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La Importancia de la Comunicación Efectiva en las Organizaciones

Roncal Loyola, Sofía M.

Desde los inicios el hombre ha tratado de comunicarse con sus pares utilizando

distintas formas como gráficos (figuras rupestres) o sonidos. Es así que conforme este fue

evolucionando y se creó el lenguaje que la comunicación oral tomo mayor importancia. En la

actualidad la comunicación oral es fundamental para personas ya que es mediante este que

entablan relaciones interpersonales con sus semejantes, de igual manera dicha comunicación

es relevante para las empresas ya que por medio de esta sus integrantes logran transmitir sus

ideas y preocupaciones con respecto a las decisiones que se tomen, asimismo se pueden

realizar negociaciones con otras empresas. De tal manera que en el siguiente ensayo se

plantea que la comunicación oral efectiva incrementa la eficiencia de los trabajadores de una

empresa. En primer lugar se procederá a definir los significados de comunicación y de la

comunicación efectiva; luego, se mencionarán algunos criterios a considerar en la

comunicación efectiva oral. Finalmente, se brindarán ejemplos en los cuales la comunicación

efectiva oral incrementa la eficiencia de los trabajadores tanto dentro de la empresa como con

sus relaciones con proveedores y consumidores.

A que nos referimos cuando hablamos de la comunicación, según la Real Academia

Española (RAE) la definición de comunicación es “Transmisión de señales mediante un

código común al emisor y al receptor” (Real Academia Española, 2018), lo cual se puede

entender como la transmisión de ideas utilizando un medio común para los participantes de

esta, por ejemplo el idioma español, dicha comunicación puede ser oral, escrita o no verbal

(ejemplo, lenguaje de señas). Sin embargo la comunicación no es infalible ya que el receptor

puede entender de manera diferente lo que el emisor trata de comunicar y esto se debe a las

diferencias culturales, sociales y/o conocimientos previos de cada uno, por lo que es

necesario una comunicación más eficiente en la cual se pueda garantizar que todas las partes
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comprendan de igual manera la idea que se desea transmitir, es por esto que se utiliza el

concepto de comunicación efectiva. Se entiende por comunicación efectiva a aquella en la

cual el mensaje que se desea transmitir no sufra distorsiones significativas por parte del

receptor, debe ser objetiva, de fácil comprensión y que no genere interpretaciones erróneas.

Además, se deben de considerar los aspectos no verbales de la comunicación como la

entonación, el contexto en el cual se lleva a cabo la comunicación y a quien está dirigido.

(Berrio-Otxoa, Inza, Lledó, & Telletxea, 2016).

Debido a que uno de los medios más utilizados para la comunicación es el medio oral

se deben de tener en cuenta ciertos criterios que garanticen que las ideas se están

comunicando de manera efectiva ya que en la comunicación oral no solo es importante el

contenido sino también las características de nuestra audiencia como conocimientos previos,

nacionalidad , entre otros; el tiempo, el cual determina con que profundidad se realizaran los

temas; y la forma en la que las ideas son transmitidas, se debe considerar que al ser un medio

oral la audiencia no tendrá la oportunidad de leer o volver a escuchar lo expuesto. Para poder

realizar una comunicación oral efectiva es necesario que esta sea clara, utilizando un lenguaje

que el receptor entienda y de acuerdo al contexto en el que se expone ya que este puede ser

formal o uno coloquial; debe de mantener la atención de los oyentes, lo cual se puede lograr

mediante el uso de anécdotas, experiencias, entre otros; debe estar correctamente

estructurada, puede tener un orden cronológico o estructurarse por la complejidad del tema a

tratar; se debe de tener cuidado con la entonación utilizada ya que de usar un tono tranquilo y

pausado puede generar que la audiencia presente somnolencia o un tono muy fuerte y

enérgico puede hacer que el público lo tome como agresividad; y finalmente a quien está

dirigido, ya que es muy común que las presentaciones se alarguen profundizando en

conceptos y métodos los cuales no son relevantes para nuestra audiencia, cabe resaltar que la
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vestimenta del locutor debe ser de acuerdo al grado de formalidad del evento en el que se esté

presentando (Verderber, Verderber, & Sellnow, 2017) .

