonia
ANNEXE A
Exemple IV
Page 6
Plutonia
Direction des recettes fiscales —Projet d’administration fiscale
Prêt BIRD No. 98765 PLU
Pour les quatre mois se terminant le 31 août 2000
Résultats effectifs
Réalisations effectives Coûts encourus en % des résultats
Composantes du Projet Exécution totaux prévue
Commentaires
prévue Quatre Quatre Quantité Coûts
mois Cumul mois Cumul
$ $
2. Elargissement de l’assiette
fiscale
2.1 Système d’identification 2002: 15,500 43,800 - 735,333 15% 62% Les réalisations
des contribuables : nombre de 200,000 s’accélèrent et devraient
numéros d’identification 2004: rattraper le niveau des
fiscale alloués 300,000 coûts qui sont de loin en
avance
3. Renforcement de l’institution
3.1, 3.2 Informatisation et Zumba: 8/99 N/A 8/00 0 118,789 100% 104% Les dates pour les
formation : système Kwangulie: 12/99 - 3/00 0 110,504 100% 96% réalisations effectives
automatise de gestion des Manjakilo & indiquent la mire en
données douanières. Plan Kawagma: 6/00 6/00 121,907 121,907 100% 98% oeuvre effective des
de mise en oeuvre Wamanga: 6/00 - 5/00 210,019 352,500 100% 106% prototypes et la formation
Siswha: 6/01 - - - - du personnel local
Tabangwa: 12/01 - - -
4. Amélioration de
l’ infrastructure
4.1 Tri des revenues fiscaux Avant 6/99 - - - - - - La date prévue a été
Installation des retardée et sera
équipement dans les 12 certainement atteinte avant
bureaux départementaux mars 2002
4.2 Nouveaux locaux pour la 2002: 60% - 15% 470,000 1,590,000 - - Les études architecturales
Direction des Impôts 2004: 90% sont réalisées – le
terrassement de certaines
sites a été effectué
Notes:
1. Le fait que des coûts ont été encourus pour une réalisation donnée ne signifie pas que l’on peut mesurer un quelconque progrès – en particulier pour des travaux de consultants ou d’assistance
technique.
2. Ce table ne fait pas le suivi de toutes les réalisations physiques du projet, mais uniquement celles des principales composantes qui peuvent être mesurées et suivies en rapport avec les coûts
engagés.
ANNEXE A
Exemple IV
Page 7

PROJET D'ADMINISTRATION FISCALE DE PLUTONIA : TABLEAU DE SUIVI DE LA PASSATION DES MARCHÉS

TABLEAU 1 : Passation de marchés pour des biens (contrats non soumis à examen préalable mais d'un montant supérieur à 25 000 dollars US)
------------ ÉCHÉANCIER ------------
Devis (dollars Méthode de Ouverture des Fin de Signature du Livraison Montant du
o
N de réf. Description US) passation Début prép. doc. Publicité Appel d'offres plis l'évaluation contrat finale contrat Nom du fournisseur
Dollars US

G 123 Bacs de tri des déclarations 37,582 AON Prévu 7/3/1999 8/5/1999 9/10/1999 10/15/1999 11/5/1999 11/30/1999 1/10/2000
Effectif 6/25/1999 7/30/1999 9/15/1999 10/25/1999 11/20/1999 12/14/1999 1/30/2000 42,500 Plastic Mart Ltd.

G 136 Imprimantes pour l'administration fiscale 50,000 AON Prévu 8/5/2000 9/10/2000 10/15/2000 11/30/2000 12/25/2000 1/20/2001 3/5/2001
Effectif 8/5/2000 8/26/2000

G 139 Papier pour les formulaires fiscaux 125,000 IS Prévu 5/3/2001 6/15/2001 6/30/2001 7/25/2001
Effectif

TABLEAU 2 : Passation pour des travaux (non soumis à examen préalable mais d'un montant supérieur à 100 000 dollars US)

Tous les marchés passés pour des travaux doivent faire l'objet d'un examen préalable.

TABLEAU 3 : Sélection des consultants (non soumis à examen préalable mais pour un montant supérieur à 10 000 dollars US) /I
------------ ÉCHÉANCIER ------------
Début de la prép.
des doc. de la Expédition des Fin de Nom du
Devis (dollars Méthode de demande de demandes de Ouverture des Fin de l'éval. l'évaluation Signature du cons./de la
o
N de réf. Description US) sélection Publicité prop. prop. prop. tec. tec. finale contrat Fin du travail Montant du contrat société
Dollars US
Formation du personnel au système
42510 d'information de gestion 50,000 Budget fixe Prévu 8/5/2000 7/30/2000 9/5/2000 9/10/1999 10/15/1999 11/5/1999 12/10/1999 1/30/2000
Effectif 8/5/2000 7/30/2000 9/5/2000 9/15/1999 10/25/1999 11/20/1999 12/14/1999 1/31/2000 50,000 Ace & Co.

42650 Ass. tech. Initiale pour l'examen des données 51,000 Budget fixe Prévu 9/10/2000 8/15/2000 10/15/2000 11/25/2000 12/20/2000 1/18/2001 2/5/2001 4/30/2001
Effectif

Examen du soutien local de l'examen 45,000 Consultant


42659 juridique individuel Prévu 9/20/2000 10/25/2000 11/30/2000 12/10/2000 12/30/2001
Effectif

Notes

1. Seuils d'examen préalable : biens 200 000dollars US, travaux 500 000 dollars US, consultants 200 000 dollars US pour les sociétés et 50 000 pour les particuliers. Comme le projet est essentiellement fondé sur des gros contrats, très peu sont inclus dxamen préalable
2. Taux de change employé pour les contrats devant être payés en monnaie locale : 1 dollar US = 14,5 Aps.
ANNEXE A
Exemple V
Page 1
RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER — EXEMPLE 5

HIBERNIA - PROJET D’EDUCATION

Prêt au développement des connaissances et à l’innovation

Table des matières

1. Tableau ressources-emplois

2. Emploi des fonds par activité de projet (tableau complétant celui qui précède)

3. Rapport sur l’état d’avancement de la passation des marchés

4. Examen de l’avancement physique des activités

[Cet exemple illustre le cas d’un RSF pour une petite opération, financée ici par un prêt au
développement des connaissances et à l’innovation (LIL). Le rapport est moins détaillé et
l’examen de l’avancement des activités se présente essentiellement sous la forme d’une
description. Les rapports sur la passation des marchés ne couvrent qu’un petit nombre de
marchés, car la plupart des contrats sont soit très petits, soit soumis à un examen préalable. La
périodicité des rapports est semestrielle.]
ANNEXE A
Exemple V
Page 2

