ALCALDIA DE PASTO

SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

Institución Educativa Municipal María Código

RGSS013
de Nazareth
Decreto No 0790 de noviembre de 2009
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AÑO 2017

PROCESO PARA GARANTIZAR CONTINUIDAD Y ACCESO AL SISTEMA

EDUCATIVO EN LA INSTITUCION EDUCATIVA MUNICIPAL MARIA DE
NAZARETH

Justificación

La Institución Educativa Municipal María de Nazareth, desde el área de

gestión directiva busca garantizar la continuidad y permanencia a los
estudiantes mediante la prestación de los servicios complementarios como
alimentación, transporte, vestuario y talleres de orientación laboral en
panadería, carpintería y modistería.

Actualmente el servicio educativo se encuentra regulado por Secretaria de

Educación Municipal mediante la supervisión periódica establecida en la
contratación. Por lo tanto es necesario establecer las características de la
población que se atenderá, el número de cupos, los responsables de las
admisiones y el procedimiento para cancelar o liberar el cupo de un
estudiante.

Objetivo: Establecer un proceso que garantice la continuidad de los

estudiantes antiguos; la admisión y matrícula de estudiantes nuevos y el
procedimiento en caso de un eventual retiro de un estudiante.

Objetivos específicos:

 Garantizar la continuidad y el derecho a la educación de los estudiantes

vinculados a esta Institución.
 Crear la oferta de cupos, según la capacidad de la infraestructura actual.
 Tramitar el estudio de insuficiencia de la planta física ante la SEM.
 Diseñar un instrumento de recolección de la información de los estudiantes
que solicitan cupo por primera vez
 Identificar el motivo de la solicitud de liberación de cupo.
 Intervenir en los casos que lo ameriten.
 Hacer seguimiento a los estudiantes hasta lograr su vinculación en otra
institución.
 Consolidar y suministrar en el SIMAT, una información clara y verificable
para desarrollar las acciones pertinentes.
 Conformación del comité de Admisiones

PROCESO Y PROCEDIMIENTOS

1. Continuidad:
 ALCALDIA DE PASTO
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

Institución Educativa Municipal María Código

RGSS013
de Nazareth
Decreto No 0790 de noviembre de 2009
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AÑO 2017

Los estudiantes que se encuentran vinculados desde años anteriores tendrán

garantizado su derecho a continuar en el año siguiente aun si este tienen
reprobados xxxxx años en el mismo grado o su edad no es aceptable o
conveniente; tendrá derecho a disfrutar de los servicios complementarios y se
vinculará obligatoriamente a un taller productivo (carpintería, modistería, y
panadería) desde el grado sexto.

La reserva de cupo se realizará previo al proceso de matrícula y consiste en

informar a las directivas de la Institución Educativa María de Nazareth, de la
continuidad del estudiantes o si por el contrario se trasladará a otra
instituciones educativas.

La matrícula se renovará una vez los padres de familia y el estudiante firmen la

tarjeta acumulativa; este proceso se realizará previa autorización de la
Secretaria de Educación Municipal.

2. Acceso

Teniendo en cuenta las características de los estudiantes en el año 2016, la

plataforma de matrícula SIMAT, género 34 alertas de estudiantes que
presentan extra edad, ante esta situación se realizó la solicitud de apertura del
programa de Aceleración del aprendizaje, vinculando 21 estudiantes, que el
2017 se nivelaran con los estudiantes de su edad.

En el año 2018, se gestionará la posibilidad de abrir el modelo de Secundaria

Activa, disminuyendo el número de estudiantes de secundaria que se
encuentran en extra edad; así mismo se ofertarán los cupos del grado
Preescolar y Aceleración del Aprendizaje, autorizados por la SEM según la
infraestructura actual:

AULA
N° DE N° DE MT2 CUPOS
AULAS ESTUDIANTES OFERTADOS

PREESCOLAR 1 20 60 20

ACELERACIÓN
DEL 1 25 32 25
APRENDIZAJE

TOTAL DE CUPOS 45

Las solicitudes no serán atendidas por orden de llegada, la respuesta a las

mismas se dará una vez se realice la visita domiciliaria inicial por parte de la
orientadora escolar, se aporte la documentación requerida antes de la
vinculación y posteriormente se firmara la tarjeta acumulativa de matrícula.
 ALCALDIA DE PASTO
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

Institución Educativa Municipal María Código

RGSS013
de Nazareth
Decreto No 0790 de noviembre de 2009
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AÑO 2017

Los documentos para realizar la matricula son:

 Ficha de preinscripción totalmente diligenciada.

 Fotocopia de Registro civil
 Fotocopia de Tarjeta de identidad para los niños y niñas mayores de 8 años.
 Fotocopia de Carnet de salud o certificación
 Fotocopia de Carnet de vacunas
 Puntaje del SISBEN
 Fotocopia de la cedula de los padre y/o acudientes.
 Carnet de seguro estudiantil obligatorio.
 Fotocopia de la carta de la AUO, en el caso de ser desplazado.
 Fotocopia de reporte médico para los estudiantes diagnosticados con algún
tipo de necesidad educativa especial.
 Certificados de estudios para los estudiantes que aspiren a un cupo en
Aceleración del aprendizaje.

