Langkah I: Pembentukan Tim Akreditasi dan Tim Managemen Mutu

A. Tim Akreditasi

Tim Akreditasi terdiri dari Penanggung Jawab dalam hal ini adalah Kepala
Puskesmas; Ketua Tim; Sekretaris; Ketua Pokja Admen dan Anggotanya; Ketua
Pokja UKM dan anggotanya serta Ketua Pokja UKP dan anggotanya. Untuk
mempermudah tugas Ketua Pokja dapat ditentukan Koordinator Bab untuk masing-
masing Bab mulai dari Koordinator Bab I sampai Bab IX.
Untuk memastikan sinergi antara Bab I sampai Bab IX, sebaiknya Ketua Tim
Akreditasi sekaligus dipegang oleh Wakil Managemen Mutu (WMM)

B. Tim Managemen Mutu

Managemen Mutu ditanggungjawabi oleh Kepala Puskesmas dan dipimpin oleh

seorang Wakil Managemen Mutu (WMM), yang membawahi 4 (empat) Sub Tim
yang masing-masing dipimpin oleh seorang Koordinator yaitu:

1. Audit Internal: Bertanggungjawab dalam Audit Internal mulai dari tahap

Rencana Audit, Pelaksanaan Audit, Monitoring dan Evaluasinya.
2. Managemen Komplain dan Survey Kepuasan Pelanggan: Bertanggungjawab
dalam proses pengukuran berjalannya mutu atau kinerja Puskesmas mulai
dari pengelolaan kotak saran, komplain masyarakat secara langsung, sms
centre, pengelolaan koin kepuasan dan pelaksanaan survei kepuasan
Pelanggan di puskesmas.
3. Managemen Monitoring, Evaluasi dan Perbaikan Kinerja: Bertanggung jawab
dalam melakukan monitoring dan evaluasi dari semua kegiatan yang ada baik
di UKM maupun UKP.
4. Peningkatan Mutu Klinis dan Keselamatan Pasien (PMKP):
Bertanggungjawab memastikan seluruh kegiatan pelayanan klinis berjalan
dengan konsep PDCA dengan mengacu kepada Permenkes nomor 11 Tahun
2017 tentang Keselamatan pasien. Koordinator Bab IX sekaligus menjadi
Koordinator Tim PMKP.

Langkah II: Penyusunan Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata

Naskah

Proses Akreditasi sebaiknya dimulai oleh Wakil Managemen Mutu beserta Tim nya,
yang harus bekerja cepat dalam menyusun Pedoman Penyusunan Dokumen dan
Pedoman Tata Naskah. Terjadi beberapa perdebatan yang isinya apakah tidak
sebaiknya disatukan saja Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata
Naskah dalam satu buku??

Dalam hal ini kami putuskan kedua pedoman tersebut dibuat secara terpisah,
dimana Pedoman Penyusunan Dokumen secara detail membahas essensi dari
semua dokumen yang dibutuhkan, sedangkan tata Naskah lebih ke teknis
pembuatan dokumen mulai dari format atau draft dokumen, tatacara penomoran
dokumen, jenis dan ukuran font, margin tulisan dan segala sesuatu yang harus
diatur agar dihasilkan keseragaman dari seluruh dokumen nantinya.
Pedoman Penyusunan Dokumen dibuat dengan mengacu kepada Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal
Bina Upaya Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun 2015, sedangkan Pedoman Tata
Naskah disusun dengan mengacu kepada Permendagri Nomor 42 Tahun 2016
tentang Tata Naskah.

Dalam Proses penyusunan pedoman ini sebaiknya melibatkan semua ketua pokja
dan koordinator Bab, agar semua pihak sama-sama memahami esensi dari
pedoman tersebut dan akan menjadi sangat mudah dalam pengerjaan dokumen
nantinya.

