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PROCEDIMIENTO DE USO DEL SISTEMA SI-DOCUMENTOS

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GERENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS

PMO-PRC-CD-0005

PROCEDIMIENTO DE USO DEL SISTEMA SI-DOCUMENTOS

REV FECHA MOTIVO


0 Dic - 2012 Para Uso de la PMO

PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Walther Acosta Francisco Cedillo Ulises Oliveros


Supervisor Control de Documentos Gerente Corporativo Proyectos
Jefe de QA/QC
FECHA: FECHA: FECHA:

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Contenido

CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR DE LA PMO ........................................................ 3

1. Configuración por la Red local ........................................................................ 3


2. Configuración por Internet ............................................................................... 4
MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE DOCUMENTOS ............................................... 7

1. Responsables del Manejo del sistema ............................................................ 7


2. Descripción del entorno de trabajo .................................................................. 7
3. Ingresar y salir del sistema (Si-Documentos). ................................................. 1
4. Registro de Información .................................................................................. 3
5. Generación de hoja de transmisión de documentos ........................................ 9
6. Seguimiento de hoja de transmisión.............................................................. 12
7. Consulta de documentos............................................................................... 12
8. Lista de Equipos............................................................................................ 13
9. Parámetros ................................................................................................... 13
10. Usuarios ........................................................................................................ 14
11. Reportes ....................................................................................................... 15

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CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR DE LA PMO

1. Configuración por la Red local

El usuario deberá mapear el acceso al servidor de Proyectos utilizando la barra de


herramientas de la ventana de su PC, según se muestra en la siguiente figura.

Seleccionar conectar a unidad de red, le aparecera una ventana de conexión.

Para los administradores (TDC) de Control de documentos debera seleccionar la


letra O: y colocar la siguiente ruta: \\limms21\bd .

Para los usuarios asignados a un Proyecto especifico debera seleccionar la letra


O: y colocar la siguiente ruta: \\limms21\bd\PMV

Para los usuarios de la PMO debera seleccionar la letra P: y colocar la siguiente


ruta: \\limms21\bd\PMO

A continuacion deberan hacer click en el boton finalizar.

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2. Configuración por Internet

Para ingresar por el entorno web los usuarios deberán colocar en la ventana de
direcciones del explore lo siguiente:

https://oficinamovil.volcan.com.pe, según como se muestra en la figura.

A continuación aparecerá una ventana de instalación de Citrix receiver deberá


instalar, si ya cuenta su PC con el Citrix receiver puede saltar la instalación.

Posteriormente deberá colocar su cuenta de usuario Volcan más su contraseña


personal en la siguiente ventana.

Después que ha ingresado sus datos, se estará conectando a una página web el
cual tendrá acceso a la red de volcán, podrá ver los servidores y los aplicativos de
gestión de la PMO.

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I. Ventana de servidores

Se encuentran en los servidores \\limms14 y \\limms21

II. Ventana de aplicaciones

En esta ventana se encuentran todas las aplicaciones que se utilizan para


la gestión de los proyectos por ejemplo: Microsoft Lync, SGI-SSOMAC,
SAP, SI-Documentos.

Para que los usuarios que utilizan el SAP deberán enviar un correo a mesa
de ayuda para que sea incorporado en el grupo de acceso al SAP por el
citrix con copia al GTE-V, Ronnie Delgado y Walther Acosta.

NOTA:

Cuando los usuarios se encuentran en Obra deberán utilizar el entorno internet (citrix)
para realizar las consultas a los documentos recibidos, y activar las conexiones
(mapeo de red) según la figura

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Activar la
conexión

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MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE DOCUMENTOS

1. Responsables del Manejo del sistema

Administrador: El administrador del sistema estará a cargo de control de


documentos técnicos (TDC). Quien recibe, registra, distribuye y archiva en el servidor
asignado al proyecto.

Usuarios: Los usuarios del sistema serán todos aquellos involucrados en el


proyecto que desean realizar consultas y/o revisión de documentos y planos técnicos.
Solo realizaran búsqueda de la información de manera dinámica.