Gouvernement d'Hibernia
Projet d'éducation (prêt au développement des connaissances et à l’innovation)
Prêt Banque mondiale no.1234-HIB
Tableau ressources-emplois
Pour la période de six mois se terminant le 31 mars 2002
(en pesos d'Hibernia (HPS) /I
Trimestre Cumulatif
Financement du projet
Fonds gouvernementaux 24,000 260,000
Financement BIRD 36,000 320,000
Financement total 60,000 580,000
En moins : fonds utilisés
Salaires 21,500 151,000
Coût d,exploitation des véhicules 5,000 38,000
Location de bureaux 3,500 26,000
services de consultation 40,000 275,000
Impression - -
Publicité et vulgarisation - 5,000
Frais de bureau 18,000 60,000
Autres 750 3,750
Sous-total 88,750 558,750
Flux nets de trésorerie (28,750) 21,250
En sus : Soldes d'ouverture
Compte en banque du projet 2,000 0
Compte spécial IDA 48,000 0
50,000 0
Solde net disponible à la fin de la période 21,250 21,250
Soldes de clôture
Compte en banque du projet 6,000 6,000
Compte spécial IDA 15,250 15,250
Total des soldes de clôture 21,250 21,250

Notes: /I. Les taux suivants ont été utilisés pour les opérations de change : 1 dollar US = 1,1HPS (soldes d'ouverture et de clôture du CS); 1
dollar US = 1,112 HPS (financements IDA reçus durant le trimestre)
ANNEXE A
Exemple V
Page 3

Gouvernement d'Hibernia
Projet d'éducation (prêt au développement des connaissances et à l’innovation)
Prêt Banque mondiale no 1234-HIB
Pour la période de six mois se terminant le 31 mars 2002
Utilisation des fonds par activité de projet
(en pesos d'Hibernia (HPS)) /I
Doc. éval. proj.
Trimestre Cumulatif /ii
Composantes/Activités de projet /i Durée du
Prévu Effectif Écart Prévu Effectif Écart projet
1. Nouvelle politique d'éducation primaire
a. Recherche et analyse des expériences passées 25,000 25,000 0 175,000 200,000 -25,000 300,000
b. Processus consultatif 16,000 12,000 4,000 60,000 55,000 5,000 500,000
c. Coût d'exploitation du secrétariat aux politiques 10,000 13,000 -3,000 60,000 95,000 -35,000 200,000
Sous-total 51,000 50,000 1,000 295,000 350,000 -55,000 1,000,000

2. Mise en application de nouvelles méthodes d'enseignement


sur une base pilote
a. Projet pilote dans la région Amazonie 0 0 0 0 0 0 100,000
b. Projet pilote dans la région Océanie 15,000 0 15,000 80,000 40,000 40,000 200,000
c. Projet pilote dans la région Afrique 36,000 35,000 1,000 125,000 120,000 5,000 200,000
Sous-total 51,000 35,000 16,000 205,000 160,000 45,000 500,000

3. Programme de sensibilisation de la population


a. Consultation au sujet des médias 22,500 3,000 19,500 200,000 40,000 160,000 350,000
b. Coûts d'impression et de diffusion 3,000 0 3,000 40,000 0 40,000 400,000
c. Publicité et avis publics 500 0 500 5,000 5,000 0 150,000
Sous-total 26,000 3,000 23,000 245,000 45,000 200,000 900,000

4. Autres 0 750 -750 2,000 3,750 -1,750 100,000

Total des dépenses pour le projet 128,000 88,750 39,250 747,000 558,750 188,250 2,500,000
Notes:

/i Les composantes répertoriées sous Activités de projet seront celles dont l'emprunteur et la Banque seront convenus au moment de l'évaluation et correspondront à ce qui est
décrit dans le document d'évaluation du projet.
/ii Les sommes indiquées dans le document d'évaluation du projet ont été converties en monnaie locale sur la base du taux de change moyen ayant prévalu jusqu'à présent
pour la durée du projet.
ANNEXE A
Exemple V
Page 4

Gouvernement d'Hibernia
Projet d'éducation (prêt au développement des connaissances et à l’innovation)
Prêt Banque mondiale no 1234-HIB
Rapport sur l'état d'avancement de la passation des marchés en date du 31 mars 2002

Sélection des consultants (non soumis à examen préalable mais pour un montant supérieur à 25 000 HPS)
------------ ÉCHÉANCIER ------------

Méthode Début de Fin de Fin de Montant du


Devis (en de la prép. Expédition Ouverture l'évaluation l'évaluation Signature Livraison contrat en Nom du
REF# Description HPS) passation des doc. Publicité de la DP des prop. tec. technique finale du contrat finale HPS fournisseur

Consultation
sur les médias 150,000 QCBS Prévu 4/2/2000 4/20/2000 5/5/2000 7/10/2000 8/5/2000 8/15/2000 8/30/2000 9/30/2001
Effectif 6/15/2000 6/30/2000 7/20/2000 9/20/2000 10/15/2000 10/25/2000 11/5/2000 12/30/2001 180,000 MedConsult

Éducation et
recherche 100,000 QCBS Prévu 7/3/2000 8/5/2000 9/10/2000 10/15/2000 11/5/2000 11/20/2000 11/30/2000 1/10/2002
Effectif 6/25/2000 7/30/2000 9/15/2000 10/25/2000 11/20/2000 12/2/2000 12/14/2000 1/30/2002 120,000 EdRes Inc.

Passation de marchés pour des biens (non soumis à examen préalable mais d'un montant de plus de 25 000 HPS)
------------ ÉCHÉANCIER ------------

Devis (en Méthode Début de Montant du Nom de


dollars de la prép. Appel Ouverture Fin de Signature Livraison contrat en l'entrepreneu
Description US) passation des doc. Publicité d'offres des plis l'évaluation du contrat finale dollars US r

Impression des
énoncés de
politique 200,000 NCB Prévu 7/5/2000 8/10/2000 9/20/2000 11/30/2000 1/25/2001 3/28/2001 1/3/2004 175,000 ABC Co.
Effectif 8/15/2000 9/30/2000 10/15/2000 12/30/2000 2/15/2001 - - -

Les seuils d'examen préalable sont de 200 000 HPS pour les services de consultation et de 30 000 HPS pour les biens. Taux de change = 1 dollar US pour 1,1 HPS.
ANNEXE A
Exemple V
Page 5
HIBERNIA
PROJET D’EDUCATION (PRET AU DEVELOPPEMENT DES CONNAISSANCES ET A L’INNOVATION)

