UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

POR

EDWIN FRANCISCO PÉREZ CHINOME

CODIGO: 1049618587

TECNICO LABORAL EN GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO

FUNDACION EDUTATIVA Y TECNICA HACIA EL PROCESO INDUSTRIAL

TECNICO LABORAL EN GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO

ABRIL 2 DE 2018
 INTRODUCCIÓN

El siguiente informe tiene como finalidad hacer un recorrido a la instrucción a la

administración documental ofrecido por la fundación educativa y técnica hacia el progreso
industrial (fundetec). Este primer módulo encontraremos los conocimientos necesarios a la
gestión de la documentación, clasificación, métodos de la documentación necesaria para el
trabajador, identificar catálogos bibliográficos y fondos documental departamental y sobre
todo registrar entradas y salidas de documentación.

La administración documental se ha convertido en el eje fundamental para almacenar,

recuperar documentos y sobre todo la difusión de la información al público en general (sin
ningún tipo de restricción) por medio de una serie de estrategias que son necesarias para que
estos documentos estén óptimos y no se pierda esta información en el trascurso del tiempo
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar un estudio minucioso de las temáticas de la administración documental, en donde se

identificaran conceptos básicos sobre archivos, archivos de gestión, archivar, de igual forma
por medio de herramientas como mapas conceptuales, cuadros sinópticos identificar la
clasificación de archivos, clasificación de documentos entre otros aspectos iniciales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Interpretar los conocimiento adquiridos en el primer modulo

 Por medio de un cuadro comparativo identificar la clasificación de archivos
 Elaboración de un mapa conceptual sobre la clasificación de los documentos
 Analizar y elaborar un memorando, una notificación, una circular y un instructivo
 Identificar la categorización de los archivos públicos por medio de un cuadro
sinóptico
 Profundizar los temas de la primera unidad por medio de un ensayo sobre el sistema
nacional de archivos, de igual forma la elaboración de un plegable
 TALLER NÚMERO UNO

1. Defina los siguientes conceptos, teniendo en cuenta los conocimiento adquiridos en el

modulo

Archivo: Se refiere a un establecimiento donde se almacenan una serie de

documentos públicos o particulares empilados en muebles los
cuales contienen capetas, guías, fotografías donde son organizados,
conservados por medio de una serie de técnicas.
Archivo De Gestión: Es realizado directamente por el empleado en su puesto de trabajo,
debe clasificarlos con el fin de facilitar la localización de cualquier
documento y sobre todo debe mantenerlos en un tiempo
determinado. ya que luego serán enviados para que sigan su
trámite ya sea “gestión documental o archivos semiactivos”
Archivar: Guardar de forma ordenada una serie de documentos útiles,
haciéndolo de un módulo lógico y eficaz el cual permita su pronta
localización cuando sea requerido

2. Completar la frase

De acuerdo a la clasificación de archivos podemos deducir que:

Según el lugar de emplazamiento los archivos se clasifican en:

 Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es

consultado por distintos departamentos

 Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la

entidad. Estos a su vez pueden ser:

 Departamentales o por secciones. en el propio departamento por ser utilizado

constantemente por este
 3. Completa el cuadro, de acuerdo a las características de cada componente

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

SEMIACTIVOS INACTIVOS GENERALES

contienen documentos recoge los documentos que También conocidos como
provenientes de archivos por habiendo perdido todo su centralizados: documentos
haberse realizado sobre ellos valor operativo y funcional, que se conservan en el
el trabajo concreto conservan valor histórico, mismo lugar y es consultado
político, o documental por distintos departamentos

4. Marco con una x la respuesta correcta:

Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada
como de salida que se establezca con el exterior.

A. Registro
B. Registro múltiple
X Registro general
C.
D. Registro de correspondencia

Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de

su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y
comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán
toda anotación que efectúen

A. Registro
B. Registro múltiple
C. Registro general
X Registro auxiliar
D.

Para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados.