2. Descripción del entorno de trabajo

Al Ingresar al sistema encontrará una ventana de trabajo el cual podrá observar que
tiene una interfaz amigable donde deberá seleccionar la pestaña u opción que va a
utilizar, por ejemplo las que definimos a continuación:

Modulo Descripción de la Actividad

En esta ventana se registra al proyecto y sus contratos


Proyecto
generados durante su desarrollo.

Se registran a las empresas y sus contactos como nombre,


Empresas
cargo, teléfono y correo electrónico.

Se registra los transmital recibidos, transmital emitidos, cartas de


Contratos
los contratos de cada proyecto.

En esta ficha se registran los documentos controlados emitidos


por los usuarios externos a la empresa como las generadas por

Documentos usuarios internos.

Adicionalmente se lleva un control de las revisiones realizadas


por los responsables de disciplinas.

Equipos pendiente

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En esta ventana se generan los transmital para las diferentes


empresas y se adjuntan los documentos y planos técnicos.

Generar El transmital se graba en el servidor del proyecto


correspondiente dentro de la carpeta de administración
correspondencia.

Modulo que permite cerrar el proceso de revisión de los


Seguimiento
documentos y planos recibidos por una hoja de transmisión.

Permite realizar búsquedas a los documentos y planos técnicos


por diferentes formas: numero de documento, por la empresa,
disciplina y tipo de documento.

Adicionalmente se puede realizar filtraciones del mismo modo


Consultas
que en la aplicación de Excel.

Otra de las bondades es que se puede abrir los archivos


electrónicos de manera muy dinámica haciendo un click en sobre
el nombre del archivo.

Se realizan las modificaciones de los estándares del sistema de


Parámetros gestión de documentos y planos electrónicos, por ejemplo las
áreas, disciplinas con responsables, tipos de documentos.

Se registran todos los usuarios del sistema, también se asigna


Usuarios
los permisos de modo administrador y usuario.

Se generan diversos tipos de reportes para el control de los


documentos y planos electrónicos, por ejemplo: documentos
Reportes pendientes en devolución, reporte de transmital recibidos y
emitidos durante la semana, reporte de notas de acción de
proyecto pendientes.

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MENU PRINCIPAL DEL ADMINISTRADOR

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MENU PRINCIPAL DEL USUARIO

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3. Ingresar y salir del sistema (Si-Documentos).

a) Ingresar

Para ingresar al sistema de información de documentos el TDC deberá hacer click en


el icono que se encuentra en el Desktop (crear acceso directo con la siguiente ruta:
\\limms21\BD\BD-SIPROY\SI-PROY\SI-Documentos.accdb) de su PC o en la ventana
aplicaciones del CITRIX.

El usuario al momento de ingresar al sistema deberá responder a la ventana de


Bienvenidos al SI-PROY, en donde deberá ingresar USUARIO y la CONTRASEÑA,
asignado por el administrador.

b) Salir

Luego de haber completado el ingreso, las consulta y mantenimientos respectivos en


el sistema, para salir del sistema solo se tendrá que hacer click en Archivo (Barra de
Menú) y seleccionar Salir.

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Observaciones

a) Sr. (a), usuario (a), lea bien primero este manual antes de empezar a trabaja en el
SI-DOCUMENTOS (Sistema de información de documentos y planos electrónicos).

b) Si el usuario encuentra ventanas u opciones que no estén activadas en donde no


se pueda ingresar información, deberá consultar con el Administrador del sistema,
por no tener acceso a dicha información.

c) Este sistema trabaja bajo los entornos operativos del Windows (95, XP, vista,7,
etc.) reconociendo sus características de los mismos como: 30 caracteres para el
nombre del archivo al momento de ser registrado, y es compatible con cualquier
aplicación de Microsoft Windows.

d) Está en el usuario realizar mantenimientos periódicos de la información


almacenada en el servidor.

e) Este manual tiene como finalidad de entrenar de manera autodidacta al Usuario en


el manejo y mantenimiento del sistema de gestión de documentos y planos
electrónicos.

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4. Registro de Información

a) Registro de Proyectos

Solo el Administrador del sistema realizara el registro de los Estudios, Proyectos,


Misceláneos en coordinación con la Gerencia Corporativa de Proyectos.

