RECOPILAR REQUISITOS (RENZO)

El proceso recopilar requisitos, consiste en documentar las necesidades, deseos y

expectativas cuantificadas y documentadas de los interesados para convertirlas en
requisitos del proyecto. Incluye gestionar las expectativas del cliente y es la base para
la creación de la EDT/WBS.

Recopilar requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades

de los interesados o stakeholders para poder cumplir con los objetivos del proyecto. Del
cuidado que se tiene en la obtención y gestión de los requisitos del proyecto y del
producto depende el éxito del mismo.

 Los requisitos constituirán la base de la EDT y la planificación del coste, del

cronograma y la calidad se efectuará en función de ellos.
 Para el análisis se distinguirá entre los requisitos del proyecto y los requisitos del
producto.
Podemos establecer diferencias entre los requisitos del Proyecto y los requisitos del
Producto:

El proceso comienza con el análisis de la información recopilada en el Acta de

constitución del Proyecto y el Registro de Interesados.
ENTRADAS

1. Plan de Gestión de Interesados. Creado y descrito en el proceso de

planificación 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados. Aporta criterios para
determinar el grado de compromiso e involucración de los actores interesados.
Así como para comunicarse con ellos y establecer su adecuada participación
en el proceso.

2. Acta de Constitución. En ella se pueden encontrar las restricciones de alto

nivel tanto del proyecto como del producto. Las cuales condicionan la
aceptación, por parte del equipo de dirección del proyecto, de los requisitos
recogidos de los actores interesados.

3. Registro de Interesados. Es desarrollado en el proceso de inicio 13.1.

Identificar a los Interesados. Así mismo, identifica todos los stakeholders
involucrados con el proyecto. Además de sus principales expectativas e
intereses. De entre ellos, es posible que solo algunos tengan capacidad para
intervenir el este proceso.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

1. Entrevistas, cuestionarios, encuestas y observación. A través de estas

técnicas, se obtiene información de los interesados, ya sea de manera formal o
informal.

2. Grupos de opinión. Se reúne a los interesados claves del proyecto junto con un
moderador que guiará al grupo.

3. Talleres facilitados. Se trata de sesiones en las que los interesados inter-

funcionales, se reúnen para definir los requisitos del producto. Estos talleres
proporcionan una definición rápida de los requisitos de funcionabilidad y ayudan a
conciliar las diferencias entre los interesados.

4. Técnicas grupales de creatividad. Existen diversas actividades realizadas en

grupo, que ayudan a identificar los requisitos del proyecto y/o del
producto: Tormenta de ideas (Brainstorm) y técnicas de grupo nominal, Técnica
Delphi, Mapa conceptual, Diagrama de afinidad, Etc.

5. Técnicas grupales de toma de decisiones. Proceso de evaluación de múltiples

alternativas con relación a un resultado esperado. (unanimidad, mayoría,
pluralidad o dictadura).

6. Observaciones. Directas de la realidad, utilizando observadores cualificados y

con suficiente experiencia, externos o miembros del equipo de proyecto. La
observación puede ser a través de su participación en el uso de prototipos del
resultado, producto y/o servicio que se pretende implementar.

7. Prototipos. Elaboración de una versión preliminar del producto final, para obtener
una retroalimentación sobre los requisitos del producto, antes de construirlo.

8. Benchmarkig. O también llamado Estudios Comparativos. Se trata

de comparación con estándares y buenas prácticas, lo que permite establecer
objetivos de rendimiento para el resultado del proyecto. Tales puntos pueden ser
 tanto internos como externos a la compañía pudiéndose encontrar, por ejemplo
en otros departamentos, en la competencia o en empresas de otro sector
industrial.

9. Diagramas de Contexto. O modelos de representación de alcance del proyecto

que visualizan el resultado del proyecto y cómo interactúa con los diferentes
actores interesados. Esto se consigue, utilizando mapas de flujos de procesos
para describir el sistema de negocio a implementar.

10. Análisis de Documentos. Documentación elaborada en fases anteriores del ciclo

de vida del proyecto. Se puede encontrar información útil para determinar nuevos
y relevantes requisitos.

