Filosofi dan Tools

Lean Management

Firman, SE, MPH

Filosofi
Filosofi Toyota Way
 The Toyota Triangle

Lean is an integrated
system of human
development, technical
tools, management
approaches, and
philosophy that creates a
Lean organizational culture.
Lean is never ending Philosophy
Tools
5S: Sort, Store, Shine, Standardize, and Sustain
• Method for organizing workplaces to reduce wasted time and motion for
employees, making problems more readily apparent

Visual Management, Kanban

• Method for making problems visible, providing for fast response and problem
solving
• Japanese term meaning “signal,” a method for managing inventory

Value Stream Mapping

• illustrates the flow of materials and information from supplier to customer

Error proofing, Heijunka

• Method for designing or improving processes so errors are less likely to occur

Kaizen
• Japanese term meaning “continuous improvement,” focused on workplace
improvement by employees
5S
5S/5R

• 5S/5R hrs dpt mjd falsafah dlm kehidupan kerja

sehari-hari
• Intisari dr 5S/5R adl mematuhi apa yg mnjd
kesepakatan brsm
• 5S bukanlah kegiatan musiman atau sekadar trend
bulan ini, namun mrpk proses berkesinambungan
 =
• Membedakan antara yg diperlukan
dgn yg tdk diperlukan
• Menyingkirkan yg tdk diperlukan
• Membuat tempat kerja ringkas
• Menampung barang2 yg diperlukan
saja
• Bayangkan barang bawaan saat
bepergian
Langkah-Langkah
• Ringkas umumnya dimulai dgn
kampanye label merah (red tag)
• Pilih daerah yg mau diterapkan
ringkas ini
• Ukuran label yg lebih besar,
makin baik
• Bila ada brg tdk jelas statusnya,
apapun brg itu hrs diberi red tag
 bagi diri di kantor
• Meja kerja, laci meja kerja : Tdk
hanya kertas, pensil, balpoin,
pena, penghapus, kartu nama,
gunting dll namun juga ada
permen, koin, korek, kosmetik, dll.
• Jumlah maksimum tiap jenis hrs
ditetapkan
 =
• Menata semua brg yg ada setelah
ringkas dgn pola yg teratur dan tertib
(yg tertinggal adl brg minimum yg
diperlukan)
• Brg ini tdk dpt dipergunakan bila
letaknya jauh
• Untuk itu diperlukan =
• Dgn mengelompokkan brg brdasar
penggunaanya dan menata scr
memadai agar saat dicari gampang
Langkah-langkah

• Semua brg hrs punya nama,

alamat & volume ttt
• Berikan tanda, garis, batas dll
untuk nama, volume dan tempat
masing2 brg
• Bila trjadi penyimpangan jml
maka akan sgr trlihat
=
• Menjaga kondisi alat, tempat
kerja selalu dlm keadaan
bersih dan siap pakai
• Trmasuk di dlm nya lantai
tempat bekerja
• Membersihkan jg berarti
memeriksa. Bila ada kerusakan
cepat ditangani. Lbh murah
dan mudah ditangani
 =
• = tertib pribadi : pakaian yg
bersih, sarung tangan, masker,
sepatu kerja
• Memperluas konsep kebersihan
pd diri pribadi dan terus menerus
mempraktekkan tiga langkah
sblumnya
• Selalu menjaga keadaan yg sdh
baik melalui standar
 =
• Pengertian lainnya : mempertahankan keadaan
yg sdh ringkas, rawat dan resik setiap hr scr
terus menerus
• Melakukan ringkas satu kali, sangat mudah.
Namun mnjaga kegiatan ringkas, rawat dan
resik adl hal yg brbeda.
• Perlu satu system yg mampu menjamin
kelangsungan kegiatan tsb
 =

• Harus ditetapkan seberapa sering kegiatan

ringkas, rawat dan resik dilakukan dan siapa saja
yg hrs dilibatkan
• Hal ini harus mnjdi bagian dari rencana tahunan
organisasi (RS)
 =

• Rajin=disiplin pribadi
• Membangun disiplin diri sendiri dan
membiasakan diri utk menrapkan 5S/5R
melalui norma kerja dan standardisasi
• Pribadi mempraktekkan 4S/R scr terus
menerus & menjadikan kegiatan ini sbg
kebiasaan dlm kehidupan sehari-harinya
dpt menyebut dirinya memiliki disiplin
pribadi
Evaluasi

5 Cara menilai pelaksanaan 5S/5R

1. Penilaian mandiri (dilakukan sendiri)

2. Penilaian oleh konsultan ahli
3. Penilaian oleh atasan
4. Kombinasi dr 3 cara diatas
5. Penilaian brdasarkan kompetisi kelompok
 Visual Management

Membuat proses kerja menjadi terlihat

Error Proofing/Jidoka

• = Alat anti salah

 Error proofing (1)

• Poka Yoke di Rumah sakit

• Penerapan Error proofing dpt mencegah kesalhan yg dpt
mengancam jiwa
• Keamanan & keselamatan pasien dpt trancam oleh krn
kesalahan petugas maupun alat medis/kesehatan di RS
• Setiap kegagalan perangkat ini dpt mnyebabkan
misdiagnosis, cedera serius atau bahkan kematian pasien.
• Maka, harus scr terus-menerus dijamin kehandalan dari alat
tsb.
Error proofing (2)
Beberapa contoh peralatan yg mungkin trjd
kesalahan/kegagalan

Insulin infusion pump  Dialysis machine

 Vascular stent  Centrifuge
 Dilation Catheter
 Epidural catheter
 Anaesthesia machines
 dll
 Software failures
 Heijunka (1)
Heijunka = meratakan produksi baik dari segi volume
maupun bauran (mix) produk :

• Leveling of production by volume yang berarti

perataan volume atau jadwal produksi, (production
leveling).
• Leveling production by product type or mix yg berarti
perataan tipe atau bauran produk dlm jadwal
produksi, (product leveling).
Bagaimana di RS?
• Heijunka jam praktek dokter?
(Ilustrasi grafik kunjungan jam praktek dokter)

80

70

60

50

40

30

20

10

0
Jam 8-10 jam 10-12 Jam 12-14 Jam 14-16 Jam 16-18 Jam 18-20
Dokter 1 Dokter 2 Dokter 3 Dokter 4
Solusi?

• Pagi lebih maju mjd jam 7

• Sore juga maju
• Membuka praktek hr minggu
• Menambah dokter pd jam sibuk
Heijunka kunjungan pasien

• Jam kunjungan “kering” Promosi happy hours

• Sistem call center
• Mengarahkan pasien ttt (misalnya px baru) pada
jam 7 pagi atau setelah jam 2 siang
• Meminimalkan kunjungan pasien lgsg tanpa
appointment (call center)
• Klinik IGD utk px fals emergency
Kaizen (1)
• “good change” atau “improvement".
• Dasar penggunaan kaizen adalah analisis cepat dalam
skala kecil suatu masalah yang mudah ditangani.
• Solusi cepat yang dapat diukur secepatnya.

Kaizen Event
Kaizen (2)
Jarang menyebutnya sbg Kaizen
Terima kasih
firmanmph@gmail.com