PRET DE LA BANQUE MONDIALE N°1234-HIB

EXAMEN DE L’AVANCEMENT DES ACTIVITES

Pour les six mois se terminant le 31 mars 2001

Composante Montant % du
cumulatif coût total Progrès réalisés
des prévu
dépenses
(en pesos)
1. Nouvelle politique 350 000 35 % La mise en oeuvre de cette composante est en bonne voie,
de l’enseignement sauf pour ce qui est des coûts de fonctionnement du
primaire secrétariat qui en est chargé. La recherche sur les politiques de
l’enseignement et leur analyse sont aux deux-tiers achevées et
seront finalisées durant le trimestre prochain. À mesure que
ces données deviendront disponibles, le processus consultatif,
qui en est à ses débuts, sera appelé à prendre beaucoup plus
d’ampleur dans les mois qui viennent. Les coûts de
fonctionnement du secrétariat chargé de cette composante
sont supérieurs de 50 % aux prévisions, sans qu’aucune
explication satisfaisante n’ait été donnée. Une enquête a été
ouverte et les résultats seront connus mi-mai.
2. Application pilote 160 000 32 % Le projet pilote Amazonia doit commencer en septembre
des nouvelles prochain. Aucune dépense n’a été engagée jusqu’à présent. Le
méthodes projet pilote Oceania a démarré avec trois mois de retard, si
pédagogiques bien que les dépenses effectivement engagées jusqu’à présent
sont inférieures aux prévisions. Des mesures ont été prises
pour remettre l’opération sur les rails au cours du prochain
trimestre. Le projet pilote Africana est bien engagé et sera
terminé dans les délais prévus, en juillet. Les premiers
résultats sont encourageants (un bilan plus détaillé des
opérations sera présenté dans un rapport séparé), et ils ont été
intégrés à la planification des projets pilotes intéressant les
deux autres régions.
3. Programme de 45 000 5% Le programme de sensibilisation du public a pris un retard
sensibilisation du substantiel par rapport au calendrier prévu. Ce retard est en
public grande partie imputable aux graves difficultés posées par le
recrutement sous contrat de prestataires de conseils dans le
domaine des médias, problèmes qu’il a fallu des mois pour
résoudre. Les consultants se sont maintenant mis à l’œuvre,
ils ont soumis leur rapport initial et leur travail progresse
selon le calendrier révisé qui a été approuvé. L’attribution
tardive de ce marché explique le retard pris dans l’impression
et la distribution de la documentation. Il est à craindre
maintenant que la date d’achèvement du projet ne soit
reportée. Sur les recommandations de ces conseillers, le
Gouvernement a approuvé un objectif de campagne de
200 000 foyers, et les progrès enregistrés au regard de cet
objectif seront notés dans les prochains rapports sur
l’avancement des activités.
4. Autres activités 4 000 4% Aucun élément d’importance à signaler.
Total 559 000 22 % Le budget global du projet ne devrait pas être dépassé.
ANNEXE B
PAGE 1

DÉCAISSEMENTS SUR LA BASE DE RAPPORTS POUR LES PRÊTS


D’INVESTISSEMENT

DIRECTIVES À L’INTENTION DES EMPRUNTEURS

TABLE DES MATIÈRES

RENSEIGNEMENTS À FOURNIR POUR LES DÉCAISSEMENTS EFFECTUÉS


SUR LA BASE DE RAPPORTS

DESCRIPTION DES RAPPORTS

QUESTIONS AYANT TRAIT À LA MONNAIE ET AU PAIEMENT

PRESENTATION D’INFORMATIONS RELATIVES AU DECAISSEMENT

INFORMATIONS FOURNIES AUX EMPRUNTEURS

PIÈCES JOINTES

A. MODELES DE RAPPORTS ET INSTRUCTIONS

1. Relevé des activités du compte spécial

2. État récapitulatif des dépenses du compte spécial afférentes


aux contrats soumis à un examen préalable

3. État récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises


à un examen préalable

B. MODELE DE LETTRE DE DECAISSEMENT

C. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L’ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR


L’ETABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE I)

D. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L’ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR


L’ETABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE II)
ANNEXE B
PAGE 2

RENSEIGNEMENTS REQUIS POUR LES DÉCAISSEMENTS


EFFECTUÉS SUR LA BASE DE RAPPORTS

1. Portée de l’annexe B. Le but de cette annexe est de donner des indications d’une part
sur les renseignements qu’il sera demandé aux emprunteurs de fournir à la Banque au cas où
la formule de décaissements sur la base de rapports est utilisée, et d’autre part sur les
procédures internes de la Banque pour le traitement des décaissements de ce type.

2. Eligibilité au décaissement sur la base de rapports. Les emprunteurs devront


disposer d’un système de gestion financière adéquat pour pouvoir utiliser la formule de
décaissement sur la base de rapports une fois qu’elle entrera en vigueur. Au cours de
l’exécution du projet, les emprunteurs devront a) maintenir une note satisfaisante pour la
gestion financière pendant la supervision du projet1 ; b) soumettre des rapports de suivi
financier (RSF ou FMR en anglais) conformes, tant dans la forme que le fond, aux
dispositions du paragraphe 5 de l’annexe, dans un délai de 45 jours, à compter de la fin de
chaque période considérée ; et c) soumettre un rapport d’audit du projet au plus tard à la date
fixée. Les emprunteurs qui rempliront ces conditions pourront choisir entre la formule de
décaissements sur la base des transactions et la formule de décaissements sur la base des
rapports. Les emprunteurs qui ne rempliront pas (ou ne continueront pas de remplir) ces
conditions n’utiliseront la formule de décaissements sur la base de transactions que si et
seulement si la Banque ne suspend pas les décaissements au titre du compte de prêt pour
cause de non respect de l’obligation qui leur est faite de maintenir un système de gestion
financière adéquat.

3. Dispositions transitoires. Tous les projets dont l’évaluation s’est faite après le
1er janvier 2002, ont le choix d’opter pour des décaissements sur la base de rapports ou sur la
base de transactions, à condition de satisfaire aux critères d’éligibilité en ce qui concerne les
décaissements sur la base de rapports. Les projets dont l’évaluation s’est faite entre le
1er juillet 1998 et le 31 décembre 2001 ont le choix d’adopter les nouvelles conditions
sanctionnées par le rapport de suivi financier ou de conserver les conditions actuelles qui
s’inscrivent dans le cadre du rapport de gestion de projet (RGP ou PMR en anglais).

1
Des notes de gestion sont attribuées aux projets dans le cadre de la préparation périodique des rapports
d’avancement de projet.
ANNEXE B
PAGE 3
4. Le tableau ci-dessous présente une synthèse des renseignements que les emprunteurs
doivent soumettre à la Banque pour étayer les décaissements sur la base de rapports.

Synthèse des renseignements à fournir à chaque période pour les


décaissements effectués sur la base de rapports

• Rapport de suivi financier (RSF)

• Relevé des activités du compte spécial

• Relevés bancaires du compte spécial

• État récapitulatif des dépenses du compte spécial afférentes aux contrats


soumis à un examen préalable

• État récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises


à un examen préalable

Une description de chacun de ces rapports suit ci-après et des modèles déjà remplis figurent
en pièces jointes.