Asimismo el orador debe de enfrentar los ruidos que pueden afectar el nivel de

atención de los oyentes. Nos referimos a ruidos como aquellos factores distractores o eventos

imprevistos que pueden suceder durante una ponencia. Un ruido común es el mismo oyente,

esto se debe a que las personas pueden procesar alrededor de 500 palabras por minuto sin

embargo solo podemos pronunciar 125 palabras, con lo cual el receptor se puede distraer

fácilmente, mediante charlas internas, y esto se puede distinguir si la audiencia tiene la

mirada perdida, bosteza, entre otras acciones. Generalmente esto se debe a la falta de interés

en el tema presentado, el ritmo o la modulación de la exposición que puede ser muy calmado

para el oyente. Otro tipo de ruido pueden ser distractores como el sonido de los carros o

aviones que no permiten a la audiencia escuchar lo que el orador está diciendo, también

puede ser causado por el material repartido como informes, trípticos, entre otros (Pimentel,

2018).

Un ejemplo de la importancia de las comunicaciones efectivas orales para las

personas, se presenta cuando estas desean exponer sus investigaciones o informar a una

audiencia sobre un tema específico. Para estos casos el ponente deberá de tener en

consideración la formalidad del evento ya que según este criterio establecerá el lenguaje que

ha de utilizar, de igual manera es necesario saber el tiempo que tiene para la realización de su

ponencia lo cual, como se ha mencionado previamente, determinará la profundidad de los

conceptos que expondrá. Asimismo, deberá identificar cuál es la audiencia ante la que se

presentará puesto que no es lo mismo exponer frente a otros expertos en el tema que frente a

universitarios que recién toman conocimiento sobre dicho tema, ya que con los primeros

podrá utilizar tecnicismo mientras que con los segundo deberá explicar el contenido de una
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forma más sencilla de tal forma que toda la audiencia pueda entender el contenido de lo

expuesto.

Es importante aplicar los criterios previamente mencionados en el ámbito laboral ya

que es muy común que durante las reuniones de proyectos la audiencia se distraiga

rápidamente si los temas tratados no afectan directamente sus labores. Cabe resaltar que

durante estas presentaciones es habitual que el ponente utilice tecnicismos, con los cuales no

todos los oyentes están familiarizados y esto puede significar que la audiencia tenga que

suponer su significado lo que conlleva a una distorsión del mensaje, debido a esto, como se

ha mencionado con anterioridad, los criterios principales a tomar en cuenta es el lenguaje

utilizado y el público al que se dirige, debido a que dicho lenguaje debe ser especifico de tal

manera que aclare las ideas y no se preste a mal interpretaciones (Verderber, Verderber, &

Sellnow, 2017).

Un ejemplo claro de cómo la comunicación oral efectiva aumenta la eficiencia de las

empresas es cuando se realizan grupos interdisciplinarios, en los cuales no todos los

participantes tienen los mismos conocimientos o provienen del mismo país. En este caso cada

uno deberá poder exponer sus ideas de una forma clara y concisa, de tal manera que no

existan dudas sobre los temas planteados, no se deberán utilizar terminologías técnicas que

sus compañeros no puedan entender, asimismo deberán dejar de utilizar comparaciones o

comentarios que puedan herir susceptibilidades ya que se encuentran en un equipo

multicultural. De este modo será más sencillo y rápido poder llegar a un consenso sobre los

pasos que se deberán seguir para que el proyecto sea exitoso.

Por otro lado las comunicaciones orales efectivas no solo se debe limitar su uso

cuando se esté exponiendo en frente de un equipo de trabajo, es necesario tener presente los

criterios mencionados durante nuestras conversaciones laborales, puesto que de esta forma se

reducirán los posibles mal entendidos por la utilización de un lenguaje no especifico al dar
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instrucciones de cómo realizar un procedimiento, de lo contrario si las instrucciones no son

claras los informes o procedimientos no serán homogéneos ya que cada personas los

interpretará de una manera diferente, con lo cual aumentará las horas de trabajo invertidas al

tratar de homogenizarlos, lo cual retrasará los informes de avances o de otro tipo que se

requieran de manera urgente para determinar las estrategias o decisiones a tomar.