Para realizar el proceso de admisiones para los cupos ofertado se conformará

el comité de admisiones que estará integrado de la siguiente manera:

- Directivo o su representante
- Orientadora escolar
- Dos docentes: 1 de básica primaria y otro de secundaria

Notificación por escrito de la decisión del comité con relación a la solicitud.

3. Permanencia
La asistencia se controlará mensualmente en articulación al Plan de apoyo
escolar a estudiantes con bajo rendimiento académico garantizando en
derecho a la educación de los menores de edad.

Los padres de familia deberán solicitar permisos por escrito a las directivas
y/o directores de grupo, en caso de inasistencias prolongadas se debe
justificar con los respectivos soportes antes de que el caso sea reportado al
ICBF, garantizando el derecho a la educación.

Los estudiantes que presenten reiteradas inasistencias serán sujetos de

seguimiento y no serán reportados al programa Familias en Acción para el
pago de los incentivos.

4. Traslado o liberación de cupo

 ALCALDIA DE PASTO
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

Institución Educativa Municipal María Código

RGSS013
de Nazareth
Decreto No 0790 de noviembre de 2009
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AÑO 2017

Cuando se presente una solicitud de liberación de cupo, los padres de

familia, las directivas, la orientadora escolar y el administrativo realizarán el
siguiente proceso:

Padres de familia:

 El padre presentara su solicitud por escrito en el formato existente: en él

se consignaran con su letra el motivo que padre tienen para formalizar el
retiro, dirección, teléfono y finalmente firmara con número de identificación.
 Informará la institución educativa donde continuará sus estudios el
estudiante.

Directivas:

 Una vez decepcionada la solicitud la Rectora, informará a la orientadora

escolar de la novedad.
 Autorizará la visita domiciliaria al lugar de residencia para constatar el
motivo del retiro.
 Al finalizar todo el proceso autorizar con su firma el retiro.
 Informar de la novedad al administrador SIMAT, para realizar la novedad.

Orientación Escolar

 Realizar la visita domiciliaria.

 Diligenciar el formato de visita domiciliaria con las firmas de quien le
atiende o referente de información.
 Informar en la visita domiciliaria a los padres o acudientes del inicio del
proceso de seguimiento formal establecido por la Institución Educativa.

Administrador SIMAT

 Registrar la novedad
 Informar a la Secretaria de Educación, mediante oficio del retiro.
 Entrega de la documentación y certificados de calificaciones de los
padre de familia.

Cronograma
FECHA DE INICIO: 17 de julio de 2017
FECHA FIN: 22 de diciembre de 2017
 ALCALDIA DE PASTO
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

Institución Educativa Municipal María Código

RGSS013
de Nazareth
Decreto No 0790 de noviembre de 2009
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AÑO 2017

N°

Actividad Responsable Evidencia del proceso Fecha

1. Proyección de Directivas  Formato de 25 a 31 de

cupos Secretaria proyección de cupos. agosto.
Académica  Ingreso de información
en SIMAT
2. Promoción y Secretaria  Reporte oportuno en 14 al 24 de
aprobación de Académica plataforma noviembre
estudiantes
3. Reprobación de Secretaria  Reporte oportuno en 14 al 24 de
estudiantes Académica plataforma noviembre

4. Caracterización de Secretaria  Diligenciamiento de la Permanente

la población en Académica ficha de estudiantes en
riesgo de estado de deserción
deserción.
5. Asignación de Directivas  Registros de prestación A partir de la
estrategias de Secretaria del servicio de fecha de inicio
permanencia académica transporte escolar, del año
alimentación, entrega de escolar
útiles escolar, entrega
de mercados entre
otros.
6. Notificación del Comité de  Notificaciones firmadas 1 al 30 de
estado de la Admisiones  Carpetas de hoja de diciembre de
solicitud de cupo vida de los aspirantes 2017

7. Asignación de Directivas  Fichas de visita 20 de

cupos para Comité de domiciliarias iniciales noviembre al 1
estudiantes nuevos admisiones  Ficha de preinscripción de diciembre
de 2017
Secretaria
Académica
8. Renovación de Directivas  Tarjeta Acumulativa de Una vez se
matrícula a Secretaria matriculas firme el
estudiantes Académica  Reporte en la contrato de
antiguos plataforma de prestación del
matrícula SIMAT servicio
educativo y
autorización
de la SEM,
para oficializar
la matricula.
 ALCALDIA DE PASTO
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

Institución Educativa Municipal María Código

RGSS013
de Nazareth
Decreto No 0790 de noviembre de 2009
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AÑO 2017

9. Matricula a Directivas  Diligenciamiento de la Con

estudiantes nuevos Secretaria ficha de inscripción autorización
Académica  Diligenciamiento de la de la SEM
ficha de matricula
 Información en SIMAT
10. Novedades de Directivas  Solicitud de liberación Permanente
retiros Orientación de cupo
Escolar  Visita domiciliaria
Secretaria  Informe de visita
Académica  Autorización de la
liberación.
11. Auditoria a los SEM  Actas de visitas Según se
establecimientos Directivas  Documentación AZ – establezca en
educativos Secretaria SIMAT 2018 el contrato y a
nivel interno.
Académica
12. Visitas Orientación  Registros de visitas Permanentes
domiciliarias. escolar domiciliarias.

HTA. LILA VITORIA VILLARREAL TORRES EDILMA EUGENIA PAZ

Rectora Orientadora Escolar