Pmo-prc-CD-0005 - 0 Procedimiento de Uso Del Sistema Si-Documentos Rev 0

PROCEDIMIENTO DE USO DEL SISTEMA SI-DOCUMENTOS
PMO
Código
PMO-PRC-CD-0005 Revisión: 0 UNIDAD
Documento:
LIMA
COMPAÑIA Fecha: 19-10-2012 Página: 1 de 25
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GERENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS
PMO-PRC-CD-0005
REV FECHA MOTIVO

0 Dic - 2012 Para Uso de la PMO
PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Walther Acosta Francisco Cedillo Ulises Oliveros

Supervisor Control de Documentos Gerente Corporativo Proyectos
Jefe de QA/QC
FECHA: FECHA: FECHA:
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Contenido
CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR DE LA PMO ........................................................ 3
1. Configuración por la Red local ........................................................................ 3

2. Configuración por Internet ............................................................................... 4
MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE DOCUMENTOS ............................................... 7
1. Responsables del Manejo del sistema ............................................................ 7

2. Descripción del entorno de trabajo .................................................................. 7
3. Ingresar y salir del sistema (Si-Documentos). ................................................. 1
4. Registro de Información .................................................................................. 3
5. Generación de hoja de transmisión de documentos ........................................ 9
6. Seguimiento de hoja de transmisión.............................................................. 12
7. Consulta de documentos............................................................................... 12
8. Lista de Equipos............................................................................................ 13
9. Parámetros ................................................................................................... 13
10. Usuarios ........................................................................................................ 14
11. Reportes ....................................................................................................... 15
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CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR DE LA PMO
1. Configuración por la Red local
El usuario deberá mapear el acceso al servidor de Proyectos utilizando la barra de

herramientas de la ventana de su PC, según se muestra en la siguiente figura.
Seleccionar conectar a unidad de red, le aparecera una ventana de conexión.
Para los administradores (TDC) de Control de documentos debera seleccionar la

letra O: y colocar la siguiente ruta: \\limms21\bd .
Para los usuarios asignados a un Proyecto especifico debera seleccionar la letra

O: y colocar la siguiente ruta: \\limms21\bd\PMV
Para los usuarios de la PMO debera seleccionar la letra P: y colocar la siguiente

ruta: \\limms21\bd\PMO
A continuacion deberan hacer click en el boton finalizar.
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2. Configuración por Internet
Para ingresar por el entorno web los usuarios deberán colocar en la ventana de
direcciones del explore lo siguiente:
https://oficinamovil.volcan.com.pe, según como se muestra en la figura.
A continuación aparecerá una ventana de instalación de Citrix receiver deberá

instalar, si ya cuenta su PC con el Citrix receiver puede saltar la instalación.
Posteriormente deberá colocar su cuenta de usuario Volcan más su contraseña

personal en la siguiente ventana.
Después que ha ingresado sus datos, se estará conectando a una página web el
cual tendrá acceso a la red de volcán, podrá ver los servidores y los aplicativos de
gestión de la PMO.
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I. Ventana de servidores
Se encuentran en los servidores \\limms14 y \\limms21
II. Ventana de aplicaciones
En esta ventana se encuentran todas las aplicaciones que se utilizan para

la gestión de los proyectos por ejemplo: Microsoft Lync, SGI-SSOMAC,
SAP, SI-Documentos.
Para que los usuarios que utilizan el SAP deberán enviar un correo a mesa
de ayuda para que sea incorporado en el grupo de acceso al SAP por el
citrix con copia al GTE-V, Ronnie Delgado y Walther Acosta.
NOTA:
Cuando los usuarios se encuentran en Obra deberán utilizar el entorno internet (citrix)
para realizar las consultas a los documentos recibidos, y activar las conexiones
(mapeo de red) según la figura
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Activar la
conexión
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MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE DOCUMENTOS
1. Responsables del Manejo del sistema
Administrador: El administrador del sistema estará a cargo de control de

documentos técnicos (TDC). Quien recibe, registra, distribuye y archiva en el servidor
asignado al proyecto.
Usuarios: Los usuarios del sistema serán todos aquellos involucrados en el

proyecto que desean realizar consultas y/o revisión de documentos y planos técnicos.
Solo realizaran búsqueda de la información de manera dinámica.
2. Descripción del entorno de trabajo
Al Ingresar al sistema encontrará una ventana de trabajo el cual podrá observar que
tiene una interfaz amigable donde deberá seleccionar la pestaña u opción que va a
utilizar, por ejemplo las que definimos a continuación:
Modulo Descripción de la Actividad
En esta ventana se registra al proyecto y sus contratos

