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PROCEDIMIENTO GENERAL Revisión: 6
AUDITORIAS INTERNAS
Fecha: Octubre 2016

PROCEDIMIENTO GENERAL
AUDITORÍAS INTERNAS

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre / Cristopher Arce M Jose Luis Navarro B Robert Sommerhoff Hyde

cargo Supervisor de Encargados Gerente de adquisiciones y Gerente General
de Calidad Calidad Grupo Maestra
Firma

Fecha Octubre 2016 Octubre 2016 Octubre 2016

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INDICE

1. OBJETIVO. .................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE...................................................................................................................................... 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 3
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 3
5. DIAGRAMA DEL PROCESO ........................................................................................................ 4
6. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES....................................................................................... 4
7. RESPONSABILIDADES. ............................................................................................................... 7
8. REGISTROS .................................................................................................................................. 7
9. ANEXOS ........................................................................................................................................ 8

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1. OBJETIVO.
Establecer el procedimiento para la gestión del proceso de Auditorías Internas realizadas al Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) implementado en Maestra, con la finalidad de determinar la conformidad con las
disposiciones planificadas y si se ha implementado y mantenido de manera eficaz.

2. ALCANCE.
Las Auditorías Internas son aplicables a todos los procesos que forman parte del SGC de Maestra o algún
área específica y crítica de la organización.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3.1. ISO 9.001:2008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos” y considera válida la última versión
vigente
3.2. ISO 9.000:2005 “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario” y considera válida
la última versión vigente
3.3. Manual de Calidad de Maestra, capítulo 8.2.2. auditorías internas.

4. DEFINICIONES
Las aplicables de la Norma ISO 9000:2005 y las que se desarrollan en este documento
4.1. Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para revisar el
funcionamiento del SGC o algún área específica y crítica de la organización.
4.2. Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
4.3. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
4.4. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es
pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables.
4.5. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada
frente a los criterios de auditoría.
4.6. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
4.7. Auditor Jefe: Auditor interno que lidera el equipo auditor.
4.8. Auditor en Entrenamiento: Persona bajo entrenamiento, con el objetivo de llegar a ser Auditor
Interno.
4.9. Auditor Interno: Persona con las habilidades básicas necesarias para auditar áreas del sistema de
gestión de la organización. Como requisito debe tener una antigüedad mayor a 3 meses en la
organización, tener aprobado un curso de Auditor Interno y haber participado como Auditor en
Entrenamiento en, al menos, 1 auditoría interna.
4.10. Auditoría de inicio: Son Auditorías que se realizan en un plazo aproximado de 1 meses
desde el inicio de la obra, sala de ventas o proyecto, para verificar la correcta implementación del
Sistema de Gestión de Calidad. En el caso de las Obras, este plazo comienza a ser contabilizado
desde la fecha de recepción de trazado.
4.11. Auditoría de Seguimiento: Son auditorías que se realizan a partir del segundo mes desde
la auditoría de inicio, y que se realizan sucesivamente con dos meses de frecuencia. Estas
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auditorías están principalmente enfocadas a verificar el funcionamiento del SGC, y las acciones
tomadas para la corrección de las desviaciones encontradas (indicadores, No Conformidades, etc.)
4.12. Auditoría de Cierre: Son auditorías que se realizan al termino de la obra, sala de ventas o
proyecto, para verificar la efectividad de la operación del SGC, el cierre de las Desviaciones
detectadas durante la operación, así como efectuar la evaluación final de los indicadores.

5. DIAGRAMA DEL PROCESO

6. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES.

6.1. Planificación.
Al inicio del año calendario se realiza la planificación de las Auditorías Internas que han de llevarse a
cabo en dicho período, la cual queda registrada en el Programa anual de Auditorias Ésta
planificación es elaborada por la Gerencia de Adquisiciones y Calidad
Esta planificación considera auditar, por partes o en su conjunto, todos los elementos del SGC de
Maestra, todas las obras en ejecución, las salas de ventas y otros proyectos, o algún área específica
y crítica de la organización, y se establecen aspectos tales como:

Los alcances: procesos y unidades a auditar,

Objetivos de la auditoría,

Las fechas previstas de realización de las auditorías internas,

Criterios de auditoría (puntos normativos, documentos),

La planificación de las auditorías se realiza teniendo en consideración las siguientes frecuencias:

Todos los procesos, exceptuando salas de ventas y obras: al menos una auditoría al año para
cada proceso.

