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PROCEDIMIENTO Versión: 9
1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la planificación y
realización de las auditorías internas al Sistema de Gestión integrado - SGI de la
Superintendencia Financiera de Colombia – SFC, con el fin de proveer evaluaciones
objetivas acerca de la capacidad del SGI, para cumplir con lo planeado y con los
requisitos establecidos (tantos los internos como los legales y los de la norma
auditada), buscando siempre su mejora continua.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia a partir de la definición del Programa de Auditorías y
finaliza con el Cierre de Hallazgos de la auditoría y la evaluación de los auditores.
Aplica para todos los componentes y/o procesos del Sistema de Gestión Integrado.
3. DEFINICIONES
3.1 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una No Conformidad detectada u otra situación no deseable; se toma para evitar
que algo vuelva a ocurrir.
3.12 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Principios de la auditoría
4.5. Auditorías
o Reunión de apertura
La información y/o registros deben ser consultados por parte del auditor en
los sistemas de información con que cuenta la SFC o en el sitio de la
auditoría; las copias de la misma en caso de requerirse, deben ser solicitadas
por correo y su entrega se realizará también por medio electrónico.
NOTA: Las Listas de chequeo una vez son firmadas por el Auditor y el
Auditado, no puede ser conocida sino por el Auditor Líder y sobre la
información allí registrada se tendrá toda la discreción aplicada a los
documentos identificados como clasificados, incluidos en el Índice de
Información Clasificada y reservada.
En el evento que el auditado no firme la lista de chequeo, se deja registro de
la situación en la Lista de Chequeo y firma el Auditor.
El equipo de auditoría debe reunirse con la frecuencia que sea necesaria para
revisar los hallazgos de auditoría, a intervalos adecuados durante la
auditoría.
o Papeles de trabajo.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al registro de las actividades
en el aplicativo del SGI, el Auditor Líder respectivo, ingresa al aplicativo del
SGI, consulta Módulo de Mejoramiento y, con base en la información allí
registrada, diligencia la proforma Hallazgos de Auditoría Interna (E-PI-PLA-
053) y una vez firmada, la entrega en la Oficina Asesora de Planeación.
5. DESARROLLO
No. Actividad Responsable Norma/Política
Elaboran el programa de auditoría
E-PG-PLA-1
con base en los elementos Representante de la
Auditorías del
1 definidos para ello en las Dirección / Jefe Oficina
Sistema de Gestión
condiciones generales de este Asesora de Planeación Integrado
procedimiento.
Representante de la
Presenta el Programa de
Dirección y/o Jefe
2 Auditorías para aprobación del
Oficina Asesora de
Comité de Calidad.
Planeación.
Revisa y aprueba Programa de
3 Comité de Calidad.
Auditoría.
Representante de la
Comunica el programa de
Dirección / Jefe Oficina
4 Auditoría a todos los funcionarios
Asesora de
de la SFC.
Planeación.
Revisa el Registro de Auditores
Representante de la
del Sistema de Gestión Integrado E-PI-PLA-59
Dirección / Jefe Oficina
5 de la SFC y con base en Programa Registro de
Asesora de
de auditoría, selecciona el posible Auditores del SGI
Planeación.
grupo de auditores que
participarán en la auditoría y los
presenta a consideración del
Superintendente Financiero.
Envía comunicación designando a
los auditores e informado a los
jefes inmediatos, que deberán Superintendente
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coordinar lo necesario para Financiero.
permitir su participación en la
realización de las auditorías.
Elabora plan general de auditoría
Auditor Líder
y lo presenta a consideración del E-PI-PLA-54 Plan
Principal / Jefe de la
7 Jefe de la Oficina Asesora de de auditoria interna
Oficina Asesora de
Planeación / Representante de la -SGI
Planeación.
Dirección.
Auditor Líder
Realiza reunión con Auditores Principal / Jefe de la
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Internos designados. Oficina Asesora de
Planeación.
E-PI-PLA-54 Plan
Jefe Oficina Asesora de
9 Divulga Plan de Auditoría. de auditoria interna
Planeación.
-SGI
Primera Fase: Preparación de
la auditoría
10 Equipo Auditor
Revisa información del SGI y del
proceso asignado.
11 Asigna tareas al equipo auditor. Auditor Líder.
E-PI-PLA-57 Lista
de chequeo
Elabora el Plan de Auditoría,
auditoria interna-
específico para el proceso Auditor Líder / Equipo
12 SGI
asignado, y las Listas de auditor.
E-PI-PLA-54 Plan
Chequeo. de auditoria interna
-SGI
Remite listas de chequeo al
Auditor Líder Principal y/o al
13 Auditor Líder.
coordinador del proceso en la
Oficina Asesora de Planeación.
Auditor Líder Principal
y/o coordinador del
Informa al auditor Líder ajustes si
14 proceso en la Oficina
aplica.
Asesora de
Planeación.
Envía Plan de Auditoría al Líder
del respectivo proceso con copia a E-PI-PLA-54 Plan
15 los jefes de las dependencias Auditor Líder. de auditoria interna
auditadas y al Auditor Líder -SGI
Principal.
16 Realiza reunión general de Representante de la
apertura, presentación del equipo
auditor a los Líderes de los
Dirección / Jefe Oficina
procesos; informa objetivo de la
Asesora de
auditoría, confirma los canales de
Planeación.
comunicación y realiza
aclaraciones con los auditados.
Segunda Fase - Desarrollo de
la auditoria
Auditor Líder. E-PI-PLA-6 Acta
17 Realiza reunión de apertura, con
de Reunión
Líder de proceso; informa
objetivo de la auditoría, confirma
los canales de comunicación.