DESCRIPTION DES RAPPORTS

5. Rapport de suivi financier (RSF). La forme et le fond du RSF doivent être définis
au stade de l’évaluation du projet et être approuvés lors des négociations. Un exemplaire du
RSF (notamment les rapports d’avancement physique et de passation des marchés) portant
sur la période qui vient de s’achever devra accompagner la demande de décaissement.

6. Relevé des activités du compte spécial. Ce rapport couvre trois types de


renseignements :

• Les montants cumulés avancés au compte spécial jusqu’à la fin de la période couverte
par le rapport, et les dépenses cumulées dont rapport a été fait par l’emprunteur
jusqu’à la fin de la période précédente.

• Un état de rapprochement du compte spécial couvrant la période en cours. Ce


rapprochement est fait entre le solde d’ouverture du compte spécial et les avances
effectuées par la Banque pour la période en cours d’une part, et le solde de clôture et
les dépenses afférentes à la même période d’autre part.

• Un estimatif des besoins de trésorerie pour les deux prochaines périodes (exception
faite des paiements directs et des montants attendus au titre des engagements
spéciaux, qui ne relèvent pas du compte spécial), en tenant compte du solde de clôture
du compte spécial et des ajustements tels que les intérêts perçus et les frais bancaires.
ANNEXE B
PAGE 4
Lorsqu’un projet est financé conjointement par la Banque, un gouvernement et
d’autres bailleurs de fonds, l’estimatif ne devra porter que sur la part de la Banque. La
pièce jointe A indique dans le détail comment remplir le formulaire qui fait état de ce
rapport.

7. Relevés bancaires du compte spécial. Les demandes de reconstitution des fonds du


compte spécial devront comporter les relevés bancaires pertinents délivrés par la banque
dépositaire du compte. Ces relevés devront indiquer les informations relatives à tous les
dépôts et retraits effectués au cours de la période en cours.

8. État récapitulatif des dépenses du compte spécial afférentes aux contrats soumis
à un examen préalable. Conformément aux dispositions de l’accord de prêt, ce rapport fait
état des renseignements relatifs aux paiements effectués au titre du compte spécial en ce qui
concerne les contrats soumis à un examen préalable. Les dépenses globales sont classées par
catégorie de décaissements. Lorsqu’un contrat exige des paiements en plus d’une monnaie,
ces paiements sont classés séparément.

9. État récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises à un examen


préalable. Conformément aux dispositions de l’accord de prêt, ce rapport fait état des
dépenses globales du compte spécial non soumises à un examen préalable, classées par
catégorie de décaissements. Ce rapport présente également les dépenses globales par pays
d’origine des fournisseurs, pour chaque catégorie de décaissements. Dans le cas des
fournisseurs basés aux États-Unis, les dépenses sont classées par état.

10. Total des dépenses effectuées au titre du compte spécial pour l’exercice courant.
Le total des dépenses de la période en cours tel qu’indiqué par le relevé des activités du
compte spécial (ligne 10) devra être égal à la somme des montants payés au titre dudit
compte conformément aux états récapitulatifs des contrats soumis à un examen préalable et
des dépenses non soumises à un examen préalable (additionner la colonne 7 des deux états
récapitulatifs).

QUESTIONS AYANT TRAIT A LA MONNAIE ET AU PAIEMENT

11. Monnaie du compte spécial. Conformément aux dispositions de l’accord de prêt, le


compte spécial est normalement libellé en une monnaie stable et librement convertible.

12. Paiement direct et procédures d’engagement spécial. La formule de décaissement


sur la base de rapports n’exclut pas la possibilité de recourir au paiement direct et aux
procédures d’engagement spécial. L’utilisation de ces procédures est normalement identifiée
au stade de l’évaluation, fait l’objet d’un accord au cours des négociations et est stipulée dans
la lettre de décaissement.

13. Procédure de remboursement. Au cas où l’emprunteur choisit de pré-financer la


part des dépenses du projet supportées par la Banque avec ses propres ressources, cet
emprunteur peut recevoir un remboursement pour ces dépenses.
ANNEXE B
PAGE 5
14. Documents à fournir. Pour les décaissements sur la base de rapports, seuls les
rapports dont la liste figure dans le tableau du paragraphe 4 sont soumis à la Banque. Ainsi
que prévu par l’accord de prêt, les documents justificatifs des dépenses, à savoir les factures,
les relevés, et le connaissement, doivent être conservés par l’emprunteur et être mis à la
disposition des auditeurs et des services de la Banque pour examen. Lorsque les formules de
paiement direct et d’engagements spéciaux sont utilisées en même temps que le décaissement
sur la base de rapports, les documents requis sont ceux qui figurent dans le Manuel de
décaissement2.

15. Lettre de décaissement. Après la signature de l’accord de prêt, le Chargé des


finances du Département des prêts délivre une lettre de décaissement à l’emprunteur avec
ampliation à l’organisme d’exécution du projet, indiquant les procédures de décaissement.
Un modèle de lettre de décaissement figure en pièce jointe B.

PRESENTATION D’INFORMATIONS RELATIVES AU DECAISSEMENT

16. Les conditions ci-après doivent être remplies avant que les retraits
ne commencent :

• La Banque doit avoir déclaré l’entrée en vigueur du prêt après que


l’emprunteur aura rempli toutes les conditions stipulées par l’accord de prêt et
les Conditions générales.
• La Banque doit avoir reçu un avis officiel indiquant la liste des fonctionnaires
habilités à signer les demandes de retrait ainsi que des spécimens de leurs
signatures.
• Les conditions de décaissement doivent être satisfaites, le cas échéant.

17. Soumission des demandes de retrait et des renseignements ayant trait aux
décaissements sur la base de rapports. L’emprunteur devra soumettre toutes les demandes
de retrait et les renseignements requis pour les décaissements sur la base de rapports
(l’original accompagné d’une copie) au Département des prêts de la Banque mondiale
(LOA), 1818 H St. NW, Washington DC 20433, États-Unis, ou à un de ses bureaux
extérieurs, suivant les indications de la lettre de décaissement. Le formulaire 1903(B) sera
utilisé pour les décaissements sur la base de rapports, le formulaire 1903 pour les paiements
directs, et le formulaire 1931 pour les engagements spéciaux.

18. Demande de retrait initiale. Une fois que le compte spécial aura été ouvert auprès
d’une banque commerciale locale ou, comme dans certains cas, auprès de la banque centrale,
l’emprunteur devra soumettre le formulaire 1903(B) au Département des prêts avec deux
exemplaires de l’estimatif des dépenses du projet pour les deux prochaines périodes
couvertes par le rapport.

