ESTUDiO CONTABLE

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Asesoría y Consultoría Administrativa, Contable y Financiera a Entidades Públicas y Empresas Privadas.

A.- ANTECEDENTES
ACPROBOQUEA, es una asociación civil, sin fines de lucro que inicia sus actividades el 22 de
noviembre del 2005 inscrita en Registros públicos con partida registral N° 11027816, e inscrita en SUNAT con
RUC N° 20525247091 dedicada al proceso de banano orgánico para exportación.

B.- ESTADO ORGANIZACIONAL

ACPROBOQUEA, actualmente viene funcionando de acuerdo a la siguiente estructura:

ORGANOS DE GOBIERNO

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS

Es el órgano supremo de gobierno de la asociación, que está conformada actualmente por 365 asociados
hábiles cuyas funciones se encuentran plasmadas en sus estatutos, cuya nómina se detalla en el anexo
N° 01.

CONSEJO DIRECTIVO
Es el órgano de administración, dirección, gestión, representación de la Asociación y está integrada por
Presidente, Vicepresidente, secretario de economía, secretario de actas y archivos, secretario de prensa y
propaganda y dos vocales, cuyo mandato es de 02 años , cumplen funciones de acuerdo a su estatuto, son
retribuidos atraves de dietas. Los miembros del consejo directivo para el periodo 2013-2015 se detalla en el
anexo N° 02.

CONSEJO DE FISCALIZACION
Es el órgano encargado de fiscalizar las diferentes actividades que realiza de la Asociación y está integrada
por tres (03) miembros, cuya duración en el cargo es de 02 años, cumplen funciones de acuerdo a su
estatuto, son retribuidos atraves de dietas. Los miembros actuales del consejo de fiscalización se detallan en
el anexo N° 03.

AREAS ADMINISTRATIVAS

SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Actualmente se encuentra como responsable la Sra. GUADALUPE MADRID RIVERA, quien tiene a cargo la
recepción de documentación externa y apoyo administrativo a la secretaria de actas y archivos.

ÁREA DE PERSONAL
Actualmente se encuentra como responsable el Sr. MANFREDO JUAN SEMINARIO CISNEROS, quien tiene
a cargo el control de personal.

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Dirección: Mz D lote 14 A.H. José Obdulio Rivera-Querecotillo-Sullana-Piura
Teléfono celular 945267924 RPM #945267924
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La asociación cuenta con 18 empleados en planilla, 08 empleados en condición de Prestación de servicios,

cuya nómina se detalla en el anexo N° 04.
Así mismo cuenta con 127 trabajadores de cuadrillas para proceso de fruta, en planilla y 11 trabajadores
eventuales cuya nómina se detalla en el anexo N° 05.

ÁREA DE PRODUCCION
Actualmente se encuentra como responsable el Sr. ALEXANDER NUNJAR QUEVEDO, quien tiene a cargo
la programación de cosecha de fruta en campo Y proceso de empaque, cuenta con personal de apoyo cuya
nómina se detalla en el anexo N° 06.

ÁREA DE LOGISTICA Y EXPORTACIONES

Actualmente se encuentra como responsable el Sr. DAVID CAMPOS ALCALA, quien tiene a cargo la
coordinación de pedidos con los clientes: Agrofair y Port International, así como con el operador logístico:
AXIS.
También tiene a cargo el monitoreo de la logística necesaria para el proceso de empaque de fruta.
El contrato suscrito con el importador AGROFER, ha regido desde el 15 de abril del 2012 hasta el 15 de abril
del 2013, habiéndose renovado automáticamente hasta el 15 de abril del 2014.
El contrato suscrito con el importador PORT INTERNATIONAL ORGANIES GmbH, ha regido desde la
primera semana de enero 2012 y vence la primera semana del 2014, , pudiéndose renovar por 2 años mas
automáticamente si no se notifica con anterioridad a 3 meses.
Cuenta con personal de apoyo cuya nómina se detalla en el anexo N° 07.

