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GESTION DE DATOS ADMINISTRATIVOS

AL ALCANCE DE UN CLIP

PRESENTADO POR:

ADRIANA MUÑOZ BETANCOUR

YESICA YOHANNA CASTAÑO HERNANDEZ

GINNA MARCELA CARVAJAL CELY

DIEGO ARLEY ARRUBLA HENAO

FABIAN ANDRES FAJARDO ALARCON

LEINY GISSELA PAZ RENGIFO

PRESENTADO A:

EDGAR DE JESUS BULA ESPINOSA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE SENA

ANALISIS Y DESARROLLO DE SITEMAS DE INFORMACION

(1412884)

BOGOTA
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2017

INTRODUCCION

En el presente proyecto se desea mostrar el proceso de creación de un sistema de

información de una compañía.

En este trabajo se pretende mostrar la planificación y modelado de los elementos

necesarios para desarrollar un sistema empresarial y así pueda tener un excelente

funcionamiento.
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OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN

El objetivo general del sistema de información planteado por el equipo, Es basado en un

sistema que identifique las irregularidades que se le pueden presentar a una empresa cuyo

ingreso a las nuevas tecnologías esta en tendencia para descongestionar los aspectos muy

básicos que manejan muchas empresas en el país; como identificación de los empleados, accesos

rápidos a las nomina, archivos y otros como el recurso humano.

La idea es diseñar un sistema de información que optimice la administración de

documentos técnicos de una empresa para facilitar la interacción con los empleados y su

información confidencial y personal.


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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Entrar en la vanguardia tecnológica.

 Organización estructural de la información.

 Descongestión de archivos en físico pasando a ser totalmente virtual y de fácil uso.

 Elaboración de información rápida para quien la solicite.

 Control más veraz sobre movimientos en cualquier tipo de dependencia de la

empresa.

 Información más rápida y sin demoras.


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TITULO

Gestión de datos administrativos al alcance de la mano con proporción amplia, con

facilidad en la mancipación de información . agilidad en tiempos de respuesta consecuente de la

mayoría de compañías que administran personal humano y sus derivados.


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CARACTERIZACION DEL PROYECTO

Los sistemas de información brindan diferentes tipos de solución a las necesidades de

organización y para mitigar las distintas necesidades uno de los sistemas que nos ayudan a

establecer un tipo organizacional son los sistemas informativos administrativos tales apoyan la

actividades de supervisión, control interno, y decisiones administrativas que regula una empresa,

proporcionando así información periódica de sus operaciones, demás actividades registradas para

ser más efectivos al momento de brindar información selecta de diferentes dependencias a las

cuales es muy poco el acceso.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Sistemas de información administrativos

Tomando como ejemplo una empresa cuyas necesidades siempre radican en la

consecución de información instantánea, documentos que en su contexto manejan quizá

información de discreción personal, algunos manejan información financiera que solo puede ser

solicitada por el titular, o que solo puede interesarle al personal que trabaja en cierta empresa,

como su administración, informes mensuales de ingresos, inversión, contratos, empleados; etc.

Para esto se debe tener en cuenta que se manejan diferentes dependencias en una empresa, tales

manejan cierto tipo de información específica que en su momento no puede ser entregada de

solicitud por que deben de ser requeridas con antelación puesto que la información es consignada

en archivo físico o tal vez por falta de tiempo o disponibilidad del servicio, para hablar de avance

y descongestión de estas dependencias deberíamos pensar en un sistema de nivel operativo que

nos ayude a organizar la empresa que nos ayude en su momento brindar a los empleados menos
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disposición de horario la momento de realizar cualquier trámite administrativo y así brindar

solución a las necesidades que presentan los empleados al querer obtener cualquier tipo de

información personal con vínculo laboral o empresarial las cuales podemos abordar en

identificación personal, procesamiento de información: listado, funciones, clasificación de

labores, informes sobre horarios (entradas, salidas, permisos), personal: archivo y nómina de

supervisores, coordinadores, y un sinnúmero de características que se pueden analizar para

identificar y caracterizar el personal que hace parte de una empresa, sistema que interviene en la

agilización y exonerar a diferentes funcionarios a realizar este tipo de trámite, dando facilidad de

atención y descongestionando el ambiente laboral.