2
Le Manuel de décaissement sera remplacé par des Directives de décaissement et des manuels y afférents en
cours d’élaboration. Ces directives et manuels remplaceront le Manuel de décaissement (1992), le Manuel
des procédures de décaissement (juillet 1998), et le Manuel d’exécution de l’Initiative pour l’aménagement
de l’administration des prêts (LACI), Banque mondiale, Département des prêts, septembre 1998.
ANNEXE B
PAGE 6
19. Demandes de retrait ultérieures. Pour les demandes ultérieures, l’emprunteur devra
soumettre le formulaire 1903(B) au Département des prêts accompagné du rapport de suivi
financier couvrant la période qui vient de s’achever, le relevé des activités du compte spécial,
et les états récapitulatifs des dépenses du compte spécial afférentes aux contrats soumis à un
examen préalable et aux dépenses qui n’y sont pas soumises.

20. Date de soumission des rapports. La Banque devra recevoir tous les rapports de
décaissement et états bancaires, dans un délai de 45 jours à compter de la fin de chaque
période.

INFORMATIONS FOURNIES AUX EMPRUNTEURS

21. Avis de paiement. Un avis de paiement sera délivré à l’emprunteur après exécution
du paiement par la Banque et fera apparaître les renseignements suivants :

• Numéro d’identification du prêt


• Numéro de la demande
• Monnaie, montant et date de valeur du paiement
• Catégories et sous-catégories financées
• Taux de change et contre-valeur imputée au compte du prêt dans la monnaie de
l’engagement
• Solde non décaissé du prêt

22. Relevé mensuel des décaissements (MDS en anglais). Un état mensuel des
décaissements sera envoyé à l’emprunteur et à l’organisme d’exécution du projet
(normalement dans un délai de dix jours à compter de la fin du mois), détaillant toutes les
transactions intervenues au titre du prêt, les soldes de fin de mois pour chaque catégorie et
sous-catégorie financée, ainsi que les montants réservés pour couvrir les engagements
spéciaux, le cas échéant.

23. Accès aux données sur les décaissements à travers le site web de la Banque. Le
système de contrôle intégré (ICS en anglais), accessible sur le site web de la Banque, permet
aux emprunteurs de consulter les informations relatives à leurs projets. Les données sur les
décaissements figurent dans le module systèmes d’information de l’ICS sous la rubrique
« Current Loan Information » (Information sur les prêts en cours). Elles comportent
notamment la liste de tous les prêts accordés à un pays, des renseignements de base sur
chaque prêt, les catégories de dépenses, les contrats, les comptes spéciaux, les engagements
spéciaux et les annulations. Par ailleurs, l’ICS fait état de toutes les demandes de retrait en
cours de traitement pour un prêt ou un pays. Les données sont mises à jour chaque soir. Les
emprunteurs peuvent contacter le Chargé des finances concerné pour plus de renseignements.
ANNEXE B
PAGE 7

PIÈCES JOINTES

A. MODELES DE RAPPORTS ET INSTRUCTIONS

1. Relevé des activités du compte spécial

2. État récapitulatif des dépenses du compte spécial afférentes aux


contrats soumis à un examen préalable

3. État récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises à


un examen préalable

B. MODELE DE LETTRE DE DECAISSEMENT

C. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L’ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR


L’ETABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE I)

D. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L’ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR


L’ETABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE II)
ANNEXE B
PAGE 8
Pièce jointe A1

Instructions pour remplir le relevé des activités du compte spécial

Ligne 1 : entrer le montant cumulé des avances versées par la Banque au compte spécial
jusqu’à la fin de la période considérée.

Ligne 2 : entrer les dépenses globales effectuées au titre du compte spécial et déclarées à la
Banque jusqu’au début de la période considérée.

Ligne 3 : entrer la différence entre la ligne 1 et la ligne 2, qui devra être égale à la ligne 8 et à
la ligne 13.

Ligne 4 : entrer le solde du compte spécial (tel qu’indiqué sur le relevé bancaire) au début de
la période considérée.

Ligne 5 : entrer les ajustements qui ont une incidence sur le compte spécial, comme par
exemple, les intérêts perçus, les frais bancaires, et les dépenses non éligibles devant être
remboursées au compte spécial.

Ligne 6 : entrer le montant des avances versées par la Banque au compte spécial pour la
période considérée.

Ligne 7 : entrer la somme des lignes 5 et 6.

Ligne 8 : entrer la somme des lignes 4 et 7. Cela représente l’encours de l’avance accordée
par la Banque qu’il faut justifier.

Ligne 9 : entrer le solde du compte spécial (tel qu’indiqué sur le relevé bancaire) à la fin de la
période considérée.

Ligne 10 : entrer les ajustements qui ont une incidence sur le compte spécial, le cas échéant,
comme par exemple les intérêts perçus, les frais bancaires et les dépenses non éligibles
devant être remboursées au compte spécial.

Ligne 11 : entrer les dépenses du compte spécial correspondant à la période considérée. Ce


montant devra être égal à la somme de la colonne 7 des deux états récapitulatifs.

Ligne 12 : entrer la somme des lignes 10 et 11.

Ligne 13 : entrer la somme des lignes 9 et 12. Ce montant devra être juste par rapport à la
ligne 8.

Ligne 14 : entrer la différence entre les lignes 8 et 13 et, dans une note séparée, expliquer
le(s) raison(s) de cette différence.
ANNEXE B
PAGE 9
Ligne 15 : entrer la part des dépenses prévues qui revient à la Banque pour les deux
prochaines périodes comptables.

Ligne 16 : entrer le solde de clôture du compte spécial après ajustements, le cas échéant.

Ligne 17 : entrer le montant des prévisions de dépenses à effectuer par paiement direct et par
engagements spéciaux.

Ligne 18 : entrer la somme des lignes 16 et 17.

Ligne 19 : entrer la différence entre les lignes 15 et 18. Cela représente les besoins de
financement de la prochaine période comptable.
ANNEXE B
PAGE 10
Relevé des activités du compte spécial (CS)
pour la Période: ___________
Nom du projet: ____________________________________________________________
Pret IBRD/IDA No.: _________________
Banque dépositaire: ______________________ Numéro de compte:______________
Monnaie du compte spécial: ___________
1ère PARTIE

1. Avances cumulées à la fin de la période en cours 0


2. Dépenses cumulées à la fin de la dernière période couverte par le 0
rapport
3. Encours des avances à comptabiliser (ligne 1 moins ligne 2) 0

2ème PARTIE

4. Solde d'ouverture du CS au début de la période couverte (à la date du ) 0


5. Additionner/soustraire : ajustements cumulés (le cas échéant) 0
6. Avances provenant de la Banque mondiale au cours de la 0
période considérée
7. Faire la somme des lignes 5 et 6 0
8. Encours des avances à comptabiliser (faire la somme des lignes 0
4 et 7)

9. Solde de clôture du CS à la fin de la période en cours (à la date 0 0


du _________ )
10. Additionner/soustraire : ajustements cumulés (le cas échéant) 0
11. Dépenses au titre de la période en cours 0
12. Faire la somme des lignes 10 et 11 0
13. Faire la somme des lignes 9 et 12 0

14. Différence (le cas échéant) (ligne 8 moins ligne 13) 0

3ème PARTIE

15. Montant total estimé devant être payé par la Banque mondiale 0

16. Moins : Solde de clôture du CS après ajustements 0


17. Paiements directs/paiements au titre du CS 0
18. Faire la somme des lignes 16 et 17
19. Besoins de trésorerie soumis à la Banque mondiale pour les
deux prochaines périodes (ligne 15 moins ligne 18)
ANNEXE B
PAGE 11
Pièce jointe A2

Instructions pour remplir l’état récapitulatif des dépenses du compte spécial


afférentes aux contrats soumis à un examen préalable

Colonne 1 : inscrire la catégorie ou la sous-catégorie de décaissement, le cas échéant,


pour chaque dépense.

