GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES - CONCEITOS

Dados são elementos da informação (um conjunto de letras e números) que se tomados isoladamente não geram
conhecimento, não possuem significado intrínseco.

Informação é o ato de noticiar algo a alguém. Informar é dar parecer sobre alguma coisa que está fundamentada na
associação de dados que formam um juízo de valor e transmitem um conhecimento.

Sistema de informação é o conjunto de normas e procedimentos que objetivam transmitir, por um meio qualquer,
informações entre pessoas, cujo objetivo é oferecer subsídios ao processo decisório.

A Era da Informação

A Era da Informação é uma expressão designativa de nosso tempo oriunda dos enormes avanços tecnológicos dos
últimos dois séculos, das realizações alcançadas em termos de decifrar, registrar, reproduzir e disseminar a
informação.

O conhecimento acumulado adquire novo significado à medida que se aprende a pesquisar, armazenar e utilizar a
informação. Por um lado a informação torna-se recurso básico para os profissionais de todos os ramos, por outro o
controle das informações e o processamento de dados podem ser mais importantes do que os recursos materiais ou
energéticos como fonte de poder.

Informação a Serviço da Secretária

As informações procuram alcançar várias finalidades dentre as quais destacam-se o acompanhamento da realidade;
prevenção de situações futuras (tanto de mercado quanto conjunturais); conhecer inovações tecnológicas; identificar
as tendências do mercado; oferecer desenvolvimento de pessoal;proporcionar subsídios para tomada de decisões.

Várias são as fontes de informação para uma empresa, mas é difícil determinar a quantidade de informações
necessárias ao seu bom desempenho porque disso depende o tamanho, a estrutura, área de atuação e,
principalmente, seus objetivos.

Assim, é de suma importância saber selecionar as informações porque tanto a escassez quanto o excesso de
informações podem dificultar a tomada de decisão.

A secretária tem esse papel de gerenciar o fluxo de informações e dele fazem parte:

Captar informações direta ou indiretamente relacionadas com a empresa ou sua atividade;

Direcionar para os vários setores da empresa as informações específicas a cada atividade;

Estabelecer critérios de seleção das informações, de modo que as áreas recebam apenas as informações necessárias
a seus objetivos

Manter um sistema prático e atualizado de armazenamento de informações que possa ser utilizado a qualquer
momento.

Assim, “adotar o processo de decisões na empresa, por meio da agilização do fluxo de informações , tornando
disponível ao usuário final (profissionais e gerentes) não apenas a informação mais atualizada possível, como também
as ferramentas necessárias para selecionar e analisar esta informação”.

Processamento da Informação Mecânico Automatizado

Produção e preparação da informação Digitação Processamento de texto
escrita (ofício, carta, relatório) Endereçamento
Disseminação Correio Correio eletrônico
Malote/motoboy Fax
Telex
Manipulação e representação da Sistema de cálculos Microcomputador pessoal
informação para apoio à decisão Mecanismos p/produção gráfica Microcomputador profissional
Consulta à base de dados
Arquivamento e recuperação das Arquivos físicos Sistema de gerenciamento de
informações dados multiusuário