Para ellos se deberá codificar de la siguiente manera:

Sigla Descripción Comentarios

E Estudios Son trabajos que solo están basados en estudios preliminares

P Proyectos Son trabajos en ejecución, el cual se desarrollan la Ingeniería,


Procura, Construcción, Comisionado y Puesta en marcha.

M Misceláneos Son trabajos el cual requieren el apoyo de la PMO

En la siguiente pantalla se muestra el formulario donde deberá registrar la meta


data correspondiente, para ello el administrador seleccionara el modulo
PROYECTOS y hará click en el botón (nuevo proyecto).

Hacer
click

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b) Registro de Empresas

Seleccionar el módulo de empresas, a continuación hacer click en el botón de


NUEVA EMPRESA, en este formulario se registra las empresas (contratistas) que
están relacionadas a los trabajos específicos de cada proyecto, para ello cada
empresa será registrada por un número que lo identifique en el sistema, no se ha
considerado como dato el RUC ya que puede existir empresas fusionadas.

Cuando se registra una empresa, el sistema permite ingresar los datos de las
personas dentro de la pestaña de contactos.

Hacer
click

c) Registro de Contratos

Se deberá seleccionar el modulo contratos, a continuación hacer click en el botón


de NUEVO CONTRATO, en este formulario se registra los datos de los contratos
según el PLAN DE CONTRATOS y el PLAN DE PROCURA, estos documentos
son elaborados por el ADMINISTRADOR DE CONTRATOS y el de PROCURA,
según se muestra en la pantalla cada registro tendrá un código de los identifica
uno de otro, para ello se deberá codificar de la siguiente manera:

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Sigla Descripción Comentarios

S Servicios Son todos los contratos y/o órdenes de servicios.

P Procura Son todas las órdenes de compra de equipos para el proyecto.

C Construcción Son todos los trabajos misceláneos realizados en obra.

F O/C en Obra Son todas las órdenes de compra generadas para la obra.

El administrador del sistema (TDC) deberá completar todos los datos del formulario
para ello deberá participar de la reunión de inicio.

Hacer
click

Dentro del módulo de contratos se encuentra varias pestañas el cual permite


realizar registro de las hojas de transmisión de documentos recibidas, cartas,
solicitud de información, orden de cambio, valorizaciones, facturas, etc. de los
contratistas. El administrador (TDC) es responsable de llevar el registro de las
hojas de transmisión dentro de la pestaña TRANSMITAL RECIBIDO esto permitirá
relacionar con los documentos y/o planos emitidos por los contratistas.

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d) Registro de Documentos

En el módulo de documentos permite registrar la meta dada de los documentos y/o


planos emitidos por las contratistas, este formulario tiene tres acciones
importantes, el de registrar y/o modificar la meta data, visualizar el documentos y/o
plano y consultar los documentos comentados los usuarios. Para ello deberá
presionar las teclas CTRL+ B o hacer click en el icono binocular.

Para registrar un nuevo documento y/o plano emitido por el contratista, deberá
hacer click en el botón NUEVO DOCUMENTO, este formulario deberá ser llenado
por el administrador (TDC), según el procedimiento de codificación de documentos
(PMO-PRC-CD-0002) y el listado de tablas (PMO-LIS-CD-0002).

El administrador (TDC) puede realizar registros masivos, los contratistas deberán


emitir su listado de entregables en formato excel con los siguientes campos o
columnas

Nro_Documento P01-S011-0200-01-48-1124
Nro_Documento_Originador
Cod_Proyecto P01
Cod_Disciplina 01
Cod_Empresa 00004
Cod_Area P01200
\\limms21\BD\PMV\P01 Proy
Oxidos\03 Ingenieria\02 Ingenieria
Ruta_Servidor Contratista\02 Planos\04 Civil

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Cod_Tipo_Documento 48
Numeracion 1124
Ing. Detalle - Molienda-Cimentación -
Titulo Detalles Y Secciones
Cod_Estado 06
Nro_Paginas
Copias
Programa .pdf
Tamano
Observaciones
Proveedor
Accion FALSO
Ubicacion_Fisica
Cod_Matriz P0101

Pasos para registrar un Documentos y/o Plano

1. Búsqueda de documento existente, se presiona las teclas Ctrl + Letra B.

2. Procedemos a ingresar la meta data del documento en el formulario del modulo de


Documentos, hacer click en el icono de agregar.