Proyecto
generados durante su desarrollo.
Se registran a las empresas y sus contactos como nombre,

Empresas
cargo, teléfono y correo electrónico.
Se registra los transmital recibidos, transmital emitidos, cartas de

Contratos
los contratos de cada proyecto.
En esta ficha se registran los documentos controlados emitidos

por los usuarios externos a la empresa como las generadas por
Documentos usuarios internos.
Adicionalmente se lleva un control de las revisiones realizadas

por los responsables de disciplinas.
Equipos pendiente
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En esta ventana se generan los transmital para las diferentes

empresas y se adjuntan los documentos y planos técnicos.
Generar El transmital se graba en el servidor del proyecto

correspondiente dentro de la carpeta de administración
correspondencia.
Modulo que permite cerrar el proceso de revisión de los

Seguimiento
documentos y planos recibidos por una hoja de transmisión.
Permite realizar búsquedas a los documentos y planos técnicos

por diferentes formas: numero de documento, por la empresa,
disciplina y tipo de documento.
Adicionalmente se puede realizar filtraciones del mismo modo

Consultas
que en la aplicación de Excel.
Otra de las bondades es que se puede abrir los archivos

electrónicos de manera muy dinámica haciendo un click en sobre
el nombre del archivo.
Se realizan las modificaciones de los estándares del sistema de

Parámetros gestión de documentos y planos electrónicos, por ejemplo las
áreas, disciplinas con responsables, tipos de documentos.
Se registran todos los usuarios del sistema, también se asigna

Usuarios
los permisos de modo administrador y usuario.
Se generan diversos tipos de reportes para el control de los

documentos y planos electrónicos, por ejemplo: documentos
Reportes pendientes en devolución, reporte de transmital recibidos y
emitidos durante la semana, reporte de notas de acción de
proyecto pendientes.
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MENU PRINCIPAL DEL ADMINISTRADOR
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MENU PRINCIPAL DEL USUARIO
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3. Ingresar y salir del sistema (Si-Documentos).
a) Ingresar
Para ingresar al sistema de información de documentos el TDC deberá hacer click en

el icono que se encuentra en el Desktop (crear acceso directo con la siguiente ruta:
\\limms21\BD\BD-SIPROY\SI-PROY\SI-Documentos.accdb) de su PC o en la ventana
aplicaciones del CITRIX.
El usuario al momento de ingresar al sistema deberá responder a la ventana de

Bienvenidos al SI-PROY, en donde deberá ingresar USUARIO y la CONTRASEÑA,
asignado por el administrador.
b) Salir
Luego de haber completado el ingreso, las consulta y mantenimientos respectivos en

el sistema, para salir del sistema solo se tendrá que hacer click en Archivo (Barra de
Menú) y seleccionar Salir.
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Observaciones
a) Sr. (a), usuario (a), lea bien primero este manual antes de empezar a trabaja en el
SI-DOCUMENTOS (Sistema de información de documentos y planos electrónicos).
b) Si el usuario encuentra ventanas u opciones que no estén activadas en donde no

se pueda ingresar información, deberá consultar con el Administrador del sistema,
por no tener acceso a dicha información.
c) Este sistema trabaja bajo los entornos operativos del Windows (95, XP, vista,7,
etc.) reconociendo sus características de los mismos como: 30 caracteres para el
nombre del archivo al momento de ser registrado, y es compatible con cualquier
aplicación de Microsoft Windows.
d) Está en el usuario realizar mantenimientos periódicos de la información

almacenada en el servidor.
e) Este manual tiene como finalidad de entrenar de manera autodidacta al Usuario en

el manejo y mantenimiento del sistema de gestión de documentos y planos
electrónicos.
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4. Registro de Información
a) Registro de Proyectos
Solo el Administrador del sistema realizara el registro de los Estudios, Proyectos,