ÁREA DE CALIDAD
Actualmente se encuentra como responsable el Sr. JORGE LUIS NUNJAR RIVERA, quien tiene a cargo la
verificación de los estándares de calidad en el proceso de empaque, cuenta con personal de apoyo cuya
nómina se detalla en el anexo N° 08.

ÁREA DE CERTIFICACIONES
Actualmente se encuentra como responsable el ING. KARL DENIS RIVERA CARREÑO, quien tiene a cargo
la gestión, evaluación y seguimiento de los procesos de certificaciones exigidas por el mercado internacional,
cuenta con personal de apoyo cuya nómina se detalla en el anexo N° 09.

ÁREA DE CONTABILIDAD.
La contabilidad actualmente la viene realizando el CPC. Claudio Herrera Yamunaqué: Gerente de “Gestoría
Integral para empresas S.R.L”, externamente.
La institución cuenta con un Software contable fruto de una donación del CIPCA.
Esta área cuenta con personal de apoyo cuya nómina se detalla en el anexo N° 10.

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En cuanto a Libros contables de acuerdo a las normas legales se han inventariado la existencia física según
anexo N° 11.

OBSERVACIONES

 -En los ambientes administrativos de la Asociación Comunal de Productores de Banano Orgánico de

Querecotillo y anexos se ha determinado la falta de organigramas.
Consideramos de vital importancia la formulación de Organigramas en la Asociación los mismos que deben
constituirse en documentos de auxilio permanente para la toma de decisiones y para todo aquel que tiene
relación directa con la organización.
La falta de Organigramas en la Asociación obedece a la ausencia de asesoramiento gerencial en materia
organizativa.

La situación señalada ocasiona una limitación visual de la estructura orgánica institucional, distribución de
funciones de forma inadecuada, así como también limita conocer la identificación de la persona trabajadora
y/o directivo con obligatoriedad de realizar las funciones asignadas.
Además de precisar las líneas y los niveles de autoridad existentes en la Institución.

 Sería conveniente para la Asociación que se actualice el “Manual de organización y Funciones” en

concordancia con el crecimiento o disminución de la estructura orgánica de la institución, este documento de
gestión de vital importancia debe ser de conocimiento de todos los trabajadores para el cabal conocimiento de
sus funciones.

 Así como también debe formularse el manual de procedimientos administrativos y contables, el cual
permite conocer el funcionamiento interno: descripción de tareas, Auxilian en la inducción del puesto y al
adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto, Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

 la asociación como persona jurídica tiene la obligación de llevar contabilidad completa, que es el
Conjunto de Libros y Registros que integran la contabilidad de una empresa comprendida en el Régimen
General del Impuesto a la Renta con ingresos mayores a 150 UITs. Los libros que integran la contabilidad
completa son el Libro Caja y Bancos, el Libro de Inventarios y Balances, el Libro Diario, el Libro Mayor, el
Registro de Compras y el Registro de Ventas.
Además de acuerdo a la ley del impuesto a la renta y en caso la empresa se encuentre obligada, se agregan
los Registros de Activos Fijos, Registro de Costos, Registro de Inventario permanente en unidades físicas y
Registro de Inventario Permanente valorizado.

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De otro lado, el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta dispone que los deudores tributarios deban
llevar sus inventarios y contabilizar sus costos de acuerdo a las siguientes normas:

a) Cuando sus ingresos brutos durante el ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UIT del
ejercicio en curso, deberán llevar un sistema de contabilidad de costos, cuya información deberá
ser registrada en los siguientes registros: Registro de costos, registro de inventario permanente
en unidades físicas y registro de inventario permanente valorizado …..
Que le permita determinar su costo de producción y/o costo de la fruta vendida trasgrediendo la normativa
tributaria señalada precedentemente, lo que origina una contingencia tributaria.
Resulta impostergable la formulación de las Conciliaciones Bancarias de Todas las cuentas corrientes y de
Detracciones de la asociación, para conocer el saldo de cada una de ellas a tiempo real. Además de su
llevado en forma adecuada
Como política sana de control interno y sustento de la conciliación de saldos de Caja/Bancos debería
efectuarse la ejecución de arqueos de caja, fondos fijos de caja chica, y otros fondos, en forma sorpresiva y
periódica.
Así mismo no se lleva un control permanente de las cuentas por cobrar y por pagar, que ayuden a conocer la
real situación de estas cuentas.
Se viene ingresando al sistema contable las Liquidaciones de compra en forma extemporánea, sin realizar la
verificación de productores que cuentan con RUC, situación que conlleva a contingencias tributarias en la
recuperación del saldo a favor del exportador (IGV).