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JUSTIFICACION

Este proyecto tiene como justificante principal, la creación de una plataforma de

información que sea asequible a todos los miembros de una empresa, para la obtención de datos

de una forma más ágil, personalizada y eficiente.

De igual manera que los usuarios también aporten e ingresen actualizaciones en su hoja de

vida y tramites a nivel laboral, todo con el fin de tener un sistema de datos, organizado,

actualizado, compacto, ligero y oportuno, así como también contribuye a la reducción de costos

en papelería y administración.
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ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto permite que la empresa obtenga beneficios y ventajas frente la competencia,

tales como mejorar la eficiencia y eficacia en la manera en que se obtenga y se organice la

información; es decir una mayor efectividad buscando tener una alta productividad y un aumento

en la mejora del flujo de información del personal dentro de las organizaciones, así logrando

cumplir con objetivos, toma de mejores decisiones y proveer de información.

Se espera llegar con el proyecto del sistema de información que permita la recopilación,

almacenamiento, modificación y recuperación de las operaciones de los empleados como lo son

salarios, prestaciones sociales: vacaciones, cesantías, primas, informes sobre horarios (entradas,

salidas, permisos) del personal, archivo, nómina de supervisores y coordinadores entre otros que

influyen en la dirección de información respecto a lo que requiere el empleado como la empresa

frente a la información de cada uno. De esta manera el sistema de información a implementar

responde a rutinas, ayuda a hacer procesos tales como nómina, mantenimiento de registro del

empleado o el pago mismo de un empleado. Es importante almacenar, guardar y proteger los

datos porque implica un intercambio de dinero que es fundamental para la empresa.

El proyecto como así mismo brindara unas ventajas, como también unas desventajas o

limitaciones a la hora de desarrollar e implementar en cualquier organización dicho sistema de

información porque son sistemas que actúan ante problemas propios y ajenos en forma constante

lo que implica que la información que se ingresa al sistema sea compleja y diversa a la hora de la
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toma de decisiones; también a su vez aquellas empresas que no tienen actitud de cambio y

reacción, es decir aquellas que ignoran al mercado o a las verdaderas necesidades de la gente,

pierden rápidamente competitividad; en otras palabras las limitaciones pueden ser:

 La situación actual no satisface el objetivo del sistema de información.

 La situación proyectada no satisface el objetivo del sistema de información

El sistema de información implica un alto costo en la implementación, desarrollo y

ejecución, ya que la empresa debe disponer de capital como así mismo talento humano; es decir

se incurre costos altos en la generación de un nuevo objetivo enfocado en los avances

tecnológicos en cuanto a información en particular son acciones que permiten un cambio interno

a favor del mejoramiento del flujo de información. El sistema de información que se llevara a

cabo habilitara a la organización a resolver problemas tanto administrativos como contables,

cuando se habla de pago de nómina para pronta respuesta para los directivos de dicha

organización.

PRODUCTO: El alance que tiene el sistema de información en cuanto producto es

incrementar el contenido de información, personalizar, crear y combinar a partir del flujo de

información; es decir que permita un ahorro de tiempo de costos como así mismo una reducción

de labores manuales, el aumento de eficiencia en muchos casos por automatización de la

información y así reduciendo espacios físicos. De esta manera el sistema de información como

producto se desarrollara desde un ámbito de fortalecimiento y de enfoque a la hora de

suministrar la información y ser más competitivo en el mercado.

PROCESO: El alcance que tiene el sistema de información en cuanto a proceso es cuando


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la información aumenta la posibilidad de toma de decisiones más correctas, hasta llegar a

niveles de certeza donde no habría equivoco posible, a nivel empresarial existe información

informal e formal lo cual permite que a medida que el sistema de información permita el

flujo de información sea eficiente y eficaz para el desarrollo efectivo del sistema. El proceso

debe ser sencillo y fácil a momento del manejo mismo y así no incurrir en costos que no

permitan el desarrollo, de esta manera que permita al trabajador adquirir habilidades en

proyección al sistema.