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Obras: se contempla la realización de una auditoría de inicio, a dos meses de la recepción de

trazado; asimismo, se deben considerar auditorías de seguimiento permanentes a las obras, con
una frecuencia de dos meses; y la realización de una auditoría de cierre en la fecha prevista para
el término de la obra.

Salas de Ventas: se contempla la realización de una auditoría de inicio, a dos meses de la
inauguración de la sala de ventas; asimismo, se deben considerar auditorías de seguimiento
permanentes, con una frecuencia de dos meses; y la realización de una auditoría de cierre en la
fecha prevista para el término de funciones de la sala de ventas.

Esta planificación debe ser actualizada por la Gerencia de Adquisiciones y Calidad cada vez que se
dé inicio a una nueva obra o se realice la apertura de una nueva sala de ventas, para registrar las
fechas de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior.
El Programa de auditorías internas se encontrará disponible para todo el personal de Maestra.
Se podrán realizar auditorías internas no contempladas en el Programa anterior cuando concurra
alguna de las siguientes circunstancias, entre otras:

Cuando algún proyecto exige verificaciones especiales.

Después de cualquier cambio importante en el SGC, para evaluar el impacto del mismo
(reorganizaciones, revisiones de procedimientos, etc.).

Cuando exista la sospecha de que la calidad de alguna actividad no alcanza el nivel previsto,
debido a deficiencias en el SGC.
6.2. Equipo auditor.
Los auditores internos deben ser independientes del proceso auditado y deben comportarse de
acuerdo a los siguientes principios:

Conducta ética: la confianza, integridad, confidencialidad y discreción deberán ser mantenidas en
cada proceso de auditoría;

Presentación ecuánime: los hallazgos, conclusiones e informes de una auditoría deben ser
objetivos y reflejar con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría;

Enfoque basado en la evidencia: la evidencia de una auditoría debe ser verificable, aún cuando
su método de investigación esté basado en análisis por muestreo.
El equipo responsable de llevar a cabo la auditoría puede ser conformado por una persona o por un
grupo de personas, caso último en el que se designa a un Auditor Jefe, pudiendo establecerse de
acuerdo al siguiente cuadro:

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Tipo Alcance Unidad responsable

Control Interno Verificar que los Contraloría
procedimientos internos
permiten minimizar los riesgos
operacionales definidos
Prevención de Fraude Detectar los puntos en que la Contraloría
operación puede dar origen a
fraudes, permitiendo prevenir
su ocurrencia
Objetivos estratégicos Verificar que las actividades Control de Gestión
desarrolladas por las distintas
áreas se encuentran alineados
con los objetivos estratégicos
y con los procedimientos
establecidos en el Sistema de
Gestión de la Calidad
Cumplimiento Asegurar que el SGC se Gerencia de Calidad
Normativo ISO 9001 encuentra debidamente
(proceso constructivo) implementado y mantenido
en las áreas relacionadas con
la construcción (diseño,
proyectos, construcción, etc.)
Cumplimiento Asegurar que el SGC se Control de Gestión
Normativo ISO 9001 encuentra debidamente
(procesos no implementado y mantenido
relacionados con la en las áreas no relacionadas
construcción) con la construcción y de
soporte

6.3. Notificación.
Se notificara mediante correo electrónico al responsable del área a auditar.
El responsable del proceso auditado deberá notificar al personal a cargo de realizar la auditoría
logrando dar cumplimiento de sus objetivos.

