Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Capítulo 7
Determinación de costos,
presupuesto y valor
devengado
Costos de mano de obra. Son los costos estimados para las distintas
clasificaciones de personas que se espera trabajen en el proyecto. Los costos de
mano de obra se basan en el tiempo de trabajo estimado (que no necesariamente
es lo mismo que la duración estimada de las actividades) y las tarifas de mano de
obra en unidades monetarias para cada persona o clasificación.
Costos de materiales. Son los costos estimados de los materiales que el equipo
del proyecto o contratista necesitan comprar para el proyecto
Costos del equipo. Algunos proyectos requieren equipo que debe adquirirse como
parte del proyecto. El equipo puede incluir elementos como computadoras y
maquinaria.
Costos de instalaciones. Algunos proyectos pueden requerir instalaciones
especiales o espacio adicional para el equipo del proyecto, por razones de
seguridad, para almacenar materiales, o para construir, ensamblar y probar el
elemento final del proyecto.
Costos de subcontratistas y consultores. Cuando los equipos de proyecto o
contratistas no tienen el expertise (conocimiento experto) o los recursos para
hacer ciertas tareas del proyecto, pueden emplear subcontratistas o consultores
para que realicen esas actividades.
Costos de viaje. Si durante el proyecto se requiere hacer un viaje (que no sea
local) deben incluirse sus costos.
Costos de contingencia. Además de los elementos anteriores, el equipo del
proyecto o contratista puede incluir un costo estimado de las contingencias,
también conocido como reservas, para cubrir situaciones inesperadas que ocurran
durante el proyecto
El monto se calcula al sumar los costos presupuestados para cada periodo hasta ese
momento. Este monto total, conocido como costo acumulado presupuestado (CAP), valor
planeado (VP) o costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), es el monto que se
presupuestó para hacer el trabajo programado hasta ese momento. El CAP es el
presupuesto por etapas inicial que se utilizará en el análisis del desempeño de los costos
del proyecto.
Costo real
Para hacer un seguimiento del costo real en un proyecto es necesario establecer un
sistema para recabar, de manera oportuna y periódica, datos sobre los costos en los que
se ha incurrido realmente. Este sistema podría incluir procesos, procedimientos y formas
para recabar datos. Una estructura de contabilidad debe establecerse con base en el
sistema de numeración de la estructura de división del trabajo, de modo que cada
elemento del costo real se cargue al paquete de trabajo apropiado. El costo real de cada
paquete de trabajo puede entonces sumarse y compararse con su CAP.
Costos comprometidos
En muchos proyectos se invierten grandes cantidades de dinero en materiales o servicios
(subcontratistas, consultores) que se utilizan durante un periodo más largo que un periodo
de presentación de reportes sobre los costos. Estos costos comprometidos deben tratarse
de manera especial para que el sistema de contabilidad asigne en forma periódica una
porción de su costo total al costo real, en lugar de esperar hasta que los materiales o ser
vicios se terminen por completo para cargar los costos reales totales. Los costos
comprometidos también se conocen como compromisos, costos obligados o costos
afectados.
Del mismo modo que es importante hacer un seguimiento del costo real de un proyecto,
también hay que instalar un sistema complementario para recabar datos de manera
oportuna y regular respecto al valor devengado o del trabajo realizado en cada paquete
de trabajo. La determi nación del valor devengado implica recabar datos sobre el
porcentaje de terminación para cada paquete de trabajo y luego convertir este por centaje
en una cantidad en unidades monetarias, al multiplicar el CTP del paquete de trabajo por
el porcentaje de terminación.
Al igual que el IDC, este indicador muestra la diferencia entre el valor del trabajo realizado
y el costo real, pero la VC se expresa en unidades monetarias.
El primer método supone que el trabajo restante del proyecto o paquete de trabajo se
realizará con el mismo índice de eficiencia que el trabajo hecho hasta ahora.