SALIDAS

1. Documentación de requisitos Describe el modo en que los requisitos

individuales cumplen con las necesidades del proyecto. Normalmente, estos
requisitos se van detallando según se va conociendo más información sobre ellos.
Formarán parte de la línea base del alcance, por lo que deberán ser medibles,
claros y comprobables. Justificación del Proyecto (necesidad comercial u
oportunidad), objetivos de la organización y del proyecto, requisitos de
funcionabilidad del producto o servicio, no funcionales (nivel de servicio,
desempeño, seguridad, ect.) y de calidad, criterios de aceptación, supuestos,
restricciones, impactos del proyecto en otras áreas o entidades, etc.

2. Matriz de Trazabilidad de Requisitos Tabla cruzada que enlaza los requisitos

entre sí, y con su consecución, a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. La
utilización de este tipo de matrices ayuda a asegurar que cada requisito añade
valor de negocio. Así como a ligar los objetivos del proyecto a los del negocio.
Además, también ayuda a que los requisitos aprobados sean documentados,
además de efectivamente implementados. Debe incluir aunque no limitarse a los
requisitos de los siguientes aspectos:

o Necesidades, oportunidades, metas del negocio.

o Objetivos del proyecto.
o Alcance, la EDT y los productos entregables.
o Diseño del producto.
o Desarrollo del producto.
o Estrategia y escenarios de las pruebas.
o Requisitos de alto nivel y requisitos detallados.

Como se recopilan los Requisitos en un Proyecto

El Director del Proyecto, junto a su equipo, se dedicarán a capturar los requisitos del
proyecto, este proceso se detalla en el cuadro “Recopilar Requisitos del proyecto” que
analizaremos en este Post de la Maestría en Gerencia de Proyectos.

Una competencia muy importante y valorada: Es la capacidad que tenga el Gerente de

Proyecto para negociar requisitos válidos con los Stakeholders del proyecto.
Estos actores interesados en el Proyecto los hemos recogido: Con anterioridad en el
plan de gestión de requisitos del proyecto, donde han sido referenciados como personas
que pueden darnos requerimientos para culminar el Proyecto con éxito.

Una necesidad del Proyecto es un requisito del Proyecto: Pero también una expectativa
es un requisito del Proyecto, un deseo es un requisito del Proyecto, etc, de aquí se
desprende la habilidad y experiencia que es necesaria para recopilar todos los requisitos
válidos, sin incluir requisitos no necesarios y sin dejar fuera ningún requisito importante.

El Alcance del proceso de Recopilar Requisitos: Se trata de recopilar requisitos

adecuados y correctos para el Proyecto, no de aceptar cualquier cosa que nos digan,
no lo olvidemos, somos Project Manager, la globalidad del Proyecto es nuestra absoluta
y única responsabilidad, los éxitos son de todos, los fracasos solo del Director del
Proyecto, para nuestro Proyecto no podemos aceptar cualquier cosa. Se trata
básicamente de negociar con todos los interesados en el Proyecto lo que conviene al
Proyecto y lo que está fuera o dentro del acta de constitución.

Como se Recopilan los requisitos: Los Directores de Proyecto experimentados

utilizamos varias herramientas para capturar requisitos para el Proyectos con éxito, por
ejemplo, las entrevistas con todos los interesados en el Proyecto y los grupos de
enfoque + reuniones de trabajo y facilitación + técnicas de creatividad en
grupo + técnicas de toma de decisiones en grupo + cuestionarios y
encuestas + observaciones + prototipos + puntos de referencia + diagramas de
contexto + análisis de la documentación.

Los requisitos del Proyecto se deben recoger de forma documentada: Hay que trazar la
relación que tienen los requisitos del Proyecto con las especificaciones, esto lo
realizamos a través de la matriz de trazabilidad de requisitos del proyecto.
La matriz de trazabilidad del Proyecto y la Documentación de
requisitos del Proyecto

La Matriz de Trazabilidad de Requisitos del Proyecto tiene como propósito asegurar el

cumplimiento de los requisitos validados.

Matriz de Trazabilidad de Requisitos del Proyecto: la matriz de trazabilidad de requisitos

del proyecto tiene como propósito asegurar el cumplimiento de los requisitos validados.
Primera versión de la Matriz de Trazabilidad de Requisitos del Proyecto: Solo establece
la relación entre requisitos y especificaciones.