Langkah III: Duduk Bersama untuk Memahami Instrumen Akreditasi

Bersama dengan Pembimbing Akreditasi yang datang dari Dinas Kesehatan, seluruh
Tim Mutu dan Tim Akreditasi sebaiknya duduk bersama dan diskusi untuk
memahami semua isi dari Instrument Akreditasi mulai dari Bab I sampai Bab IX
beserta kriteria dan elemen penilaiannya. Intinya, kunci di awal adalah duduk
bersama, membahas bersama, bingung bersama dan pintar bersama, sehingga di
dalam perjalanan proses nantinya tidak terbentuk yang namanya Republik Admen,
Republik UKM dan Republik UKP..

Bersamaan dengan diskusi pemahaman instrument akreditasi jangan lupa untuk

mendiskusikan dan memahami beberapa dokumen penting dalam Akreditasi yang
saya sebut dengan “jimat akreditasi” yaitu:

 Permenkes Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;

 Permenkes Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman Managemen
Puskesmas;
 Permenkes Nomor 43 tahun 2016 tentang Standard Pelayanan Minimal
Bidang Kesehatan;
 Permenkes Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik
Pratama dan tempat Praktek Mandiri Dokter/Dokter Gigi
 Khusus untuk Tim PMKP atau Bab IX “jimat” yang harus dikuasai adalah
Permenkes nomor 11 tahun 2017 tentang Keselamatan Pasien
 Sedangkan untuk Tim Managemen Komplain dan Survei kepuasan
Pelanggan “jimat” yang harus dikuasai adalah Permenpan nomor 14 tahun
2017 tentang Survei Kepuasan Masyarakat, karena di dalam Peraturan ini
sudah dibahas tentang survei secara keseluruhan, sehingga tidak perlu lagi
repot membuka buku statistik apalagi sampai menginstal program SPSS di
komputer

Langkah IV: Pengerjaan Dokumen

Tim boleh memisahkan diri dulu ke tempat masing-masing sesuai dengan Pokja nya,
untuk mengerjakan dokumen yang diperlukan. Hendaknya selalu diingat tentang
Hirarki Penulisan Dokumen dimulai dari pembuatan SK/Kebijakan 
Pedoman/Panduan  Rencana/Kerangka Acuan  SOP.

Format pembuatan matriks untuk siklus PDCA di masing-masing Bab sebaiknya

juga sudah dipahami dan dibuat seragam bentuknya. Dokumen yang sudah jadi,
oleh Sekretariat segera diberi tanggal mulai berlaku, dilakukan penomoran dan
ditandatangani oleh Pimpinan Puskesmas. Untuk kemudian didistribusikan ke unit-
unit terkait melalui buku Ekspedisi.

Jika dokumen sudah sampai ke unit-unit terkait, yang membuat dokumen wajib
melakukan sosialisasi agar apa yang menjadi tujuan dokumen tersebut dapat
dipahami dengan baik.

Isi dari semua dokumen yang terkait dengan peningkatan mutu dan kinerja
Puskesmas, oleh Tim Managemen Mutu segera dirangkum dalam satu Pedoman
yaitu Manual Mutu.

Langkah V: Implementasi

Setelah dokumen yang dibutuhkan sudah dibuat dan tersosialisasi dengan baik
maka segera diimplementasikan di Puskesmas dengan menjalankan proses
monitoring dan evaluasi, juga mulai berjalan proses Audit Internal.

Dalam tahap implementasi ini juga akan semakin dipahami apa yang diminta oleh
elemen penilaian Instrumen Akreditasi, sehingga sembari pelaksanaan implementasi
dapat juga sembari memperbaiki apa yang kurang di Dokumen yang sudah dibuat.

Langkah VI: Tata Graha Puskesmas

Selain persiapan dokumen, persiapan Tata Graha Puskesmas juga merupakan hal
yang sangat penting. Sebaiknya Proses tatagraha dikerjakan secara gotong royong.
Dalam proses ini akan terlihat beberapa keajaiban yang mungkin akan muncul dari
ide-ide kreatif dari semua Pegawai Puskesmas.

Salah satu keindahan yang tercipta dari Proses menuju akreditasi adalah:
terciptanya kebersamaan, saling menghargai seorang akan yang lain, dan saling
membutuhkan karena tidak ada satu orang pun yang mampu mengerjakan banyak
hal dalam waktu yang bersamaan.