Gestão de Documentos Públicos

02/07/2018
GESTÃO DE
DOCUMENTOS
PÚBLICOS
REALIZAÇÃO
OLÁ!
RICARDO FRANÇA DE BRITO
Servidor Público. Administrador. Chefe do Setor de Administração do Hospital Universitário da UFGD
Graduado em Administração pela UFGD. Especialista em Administração Pública e Gestão de Cidades pela
UNIDERP. Mestre em Administração Pública pela UFGD.
ricardobrito@ufgd.edu.br
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02/07/2018
PLANO DE AULA
DIA 1 DIA 2 DIA 3

Noções e Conceitos de Arquivos ▰ Organização e administração de arquivos
▰ Importância do arquivo ▰ Eliminação de documentos arquivísticos Tecnologia da Informação aplicada à Gestão
▰ Classificação dos arquivos ▰ Arquivamento horizontal e vertical de Documentos Públicos
▰ Princípios arquivísticos ▰ Métodos de arquivamento
▰ Operações de arquivamento Número Único de Protocolo (NUP), Processo
Gestão de Documentos Públicos ▰ Empréstimo de documentos arquivísticos Eletrônico Nacional (PEN) e Sistema
▰ Conceitos e objetivos ▰ Diagnósticos arquivísticos Eletrônico de Informações (SEI)
▰ Fases da gestão de documentos ▰ Instrumentos de pesquisa
▰ Classificação dos documentos públicos ▰ Microfilmagem
▰ Características dos documentos públicos ▰ Digitalização
▰ Teoria das 3 idades ou Ciclo de vida
▰ Avaliação e seleção de documentos Protocolo
▰ Tabela de temporalidade e plano de ▰ Procedimentos gerais de Protocolo no Governo
destinação Federal (Portaria Interministerial nº 1677, de
07 de outubro de 2015).
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GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Arquivo
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ARQUIVO
▰ CONCEITO
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada,
pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
Dicionário de Terminologia Arquivística – CONARQ
(2005)
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício

de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
Lei 8.159/1991
ARQUIVO
▰ POLISSEMIA DO TERMO “ARQUIVO”

CONJUNTO DE DOCUMENTOS – qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material,
elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função do desempenho de sua
atividade.
LOCAL DE GUARDA – destinado à conservação de documentos devidamente classificados e
ordenados.
INSTITUIÇÃO ou SERVIÇO – que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso aos documentos.
MÓVEL – destinado à guarda de documentos.
TÍTULO DE PERIÓDICOS – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.
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ARQUIVO
▰ IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
 Servir de instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa seja ela
privada ou pública, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
história.
 Registro de informações fiscais, trabalhistas, financeiras, administrativas ou judiciais da
organização.
 Eliminar as dificuldades de localização e manutenção dos documentos.
 Segurança na guarda e conservação das informações da organização.
ARQUIVO
▰ DOCUMENTO
É toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

Dicionário de Terminologia Arquivística – CONARQ
(2005)
É qualquer informação registrada fisicamente em determinado suporte suscetível de estudo, prova e

pesquisa. Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo, livros, revistas, jornais,
manuscritos, fotografias, selos, medalhas, filmes, discos e fitas magnéticas.
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ARQUIVO
▰ DOCUMENTO
Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento. É O

INFORMAÇÃO
CONTEÚDO DO DOCUMENTO.
Material no qual são registradas as informações.

SUPORTE ou
Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e
FORMATO
da estrutura da informação e conteúdo de um documento.
ARQUIVO
▰ DOCUMENTO DE ARQUIVO
Documentos de arquivo (ou documentos arquivísticos) são todos registros de informação, original,
único e autêntico que resulta da acumulação de documentos, produzidos e/ou recebidos por
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas competências, funções e
atividades, constituem elementos de prova ou de informação.
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ARQUIVO
▰ ARQUIVO, BIBLIOTECA OU MUSEU?
ARQUIVO é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à
qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e
função. Os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e os fins
secundários serão culturais e de pesquisa histórica. A fonte geradora é única, ou seja, é a
administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.
Bellotto (2007)
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ARQUIVO
▰ ARQUIVO, BIBLIOTECA OU MUSEU?
BIBLIOTECA é órgão colecionador (reúne artificialmente o que vai surgindo e interessando à sua
especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo. Os objetivos dessa
coleção são culturais, técnicos e científicos. Os fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias,
editoras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de microfilmes, etc).
MUSEU é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classificada segundo a natureza do

material e a finalidade específica do museu a que pertence e seus objetivos finais são educativos e
culturais.
Bellotto (2007)
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GESTÃO DE
Princípios arquivísticos
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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS
PROVENIÊNCIA CUMULATIVIDADE INDIVISIBILIDADE

ORGANICIDADE (ou INTEGRIDADE
(ou RESPEITO AOS FUNDOS) (ou NATURALIDADE)
ARQUIVÍSTICA)
RESPEITO À ORDEM
ORIGINAL INALIENABILIDADE
PERTINÊNCIA TERRITORIALIDADE
(ou SANTIDADE DA ORDEM IMPRESCRITIBILIDADE
ORIGINAL)
UNIVERSALIDADE REVERSIBILIDADE UNICIDADE
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▰ PROVENIÊNCIA (ou RESPEITO AOS FUNDOS)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
▰ PERTINÊNCIA
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
* PRINCÍPIO PRATICAMENTE ABANDONADO.
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▰ REVERSIBILIDADE
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessário.
▰ ORGANICIDADE
Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade
produtora.
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▰ CUMULATIVIDADE
O arquivo não pode ser composto por meio da aquisição de documentos escolhidos aleatoriamente,
mas forma-se naturalmente, pela acumulação de documentos recebidos ou produzidos em relação
direta com as atividades da instituição produtora. Ou seja, a documentação arquivística acumula-se
pela força do processo de criação dos documentos no desempenho das atividades, num processo
natural de acumulação e não de forma artificial como acontece em outras áreas que fazem parte da
Ciência da Informação (bibliotecas e museus).
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▰ INDIVISIBILIDADE
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição
não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação.
Este princípio é derivado do princípio da proveniência
▰ UNICIDADE
Se refere à característica do documento arquivístico de ser único no seu conjunto documental,
independentemente do fato de haver uma cópia do referido documento no mesmo fundo de arquivo,
pois o contexto de produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado próprio.
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▰ RESPEITO A ORDEM ORIGINAL (ou SANTIDADE DA ORDEM ORIGINAL)

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva,
pessoa ou família que o produziu.
▰ INALIENABILIDADE e IMPRESCRITIBILIDADE
Princípio da inalienabilidade e o princípio da imprescritibilidade são complementares entre si e
relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados pelas
instituições públicas.
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Lei nº 8159/1991 19
▰ UNIVERSALIDADE
Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e
descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma
forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral
ao particular que fundamenta a organização dos documentos arquivístico.
▰ TERRITORIALIDADE (ou PROVENIÊNICA TERRITORIAL)

Os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram
produzidos, excetuando-se os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou
resultantes de operações militares.
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GESTÃO DE
Conceitos e Níveis de Aplicação
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GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS
▰ CONCEITO
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Lei nº 8159/1991
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FASES BÁSICAS DA GESTÃO

DOCUMENTAL
DESTINAÇÃO
PRODUÇÃO UTILIZAÇÃO
FINAL
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▰ 1ª FASE – PRODUÇÃO
Esta fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das
atividades de um órgão ou entidade.
▰ 2ª FASE – UTILIZAÇÃO
Esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento
de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
▰ 3ª FASE – DESTINAÇÃO FINAL
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos.
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FASES BÁSICAS DA GESTÃO

DOCUMENTAL
GUARDA
PERMANENTE
ARQUIVAMENTO
PRODUÇÃO TRAMITAÇÃO USO AVALIAÇÃO (corrente ou SELEÇÃO
intermediário)
ELIMINAÇÃO
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▰ OBJETIVO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

 Assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos
documentos;
 Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária;
 Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente,
por seu valor probatório, científico e histórico;
 Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo,
fiscal, legal ou para pesquisa;
 Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e
financeiros.
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NÍVEIS DE APLICAÇÃO DE PROGRAMAS

DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Estabelece que o órgão deve contar, ao menos, com programas de

NÍVEL MÍNIMO retenção e eliminação de documentos e procedimentos para
recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.
NÍVEL MÍNIMO Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de

AMPLIADO arquivamento intermediário.
Compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas

NÍVEL
básicos de elaboração e gestão de fichas, formulários e
INTERMEDIÁRIO
correspondência, e a implantação de sistemas de arquivos.
Inclui todas as atividades já descritas, complementadas pela gestão de

NÍVEL MÁXIMO diretrizes administrativas, de telecomunicações e pelo uso de recursos
de automação.
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GESTÃO DE
Características e Classificação (gênero,
espécie, forma, tipo e natureza do assunto)
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CARACTERÍSTICAS
▰ CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO
ORGANICIDADE UNICIDADE CONFIABILIDADE AUTENTICIDADE
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CLASSIFICAÇÃO
▰ GÊNERO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

Gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham por
seus caracteres essenciais, particularmente suporte e formato, e que exigem
processamento técnico específico e, algumas vezes, mediação técnica para acesso.
TEXTUAL CARTOGRÁFICO AUDIOVISUAL MICROGRÁFICO ELETRÔNICO DIGITAL
Iconográfico Microforma
Filmográfico Microfilme
Microficha
Cartão-janela
Jaqueta 30
Tab-jac
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO

Documentos manuscritos, datilografados ou impressos, cujo suporte predominante é o
TEXTUAL
papel.
Documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos

CARTOGRÁFICO
celestes e desenhos técnicos.
AUDIOVISUAL Documentos que contêm imagens, fixas ou em movimento, e registros sonoros.
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CLASSIFICAÇÃO
MICROGRÁFICO Documentos em microforma.
Unidade de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos

ELETRÔNICO
binários, acessível por meio de equipamento eletrônico.
Documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de

DIGITAL
recursos computacionais.
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO
▰ ESPÉCIE DO DOCUMENTO DE ARQUIVO
Espécie documental é a divisão de gênero que reúne tipos documentais por seu
formato.
ATA ATESTADO AVISO CARTA CERTIDÃO CIRCULAR LAUDO
ORDEM DE
MEMORANDO OFÍCIO EDITAL PARECER PETIÇÃO PORTARIA
SERVIÇO
MENSAGEM CONTRATO DESPACHO APOSTILA REGULAMENTO RELATÓRIO REQUERIMENTO
(...)
Material 33
Complementar
CLASSIFICAÇÃO
▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO

 MEMORANDO
É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão,
que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente.
 OFÍCIO
Têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da
Administração Pública entre si e desta com particulares.
 PARECER
Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada de
decisão.
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CLASSIFICAÇÃO

 PORTARIA
Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo,
impõem normas, definem situações funcionais, aplicam penas disciplinares e atos semelhantes.
 REGULAMENTO
Conjunto de normas que regem o funcionamento de uma subdivisão hierárquica e
administrativa de uma instituição.
 ATA
Registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão, assim
como das decisões tomadas por seus membros.
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CLASSIFICAÇÃO

 CERTIDÃO
Declaração pela qual a autoridade comprova um fato ou situação com base em
documento de assentamento autêntico.
 CIRCULAR
Comunicações de caráter uniforme expedidas simultaneamente a diferentes pessoas,
órgãos ou entidades.
 ATESTADO
Declaração pela qual a autoridade comprova um fato ou situação de que tem
conhecimento em razão do cargo que ocupa ou função que exerce.
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO

 RELATÓRIO
Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades realizadas por
autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior.
 REQUERIMENTO
Instrumento pelo qual o signatário pede a uma autoridade pública algo rotineiro ou que
lhe pareça justo ou legal
 ORDEM DE SERVIÇO
Determinação técnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade dirigida a
responsáveis por obras ou serviços.
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CLASSIFICAÇÃO

 AVISO
Comunicação pela qual uma ou mais pessoas são notificadas sobre algo.
 CARTA
Comunicação de teor variado entre particulares ou de um particular para uma
autoridade pública.
 LAUDO
Parecer de especialista no qual expõe observações e estudos a respeito de objeto
sobre o qual lhe foi solicitada uma perícia.
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO

 EDITAL
Aviso mandado publicar por autoridade competente em órgão oficial de imprensa ou
mandado afixar em lugar público onde seja facilitada a leitura.
 PETIÇÃO
Requerimento dirigido à autoridade judicial ou a outra autoridade.
 MENSAGEM
Comunicação curta verbal ou escrita.
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CLASSIFICAÇÃO

 CONTRATO
Acordo entre duas ou mais pessoas ou entidades que transferem entre si algum direito
ou obrigação
 DESPACHO
Decisão proferida por autoridade em caso de matéria submetida à sua apreciação.
 APOSTILA
Aditamento complementar a um ato a fim de esclarecê-lo, interpretá-lo, completá-lo ou
atualizá-lo.
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO
▰ ESPÉCIES DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
ATOS ATOS ATOS DE ATOS ATOS DE ATOS DE

NORMATIVOS ENUNCIATIVOS ASSENTAMENTO COMPROBATÓRIOS AJUSTE CORRESPONDÊNCIA
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CLASSIFICAÇÃO

ATOS Medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria,
NORMATIVOS instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão e despacho decisório.
ATOS
Parecer, relatório, voto, despacho interlocutório.
ENUNCIATIVOS
ATOS DE
Apostila, ata, termo e auto de infração.
ASSENTAMENTO
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO

ATOS
Traslado, certidão, atestado e cópia autêntica ou idêntica
COMPROBATÓRIOS
ATOS DE AJUSTE Tratado, convênio, contrato e termos (transação, ajuste)
ATOS DE Aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de

CORRESPONDÊNCIA motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará e circular.
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CLASSIFICAÇÃO
▰ TIPO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO
Tipo documental é a divisão de espécie que reúne documentos por suas

características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de
conteúdo ou técnica de registro.
CARTA DECRETO
CARTAS PATENTES DECRETO-LEI

CARTAS RÉGIAS DECRETOS SEM NÚMEROS
CARTAS PRECATÓRIAS DECRETOS LEGISLATIVOS
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO
▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
Documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial

OSTENSIVOS
à administração ou às partes.
SIGILOSOS Documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso.
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CLASSIFICAÇÃO
▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO – INFORMAÇÃO SIGILOSA – Lei

12527/2011
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos
específicos aplicáveis, assegurar a:
(...)
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade,
autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO
▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO – ACESSO À INFORMAÇÃO – Lei

12527/2011
INFORMAÇÃO SIGILOSA INFORMAÇÃO PESSOAL
Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se:

(...)
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em
razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;
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CLASSIFICAÇÃO
▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO – ACESSO À INFORMAÇÃO – Lei

12527/2011
DIREITO DE TODO CIDADÃO OBTER
Atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços.
Administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação e contratos administrativos.
Implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades
públicas, bem como metas e indicadores propostos.
Resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle
interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores.
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02/07/2018
NÍVEIS DE SIGILO
Lei 12527/2012 – Lei de Acesso à Informação
RESERVADO SECRETO ULTRASSECRETO
PRAZO DE SEGREDO PRAZO DE SEGREDO PRAZO DE SEGREDO

MÁXIMO MÁXIMO MÁXIMO
5 ANOS 15 ANOS 25 ANOS
PÚBLICO
RENOVÁVEL POR
NÃO RENOVÁVEL NÃO RENOVÁVEL
UMA ÚNICA VEZ
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AUTORIDADES COMPETENTES PARA

