Ing. Esp.

José Zapata

PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS
UNIDAD I
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada

para alcanzar objetivos en un tiempo estimado. El volumen de trabajo, sumado
a unas variables y unos requisitos cada vez más complejos han dado lugar a
que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por
proyectos.

Índice
 Introducción a la administración de proyectos
 La importancia de la administración de proyectos
 Ventajas para la administración profesional de proyecto
 ¿Cómo administrar proyectos?
 Proceso de administración de proyectos
 Herramientas para la administración de proyectos
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Este método de organizar y planificar el trabajo persigue objetivos

fundamentales en toda organización: eficiencia, productividad, reducción de
costes y tiempos, sinergias, compensación de recursos, control, orden y
evaluación continua de resultados, entre muchas otras cosas.
En este artículo, veremos cuáles son las ventajas de trabajar a través de la
administración de proyectos, cómo comenzar a implantar esta técnica en tu
empresa y qué fases son importantes seguir en todo proyecto.

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una

gran ventaja si queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener
rutas de trabajo óptimas para los recursos con los que contamos.
Así pues, administrar proyectos significa también llevar una gestión
equilibrando, separando las urgencias de las tareas que realmente son
importantes para el cliente. Y es que cada proyecto tiene unas características
diferentes, lo que lleva a ajustarse más a las expectativas de cada cliente o
dueño del proyecto.

Principales objetivos de la administración de proyectos. Este método

de trabajo persigue las siguientes claves:

 Aumento de productividad
 Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
 Control de riesgos
 Gestión de costes y plazos

VENTAJAS PARA LA ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE PROYECTO

Existen muchas más ventajas de trabajar mediante la administración por

proyectos. Desde adaptar de manera ágil tú trabajo al actual mercado tan
versátil en el que nos encontramos, aumentar la calidad del producto, hasta
aprovechar las lecciones aprendidas en cada proyecto. Por ello, destacamos
aquí las ventajas a tener en cuenta si estás pensando gestionar tu trabajo
por proyectos.
 Resultados más precisos y eficientes. Al trabajar bajo un plan de un
proyecto, tendremos más posibilidades a cumplir con las fechas de
entrega de nuestros productos.
 Satisfacción del cliente. Esto nos lleva a cumplir mejor con los
requisitos del cliente. Un resultado es satisfactorio también cuando se
entrega a tiempo.
 Aumento de la calidad del producto o servicio. Así pues, los
productos son de mayor calidad.
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 Ventaja competitiva. Lo que posiciona a la empresa en un lugar

competitivo.
 Incremento de la productividad. La administración de proyectos
reduce considerablemente los procesos de trabajo. Con un buen plan y
utilizando una herramienta online diseñada para la administración de
proyectos productivos, llegaremos a planificar rutas de trabajo
verdaderamente optimizadas y ajustadas a la realidad de nuestros
contratiempos y recursos disponibles. Hay software que, calculan la
mejor ruta de trabajo para todo el equipo, según la relación de las
actividades, su duración y ciertos requisitos de cada tarea.
 Aumento de la cantidad y oportunidad para innovar. Gracias al
control mejor de los tiempos de ejecución y a las rutas de trabajo
optimizadas, las empresas tienen más recursos para invertir en
innovación y aumentar también su producción.
 Organización. Cada proyecto tienen su panel de planificación. El que
más se utiliza en la administración de proyectos es el diagrama Gantt.
Se trata de una buena herramienta para visualizar todo el camino de tu
ruta de trabajo. Software de administración de proyectos, reflejan los
caminos críticos de trabajo, así como los cuellos de botella que puedan
existir en el proyecto. Al estar en el cloud, todo el equipo podrá ver al
instante lo que está pasando en la planificación, las actividades que
debe hacer y los recursos que utilizar ellas.
 Trabajo en equipo y aumento de la motivación. La administración
por proyectos se basa en el trabajo en equipo, una comunicación fluida
y la coordinación adecuada para que todo se vaya cumpliendo según lo
previsto. Los resultados positivos que genera este método de gestionar
nuestro trabajo, también se contagia en un equipo más motivado, que
ve cómo su trabajo es más productivo a la vez que sus resultados de
mayor calidad. Además, tener tiempo para innovar une más a las
personas que persiguen un mismo objetivo.
 Nuevas oportunidades para expandir el negocio. El concepto de
administración de proyectos también está relaciona al aumento de
conocimiento de la actividad comercial de la empresa. Al poder
gestionar el equipo cada una de las partes de un proyecto, siguiendo
una ruta óptima, se conoce mejor el negocio y por ello, se detectan
antes oportunidades de expansión del mismo, como el lanzamiento de
nuevos productos.
 Gestión ágil y flexible. Las planificaciones flexibles de proyectos
ayudan a adaptar mejor la empresa a los cambios del mercado.
 Control de riesgos y gestión de la incertidumbre. El punto anterior
nos lleva a identificar cuanto antes posibles riesgos, para poder actuar
rápido. Se toman decisiones más precisas y cuanto antes. Gracias a las
simulaciones de proyectos de apps, podemos tener listos los posibles
cambios o contratiempos que puedan surgir. Todo ello, con respuestas
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mucho más precisas y dirigidas a cumplir el objetivo exacto del

