Las cinco mejores prácticas

para crear cuadros de mandos

eficientes
y los siete errores que no desea cometer

Junio de 2012
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Usted lo ha vivido: no importa cuántos informes,
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reuniones formales, conversaciones casuales o
memorandos por correo electrónico haya enviado, es
inevitable que alguien importante exclame que no
estaba informado sobre algunos datos o ideas
importantes y dirá “deberíamos tener un cuadro de
mandos para monitorear el rendimiento de X”.
O quizás haya vivido lo siguiente: ha dicho “sí,
tengamos un cuadro de mandos. Si todos pueden ver el
rendimiento de X y responder con rapidez, nos ayudará
a mejorar el rendimiento de la inversión (ROI, por sus
siglas en inglés). Lo actualizaré cada semana”.
Desafortunadamente, a la tercera semana se da cuenta
de que ha desperdiciado varias horas a la semana
integrando datos de varias fuentes para actualizar el
cuadro de mandos, que no está seguro si en realidad
alguien lo está usando.
Aun así, los cuadros de mandos han hecho furor y por
una buena razón. Pueden ayudarle a usted y a sus
colaboradores a tener un mejor control de los datos:
uno de sus activos más importantes y que, a menudo,
no se toma en cuenta. Ha leído sobre cómo ayudan a
que las organizaciones usen la misma página, aceleren
la toma de decisiones y mejoren el ROI. Ayudan a crear
una alineación organizacional, ya que todos los
empleados ven lo mismo.
Por ello, los cuadros de mandos pueden ser eficientes.
Pueden funcionar. La pregunta es: ¿Cómo puede lograr
que funcionen para usted?
Concéntrese en las siguientes cinco mejores prácticas.
De igual manera, esté atento a los siete errores críticos
que no desea cometer.
1 Elija métricas importantes
Seleccionar métricas importantes para incluir en su
cuadro de mandos es fundamental. Ante todo, deben
ser métricas importantes y relevantes para el trabajo en
curso. Sin embargo, esto no significa que deba incluir
cada métrica; todo lo contrario. Debe ser muy selectivo
al determinar qué métricas merecen un espacio en su
cuadro de mandos.
Para encontrar las métricas correctas que debe incluir,
tiene que considerar lo siguiente:
• ¿De qué forma contribuye cada métrica a los
objetivos?
• ¿Tiene datos, internos o externos, que contribuyan a
clarificar los objetivos?
• ¿Puede diseñar alguna métrica significativa para
medir esas contribuciones?
• ¿Esa métrica es realmente necesaria para contribuir
al logro de los objetivos?
• ¿Puede crear un método de medición sistemático y
continuo?
Comience con obtener una clara comprensión de
los objetivos de su ejecutivo o de su equipo. Si la
organización está en modo de crecimiento, entonces
mida las tasas de adquisición de los clientes nuevos.
Si realiza operaciones en un mercado altamente
competitivo, entonces incluya las métricas de
participación de mercado de terceros. La prueba de
fuego que debe realizar consiste en saber si puede
explicar con claridad cómo cada métricaen su cuadro
Figura 1: Los cuadros de mandos de los
ejecutivos muestran las fortalezas y debilidades
del rendimiento
Combinar la categoría de producto regional y los
indicadores de rendimiento clave en la misma vista
permite que los ejecutivos tengan una visión global
del posicionamiento de la empresa. Explore el
cuadro de mandos seleccionando Años, Regiones o
Categorías para responder las preguntas que surjan
en la vista inicial.
 “Los ejecutivos acostumbrados
a enfrentarse con documentos
PowerPoint de 7.000 páginas
en búsqueda de una respuesta,
ahora pueden tenerlas todas en
un cuadro de mandos de Tableau.
Nada de esperas ni de lectura,
tan solo interactuar y encontrar
las respuesta para luego ir con
sus equipos y avanzar.”
-Stuart Watson, vicepresidente de Medios y Tecnología Emergentes,
Camelot Strategic Marketing and Media
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de mandos se relaciona con los objetivos de la
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organización.
Debe ser visual
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Los cuadros de mandos deben ser rápidos y
fáciles de leer. Las tablas basadas en números
no son rápidas ni fáciles de leer. Este es un caso en el
que una imagen vale más que mil palabras.
El cerebro humano procesa números e imágenes como
“fragmentos” discretos de información. Por lo tanto, las
tablas y los informes repletos de números son difíciles
y lentas de procesar. Sin embargo, es posible
comprender un gráfico casi inmediatamente.
Cuando las personas tienen la opción de ver los datos
como una imagen o como una tabla, se concentran en
lo que dice el cuadro de mandos. Esta es la razón
subyacente por la cual el cuadro de mandos debe
enfatizar la “visualización” de datos en gráficos y no el
exceso de tablas.
Los cuadros de mandos que incluyen gráficos de barra,
gráficos de líneas, mapas de calor y diagramas de
Figura 2: Información valiosa en un vistazo
Con una sola mirada, este cuadro de mandos
entrega información sobre donde existen plataformas
petroleras y sus tasas de crecimiento. Seleccione
este cuadro de mandos, elija una región de interés
y compruebe la rapidez con la que comprende las
tendencias clave en esas áreas.
dispersión son populares e impactantes, dado que son
claros ylas personas saben cómo leerlos. Por ello,
aunque sea tentador demostrar su gran habilidad para
crear gráficos, los cuadros que sean utilizados por
muchas personas deben ser simples.