Misceláneos en coordinación con la Gerencia Corporativa de Proyectos.
Para ellos se deberá codificar de la siguiente manera:
Sigla Descripción Comentarios
E Estudios Son trabajos que solo están basados en estudios preliminares
P Proyectos Son trabajos en ejecución, el cual se desarrollan la Ingeniería,

Procura, Construcción, Comisionado y Puesta en marcha.
M Misceláneos Son trabajos el cual requieren el apoyo de la PMO
En la siguiente pantalla se muestra el formulario donde deberá registrar la meta

data correspondiente, para ello el administrador seleccionara el modulo
PROYECTOS y hará click en el botón (nuevo proyecto).
Hacer
click
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b) Registro de Empresas
Seleccionar el módulo de empresas, a continuación hacer click en el botón de

NUEVA EMPRESA, en este formulario se registra las empresas (contratistas) que
están relacionadas a los trabajos específicos de cada proyecto, para ello cada
empresa será registrada por un número que lo identifique en el sistema, no se ha
considerado como dato el RUC ya que puede existir empresas fusionadas.
Cuando se registra una empresa, el sistema permite ingresar los datos de las
personas dentro de la pestaña de contactos.
Hacer
click
c) Registro de Contratos
Se deberá seleccionar el modulo contratos, a continuación hacer click en el botón

de NUEVO CONTRATO, en este formulario se registra los datos de los contratos
según el PLAN DE CONTRATOS y el PLAN DE PROCURA, estos documentos
son elaborados por el ADMINISTRADOR DE CONTRATOS y el de PROCURA,
según se muestra en la pantalla cada registro tendrá un código de los identifica
uno de otro, para ello se deberá codificar de la siguiente manera:
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Sigla Descripción Comentarios
S Servicios Son todos los contratos y/o órdenes de servicios.
P Procura Son todas las órdenes de compra de equipos para el proyecto.
C Construcción Son todos los trabajos misceláneos realizados en obra.
F O/C en Obra Son todas las órdenes de compra generadas para la obra.
El administrador del sistema (TDC) deberá completar todos los datos del formulario
para ello deberá participar de la reunión de inicio.
Hacer
click
Dentro del módulo de contratos se encuentra varias pestañas el cual permite

realizar registro de las hojas de transmisión de documentos recibidas, cartas,
solicitud de información, orden de cambio, valorizaciones, facturas, etc. de los
contratistas. El administrador (TDC) es responsable de llevar el registro de las
hojas de transmisión dentro de la pestaña TRANSMITAL RECIBIDO esto permitirá
relacionar con los documentos y/o planos emitidos por los contratistas.
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d) Registro de Documentos
En el módulo de documentos permite registrar la meta dada de los documentos y/o

planos emitidos por las contratistas, este formulario tiene tres acciones
importantes, el de registrar y/o modificar la meta data, visualizar el documentos y/o
plano y consultar los documentos comentados los usuarios. Para ello deberá
presionar las teclas CTRL+ B o hacer click en el icono binocular.
Para registrar un nuevo documento y/o plano emitido por el contratista, deberá
hacer click en el botón NUEVO DOCUMENTO, este formulario deberá ser llenado
por el administrador (TDC), según el procedimiento de codificación de documentos
(PMO-PRC-CD-0002) y el listado de tablas (PMO-LIS-CD-0002).
El administrador (TDC) puede realizar registros masivos, los contratistas deberán