ESTABELECER OS NÍVEIS DE SIGILO
ULTRASSECRETO SECRETO RESERVADO

 Presidente da República;  Autoridades competentes para  Autoridades competentes para
decretar o nível ULTRASSECERETO; decretar o níveis
 Vice Presidente da República; ULTRASSECERETO e SECRETO;
 Titulares de autarquias, fundações
 Ministros de Estado e autoridades ou empresas públicas e sociedades  • As que exercem funções de
com as mesmas prerrogativas; de economia mista direção, comando ou chefia, de
 Comandantes da Marinha, do hierarquia equivalente ou superior
Exército e da Aeronáutica; e ao nível DAS 101.5; e
 Chefes de Missões Diplomáticas e  • As que compõe o grupo - Direção
Consulares permanentes no e Assessoramento Superiores,
exterior. conforme regulamentação
específica
Lei 12527/2012 – Lei de Acesso à Informação
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO
▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO – INFORMAÇÕES

PESSOAS
INFORMAÇÕES PESSOAIS NÃO SERÁ EXIGIDO CONSENTIMENTO
ACESSO RESTRITO I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa
estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e
PRAZO DE SEGREDO MÁXIMO
100 ANOS exclusivamente para o tratamento médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de
evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo
INDEPENDENTE DE CLASSIFICAÇÃO vedada a identificação da pessoa a que as informações se
referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
PUBLICAÇÃO E ACESSO À TERCEIROS
MEDIANTE PREVISÃO LEGAL OU
IV - à defesa de direitos humanos; ou
CONSENTIMENTO* V - à proteção do interesse público e geral preponderante.
51
CLASSIFICAÇÃO
▰ NATUREZA JURÍDICA DA ENTIDADE PRODUTORA

Os arquivos também podem ser caracterizados como públicos e privados levando-se
em consideração sua natureza jurídica.
PÚBLICO PRIVADO
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO
▰ ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO – TEORIA DAS 3 IDADES

É a teoria que define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes de acordo com
a frequência de uso pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores
primário e secundário.
É conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor primário, é objeto de
CORRENTE consulta frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e ao qual compete sua
administração.
É o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente

INTERMEDIÁRIO
pelo órgão ou entidade que o produziu e que aguarda destinação final.
É o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor

PERMANENTE
secundário. 53
CLASSIFICAÇÃO

 Primeira fase do ciclo de vida dos documentos;
 Documentos consultados frequentemente;
CORRENTE  Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas;
 Devem ser de fácil acesso;
 São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula.
 Segunda fase do ciclo de vida dos documentos;

 Documentos com baixa frequência de consulta;
 Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira;
INTERMEDIÁRIO  Aguardam a eliminação ou guarda permanente;
 Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata;
 Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como "limbo" ou "purgatório";
 Consulta restrita ao órgão produtor. 54
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02/07/2018
CLASSIFICAÇÃO
 Terceira fase do ciclo de vida dos documentos;

 Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo;
 O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa;
PERMANENTE  O documento permanente deve ser guardado definitivamente;
 Possui fins científicos, sociais e culturais;
 Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso;
 Consulta liberada ao público.
55
5
GESTÃO DE
Avaliação, temporalidade e destinação
de documentos de arquivo
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02/07/2018
AVALIAÇÃO
▰ CONCEITO
 Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de

guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
AVALIAÇÃO
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AVALIAÇÃO
▰ OBJETIVOS
 Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
 Aumentar o índice de recuperação da informação;
 Garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente;
 Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de
suportes adequados ao registro da informação;
 Ampliar o espaço físico para arquivamento;
 Aproveitar os recursos humanos e materiais;
 Garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental.
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02/07/2018
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
▰ BASE LEGAL – Decreto nº 4073/2002
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será

constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da
documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a
identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor.
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Art. 18 (...)
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e
selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e
das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela
de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no §

1º serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos
órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e
destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
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02/07/2018
Art. 5º Compete aos órgãos setoriais:

(...)
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após
aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-fim;
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▰ COMPOSIÇÃO RECOMENDADA PELO CONARQ

▰ Arquivista ou responsável pelos serviços de gestão de documentos do órgão ou
entidade;
▰ Servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades
desempenhadas;
▰ Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
▰ Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos;
▰ Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da
avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros).
▰ Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
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02/07/2018
TABELA DE TEMPORALIDADE
▰ CONCEITO
 A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação,
que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,
com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
 Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos

documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação
final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
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TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO EXPEDIDA PELO CONARQ

ATIVIDADES-MEIO
(§ 1o do art. 18 do Decreto 4073/2002)
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO ELABORADA PELA COMISSÃO

ATIVIDADES-FIM PERMANENTES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO ÓRGÃO (§ 3o do art. 18
do Decreto 4073/2002)
Material
64
Complementar
32
02/07/2018
PRAZOS DE GUARDA
DATA BASE PARA
DESTINAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO CONTAGEM DE OBSERVAÇÕES
INTERMEDI FINAL
TEMPORALIDADE CORRENTE
ÁRIO
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

MODERNIZAÇÃO E REFORMA Enquanto Guarda
001 ADMINISTRATIVA 5 anos
vigora permanente
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS
Guarda
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos
Permanente
Guarda
003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos
Permanente
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. Enquanto Guarda
004 10 anos
CONVÊNIOS vigora permanente
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Enquanto Guarda

NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, 5 anos
vigora permanente
ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL
65
▰ CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:
atividades-meio, aprovado pelo Conarq, deve ser adotado pelos órgãos ou entidades
do Poder Executivo Federal, em razão do disposto no parágrafo 1º, artigo 18, do
decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
66
33
02/07/2018
ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DAE

DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM
IDENTIFICAR E
DESIGNAR DA COMISSÃO ANÁLISE DA DETALHAR A
LEVANTAR A ORGANIZAR AS
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO ESTRUTURA ESTRUTURA
LEGISLAÇÃO ATRIBUÇÕES
DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVA DO ÓRGÃO DAS ÁREAS-FIM
DETERMINAR AS
LEVANTAR PRODUÇÃO ATRIBUIR CÓDIGO A
CLASSES,
DOCUMENTAL DE CADA SÉRIE
SUBCLASSES, GRUPOS
CADA ATIVIDADE DOCUMENTAL
E SUBGRUPOS
67
RESULTADO DA CLASSIFICAÇÃO RESULTADO DA AVALIAÇÃO
DATA BASE PARA PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO CONTAGEM DE INTERMEDI OBSERVAÇÕES
CORRENTE FINAL
TEMPORALIDADE ÁRIO

MODERNIZAÇÃO E REFORMA Enquanto Guarda
001 ADMINISTRATIVA 5 anos
vigora permanente
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS
Guarda
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos
Permanente
Guarda
003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos
Permanente
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. Enquanto Guarda
004 10 anos
CONVÊNIOS vigora permanente
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Enquanto Guarda

NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, 5 anos
vigora permanente
ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL
68
34
02/07/2018
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
CLASSE ASSUNTO
000 ADMINISTRAÇÃO-GERAL
100 ENSINO SUPERIOR
200 PESQUISA
300 EXTENSÃO
400 EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL
500 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
600 (RESERVADO A DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM)
900 ASSUNTOS DIVERSOS
69
CLASSE ASSUNTO
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO-GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
70
35
02/07/2018
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO-GERAL CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS
CLASSE ASSUNTO CLASSE ASSUNTO
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
020 PESSOAL CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS.

920 ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS.
030 MATERIAL MESAS REDONDAS
040 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS.