6.4. Realización.
Durante la reunión de inicio, entre el equipo auditor y los responsables de la unidad a auditar, se
presentaran los propósitos, alcance y revisión del plan de auditoría. Durante ésta se deben:

Presentar los Auditores

Confirmar el Programa de la auditoria

Comentar métodos y procedimientos de la auditoría

Confirmar recursos e instalaciones para el equipo auditor

Confirmar fecha y hora de la reunión de cierre de la auditoria

Preguntar y responder las inquietudes y dudas de la auditoria a realizar

Informar que los hallazgos se comunicaran de inmediato durante la auditoría y su denominación
(no conformidades, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora) en la reunión de
cierre

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Durante la etapa de investigación (auditoría in situ) se verifican aquellos elementos del SGC
previstos en la Notificación, pudiendo el propio desarrollo de la auditoría llevar a abordar otros
aspectos no inicialmente previstos. En esta se incluye la búsqueda y evaluación de evidencias
objetivas proporcionadas por el área auditada o por su representante designado.
El Auditor Jefe debe velar porque la auditoría se lleve a cabo de acuerdo a lo planificado. En caso
de haberse efectuado auditorías anteriormente, se verifica el cierre de las posibles deficiencias
encontradas en aquellas.
Al término de la auditoría se mantiene una reunión de cierre entre el equipo auditor y los
responsables del área auditada, con el fin de exponer los resultados del proceso y aclarar
eventuales puntos divergentes de las no conformidades, no conformidades potenciales y
oportunidades de mejora detectadas, asegurando a los participantes el entendimiento de las
desviaciones.
Si existen no conformidades y/o no conformidades potenciales, los responsables del área auditada
determinan y programan, previo acuerdo con el equipo auditor, las medidas correctivas apropiadas,
estableciendo un plazo para su aplicación y seguimiento. Si existiesen discrepancias, prevalece la
opinión del Auditor Jefe.
6.5. Informe.
Al finalizar cada auditoría, en un plazo no superior a 5 días de finalizada la misma, el Auditor Jefe
elabora el informe con los resultados de la evaluación.
Este informe, contiene: Un resumen de las actividades realizadas; las desviaciones y oportunidades
de mejora (o recomendaciones) detectadas, y las conclusiones de la auditoría.
Los hallazgos de las auditorías internas serán automáticamente registrados en el Sistema de No
Conformidades al ingreso del Informe de Auditoría.

6.6. Seguimiento.
Los resultados de cualquier auditoría interna deberán ser, como mínimo, considerados como
premisas para la auto-evaluación del proceso auditado.
El seguimiento de los resultados de las auditorías internas es realizado por el responsable del
proceso afectado.
A su vez, los resultados obtenidos en las auditorías internas son analizados por la Dirección de la
Empresa en las reuniones de Revisión por la Dirección, de acuerdo a lo establecido en el Manual de
Calidad.

7. RESPONSABILIDADES.

La Gerencia de Adquisiciones y Calidad será el encargado de planificar, implementar, controlar y mejorar

el presente Proceso.

8. REGISTROS
8.1. Programa de Auditorías Internas, en Sistema de Auditorías Internas
8.2. Planificación de Auditoría Interna, en Sistema de Auditorías Internas
8.3. Informe de Auditoría Interna, en Sistema de Auditorías Internas

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9. ANEXOS
No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Punto Modificación

0 Versión inicial
2 5.1 Se agrega “Construcción” en párrafo 3
5.5 Se indica cómo se debe registrar los hallazgos detectados durante las auditorías
internas
8 En esta revisión del procedimiento se dejan independientes los formatos de registros
dispuestos por el presente documento
3 3 Se actualiza versión ISO 9001:2008 y párrafo
Se actualiza versión ISO 9000:2005 y párrafo
Se actualiza versión ISO 19011:2002 y párrafo
4 Se agrega Auditor Líder
Se agrega Auditor Jefe
Se agrega Auditor en Entrenamiento
Se modifica texto
Se modifica texto
5.1 Se actualiza cargos y responsabilidades
Se modifica la frecuencia de las auditorias de acuerdo a Reunión por la Dirección 2009
5.4 Se agrega procedimiento de la reunión inicial de auditoría a desarrollar
Se agrega párrafo
Se agrega texto
5 4 Se eliminan las definiciones “Auditor de Obra” y “Equipo de Bodega”
Se agregan las definiciones de “Auditoría de Inicio”, “Auditoría de Seguimiento” y
“Auditoría de Cierre”
5 6 Se reescribe todo el punto.
6 7 Cambio de responsabilidades pasando de “Jefe de Unidad de Mejora Continua” a
“Gerencia de Calidad”

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