proyecto.

¿CÓMO ADMINISTRAR PROYECTOS?

Para cumplir con estas ventajas, la administración de un proyecto

mantiene unas fases de proyecto consideradas clave para su ejecución con
éxito.

Fases de la administración de proyectos

Según el Project Management Institute (PMI), existen 5 etapas de la

administración de proyectos:
1. Inicio. Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del
proyecto, para determinar su viabilidad. ¿Podremos afrontar la
realización de este proyecto? También lo podemos saber mientras
realizamos un plan estimado del mismo en la propia aplicación de
gestión. Por ejemplo el programa Sinnaps calcula la duración mínima
de tu proyecto, según tus recursos, la duración de las actividades y la
relación entre ellas. Es lo que se conoce como la administración de
proyectos con PERT (Project Evaluation and Review Techniques), junto
con CPM (Critical Path Method).
2. Planeación. Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para
alcanzar el objetivo del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con
herramientas que permitan una planificación efectiva para el desarrollo
de sus actividades. En esta fase además, asignaremos
responsabilidades y elaboraremos un plan de comunicación que
permita un trabajo fluido y con toda la información necesaria para ir a
un buen ritmo. La planificación no tiene por qué ser estática. De hecho,
en mercado nos exige una gestión ágil, susceptible a continuos cambios
durante la ejecución del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con
planificaciones flexibles.
3. Ejecución. Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo
debe contar con las herramientas necesarias para poder desarrollar su
trabajo lo mejor posible.
4. Monitoreo y control. El seguimiento continuo se hace imprescindibles
cuando hablamos de administración de proyectos. Por ello, existen
técnicas como la del Valor Ganado que hace posible un control continuo
de la evolución del trabajo.
5. Cierre. ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos
alcanzado el objetivo propuesto? Ahora sólo queda tomar nota de las
lecciones aprendidas y decidir si conviene convertir este proyecto en un
proceso para su re-utilización. Si normalmente seguimos los pasos
ejecutados, sus actividades y duraciones, quizás es mejor guardarlo
para implementar la misma planificación al siguiente proyecto.
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PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Los pasos fundamentales para la administración exitosa de proyectos

son:
1. Identificación de objetivos claros.
2. Selección del equipo de trabajo.
3. Identificación de los recursos disponibles y necesarios.
4. Reparto de tareas y asignación de responsabilidades.

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Muchas empresas utilizan aplicaciones que permiten un trabajo rápido,

una comunicación fluida y una descripción de las actividades más destacadas.
Son los gestores de tareas. Estas apps listas las tareas y designan a cada
usuario que está involucradas en ellas. Están las actividades por hacer, las
hechas y las terminadas.

Sin embargo, una nueva generación de herramientas para la gestión

y administración de proyectos, se abre paso y revoluciona el mundo
del Project Management tal y como lo hemos conocido hasta ahora. Los
directores de proyectos tenían que llevar a cabo cursos difíciles y muy
extensos para poder utilizar herramientas potentes.

Planificación intuitiva.

Por eso, el mundo de las aplicaciones online se une al de los software de

gestión de proyectos, para obtener apps potentes que gestionan riesgos,
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costes, presupuestas, forman equipos de trabajo, permiten la comunicación,

planifican las actividades, calculan los caminos críticos y las rutas óptimas para
cada proyecto.

En todas estas apps, la intuición es algo fundamental para poder trabajar

rápido y facilitar la colaboración de todo el equipo. En unos minutos, todos
podemos hacer una planificación completa con la que empezar a trabajar
pronto en nuestro proyecto, con la seguridad de que estamos realizando las
actividades de la manera más productiva posible.

