Preguntas del Caso AtekPC

Profesor Hugo Osorio

1. Realizar un resumen ejecutivo del caso, en el cual deben estar muy

claro los antecedentes del caso y cual o cuales son las problemáticas

que de él se desprenden

En la empresa AtekPC en los últimos años la industria ha comenzado a

experimentar cambios que han aumentado la competencia a nivel

internacional sumado a la aparición de productos sustitutos, lo cual

amenaza su permanencia en el mercado.

AtekPC carece de burocracia, es decir no posee procesos estandarizados

para las diversas tareas o funciones que se requerían dentro de la

empresa. La empresa funcionaba diferente a los requerimientos que exigía

la industria de la tecnología, las relaciones jerárquicas eran directas e

informales lo cual dejaban a tras a la compañía en la carrera del éxito en la

industria.

El director del departamento de tecnología, que juega un rol fundamental en

una empresa relacionada al rubro tecnológico, decidió integrar una PMO

(Departamento de Gestión de Proyectos). El objetivo de una PMO es

estandarizar los procesos de una empresa a nivel transversal, centrándose

en los IT, de manera de establecer métodos sistematizados, que se refleja

en el inicio el proceso el resulta y su posterior retroalimentación.

 Los gerentes de AtekPC, confiaban a la implementación exitosa de la PMO

pero los empleados estaban esquivos, ya que los nuevos procesos

dificultaban sus labores diarias en comparación a su sistema actual de

realizar procesos. Además, la ejecución de las nuevas políticas que

conlleva la PMO traería una serie de costos derivados de la puesta en

marcha y permanencia exitosa del departamento de gestión de proyectos,

que ponían en duda la decisión de su implementación a pesar de los

beneficios que esta reportaba.

La principal disyuntiva de Strider era si implementar o no, y cómo hacerlo

para que no afectara, por una parte a la cultura organizacional y también a

la estructura de costos de la empresa.

2. ¿Cuál es el propósito y la misión de una PMO?

Una PMO tiene como propósito, básicamente, definir y mantener

estándares para la gestión de proyectos dentro de la organización, con

objetivos específicos, tales como reducir los gastos innecesarios en los

proyectos, reducir fallas en los proyectos IT, estandarizar procesos,

metodologías, mejores prácticas y nomenclatura en la dirección de

proyectos y completar los proyectos en el tiempo planificado.

Es por lo anterior que se deduce, que dentro de la misión de la PMO está la

integración de las diferentes áreas de la organización, la absorción de los

conocimientos y habilidades sobre el negocio y cultura de la empresa, y los

 estándares aplicables. El Departamento de Gestión de Proyectos busca

estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos. Además, de

ser el gestor de la documentación, las guías y las métricas asociadas a

estos procesos.

3. ¿Cuáles son los principales retos y obstáculos en la implementación

de una PMO?

Los retos y obstáculos que puede generar la implementación de una PMO

son relacionados con la adaptabilidad, en las que podríamos mencionar:

que podría ser percibida como un ente burocrático que dificulte y alargue

los procesos en la organización; además el personal puede no estar

preparado ante estos nuevos procesos, lo que genera riesgos; puede existir

una falta de herramientas de automatización de los procesos; a la hora de

medir el éxito de una PMO se encuentran escasos recursos de medición o

muy difícil la medición como tal; y también, la cultura y el cambio puede

convertirse en enemigos de este nuevo proceso. Al mostrar esta serie de

desventajas, retos y obstáculos, podemos evidenciar que la implementación

de una PMO para cada empresa es totalmente diferente, referido a cada

característica y cultura de las organizaciones.

4. ¿Qué estructuras y mecanismos de gobernanza son fundamentales

para la aplicación eficaz PMO?

 Principalmente, a la hora de aplicar en una empresa una PMO es preferible

que la organización posea ciertas características que harían el trabajo más

fácil para su incorporación, entre ellas se pueden nombrar la capacidad de

realizar métodos estandarizados en la empresa, llevando a cabo procesos

uniformes y disciplinados, con una estructura preferentemente matricial en

la cual se utilizan equipos de empleados que llevan a cabo el trabajo, con el

fin de aprovechar los puntos fuertes, así como compensar las debilidades,

de las estructuras funcionales, divisionales y burocráticas donde si no está

claro quién es el responsable surgen importantes controversias.

Complementando, con un apoyo continuo al nuevo departamento y sus

procesos que podrían llegar a ir muy despacio, pero confiando, de alguna

manera, en que tendrá frutos futuros que beneficiaran a la empresa en

muchos ámbitos ya sean económicos, de relaciones, eficiencia, ventas, etc.

5. ¿Cuántos PM son suficientes en una PMO?

