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GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN
DE
FACTURA ELECTRÓNICA
Versión 2
Enero 2009
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................. 6
GS1 COSTA RICA........................................................................................................... 8
COMERCIO ELECTRÓNICO ...................................................................................... 12
El Comercio Electrónico..........................................................................................................12
¿Que es el Comercio Electrónico ? .........................................................................................13
¿Que es el EDI ? .......................................................................................................................14
Beneficios del EDI...............................................................................................................................15
El estándar EANCOM .........................................................................................................................16
El estándar XML..................................................................................................................................16
Los Códigos de Localización “GLN” ..................................................................................................17
El EDI en Costa Rica ...............................................................................................................18
Antecedentes ...................................................................................................................................18
Mensajería Utilizada .......................................................................................................................19
LA FACTURA ELECTRÓNICA................................................................................... 20
Definición de Factura Electrónica ..........................................................................................20
Beneficios de la Factura Electrónica ......................................................................................21
Barreras en la implementación de la Factura Electrónica ...................................................23
LA FIRMA ELECTRÓNICA ......................................................................................... 24
Definición de Firma Electrónica .............................................................................................24
Los Documentos Electrónicos .................................................................................................24
¿Qué es una Entidad Certificadora? ......................................................................................25
Estructura de la Ley 8454........................................................................................................26
Principios de la Ley de Firma Electrónica.............................................................................27
Modelo de para las Autoridades Certificadoras en Costa Rica ...........................................27
Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrónica ...........................................29
Tarjetas Inteligentes (Smart Card) .......................................................................................................29
Tokens USB .........................................................................................................................................30
Tokens Biométricos .............................................................................................................................31
RESOLUCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA COSTA RICA............................. 32
Considerandos de la Resolución .............................................................................................33
Detalle de los artículos .............................................................................................................35
CAPITULO I .......................................................................................................................................35
Artículo 1°-Definiciones. ................................................................................................................35
Artículo 2°-Autorización para el uso de factura electrónica y documentos electrónicos asociados.
.........................................................................................................................................................36
Artículo 3°-Formatos y especificaciones técnicas de los documentos electrónicos. .......................37
Artículo 4°-Eficacia jurídica y fuerza probatoria. ...........................................................................38
INTRODUCCION
GS1 Costa Rica es una asociación empresarial privada, sin fines de lucro y de
carácter global. Su función es ser un ente promotor y facilitador en la implementación de
los estándares para identificación y comercio electrónico GS1, para lograr que sus
miembros se integren en el camino de las mejores prácticas logísticas y comerciales.
La Facturación Electrónica es más que una nueva forma de generar comprobantes
fiscales, involucra un cambio en la cultura organizacional de las empresas y sus
colaboradores, además, de cambios importantes dentro del Ministerio de Hacienda no
solo por la desmaterialización de los documentos sino también para los procesos de
control fiscales y auditoría, lo que nos presentará grandes retos para todos los sectores.
La Factura Electrónica es la culminación de un largo proceso de asimilación y
adopción de las tecnologías de la información en los procesos operativos y comerciales
tanto de entidades de gobierno, como de un número cada vez mayor de empresas que ven
en los medios electrónicos y en el Intercambio Electrónico de Datos una forma más
segura, eficiente y económica de interactuar con ciudadanos, clientes y socios de
negocios.
Este documento pretende ser una guía práctica para aquellas empresas que se
incorporen al mundo del Comercio Electrónico en especial para la generación y recepción
de facturas, notas de crédito y débito electrónicas. Se presentará el marco conceptual del
Comercio Electrónico, Factura Electrónica, Firma Electrónica y Factoreo Comercial, así
como la guía que facilite el proceso de integración de esta tecnología en la empresa.
La Asociación GS1 Costa Rica en su afán de lograr mejores herramientas de
automatización que incrementen el desempeño de toda la cadena de abastecimiento,
luego de la primera versión de la factura electrónica publicada en Octubre 2007, gestionó
mejoras a la normativa técnica y cambios a la resolución. Estas mejoras consistían en
cambios directos a los archivos XML que hacen la coreografía completa de la factura
electrónica, además al lograr que esta normativa técnica sea independiente a una
resolución seremos más ágiles, ya que los continuos avances tecnológicos globales así lo
solicitan, lo mismo que la dinámica entre los diferentes socios de negocios.