PATRIMÔNIO 930
FESTAS
050 ORÇAMENTO E FINANÇAS 940 VISITAS E VISITANTES
060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 950 (vaga)
070 COMUNICAÇÕES 960 (vaga)

970 (vaga)
080 (vaga)
980 (vaga)
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
090
ADMINISTRAÇÃO GERAL 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
71
▰ ASSUNTO
 Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pela instituição.
 Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram

empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente
denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos
conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
72
36
02/07/2018
▰ PRAZOS DE GUARDA
 Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da
administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos.
 Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá
necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental.
Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até
aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da
dívida.
73
DISTRIBUIÇÃO DOS PRAZOS DE GUARDA NAS

FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA
▰ Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário
UNIDADES ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO
ORGANIZACIONAIS SETORIAL CENTRAL INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
CORRENTE
▰ Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário
UNIDADES ARQUIVO ARQUIVO
ORGANIZACIONAIS CENTRAL PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO
74
37
02/07/2018
DISTRIBUIÇÃO DOS PRAZOS DE GUARDA NAS

FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA
▰ Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário
UNIDADES ARQUIVO ARQUIVO
ORGANIZACIONAIS INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO
▰ Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário
ARQUIVO
UNIDADES ORGANIZACIONAIS
PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO
75
▰ DESTINAÇÃO FINAL
 Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação,
quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo)
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são
consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.
GUARDA
PERMANENTE
SELEÇÃO
ELIMINAÇÃO
76
38
02/07/2018
 SELEÇÃO
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação,
mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.
GUARDA
PERMANENTE
SELEÇÃO
ELIMINAÇÃO 77
 ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor
permanente, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou
informativo)
 GUARDA PERMANENTE
Quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para
fins de prova, informação e pesquisa.
78
39
02/07/2018
▰ VALOR DOS DOCUMENTOS

Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade
VALOR produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
PRIMÁRIO
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
VALOR
SECUNDÁRIO para os quais foi originalmente produzido.
PROBATÓRIO INFORMATIVO
79
▰ VALOR PROBATÓRIO
Quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.
Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.
▰ VALOR INFORMATIVO
Quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins
de estudo ou pesquisa.
Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu
valor probatório.
80
40
02/07/2018
▰ OBSERVAÇÕES
 Neste campo são registradas informações complementares e justificativas,
necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto
à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à
destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos
documentais avaliados.
81
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
▰ TRANSFERÊNCIA
 Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário
▰ RECOLHIMENTO
 Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência
formalmente estabelecida.
 Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário
para o arquivo permanente.
82
41
02/07/2018
FLUXO DOS DOCUMENTOS

PÚBLICOS
RECOLHIMENTO
ARQUIVO ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
ELIMINAÇÃO
ELIMINAÇÃO
83
▰ ELIMINAÇÃO
 Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor
permanente.
Dicionário de Terminologia Arquivística
ELIMINAÇÃO
84
42
02/07/2018
▰ ELIMINAÇÃO
APROVAÇÃO DA LISTAGEM
LEVANTAMENTO LISTAGEM - CPAD
Levantar os documentos que já Elaboração da Listagem de Aprovação da listagem pela
cumpriram os prazos determinados Eliminação de Documentos Comissão de Permanente de
pelas tabela de temporalidade de Avaliação de Documentos - CPAD
documentos.
APROVAÇÃO PELA INST. EDITAL DE CIÊNCIA DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE

ARQUIVÍSTICA PÚBLICA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Aprovação da listagem pelo CONARQ. Publicação do Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos
85
▰ LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 É a relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade
competente do órgão ou entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional.
 Tem como objetivo registrar informações sobre os documentos a serem

eliminados, entre elas a identificação do órgão ou entidade e da unidade
administrativa que efetuará a eliminação, os códigos e respectivos assuntos
dos conjuntos documentais, acompanhados das datas-limite correspondentes e
da quantificação.
86
43
02/07/2018
▰ ELIMINAÇÃO
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ÓRGÃO/SETOR: (indicar as siglas)
LISTAGEM Nº: (indicar nº / ano da

ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas)
listagem)
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das FOLHA Nº: (indicar nº da folha / nº total
siglas respectivas) de folhas)
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
CÓDIGO DESCRITOR DO CÓDIGO DATA - LIMITE OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVA
QUANTIFICAÇÃO INTERMEDIÁRIO
MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total dos documentos que serão eliminados)
DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)
87
▰ ELIMINAÇÃO
CONTA(S) APROVADA(S) PELO TRIBUNAL DE PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL (DATA,
CONTA(S) DO(S) EXERCÍCIO(S) DE:
CONTAS EM: SEÇÃO, PÁGINA)
LOCAL/DATA LOCAL/DATA
LOCAL/DATA
PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS COMPETE APROVAR
LOCAL/DATA
AUTORIZO:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
TITULAR da Instituição Arquivística Pública, NA ESPECÍFICA ESFERA DE COMPETÊNCIA
88
44
02/07/2018
▰ EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
 É o ato publicado no DOU, com o objetivo de anunciar e tornar pública a

eliminação dos documentos. Normalmente, o prazo para efetivação da
eliminação é de 30 a 45 dias, a partir da publicação do edital.
89
▰ EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº 15
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPADOC, Lúcio Ferreira Guedes, designado pela Portaria nº 552, de 22/10/2015, de acordo com a
listagem de eliminação de documento nº 1/2017 (2014305), aprovada pelo Defensor Público Chefe da DPU em Minas Gerais, Francisco Nogueira Machado, faz saber a
quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial da União - DOU, se não houver
oposição, a Defensoria Pública da União em Minas Gerais eliminará os documentos relativos a Processos de Assistência Jurídica - PAJ, de matérias cível e previdenciária
do período 2003 a 2011. A listagem completa estará disponível para consulta no portal da DPU, link h t t p : / / w w w. d p u . d e f . b r / t r a n s p a r e n c i a / d e s c a r t e
- d e - d o c u m e n t o s . Os interessados, no prazo citado, poderão requerer as suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo,
mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da
Defensoria Pública da União.
LÚCIO FERREIRA GUEDES
Corregedor-Geral da Defensoria Pública da União
90
45
02/07/2018
▰ TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
▰ É o instrumento que contém o registro de informações sobre o momento da

eliminação dos documentos, isto é, tem como objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação
91
▰ TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

NOME DO ÓRGÃO
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ..... dias do mês de ................... do ano de .........., o(a) (indicar o nome do órgão/entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de
Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar
o documento que autorizou a eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no (indicar o nome do
periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total)
dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as
datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados).
Local e data.
Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação.
Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
92
46
02/07/2018
6
GESTÃO DE
Arquivamento
93
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL
▰ ARQUIVAMENTO HORIZONTAL
 Os documentos são dispostos em posição paralela à da prateleira.
 Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em
caixas, estantes ou escaninhos.
 Amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos
permanentes.
 Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar
qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que
dificulta a localização da informação.
94
47
02/07/2018
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL
▰ ARQUIVAMENTO VERTICAL
 Os documentos são dispostos em posição perpendicular à da prateleira.

 Os documentos ou fichas são colocados uns atrás dos outros.
 Seu uso é aconselhável nos arquivos correntes, pois permite consulta rápida
aos documentos arquivados, sem necessidade de manipular ou mover outros
documentos ou fichas.
95
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DIRETO SISTEMA INDIRETO
 A busca do documento é feita  É aquele em que, para se

diretamente no local onde se localizar o documento, é
acha guardado. necessária a consulta a um
índice ou código.
Característico dos métodos
que organizam os
documentos por número.
96
48
02/07/2018
 O método de arquivamento a ser

utilizado para a organização de
determinada documentação vai
depender da natureza dos
documentos em tratamento e da Alfanumérico
estrutura orgânica da
instituição.
97
▰ MÉTODO BÁSICO - ALFABÉTICO

 É considerado um método simples e utiliza como principal critério de
arquivamento o nome existente no documento, baseado na rigorosa ordem
alfabética.
 É um método direto, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar
qualquer documento.
98
49
02/07/2018
▰ MÉTODO BÁSICO - GEOGRÁFICO
 É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal

elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.
 É um método direto, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar
qualquer documento.
 Quando da utilização do método geográfico, a ordenação poderá ser feita com
base em três critérios: por estado, por cidade ou por país.
99
▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICOS

 Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para
arquivamento e busca de um documento for o seu número.
 É subdividido em três categorias: simples, cronológico e dígito-terminal.
 É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista que para a
recuperação dos documentos deve-se fazer uso de um índice alfabético.
SIMPLES CRONOLÓGICO DÍGITO-TERMINAL
100
50
02/07/2018
▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICO SIMPLES
 É materializado por meio da atribuição de um número único a cada

correspondente, de acordo com a ordem de ingresso na instituição ou de
registro.
101
▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICO CRONOLÓGICO
 Método de ordenação que tem por eixo o número e a data dos documentos.
 O uso desse método recai sobre o próprio documento e não sobre sua pasta.
Após cada documento receber seu identificador único, ele será ordenado em
rigorosa ordem numérica.
23005.001212/2018-29
17 dígitos
102
51
02/07/2018
▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL
 O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos

de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos
documentos..
NÚMERO SEQUENCIAL DÍGITO-TERMINAL
963.256 96.32.56
103
▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO
 Método de arquivamento de documentos que tem sua aplicação atrelada à

interpretação do assunto do documento em análise.
 Utilização aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade
de assuntos, pois exige profundo conhecimento das atividades institucionais
DUPLEX
DICIONÁRIO
ALFABÉTICO NUMÉRICO DECIMAL
ENCICLOPÉDIA
UNITERMO
104
52
02/07/2018
▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – ALFABÉTICO DICIONÁRIO
 Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos

alfabeticamente, levando em consideração somente a sequência das letras.
105
▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – ALFABÉTICO ENCICLOPÉDIA
 No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da

documentação realiza o agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais,
ordenados conforme a sequência rigorosa das letras, ou seja, a alfabetação.
106
53
02/07/2018
▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO DUPLEX
 Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As

classes gerais podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso
de números justapostos com traços de união.
 Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de
quantidade ilimitada de classes.
107
▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO DECIMAL
 Baseia–se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez

grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e, assim,
sucessivamente, partindo-se sempre do geral para o particular.
 Necessidade de determinação, quando da elaboração do plano de classificação,
das classes principais que compreendem em si toda e qualquer espécie de
documentos produzidos ou recebidos, o que torna necessária a previsão do
desenvolvimento das atividades da instituição.
108
54
02/07/2018
▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO DECIMAL

SUBDIVISÃO DA SUBCLASSE 020 - PESSOAL
020 PESSOAL
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO CONARQ
021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
022 APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
023 QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL
020 PESSOAL 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS
030 MATERIAL 025 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO
DISCIPLINAR
040 PATRIMÔNIO
026 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE
050 ORÇAMENTO E FINANÇAS SOCIAL
060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 027
070 COMUNICAÇÕES 028

029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
109
▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO UNITERMO
 A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de

documentos, de um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso
na unidade de arquivo (assinalado em local visível e previamente determinado).
 Cada documento deverá passar por um processo de indexação.
 O método unitermo é utilizado com êxito em arquivos especiais e especializados,
não sendo recomendada sua aplicação em acervos convencionais.
110
55
02/07/2018
▰ MÉTODO PADRONIZADO – VARIADEX
 É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas

por cores diferentes.
 As cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da
segunda letra do nome de entrada e não da letra inicial, a qual indicará a seção
alfabética correspondente para sua ordenação
111
▰ MÉTODO PADRONIZADO – VARIADEX
LETRAS CORES NOMES ORGANIZADOS EM ORDEM ALFABÉTICA ENTRADA CLASSES
A, B, C, D e abreviações AMARELO Andrade, Tatiane Moura d’ ANDRADE

Costa, Maurício Matias da COSTA
E, F, G, H e abreviações ROSA
Madureira, Fernando Radamés MADUREIRA
I, J, K, L, M, N e abreviações VERDE
Souza, Júlio Cesar Andrade de SOUZA
O, P, Q e abreviações AZUL Testoni, Celso Neiva TESTONI
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações CINZA Travassos, Leonardo TRAVASSOS
112
56
02/07/2018
▰ MÉTODOS PADRONIZADOS – SOUNDEX, RÔNEO E MNEMÔNICO
 SOUNDEX: Método baseado no som das palavras, em função da pronúncia e da

letra inicial, criado pela língua inglesa. Não é aplicado aos arquivos brasileiros.
 RÔNEO: É conhecido como método híbrido, pois faz o relacionamento entre
letras, números e cores para fins de arquivamento.
 MNEMÔNICO: Usa-se, para a codificação dos assuntos, a combinação de letras.
As letras são consideradas símbolos com o intuito de auxiliar a memória do
arquivista, de forma a facilitar a recuperação da informação.
113
▰ MÉTODO ALFANUMÉRICO
 É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como

característica principal a combinação de letras e números, visando facilitar a
atividade de arquivamento
 O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) não
se insere nas classes de métodos básicos e padronizados.
114
57
02/07/2018
7
GESTÃO DE
Microfilmagem e Digitalização
115
MICROFILMAGEM
▰ DEFINIÇÃO – Lei nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996

Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente
reduzido. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
 O microfilme é um material translúcido, flexível e estável, contendo microimagens para

projeção ótica.
116
58
02/07/2018
MICROFILMAGEM
▰ BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM
 Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e preservado
de forma correta;
 Diminuição do espaço de armazenamento do acervo;
 Possui valor legal (Lei 5.433/1968 e Decreto 1.799/1996);
 Confiável quanto a sua autenticidade, pois não permite alterações;
 Favorece o sigilo das informações;
 Acesso rápido e fácil, quando bem catalogado e indexado, em
comparação com o suporte em papel;
117
DIGITALIZAÇÃO
▰ DEFINIÇÃO
Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de

dispositivo apropriado, como um escâner.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
 O produto dessa conversão não permite a eliminação automática

do documento original. A digitalização, portanto é dirigida ao
acesso, difusão e preservação do acervo documental.
118
59
02/07/2018
DIGITALIZAÇÃO
▰ BENEFÍCIOS DA DIGITALIZAÇÃO
 Contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio
da Tecnologia da Informação e Comunicação;
 Permite o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por
meio de redes informatizadas;
 Incrementa a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais, por
restringir seu manuseio;
 Redução do tempo das atividades que requerem análise de documentos.
119
DIGITALIZAÇÃO
▰ PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
DISPONIBILIZAÇÃO
CONTROLE DE
PREPARAÇÃO DIGITALIZAÇÃO INDEXAÇÃO PARA ACESSO E
QUALIDADE
PESQUISA
• Higienização; • É a ação de descrever e • Análise da qualidade do • O projeto de digitalização
• Retirada de grampos; identificar um documento documento digitalizado. deverá permitir que as
• Desmontagem das pastas; de acordo com o seu imagens capturadas
• Desamassar e desdobrar assunto, de forma a possam ser visualizadas em
documentos; facilitar sua localização microcomputadores
• Recuperar documentos posterior. convencionais.
rasgados
120
60
02/07/2018
8
GESTÃO DE
Instrumentos de Pesquisa
121
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
▰ DEFINIÇÃO
Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um

arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com
exatidão quais são e onde estão os documentos.
CATÁLOGOS E
GUIAS INVENTÁRIOS
ÍNDICES
122
61
02/07/2018
▰ GUIA
Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização do acervo
de um arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico e de acesso
fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular.
a) nome da instituição
j) condições e restrições à consulta
b) endereço completo, telefone, fax, etc.
k) suporte à consulta
c) endereço eletrônico
l) política de reprodução
d) web site
m) política de intercâmbio institucional
e) dias e horários de consulta
n) formas de acesso aos documentos (indicação dos instrumentos de pesquisa de
f) ficha técnica da instituição que dispõe)
g) localização e facilidades externas à instituição o) outras publicações da instituição;
h) breve histórico da instituição, indicando sua situação atual p) prestação de serviços (se oferece serviços para terceiros como xerox,
i) perfil do acervo (temático ou não), indicando os objetivos e os critérios reprodução de documentos, transcrição de fitas, organização de acervos etc)
gerais para aquisição de fundos ou de coleções, destacando a 123
importância de seus documentos
INSTRUMENTOS DE PESQUISA - GUIA
124
62
02/07/2018
▰ INVENTÁRIOS
 Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os
instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia.
 Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções.
 O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as séries integrantes, o
volume de documentos, as datas-limite e os critérios de classificação e de
ordenação.
 Os inventários, por se referirem a conjuntos documentais classificados, têm, ao
contrário do guia, uma vida útil mais longa.
125
▰ CATÁLOGOS
 Os catálogos constituem instrumentos voltados para a localização específica de