PLAN DE PROYECTO COMPETITIVO

Un plan de proyecto es un conjunto de acciones estimadas para

alcanzar un objetivo determinado. Para ello, deben desarrollarse bajo el
paraguas de una estrategia alineada con la de la empresa.

Cabe recordar la diferencia entre plan, programa y proyecto. Un plan

es una intención, una estimación para lograr algo. Un programa es la serie
ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto. Mientras
que un proyecto es un conjunto de actividades realizadas durante un periodo
de tiempo concreto, bajo unos requerimientos dados y por un determinado
equipo de trabajo.

¿Por qué se realiza un proyecto en concreto? Esto nos dará el resultado

que estamos buscando, para lo cual elaboramos un plan de un proyecto o
guía. Se trata de una de las primeras responsabilidades de todo Director de
Proyectos. Es el primer paso de toda gestión.

Tener en cuenta plazos, riesgos, actividades, equipo, costes, etc. Todo

debe estar bien coordinado para que el trabajo que se ejecute siga la dirección
que necesitamos, siempre y cuando aprovechemos y optimicemos los
recursos.
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PRINCIPIOS BÁSICOS DE UN PLAN DE PROYECTO ACTUAL

El plan de ejecución de un proyecto funciona también como una

herramienta de comunicación con el resto de involucrados en el proyecto.
Además de servir para organizar y planificar los elementos de un proyecto,
sirve para transmitir la información a los demás.

De ahí que tenga que ser claro y directo, legible por todos. Más en
proyecto colaborativos, muy útil para equipos con colaboradores que se auto-
gestionan su trabajo. Por este motivo, un plan de proyecto debe ser el nexo de
unión de todos y coordinar el trabajo de todo el equipo.

Pasemos pues a enumerar todos los principios básicos que debe

cumplir un plan de un proyecto orientado a las actuales empresas más
competitivas.

 Todo plan de proyecto ha de estar orientado a la estrategia de la

empresa. Por ello, el Project Manager debe trabajar y ser considerado
como una de las principales figuras en el comité de directivos. No tanto
para saber qué queremos lograr, sino más bien si podemos hacer bajo
los recursos con los que contamos. ¿Es viable? Se realiza durante el
planeamiento de proyectos.
 Un plan de proyecto suele seguir una metodología determinada,
técnicas de planificación de proyectos. Si trabajamos en un sector como
el del desarrollo de software, las técnicas que mejor se adaptan serán
las ágiles. No ocurre así si nuestro objetivo es la construcción de una
nave industrial, en donde tendremos que prever una mayor antelación
lo que ocurrirá en las siguientes fases del proyecto. A partir de aquí, el
plan de proyecto se elaborará de distinta manera, aun compartiendo
unos principios básicos. Las metodologías más usadas son las
predictivas, ágiles y la combinada, que obtiene lo mejor de ambas.
 Uno de los máximos objetivos de un plan de proyecto es el
de simplificar todos los elementos del mismo.
 Al tratarse de una herramienta de comunicación, ha de ser claro y
legible por todo el equipo.
 En el plan de proyecto también se establecen unos objetivos y
unas sub-tareas.
 Debe contemplar los contratiempos. Los actuales planes de proyecto
están sujetos a la imperante versatilidad del actual mercado
competitivo.
 Planificación flexible. Un plan de proyecto que contemple decisiones
de última hora, debe permitir cambios y ofrecer soluciones optimizadas
para cada modificación.
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 Prevé los distintos escenarios. En esta gestión del riesgo, un plan de

proyecto tiene en cuenta las posibles situaciones que se pueden dar
durante la ejecución de proyecto.

Por ejemplo, si un proveedor se retrasa en la entrega de material o si el

cliente no está seguro de una determinada implementación en el nuevo
software que estamos desarrollando, tendremos preparada a planificación.
Sabemos así de antemano cómo nos podría afectar esa modificación en la
planificación total del proyecto.

 Para terminar con estos principios básicos, es fundamental que un plan

de proyecto sea realista. De nada sirve planificar lo que sabemos que
nunca se llegará a ejecutar. Obvio pero no menos importante de
mencionar.

¿QUÉ ES UN PLAN DE ACTIVIDADES DE PROYECTO?

Un plan de actividades de un proyecto es el conjunto de tareas que

deben realizarse para alcanzar un objetivo determinado.
Se diferencia del plan de proyecto, en que el plan de actividades comprende
únicamente las tareas que hayamos identificado así como todas las
características que la definen.

