Informe 003-2018 Contabilidad

Huancayo 10 de julio de 2018

De: Enrique Diaz Ruedas

Contador
Para: Miguel Angel Puente Ruiz
Administrador
Asunto: Inventario general de la oficina administrativa de Minera Perú Sol

Reciba usted un cordial saludo de parte del área de contabilidad y mediante el presente paso a
detallar el inventario que fuese tomado por mi persona durante el transcurso de esta semana. El
mismo que estará detallado año por año y que también culminara con las observaciones realizadas,
que constaran en qué estado está la documentación, si cuenta con el orden y prolijidad requeridos
así como el tratamiento administrativo de los mismos.

INVENTARIO DE LA DOCUMENTACION CONTABLE POR AÑO

El presente listado detalla cómo se encuentra la documentación de años pasados en la oficina
administrativa de Minera Perú Sol, motivo por el cual se pasa a realizar el debido detalle.

ARCHIVOS 2012 (TODOS LOS ARCHIVADORES ESTAN FORRADOS DE COLOR ROJO)

 1 archivador de documentos de recursos humanos

 3 bolsas con los comprobantes de compras

ARCHIVOS 2013 (TODOS LOS ARCHIVADORES ESTAN FORRADOS DE COLOR ROJO)

 3 archivadores de compras
 1 archivador de tributos
 1 archivador de comprobantes de bancos
 1 archivador de guía de remisiones
 1 archivador de documentos de recursos humanos

ARCHIVOS 2014 (TODOS LOS ARCHIVADORES ESTAN FORRADOS DE COLOR AZUL)

 2 archivadores de compras
 1 archivador de documentos recibidos
 1 archivador de guias de remisión
 1 archivador de documentos de clientes
 2 archivadores de estados de cuentas de bancos más sus comprobantes
 1 archivador de requerimientos
 1 archivador de caja
  1 archivador de impuestos
 1 archivador con contratos para proveedores
 1 registro de ventas
 1 registro de recursos humanos
 1 registro de documentos de la empresa
 1 archivador A5 de detracciones
 1 archivador A5 de boletas de pago

ARCHIVOS 2015 (NO TODOS LOS ARCHIVADORES ESTAN FORRADOS DEL MISMO COLOR)

 1 archivador de recursos humanos - CELESTE

 1 archivador de reporte de mina - VERDE
 2 archivadores de comprobantes de bancos con estado de cuenta BANBIF - VERDE
 1 archivador de documentos recibidos - VERDE
 2 archivadores de comprobantes de bancos moneda extranjera BANBIF - VERDE
 2 archivadores de registro de compras - VERDE
 1 archivador de documentos de SUNAT - VERDE
 1 archivador de documentos de recursos humanos – VERDE
 1 archivador de documentos varios ( reporte de personal, hojas sueltas) – SIN FORRAR

ARCHIVOS 2016 (NO TODOS LOS ARCHIVADORES ESTAN FORRADOS DEL MISMO COLOR)

 1 archivador con documentos DREM – VERDE

 1 archivador con análisis de mineral – SIN FORRAR
 2 archivadores con documentos bancarios y estados de cuenta BANBIF – CELESTE
 1 archivador con documentos bancarios y estados de cuenta BANBIF moneda extranjera – CELESTE
 1 archivador de control guía de mercaderías - CELESTE
 2 registros de ventas – CELESTE
 1 archivador con contratos – CELESTE
 2 registros de compras – CELESTE
 1 archivador de personal – CELESTE

ARCHIVOS 2017 (TODOS LOS ARCHIVADORES ESTAN FORRADOS DE NARANJA)

 1 archivador de informe de gastos

 2 archivadores de registros de compras
 1 archivador de guias de remisión
 1 archivador de registro de ventas
 1 archivador de boletas de pago
 1 archivadora de empleados
 1 archivador de informe de planta
 2 archivadores de estados de cuenta comprobantes de bancos banbif soles
 3 archivadores de caja general
 1 archivador de documentos recibidos
 1 archivador de documentos enviados
 1 archivador de documentos de SUNAT
  1 archivador de estados de cuenta y comprobantes de BANBIF dólares

ARCHIVOS 2018 (TODOS LOS ARCHIVADORES ESTAN FORRADOS DE COLOR MARRON)

 1 archivador de documentos de la empresa

 1 archivador de documentos recibidos y enviados
 1 archivador de empleados
 1 archivador de documentos de clientes
 3 archivadores de caja general
 2 archivadores de registros de compras
 1 archivador de bancos

INVENTARIO DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA POR AÑO

El siguiente inventario detalla la cantidad y tipo de documento, que son de tipo
administrativo, los cuales se encuentran ubicados en los andamios en la oficina
administrativa.