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3. Registramos la ruta en donde se almacenaran todos los documentos emitidos por


las contratistas, hacemos click en el botón SELECCIONAR RUTA el cual mostrara
el siguiente cuadro de dialogo.

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4. Una vez registrado el documento (Paso 3), se procede a ingresar la revisión actual
indicando el transmittal de recibido por la entidad externa y/o Interna si el
documento no es entregado de manera formal se puede saltar con solo ingresar

Activo: Esta casilla indica la revisión actual del documento y/o Plano.

Revisión: Es la revisión o cambio que sufre un documento a realiza


modificaciones internas.

Nro. Transmittal Recibido: Son los documentos formales emitidos por las
entidades externas (un transmittal puede contener varios documentos y/o Planos).

Fecha Entrega: Es la fecha con que se devuelve el documentos y/o Planos con
comentarios o aprobado por parte del revisor responsable.

Revisado Por: Es el responsable del documento en revisar.

Aprobado Por: Es el responsable del Proyecto.

Nro. Transmittal Emitido: Es el documento formal por parte del control de


documentos técnicos emite a los externos.

Otro: puede registrarse cualquier información adicional a la revisión.

5. Generación de hoja de transmisión de documentos

En el modulo de genera los transmital para entidades externa. Puede ser para
devolución con comentarios y/o para información:

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1. Se selecciona la código de PLAN DE CONTRATOS y/o PLAN DE PROCURA a


quien se le va emitir el transmital y se registra el NOMBRE del contacto.
2. Se ingresa el DNI de la persona que emite el documento.
3. Se ingresa el asunto por que se emite el documento.
4. Se selecciona la fecha de emisión del documento.
5. Se registra a los usuarios copiados

6. Se ingresa el Nro del documento a emitir.


7. Se ingresa la revisión del documento.
8. Se ingresa el tipo de entrega de documento (físico y/o electrónico).
9. Se ingresa la cantidad de documentos.
10. Se ingresa la acción al documento.

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11. Se hace click en el botón de vista previa.

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6. Seguimiento de hoja de transmisión

En este modulo de seguimiento se ingresa el NRO DE TRANSMITTAL emitido por la


contratista, y se modifica el estatus de los documentos, quien lo reviso y el nro de
transmittal

7. Consulta de documentos

Para realizar una búsqueda de información se selecciona la pestana consulta, en


ella se realiza diferentes tipos de consultas como también se realiza los
seguimientos de los documentos y/o planos.

Consultas:

Nro Documento: Es opcional el ingresar el nro. Documento como también se


puede ingresar datos con el comodín *.

Cod. Empresa: Es opcional el ingresar el código de empresa como también se


puede ingresar datos con el comodín *, o desplegar el cuadro de lista.

Cod. Disciplina: Es opcional el ingresar el código de Disciplina como también se


puede ingresar datos con el comodín *, o desplegar el cuadro de lista.

Cod. Tipo Documento: Es opcional el ingresar el código de tipo de documento


como también se puede ingresar datos con el comodín *, o desplegar el cuadro de
lista.

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Para descargar los documentos y/o planos del sistema primero hay que buscar y
seleccionar los mismos, después hacer click en el botón COPIAR DOCUMENTOS el
cual aparecerá una ventana como se muestra en la siguiente figura, después hacer
click en el botón COPIAR ARCHIVOS, aparecerá un visor de la ubicación donde desea
grabar los archivos.

8. Lista de Equipos
Pendiente

9. Parámetros

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Este modulo se registra y/o modifica los parámetros del sistema solo el administrador
(TDC) puede modificar los parámetros en coordinación con la SUPERVISION DE
TDC.

10. Usuarios

En este modulo se registra a los usuarios que participan de la GERENCIA


CORPORATIVA DE PROYECTOS.

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11. Reportes

Los reportes ya se encuentran predefinidos, cualquier consulta o reporte deber ser


coordinada con el administrador del sistema, se hace click sobre cada uno de los
botones que se muestran.

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