Colonne 2 : inscrire le nom et l’adresse de l’entreprise, le numéro d’identification du


contrat, et la date de signature du contrat. Pour les entreprises des États-Unis, indiquer
aussi la ville et l’État.

Colonne 3 : inscrire le montant total du contrat. Lorsque pour un contrat donné le


paiement doit se faire en plus d’une monnaie, il faudra procéder à une énumération
séparée pour chaque monnaie.

Colonne 4 : inscrire le montant total, par monnaie, facturé pendant la période considérée.

Colonne 5 : inscrire le pourcentage du financement de la Banque.

Colonne 6 : inscrire la part du montant facturé financée par la Banque.

Colonne 7 : inscrire le montant total payé au titre du compte spécial.

Colonne 8 : indiquer le(s) numéros de référence des factures, la (les) date(s) de


facturation, et le reliquat de(s) solde(s) du contrat. Le calcul du (des) solde(s) devra
prendre en compte tous les paiements directs, engagements spéciaux, et remboursements.
ANNEXE B
PAGE 12

Etat Récapitulatif
Dépenses du compte spécial afférentes aux contrats soumis a l’examen préalable
Numéro Banque Mondiale (BIRD/IDA) ________
Pour la période s’achevant le _______
Cat/Sous-cat. Nom et adresse Monnaie et valeur Montants % Finance Eligible au Montant Date & Numéro du
Décaissement De l’entreprise Du contrat Factures par par BIRD/IDA Financement de la Total payes contrat,
réf Contrat/Date Sign. Monnaie Banque dans le au titre du Report a nouveau du
monnaie du contrat CS solde du contrat
(col. 1) (col. 2) (col. 3) (col. 4) (col. 5) (col. (col. 7) (col. 8)
6)=(col.4)*(col.5)
Travaux publics
0 0 0
0 0 0
0 0 0

TOTAL 0 0
Biens
0 0
0

0
TOTAL 0 0
Services de
Consultation
0 0 0 0
0 0 0 0
0

TOTAL 0 0

TOTAL 0
GENERAL
ANNEXE B
PAGE 13
Pièce jointe A3

Instructions pour remplir l’état récapitulatif des dépenses du compte spécial non
soumises à un examen préalable

Colonne 1 : indiquer la catégorie et la sous-catégorie de décaissement, le cas échéant,


pour chaque dépense.

Colonne 2 : indiquer la source (locale ou étrangère) d’approvisionnement pour chaque


catégorie et sous-catégorie de décaissement, le cas échéant.

Colonne 3 : dresser la liste des fournisseurs étrangers par pays et par catégorie et sous-
catégorie de décaissement.

Colonne 4 : inscrire le montant total des dépenses locales et à l’étranger, par catégorie et
sous-catégorie de décaissement, en indiquant les dépenses à l’étranger par pays.

Colonne 5 : inscrire le pourcentage du financement de la Banque.

Colonne 6 : inscrire la part du montant facturé éligible au financement de la Banque.

Colonne 7 : inscrire le montant total payé au titre du compte spécial.

Colonne 8 : inscrire le montant des fonds alloués par d’autres sources de financement.
ANNEXE B
PAGE 14
Etat récapitulatif
Dépenses du compte spécial non soumises a un examen préalable
Numéro Banque Mondiale (BIRD/IDA) _______
Pour le trimestre s’achevant le ________
Cat./Sous-cat. Sources Pays du Dépenses Totales % Eligible au Part de la BIRD/IDA Part de l’etat/autre
Decaissement d’Approvision Fournisseur BIRD/IDA Financement de la Montant paye au
nement étranger Banque titre du CS
(col. 1) (col. 2) (col. 3) (col. 4) (col. 5) (col. 6)=(col. 4)*(col. 5) (col. 7) (col. 8)
Travaux publics
Locale 0 0 0 0 0
Etrangere - Total 0 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0
TOTAL 0 0 0 0
Biens
Local 0 0
Etrangere - Total 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0
Pays 0 0 0
TOTAL 0 0 0
Services de consultation
Local 0 0 0
Etrangère - Total 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
TOTAL 0 0 0 0
Dépenses de fonctionnement
Local 0 0 0 0 0
Etrangère - Total 0 0 0 0 0
Pays 0 0 0
Pays 0 0 0
Pays 0 0 0
TOTAL 0 0 0 0

TOTAL GENERAL 0 0 0
ANNEXE B
PAGE 15

Pièce jointe B

Modèle de lettre de décaissement

Ministre des Finances


Ministère des Finances
Rue...................
Ville, Pays

Monsieur le [Madame la] ministre,

Objet : Prêt[Crédit]……….(……….…………….… .Projet)

La présente lettre a pour objet de vous préciser la manière dont les fonds du prêt
accordé par la BIRD pour le projet ………… pourront être retirés lorsque ce prêt sera
entré en vigueur. Nous vous faisons parvenir, sous ce même pli, des exemplaires des
accords de prêt et de projet, en date du ………, du Manuel de décaissement et du Rapport
de suivi financier des projets financés par la Banque mondiale : Directives à l’ intention
des emprunteurs. Nous vous prions de bien vouloir donner copie de ces documents clés et
de la présente lettre à toutes les personnes chargées de préparer des demandes de retrait
de fonds et des rapports de suivi financier (RSF). Des modèles de demande sont joints à
la présente lettre et des exemplaires supplémentaires vous ont été envoyés sous pli séparé
ou peuvent être obtenus auprès des bureaux extérieurs de la Banque. Vous trouverez
également ci-joint des exemplaires du format de rapport de suivi financier.