MISION
Administrar, difundir e implementar los estándares mundiales multisectoriales “GS1”,
apoyando y asesorando de manera directa a las empresas, para que estas mejoren la
logística de su cadena de abastecimiento y demanda, logrando reducir costos y aportar
mayor valor a sus procesos de negocios.
GS1 Costa Rica (conocida antes como EAN Costa Rica), es:
• Miembro de GS1, organización mundial presente en 108 países
• Asociación empresarial privada
• Sin fines de lucro
• Declarada de Interés Público
• Organización multisectorial
• 15 años de trayectoria a nivel nacional
GSI Costa Rica por medio de su estructura nacional e internacional, brinda a las empresas
los siguientes servicios, enfocados al desarrollo de la Logística, para mejorar la
administración de la Cadena de Abastecimiento.
COMERCIO ELECTRÓNICO
El Comercio Electrónico.
ESTADISTICAS EN AMERICA
AMERICA Poblacion Usuarios, Usuarios,Dato % Poblacion Crecimiento (%) Usuarios
CENTRAL Actual (2008) año 2000 más reciente (Penetracion) (2000-2008) Region
Belice 301,270 15,000 32,000 10.6 % 113.3 % 0.1 %
Costa Rica 4,195,914 250,000 1,500,000 35.7 % 500.0 % 5.2 %
El Salvador 7,066,403 40,000 763,500 10.8 % 1,807.5 % 2.7 %
Guatemala 13,002,206 65,000 1,320,000 10.2 % 1,930.8 % 4.6 %
Honduras 7,639,327 40,000 424,400 5.6 % 961.0 % 1.5 %
Mexico 109,955,400 2,712,400 23,700,000 21.6 % 773.8 % 82.8 %
Nicaragua 5,785,846 50,000 155,000 2.7 % 210.0 % 0.5 %
Panama 3,292,693 45,000 745,300 22.6 % 1,556.2 % 2.6 %
Totales 151,239,059 3,217,400 28,639,700 18.9 % 790.2 % 100.0 %
Fuente: www.internetworldstats.com a Setiembre 2008, Derechos Reservados
¿Que es el EDI ?
Los beneficios más directos que podemos obtener con este proceso son los
siguientes:
• REDUCCIÓN COSTO DE INVENTARIOS
• REDUCCIÓN PAPELEO
• RESPUESTA RÁPIDA
• MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES LOGÍSTICAS Y EL
CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA.
• DISMINUCIÓN DEL TIEMPO MUERTO
• REDUCCIÓN COSTOS EN GENERAL
• INCREMENTO PRODUCTIVIDAD
El estándar EANCOM
El estándar XML
Antecedentes
Mensajería Utilizada
LA FACTURA ELECTRÓNICA
LA FIRMA ELECTRÓNICA
Principios
– Autonomía de la voluntad
– Neutralidad tecnológica
Regulación del documento electrónico (dándole validez jurídica a los documentos
electrónicos)
Produce, en general, un avance en el uso de tecnología hacia la construcción del
gobierno digital
Entidad
Certificadora Raíz
Tarjetas Inteligentes
Tokens USB
Tokens Biométricos
Podemos definir generalmente a una smart card como una tarjeta plástica de
dimensiones similares a las tradicionales tarjetas de crédito/débito, a la que se le ha
incorporado un dispositivo electrónico para permitir el almacenamiento de información, y
frecuentemente también cuenta con un circuito integrado con capacidad de procesamiento
de datos.
Las tarjetas con microprocesador también tienen una alta capacidad de memoria.
Adicionalmente están acompañadas de un procesador, lo que le permite no sólo
almacenar información, sino que además pueden realizar un procesamiento de datos local
Con las tarjetas smart cards se puede lograr un sólido proceso de autenticación,
dado que el poseedor de la tarjeta (tarjeta habiente) puede ser autenticado utilizando un
código personal (PIN) que solamente es conocido por él. Las tarjetas pueden poseer
distintas capacidades de firma digital, permitiendo así que se pueda autenticar tanto a la
tarjeta, como al tarjeta habiente, es decir que la firma digital puede utilizar datos que se
encuentran dentro de la memoria de la tarjeta, una vez que el PIN haya sido verificado
por el microprocesador.