E-PI-PLA-57 Lista
Realiza auditoria; diligencia y Auditor Líder / Equipo de chequeo
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firma listas de chequeo. auditor. auditoria interna-
SGI
Analiza con el equipo auditor los
resultados de la auditoría para
E-PI-PLA-53
precisar y clasificar hallazgos. Auditor Líder / Equipo
19 Hallazgos de
Presenta hallazgos a auditor.
Auditoría Interna
consideración del Auditor Líder
Principal.
Revisa hallazgos de auditoría y, E-PI-PLA-53
Auditor Líder
20 de considerarlo pertinente, Hallazgos de
Principal.
presenta observaciones. Auditoría Interna
Realiza auditoria y reunión de
E-PI-PLA-6 Acta
cierre con el Líder del proceso
de Reunión
para presentar los hallazgos.
21 Auditor Líder. E-PI-PLA-53
Registra en el acta de reunión las Hallazgos de
conclusiones respecto de los Auditoría Interna
hallazgos.
Auditor Líder
Principal / Equipo de E-PI-PLA-39
22 Realiza reunión general de cierre. auditores / Líderes y Control de
Facilitadores de asistencia
proceso.
Tercera Fase – Informe de
auditoría y cierre de hallazgos
E-PI-PLA-60
Elabora Informe de Auditoría Informe de
23 Auditor Líder.
Interna por proceso y lo remite Auditoría Interna a
(por correo y en físico) a Auditor Proceso
Líder Principal y/o Jefe Oficina
Asesora de Planeación.
Consolida informe de auditoría y
organiza el anexo por E-PI-PLA-55
Auditor Líder
24 proceso/sistema y lo remite al Informe auditoría
Principal.
Jefe Oficina Asesora de interna
Planeación.
Publica y divulga Informe de Oficina Asesora de
25
Auditoría. Planeación.
Registra en el aplicativo de SGI
Oficina Asesora de
26 Módulo de Mejoramiento, los
Planeación.
hallazgos de auditoría.
Diligencia proforma interna E-PI-
Líder de E-PI-PLA-49
PLA-049 Plantilla Plan de
27 proceso/Facilitador del Plantilla Plan de
Mejoramiento y presenta a
proceso. Mejoramiento
consideración los planes.
Valora la pertinencia de las
acciones definidas por los
E-PI-PLA-49
procesos, para atener los Oficina Asesora de
28 Plantilla Plan de
hallazgos de la auditoría; de Planeación.
Mejoramiento
requerirse, solicita ajuste a los
Líderes de proceso.
Registra las actividades en el
Líder de
Módulo de Mejoramiento del
29 proceso/Facilitador del
aplicativo del SGI, según la
proceso.
clasificación del hallazgo.
Presenta a Comité resultado de la Representante de la
auditoría y simultáneamente dirección / Jefe Oficina
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realiza la revisión por la dirección, Asesora de
si s el caso. Planeación.
E-PI-PLA-56
Realiza evaluación de auditores y
31 Auditores Líderes. Evaluación de
la remite para firma.
Auditores- SGI
Registra hallazgos en la proforma
y de acuerdo a las actividades
E-PI-PLA-53
definidas por cada proceso en el
32 Auditor Líder. Hallazgos de
módulo de mejoramiento del Auditoría Interna
aplicativo del SGI realiza el cierre
de Hallazgos.
Organiza ENTREGABLES de cada
33 una de las Fases y los pasa al Auditor Líder. Entregables de las
Auditor Líder Principal. tres (3) fases.
Evalúa a los Auditores Líderes y
hace entrega en la Oficina
Auditor Líder
34 Asesora de Planeación de todos Entregables de las
Principal.
los documentos que soportan la tres (3) fases.
auditoría.
Evalúa al auditor Líder Principal y
envía la evaluación de auditores,
por correo electrónico a los E-PI-PLA-56
Jefe Oficina Asesora de
35 respectivos jefes inmediatos, para Evaluación de
Planeación.
que se tenga en cuenta en la Auditores- SGI
evaluación del desempeño del
funcionario.
36 FIN.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Fecha Cambios
. Se ajusta la redacción de la última condición
general e incluyendo en la misma que se realiza la
Revisión por la Dirección en el comité de Calidad en
el que se presenta el informe de la auditoría
interna.
1 13/Oct/2015
. Se cambia el orden del paso 22 por el paso 23 y
se aclara su redacción.
. En el paso 24 se incluye en el Comité de Calidad
que se presenta el informe de la auditoría, la
Revisión por la dirección.
Se ha modificado la condición general referente al
nombramiento del auditor Líder principal, el cual
2 06/Nov/2015
puede ser designado por el Líder del proceso de
Planeación y/o Representante de la Dirección.
3 11/Abr/2017 Se ajusta todo el procedimiento
Se ajusta la evaluación de los auditores lideres
(realizada por el auditor líder principal) para
después de realizado el cierre de hallazgos por los
4 20/Jun/2017
auditores líderes.
Se especifica el código de la proforma del Informe
de Auditoría Interna por proceso
Se incluye la realización de la Reunión general de
cierre.
Se reorganiza la presentación del informe al Comité
5 12/Jul/2017 de Calidad
Se incluye la actividad de valoración de las
actividades definidas por l proceso para atender
hallazgos de auditoría.
En la actividad 28, se cambia el responsable de la
actividad.
En el numeral 4.5.3, se definen tiempos para envío
6 04/Ago/2017 de documento preliminar con las actividades de los
planes de acción a la OAP la cual revisará la
pertinencia de los mismo y las generará
comentarios en caso de ser necesario.
Se reemplaza producto y/o servicio no conforme
7 07/May/2018
por salidas no conformes.
Se aclaran la condiciones generales en relación a la
8 29/Jun/2018 presentación de los hallazgos en la segunda fase de
la auditoría.
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente
reposa en el aplicativo del SGI.