unidades documentais.
 O fundamental do catálogo é que ele se atenha à compreensão dos documentos
dentro de suas relações orgânicas com as atividades que os produziram.
 Só é possível elaborar catálogos de séries que já estejam organizadas e,
preferencialmente, inventariadas.
126
63
02/07/2018
▰ ÍNDICES
 Os índices constituem instrumentos voltados para a localização específica de
unidades documentais.
 Os índices, como instrumentos de pesquisa autônomos, procuram decompor os
documentos em descritores, que podem ser temáticos, cronológicos,
onomásticos, geográficos etc.
 Os índices têm como objetivo permitir uma rápida localização das unidades
documentais que atendam a critérios específicos, tanto de uma única série como
de diferentes fundos.
127
9
GESTÃO DE
Procedimentos Gerais de Protocolo na
Administração Pública Federal
128
64
02/07/2018
PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF
▰ CONCEITO
 Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,

controle da tramitação e expedição de documentos.
▰ BASE LEGAL
 Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015
129
▰ ATIVIDADES DE PROTOCOLO
RECEBIMENTO DISTRIBUIÇÃO REGISTRO CLASSIFICAÇÃO
AUTUAÇÃO DE
CONTROLE DE DOCUMENTOS AVULSOS
EXPEDIÇÃO PARA FORMAÇÃO DE
TRAMITAÇÃO
PROCESSOS
130
65
02/07/2018
▰ RECEBIMENTO
 Verificar integridade do documento ou processo (anexos, nº de volumes, etc.).
 Separar os documentos ostensivos dos sigilosos.
 Separar os documentos identificados como URGENTE. O documento identificado
como URGENTE deverá ser priorizado para fins de classificação, registro e
distribuição.
 Classificar o documento, avulso ou processo, relativo às atividades-meio
(CONARQ), e o relativo às atividades-fim de acordo com as classes elaboradas
por cada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional;
131
▰ RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO E REGISTRO – Item 2 do Anexo I da Portaria

Interministerial nº 1677/2015
INTEGRIDADE DO
DESTINATÁRIO OFICIAL OU OSTENSIVO OU
DOCUMENTO OU URGENTE ?
CORRETO? PARTICULAR ? SIGILOSO ?
PROCESSO
CONSTAM TODOS OS CLASSIFICAR O REGISTRAR O DOCUMENTO EM SISTEMA

ANEXOS E VOLUMES ? DOCUMENTO INFORMATIZADO
Atividade Meio • Espécie/tipo do documento

Tabela de Temporalidade do • Data de recebimento
CONARQ • Identificador de que o documento é avulso ou processo
• Número Único de Protocolo – NUP
Atividade Fim • Número de anexo(s)
Tabela Temporalidade do Órgão • Número de volume(s)
(IFES MEC – Portaria 1224/2013) • Código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a
que se refere o documento
• Remetente/interessado/representante legal 132
66
02/07/2018
▰ DISTRIBUIÇÃO - Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015

CONTROLE DE
DISTRIBUIÇÃO
TRAMITAÇÃO
• Identificação do documento por meio do NUP;

• Remetente/interessado/representante legal;
• Destinatário
• Especificações do documento, avulso ou processo,
encaminhado;
• Data do encaminhamento;
• Identificação do responsável pelo encaminhamento;
• Data do recebimento;
• Identificação do responsável pelo recebimento;
• Providências a serem implementadas, quando couber.
133
▰ EXPEDIÇÃO - Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015

REGISTRAR O ENCAMINHAR REGISTRAR A
CLASSIFICAR O EXPEDE O
DOCUMENTO EM SISTEMA PARA EXPEDIÇÃO DO
DOCUMENTO PROTOCOLO DOCUMENTO
INFORMATIZADO DOCUMENTO
Atividade Meio • Espécie/tipo do documento
Tabela de Temporalidade do • Data de recebimento
CONARQ • Identificador de que o documento é
avulso ou processo
Atividade Fim
• Número Único de Protocolo – NUP
Tabela Temporalidade do Órgão
• Número de anexo(s)
(IFES MEC – Portaria 1224/2013)
• Número de volume(s)
• Código de classificação e o
respectivo descritor, ou o assunto a
que se refere o documento
• Remetente/interessado/representante
legal
134
67
02/07/2018
▰ EXPEDIÇÃO - Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015
135
▰ AUTUAÇÃO DE DOCUMENTO AVULSO PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO -

Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015
 A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória

quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações,
despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
136
68
02/07/2018
▰ AUTUAÇÃO DE DOCUMENTO AVULSO PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO -

Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015
PRENDER O APOR ETIQUETA
DOCUMENTO NA APOR ETIQUETA NA NUMERAR APOR ETIQUETA
NA PRIMEIRA
CAPA DO CAPA DO PROCESSO FOLHAS NA ÚLTIMA FOLHA
PROCESSO FOLHA
• Nome do ministério ou órgão
equivalente;
• Nome do órgão ou entidade,
DEVOLVER O PROCESSO
quando couber; REGISTRAR A
• Nome da unidade ABERTO PARA UNID.
TRAMITAÇÃO ADMINISTRATIVA
protocolizadora;
• Número do processo (NUP);
• Data de autuação;
• Nome do interessado; e
• Código de classificação e o
respectivo descritor ou o assunto
a que se refere o documento.
137
CAPA DO PROCESSO PRIMEIRA FOLHA

Nome do ministério ou órgão equivalente Nome do ministério ou órgão equivalente
Nome do órgão ou entidade Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP)...............................................Autuado em: ....../....../........ Nº do processo (NUP)...............................................Autuado em: ....../....../........
Interessado: ................................................................................ Assinatura do servidor: ................................................................................
Código de classificação e descritor / resumo do assunto: Matrícula: ............................................................................................................
.................................................................................................................................
ÚLTIMA FOLHA
Nome da unidade protocolizadora
Autuado em: ....../....../........ Folha nº .................................................
Nº do processo (NUP)...............................................
Assinatura do servidor: ............................................................................
Matrícula: .................................................................................................
138
69
02/07/2018
▰ NUMERAÇÃO DE FOLHAS
UNIDADE
PROTOCOLO
ADMINISTRATIVA
139
▰ NUMERAÇÃO DE FOLHAS
 A capa do processo não será numerada;
 A primeira folha do processo não receberá o carimbo específico para
numeração de folhas, devendo ser aposto o carimbo da PRIMEIRA FOLHA;
 O carimbo de numeração será utilizado a partir da segunda folha, devendo a
numeração iniciar a partir do folha nº 02;
 O verso da folha não será numerado. Forma citação: 125v;
 É vedada a repetição de números para as folhas do processo;
140
70
02/07/2018
▰ ERRO NA NUMERAÇÃO DE FOLHAS

SERVIDOR QUE ESTÁ NUMERANDO ERRO COMETIDO POR TERCEIROS
 Deve-se registrar o fato, por meio de

despacho, e prosseguir normalmente
com a numeração.
QUALQUER CORREÇÃO DE NUMERAÇÃO DEVERÁ SER

REGISTRADA E JUSTIFICADA, POR MEIO DE
DESPACHO NO REFERIDO PROCESSO 141
▰ FOLHAS EM BRANCO
 Apor o carimbo "em branco“ no verso das folhas que não contenham informações
registradas.
EM BRANCO
142
71
02/07/2018
▰ ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUMES

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Ao(s)..........dias do mês de................................ do ano de ................, procedemos a Ao(s)..........dias do mês de................................ do ano de ................, procedemos o
abertura do volume n°.......... do processo nº .........................................., que se inicia com a encerramento do volume n°.......... do processo nº .........................................., das folhas
folha n°................ .......... a ............., abrindo-se em seguida o volume n°................
Assinatura do Servidor: .......................................................... Assinatura do Servidor: ..........................................................