Este método puede consumir mucho tiempo, pero tal vez sea necesario si el proyecto
experimenta desviaciones persistentes del plan o si hay cambios importantes.
Control de costos
La clave para el control de costos efectivo es analizar el desempeño de los costos de
manera periódica y oportuna. Empieza con el cálculo de un presupuesto inicial por etapas,
que muestra cómo se espera que se gasten los costos a lo largo de la duración del
proyecto. Por tanto, es necesario monitorear el costo real incurrido y el valor devengado
del trabajo realizado. Es crucial que las varianzas del costo y las ineficiencias se
identifiquen al principio, de modo que se puedan aplicar acciones correctivas antes de que
la situación empeore. Una vez que los costos de un proyecto se salen de control, será
muy di fícil completar el proyecto dentro del presupuesto. El control de costos consiste en
lo siguiente:
3. Revisar el plan del proyecto, incluyendo estimaciones de las duraciones y los costos,
para incorporar la acción correctiva planeada.
El análisis del desempeño de los costos debe incluir la identificación de los paquetes de
trabajo que tienen una varianza de costos negativa o un índice de desempeño de costos
menores de 1.0.
La clave para administrar el flujo de efectivo es asegurar que el efectivo entre más rápido
de lo que sale. Si no se dispone de suficiente efectivo para cubrir los gastos, debe
solicitarse dinero prestado. El hecho de solicitar un préstamo incrementa el costo del
proyecto debido a que cualquier dinero prestado debe pagarse al acreedor junto con un
cargo, el interés.
El flujo de efectivo que proviene de del cliente puede controlarse, según las condiciones
del pago estipuladas en el contrato. Desde el punto de vista del contratista, es deseable
recibir pagos del cliente en las primeras etapas del proyecto en vez de hacerlo después.
Preguntas
1. Describa por qué es necesario desarrollar un presupuesto inicial para un
proyecto.
Además de establecer un programa inicial para un proyecto, también es necesario
desarrollar un presupuesto inicial ya que las razones principales para el exceso en los
costos han sido la falta de planeación en las primeras etapas del proyecto, problemas
con las adquisiciones, la puesta en marcha y operación fallida de los sitios, problemas
de recursos humanos, organización deficiente, procesos de proyectos administrados
incorrectamente y falta de control del proyecto
2. Elabore una lista y describa los elementos que deben incluirse cuando se
estiman los costos de las actividades.
Costos de mano de obra. Son los costos estimados para las distintas clasificaciones
de personas que se espera trabajen en el proyecto. Los costos de mano de obra se
basan en el tiempo de trabajo estimado (que no necesariamente es lo mismo que la
duración estimada de las actividades) y las tarifas de mano de obra en unidades
monetarias para cada persona o clasificación.
Costos de materiales. Son los costos estimados de los materiales que el equipo del
proyecto o contratista necesitan comprar para el proyecto
Costos del equipo. Algunos proyectos requieren equipo que debe adquirirse como
parte del proyecto. El equipo puede incluir elementos como computadoras y
maquinaria.
Costos de instalaciones. Algunos proyectos pueden requerir instalaciones
especiales o espacio adicional para el equipo del proyecto, por razones de seguridad,
para almacenar materiales, o para construir, ensamblar y probar el elemento final del
proyecto.
Costos de subcontratistas y consultores. Cuando los equipos de proyecto o
contratistas no tienen el expertise (conocimiento experto) o los recursos para hacer
ciertas tareas del proyecto, pueden emplear subcontratistas o consultores para que
realicen esas actividades.
Costos de viaje. Si durante el proyecto se requiere hacer un viaje (que no sea local)
deben incluirse sus costos.