Digamos que está incluido en el plan de proyecto, el cual abarca desde

la asignación de responsabilidades en el equipo, el presupuesto total del
proyecto, los recursos globales, la evolución y seguimiento continuo de los
resultados, etc.

7 + 1 PASOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

El plan de acción de un proyecto comprende unos pasos básicos,

independientemente al sector al que nos dediquemos. Se trata de un proyecto
de planeación en sí mismo. Para ello, tendremos un especial cuidado e
incluiremos nuevas acciones en función a los requisitos de nuestro tipo de
sector. Estas acciones nos ayudarán a saber cómo planificar un proyecto.

1. Identificación del objetivo principal o necesidad por la que

comenzamos un proyecto.
2. Estudio y análisis de la situación actual.
3. Planificación de actividades de un proyecto. Primer borrador con los
bloques del proyecto en nuestra app de gestión. Seleccionaremos
una herramienta que verdaderamente tenga en cuenta cambios,
riesgos, gestión de costes y trabajo en equipo.
 Planificación de actividades en el calendario.
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 Vinculación de actividades para obtener un flujo de trabajo

optimizado y aprovechar así cada recurso. Al vincular cada tarea,
Sinnaps nos da automáticamente la mejor ruta de trabajo.
 Se planifican unos hitos, reuniones en las que tomar decisiones tan
importantes como si debemos seguir o no con el proyecto. Van
independientes al desarrollo de las actividades o el flujo de trabajo
de estas. «En el punto en el que estamos a día de hoy, ¿qué
debemos hacer? ¿Modificamos la estrategia? Igual, lo mejor sería
seguir como estamos, viendo los resultados que estamos
alcanzando.»
4. Reunión de Kick-off con el equipo. Para poder poner en marcha cuanto
el proyecto, es importante llevar a una reunión de arranque un primer
esbozo del plan de proyecto. Con esta herramienta, surgirán preguntas
que habrá que responder en las siguientes fases y así ir definiendo
mejor el plan.
5. Detección de las actividades críticas. El camino crítico del proyecto
definirá la duración del mismo. Puede que existan varios, por lo que
cuanto antes los identifiquemos, antes podremos ponernos con las
tareas principales.
6. Reuniones y comunicación individual con cada departamento.
Negociaremos con ellos cada uno de los plazos y necesidades, e
iremos asignando tareas y detallando objetivos y sub-tareas en cada
una de ellas.
7. Se asignan responsabilidades y se involucra a todo equipo. Las
empresas más competitivas suelen seguir una cultura de equipos cada
vez más auto-gestionados. Esto supone delegar ciertas funciones y
ganar en agilidad, con el fin de ir un paso por delante frente a nuestros
competidores.
8. Seguimiento y control de entregables y pasos siguientes. En este
paso entran en juego las reuniones de hito, pero también el seguimiento
continuo de la evolución de proyecto. Con aplicaciones que usan
técnicas de Valor Ganado podemos hacer este control al instante y
cuando lo necesitemos.

Aunque el seguimiento y control no pertenezca a la fase de planificación

de un proyecto, sí que ha de tenerse en cuenta durante la elaboración del plan
de proyecto. Precisamente, por el establecimiento de hitos y la división de
bloques de actividad.

¿POR QUÉ DEBEMOS EMPEZAR A HACER UN PLAN DE PROYECTO

CON UN PROGRAMA O UNA APP?

Todos estos pasos se pueden realizar de una manera mucho más

efectiva, rápida y enfocada a buscar la eficiencia del trabajo con aplicaciones
diseñadas para ello. La lista de todas herramientas es larga, pero muy pocas
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cumplen con unas funcionalidades realmente completas y adaptadas a

proyectos complejos de hoy día.

Al utilizar aplicaciones intuitiva y mucho más completa que un simple

gestor de tareas, nos damos cuenta que el Project Management cada vez es
más cercano para todos. No hará falta estudiar cursos complicados y extensos
para entender un determinado software de gestión. El mundo de las
aplicaciones, intuitivas y fáciles de usar, simplifica las funcionalidades
más potentes para obtener resultados igual o más de precisos. Sobre
todo, que acompañen al trabajo de todo el equipo y tengan en cuenta proyecto
colaborativos.

