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MINISTERIO DE ECONOMIA Y

FINANZAS - MEF

OFICINA GENERAL DE TECNOLOGIAS DE


INFORMACIÓN - OGTI

AREA DE IMPLANTACION
SIGA – MEF

DOCUMENTO INFORMATIVO

“Requisitos y Condiciones para implementar el Sistema


Integrado de Gestión Administrativa – SIGA”

Lima – Perú

2016
MEF-OGTI-SIGA
Requisitos y Condiciones para implementar el Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA

ANTECEDENTES

1 ANTECEDENTES

Documento : ISIGA
SIGA Versión : 1
Fecha : Mayo 2016
1 Marco de Trabajo

El desarrollo del Sistema Integrado de Gestión Administrativa -SIGA, fue


promovido por la Oficina General de Tecnologías de Información del MEF, en el
2004 mediante convenio con el Ministerio de Salud para implementarse en el
Sector Salud. En el 2015 el Ministerio de Educación también decide
implementarlo en el Sector Educación. A cargo del proyecto se tiene el equipo de
trabajo formado por personal de la Oficina General de Tecnologías de la
Información – OGT MEF, además de contar con Equipo de Trabajo de la Unidad
de Programación y Presupuesto del Ministerio de Educación a través de
Implantadores, Residentes, Soporte y personal que impulsa la implantación.

El SIGA, está desarrollado con el lenguaje de programación PowerBuilder


preparado para utilizar base de datos Oracle o SQL Server, también cuenta con
módulos preparados para ambiente WEB desarrollados en Java. Este sistema
contempla básicamente todo el Proceso de Logística (Adquisiciones, Almacén,
Control Patrimonial), y dentro de Adquisiciones se consideró al Cuadro de
Necesidades, Selección de Proveedores, Viáticos, Encargos, Servicios
Generales, entre otros.

También cuenta con módulos que permiten la gestión de procesos relacionados


con Presupuesto por Resultados –PPR.

La estructura organizativa del SIGA está formada por equipos de trabajo de las
áreas de Análisis Funcional, Desarrollo, Control de Calidad, Implantación, Soporte
y Catalogación de la OGTI. El SIGA se encuentra instalado en numerosas
entidades del estado como Ministerios y Gobiernos Regionales, y se continua con
su instalación en aquellas entidades que lo soliciten y que cumplan con los
requisitos necesarios. A la fecha está implementándose en el Sector Educación,
en mayor porcentaje a las Unidades de Gestión Educativa Local – UGEL, así
como en Gobiernos Locales.
2 Misión

El Sistema Integrado de Gestión Financiera – SIGA-MEF pretende contribuir al


ordenamiento, transparencia y reducción de costos y tiempos de la gestión de los
procesos de abastecimiento y control patrimonial en las Unidades Ejecutoras del
Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, impactando en la
calidad del gasto público.

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Requisitos y Condiciones para implementar el Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA

IMPLANTACIÓN SIGA

2 PRE-IMPLANTACION

2.1. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA INSTALACIÓN DEL SIGA


ENTIDAD MEF
1. La entidad informará al MEF vía oficio su
deseo de contar con el Sistema
Integrado de Gestión Administrativa – 2. El MEF remitirá la información y
SIGA. requisitos solicitados a la entidad
para la instalación del SIGA vía
oficio, los formatos podrán ser
descargados de la página web del
MEF o enviados al contacto de la
entidad por correo electrónico.
3. La entidad deberá informarse de los
requerimientos necesarios para la
implantación del SIGA en su entidad.
 Formato 1 – Diagnostico Situacional
 Formato 2 – Diagnostico Informático
 Formato 3 – Implementador SIGA
 Formato 4 – Plan de Trabajo
 Formato 5 – Carta de Compromiso
4. La entidad deberá registrar/llenar los
formatos o fichas requeridos por el
Ministerio de Economía y Finanzas.
5. La entidad deberá remitir vía oficio
confirmando su participación
adjuntando los formatos solicitados.
Estos documentos los debe remitir al
personal dla ENTIDAD para que
gestione la instalación del SIGA, la cual
se enviará vía correo electrónico al
correo llucano@mef.gob.pe (Luis
Lucano, coordinador implantación SIGA-
MEF).
6. La entidad deberá asegurar la
disponibilidad de equipos e
infraestructura de comunicaciones
adecuados mencionados en este
documento.
7. La entidad debe contar con un personal