Cuando diseñe un cuadro de mandos, incluya colores,
formas, líneas, grosores, grados de sombreado, y otros
tratamientos que mejoren la percepción visual. Entre las
cosas que debe evitar se incluyen los widgets
demasiado atractivos, tratamientos de gráficos en tres
dimensiones y paletas de colores que distraigan la
atención.
Debe ser interactivo
3 El cuadro de mandos debe tener métricas
importantes y ser atractivamente visual; todo el
mundo mirará la misma página. Pero una vez que estén
en la misma página, los visores tendrán preguntas
acerca de lo que ven. Cree un cuadro de mandos, de
forma que cada visor pueda interactuar con él y obtener
las respuestas que buscan.
Los cuadros de mandos interactivos permiten que la
Figura 3: El cuadro de mandos de cuotas muestra
quiénes están finalizando su trabajo
Por mucho tiempo, se ha evaluado a los equipos de
ventas según su logro de metas financieras. Este
cuadro de mandos muestra rápidamente quienes
no están cumpliendo las metas y quienes las han
sobrepasado con creces, lo que permite a los
gerentes profundizar en el rendimiento regional e
individual para conocer el historial tras las cifras más
altas.
 “El hecho de que ahora pueda
realmente construir un cuadro
de mandos inmediatamente
basado en la solicitud de alguien
y procesarlo, es algo desatendido.
Nunca habíamos podido hacer
algo así en nuestra empresa.”
-Mark Machac, gerente de estrategia de precios, Service Corporation International
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audiencia realice tareas estadísticas básicas, como
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filtrar vistas, ajustas parámetros y profundizar en la
examinación de datos subyacentes, todo con
selecciones intuitivas en el cuadro de mandos. Con
esta interactividad los visores pueden pasar de una
visión general a una comprensión de cómo pueden
usar los datos para tomar mejores decisiones en
cuestión de uno a dos clics.
Manténgalo actualizado o no
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pierda el tiempo
Asegúrese de que los datos subyacentes de
su cuadro de mandos estén actualizados y de que las
métricas seleccionadas reflejen los desafíos actuales
del negocio.
Los datos pueden ser del trimestre, de la semana o la
hora, cualquiera que sea la línea de tiempo correcta
para el negocio. Los datos viejos pueden prestarse
para que haya una falsa impresión de seguridad en las
decisiones. Pensará que está tomando una decisión
basada en datos, pero estos ya no son representativos
o importantes para la situación actual.
Con el tiempo, las métricas clave también pueden
cambiar. En un año, la cantidad de clientes nuevos
puede ser lo más importante. Pero al año siguiente, el
enfoque puede cambiar a la satisfacción del cliente, la
rentabilidad del producto, o el crecimiento trimestral.
Manténgase pendiente de si las métricas del cuadro de
mandos es importante o no y asegúrese de actualizarlas
cuando sea necesario.
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Facilite el acceso
Esta mejor práctica es fundamental. No importa
si ha perfeccionado la lista anterior, nadie utilizará
el cuadro de mandos si no tienen acceso a él. La
distribución mediante el navegador es ideal, en especial
si el cuadro de mandos puede extraer datos actuales
y adherirse a la seguridad. Facilita que las personas
seleccionen un enlace y vayan directamente al cuadro
de mandos, ya sea que estén en sus escritorios o en
sus dispositivos móviles.
Entre las alternativas se incluye la publicación de
archivos en sitios web, páginas Wiki o blogs. La
distribución basada en archivos presentará problemas
de sincronización de datos (es decir, las personas leen
versiones antiguas) y es posible que la seguridad sea
más engorrosa, pero al menos podrá desarrollar buenos
hábitos sobre la importancia de los cuadros de mandos
y la colaboración.
En la medida que despliegue el cuadro de mandos,
pruebe el plan de distribución y lea las opiniones. Al
igual que en cualquier proyecto exitoso, la clave es
realizar buenas pruebas. Mientras gana experiencia
y aprende qué es lo que las personas utilizan, puede
mejorar el cuadro de mandos actual al igual que el
enfoque de distribución.
Los cuadros de mandos llevan
a una sólida comprensión
Los cuadros de mando sirven porque muestran
información importante y actual que representan su
rendimiento respecto de las metas generales. Tenga
en cuenta estas cinco mejores prácticas para crear
cuadros de mandos exitosos:
• Elija métricas importantes
• Debe ser visual
• Debe ser interactivo
• Manténgalo actualizado o no pierda el tiempo
• Facilite el acceso
Si ya está creando cuadros de mandos, tome nota de
estas cinco mejores prácticas y evalúe si sus esfuerzos
se ajustan a ellas. Además, revíselas para asegurarse
de que no está cometiendo ninguno de los siete errores
que debe evitar.
Si aún no ha comenzado a crear un cuadro de mandos
que le ayude a lograr sus objetivos corporativos,
comience hoy mismo. Ver los datos como métricas
clave en un cuadro de mandos le ayudará a avanzar en
el logro de sus metas.
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7 Errores que debe evitar

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La otra cara de la moneda de estas recomendaciones de las cinco mejores prácticas para crear un cuadro de mando
es un lista de siete errores que debe evitar. El cuadro de mandos debe ayudar a que la organización tome mejores
decisiones centradas en los datos. Caer en estas trampas lo alejarán (no lo acercarán) a las metas.