A. Registro
B. Registro múltiple
C. Registro general
X Registro de archivo
D.
5. el archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que
podemos definir en tres apartados:

1 Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados

documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha
creado.
2 Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y
estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden
establecida para cada caso
3 Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la
estructuración dada al fondo

6. elaboro un mapa conceptual sobre la clasificación de los documentos

7. teniendo en cuenta las características fundamentales de estos documentos, elaboro

A. Memorando:
 CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017
CALLE 12 NO. 15 A- 12
TELÉFONO: 321 2887674
CONSORCIO.INTERVIAS.SRN047@GMAIL.COM

Tunja, 02 de abril de 2018

MEMORANDO NO. 014-10-D-IEPI

Señores: Inspectores de obra

Consorcio E.S.I. POPAYAN 2018

ASUNTO: Distribución de superficies

Se les informa a todos los inspectores de obra, que la puesta en marcha delas bodegas
número tres y cuatro, acondicionan la nueva distribución de superficies por carga que se
llevará a cabo a partir de los nuevos ingresos depedido. Bodegas uno y dos: víveres
perecederos y granos empacados a granel. Bodega tres: enlatados y comestibles empacados
en individual. Bodega cuatro: Manufacturados, elementos de aseo

Cordialmente,

________________________
WILLIAM ANDRES SANABRIA
Director de interventoría
C.c. archivo
BB A/sds
B. Notificación

CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017

CALLE 12 NO. 15 A- 12
TELÉFONO: 321 2887674
CONSORCIO.INTERVIAS.SRN047@GMAIL.COM

NOTIFICACIÓN LABORAL.

Tunja, 02 de abril de 2018

A TODO EL PERSONAL:

Por este conducto tengo el gusto de notificarles que el pasado 01 de abril del año en
curso, nuestra organización cumplió un año sin presentar ningún accidente de trabajo,
cumpliendo así con la meta de 365 días sin accidentes.

Este logro no hubiera sido posible sin la colaboración de todos ustedes, por lo que la
empresa ha decidido otorgar una integración a todo el personal del consorcio el día 05 de
abril en el restaurante brasas de oro a las 3:00 pm.

Reciban un caluroso saludo y mis más sinceras felicitaciones.

________________________
WILLIAM ANDRES SANABRIA
Director de interventoría
 C. Circular

CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017

CALLE 12 NO. 15 A- 12
TELÉFONO: 321 2887674
CONSORCIO.INTERVIAS.SRN047@GMAIL.COM

Tunja, 02 de abril de 2018

AL PERSONAL DE INTERVENTORÍA

A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de este
proyecto, comunico a ustedes que a partir de esta fecha, el personal de interventoría deberá
verificar que todos los empleados del consorcio contratista sin excepción porten su carnet de
identificación al entrar y salir de cada uno de los frentes de trabajo. También es obligación de
todas las personas que ingresen a estos frentes de trabajo utilizar los respectivos elementos de
protección personal y transitar solamente por las áreas delimitadas

Cualquier irregularidad que atente contra las normas de seguridad, reportarla inmediatamente
al ingeniero residente.

Atentamente,

________________________
WILLIAM ANDRES SANABRIA
Director de interventoría
D. Instructivo

CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017

CALLE 12 NO. 15 A- 12
TELÉFONO: 321 2887674
CONSORCIO.INTERVIAS.SRN047@GMAIL.COM

QUE HACER EN CASO DE SISMOS EN LOS FRENTES DE TRABAJO:

1 No corras, no grites, no empujes.

Sigue las instrucciones del personal

responsable ante la emergencia 2

3 Apaga cigarros o cualquier objeto que

pueda causar un incendio

Procura estar alejado de balcones,

ventanas, lámparas, canceles etc. Y de 4
lugares donde se pueda desprender algún
objeto.
No uses elevadores ni escaleras

En caso necesario protégete en el marco de

una puerta, junto a una columna o debajo
6
de un escritorio.
 Si te encuentras en el exterior, dirígete a
las zonas de seguridad preestablecidas
7

8. Elabore un ensayo sobre el sistema nacional de archivos, argumente basado en la ley

general de archivos, la conceptualización y funciones delegadas al sistema.

ENSAYO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

En sistema nacional de archivos lo podemos definir como el conjunto de instituciones

archivísticas, donde se coordina la adopción, ejecución, implementación y evaluaciones
de la política archivística, donde se promueven las mejores prácticas en la protección del
patrimonio documental para que esta esta forma la comunidad en general tenga el acceso
a estos documentos sin ninguna restricción.

