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CONTRÔLE INTERNE 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 1 LE CONTRÔLE INTERNE 1. DEFINITION 1. Définition Par contrôle interne, on entend l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Le contrôle interne a pour objectifs : 1. la protection et la sauvegarde du patrimoine y compris la prévention de la fraude ; 2. la conformité aux différentes lois et réglementations applicables ; 3. le respect constant des instructions et des règles de gestion définies par la direction ; 4. la diffusion d’une information financière et non financière fiable, rapidement et à temps ; 5. le développement de la rigueur et l’amélioration des performances (efficacité opérationnelle, rationalisation des tâches). 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 2 LE CONTRÔLE INTERNE 2. RESPONSABILITE 2. Responsabilité • Le contrôle interne est mis en place et entretenu par la direction générale de l’entreprise afin de prévenir et de détecter les erreurs, les fraudes et les anomalies pouvant affecter les comptes et les états financiers. • Quant à l’auditeur, les normes actuelles d’audit lui prescrivent "d’acquérir une compréhension suffisante du contrôle interne pour pouvoir planifier sa mission et concevoir une approche d’audit efficace". 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 3 LE CONTRÔLE INTERNE 3. PRINCIPES DE BASE 3. Principes de base du contrôle interne Organisation (organigramme, manuel de procédures, définition des tâches, définition des responsabilités et des pouvoirs de signature) Séparation des fonctions (décision, contrôle, comptabilisation, nécessité de la double signature et plafond de signature.) 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 4 LE CONTRÔLE INTERNE 3. PRINCIPES DE BASE Intégration (ou auto-contrôle) : recoupement et contrôle mutuel (rotation du personnel). Qualité du personnel : compétence et honnêteté. Harmonie : adéquation aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement Universalité : le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 5 LE CONTRÔLE INTERNE 4. ELEMENTS CONSTITUTIFS 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne 1. environnement de contrôle ; 2. identification et évaluation des risques ; 3. activités de contrôle proprement dites ; 4. système d’information ou de communication ; 5. structure pilotage de l’ensemble du dispositif . 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 6 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.1. L’environnement de contrôle L’environnement de contrôle comprend: - les mécanismes de base (processus et procédures), - la qualité des structures et des hommes (infrastructures, ressources humaines), - les comportements (climat social, style de direction) l’existence et la mise en œuvre des éléments cités ci- dessus constituent le fondement sur lequel s’exercent les procédures de contrôle interne. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 7 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.1. L’environnement de contrôle a) Structure organisationnelle, répartition des rôles et responsabilités des dirigeants - Adéquation de la structure organisationnelle aux activités ; - Qualité du gouvernement d’entreprise : compétence et indépendance des administrateurs par rapport à la direction, exercice de la responsabilité; - - Type et qualité des relations entre la direction et le personnel ; - Qualité de la circulation de l’information ; - Existence et efficacité du comité d’audit ; 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 8 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.1. L’environnement de contrôle b) Intégrité et valeur éthiques - Comportement éthique, intégrité et rigueur des responsables ; - Niveau d’intégrité ou de corruption des responsables et du personnel clé ; - Place et perception accordée au contrôle interne par les responsables ; - Attitude et réactions face aux violations des règles et procédures : impunité, laxisme ; - Actualité et fiabilité des états financiers. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 9 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.1. L’environnement de contrôle c) Politiques et pratiques de gestion des ressources humaines - Niveau de compétence et d’expérience des responsables et du personnel clé ; - Niveau de formation continue des responsables et du personnel clé ; - Maîtrise des opérations ; - Stabilité ou taux de rotation du personnel (pour les fonctions cruciales) ; - Climat social : conflictuel, de méfiance, de suspicion. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 10 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.1. L’environnement de contrôle d) Philosophie et style de gestion - Mesures de supervision et de surveillance : effort de surveillance déployé par les responsables ; - Exercice et respect de l’autorité ; - Organisation générale des tâches ; - Qualité des relations avec les tiers; - Qualité et niveau d’entretien des moyens techniques et matériels ; - Célérité ou délai de réaction. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 11 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.1. L’environnement de contrôle Lorsque l’environnement de contrôle est défavorable, les procédures de contrôle interne ont peu de chances d’être efficaces. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 12 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L’identification et l’évaluation des risques 2)L’identification et l’évaluation des risques C’est le processus adopté par la direction pour identifier, analyser et maîtriser les risques provenant tant de facteurs externes qu’internes auxquels l’entreprise est exposée. Il est de la responsabilité de la direction d’étudier même à l’avance ces risques et d’élaborer des mesures alternatives dans le cadre d’un scénario de crise. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 13 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L’identification et l’évaluation des risques Il est important au préalable de définir les objectifs de l’entreprise et de vérifier l’existence de contrôle au niveau des différents processus et activités (dispositif de maîtrise des risques) 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 14 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L’identification et l’évaluation des risques a) Définition des objectifs La fixation des objectifs constitue une condition préalable à l'évaluation des risques. En effet, le management doit se fixer des objectifs avant d'identifier les risques susceptibles d'avoir un impact sur leur réalisation et prendre les mesures nécessaires. Ces objectifs doivent être clairs et compréhensibles par les membres de l'organisation. Une communication de ces objectifs est par conséquent nécessaire. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 15 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L’identification et l’évaluation des risques b) L'évaluation du dispositif de maîtrise des risques (DMR) Les dispositifs de maîtrise des risques comportent deux volets : les dispositifs de prévention, les dispositifs de protection. - Les dispositifs de maîtrise préventive des risques : ils sont destinés à réduire la fréquence d'occurrence du risque; leur objectif est d'éviter la survenance de l'événement. - Les dispositifs de maîtrise protection des risques : ils sont destinés à réduire les impacts des risques, en d'autres termes, leur objectif est de contenir les conséquences de l'événement. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 16 Exemple 1 : DMR de prévention des risques d’incendie DMR de prévention Description Contrôles Application des lois et règlements en vigueur dans Interdiction de fumer Dispositif permanent l’établissement Contrôle de la température des salles informatiques, Maintenance mensuelle Maintenance des équipements vérification des systèmes électrique électriques, suivi et remplacement du matériel Information et formation sur la Formation pour les CDI te les Sensibilisation du personnel sécurité incendie CDD 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 17 Exemple 2 : DMR de protection des risques d’incendie DMR de Protection Description Contrôles Exercices d’évacuation des locaux Respect des normes de sécurité Présence d’extincteurs Audit annuel de sécurité des en vigueur Equipement des locaux (portes, locaux coupe-feu, alarmes, détecteurs de fumée…) 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 18 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L’identification et l’évaluation des risques Pour chaque événement de risque, les dispositifs de maîtrise existants sont évalués globalement sur une échelle à 4 à 5 niveaux en fonction de leur existence et du niveau d’application : (voir tableau suivant) 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 19 Niveau de Cote Critères maitrise Inexistant 1 Aucun dispositif de contrôle interne n’existe Le dispositif de contrôle interne existe mais est Insuffisant 2 appliqué avec beaucoup de lacunes Moyen 3 Le dispositif est appliqué avec peu de lacunes Le dispositif est appliqué avec des mesures de Maitrisé 4 contrôle Le dispositif et les mesures de contrôle sont Très maitrisé 5 correctement appliqués 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 20 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L’identification et l’évaluation des risques L’existence d’un manuel de procédure peut aider à l’évaluation du dispositif de contrôle interne. En effet l’analyse des procédures liées aux différentes activités peut permettre de détecter l’existence et l’application des activités de contrôle. TD: Mise en place de dispositifs de maitrise des risques (DMR) CARTOGRAPHIE ISG-ST MICHEL.doc FICHE D'IDENTITE.doc PROCEDURE ACCEUIL-ORIENTATION-INSCRIPTION.doc 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 21 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les Approches L’identification des risques doit être : • liée aux objectifs de l'organisation; • Exhaustive Parmi les différentes approches, nous en avons retenu quatre que nous allons tour à tour passer en revue: - le TOP-DOWN; - le BOTTOM-UP; - le RISK MANAGER; - l'approche par le BENCHMARKING ; 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 22 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les approches • Le Top-down C'est l'approche dite descendante qui consiste à faire détecter les risques par la hiérarchie qui les soumet, pour avis, aux collaborateurs chargés des opérations. • Le Bottom-up Cette approche dite ascendante consiste à faire identifier les risques par les opérationnels c'est-à- dire ceux chargés d'exécuter quotidiennement les tâches. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 23 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les approches Le Bottom-up (suite) Cette démarche interactive et participative est séduisante mais se heurte à d'importantes difficultés que l'on peut résumer comme suit : - les participants ont-ils la motivation et la disponibilité, - les participants ont-ils l'indépendance d'esprit, - les participants ont-ils le recul et la compétence pour évaluer eux-mêmes l'état de leur contrôle interne ? 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 24 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les approches • Le risk manager L'une des missions du risk manager est d'identifier tous les risques internes et externes de l'entreprise. Mais, cette approche connaît des limites car la fonction de risk manager est méconnue de beaucoup d'entreprises. • le benchmarking C'est une approche qui consiste à collecter, auprès des entités réputées pour leur bonne gestion des risques, les bonnes pratiques en matière d'identification des risques (séjours, échanges d'expériences, conférences et d'ateliers de formations).Une fois en possession des bonnes pratiques, l'entreprise gagnerait à les mettre en pratique. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 25 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques L'identification des risques est une opération délicate. Sa réussite dépend des méthodes et des outils utilisés. l'expérience montre qu’il est possible de classer les risques en trois grandes catégories : • Risques associés aux fonctions • Risques associés aux processus • Risques associés aux ressources. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 26 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques Les risques les plus intéressants sont ceux qui ont un impact sur une fonction ou une ressource de l'entreprise. Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour identifier les risques: 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 27 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les techniques l'identification basée sur les actifs créateurs de valeurs : il s'agit ici de recenser au sein de l'entreprise tous les risques qui affectent les actifs intangibles tels que : - le savoir, la technologie, les relations, - les logiciels et le système d'information générale, - l'image de l’entreprise ou d’un produit. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 28 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: les techniques l'identification basée sur l'atteinte des objectifs Ces risques, s'ils ne sont pas identifiés et mis sous contrôle, portent inévitablement atteinte à la réalisation des objectifs. Les entreprises qui ont des objectifs stratégiques doivent s'en prémunir sous peine d'annihiler leurs plans de développement à long terme. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 29 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: les techniques l'identification basée sur les check-lists : il s'agit d'identifier les risques opérationnels à partir d'un répertoire de risques préétabli. Ces risques sont ensuite analysés pour être rattachés aux différents processus de l'entité. Cette technique connaît des limites car cette liste relève beaucoup plus du général. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 30 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les techniques l'identification par analyse historique : Ce procédé vise à faire l'inventaire des risques opérationnels qui se sont matérialisés antérieurement. Cette méthode n'est pas trop conseillée car les risques identifiés peuvent ne pas être d'actualité. En effet, ils peuvent avoir disparu soit par le fait qu'ils ont été traités, soit par la cessation de l'activité qui y a donné naissance. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 31 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les techniques l'identification basée sur l'analyse de l'environnement : Toute entreprise évolue dans un environnement externe et interne. La difficulté ici est que l'environnement externe de l'entreprise étant en perpétuel changement, les risques externes vont masquer ceux liés à l'environnement interne de l'entreprise. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 32 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les techniques l'identification par analyse des activités : l'identification des risques se fait à partir des activités de l'entreprise. Cette méthode permet de faire un inventaire exhaustif des risques car elle est basée sur : – les processus en vigueur dans l'entreprise ; – les meilleures pratiques d'identification des risques. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 33 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: L es techniques l'identification par analyse des activités (suite): L'identification des risques par analyse des activités est conseillée aux entreprises car elle est plus réaliste que les précédentes techniques parce que basée sur les processus de l'entreprise. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 34 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils Les outils d'identification des risques La collecte des données relatives aux risques est une opération décisive dans l'élaboration du système de contrôle interne. Elle nécessite l'utilisation d'outils appropriés qui sont : - les outils d'interrogation - les outils de description 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 35 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils les outils d'interrogation : - les sondages statistiques: ou échantillonnage qui n'est autre que la sélection d'une partie dans un tout. Il s'agit de rassembler les données, de les traiter, et finalement de les exploiter. - les interviews avec les acteurs: Une interview est une conversation entre deux ou plusieurs personnes où des questions sont posées pour obtenir des informations de la part de l'interviewé, généralement selon le mode QQOQCCP. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 36 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils QQOQCCP est l'abréviation d'une méthode qui a pour but d'obtenir un ensemble d'informations pour comprendre quels sont les causes et aspects à traiter. • Qui ? (Catégories de gens concernés) • Quoi ? (Actions à effectuer) • Où ? (Domaines, lieux) • Quand ? (Le temps) • Comment ? (Moyens et méthodes) • Combien ? (Quantités et budget) • Pourquoi ? (Motifs et objectifs) 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 37 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils - Les questionnaires: Cette méthode permet à celui qui va être interrogé de disposer d'un temps de réflexion pour améliorer la qualité des réponses. Le grand avantage du questionnaire par rapport à l'interview, c'est qu'il permet la collecte de données auprès d'un grand nombre d'individus, à un coût relativement peu élevé. L’inconvénient du questionnaire est que contrairement à l'interview, il ne permet pas au vérificateur de clarifier certaines questions, de s'assurer de la compréhension des questions, de demander des éclaircissements ou des explications sur des réponses, de s'assurer que le répondant répond à toutes les questions du formulaire. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 38 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils - les vérifications (audit) , - les analyses et les rapprochements divers; Il s’agit d’analyser les forces et les faiblesses du système, de faire des rapprochements pour déceler les défaillances ou non conformités (rapprochement bancaire, rapprochement Facture / BC / BL etc.…) 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 39 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils les outils de description : - l'observation physique: L’observation physique ou l’inspection peut notamment permettre de recueillir des informations sur l'entité, mais également corroborer les résultats des enquêtes, interviews ou sondages recueillis auprès de la direction ou d'autres personnes au sein de l'entité (présence effective des actifs, inventaire des stocks, etc…) 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 40 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils - la narration: Par opposition à l'interview qui est préparée et réalisée pour un but précis, la narration n'a d'autre objet que de faire décrire un cadre général. En effet, on se contente juste d'écouter et de noter le récit de son interlocuteur. Il est néanmoins conseillé d'utiliser des entrées de jeu qui donnent la parole à l'interlocuteur. L’avantage, est dans la richesse des informations obtenues. On trouve toujours plus que ce qui était attendu et bien des renseignements sont à mettre de côté pour une utilisation ultérieure. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 41 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils Les Inconvénients de la narration • Difficulté à trouver les informations cherchées dans le discours de l'interlocuteur. (les abus, les parenthèses et détours l'absence de préparation) • Difficulté de compréhension si le narrateur use et abuse des sigles, termes techniques et d'autres locutions abrégées. • Le temps passé peut être également une difficulté, d'autant que l'usage du magnétophone est toujours déconseillé, comme il l'est dans l'interview. Tout repose sur l'habilité à prendre des notes et l'aptitude à les transcrire et à les interpréter. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 42 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils - l'organigramme fonctionnel: c’est un outil utilisé dans l'analyse détaillée des procédures. Il permet l'analyse et la représentation des fonctions prises indépendamment les une des autres. Cet organigramme a comme caractéristique que les mots figurant dans les cases ne sont pas des noms de personnes (organigramme hiérarchique) mais des verbes désignant des fonctions. Exemple Son exhaustivité permet de ne rien omettre dans la description d'un existant. Il est aussi un outil communicant, permettant l'identification et la mise en relief des dysfonctionnements. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 43 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils - la grille d'analyse des tâches. La grille d'analyse de tâches est un outil permettant à l'auditeur de déceler sans erreur possible les manquements à la séparation des tâches et donc d'y porter remède. Elle est la photographie à un instant T de la répartition du travail, elle permet également de faire le premier pas dans l'analyse des charges de travail de chacun. Exemple de grille d’analyse des taches 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 44 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils Chaque outil utilisé doit toujours correspondre à l'objectif poursuivi qui peut être soit le contrôle (audit), soit l'élaboration de la cartographie des risques (dispositif du contrôle interne). TD: Grille d’analyse des taches et Identification des risques 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 45 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: Les outils Les résultats du processus d’identification des risques opérationnels peuvent être résumé dans un tableau selon le modèle suivant: Taches Objectifs Risques Impacts du DMR Existence du C.I. opérationnels risque du dispositif Exemple: Risques liés à l'arrivage des matériels 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 46 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité L’évaluation des risques Le processus d'évaluation des risques doit permettre d'identifier et de prendre en compte les conséquences des risques significatifs, tant au niveau de l'entité que des activités de celle-ci. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 47 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Un risque se caractérise par deux grandeurs : • Sa probabilité d'occurrence, ou fréquence (f) ; • Ses effets, impacts ou gravité (G). Un risque se mesure par le produit de ces deux grandeurs, sa criticité (C) : C = f x G 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 48 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Mais de plus en plus, d'autres dimensions peuvent être prises en compte dans l'évaluation du risque ; il s'agit : - du timing du risque ou le moment de survenance du risque : en effet le timing du risque peut changer l'impact du risque en l'aggravant. - De la durée des conséquences: plus le risque survenu dure, plus les conséquences sont lourdes pour l'entreprise. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 49 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité D'une manière générale, la quantification du risque est souvent subjective car elle est basée sur des perceptions subjectives. Pour illustrer cette subjectivité de la quantification: Posons-nous la question suivante : quel est le risque le plus important ? - Une machine dangereuse (sans sécurité) utilisée une fois par an, - Un escalier glissant utilisé tous les jours (avec une main courante), 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 50 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Le choix dépendra de la sensibilité de la personne qui répond. Soit sa sensibilité est basée sur la gravité, soit sur la fréquence ». 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 51 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité La probabilité (fréquence) et la gravité du risque se mesurent par des échelles. Ces dernières qui comportent une note et une sémantique du risque peuvent varier de trois à cinq niveaux. La conception de l’échelle doit être adapter à l’activité ou au processus concerné. A titre illustratif, quelques échelles de probabilité et de gravité à 5 niveaux. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 52 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Echelle de probabilité ou fréquence à 5 niveaux SEMANTIQUE COTE PROBABILITE Un tel événement a une probabilité de 1 sur Risque très faible 1 1 000 d’arriver dans la vie de la société. Evénement qui n’interviendra qu’en cas d’utilisation Risque faible 2 très abusive ou d’erreur d’application des procédures. Risque moyen 3 Quelques cas signalés par le passé Cas signalés à plusieurs reprises et non maitrisés par Risque élevé 4 le passé. 1 chance sur 2 de se produire dans la vie de la Risque très élevé 5 société 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 53 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Echelle de gravité ou d’impact du risque à 5 niveaux Exemple 1 : Echelle d’évaluation de la gravité du risque des ouvriers au travail SEMANTIQUE COTE GRAVITE Insignifiant 1 La situation de risque conduit à une gêne ou un inconfort. La situation de risque peut conduire à un accident bénin Faible 2 donnant lieu à un soin. La situation de risque peut conduire à un accident sans arrêt de Moyen 3 travail. La situation de risque peut conduire à un accident avec arrêt de travail ou une maladie professionnelle. La victime peut ensuite Grave 4 reprendre son activité avec éventuellement quelques restrictions de poste. La situation de risque peut conduire à un accident ou une Très Grave 5 maladie professionnelle mortelle ou entrainant un handicap irréversible. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 54 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Echelle de gravité ou d’impact du risque à 5 niveaux Exemple 2 : Echelle d’évaluation de la gravité du risque lié à un élément d’actif SEMANTIQUE COTE GRAVITE Impacts très négligeables des effets du risque en termes de perte Insignifiant 1 d’actifs, de rapidité et de qualité sur les différentes taches du processus Conséquences faibles des effets du risque en termes de perte d’actifs, Faible 2 de rapidité et de qualité sur les différentes taches du processus Conséquences modérées des effets du risque en termes de perte Moyen 3 d’actifs, de rapidité et de qualité sur les différentes taches du processus Conséquences fâcheuses des effets du risque en termes de perte Grave 4 d’actifs, de rapidité et de qualité sur les différentes taches du processus Conséquences financières graves, retard ou interruption des processus, Très Grave 5 dégradation considérable des informations financières ou non financières 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 55 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Il est important de noter que la probabilité du risque est liée à l’efficacité du dispositif de maitrise des risques (DMR). Si le dispositif est maitrisé la probabilité de survenance du risque est faible. L’appréciation et la cotation du dispositif de contrôle interne est issus d’observation physique, d’exploitation documentaire et de test de conformité 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 56 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité critères d’appréciation du DMR Niveau de Cote Critères maitrise Inexistant 1 Aucun dispositif de maitrise des risques n’existe Insuffisant 2 Le dispositif existe mais est appliqué avec beaucoup de lacunes Moyen 3 Le dispositif est appliqué avec peu de lacunes Maitrisé 4 Le dispositif est appliqué avec des mesures de contrôle Très maitrisé 5 Le dispositif et les mesures de contrôle sont correctement appliqués 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 57 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Il existe donc une Relation inversée entre la qualité du dispositif de contrôle interne (DMR) et la probabilité de survenance du risque. Le tableau suivant nous présente le lien entre ces deux éléments: 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 58 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Qualité du DMR Probabilité de survenance du risque Sémantique Cote Sémantique Cote Inexistant 1 Risque très élevé 5 Insuffisant 2 Risque élevé 4 Moyen 3 Risque moyen 3 Maitrisé 4 Risque faible 2 Très maitrisé 5 Risque très faible 1 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 59 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité La qualité du dispositif de contrôle interne (DMR) permet ainsi d’évaluer les risques opérationnels selon l’échelle de la probabilité de survenance. Le tableau suivant est un outil qui permet de formaliser le niveau de risque selon la probabilité en tenant compte de l’existence et de l’efficacité du dispositif de contrôle interne 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 60 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Exemple processus arrivage Appréciation du D.M.R. Probabilité du risque Risques Niveau Cote Commentaires Niveau Cote R1 Inexistant 1 Risque très élevé 5 R2 Maitrisé 4 Risque faible 2 R3 Très maitrisé 5 Risque très faible 1 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 61 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité La hiérarchisation de la criticité des risques La hiérarchisation des risques s'effectuera suivant la valeur des paramètres d'évaluation. Trois cas pourront se présenter : - Probabilité et gravité sont élevées: le risque est qualifié de MAJEUR. Il remet en cause les objectifs de l'entreprise ; - Probabilité et gravité sont faibles: le risque est qualifié de MINEUR. Il ne remet pas en cause les objectifs; - Les deux paramètres d'évaluation ne sont pas simultanément élevés ou simultanément faibles: le risque est qualifié d'INTERMEDIAIRE. Il peut remettre en cause l'atteinte des objectifs. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 62 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Hiérarchiser les risques consiste à les classer par ordre d'importance afin de faciliter leur traitement. Cette étape permet de dégager une liste précise de risques en fonction du degré de criticité de chaque risque (C= P x G) Tableau d’évaluation de la criticité des risques (tableur Excel) Risques identifiés Cote Probabilité (P) Cote gravité (G) Criticité (P x G) R1 R2 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 63 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Présentation et analyse de la matrice des risques La matrice des risques revêt une grande importance car elle permet de connaître les profils des risques. Profil des Commentaires risques MAJEUR Les risques ont un niveau élevé alors que le contrôle interne ne dispose pas d’outils pour les maitriser. Il faut une action immédiate et forte pour traiter rapidement ces risques INTERMEDIAIRE Les risques ont un niveau moyen. Leur maitrise passe par une amélioration du niveau de contrôle interne MINEUR Les risques ne remettent pas en cause les objectifs fixés 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 64 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité La présentation de la matrice des risques consiste à formaliser les risques sur une cartographie afin d'en permettre une bonne lecture. Il s'agit ici de placer les risques dans une carte en tenant compte du trio « Probabilité ou fréquence, maîtrise, gravité » 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 65 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité - les risques majeurs sont représentés dans la zone rouge : ce sont des risques inacceptables nécessitant des actions immédiates afin de les mettre rapidement sous contrôle. Ce profil de risques nécessite une surveillance accrue en renforçant l'audit et le contrôle interne. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 66 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité - les risques intermédiaires sont représentés dans la zone jaune : ce sont des risques moins sévères que les premiers. Quoique tolérables, ces risques doivent faire l'objet d'un suivi et d'une surveillance réguliers afin de les ramener à un niveau aussi bas que les premiers. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 67 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité - les risques mineurs sont représentés dans la zone verte : ce sont des risques acceptables qui ne remettent pas en cause les objectifs fixés par l’entreprise. NB : Dans certains cas ou l’échelle est plus importante (cote de 1 à 20) seuls les risques les plus significatifs, c'est-à-dire ceux dont la criticité est supérieure ou égale à dix(10) seront formalisés, pour ne pas surcharger la cartographie 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 68 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité EXEMPLE TABLEAU DE CRITICITE Processus arrivage matériel 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 69 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Analyse de la matrice des risques: Phase Action Phase Action: Une fois la cartographie des risques obtenue, il est nécessaire d'en faire l'analyse afin de faciliter sa compréhension pour une meilleure gestion des risques. Cette analyse oriente le choix des actions à mettre en œuvre pour gérer convenablement ces risques. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 70 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Analyse de la matrice des risques: Phase Action Une fois l'importance et la probabilité de survenance du risque évaluées, le management doit étudier la façon dont il doit être géré. Pour cela, il doit faire appel à son jugement, en se basant sur certaines hypothèses concernant les risques et sur une analyse raisonnable des coûts qu'il serait nécessaire d'engager pour les réduire. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 71 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Analyse de la matrice des risques: Phase Action La cartographie des risques n'est pas un outil de contemplation ; au contraire, elle doit susciter un plan d'action de riposte à la menace que constituent ces risques pour l'entreprise. En d'autres termes, il s'agit, par ces actions, de modifier le profil des risques existant en ciblant prioritairement ceux dont la cote est élevée. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 72 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Analyse de la matrice des risques: Phase Action L'objectif du plan d'actions est de mettre, à terme, l'ensemble des risques sous contrôle grâce à la mise en place de nouvelles politiques et procédures de traitement des risques. Un meilleur redéploiement des ressources humaines, financières et matérielles est souvent nécessaire dans la nouvelle configuration du C.I. Enfin, le succès du plan d'action dépendra de la capacité et du dynamisme des responsables désignés pour gérer ces risques. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 73 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Analyse de la matrice des risques: Phase Action Les mesures de réponse au risque peuvent être subdivisées en quatre catégories : a. l'acceptation On ne fait rien, c'est-à-dire que l'on accepte de courir le risque. Choix opportun s'il correspond à la stratégie et aux limites de tolérance définies par celle-ci. Mais choix catastrophique s'il n'est que le résultat du hasard ou du manque d'information. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 74 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Analyse de la matrice des risques: Phase Action b. le partage (transfert) La meilleure réponse à certains risques peut consister à les transférer. Ce transfert peut revêtir la forme d'une assurance conventionnelle, ce qui revient à rémunérer un tiers pour qu'il assume le risque autrement, ou par le biais de clauses contractuelles. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 75 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.2. L'identification et l’évaluation des risques: La criticité Analyse de la matrice des risques: Phase Action c. L'évitement (élimination) On fait disparaître le risque en cessant l'activité qui le fait naître. d. la réduction (prévention et protection) • On prend les mesures nécessaires pour réduire la probabilité ou l'impact. C'est-à-dire que l'on améliore le contrôle interne (auditeurs internes). Le traitement n'a pas nécessairement pour objectif d'éliminer totalement le risque, mais plutôt de le maîtriser. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 76 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne Les procédures mises en place par une organisation en vue de gérer le risque sont appelées activités de contrôle interne. Elles permettent de s’assurer que les transactions : - sont autorisées par des personnes responsables ; - sont enregistrées correctement et exhaustivement; - sont bien évaluées. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 77 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne Les activités de contrôle sont présentes partout dans l'organisation, à tout niveau et dans toute fonction qu'il s'agisse de contrôles orientés vers la prévention ou la détection, de contrôles manuels ou informatiques ou encore de contrôles hiérarchiques. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 78 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne Pour être efficaces, les activités de contrôle doivent : • être appropriées; • fonctionner de manière cohérente, conformément aux plans d’actions, tout au long de la période fixée; • respecter un équilibre entre coût et bénéfices; • être exhaustives, raisonnables et directement liées aux objectifs du contrôle. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 79 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 1- Procédures d'autorisation et d'approbation L'autorisation constitue le principal moyen de garantir que seuls ont lieu des transactions et des événements validés, conformes aux intentions de la direction générale. Elles doivent être documentées et clairement communiquées aux responsables et aux agents. Elles doivent aussi prévoir les conditions et les termes à respecter pour que l'autorisation soit accordée. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 80 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 2. Séparation des tâches (autorisation, traitement, enregistrement, analyse) En vue de réduire les risques d'erreurs, de gaspillage ou d'actes illégaux ainsi que le risque de ne pas détecter ces problèmes, aucun individu ou équipe ne doit pouvoir contrôler toutes les étapes clés d'une transaction ou d'un événement. Il faut veiller à ce que les fonctions et les responsabilités soient réparties pour garantir l'efficacité des contrôles et l'existence d'un équilibre des pouvoirs. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 81 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 3. Contrôle de l'accès aux ressources et aux documents L'accès aux ressources et aux documents doit être limité aux personnes habilitées, qui ont à répondre de leur garde ou de leur utilisation. Cette restriction réduit le risque d'utilisation non autorisée voire de perte pour l'administration et contribue à mettre en œuvre les lignes directrices de la direction. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 82 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 4. Vérifications Les transactions et les événements importants doivent être vérifiés avant et après leur traitement. Par exemple, lorsque des biens sont livrés, le nombre fourni doit être comparé au nombre commandé. Par la suite, le nombre de biens facturés est comparé au nombre effectivement reçu. Le stock peut aussi être contrôlé au moyen de comptage. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 83 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 5. Réconciliations Les enregistrements sont comparés régulièrement aux documents appropriés: par exemple, les pièces comptables relatives aux comptes en banque sont comparées aux relevés bancaires correspondants. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 84 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 6. Analyses de performance opérationnelle La performance opérationnelle est analysée régulièrement sur la base d'un ensemble de normes permettant de mesurer l'efficacité et l'efficience (ISO; ANAQ; CAMES). S'il ressort du suivi des performances que les pratiques réelles ne correspondent pas aux normes ou objectifs fixés, les processus et activités liés doivent être revus pour déterminer quelles améliorations sont nécessaires. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 85 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 7. Analyses des opérations, des processus et des activités Les opérations, les processus et les activités doivent être périodiquement analysés pour s'assurer qu'ils sont en accord avec les réglementations, politiques, procédures et autres exigences actuelles (Audit interne ou externe). 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 86 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 8. Supervision La réalisation des objectifs du contrôle interne suppose également que les superviseurs soient qualifiés. Pour confier un travail à un agent, le vérifier et l'approuver, il est nécessaire de: - communiquer clairement (quant aux fonctions, responsabilités et obligations des agents); - vérifier systématiquement la travail, au degré qui convient; 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 87 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne 8. Supervision (suite) - approuver le travail à des moments clés pour s'assurer qu'il se déroule comme prévu. Le fait pour un superviseur de déléguer une partie de ses missions ne l'exonère pas de ses responsabilités et devoirs. Les superviseurs donnent aussi à leurs agents les directives et la formation nécessaires pour réduire au minimum les erreurs. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 88 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne Cette liste énumère les activités de contrôle les plus courantes orientées vers la prévention et la détection . Les activités de contrôle numérotées : - de (1) à (3) sont orientées vers la prévention,  Procédures d'autorisation et d'approbation  Séparation des tâches  Contrôle de l'accès aux ressources et aux documents 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 89 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne - de (4) à (6), elles sont davantage orientées vers la détection,  Vérifications  Réconciliations  Analyses de performance opérationnelle - de (7) et (8) visent les deux à la fois.  Analyses des opérations, des processus et des activités  Supervision 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 90 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.3. Les activités de contrôle interne Les actions correctives et préventives constituent un complément indispensable aux activités de contrôle. En outre, il doit être clair que les activités de contrôle ne constituent qu'un élément du contrôle interne et qu'elles forment un tout avec les autres composantes. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 91 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication L'information et la communication sont essentielles à la réalisation de l'ensemble des objectifs du contrôle interne. Les systèmes d'information et de communication permettent au personnel de recueillir et échanger les informations nécessaires à la conduite, à la gestion et au contrôle des opérations. Cette quatrième composante comprend le système comptable et le système d’information interne. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 92 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication 1. Information La première des conditions à l'obtention d'une information fiable et pertinente réside dans l'enregistrement rapide et le classement convenable des transactions et des événements. L'information pertinente doit être identifiée, recueillie et communiquée sous une forme et dans des délais qui permettent aux utilisateurs de procéder aux activités de contrôle interne dont ils ont la charge et transmettre la bonne information au bon moment aux bonnes personnes. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 93 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication La qualité des informations se mesure par les réponses aux questions suivantes: • Contenu : l’information est elle complète ? • Délai : l'information peut-elle être obtenue en temps voulu ? • Mise à jour : est-ce la dernière version ? • Exactitude : l'information est-elle correcte ? • Accessibilité : les parties intéressées peuvent-elles obtenir cette information aisément ? 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 94 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication 2. Communication a- Les sens de la communication La communication interne passe par des voies différentes selon la position des acteurs au sein de l’organisation. Une communication efficace doit circuler de manière ascendante, transversale et descendante dans l'organisation, dans toutes ses composantes et dans l'ensemble de sa structure. A la base de la communication se trouve l'information. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 95 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication La communication descendante L'information est transmise hiérarchiquement par un supérieur à un ou plusieurs subordonnés. Exemples : 1- un chef de service remet un ordre de mission à un employé. 2- le DG qui sort une note de service 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 96 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication La communication ascendante L’information est transmise par un membre ou par l’ensemble du personnel à la hiérarchie. Exemples : 1- un représentant rend son rapport d’activité hebdomadaire au directeur commercial. 2- Un auditeur interne qui fait son rapport au comité d’audit 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 97 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication La communication horizontale La transmission de l’information est transmise sur un plan horizontal, c'est-à-dire de collègue à collègue sans faire intervenir la hiérarchie. Exemples : 1- la secrétaire distribue à chaque personne du service le courrier qui lui est destiné. 2- les délégués qui remettent aux membres du personnel le PV d’une réunion 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 98 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication b- Les objectifs de la communication b-1. Une bonne exécution du travail Pour exécuter un travail correctement, il est important que les bonnes informations passent au bon moment aux bonnes personnes. Exemples : 1- pour transmettre des instructions, la direction diffuse une note de service ; 2- pour répartir le travail décidé en réunion, un compte rendu est remis aux participants ; 3- pour décrire des opérations à effectuer, une fiche de procédure est établie. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 99 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication b-2. Préparer une prise de décision Afin de préparer convenablement une prise de décisions, il faut avoir à sa disposition toutes les informations existantes nécessaires (données factuelles). Exemples : 1- pour une décision économique, il est important de connaître tous les chiffres, les bilans, les statistiques, les tableaux... 2- Les décisions relatives aux ressources humaines s'appuieront en revanche sur des informations portant sur le personnel (curriculum vitae, fiche de paye, annonce d'embauche, profil de candidat/poste...). 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 100 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication b-3. Favoriser le dialogue social Une bonne communication au sein d'un groupe favorise la bonne entente, évite les conflits et lui permet de bien fonctionner. L'individu se sent alors bien dans le groupe : il peut s'exprimer facilement, être en confiance. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 101 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication Le choix du support (mail, courrier, affichage...) de communication est déterminant car cela favorise la fluidité de la transmission et l'efficacité de la prise de décision selon l'objectif qui doit être atteint. Il est important d'anticiper cela pour pallier les différents problèmes qui peuvent entraver la fluidité de l'information, tels que la rétention ou la profusion d’informations, la lenteur de transmission, la véracité et la clarté... 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 102 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.4. Le système d’information ou de communication Ainsi La société devrait disposer de processus assurant la communication d'informations pertinentes, fiables et diffusées en temps opportun aux acteurs concernés afin de leur permettre d'exercer leurs responsabilités. La direction doit être tenue au courant de la performance, de l'évolution des risques et du fonctionnement du contrôle interne. Elle doit aussi être informé de tous autres événements et problèmes pertinents. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 103 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne Surveillance et pilotage du SCI: Un système de contrôle interne n’est pas un instrument que l’on met en place une fois pour toutes car de nombreux changements dans l’environnement peuvent rendre certains aspects du SCI inadaptés. C’est pourquoi un système de contrôle interne doit être lui-même contrôlé, afin qu’en soit évaluée dans le temps l’efficacité. Cette évaluation peut par exemple s’orienter selon les critères suivants: 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 104 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne Le pilotage d'un système de contrôle interne constitue un processus en soi. Ce processus prend souvent la forme d'une auto-évaluation. Les personnes responsables d'une unité ou d'une fonction particulière déterminent elles mêmes l'efficacité des contrôles s'y appliquant. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 105 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne Deux types d’évaluations sont prévues dans le cadre du pilotage du contrôle interne: - Les évaluations permanentes - Les évaluations ponctuelles 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 106 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne 1) Evaluations permanentes Le pilotage ou le suivi permanent du contrôle interne s'inscrit dans le cadre des activités d'exploitation courantes et récurrentes d'une organisation et comprend des contrôles réguliers effectués par la direction et le personnel d'encadrement, ainsi que d’autres techniques utilisées par le personnel à l’occasion de ses travaux. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 107 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne Il est par exemple recommandé de procéder à une analyse systématique des erreurs observées dans le déroulement des opérations. Ces erreurs sont des indices importants qui permettent parfois d’identifier et de traiter des problèmes récurrents. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 108 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne Les activités de pilotage permanent portent ainsi sur chacune des composantes du contrôle interne. Elles permettent d’empêcher que les systèmes de contrôle interne fonctionnent de manière contraire aux règles, à l'éthique ou aux critères d'économie, d'efficience et d'efficacité. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 109 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne 2) Évaluations ponctuelles Les évaluations ponctuelles varient en étendue et en fréquence essentiellement en fonction de l'évaluation des risques et de l'efficacité des procédures de pilotage permanent. Elles portent sur l'efficacité du système de contrôle interne et garantissent que le contrôle interne atteint les résultats attendus. Les évaluations ponctuelles peuvent revêtir la forme d'auto-évaluations ou être réalisées par des auditeurs externes ouHenri 01/03/2018 internes. Faye / UCAO 110 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne Le pilotage permanent est plus efficace que les évaluations ponctuelles et les actions correctives sont potentiellement moins coûteuses. En effet, les évaluations ponctuelles étant effectuées a posteriori, les opérations courantes de surveillance permettront souvent une détection plus rapide des problèmes. La combinaison du suivi permanent et des évaluations ponctuelles permettra d'assurer que le système de contrôle interne conserve son efficacité dans le temps. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 111 LE CONTRÔLE INTERNE 4. Les éléments constitutifs du contrôle interne (suite) 4.5. Le pilotage du système de contrôle interne Le suivi et le pilotage du contrôle interne doivent comprendre des politiques et des procédures garantissant que les conclusions des audits et des autres formes d'évaluation sont mises en œuvre de la manière appropriée et sans retard. Toutes les faiblesses décelées dans le cadre du suivi permanent ou à la suite d'évaluations ponctuelles doivent être signalées aux personnes habilitées à prendre les mesures nécessaires. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 112 LE CONTRÔLE INTERNE 5. Limites du contrôle interne Limites du contrôle interne Il faut toujours garder à l’esprit que tout SCI, aussi bien conçu et appliqué soit-il, ne peut fournir au plus qu’une assurance raisonnable à la direction quant à la réalisation des objectifs de l’entreprise. En effet, étant donné qu’elle est essentiellement basée sur le facteur humain, le SCI peut être affectée par une erreur de conception, de jugement ou d’interprétation, la nonchalance, la fatigue ou encore la distraction. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 113 LE CONTRÔLE INTERNE 5. Limites du contrôle interne Les facteurs suivants peuvent avoir une influence négative sur l’efficacité du contrôle interne: 1- L’erreur de jugement: Le risque d’erreur humaine lors de la prise de décisions peut limiter l’efficacité des contrôles. En effet, les responsables sont souvent appelées à prendre des décisions dans un temps limité et face à la pression liée à la conduite des activités, en se basant sur les informations disponibles qui peuvent s’avérer incomplètes. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 114 LE CONTRÔLE INTERNE 5. Limites du contrôle interne 2- Les dysfonctionnements: Même les SCI bien conçus peuvent faire l’objet de dysfonctionnements, par exemple: - lorsque les collaborateurs interprètent mal les instructions - Lorsqu’ils cèdent à la routine et ne sont plus attentifs aux erreurs. - Lorsqu’une enquête sur des anomalies diverses n’est pas poussée assez loin - Lorsqu’un remplaçant (maladie, vacances) ne s’acquitte pas convenablement de sa tâche. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 115 LE CONTRÔLE INTERNE 5. Limites du contrôle interne - Lorsque des changements dans le système sont introduits sans que les acteurs n’aient reçu la formation nécessaire pour réagir correctement. 3- Les contrôles «outrepassés» ou contournés : Un SCI ne peut pas être plus efficace que les personnes responsables de son fonctionnement. En effet, un responsable peut délibérément contourner le SCI. Il peut déroger de façon illégitime aux normes et procédures prescrites, pour des intérêts personnels ou pour dissimuler la non-conformité de ses pratiques par rapport à certaines obligations légales. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 116 LE CONTRÔLE INTERNE 5. Limites du contrôle interne 4- La collusion (complicité) et le recours à des faux: - La séparation des fonctions constitue souvent un instrument privilégié des SCI. Mais dans la pratique deux ou plusieurs individus agissant collectivement peuvent accomplir et dissimuler une action. - Un employé chargé d’effectuer des contrôles peut réduire ceux-ci à néant en agissant en collusion avec d’autres membres du personnel ou des tiers externes à l’entreprise. - L’expérience montre aussi que la falsification des signatures reste un défi auquel doit faire face un SCI. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 117 LE CONTRÔLE INTERNE 5. Limites du contrôle interne 5- Le rapport coûts/bénéfices: Les ressources étant limitées, les entreprises comparent souvent les coûts et les avantages relatifs des contrôles avant de les mettre en place. Lorsqu’on cherche à apprécier l’opportunité d’un nouveau contrôle, il est nécessaire d’étudier non seulement la criticité du risque, mais également les coûts qu’entraînerait la mise en place de ce contrôle. D’une manière générale, il est recommandé d’accorder la priorité aux contrôles permettant de couvrir les risques les plus importants. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 118 LE CONTRÔLE INTERNE 6. CONCLUSION Mettre en place un SCI efficace c’est : 1- Créer un environnement de contrôle sain, 2- Etablir une bonne gestion de l’information et de la communication, 3- Modéliser ses processus et définir les procédures, 4- Définir ses objectifs, 5- Identifier et évaluer les risques de ne pas atteindre de tels objectifs et 6- Intégrer dans les processus les actions de contrôles destinés à minimiser ces risques. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 119 LE CONTRÔLE INTERNE 6. CONCLUSION Mais cela ne s’arrête pas là! Un SCI doit faire l’objet d’une évaluation régulière quant à son efficience et sa pertinence. Il deviendra rapidement inefficace s’il reste immobile et statique alors que l’environnement est, lui, en perpétuelle mouvance. La mise en place d’un SCI est la première étape. Le maintenir efficace est par contre un processus d’amélioration continu de chaque composantes du SCI en fonction des innombrables changements qui peuvent influencer la vie de l’entreprise. 01/03/2018 Henri Faye / UCAO 120