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que cumpla el rol de implantador de los


módulos que conforman el SIGA. Para
el caso la ENTIDAD apoya contratando
personal para la implantación que son: 8. El MEF evaluará la información
Implantador y Residente. remitida por la entidad y
determinará si reúne los requisitos
solicitados para la instalación del
SIGA.
9. El MEF se pondrá en contacto con
la ENTIDAD para iniciar las
coordinaciones relacionadas con
la implantación del SIGA.

10. De llegar a un acuerdo de implantación


del SIGA, la entidad firmará una Carta de 11. El MEF realizará las instalaciones
Compromiso. de acuerdo al cronograma que se
coordine con la entidad.

2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIÓN DEL SIGA


ENTIDAD MEF
1. La entidad entrega los formatos
requeridos para la implantación.
2. La ENTIDAD gestiona continuar con el
proceso de instalación. 3. El Coordinador de Implantación
MEF aprueba los documentos y
solicita al Coordinador de Soporte
MEF la preparación de la base de
datos para la entidad.
4. El MEF entrega al ENTIDAD los
accesos para copiar la base de
5. La ENTIDAD envía los accesos de la data datos y el ejecutable del SIGA.
y ejecutable SIGA para que la Entidad lo
copie en su servidor.
6. En la Entidad el usuario en coordinación
con el implantador o residente ENTIDAD
realizan las siguientes acciones en el
servidor:
a. Descargar el SQL Server 2012
Express, sólo si la entidad no lo tiene.
b. Descargar la base de datos SIGA.
c. Descargar el ejecutable SIGA.
d. Instalar el SQL Server 2012 Express,
sólo si la entidad no lo tiene, para ello

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se envía Manual de Instalación del


SQL Server 2012 Express.
e. Restaurar la base de datos.
f. Copiar el ejecutable del SIGA.
7. Cuando se tenga todo preparado el
implementador o residente comunica al
ENTIDAD para que gestione la
configuración del SIGA.
8. La ENTIDAD gestiona ante el MEF la
configuración del SIGA. Para ello fija
fecha y hora. La configuración se dará
remotamente. 9. El MEF se conecta remotamente
al servidor de la entidad para
configurar el SQL Server, los
accesos del servidor y copia un
archivo de conexión (conex siga)
10. El usuario, implementador o residente dejando operativo el aplicativo
realiza pruebas del aplicativo en el SIGA en el servidor.
servidor y en una PC cliente.

11. El MEF teniendo la conformidad


del usuario lo formaliza mediante
un Acta de Instalación la que debe
ser firmado por el personal de
Soporte del MEF, el Responsable
de Informática y el Jefe de
12. El Coordinador del SIGA de la Entidad da Logística de la entidad. También
los accesos a los usuarios asignando los debe firmar el implementador o
perfiles que corresponda a cada uno. residente.

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3 IMPLANTACION

2.1. FLUJO DE ACTIVIDADES


ENTIDAD MEF
1. El residente y el implantador hacen una
exposición del SIGA al personal
administrativo de la Entidad. Deben
participar los responsables de:
 Unidad de Administración
 Unidad de Logística
 Unidad de Economía
 Unidad de Presupuesto
 Unidad de Planeamiento
Asimismo debe participar personal
operativo vinculado a los procesos
administrativos que usa el SIGA.
2. El implantador coordina con el Jefe de
Logística para asignación de
responsabilidades de cada personal y
para plasmar el Plan de Trabajo en todo
el proceso de implantación del SIGA.
3. La entidad designa un Coordinador del
SIGA quien tendrá constante
comunicación con el implementador para
apoyar en cada actividad del plan de
trabajo.
El Coordinador SIGA debe ser personal
de logística, de preferencia del área de
programación.
Es recomendable NO designar a personal
del área de informática como
coordinador, dado que el coordinador
debe conocer muy bien los procesos
logísticos y las normas de los procesos
administrativos.
4. Se debe establecer reunión con personal
responsable de cada área para definir su
participación en cada etapa de la
implementación. Cada uno debe
comprometerse en apoyar cuando
corresponda implementar el módulo
respectivo.
5. Se debe seguir el proceso de
implantación de acuerdo al Plan de