La comunicación oral efectiva en una empresa es muy importante pero son en las

áreas de compras y ventas es donde se puede observar el por qué se deben de tener en

consideración los criterios para emplearla. Primero hablaremos del área de compras, cuya

función es utilizar de manera eficiente los recursos monetarios de la empresa para la

obtención de los materiales utilizados en la producción mediante negociaciones con los

proveedores. Es por esto que el equipo de esta área debe de poder comunicarse de manera

eficiente con los proveedores con el objetivo de obtener la mayor cantidad de beneficios

posibles. La relación con sus proveedores debe ser cordial y de mutua confianza ya que en

caso existan retrasos en las entregas de productos los proveedores deberán de informarlo de

amanera inmediata al área de compras y la empresa pueda prever que acciones realizar para

subsanar dicho retraso y este no cause pérdidas. Durante las negociaciones, los miembros de

la empresa que adquiere los productos deberán utilizar un lenguaje apropiado para su

audiencia (los proveedores), evitar realizar las reuniones en lugares con muchos distractores

como un restaurante ya que lo que se busca es que la atención de los proveedores esté

completamente en el contenido de la reunión.

Con respecto al área de ventas, es la encargada de crear y dar valor a los productos en

determinados segmentos de mercado. Esta área es fundamental para la supervivencia de las

empresas ya que sin las ventas realizadas no se podrían pagar las remuneraciones, ni cumplir

con los pagos a los proveedores. Es erróneo creer que para vender solo se requiere un anuncio

llamativo o poner los productos en las estanterías de los supermercados, para poder vender se
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requiere identificar las necesidades del consumidor, seleccionar correctamente al personal

que estará en contacto directo con los compradores ya que son ellos quienes serán los

representantes de la empresa, es por esto que es necesario elaborar una estrategia de

comunicación efectivas para las ventas, en el cual no solo debe ser el vendedor quien

exponga los beneficios de los productos sino debe incluir al cliente para poder entender sus

necesidades. Por lo que las comunicaciones debe tener un lenguaje que ambas partes puedan

comprender, el vendedor deberá tratar de realizar un conexión con el comprador por medio

de anécdotas o experiencias que puedan asimilarse con las del comprador, denotar confianza

y seguridad al expresarse, todo esto con el fin de determinar cuáles son las posibles usos que

los clientes le pueden dar al producto y así mejorar las estrategias de ventas (Lopez, 2001).

Según lo mencionado previamente las comunicaciones orales efectivas son necesarias

para las personas ya que mediante esta pueden comunicarse de manera apropiada a una

audiencia, también son fundamentales para el buen funcionamiento de las empresas ya que

sin estas existirían problemas en cuanto a la toma de decisiones debido a que los participantes

podrían tener interpretaciones diferentes con respecto a las posibles consecuencias que

pueden conllevar dichas decisiones; o a los procedimientos realizados en el rubro de la

empresa debido a la mala interpretación de las instrucciones dadas por los superiores.

Asimismo son importantes para mantener buenas relaciones con los proveedores y

consumidores ya que se requiere poder entender las necesidades de los demás para que se

puedan emplear distintas estrategias en cuanto a sus expectativas y preferencias con respecto

a la relación que tendrán con la empresa. Cabe resaltar que es mediante la comunicación oral

efectiva que se logra un ambiente laboral confortable ya que se evita utilizar cualquier tipo de

lenguaje que puede ser ofensivo para las personas de diferentes culturas.
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Referencias
Berrio-Otxoa, K., Inza, A., Lledó, M., & Telletxea, S. (2016). Open Course Ware - Universidad del País
Vasco. Recuperado el Mayo de 2018, de
https://ocw.ehu.eus/pluginfile.php/13598/mod_resource/content/2/Teor%C3%ADa-
Conceptos%20y%20principios%20de%20la%20comunicaci%C3%B3n%20efectiva_2.pdf

Lopez, C. (18 de Abril de 2001). Comunicación efectiva en las ventas. Obtenido de Gestiopolis :
https://www.gestiopolis.com/comunicacion-efectiva-ventas/

Pimentel, M. (Abril de 2018). Comunicaciones Efectivas.

Real Academia Española. (2018). Diccionario de la Lengua Española. Obtenido de


http://dle.rae.es/?id=A58xn3c

Verderber, R. F., Verderber, K. S., & Sellnow, D. (2017). ¡Comunícate! Pp. (330-349).

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