 El avance tecnológico surgido en las últimas décadas obliga a las empresas e instituciones estar en
la vanguardia de los frutos de la globalización, para evitar implementaciones costosas se necesita dar
prioridad a los estándares o buenas prácticas en tecnologías de la información ya establecidas a nivel
internacional como el COBIT, ITIL, etc que permita manejar los riesgos inherentes a todas las actividades.
Desde ese punto de vista la institución cuenta con un Software contable, del cual no se monitorea el
procesamiento para asegurar la terminación exitosa de las operaciones como sucede en el sistema de
inventarios que actualmente no viene funcionando, se debe restringir el acceso al lenguaje de control del
procesamiento de los programas ejecutables, se desconoce las herramientas de retención automáticas, no se
cuenta con los manuales de procedimientos para el adiestramiento y solución de problemas en forma
inmediata. El acceso al sistema debe ser restringido al personal autorizado. Debe existir una política de
cambio de claves frecuentes. Se requiere que los usuarios tengan un identificador único de usuarios con el fin
de distinguir a un usuario de otro y establecer responsabilidades, se deben modificar las contraseñas
predeterminadas del proveedor ya que genera el riesgo de que personal no autorizado cuente con acceso a
los sistemas, asimismo no se cuenta con un mecanismo de restricción y/o registro de acceso físico a los
ambientes lo que genera el riesgo de que personal no autorizado pueda acceder libremente a dichos
ambientes, pudiéndose producir daños a los equipos, robos o alteraciones a la información que generan
interrupciones en las operaciones del negocio, debe cargarse un software antivirus en todas las
computadoras a través del cual se realice un escaneo tras la ejecución de programas, aperturas de correo y
descargas de archivos pues genera el riesgo de que virus y otros malware puedan ingresar a la red,

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debiéndose incurrir en costos adicionales de aislamiento, reparación y reposición de los recursos de

información, de no haberse perdido totalmente su integridad.
 En cuanto a Personal, no existen políticas de contrataciones, ni evaluaciones.

CONCLUSIONES
1. ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS

La ausencia de descripciones de trabajo del personal no permite delinear adecuadamente las funciones
específicas y responsabilidades debido a la carencia de los documentos de gestión siguientes:

 Organigramas, bien definidos, claros y sencillos de entender la estructura de la organización y

conocer los niveles jerárquicos y de autoridad existentes en la entidad, Visualizar mediante una
representación gráfica al personal que forma parte del Asociación

 Manual de Organización y Funciones – MOF – en el que se determine las funciones específicas,

responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia,
de igual manera que proporcione información a los empleados y trabajadores sobre sus funciones
específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

 Manuales de Procedimientos Administrativos – Contables – creado para obtener una

información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos.

 En las relaciones entre la Administración Tributaria y los contribuyentes, la llevanza de los libros y
registros contables puede entenderse como un deber a cargo de éstos de coadyuvar con el buen fin
de la gestión tributaria. Para ello, los libros y registros contables cumplen dos funciones primordiales:
1.-Constituyen un medio de prueba de las operaciones económicas, de las obligaciones tributarias y
de su cuantía.
2.-Facilitan el control de la administración tributaria, procurando reducir la evasión fiscal.