Segunda versión de la Matriz de Trazabilidad de Requisitos del Proyecto: En la versión

posterior se detallan las especificaciones desglosándolas por componentes y se
comprueba que se cumplan los requisitos del Proyecto a traves de las especificaciones
detalladas.

Si tras comprobar un requisito del Proyecto se dictamina que no es viable: Es obligación

del Director del Proyecto informar al cliente del Proyecto de que no se puede hacer, e
indicarle cual sería la forma más idónea para lograr el objetivo propuesto, es nuestra
obligación como máximos responsables del proyecto buscar alternativas válidas que
satisfagan a nuestro cliente.

La Documentación de requisitos del Proyecto: por el acta de constitución del proyecto

sabemos que tenemos un presupuesto limitado para implementar el Proyecto y un plazo
concreto para entregarlo, pero muchas veces este presupuesto y este plazo difiere de
lo que pide el usuario, es decir, no hay sincronía entre el acta de constitución y la
realidad del proyecto en un momento dado de su ciclo de vida.

El arte de la negociación: El Director de Proyecto debe negociar con los stakeholders

requisitos válidos e intentar descubrir si se conformarían con algo que se ajustará a las
limitaciones que tenemos en el Proyecto, debemos bajar el Proyecto a la realidad, no a
los deseos. Al documentar los requisitos, los Gerentes de Proyecto los convertimos en
especificaciones del Proyecto para que luego los ingenieros, los técnicos u otro personal
implicado en las tareas del proyecto puedan hacer bien su trabajo.

Como se recopilan los Requisitos válidos: Los gerentes de proyecto debemos aprender
a distinguir, apoyándonos en técnicas, experiencia y apoyo, el requisito válido para el
proyecto, que nace de la necesidad y de la expectativa adecuada, del requisito que nace
de otros intereses.

El requisito válido debe ser compatible con: el statement of work, con el business case,
con el acta de constitución del proyecto y con las restricciones del proyecto.
Relaciones entre Requisitos y Especificaciones

Una vez recogidos los requisitos válidos del Proyecto, el Director del Proyecto los
convierte en especificaciones, en trabajos que se deben realizar para implementar esos
requisitos

Relaciones entre Requisitos y Especificaciones: Recogido lo que quiere el cliente del

proyecto, el director del proyecto lo convierte en especificaciones de ingeniería,
programación, etc. Fijaros que las relaciones entre requisitos del proyecto y
especificaciones del proyecto son de uno a varios, por ejemplo, para conseguir el
requisito UBR4, se necesitan dos especificaciones la S1 y la S55, pero la S1 contribuye
a tres requisitos (UF1, UBR4, UD5).

La matriz Requierements Traceability Matrix (RTM): En principio las matrices de

requisitos son moneda corriente dentro del mundo de la ingeniería, por ejemplo, el
cliente quiere un chalet luminoso y las especificaciones dicen, orientación, ventanas de
tanto x tanto, habitaciones con tantos lúmenes. Esto sería la requierements traceability
matrix (RTM), las relaciones entre requisitos y especificaciones, pero luego, en estas
matrices, se van apuntado las especificaciones (S1, S2 y la S55) cuando son
conseguidas y, por tanto, los requisitos UF1 y UBR4 son conseguidos.

La matriz Post-Requierements Traceability Matrix: Es una especie de registro de

cuando, por ejemplo, el programador/ingeniero dice que la especificación ya se ha
conseguido y, por tanto, el usuario ya puede comprobar que el programa hace lo que se
le requería.
El Kick-Off del Proyecto: Por lo general, las matrices se utilizan antes del kick-off del
proyecto para establecer la relación entre lo que quiere el cliente del Proyecto y el como
nosotros, los Directores de Proyecto, vamos a hacer las cosas.

Resumen: Por tanto, el proceso de la negociación de requisitos válidos con los

Stakeholders, que tienen derecho a dar los requisitos, nos permite definir las
características del trabajo a realizar, tanto del trabajo en si mismo, como del plazo de
entrega y del coste del proyecto.

La definición del alcance del proyecto: Una vez armados con toda esta documentación,
la documentación de requisitos y de la matriz de trazabilidad de requisitos, el equipo de
dirección de proyecto se reunirá y formulará la solución que cumplirá con el mayor
número de requisitos, esto es la definición del alcance del proyecto que veremos en
próximos post del Master en Dirección de Proyectos.