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MANEJO EFICIENTE DE
EXCEL
ING. NATALIA LEÓN
Índice
Índice .................................................................................................................................................. 2
Guardar un libro de trabajo ............................................................................................................. 3
Cerrar un libro de trabajo ................................................................................................................ 5
Empezar un nuevo libro de trabajo ................................................................................................ 6
Abrir un libro de trabajo ya existente ............................................................................................. 7
Menú Inicio Excel ............................................................................................................................. 9
Menú Insertar Excel ....................................................................................................................... 13
Menú Diseño de Página Excel ..................................................................................................... 14
Menú Fórmulas Excel .................................................................................................................... 17
Menú Datos Excel .......................................................................................................................... 20
Menú Revisar Excel ....................................................................................................................... 22
Menú Vista Excel ............................................................................................................................ 23
Barras de Desplazamiento ............................................................................................................ 26
Hoja de cálculo ............................................................................................................................... 27
Movimiento rápido en la hoja ........................................................................................................ 27
Movimiento rápido en el libro ........................................................................................................ 28
Introducir datos ............................................................................................................................... 30
Modificar datos................................................................................................................................ 31
Tipos de datos................................................................................................................................. 31
Errores en los datos ....................................................................................................................... 32
Guardar un libro de trabajo
1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una
copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobreescribiéndolo.
Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejaremos seleccionada
la opción por defecto, Equipo. De esta manera el archivo se almacenará en la
memoria de nuestro equipo. Veremos otras opciones en temas posteriores.
Selecciona la carpeta dónde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el
explorador que se incluye en la ventana.
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para
no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes
pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
Por defecto tendremos seleccionada la opción Libros recientes, que nos muestra
en el menú de la derecha una lista de documentos abiertos anteriormente. Estarán
ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente
utilizado.
Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros
recientes haz clic sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo
fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.
La ficha de menú Inicio Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta
de opciones de Excel y contiene los botones de comando que normalmente se
utilizan para crear, dar formato a texto, alinear texto, y más.
Fuente:
Alineación:
Estilos:
Celdas:
Modificar:
La ficha de menú Insertar Excel es una barra horizontal que forma parte de la
cinta de opciones de Excel y se encarga de todos los comandos que permiten
insertar algún objeto o elemento dentro de un documento, tales como gráficos,
tablas, imágenes, texto, y más.
Tablas:
Ilustraciones:
Gráficos:
Columna: Inserta un gráfico de columna.
Línea: Inserta un gráfico de línea.
Circular: Inserta un gráfico circular.
Barra: Inserta un gráfico de barras
Área: Inserta un gráfico de áreas.
Dispersión: Inserta un gráfico de dispersión, también conocido como gráfico
xy.
Otros gráficos: Inserta un gráfico de cotización, de superficie de anillos, de
burbuja o radial.
Vínculos:
La ficha de menú Diseño de Página Excel es una barra horizontal que forma
parte de la cinta de opciones de Excel y permite cambiar los márgenes, tamaño y
orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de página,
especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página.
Temas:
Configurar Página:
Opciones de la Hoja:
Texto:
La ficha de menú Fórmulas Excel es una barra horizontal que forma parte de la
cinta de opciones de Excel y como su nombre lo indica sirve para crear y
manipular fórmulas denominadas también funciones. Las fórmulas se agrupan en
categorías, tales como financieras, matemáticas, lógicas, etc. La ficha de menú
fórmulas permite acceso a comandos de comprobación de de errores y rastreo de
precedentes y dependientes.
Biblioteca de Funciones:
Rastrear precedente: Muestran con fleca que efectúan el valor de las celdas
seleccionadas.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican donde fueron
efectuadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.
Quitar flechas: Oculta las flechas trazadas por rastrear precedentes.
Mostrar formulas: Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor
resultante.
Comprobación de errores: Busca errores comunes en las fórmulas.
Evaluar formula: Inicia el cuadro de dialogo evaluar fórmula para depurar
una fórmula evaluando cada parte de la fórmula individualmente.
Ventana inspección: Supervisa los v alores determinados en las celdas al
mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.
Cálculo:
La ficha de menú Datos Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta
de opciones de Excel y sirve como ayuda para manipular datos. Por ejemplo,
puedes utilizar esta ficha para importar datos externos como Access, SQL Server,
archivos csv, xml y más. La ficha Datos permite además filtrar y ordenar celdas,
validar sus datos, así como agrupar y desagrupar datos.
Conexiones:
Ordenar Y Filtrar:
Herramientas De Datos:
Esquema:
La ficha de menú Revisar Excel es una barra horizontal que forma parte de la
cinta de opciones de Excel y sirve para revisar la ortografía y gramática, buscar
una palabra en un diccionario de sinónimos, revisar marcas o cambios realizados
por otras personas y comparar documentos. La ficha Revisar permite proteger las
hojas de cálculo y libros de trabajo mediante contraseña.
Revisión:
Comentarios:
Nuevo comentario: Agrega un comentario sobre la selección.
Eliminar: Elimina el comentario Seleccionado.
Anterior: Va al comentario anterior del documento.
Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario de documento.
Cambios:
La ficha de menú Vista Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta
de opciones de Excel y sirve para cambiar la forma de ver la hoja de trabajo,
permite ver u ocultar las líneas de la cuadrícula que forman las celdas de la hoja
de trabajo, además de ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el
contenido).
Mostrar u Ocultar:
Regla: Muestra las reglas utilizada para medir y alinear objetos del
documento.
Líneas de la cuadricula: Activa las líneas de las cuadriculas para alinear los
objetos del documento.
Barra de mensajes: Abre la barra de mensajes para completar cualquier
acción necesaria en el documento.
Mapa del documento: Abre el mapa del documento que le permite,
mediante una vista de estructuras del documento.
Vista en miniatura: Abre el panel de miniaturas para utilizar para
desplazarse por un documento grande con pequeñas imágenes de cada
página.
Zoom:
Nueva ventana: Abre una nueva ventana que tenga vista del documento
actual.
Organizar todo: Coloca el mosaico de todas las ventanas de los programas
abiertos en paralelo en la pantalla.
Dividir: Divide la ventana actual en dos partes para que puedan ver las
diferentes secciones del documento al mismo tiempo.
Ver en paralelo: Muestra todo el documento en paralelo para poder
comparara el contenido.
Desplazamiento sincrónico: Sincroniza el desplazamiento de todos los dos
documentos para que se desplacen juntos.
Restablecer posición de la ventana: Restablece la posición de la ventana
del documento que se está comprando en paralelo para que compartan la
pantalla.
Cambiar ventanas: Pasa una ventana abierta actualmente.
Macros:
Primera hoja.
Hoja anterior o previa a la que hoja activa.
Hoja siguiente o posterior a la hoja activa.
Ultima hoja.
Hoja de cálculo
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a
través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda A1 CTRL+INICIO
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar
la tecla INTRO.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.
En este caso hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total
de 8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para
trabajar, la Hoja4.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic
sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para
visualizar a partir de la Hoja1.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic
sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán
ningún efecto y aparecerán desactivados.
MOVIMIENTO TECLADO
Introducir datos
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una
misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es
que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra
deberemos pulsar ALT+INTRO.
Modificar datos
Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto
similar al que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un
símbolo en la esquina superior izquierda similar a este: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará
un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacentes (por
ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás sumas).