Existen diversos factores que pueden explicar que cantidad de PM necesita

una PMO, entre ellos esta, como lo explicado en el caso, el tipo de modelos

organizacional que se desea aplicar, ya sea un PMO intensivo o liviano, el

cual necesita una mayor cantidad de especialistas y el otro solo unos pocos

especialistas que trabajen a través de los gerentes de los proyectos,

respectivamente. También se debe considerar el tamaño de la

organización, el rubro de esta, la capacidad de generar proyectos y la

obtención de estos, etc.

6. ¿Cuánto debe ser el apoyo o la participación directa de una PMO?

La participación y apoyo de una PMO debe ser alta, ya que está

relacionada con todos los procedimientos dentro de la empresa y sus

resultados también contribuyen a ella. Una empresa no debe sentirse

amenazada por una PMO ya que Esta contribuye al desarrollo de sus

procesos, optimizándolos y haciéndolos más transparentes, cuantificables y

por lo tanto otorgando una posibilidad real de monitoreo en la evolución de

la compañía, ya sea interna con el avance de procesos y externa, midiendo

el potencial competitivo y la cuota de mercado.

7. ¿Cuál es el contexto de la industria de las PC? ¿En qué situación se

encuentra AtekPC en esta industria?

La industria de las PC está cambiando a un ritmo cada vez más acelerado,

y está pasando por un ‘proceso de consolidación’ (según Strider), el cual

define que las acciones llevadas por los grandes fabricantes es adquirir a

los más pequeños y así incrementar su escala.

AtekPC es una empresa que ha demostrado una estabilidad desde que fue

fundada en 1984, tratando de superar los cambios de una industria que ya

ha madurado y en la cada vez existen más retos que superar, uno de ellos

es la competencia, que cada vez aumenta más, relacionada al mercado de

 los PC asiático. Claramente AtekPC está en una situación de desventaja

frente a las nuevas competencias y productos sustitutos que están a la

vanguardia, además, sus procesos no son los más óptimos para enfrentar

esta aceleración del mercado.

8. ¿Qué conoce AtekPC acerca de PMO hasta ahora?

AtekPC hasta el momento conoce que PMO es un departamento que llego,

en pocas cosas, a complicar las cosas (desde el punto de vista de la

mayoría de los empleados) y la gerencia, por otra parte, lo ve como un

proyecto a largo plazo, que hay que apoyarlo de la mejor manera, pero a la

vez, sin sacrificar demasiado, y esta controversia genera el miedo de que la

PMO derrumbe la cultura organizacional que es tan importante para una

organización.

Se sabe también que, PMO, es una nueva forma de gestión de los

procesos, más rigurosa, mas burocrática, la cual busca el orden, el

aprovechamiento total de los procesos, uso eficiente de los materiales y

tiempos, etc. y que también llega a remover las costumbres

organizacionales en cuanto a procesos, los que eran muy flexibles y

directos entre todos los cargos.

PMO también promete mejoras de IT en el desempeño, eficiencia y

utilización de recursos de los proyectos hasta mejoras empresariales en

cuanto a la gestión de costos y la capacidad corporativa para lanzar

 productos, lo que AtekPC necesita para surgir de la crisis de la industria de

las PC.

9. Dado lo anterior, AtekPC, ¿requiere de una PMO?

Analizando la posición actual de AtekPC en el mercado y los cambios que

ha tenido la industria, claramente la empresa necesita un cambio, y la

implementación de la PMO es uno de los factores esenciales que necesita

la organización para crecer, reorganizarse y lograr avanzar como empresa

ante la competencia.

10. “¿Cómo hago para avanzar hacia donde tenemos que ir sin atentar

contra la cultura a fin de evitar una reacción adversa enorme?... Creo

que tengo que hacerlo como lo estoy haciendo, de a poco, en lugar de

armar un gran PMO y decir: ‘Acá esta mi PMO’” ¿Que recomendaría a

Strider como solución a sus interrogantes? Plantee una solución

potencial y la forma de implementarla.

Strider se responde así mismo con la real solución. Se evidencia esta gran

dificultad con la instauración de la PMO, en una empresa que lo necesita,

pero que en la contraparte alteraría drásticamente la cultura organizacional.

La solución es instaurarla, pero de a poco, volver a la un sistema tan

estricto y estandarizado en un sistema que puede demostrar que funciona

con ciertas modificaciones. En lugar de llegar como una gran revolución de

procesos en la empresa, llegar como algo que ayudará de verdad a los

procesos y que es amigo de los trabajadores.

Se implementaría en un principio haciendo participe a todas las áreas que

trabajaran con el nuevo sistema, en el conocimiento completo de esta,

familiarizar. Luego de esto capacitar a un jefe de cada área para de alguna

forma, hacer el proceso menos engorroso para los trabajadores, creando

sistemas fáciles de usar y mostrando que en el largo plazo, para ellos, todo

queda más ordenado y detallado. Sistemas digitales, retroalimentación del

proceso, resultados obtenidos, beneficios en el desarrollo profesional

mediante informes serian formas de implementarlo para introducir el PMO a

la compañía.