Matrícula: .................................................. Matrícula: ..................................................
143
▰ ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUMES

 Nº de folhas máximo por volume: 200 folhas;
 Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão
ultrapassadas as 200 folhas permitidas por volume, deverá ser aberto um novo
volume e o volume anterior será encerrado com as folhas que contiver;
 Documento avulso que contenha, originalmente, mais de 200 folhas, deverá ser
dividido;
 Os volumes do processo deverão SEMPRE tramitar juntos;
144
72
02/07/2018
▰ DESPACHO
 Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a
uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou
processos.
INFORMATIVOS DECISÓRIOS
145
▰ JUNTADA
 Juntada é a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a
processo, realizando-se por anexação ou apensação.
ANEXAÇÃO APENSAÇÃO
Documento(s) avulso(s) Processo Processo (s) Processo
Processo (s) Processo
146
73
02/07/2018
▰ JUNTADA POR ANEXAÇÃO – DOCUMENTO A PROCESSO

 A juntada por anexação visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em
caráter definitivo.
 Após a anexação é vedada a retirada de documentos do processo, ressalvado o
desentranhamento e o desmembramento.
147
▰ JUNTADA POR ANEXAÇÃO – PROCESSO A PROCESSO

 Esta juntada se caracteriza pela união de um ou mais processos (processos
acessórios) a outro processo (processo principal), desde que referentes a um
mesmo interessado e assunto, prevalecendo o número do processo mais antigo,
ou seja, o processo principal.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo.
Nome do órgão ou entidade
TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Em ..../..../........, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)

.................................., faço anexar ao presente processo nº
....................................... o(s) processo(s) nº(s).......................................
Assinatura do Servidor: ..........................................................

Matrícula: ..................................................
148
74
02/07/2018
▰ JUNTADA POR APENSAÇÃO – PROCESSO A PROCESSO

 A juntada por apensação de processo(s) a processo ocorre em caráter
temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de
tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou
não.
TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

.................................., faço apensar ao presente processo nº
....................................... o(s) processo(s) nº(s).......................................

Matrícula: ..................................................
149
▰ DESAPENSAÇÃO DE PROCESSO(S)
 Ocorre quando há a necessidade de separar processo(s), anteriormente,
juntado(s) por apensação.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo.
TERMO DE DESAPENSAÇÃO

.................................., faço apensar ao presente processo nº
....................................... o(s) processo(s) nº(s).......................................

Matrícula: ..................................................
150
75
02/07/2018
▰ DESENTRANHAMENTO
 Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de
forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo, mediante autorização da
Autoridade Competente.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO

.................................., faço o desentranhamento do presente processo nº
....................................... da(s) folha(s) nº(s) ..................................... por motivo de
...............................
Matrícula: ..................................................
151
▰ DESMEMBRAMENTO
 Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de
forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo
processo.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo, mediante autorização da
Autoridade Competente.
TERMO DE DESMEMBRAMENTO

.................................., faço o desmembramento do presente processo nº
....................................... da(s) folha(s) nº(s) ..................................... para formação
do processo nº ........................................
Matrícula: .................................................. 152
76
02/07/2018
▰ RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO
 Trata-se da reconstituição de processo (ou volume) que foi objeto de perda ou
extravio.
 A autoridade competente deverá instituir comissão para apuração dos fatos
(sindicância ou PAD).
 A reconstituição deverá ser realizada por comissão ou servidor designado.
TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME
Ao(s) .................dia(s) do mês de ........................ Do ano de ........., procedemos à Ao(s) .................dia(s) do mês de ........................ Do ano de ........., procedemos à
reconstituição do processo nº ............................. Que receberá o nº ...................... reconstituição do ....... volume do processo nº .............................
Órgão ou entidade produtor(a) do processo: ....................... Órgão ou entidade produtor(a) do processo: .......................
Interessado: ..................... Interessado: .....................
Código de classificação / descritor / resumo do assunto: ............................... Código de classificação / descritor / resumo do assunto: ...............................
Número de folhas: ....................................... Número de folhas: .......................................
Motivo da reconstituição: ..................................................... Motivo da reconstituição: .....................................................
Assinatura do Servidor: .......................................................... Assinatura do Servidor: ..........................................................
Matrícula: .................................................. Matrícula: .................................................. 153
▰ ARQUIVAMENTO
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação
cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção
do documento.
CONDIÇÕES PARA ARQUIVAMENTO:

a) por deferimento ou indeferimento do pleito;
b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
c) por decisão motivada de autoridade competente.
154
77
02/07/2018
▰ DESARQUIVAMENTO
O documento, avulso ou processo, será desarquivado por expressa solicitação da

autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação
administrativa.
155
▰ EMPRÉSTIMO
O empréstimo de documentos avulsos ou processos, não se caracteriza como

desarquivamento, pois ocorre para fins de referência, consulta, reprodução,
pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente
continuidade da ação do documento
156
78
02/07/2018
10
GESTÃO DE
Tecnologia da Informação aplicada à Gestão
de Documentos Públicos
157
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À

▰ CONCEITOS
DOCUMENTO DE ARQUIVO: documento produzido e/ou recebido por pessoa física ou
jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade.
DOCUMENTO ELETRÔNICO: unidade de registro de informações codificada de forma
analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de equipamento eletrônico.
Existem documentos eletrônicos analógicos, como as fitas vídeomagnéticas em
formato VHS, e documentos digitais, como as páginas web.
158
79
02/07/2018

▰ CONCEITOS
DOCUMENTO DIGITAL: documento codificado em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de recursos computacionais. São exemplos de documentos
digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras,
mensagens de correio eletrônico, páginas da rede mundial de computadores (internet)
e bases de dados.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL: documento digital reconhecido e tratado

como documento de arquivo.
159

▰ VANTAGENS DO DOCUMENTO DIGITAL

 Facilita a criação, processamento, transmissão e armazenamento de documentos;
 Ampliação da produtividade;
 Otimização do fluxo de trabalho;
 Facilidade de gerenciamento e rapidez na recuperação dos documentos
arquivísticos;
 Os documentos podem ser distribuídos globalmente, de maneira ágil, para
diferentes propósitos.
160
80
02/07/2018

▰ DESVANTAGENS DO DOCUMENTO DIGITAL

 A informação pode facilmente ser acessada utilizando-se o computador, mas este
precisa estar equipado com software capaz de ler a trilha de bits contidas na fita
ou disco.
 A facilidade de reprodução e a proliferação de cópias dificultam a identificação de
uma versão completa ou final de um documento arquivístivo digital;
 A distribuição fácil da informação pelas redes compromete o exercício dos direitos
autorais;
 Os materiais digitais são vulneráveis a vírus, falhas e obsolescência tecnológica.
161

▰ COMPONENTES DO DOCUMENTO DIGITAL

 OBJETO CONCEITUAL
É o objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário, como por
exemplo, o documento visualizado na tela do computador.
 OBJETO LÓGICO
É o objeto digital enquanto conjunto de sequências de bits, que constitui a base de
dados dos objetos conceituais.
 OBJETO FÍSICO
É o objeto digital como fenômeno físico que registra as codificações lógicas de bits
nos suportes.
162
81
02/07/2018
DOCUMENTO EM PAPEL x DOCUMENTO DIGITAL
DOCUMENTO EM PAPEL DOCUMENTO DIGITAL