emitir su listado de entregables en formato excel con los siguientes campos o
columnas
Nro_Documento P01-S011-0200-01-48-1124
Nro_Documento_Originador
Cod_Proyecto P01
Cod_Disciplina 01
Cod_Empresa 00004
Cod_Area P01200
\\limms21\BD\PMV\P01 Proy
Oxidos\03 Ingenieria\02 Ingenieria
Ruta_Servidor Contratista\02 Planos\04 Civil
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Cod_Tipo_Documento 48
Numeracion 1124
Ing. Detalle - Molienda-Cimentación -
Titulo Detalles Y Secciones
Cod_Estado 06
Nro_Paginas
Copias
Programa .pdf
Tamano
Observaciones
Proveedor
Accion FALSO
Ubicacion_Fisica
Cod_Matriz P0101
Pasos para registrar un Documentos y/o Plano
1. Búsqueda de documento existente, se presiona las teclas Ctrl + Letra B.
2. Procedemos a ingresar la meta data del documento en el formulario del modulo de

Documentos, hacer click en el icono de agregar.
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3. Registramos la ruta en donde se almacenaran todos los documentos emitidos por

las contratistas, hacemos click en el botón SELECCIONAR RUTA el cual mostrara
el siguiente cuadro de dialogo.
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4. Una vez registrado el documento (Paso 3), se procede a ingresar la revisión actual
indicando el transmittal de recibido por la entidad externa y/o Interna si el
documento no es entregado de manera formal se puede saltar con solo ingresar
Activo: Esta casilla indica la revisión actual del documento y/o Plano.
Revisión: Es la revisión o cambio que sufre un documento a realiza

modificaciones internas.
Nro. Transmittal Recibido: Son los documentos formales emitidos por las
entidades externas (un transmittal puede contener varios documentos y/o Planos).
Fecha Entrega: Es la fecha con que se devuelve el documentos y/o Planos con
comentarios o aprobado por parte del revisor responsable.
Revisado Por: Es el responsable del documento en revisar.
Aprobado Por: Es el responsable del Proyecto.
Nro. Transmittal Emitido: Es el documento formal por parte del control de

documentos técnicos emite a los externos.
Otro: puede registrarse cualquier información adicional a la revisión.
5. Generación de hoja de transmisión de documentos
En el modulo de genera los transmital para entidades externa. Puede ser para
devolución con comentarios y/o para información:
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1. Se selecciona la código de PLAN DE CONTRATOS y/o PLAN DE PROCURA a

quien se le va emitir el transmital y se registra el NOMBRE del contacto.
2. Se ingresa el DNI de la persona que emite el documento.
3. Se ingresa el asunto por que se emite el documento.
4. Se selecciona la fecha de emisión del documento.
5. Se registra a los usuarios copiados
6. Se ingresa el Nro del documento a emitir.

7. Se ingresa la revisión del documento.
8. Se ingresa el tipo de entrega de documento (físico y/o electrónico).
9. Se ingresa la cantidad de documentos.
10. Se ingresa la acción al documento.
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11. Se hace click en el botón de vista previa.
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6. Seguimiento de hoja de transmisión
En este modulo de seguimiento se ingresa el NRO DE TRANSMITTAL emitido por la

contratista, y se modifica el estatus de los documentos, quien lo reviso y el nro de
transmittal
7. Consulta de documentos
Para realizar una búsqueda de información se selecciona la pestana consulta, en

ella se realiza diferentes tipos de consultas como también se realiza los
seguimientos de los documentos y/o planos.
Consultas:
Nro Documento: Es opcional el ingresar el nro. Documento como también se

puede ingresar datos con el comodín *.
Cod. Empresa: Es opcional el ingresar el código de empresa como también se

puede ingresar datos con el comodín *, o desplegar el cuadro de lista.
Cod. Disciplina: Es opcional el ingresar el código de Disciplina como también se

puede ingresar datos con el comodín *, o desplegar el cuadro de lista.
Cod. Tipo Documento: Es opcional el ingresar el código de tipo de documento

como también se puede ingresar datos con el comodín *, o desplegar el cuadro de
lista.
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Para descargar los documentos y/o planos del sistema primero hay que buscar y
seleccionar los mismos, después hacer click en el botón COPIAR DOCUMENTOS el
cual aparecerá una ventana como se muestra en la siguiente figura, después hacer
click en el botón COPIAR ARCHIVOS, aparecerá un visor de la ubicación donde desea
grabar los archivos.
8. Lista de Equipos
Pendiente
9. Parámetros
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Este modulo se registra y/o modifica los parámetros del sistema solo el administrador
(TDC) puede modificar los parámetros en coordinación con la SUPERVISION DE
TDC.
10. Usuarios
En este modulo se registra a los usuarios que participan de la GERENCIA