CONTEXTO: El alcance que se tiene en contexto empresarial es que permitirá que

empresas que no manejan un proceso adecuado acerca de la información de sus empleados sea

eficaz a la hora del manejo de los pagos de nómina o control de personal sea más eficiente, con

el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva. La

implementación del sistema de información en cualquier organización, brinda la posibilidad de

obtener e incrementar la capacidad de la organización que es necesario en un sistema eficaz que

ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y

oportuna. Sin embargo a raíz de los cambios en el mercado global los datos relativos de los

procesos de la organización se han convertido en uno de los elementos fundamentales para

lograr el éxito de dichas empresas.

BENEFICIOS

El beneficio principal del sistema de información a implementar es su capacidad para

proporcionar a la empresa la información necesaria para hacer cualquier tarea de manera efectiva

y eficiente en cuanto a los requerimientos y control de personal, es decir el área de talento

humano en su totalidad. Las bases de datos y registros informáticos en papel proporcionan datos,

pero el sistema de información proporcionan los datos adecuados acerca de las tareas de cada

usuario en un formato que mejor se adapte al mismo, el sistema de información también a su vez
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es una herramienta que permitirá que se puedan presentar los datos en tiempo real o archivados y

se adapten a las necesidades de información modificadas o nuevas.

También permitirá muchos beneficios tanto internamente como externamente de la empresa y

pueden ser:

 Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.

 Generación de informes que permitan corregir fallas y controlar la información requerida

de cada empleado.

 Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés

general y particular de acuerdo a la información de cada empleado.

 Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación

de información repetida.

De esta manera y de acuerdo con los beneficios y alcances del proyecto podemos definir

la población objetivo del proyecto que sean todos los microempresarios con el fin de brindar una

herramienta eficaz y de fácil acceso para mejorar procesos interno y ser más competitivos en el

mercado y así competir con las grandes empresas; deben ser empresarios legalmente constituidos

y que cuenten con una inversión para implementar el sistema de información, como también

disponer de tiempo e inversión en altas tecnologías que le permitan desarrollar el sistema de

información en el are de talento humano. De esta manera la población objetivo puede ser del

sector público o privado y está diseñado para cualquier actividad económica.


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IMPACTO

IMPACTO SOCIAL El proyecto tendrá un impacto social positivo porque mejorar las

herramientas de trabajo que con lleva que el trabajador tendrá o dispondrá de más tiempo para

desarrollar otras actividades de esta manera reduciendo tiempo en procesos que estén

automatizados, el cual se verá reflejado en la actitud y disposición del trabajador al desarrollar

las actividades propuestas.

IMPACTO ECONOMICO El impacto económico es positivo ya que al implementar las

nuevas tecnologías sobre los sistemas de información constituyen el núcleo central de la

transformación de mundo empresarial hoy en día, lo cual implica que la empresa no incurrirá en

más gastos administrativos innecesarios para el desarrollo de actividades también consigo traerá

que al implementar el proceso se descare pagos innecesarios en cuanto a obligaciones pendientes

a los empleados.

IMPACTO AMBIENTAL El impacto ambiental está enfocado así la infraestructura de

la organización puesto que los procesos del área de talento humano están automatizados, no

necesario disponer de infraestructura amplia en el área de talento humano ya que se reducen los

espacios en cuanto el archivo que dispone la empresa, es decir la empresa dispondrá de esta área

para construir o disponer de otros espacio para desarrollar nuevos proyectos en pro al medio

ambiente.

IMPACTO TECNOLOGICO En cuanto al impacto tecnológico la empresa contara con

equipos de alta tecnología que permitirá el desarrollo óptimo del sistema de informacion y así

obtener la efectividad de los procesos y actividades en el área de talento humano, es decir se


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mejoraran los procesos ya existentes.

INFOGRAFIA

https://es.scribd.com/doc/15950131/CASO-DE-SISTEMAS-DE-INFORMACION-
EMPRESARIAL-Empresa-Farmaceutica-Pfizer

http://www.facso.unsj.edu.ar/catedras/ciencias-economicas/sistemas-de-informacion-
II/documentos/aydise14.pdf
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