Tokens USB
Son dispositivos externos conectados con una interfaz USB, o de cualquier otro
puerto que utilice un chip de seguridad integrado para proteger las credenciales y las
funciones criptográficas sensibles. Los tokens USB proporcionan movilidad,
(autenticación más estricta de los dispositivos de usuarios portátiles). Esta característica
permite realizar la autenticación en múltiples sistemas, y es importante en aquellos
ambientes donde los usuarios no están vinculados con algún cliente en particular. Los
Una de las grandes ventajas de este dispositivo es su bajo costo, por esta razón
esta tecnología es la más utilizada.
Tokens Biométricos
Considerandos de la Resolución
CAPITULO I
Este artículo nos introduce en las definiciones que la empresa deberá de manejar
para lograr la comprensión de cada uno de los artículos y los alcances de la resolución,
para así lograr una implementación exitosa de la factura electrónica.
Este artículo detalla los documentos electrónicos que serán validados por la DGT
(Dirección General de Tributación), y hace mención que aquella empresa que desee
iniciar a generar estos deben de someterse a la resolución DGT 02-09, para el uso de
Factura Electrónica, Notas de Crédito y Débito. Es importante que a nivel técnico sean
estudiados los Anexos de la resolución ya que contiene información detallada de la
mensajería electrónica y los formatos que son requisitos implementar. Para validar los
mensajes XML lo podrán hacer en la dirección internet
http://www.gs1cr.org/esquemas/facturaelectronica/EsquemaFactura.xsd, o bajar los esquemas
a. Encabezado
d. Autorización.
e. Otros
La empresa deberá hacer especial consciencia en que estos datos estén disponibles
en el 100% de cualquier documento generado. Para que la información sea de común
utilización entre los diferentes actores dentro de la Cadena de Abastecimiento, el inciso
(i) hace referencia al código de producto, este deberá ser un GTIN más conocido como un
código de barras estándar.
La empresa como lo dice este artículo deberá utilizar una serie de mensajes
electrónicos dentro de estos Notas de Crédito o Débito para modificaciones o anulaciones
de las Facturas Electrónicas, logrando así que el documento inicial se mantenga original y
no sea alterado posteriormente a su envío y recepción por parte de los socios comerciales.
Los mensajes de Notas de Crédito y Débito poseen el mismo formato que la Factura
Electrónica solo que posee un tipo de documento el cual identifica su tipo (Factura,
Crédito o Débito), es importante este requerimiento que nos ayudará a mantener procesos
ordenados y evitar inconsistencias en las anulaciones.
CAPITULO II
Toda empresa que desea trabajar con esta nueva forma de negocios electrónicos
deberá realizar una gestión ante Tributación Directa. Se asume que la razón jurídica o
física ya esta inscrita ante el Ministerio de Hacienda. Con este registro se pretende llevar
un control de cuales empresas utilizan esta tecnología. Una ventaja de este registro es
tener la visibilidad de saber que empresa participan y en que rol (emisor-receptor,
receptor).
Para efectos de inscripción y su agilidad en los trámites se habilitará en el sitio
Web del Ministerio de Hacienda mediante el formulario D.140 electrónico. También se
podrá visualizar aquellas empresas que utilizan la Factura Electrónica. Todo esto se
realiza para tener fluidez en los trámites y transparencia.
i. Número de cédula.
ii. Número de factura, nota de crédito y nota de débito.
iii. Ordenes de Compra.
iv. Medio de pago.
v. Condiciones de la venta.
vi. Fecha de emisión.
vii. Montos.
viii. Tipos de impuestos.
ix. Confirmaciones de aceptación o rechazo,
x. Respuestas de envío.
xi. Acuse de recibo de mercancías.
p) Ser responsable ante sus clientes o usuarios por el uso o destino que
haga de la información que mantienen en sus bases de datos. La
Administración Tributaria no se responsabilizará por usos indebidos de
la información que para efectos de cumplimiento de deberes formales
o materiales, los usuarios o clientes faciliten a otros.