Le Manuel de décaissement et le Rapport de suivi financier des projets financés


par la Banque mondiale : Directives à l’ intention des emprunteurs fournissent des
instructions détaillées sur la manière dont le formulaire de demande et le rapport de suivi
financier doivent être remplis. Nous voudrions attirer votre attention sur les instructions
suivantes, qui revêtent une importance particulière lors de la préparation d’une demande
de retrait sur les fonds du compte du prêt :

a) Les décaissements ne pourront commencer qu’après réception des


signatures autorisées, et toute modification devra être promptement portée à
notre connaissance. Une lettre du ministère ……………… désignant la ou
les personnes habilitées à signer les demandes de retrait de fonds, ainsi que
les spécimens des signatures correspondantes, doivent nous être envoyés
avant que la première demande de retrait ne soit présentée. Veuillez suivre
le modèle de lettre figurant à l’annexe 3 du Manuel de décaissement.

b) Demandes de retrait et compte spécial. Tous les décaissements au titre du prêt


susmentionné doivent être effectués au moyen du compte spécial. La Banque
ANNEXE B
PAGE 16
n’accède donc à aucune demande de paiement direct à une tierce partie ou
d’engagement spécial de garantie de lettre de crédit, sauf dans le cas de
certaines passations de marché pour lesquelles le montant minimum des
demandes doit être équivalant à USD……….. Les demandes de reconstitution
du compte spécial doivent être soumises tous les trimestres (ou selon toute
autre périodicité convenue) et être accompagnées du rapport de suivi
financier, du relevé des activités du compte spécial, du (des) relevé(s)
bancaire(s), et des états récapitulatifs des dépenses effectuées pour les contrats
au-dessus et au-dessous du seuil de l’examen préalable.

c) Les conditions d’audit et autres clauses financières font l’objet de l’ article IV


de l’accord de prêt. Les rapports d’audit, y compris l’avis de l’auditeur sur
l’utilisation du compte spécial, doivent être présentés au plus tard six mois
après la clôture de chaque exercice (ou selon toute autre périodicité
convenue). Le rapport d’audit doit également justifier les dépenses dont le
compte rendu figure dans le rapport de suivi financier.

d) Avis de paiement et relevés trimestriels des décaissements. Ces documents


seront envoyés aux personnes indiquées dans la présente lettre, à moins que
vous ne nous informiez des modifications faites à cet égard. En outre, pour
chaque paiement équivalant à un million de dollars ou plus, la Banque
informera l’ (les) organisme(s) d’exécution par lettre ou par télécopie.

L’annexe 1 à l’accord de prêt énumère les catégories et les sous-catégories de retrait


et le pourcentage des dépenses éligibles au financement pour chaque catégorie et
sous-catégorie. Cette annexe pose aussi les conditions suivantes en matière de
décaissement :

a) Financement rétroactif de dépenses : des demandes de remboursement


peuvent être effectuées après (date) ………….. à concurrence de USD
…….………. au titre de la catégorie ………….

b) Conditions de décaissement : aucun retrait ne peut être effectué au titre de la


catégorie ……….... (sous-prêts) tant qu’un accord de prêt subsidiaire jugé
satisfaisant par la Banque n’aura pas été signé entre ……… et ……….

Pour toutes questions concernant les procédures de décaissement de la Banque,


veuillez prendre contact avec nous au numéro ………….. en précisant le numéro de
référence du prêt (……..).

Veuillez agréer, Monsieur le [Madame la] ministre, l’assurance de notre haute


considération.

Chargé des finances


Division des décaissements, Département des prêts
ANNEXE B
PAGE 17

Relevé des activités du compte spécial (CS)


pour la Période: 01 jan au 31 mars 2001
Nom du projet: Amélioration du secteur de l’éducation
Pret IBRD/IDA No.: IBRD 1234-ATL
Banque dépositaire: Atlantis Commercial Bank, Ltd Numéro de compte: 0211XYZ
Monnaie du compte spécial: dollars des Etats-Unis
1ère PARTIE

1. Avances cumulées à la fin de la période en cours 42,983


2. Dépenses cumulées à la fin de la dernière période couverte par le 30,625
rapport
3. Encours des avances à comptabiliser (ligne 1 moins ligne 2) 12,358

2ème PARTIE

4. Solde d'ouverture du CS au début de la période couverte (à la date du 01-01-01 ) 3,265


5. Additionner/soustraire : ajustements cumulés (le cas échéant) 300
6. Avances provenant de la Banque mondiale au cours de la 8,793
période considérée
7. Faire la somme des lignes 5 et 6 9,093
8. Encours des avances à comptabiliser (faire la somme des lignes 12,358
4 et 7)

9. Solde de clôture du CS à la fin de la période en cours (à la date 0 2,684


du 31-03-01 )
10. Additionner/soustraire : ajustements cumulés (le cas échéant) 300
11. Dépenses au titre de la période en cours 9,374
12. Faire la somme des lignes 10 et 11 9,674
13. Faire la somme des lignes 9 et 12 12,358

14. Différence (le cas échéant) (ligne 8 moins ligne 13) 0

3ème PARTIE

15. Montant total estimé devant être payé par la Banque mondiale 12,069

16. Moins : Solde de clôture du CS après ajustements 2,984


17. Paiements directs/paiements au titre du CS 0
18. Faire la somme des lignes 16 et 17 2,984
19. Besoins de trésorerie soumis à la Banque mondiale pour les 9,085
deux prochaines périodes (ligne 15 moins ligne 18)
ANNEXE B
PAGE 18

MODELE 1 Etat Récapitulatif


Dépenses du compte spécial afférentes aux contrats soumis a l’examen préalable
Gouv. D’Atlantis : Projet d’Amelioration du secteur de l’Education Numéro Banque Mondiale (BIRD/IDA) BIRD 1234-ATL
Pour la période s’achevant le 31 mars 2001
Cat/Sous-cat. Nom et adresse Monnaie et valeur Montants % Finance Eligible au Montant Date & Numéro du
Décaissement De l’entreprise Du contrat Factures par par BIRD/IDA Financement de la Total payes contrat,
réf Contrat/Date Sign. Monnaie Banque dans le au titre du Report a nouveau du
monnaie du contrat CS* solde du contrat
(col. 1) (col. 2) (col. 3) (col. 4) (col. 5) (col. (col. 7) (col. 8)
6)=(col.4)*(col.5)
Travaux publics
0 0 0
0 0 0

TOTAL 0 0
Biens
Entreprise CBD APS 1,500,000 50,000 APS 80 40,000 2,721 1-fev-01 Fact 003451
Contract ABCYYZ, 15 sept 00 solde APS 450,000
0

0
50,000 40,000 2,721
Services de
Consultation
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0