Costos de contingencia. Además de los elementos anteriores, el equipo del proyecto
o contratista puede incluir un costo estimado de las contingencias, también conocido
como reservas, para cubrir situaciones inesperadas que ocurran durante el proyecto
CAP:Es el monto que se presupuestó para hacer el trabajo programado hasta ese
momento y se calcula al sumar los costos presupuestados para cada periodo hasta
ese momento
CAR:Es el costo real del trabajo realizado y se obtiene a medida que se reúnen los
datos sobre el costo real, incluyendo porciones de cualquier costo comprometido,
deben sumarse por paquetes de trabajo de manera que puedan compararse con el
costo acumulado presupuestado para el paquete.
Esta razón indica que por cada dólar gastado en realidad, sólo se recibió 0.79 de
dólar del valor devengado. Las tendencias en el IDC deben vigilarse con
detenimiento. Cuando el IDC está por debajo de 1.0 o disminuye en forma gradual,
debe aplicarse una acción correctiva.
10. ¿Qué significa que la varianza del costo sea negativa? ¿Qué significa que
sea positiva? Cuando se evalúa un paquete de trabajo con una varianza del
costo negativa ¿cuáles son los dos tipos de actividades en que usted debe
concentrarse? ¿Por qué?
La varianza del costo es otra indicación de que el trabajo hecho no está a la par del
costo real. Una varianza negativa indica que por cada peso gastado en realidad se
recibió menos de la cantidadla identificación de los paquetes de trabajo
Cuando se evalúa un paquete de trabajo con una varianza del costo negativa las
actividades a las que se debe incurrir es a la de la identificación de los paquetes de
trabajo que tienen esa varianza o índice de desempeño menor de 1.0 y también deben
identificarse aquellos paquetes de trabajo para los cuales la VC o el IDC se han
deteriorado con respecto al periodo de reportes anterior del valor devengado y
viceversa.
La clave para administrar el flujo de efectivo es asegurar que el efectivo entre más
rápido de lo que sale. Si no se dispone de suficiente efectivo para cubrir los gastos,
debe solicitarse dinero prestado. Para alcanzar esta meta se podría tratar de negociar
las condiciones del pago.
Ejercicios
1. Busque herramientas de análisis en la web. Proporcione una descripción de
lo que encuentre. Si es posible descargue el demo de un software que
ofrezca algunas herramientas de análisis de costos.
En la web se muestra que el desarrollo de un proyecto exitoso implica
habitualmente la puesta en marcha de un conjunto de pasos, metodológicamente
determinados, para cerrar en forma efectiva la brecha existente entre el
desempeño actual y lo que se requiere, el objetivo o la meta, en uno o más
indicadores de desempeño clave.
ISO Tools
PROCEI
WEKA
Rapid Miner
Orange
Surgen así distintas ideas y enfoques, tales como las del valor agregado o
beneficio neto para los propietarios del capital o dueños de la empresa
(ShareholderValue), tomando fuerza conceptos como la creación de valor
económico, con la aplicación del análisis del valor agregado o maximizado para los
propietarios (shareholdervalueanalysis).
Cada vez más se observan los esfuerzos orientados a adecuar las organizaciones
al complejo escenario en que se mueven. Cambios de reglas de juego, incremento
de la competencia, apertura al mundo a través de la tecnología, hacen al cliente
mucho más exigente, modificando sus demandas y necesidades.
4. Haga clic en el vínculo “PM Library”, luego en “PM Case Studies” y revise
por lo menos un caso. ¿el proyecto fue exitoso? ¿por qué? ¿qué hizo bien el
gerente del proyecto y qué hizo mal?
Los costos, tiempos y requisitos asociados eran demasiado complejos para utilizar
principios y prácticas anticuadas.
Caso 2
La Boda
PREGUNTAS
1. Utilizando el programa del capítulo 5, estime el costo para cada actividad.
2. Determine el costo total presupuestado del proyecto.
3. Prepare un costo presupuestado por periodo en una tabla (parecida a la de la figura 7.5) y una
curva del costo acumulado presupuestado (CAP) (similar a la de la figura 7.6) para el p