IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LAURA ALEJANDRA PABON SUAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENSIZAJE SENA

FORMACION VIRTUAL Y A DISTANCIA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1685098)
Contenido
LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS ........................................................................................ 3
LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD ....................................................................................... 4
SUS CUALIDADES ..................................................................................................................... 6
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 7
 LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización

social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de
activos y de fondos organizados.
Había archivos en los Palacios Reales, en los templos y en las oficinas
gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provisional, heredado poco
después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas
matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del
faraón, responsable del documento y los asuntos.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de acilla con
documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos,
pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el consejo. En el siglo V
Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro emplea la piedra de
mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el
pergamino.

Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En
Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban
actas del consejo de gobierno, las referencias son cronológicas. El acceso era público
para los ciudadanos.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de
archivos y de fondos organizados.

Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:

 Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.

 Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros

documentos, en vestigios en madera y mármol.

 Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en

madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda
para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.

LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a
muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a
utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se
generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente
en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que
habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en
la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y
han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la
preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los
creadores de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a

ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y
selección, su preservación, su acceso y su uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada
vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el
formato papel.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya

en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no
se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es
así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.
 SUS CUALIDADES

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización,
de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al
contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable
de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

 Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.

 Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

 Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos

de manera eficiente.

 Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para

evitar equivocaciones.

 Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,

para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
 BIBLIOGRAFIA

http://www.islabahia.com/arenaycal/2009/164_octubre/miguel_angel_164.asp
http://archivo-tec.blogspot.com.co/p/blog-page_23.html
https://www.google.com.co/search?q=categorizacion+de+los+archivos&source=lnms&
tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjVtoLS3obbAhXCt1kKHfvICjYQ_AUoAXoECAAQAw&
biw=1280&bih=893#imgrc=qVyOLxlPmK2nkM: