SISTEMA CONTABLE EN EXCEL Y ACCESS – CONTAEXCEL V. 3.0.

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CORPORACIÓN PERÚ CONTABLE

PROCESO DE INSTALACIÓN EN LA RED LOCAL.

Paso N°1: Descargar y descomprimir el sistema contable.
El sistema será entregado a cada uno vía correo electrónico por lo tanto lo primero que
tenemos que hacer es descargarlo a nuestro computador; el archivo que contiene el sistema
tiene por nombre “SISTEMA CONTABLE V. 3.0.rar” este archivo debemos descomprimirlo,
para ello podemos hacer anti clic en el archivo comprimido y seleccionando la opción “Extraer
aquí” obtendremos la carpeta tal como lo necesitamos:

Una vez terminado este proceso podremos visualizar la carpeta que contiene el sistema:

Esta carpeta contiene varios archivos que son necesarios para el correcto funcionamiento del
sistema por lo que deben permanecer siempre en la misma carpeta.

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Paso N° 2: Compartir la base de datos en la red local

Debemos indicar que la función que cumple el archivo Acces viene a ser almacenar toda la
información ingresada por medio del sistema contable en Excel; por lo tanto, debemos tener
tantas bases de datos como empresas deseemos trabajar ya que cada base de datos será usada
para cada empresa en particular.
Para compartir la base de datos recomendamos seguir los siguientes sub pasos:
PASO 2.1.-C CREAR UNA CARPETA EN EL DISCO “C: \BASE DE DATOS
SISTEMA CONTABLE”

OJO: Esta carpeta que será la que compartiremos en toda la red local debe estar
ubicada en la computadora que cumplirá la función de servidor de red; tengamos en
cuenta que para poder usar los archivos de esta carpeta es necesario que esta
computadora este encendida caso contario no podríamos utilizar el sistema contable.
En ninguna de las máquinas de la red.
A esta carpeta debemos trasladar la base de datos de la carpeta inicial:

En esta carpeta podemos crear tantas copias como empresas que querríamos trabajar
y además podemos cambiar el nombre de cada archivo para un mejor control:

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PASO 2.2. - COMPARTIR LA CARPETA CREADA EN LA RED LOCAL:

Para ello debemos hacer anti clic sobre la carpeta C: \BASE DE DATOS SISTEMA
CONTABLE” y seleccionamos la opción “Propiedades”

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En este cuadro de dialogo seleccionamos la pestaña “Compartir” y luego hacemos

clic en “Uso compartido avanzado…”

En este cuadro de dialogo primero debemos marcar la opción “Compartir esta

carpeta” y haremos clic en la opción “Permisos”

Para no tener inconvenientes más adelantes debemos hacer lo siguiente:

Hacer clic en la opción “Agregar”:

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En el cuadro de dialogo anterior seleccionaremos la opción

“Opciones avanzadas…”

Luego hacemos clic en la opción “Buscar ahora”

Nos muestra una lista de usuarios de allí debemos buscar y seleccionar

la opción “Todos” y luego hacer clic en “Aceptar”.

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Hacemos clic en “Aceptar”.

Debemos marcar la opción “Control total” y luego hacemos clic en

“Aplicar” y “Aceptar”.

Luego hacemos clic en “Aplicar” y “Aceptar”.

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Solo nos queda hacer clic en “Cerrar”.

Y listo ya tenemos nuestra carpeta compartida en toda la red.

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PASO 2.3. - DESACTIVAR EL USO COMPARTIDO CON PROTECCIÓN

POR CONTRASEÑA.
Es necesario una última configuración a nuestra computadora para que al momento
ingresar a nuestra carpeta desde otra computadora de la red local no nos pida un usuario
y contraseña respectiva; para ello abriremos el panel de control esto va a depender de
la versión del sistema operativo:

En esta pestaña debemos ingresar a la opción “Redes e internet”

Debemos Hacer clic en la opción “Centro de redes y recursos compartidos”.

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En la parte izquierda tenemos la opción “Cambiar configuración de uso

compartido avanzado”.

En el primer grupo “Privado (Perfil actual)” debemos tener marcadas las casillas
indicadas en la imagen anterior.

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Además, en este parte tenemos algunas opciones entre ellas el grupo “Todas las redes
públicas” en la cual debemos marcar la casilla “Desactivar el uso compartido con
protección por contraseña”.
Y finalmente guardamos los cambios realizados.
PASO 2.4. - VERIFICACIÓN:
En la opción “Red” del explorador de archivos ubicamos el nombre de la
computadora donde en la que hemos compartido la carpeta con las bases de datos del
sistema contable.

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Y pues efectivamente podemos visualizar la carpeta “\\Alex\base de datos sistema

contable”

Paso N° 3: Abrir el archivo “CONTA_EXCEL 3.0”

Regresemos a la carpeta inicial que habíamos descomprimido para abrir el sistema contable
en Excel.

Paso N° 4: generación de la clave de acceso.

De ser el caso habilitar los mensajes que muestra el programa Excel de tal forma que podamos
visualizar el formulario de acceso al sistema en el cual ingresaremos la clave única que será
entregada a cada participante:

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En caso aun no contemos con la respectiva clave de acceso, debemos hacer clic en el botón
ingresar del formulario de identificación (imagen anterior), luego el sistema nos mostrara un
mensaje de error el cual contiene la serie del computador, la misma que debe ser enviada a
Perú contable al correo avasquez@perucontable.com para generarle su clave de acceso
correspondiente.

Por ejemplo, en este caso la serie es: “351266941” la misma que al enviarnos al correo
indicado le estaremos enviando su respectiva clave de acceso como la siguiente: “E88434D”
(sin comillas) con la cual podremos ingresar exclusivamente al sistema mediante esta
máquina.
Paso N° 5: acceder con la respectiva clave de acceso.
Para esto debemos volver a abrir el archivo “CONTA_EXCEL 3.0”
Ahora ingresaremos la clave “E88434D” (sin comillas) y hacemos clic en la opción “Ingresar”
del formulario de acceso:

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Paso N° 6: identificación de la base de datos

tal como podemos notar se han creado tres nuevas pestañas exclusivas para el manejo del
presente sistema.
“LIBROS ELECTRONICOS”
“GESTOS DE INVENTARIOS”
“SISTEMA CONTABLE 3.0”
“FACTURADOR ELECTRONICO – SUNAT”

Aun no vamos a detallar cada una de estas opciones, pero revisemos lo correspondiente al
proceso de instalación o configuración inicial si así lo queremos llamar; necesitamos primero
ubicar la base de datos para asociarlo al Excel, para ello haremos clic en la primera opción de
la pestaña “SISTEMA CONTABLE” llamada “Ruta base de datos” correspondiente al grupo
“Datos generales”

Nos va a mostrar el siguiente cuadro de dialogo donde debemos ubicar la carpeta que
habíamos compartido en la red local y seleccionaremos la base de datos (archivo acces) con
la cual deseamos trabajar y luego clic en abrir.

Nota: Tanto la base de datos (acces) como el Excel pueden ser renombrados a criterio de cada
uno.

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Luego nos mostrara la información de la empresa por defecto:

Lo cual debe ser modificado de acuerdo a cada empresa luego debemos cerrar este formulario
para poder ingresar nuestro usuario y contraseña.
Paso N° 7: creación de nuevas empresas
Es necesario tener en cuenta que cada base de datos corresponderá a una empresa en particular,
por lo tanto, si necesitamos trabajar con más de una empresa solo debemos sacar una copia a
la base de datos (copiar y pegar) y nombrarlo como mejor nos parezca como tanto si vamos a
trabajar de forma individual o en red con el único detalle que si estamos trabajando en red lo
debemos hacer directamente en la carpeta compartida anteriormente, por ejemplo:

Y para cambiar de empresa en el sistema debemos tenerlo abierto el Sistema Contable V 3.0
(Excel), y podemos seguir las indicaciones dadas en el paso N° 7: Identificar la base de datos.

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Y solo seleccionaremos el respectivo archivo y la información se actualizará de forma

automática tal como lo podemos visualizar en el siguiente formulario:

Esta información podemos modificarlos si así lo deseamos caso contrario lo cerramos y ya

estamos listos para trabajar con la información de dicha empresa.

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