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Trabajo. Antes de iniciar la


implementación de cada módulo
previamente se debe capacitar al
personal. La capacitación debe ser
mediante Taller y mediante asistencia
directa con el usuario.
6. El implantador informará al residente
sobre los problemas que se presenten en
el proceso. El residente brindará todo el
apoyo al implementador, y de ser
necesario coordinará con la Sede Central 7. El Sectorista brindará apoyo al
dla ENTIDAD para absolver toda duda implementador cuando el proceso
que se presente. de implementación tenga riesgo
que tienda a incumplir el plan de
trabajo.

4 POST-IMPLANTACION

4.1. FLUJO DE ACTIVIDADES – COMPROMISOS


ENTIDAD MEF
1. El MEF acompañará a la entidad
en el manejo del SIGA
apoyándoles con la asistencia de
los sectoristas SIGA.
Responsabilidades del Sectoristas
SIGA y soporte SIGA.
Responsabilidades del Soporte
2. La Entidad asume la responsabilidad de SIGA (Personal contratado por el
la información que maneja y los MEF).
mecanismos de seguridad necesarios en
lo relacionados a proteger la base de
datos de su institución.
3. La Entidad se compromete a proveer los
servicios permanentes del implantador
contratado por su entidad.

4. El MEF se compromete a realizar


capacitaciones periódicas
relacionadas al uso y manejo del
SIGA y cuando se publique una

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nueva versión de alguno de sus


módulo. El cronograma de
capacitaciones será publicado en
la página web del MEF.
5. El MEF se encargará de proveer
asesoría en la instalación de
6. La Entidad no deberá nuevas versiones del SIGA.
manipular/modificar la data/información
de la Base de Datos de la aplicación
SIGA de lo contrario deberá asumir las
consecuencias de estos actos.
7. EL MEF dará apoyo de soporte
técnico a ajuste de datos
necesarios como consecuencia del
uso de la aplicación, pero en caso
de mal uso de la misma el soporte
no está garantizado.
8. EL MEF no realizará migraciones
de un motor de Base de Datos a
otro.
9. El MEF/sectoristas no realizará
carga de información que sea
10. La Entidad se compromete a informar de responsabilidad de la entidad.
los avances de implementación del SIGA
del MEF así como de su problemática,
permitiendo la ejecución de acciones
preventivas y correctivas oportunas.
11. El MEF/Soporte técnico NO
realizará tareas de administración
de la Base de Datos de la
Entidad.

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ACTORES SIGA

5 CARACTERISTICAS Y RESPONSABILIDADES DE ACTORES


5.1. Del Implantador de la Entidad.

Esta persona debe tener un perfil determinado para ser Implantador SIGA
mencionadas en el Formato 3, y trabajar a dedicación exclusiva asistiendo in situ en el
uso correcto de las capacidades del Sistema a los usuarios de las diferentes áreas de
Logística y Control Patrimonial, bajo la supervisión, monitoreo y apoyo técnico del
personal del MEF. Esto para no repetir la experiencia poco favorable en algunas
Entidades que han tratado de poner en marcha el Sistema con el apoyo parcial de un
personal que además de no cumplir con el perfil requerido debía cumplir con otras
funciones.

5.2. Del Sectorista SIGA del MEF

Es el encargado de supervisar el trabajo realizado por el implantador en el proceso de


implantación del SIGA. En caso que la Entidad termine el proceso de implantación el
sectorista asumirá la función de supervisión, monitoreo y capacitación en el manejo del
sistema a la Entidad, realizará las coordinaciones con el coordinador y con el
implantador SIGA.