Un plan de gestión de proyecto elaborado con un programa o una app

especializada en planificar actividades y gestionar recursos, siempre será más
efectivo y sobre todo aumentará enormemente nuestra productividad y la del
equipo. Así pues, utilicemos la automatización y dejemos que las apps nos
calculen las mejores rutas de trabajo según las duraciones y vinculaciones
entre actividades. Mientras, reducimos hasta en un 48 por ciento el volumen
de mails al comunicarnos desde la propia app, con todos los interesados
del proyecto.

Qué es Planeación

Planeación es un proceso administrativo que consiste en analizar las

diferentes estrategias y cursos de acción, teniendo en cuenta una evaluación
del entorno organizacional presente y futuro.

La planeación define:

 Visión y misión
 Programas:
 Políticas
 Estrategias
 Objetivos
 Metas

Como proceso administrativo, la planeación es un proceso previo a la

organización, y se retro alimenta mediante el control.

Visión

Una descripción de la empresa en el futuro, que necesidades satisface,

su posición en el mercado y en que se quiere convertir la empresa. Se enfoca
en el futuro.
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Misión

Se enfoca en el presente, qué está haciendo la empresa en este

momento para lograr sus objetivos. La razón de ser de la empresa.

Políticas

Roles y responsabilidades de los distintos niveles administrativos. Define

qué decisiones pueden ser tomadas por cada uno de los niveles. Las políticas,
dentro de la planeación, incluyen reglas, procedimientos, y guías que ayudan
a cada uno de los niveles organizacionales a ejecutar acciones y tomar
decisiones sin tener que consultar a los niveles superiores.

Planeación y Estrategias

Las estrategias como elementos de la planeación definen en qué

negocios debería estar la empresa en el largo plazo y como asignar los
recursos para lograr la visión. Sirve para que las decisiones de los
administradores se aliñen con la visión. La estrategia tiene en cuenta a los
competidores y una estimación de la evolución del entorno organizacional en
el futuro.

La planeación estratégica es un subproceso de la planeación que se

enfoca en la creación de un plan estratégico, que es un documento que
muestra medidas y acciones concretas que deben ser llevadas a cabo para
lograr la visión y la misión.

Planeación Operacional

Es de más corto plazo que la planeación estratégica, asume como

establecidos los objetivos y metas y establece formas y procedimientos de
corto plazo para lograrlos. Usualmente, la planeación operacional se refiere a
un período de tiempo de un año o menos.

Beneficios de la Planeación Empresarial

La planeación permite asignar los recursos eficientemente y enfocar los

esfuerzos en aquellas actividades que son clave para el futuro organizacional.

La Planeación como un elemento del proceso administrativo

La planeación no se ejecuta solo una vez sino que es un proceso que se

retroalimenta cíclicamente, principalmente del control o evaluación.
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La planeación puede ser vista como un proceso constante dentro de las

empresas, principalmente debido a la naturaleza cambiante del entorno dentro
del cual se desenvuelve la organización y porque la estimación del futuro, por
definición, puede desviarse de la observación.

Teniendo en cuenta los cambios tecnológicos acelerados y también la

competencia, es de fundamental importancia que las empresas sean flexibles
y ajusten los planes teniendo en cuenta el entorno cambiante. Una empresa
que demora o falla en ajustar sus planes al entorno cambiante puede
desaparecer debido a que las necesidades que satisface pueden ser
satisfechas por otras empresas que logran aprovechar más rápidamente los
adelantos tecnológicos y bien porque las necesidades y preferencias de los
clientes cambian rápidamente.

Por esto, los planes a corto plazo (un año, por ejemplo) deben ser mucho
más detallados que los planes a largo plazo (cinco años, por ejemplo).

Al mismo tiempo, hay que tener en cuenta el entorno donde se

desenvuelve la empresa en cuestión, dado que hay entornos que cambian con
mucha más facilidad que otros. Por ejemplo, una empresa que brinda un
servicio público, por ejemplo, una empresa que se encarga de la distribución
de agua potable en una ciudad, con un contrato con el estado por 10 años para
la prestación del servicio, tiene un entorno mucho menos cambiante que una
empresa que se dedica al desarrollo de software para clientes extranjeros,
porque esta última estará mucho más afectada por cambios en la competencia
a nivel global, cambios tecnológicos, variaciones del tipo de cambio,
regulaciones, etc. La planeación en cada una de estas empresas debe tener
en cuenta este aspecto.