LISTADO DE DOCUMENTACION:

 5 JUEGOS DE RECIBOS DE EGRESO DE SERIE 001 DE CORRELATIVO DEL 1301 AL 1800

 9 JUEGOS DE RECIBOS DE INGRESO DE SERIE 001 DE CORRELATIVO DEL 351 AL 1250
 2 ARHIVADORES VACIOS SIN FORRAR
 55 BOLSAS PEQUEÑAS DE PLASTICO TRANSPARENTE
 1 ROLLO DE PASTIFACIL
 1 BOLSA DE PEQUEÑA DE CAL
 1 COSTALILLO CON MUESTRA DE MINERAL
 9 JUEGOS DE PLANILLA DE MOVILIDAD DE CORRELATIVO DEL 301 AL 800
 2 TALONARIOS DE FACTURAS SIN ANULAR DE SERIE 001 Y CORRELATIVO DE 001 AL 100
 2 TALONARIOS DE GUIAS DE REMISION DE SEIRE 001 DE CORRELATIVO DEL 173 AL 200
 3 TALONARIOS DE RECIBOS DE CAJA CHICA DEL CORRELATIVO 224 AL 600
 1 MILLAR DE HOJAS EN BLANCO TAMAÑO A 4
 1 TALONARIO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
 1 TALONARIO DE CAJA CHICA DE CORRELATIVO 188 AL 200
 2 TALONARIOS DE CONTROL DE ASISTENCIA
 2 TALONARIOS DE CHECK LIST
 2 TALONARIOS DE TITULO: “FISG. SSOMA 002 IPERC CONTINUO”
 1 PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL
  1 EXPEDIENTE TECNICO DEL AÑO 2012
 1 CUADERNO CELESTE EN BLANCO
 4 TALONARIOS DE PLANILLA DE VIATICOS DE SERIE 001 DE CORRELATIVO 101 - 500
 4 TALONARIOS DE PLANILLA DE VIATICOS DE SERIE 002 DE CORRELATIVO 201 – 500
 1 BOLSA PLASTICA DE COLOR NEGRO CON MUESTRA DE MINERAL
 5 TALONARIOS DE SALIDAS DE CAJA DE CORRELATIVO 529 AL 1000
 9 TALONARIOS DE ORDEN DE ANALISIS DE LABORATORIO DEL 551 AL 999
 1 REGISTRO DE CAJA DEL AÑO 2012
 3 TALONARIOS DE FACTURAS DE VENTAS DE SERIE 001 DE CORRELATIVO 256 – 400
 6 LIBROS CONTABLES MANUALES IMPRESOS ARCHIVADOS EN PAQUETES DE HOJAS A4
 13 LIBROS CONTABLES MANUALES IMPRESOS EMPASTADOS DE COLOR MORADO
 4 TALONARIOS DE RECIBOS DE INGRESO LABORAL DE CORRELATIVO 101 AL 500
 3 TALONARIOS DE RECIBOS DE EGRESO LABORAL DE CORRELATIVO 101 AL 400
 4 TALONARIOS DE GUIAS DE REMISION DE SERIE 001 Y CORRELATIVO 405 AL 800
 7 TALONARIOS DE VOLANTES DE EGRESO DEL CORRELATIVO 1401 AL 1600
 1 ESCRITORIO DE MADERA MARRON
 2 ESCRITORIOS DE MELAMINE NEGRO
 1 IMPRESORA DE OFICINA MARCA EPSON
 2 COMPUTADORAS CON TODOS SUS COMPLEMENTOS
 1 CAJA DE PANETON CON DOCUMENTOS CONTABLES DEL PERIODO 2012
 1 MESA DE MADERA COLOR MARRON
 53 FOLDERES MANILA CON CURRICULUMS
 3 FOLDERES MANILA CON EL ACTA DE CONSTITUCION Y SUS MODIFICATORIA

HALLAZGOS LUEGO DE HABER REALIZADO EL INVENTARIO CONTABLE Y ADMINISTRATIVO

Al finalizar el inventario administrativo y contable se encuentra una serie de observaciones así pues
se pasó a analizar las operaciones de compras y ventas de los periodos 2012,2013,2014,2015,2016
y 2017 según los lineamientos de auditoria de control regidos por las NIAS y se encontró lo siguiente:

 Se encontró en el archivador de bancos 2016 un mal manejo en el archivamiento de los

documentos.
 Existe un mal manejo contable de la operacionalización de los documentos en el sistema
contasis.
 Se evidencia un mal manejo de los rótulos en los archivadores lo cual genera confusión y
malestar al momento de cruzar la información.
 En el periodo 2016 la factura 001 – 420 esta emitida y anulada (de forma manual) pero no
está registrada en el sistema ni en el libro de ventas, cabe mencionar que no hubo
contraprestación de la misma pero es un acto irregular que se reporta.
 Se evidencia que en los registros de compras de todos los años se adjunta los Recibos de
Honorarios y boleta de pasajes.
 Se evidencio el reconocimiento y medición de una nota de crédito del mes de Mayo del
periodo 2016.
 Existe un mal reconocimiento y medición de los documentos contables.
 En el periodo 2014 se evidencia que el archivador de ventas que los documentos emitidos
para la empresa Cobresol SAC contienen todas sus copias.
 Durante el periodo 2018 se observa que existen comprobantes de ventas que contienen la
firma de conformidad en los resúmenes y exiten otros que se encuentran con todas sus
copias (ver anexo 1).

Luego de haber realizado el inventario físico de los documentos encomendado por en socio
Accionista Ingeniero Manuel Guerra Urruche, dejo en potestad de dar la conformidad al
administrador: Puente Ruiz Miguel Ángel para que pueda dar fe de lo manifestado en líneas
anteriores.

Sin mas que manifestar, se deja este informe para fines correspondientes.

ATTE

ENRIQUE DIAZ RUEDAS

CONTADOR DE MINERA PERU SOL SAC