TOTAL 0 0

50,000 40,000 2,721

* Compte spécial libelle en dollars des Etats-Unis


Taux d’échange 14,7 APS = USD 1
ANNEXE B
PAGE 19
MODELE 1 Etat récapitulatif
Dépenses du compte spécial non soumises a un examen préalable
Gouv. d’Atlantis : Amelioration du secteur de l’education Numéro Banque Mondiale (BIRD/IDA) BIRD 1234-ATL
Pour le trimestre s’achevant le 31 mars 2001
Cat./Sous-cat. Sources Pays du Dépenses Totales# % Eligible au Part de la BIRD/IDA Part de l’etat/autre*
Decaissement d’Approvision Fournisseur BIRD/IDA Financement de la Montant paye au
nement étranger Banque titre du CS
(col. 1) (col. 2) (col. 3) (col. 4) (col. 5) (col. 6)=(col. 4)*(col. 5) (col. 7) (col. 8)
Travaux publics
Locale 0 0 0 0 0
Etrangere - Total 0 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0
TOTAL 0 0 0 0
Biens
Local 55,000 80 44,000 2,993 11,000
Etrangere - Total 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0
Pays 0 0 0
TOTAL 55,000 44,000 2,993 11,000
Services de consultation
Local 53,795 100 53,795 3,660 0
Etrangère - Total 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
TOTAL 53,795 53,795 3,660 0
Dépenses de fonctionnement
Local 0 0 0 0 0
Etrangère - Total 0 0 0 0 0
Pays 0 0 0
Pays 0 0 0
TOTAL 0 0 0 0

TOTAL GENERAL 108,795 97,795 6,653 11,000

# Monnaie FMR = PS
* Compte spécial libelle en dollars des Etats-Unis
Taux d’échange 14,7 APS = USD 1
ANNEXE B
PAGE 20

Relevé des activités du compte spécial (CS)


pour la Période: 1er avril au 30 juin 2001
Nom du projet: Projet transport urbain II
Prêt IBRD/IDA No.: Crédit 4321-APP
Banque dépositaire: Appletonian Commercial Bank, Ltd Numéro de compte:
0000XYZ
Monnaie du compte spécial: Dollars des Etats-Unis
1ère PARTIE

1. Avances cumulées à la fin de la période en cours 6,592,680


2. Dépenses cumulées à la fin de la dernière période couverte par le 3,938,140
rapport
3. Encours des avances à comptabiliser (ligne 1 moins ligne 2) 2,654,540

2ème PARTIE

4. Solde d'ouverture du CS au début de la période couverte (à la date du 1er avr 01 ) 35,970


5. Additionner/soustraire : ajustements cumulés (le cas échéant) (30,000)
6. Avances provenant de la Banque mondiale au cours de la 2,648,570
période considérée
7. Faire la somme des lignes 5 et 6 2,618,570
8. Encours des avances à comptabiliser (faire la somme des lignes 2,654,540
4 et 7)

9. Solde de clôture du CS à la fin de la période en cours (à la date 0 25,790


du 30 juin 2001)
10. Additionner/soustraire : ajustements cumulés (le cas échéant) 26,007
11. Dépenses au titre de la période en cours 2,602,743
12. Faire la somme des lignes 10 et 11 2,628,750
13. Faire la somme des lignes 9 et 12 2,654,540

14. Différence (le cas échéant) (ligne 8 moins ligne 13) 0

3ème PARTIE

15. Montant total estimé devant être payé par la Banque mondiale 5,250,000

16. Moins : Solde de clôture du CS après ajustements 51,797


17. Paiements directs/paiements au titre du CS 1,000.000
18. Faire la somme des lignes 16 et 17 1,051,797
19. Besoins de trésorerie soumis à la Banque mondiale pour les 4,198,203
deux prochaines périodes (ligne 15 moins ligne 18)

# Monnaie FMR = PS
* Compte spécial libelle en dollars des Etats-Unis
Taux d’échange 14,7 APS = USD 1
ANNEXE B
PAGE 21

MODELE II Etat Récapitulatif


Dépenses du compte spécial afférentes aux contrats soumis a l’examen préalable
Gouv. D’Appletonia : Projet Transport Urbain II Numéro Banque Mondiale (BIRD/IDA) BIRD Cr. 4321-APP
Pour le trimestre s’achevant le 30 juin 2001
Cat/Sous-cat. Nom et adresse Monnaie et valeur Montants % Finance Eligible au Montant Date & Numéro du
Décaissement De l’entreprise Du contrat Factures par par BIRD/IDA Financement de la Total payes contrat,
réf Contrat/Date Sign. Monnaie Banque dans le au titre du Report a nouveau du
monnaie du contrat CS* solde du contrat
(col. 1) (col. 2) (col. 3) (col. 4) (col. 5) (col. (col. 7) (col. 8)
6)=(col.4)*(col.5)
Travaux publics
0 0 0
ABC Construction APP 500,000 153,764 APP 50 76,882 APP 768,820 1er avr 01, Fact 4
Contrat YYZ, 15 sep. 2001 solde APP 250,000
153,764 76,882 768,820
Biens

0
0
TOTAL
Services de
Consultation
0 0 0 0
0 0 0 0
123 Auditing Firm, VA, USA USD 250,000 6,223 USD 100 6,223 USD 6,223 15 fev 01, Fact. 2
Contrat ABC123, 15 oct 2001 solde USD 200,000
6,223 6,223 6,223

775,043

* Compte spécial libelle en dollars des Etats-Unis


Taux d’échange 1 APP = USD 10
ANNEXE B
PAGE 22
MODELE II Etat récapitulatif
Dépenses du compte spécial non soumises a un examen préalable
Gouv. d’Appletonia : Projet transport urbain II Numéro Banque Mondiale (BIRD/IDA) Cr. 4321-APP
Pour le trimestre s’achevant le 30 juin 2001
Cat./Sous-cat. Sources Pays du Dépenses Totales# % Eligible au Part de la BIRD/IDA Part de l’état/autre#
Décaissement d’Approvision Fournisseur BIRD/IDA Financement de la Montant paye au
nement étranger Banque titre du CS*
(col. 1) (col. 2) (col. 3) (col. 4) (col. 5) (col. 6)=(col. 4)*(col. 5) (col. 7) (col. 8)
Travaux publics
Locale 42,175 50 21,088 210,880 21,088
Etrangere - Total 69,116 34,558 345,580 34,558
Pays Chine 33,764 50 16,882 168,820 16,882
Pays Japon 35,352 50 17,676 176,760 17,676
Pays 0 0
TOTAL 111,291 55,646 556,460 55,646
Biens
Local 57,486 80 45,989 459,890 11,496
Etrangère - Total 75,253 75,253 752,530 0
Pays Virginie, Etats-Unis 55,839 100 55,839 558,390
Pays Canada 6,825 100 6,825 68,250
Pays Suisse 12,589 100 12,589 125,890
TOTAL 132,739 121,242 1,212,420 11,496
Services de consultation
Local 0 100 0
Etrangère - Total 5,882 5,882 58,820 0
Pays Royaume Uni 5,882 100 5,882 58,820
Pays 0 0 0 0
Pays 0 0 0 0
TOTAL 5,882 5,882 58,820 0
Dépenses de fonctionnement
Local 0 0 0 0 0
Etrangère - Total 0 0 0 0 0
Pays 0 0 0
Pays 0 0 0
TOTAL 0 0 0 0

TOTAL GENERAL 249,912 182,770 1,827,700 67,142

# Monnaie FMR = APP


* Compte spécial libelle en dollars des Etats-Unis
Taux d’échange 1 APP = USD 10