Retroalimentación de la Planeación

La planeación y la estrategia deben ser mejoradas y cambiadas a medida que

la empresa adquiere más experiencia e información y a medida que el entorno
se modifica. Es de fundamental importancia evaluar la forma en que los
responsables de la planeación adquieren información sobre el desempeño de
la empresa en diferentes áreas. El flujo de información debe ser fluido.
También hay que tener en cuenta que la planeación es un proceso que se lleva
a cambio, con diferentes matices, en casi todas las áreas (por ejemplo, un
gerente de sucursal también realiza planeación) por lo tanto la información
debe fluir horizontalmente y verticalmente. De este modo, cada una de las
áreas de la empresa tendrá más posibilidades de encontrar aspectos para
mejorar.

Un error común en muchas organizaciones es sobreestimar su capacidad

de la visión del entorno y muchos administradores mantienen la misma
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estrategia a pesar de que ya han ocurrido cambios tecnológicos o en las

preferencias de los consumidores. Cambiar los planes demasiado tarde puede
significar pérdida de mercado.

La planeación como un proceso continuo puede significar una ventaja

estratégica que logre posicionar a la empresa en una situación cercana a la
visión desarrollada anteriormente.

PLANIFICACIÓN

¿Qué es realmente planificar?, ¿cuál es su definición?, ¿para qué sirve?

y ¿cuáles son sus beneficios?.

El mundo de los negocios es un mundo volátil, complejo, sin reglas, pero

sobre todo es un mundo incierto. Ante estas características se necesitan
herramientas para minimizar el riesgo y maximizar el valor.
Planificar supone reducir el riesgo de una determinada acción gracias a
anticiparse a sus consecuencias o, lo que es lo mismo, planificar supone limitar
el riesgo.

CONCEPTO DE PLANIFICACIÓN

La planificación, la planeación o el planeamiento, es el proceso

metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más
universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones
requeridas para concluirse exitosamente. Otras definiciones, más precisas,
incluyen “La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar
un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores
internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos”. Va de lo
más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción
de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes
ámbitos, niveles y actitudes.

DEFINICIÓN DE PLANIFICACIÓN

A lo largo de la historia son muchos los autores que han hecho

una definición de planificación:

1. Definición de Stoner, 1996: “Es el proceso de establecer metas y

elegir medios para alcanzar dichas metas”
2. Definición Ortiz: “Es el proceso que se sigue para determinar en forma
exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos”
3. Definición Sisk: “Es el proceso de evaluar toda la información
relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un
curso de acción recomendado: un plan”
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4. Definición de Goodstein, 1998: “Es el proceso de establecer objetivos

y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de
emprender la acción”
5. Definición Ackoff, 1981: “La planificación… se anticipa a la toma de
decisiones. Es un proceso de decidir… antes de que se requiera la
acción”
6. Definición de Murdick, 1994: “Consiste en decidir con anticipación lo
que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse”
7. Definición Cortés, 1998: “Es el proceso de definir el curso de acción y
los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El
plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado”
(Cortés, 1998).
8. Definición Jiménez, 1982: “Es el proceso consciente de selección y
desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo.”
9. Definición Jiménez, 1982: “La planificación es un proceso de toma de
decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la
situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en
el logro de los objetivos”
10. Definición Terry, 1987:“Es el proceso de seleccionar información y
hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos organizacionales”

Como curiosidad podemos decir que en todas las definiciones se repite

algo y es la de plantear que planificar es establecer metas y definir cómo se
van a conseguir. Resumiendo podemos decir que la planificación es el ejercicio
ejecutado con el fin de reducir el riesgo en la empresa y organizar los medios
productivos de acorde con los objetivos buscados.

PARA QUÉ SIRVE LA PLANIFICACIÓN

La planificación es algo esencial en el trabajo de un gestor ya que es la

que le permitirá conseguir sus objetivos. Planificar supondrá crear una
herramienta con la que conseguir valor, una herramienta que nos ayuda a
obtener resultados. Si tuviésemos que hacer un símil sobre el concepto de la
planificación diríamos que es como la locomotora de un tren que arrastra las
restantes actividades y si esta no estuviese en marcha el resto de vagones
estarían parados.

Planificar supone analizar y estudiar los objetivos propuestos así como

la forma en la que vamos a conseguirlos. La Planificación es una herramienta
de acción para decidir que vamos hacer y porqué, supone crear un plan. Crear
un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas
acerca del trabajo a realizar:

1. Define necesidad de recursos para conseguir objetivos

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2. Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados.

3. Cuantifica los niveles de desempeño para tener éxito
4. Establece prioridades
5. Clarifica debilidades y fortalezas para conseguir objetivos