CAPITULO III
Otras disposiciones
A quién contactar
Para aquellas empresas que iniciarán el proceso de Factura Electrónica GS1 Costa
Rica ofrece los servicios como empresa asesora. GS1 Costa Rica como ente rector de los
estándares UN/EDIFACT para Comercio Electrónico posee una experiencia de más de
diez años implementando los procesos de B2B en las mayores empresas de nuestro país y
más de veinte en todo el mundo. Pueden contactar al departamento de Comercio
Electrónico para mayores detalles.
La factura electrónica es una herramienta que permite agregar valor en la
generación, envío y resguardo de la misma, sin embargo no es una “varita mágica” que
solucionará todos los problemas que se presentan actualmente en torno a éste documento.
Un proceso de Factura Electrónica debe tener todos los puntos o acuerdos entre
los diferentes socios comerciales. El objetivo del “Acuerdo de Colaboración” es el
establecimiento de los alcances del proceso, roles de los funcionarios de ambas empresas
y los procedimientos para el Intercambio Electrónico de Datos. Podemos decir que será
la normativa de la factura electrónica y deberá en algunos casos tener el perfil de contrato
para darle legalidad.
El acuerdo deberá de contener al menos lo siguiente:
La alineación de datos
EL FACTOREO COMERCIAL
NORMATIVA TÉCNICA
Como se presentó al inicio del documento, la resolución DGT 02-09 eliminó la
parte de definición para los documentos electrónicos y para esto ha dispuesto en el sitio
oficial de https://www.haciendadigital.go.cr/FormatosYEstructurasXML.jsp. En este
están los siguientes esquemas XML:
• FacturaElectronica.xsd
• ResumenPeriodoCompras.xsd
• ResumenPeriodoVentas.xsd
• ResumenPeriodoComprasVentas.xsd
• ConfirmacionDocumento.xsd
Mensajes XML/EANCOM
La etiqueta Otros
SG29
21 PRI PRI+AAA:14.50'
SG31
22 PAC PAC+++CR::9:CAJA PLEGADIZA++3'
SG39
Para obtener las guías detalladas del mensaje INVOIC lo puede obtener de la
dirección http://www.gs1cr.org/esquemas/facturaelectronica/GS1CostaRicaInvoic.pdf
Dentro del comercio electrónico es importante emular las situaciones del mundo
material. De ahí la importancia de que para las facturas electrónicas se tenga evidencia
de la aceptación o rechazo por parte del receptor electrónico (esto no aplicará para los
sistemas de punto de venta que generar facturas en papel pero su custodia es en
electrónico). Para lograr esta confirmación o rechazo se definió un formato en XML.
Aviso de
Proveedor
despacho
Aviso de Aviso de
Despacho despacho
envía por Se entregan
Internet Bienes
Se genera y
envía aviso
de recibo
Factura
XML
Factura
XML se
almacena
Se envía
Aviso de
Despacho
La factura electrónica se deberá
de generar en base al aviso de
recibo para evitar Factura
inconsistencias XML se
almacena
Para lograr una implementación rápida y exitosa enumeramos los pasos a seguir
por las empresas:
1. Estar inscrito en la Dirección General de Tributación directa como
contribuyente, sea empresa física o jurídica.
2. Inscribirse en el registro de Emisores, Receptores o Emisores-Receptores
de factura electrónica, notas de débito y crédito.
3. Contactar a GS1 Costa Rica para el análisis, diagnóstico y
recomendaciones de la empresa.
4. Establecimiento del grupo de trabajo interno en la empresa, apoyado con
la alta gerencia.
5. Iniciar con la capacitación.
6. En base al resultado del análisis y recomendaciones hacer los cambios en
los sistemas y la infraestructura informática.
a. Se determinará Hardware necesario.
b. Se determinará los cambios a los sistemas y software adicional que
se requiera.
7. Iniciar pruebas con algún socio comercial que este anuente a la
implementación del nuevo sistema. Si ya posee esta infraestructura es más
recomendable.
8. Evaluar pruebas y de acuerdo a los resultados iniciarlo en producción, sino
seguir en paso anterior, hasta lograr resultados satisfactorios.
9. Establecer plan de incorporación de socios de negocias al sistema nuevo.
Este plan deberá comunicar a todos los socios de la empresa la nueva
opción.
CONCLUSIONES