1. Comenzar con demasiada complejidad

Es fácil volverse demasiado ambicioso y querer crear cuadros de mandos altamente detallados y en tiempo
real que cubran cada desafío para el negocio y que ofrezcan a los usuarios una gran cantidad de opciones para
profundizar. No pase semanas o meses para crear un cuadro de mandos “perfecto”. Por el contrario, trabaje en
ciclos cortos de prototipo, prueba y ajustes.
2. Usar métricas que nadie entiende
Es posible que la forma en que muestra y etiqueta las métricas tenga sentido para usted, pero ¿las pueden
entender los demás? Las métricas pueden ser tan familiares para usted que olvide el paso de validarlas para los
demás. Asegúrese de que sus métricas no solo soporten los objetivos del cuadro de mandos, sino que también
tengan sentido para la audiencia que este tendrá.
3. Atiborrar el cuadro de mandos con gráficos de baja calidad y widgets ininteligibles
Resista la tentación de hacer un cuadro de mandos demasiado suntuoso o con un diseño exagerado, con gráficos
y widgets similares a un medidor. A pesar de que se vean muy lindos, le impedirán lograr el objetivo del cuadro
de mandos: informar a la audiencia de manera rápida y fácil. El atractivo visual del cuadro de mandos debe ser
simple.
4. Esperar por tecnología compleja y grandes proyectos de implementación de inteligencia
comercial
Con frecuencia, las implementaciones tradicionales de inteligencia comercial (BI) tardan mucho más de lo que se
anticipa en un principio. Esperar a que se materialice un proyecto de BI tradicional puede significar meses o años
de retraso. Use aplicaciones que le ayuden a construir y distribuir cuadros de mandos con rapidez.
5. Subestimar la necesidad de mantenimiento del cuadro de mandos
Rolling out a dashboard is not a once-and-done exercise. If you don’t check in with your audience to validate the
metrics are relevant and the data is updated, it won’t get used. Make sure you’re validating the usefulness of your
dashboard on a regular basis.
6. Que las métricas no coincidan con las metas
Los cuadros de mandos son más útiles cuando están relacionados con objetivos más grandes. No caiga en la
trampa de crear cuadros de mandos que no reflejen cómo las métricas clave de su departamento influyen en el
éxito de la organización en general.
7. Usar gráficos ineficientes y mal diseñados
Diseñe los gráficos con cuidado. Por ejemplo, los gráficos en tres dimensiones no aumentan la comprensión del
visor. Los colores chillones pueden interferir con la interpretación. A menudo, usar un gráfico circular es ineficiente,
en especial si se representan más de seis valores. Revise “recursos recomendados” para diseñar buenas
visualizaciones.
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Tableau le permite crear cuadros de mandos rápidos e

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impactantes
Tableau facilita la creación y el uso compartido de cuadros de mandos de manera rápida y eficiente. En cuestión de
minutos puede conectarse a cualquier fuente de datos, usar una interfaz intuitiva para analizar los datos
visualmente y, luego, arrastrar y soltarlos para crear un cuadro de mandos. No necesita experiencia en
programación. Vea nuestro video de 14 minutos “Introducción”, descargue nuestra prueba gratuita con todas las
características y comience a crear sus propios cuadros de mandos. Puede compartir el cuadro de mandos
mediante un enlace para facilitar que la audiencia lo vea a través de una computadora o un dispositivo móvil.

About Tableau
Tableau Software ayuda a las personas a ver y comprender datos. Clasificada por Gartner y IDC en 2011 como la
empresa de inteligencia comercial con crecimiento más rápido del mundo, Tableau ayuda las personas a analizar,
visualizar y compartir información rápida y fácilmente. Más de 7.000 empresas obtienen resultados rápidos con
Tableau en la oficina y en movimiento. Además, miles de personas usan Tableau Public para compartir datos en
blogs y sitios web. Vea la forma en que Tableau puede ayudarle al descargar la prueba gratuita en
www.tableausoftware.com/es-es/products/trial.
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Recursos recomendados

5 best practices for creating effective dashboards and 7 mistakes you don’t want to make
Information Dashboard Design (Diseño del cuadro de mandos de información) y Show Me the Numbers
(Muéstrame los números) de Stephen Few

Libros y artículos de Edward Tufte

Escritos sobre buenos diseños analíticos de Juice Analytics

Escritos sobre buenas técnicas de presentación de Presentation Zen

Telling Great Stories with Data (Cómo contar buenas historias con datos) documento de Susan Moore y Tableau
Software

Tableau Visual Guidebook, Tableau Software

Which Chart or Graph is Right for You, Tableau Software

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