Con el paso del tiempo se ha hecho una serie de modificaciones las leyes generales de
archivos como es el caso de “la ley 55 de 1985, inciso 20, del artículo 13, donde se
expone la reserva legal sobre cualquier documento cesara treinta años de su expedición,
cumpliendo estos, el documento no adquiere el carácter histórico” (modulo 1 introducción
a la adm. Documental) y podrá ser consultado por la comunidad en general donde podrán
sacar copias sin ninguna restricción del caso. Pero no solo las instituciones del gobierno
tiene deberes por las leyes, al mismo tiempo los ciudadanos también tienen derechos de
acceso como la ley 30 de 1992 en relación con el art. 105 enciso B, donde se evidencia
que el acceso podrá ser denegado por razones de interés público, por intereses terceros
más dignos, o porque lo disponga la Ley.

De igual manera el archivo general de la nación orientar y coordinar sin ninguna

restricción al sistema nacional de archivos, una de sus funciones es verificar que Todo
documento tenga un registro para que de esta forma quede constancia su entrada y salida.
Se dé testimonio que el documento ha pasado o no por la entidad competente, se verifica
el destino final del documento (archivado), su respectiva localización de este documento.

Otra de las funciones es la conservación de la información, con esto se debe adoptar

medidas para asegurar la perdurabilidad del material de documento, pero no solo se debe
optimizar los archivos de igual forma se deben hacer el respetivo mantenimiento
correctivo de cada una de las instituciones (estado de la habitación, energía eléctrica,
estantería entre otros factores), y sobre todo se deben implementar maneras preventivas y
correctivas contra los factores de deterioro, destrucción o desaparición de documentos
por medio de una restauración de documentos, reproducción de la documentación más
representativa y sobre todo aplicar los criterios y métodos de la organización documental
(clasificación y ordenación)
 9. Elabore un cuadro sinóptico sobre la categorización de los archivos públicos

 Archivo general de la nación

ARCHIVOS DESDE EL
PUNTO DE VISTA DE
SU JURISDICCIÓN Y
COMPETENCIA
Desde el punto de
 Archivo general del departamento
vista se clasifican
 Archivo general del municipio
 Archivo general del distrito

 Archivos de Entidades del Orden Nacional

 Archivos de Entidades del Orden Departamental
ARCHIVOS Desde el punto de  Archivos de Entidades del Orden Distrital
CATEGORIZACIÓN
TERRITORIALES vista territorial,  Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
DE LOS ARCHIVOS
PÚBLICOS se clasifican en  Archivos de Entidades del Orden Municipal
 Archivos de Entidades de Orden Local
 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley
 Archivos de los territorios indígenas

 Archivos de la Rama Ejecutiva

ARCHIVOS SEGÚN LA
ORGANIZACIÓN DEL
ESTADO
 Archivos de la Rama Legislativa
 Archivos de la Rama Judicial
 Archivos de los Organismos de Control
 Archivos de los Organismos Autónomos
10. Establezca una ruta basada en la normatividad legal vigente sobre el acceso y consulta de documentos públicos

autoridades publicas
ACCESO Y Todas las personas tiene responsables de estos
CONSULTA DE LOS derecho a consultar los archivos (privados y
documentos de archivos publicos) garanticen el
DUCUMENTOS publicos y a que les expida derecho a la intimidad
PUBLICOS copia de los mismos personal y demas derecho de
la constitucion

modificacion de la ley 57 de
Restricciones por razones de 1985. inciso 2, articulo 13 de
conservacion: cuando estos documentos la ley 57 de 1985 "la reserva
presenten deterioro fisico y no se legal sobre cualquier
encuentre en optimas condiciones su documento cesara a los 30
estado fisico. las instituciones años de expedicion. de esta
proporsionara la informacion mediante forma los documentos no
reproducciones que afecte el documento adquiere caracter historico y
original este podra ser consultado por
cualquier ciudadano
11. Elabore un plegable con la información más sobresaliente del módulo visto (recuerde las normas establecidas, para dicho documento),
 CONCLUSIONES

 Tras el estudio y construcción de cada componente del taller uno, podemos identificar los
conceptos básicos del técnico laboral en gestión documental y archivo esto con el fin de
empezar a empezar a implementarlos durante esta profesión.

 De igual forma por medio de herramientas (mapa conceptual, cuadro sinóptico,

plegables, ensayos) se evidencia la suma importancia de cada uno de los archivos donde
son coordinadas una serie de estrategias para la adopción, ejecución, para promover las
mejores prácticas en la protección del patrimonio documental archivístico.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Módulo 1, Técnico laboral en gestión documental y archivo, “introducción a la

administración documental” (FUNDETEC 2018)