CORPORATIVA DE PROYECTOS.
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11. Reportes
Los reportes ya se encuentran predefinidos, cualquier consulta o reporte deber ser

coordinada con el administrador del sistema, se hace click sobre cada uno de los
botones que se muestran.
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PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Walther Acosta Francisco Cedillo Ulises Oliveros

CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR DE LA PMO ........................................................ 3

1. Configuración por la Red local ........................................................................ 3

1. Responsables del Manejo del sistema ............................................................ 7

CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR DE LA PMO

1. Configuración por la Red local

El usuario deberá mapear el acceso al servidor de Proyectos utilizando la barra de

Seleccionar conectar a unidad de red, le aparecera una ventana de conexión.

Para los administradores (TDC) de Control de documentos debera seleccionar la

Para los usuarios asignados a un Proyecto especifico debera seleccionar la letra

Para los usuarios de la PMO debera seleccionar la letra P: y colocar la siguiente

A continuacion deberan hacer click en el boton finalizar.

2. Configuración por Internet

https://oficinamovil.volcan.com.pe, según como se muestra en la figura.

A continuación aparecerá una ventana de instalación de Citrix receiver deberá

Posteriormente deberá colocar su cuenta de usuario Volcan más su contraseña

Se encuentran en los servidores \\limms14 y \\limms21

II. Ventana de aplicaciones

En esta ventana se encuentran todas las aplicaciones que se utilizan para

MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE DOCUMENTOS

1. Responsables del Manejo del sistema

Administrador: El administrador del sistema estará a cargo de control de

Usuarios: Los usuarios del sistema serán todos aquellos involucrados en el

2. Descripción del entorno de trabajo

Modulo Descripción de la Actividad

En esta ventana se registra al proyecto y sus contratos

Se registran a las empresas y sus contactos como nombre,

Se registra los transmital recibidos, transmital emitidos, cartas de

En esta ficha se registran los documentos controlados emitidos

Documentos usuarios internos.

Adicionalmente se lleva un control de las revisiones realizadas

En esta ventana se generan los transmital para las diferentes

Generar El transmital se graba en el servidor del proyecto

Modulo que permite cerrar el proceso de revisión de los

Permite realizar búsquedas a los documentos y planos técnicos

Adicionalmente se puede realizar filtraciones del mismo modo

Otra de las bondades es que se puede abrir los archivos

Se realizan las modificaciones de los estándares del sistema de

Se registran todos los usuarios del sistema, también se asigna

Se generan diversos tipos de reportes para el control de los

MENU PRINCIPAL DEL ADMINISTRADOR

MENU PRINCIPAL DEL USUARIO

3. Ingresar y salir del sistema (Si-Documentos).

Para ingresar al sistema de información de documentos el TDC deberá hacer click en

El usuario al momento de ingresar al sistema deberá responder a la ventana de

Luego de haber completado el ingreso, las consulta y mantenimientos respectivos en

b) Si el usuario encuentra ventanas u opciones que no estén activadas en donde no

d) Está en el usuario realizar mantenimientos periódicos de la información

e) Este manual tiene como finalidad de entrenar de manera autodidacta al Usuario en

Solo el Administrador del sistema realizara el registro de los Estudios, Proyectos,

Para ellos se deberá codificar de la siguiente manera:

Sigla Descripción Comentarios

E Estudios Son trabajos que solo están basados en estudios preliminares

P Proyectos Son trabajos en ejecución, el cual se desarrollan la Ingeniería,

M Misceláneos Son trabajos el cual requieren el apoyo de la PMO

En la siguiente pantalla se muestra el formulario donde deberá registrar la meta

Seleccionar el módulo de empresas, a continuación hacer click en el botón de