Conteúdo e forma estão intimamente ligados ao Conteúdo e suporte são entidades separadas: o
suporte, ou seja, são inseparáveis documento não se define pela mídia de
armazenamento (disquete, CD, DVD, etc.)
Estabilidade do suporte, da forma e do conteúdo Instabilidade devido à fragilidade intrínseca ao suporte,
à obsolescência tecnológica e à facilidade de
intervenção humana.
O conteúdo é diretamente acessível à compreensão A linguagem binária não é diretamente acessível ao
humana homem, havendo necessidade de software e hardware
específicos para decodificar essa linguagem e torna-la
compreensível;
A preservação depende , principalmente, das É necessária a transferência periódica para outros
condições de armazenamento. suportes a fim de garantir o acesso contínuo.
A conversão para outros suportes não apresenta Necessidade de procedimentos rigorosos quando da
grandes riscos de perda de integridade do transferência de formato ou suporte.
documento. 163

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD
É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar

documentos em ambiente eletrônico.
Envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do
sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e
aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais
e não digitais ao mesmo tempo.
164
82
02/07/2018


 PRODUÇÃO
A fase de produção envolve a definição de aspectos de tecnologia, espaços de
produção, status do documento, organização dos documentos e plano de
classificação, assim como a captura dos documentos arquivísticos ao SIGAD.
 CAPTURA
Captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando
ele passa a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o
documento pode ser incluído num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado.
165


 REGISTRO
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de
gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma
descrição informativa.
 CLASSIFICAÇÃO
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos
arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa
classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou
entidade e que pode incluir ou não a atribuição de código aos documentos.
166
83
02/07/2018


 INDEXAÇÃO
Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. Ela
tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos
documentos, e pode ser feita de forma manual ou automática.
 ATRIBUIÇÃO DE RESTRIÇÃO DE ACESSO
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de
segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos
sigilosos, a legislação estabelece graus de sigilo a serem atribuídos a cada
documento. 167


 ARQUIVAMENTO
A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento
dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento é ao mesmo tempo
uma operação lógica e física.
No documento digital, como suporte e conteúdo são entidades separadas e o
documento é constituído por um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e
conceitual (apresentação), a operação de arquivar significa armazenar o objeto digital,
mantendo sua identificação única e os ponteiros para outros objetos digitais.
168
84
02/07/2018


 AVALIAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO
É o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos
de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes
são atribuídos.
 PESQUISA, LOCALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS
O sistema de gestão arquivística deve permitir a pesquisa, a localização e a
apresentação dos documentos e informações neles contidas, de forma a facilitar a
condução das atividades e satisfazer os requisitos relativos à transparência do órgão
ou entidade.
169


 SEGURANÇA: CONTROLE DE ACESSO, TRILHAS DE AUDITORIA E CÓPIAS DE
SEGURANÇA
O sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e procedimentos de
segurança que garantam a integridade dos documentos.
Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de controles técnicos e
programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e
características de acesso aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de
rotinas de cópias de segurança.
170
85
02/07/2018


 SEGURANÇA: CONTROLE DE ACESSO
O sistema de gestão arquivística precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos
por usuário e/ou grupos de usuários.
 SEGURANÇA: USO E RASTREAMENTO
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus
respectivos metadados.
171


 SEGURANÇA: TRILHA DE AUDITORIA
A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o
rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico
digital ou no sistema.
Objetivos:
• Identificar os autores de cada operação realizada nos documentos.
• Prevenir a perda de documentos.
• Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD.
• Garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
172
86
02/07/2018


 ELIMINAÇÃO
A eliminação de documentos digitais, assim como de documentos em outros suportes,
deve ser realizada de acordo com o previsto na tabela de temporalidade e destinação,
após o processo de avaliação.
A eliminação não pode ser feita automaticamente pelo sistema.
Deve ser autorizada por profissional competente, cumpridos os procedimentos
necessários.
173


 AUTENTICAÇÃO
É a declaração de que um documento original é autêntico ou de que uma cópia
reproduz fielmente o original, feita em determinado momento e por pessoa jurídica
com autoridade para tanto, como servidor público, notário ou autoridade certificadora.
 BACKUP
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los
rapidamente em caso de perda devido a sinistro, falha no sistema, contingência,
quebra de segurança ou degradação do suporte.
174
87
02/07/2018

 ARMAZENAMENTO
Órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração
desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e
utilização.
175


 WORKFLOW
Workflow é uma tecnologia vocacionada para a automação de processos de trabalho.
Este sistema permite que vários utilizadores interajam entre si através em um fluxo de
trabalho computorizado e pré-definido, melhorando os processos da instituição por
meio da realização de tarefas de forma coordenada e sequencial.
176
88
02/07/2018
11
GESTÃO DE
Número Único de Protocolo (NUP), Processo
Eletrônico Nacional (PEN) e Sistema
Eletrônico de Informações (SEI) 177
NÚMERO ÚNICO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS
▰ NÚMERO ÚNICO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS– Portaria nº 3, de 16 de

maio de 2003
00000.000000/0000-00
17 dígitos
 Código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do
processo.
 Registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano.
 Ano de formação do processo.
 Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas
178
89
02/07/2018
NÚMERO ÚNICO DE PROTOCOLO (NUP)
▰ NÚMERO ÚNICO DE PROTOCOLO (NUP) – Portaria Interministerial MJ/MP n°

2.321, de 2014 (Entra em vigor em 01/01/2020)
0000000.000000/0000-00
21 dígitos
 Código SIORG da unidade administrativa que atua como unidade protocolizadora
 Registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano.
 Ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou processos
 Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas
179
PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL (PEN)
▰ PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e
entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de
construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos
eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor
público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do
usuário e redução de custos.
180
90
02/07/2018
PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL (PEN)
▰ PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL
181
SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)
▰ SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

 Sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, desenvolvido
pelo TRF-4.
 GRATUITO
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
ACESSO DE USUÁRIOS CONTROLE DE NÍVEL
PORTABILIDADE ACESSO REMOTO
EXTERNOS DE ACESSO
TRAMITAÇÃO EM FUNCIONALIDADES
SISTEMA INTUITIVO
MÚLTIPLAS UNIDADES ESPECÍFICAS
182
91
02/07/2018
SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)
▰ SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) – Decreto 8539 de 08 de outubro

de 2015
Art. 22 (...)
§ 1º O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá
estar implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicação deste
Decreto.
§ 2º Os órgãos e as entidades de que tratam o caput que já utilizam processo
administrativo eletrônico deverão adaptar-se ao disposto neste Decreto no prazo de
três anos, contado da data de sua publicação.
DECRETO PUBLICADO EM
09/10/2015
LEGISLAÇÃO
 Lei nº 8159, de 08 de janeiro de 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências.

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados.
 Lei nº 12527, de 18 de novembro de 2011

Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o
do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
184
92
02/07/2018
LEGISLAÇÃO
 Lei nº 5433, de 08 de maio de 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais, e dá outras providências.
 Portaria Interministerial nº 1677, de 07 de outubro de 2015

Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo
no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
185
LEGISLAÇÃO
 Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015
Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo
no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta,
autárquica e fundacional.
 Portaria MEC nº 1224, de 18 de dezembro de 2013
Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições
de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
 Portaria MP nº 03, de 16 de maio de 2003
Os processos autuados pelos órgãos públicos federais integrantes do SISG deverão
adotar a sistemática de numeração única de processo e/ou documentos, de acordo
com o disposto nesta Portaria, visando a integridade do número atribuído ao processo
e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem. 186
93
02/07/2018
LEGISLAÇÃO
 Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 2014

Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP
no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras
providências.
187
“Só há uma coisa

boa: o conhecimento
e uma coisa ruim: a
ignorância.” Sócrates
188
94
02/07/2018
OBRIGADO!
Perguntas?
Entre em contato
ricardobrito@ufgd.edu.br
Ricardo Brito 189
95

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