5.2.1. Responsabilidades:
1. Capacitar al Implantador SIGA.
2. Coordinar con el implantador de la Entidad y supervisar el proceso de
implementación en dicha entidad. Debe tomar las medidas correctivas y las
acciones necesarias para poder cumplir con el plan de implantación.
3. Apoyar a los implantadores bajo su ámbito en la atención y tratamiento de
consultas de las Unidades Ejecutoras asignadas.
4. Supervisar y monitorear la continuidad del uso del sistema en sus diversos
módulos, el cual debe efectuarse de manera correcta.

5.2.2. No son responsabilidades de Sectorista SIGA :


1. Realizar trabajo del implantador SIGA, habiendo implantador designado en la
entidad.
2. Realizar toma de decisiones de la entidad en los procesos administrativos,
solo se puede realizar recomendaciones.

5.3. Del Personal de soporte SIGA del MEF

Es el encargado de brindar el soporte informático requerido para la implementación del


SIGA del MEF en las Unidades Ejecutoras del proyecto.

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5.3.1. Responsabilidades:
1. Preparación de las bases de datos para nuevas Entidades (SQL u Oracle).
2. Instalación del Sistema SIGA en las Entidades.
3. Actualización de versiones del Sistema SIGA.
4. Análisis y solución de problemas que se presentan en la Entidad relacionados
al SIGA, para poner en línea el aplicativo por problemas de conectividad. Se
realiza en la misma entidad o mediante acceso remoto.
5. Análisis y solución del aplicativo a nivel de data, para resolver problemas que
permita avanzar al usuario en el flujo normal del aplicativo. Para el análisis de
problemas mayores se coordina con el personal del área de Desarrollo y de
Control de Calidad. Cuando se trata de temas administrativos de logística,
contabilidad, presupuestario o patrimoniales, se coordina con personal del
área de Implantación.
6. Se realiza la instalación del motor de BD en unidades que no cuentan con
licencia y se instala la versión gratuita: SQL Server Expres u Oracle Express.
7. Apoyo en la instalación del motor de base de datos y el aplicativo SIGA Taller
en sedes a nivel nacional para que se realicen Talleres de capacitación.
8. Apoyo en la elaboración de los kits al área usuaria PPR.

5.3.2. No son responsabilidades de Soporte SIGA del MEF:


1. Migración de motor de Base de Datos
2. Labor de DBA en las entidades.
3. No se realizan instalaciones del Motor de BD si la Entidad cuenta con Licencia.
4. Solucionar problemas de red de las Entidades, deben contar con un
informático para dicha labor.

DE LAS CAPACITACIONES

6 CAPACITACIONES
El MEF realizará capacitaciones periódicas que garanticen un conocimiento adecuado
del SIGA, se ha planificado un cronograma de capacitaciones anual que será
publicado en la página WEB del MEF.

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Requisitos y Condiciones para implementar el Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA

RECOMENDACIONES

7 RECOMENDACIONES
Para una implantación exitosa del SIGA, se recomienda:
1. Leer cuidadosamente la carta que menciona los compromisos y responsabilidades
“carta de compromiso” que asume la institución al aceptar la implementación del
SIGA en la entidad.
2. Las Entidades beneficiarias del Proyecto deben disponer de presupuesto para el
mejoramiento de su infraestructura informática y de comunicaciones, de ser
necesario.
3. Las Entidades beneficiarias deben disponer de personal con experiencia en
procesos, procedimientos y normas de abastecimiento, que cumplan a
dedicación exclusiva el rol de Implantador de los módulos del SIGA en la
Entidad.
4. El personal a contratar debe conocer de procesos presupuestarios y de
abastecimiento ejecutados por el sector público.
5. Debe existir un compromiso institucional para la implantación del SIGA.
6. El personal técnico de la entidad debe asistir a las capacitaciones/talleres que el
MEF organice relacionado con el uso del SIGA.
7. La implantación en ambiente WEB se debe realizar en una etapa posterior.

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