La Asociación Comunal de Productores de Banano Orgánico de Querecotillo y anexos del 1de Enero
al 30 de setiembre de 2013 no ha evidenciado físicamente los siguientes libros y Registros de
Contabilidad:

 Registro de Bienes de Activo Fijo, de conformidad al Inciso f) del Artículo 22° del Reglamento. Se
puede llevar en libros auxiliares, tarjetas o cualquier otro sistema de control. Se registra la fecha de
adquisición, el costo, los incrementos por revaluación, las mejoras de carácter permanente, las
depreciaciones, los ajustes por inflación y el valor neto de los bienes

 Libro Diario, sellado, foliado, empastado y legalizado para registrar cronológicamente todas las
transacciones realizadas por la Asociación de conformidad a la normativa contable

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 Libro Mayor, sellado, foliado, empastado y legalizado donde se registran las cuentas de activos,
pasivos y patrimonio ingresos y egresos del Asociación de conformidad a la normativa contable

 Libro de Caja, sellado, foliado, empastado y legalizado donde se registran todas las operaciones
vinculada al dinero en efectivo, y/o Cheques, notas de cargo, notas de abono bancarias

 Libro de Inventarios y Balances, sellado, foliado, empastado y legalizado en el cual se debe anotar
los bienes y derechos, así como las deudas que tenga la de conformidad a la normativa contable.

 Registros auxiliares de control, de cuentas por cobrar y por pagar

 Carece de un Sistema de Contabilidad de costos, que le permita conocer su costo de producción o

costo de la fruta vendida.

 En cuanto a los sistemas de información, la información no se conserva de conformidad con las

leyes para permitir su recuperación, no se realizan pruebas de restauración sobre los respaldos de
información lo que impide garantizar su legibilidad efectiva.

RECOMENDACIONES

Al consejo Directivo de la ACPROBOQUEA, para que disponga lo siguiente:

 Se elabore y/o actualice a la brevedad posible los documentos de gestión siguientes:

 Organigramas estructurales, funcionales e inclusive nominales de cada una de las

dependencias de la ACPROBOQUEA

 Manuales de Organización y Funciones – MOF - en los que se indique con claridad y sencillez
las funciones específicas de cada uno de los cargos, dependencia jerárquica y coordinación
para el cumplimiento de sus funciones.

 Manuales de Procedimientos administrativos – Contables - elaborados en coordinación con

todas las áreas de actividad involucradas en el manejo financiero y contable, en los que se
establezcan procedimientos y las políticas contables relacionados con las cuentas principales
de los estados financieros, a través de la directiva correspondiente

 Exigir se Formule comparativamente y con la estructura establecida por la NIC 1 “Presentación

de Estados Financieros” los siguientes estados contables:

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 Balance General

 Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas)

 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

 Estado de Flujos de Efectivo

 Notas a los Estados Financieros.

 Disponga inmediatamente la tenencia física de los siguientes libros y registros Contables del 1
Enero al 31 de Agosto de 2013:

 Registro de Bienes de Activo Fijo, siendo recomendable la toma de un inventario físico

debidamente valorizado a precios de mercado o de tasación para sincerar las cifras reveladas
en el estado Contable.

 Libro Diario, sellado, foliado, empastado y legalizado.

 Libro Mayor, sellado, foliado, empastado y legalizado

 Libro Caja, sellado, foliado, empastado y legalizado

 Libro de Inventarios y Balances, sellado, foliado, empastado y legalizado

 Libro de Compras, sellado, foliado, empastado y legalizado

 Libro de Ventas, sellado, foliado, empastado y legalizado

 Libro de Bancos, debidamente autorizado

 Otros registros voluntarios necesarios para fortalecer el Sistema de Control Interno de Asociación.

 Se coordine y se designe responsable para el ingreso de información e impresión de las liquidaciones

de Compra en forma permanente, filtrando a los productores que tengan RUC, los cuales beben emitir
Boletas de venta o facturas.

 Formule los costos de producción y de distribución, por ello, sería recomendable la implementación de
Un Sistema de Contabilidad de Costos, a fin de determinar los costos promedios de cada proceso
productivo, hasta determinar su costo final.

 Restauración e implementación del software contable, verificación de licencias y actualización o

compra de antivirus.

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 Crear un Plan de capacitación al personal administrativo con la finalidad de integrar la información de

la institución.

 Implementar políticas de contrataciones y evaluaciones del personal de la institución.

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