CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

5.1 MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  
Definition 
The planning of components based on the demand for higher‐level assemblies. 
 
A  MRP  system  creates  schedules  identifying  the  specific  parts  and  materials  required  to 
produce  end  items,  the  exact  numbers  needed  and  the  dates  when  orders  for  these 
materials should be released and be received or completed within the production. 
 
A material requirement planning is a technique that uses the bill of material, inventory data 
and a master schedule to calculate requirements for material.  
 
Objectives  
‐ To control inventory level 
‐ To assign operating priorities for items 
‐ To plan capacity to load the production system 

 
Fig: ‐ 5.1 Materials requirements planning (MRP I) schematic 
 
5.2 MASTER PRODUCTION SCHEDULE 
The Master Production Schedule (MPS) is the significant input that drives the MRP system. 
Primarily, MPS identify the quantity of the particular products that manufacturer is going to 
produce. To achieve this, MPS needs combining two independent demands namely customer 
orders and forecasted demand as shown in figure 2 (Bedworth, 1991). Moreover, the MPS is 
also  considered  from  other  issues  such  as  key  capacity  constraints,  inventory  levels  and 
safety  stock  requirement  as  shown  in  figure  3  (Slack  et  al,  2001).  Crucially,  MPS  have  to 

Production Planning and Control  Page 5.1 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

ensure  that  raw  materials  are  available  to  meet  the  demands  (Lunn,  1992).  Furthermore, 
MPS must not exceed the production plan or capacity plan. 
 
Turning to time frame for MPS, typically, a time bucket for MPS is one week. In addition, the 
minimum  length  of  planning  horizon  should  be  equal  to  the  longest  lead  time  of  item  in 
process. 

 
Fig: ‐ 5.2 Inputs into the master production schedule 
 
Inventory 
‐ Order the right part 
‐ Order in right quantity 
‐ Order at right time 
 
Priorities 
‐ Order with right due date 
‐ Keep the due date valid 
 
Capacity 
‐ Plan for a complete load 
‐ Plan an accurate load 
‐ Plan for an adequate time to view future load 
 
Theme  
“Getting the right materials to the right place at the right time” 
 

Production Planning and Control  Page 5.2 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

ITEMS  
The term ‘item’ refers to an entity that a manufacturing organization makes, buys or sells. An 
item might refer to a saleable item; in the case of an automobile company this would be a 
finished car. Raw materials or a bought‐in finished part are also items. Finally, components or 
subassemblies are also components. Continuing the example of an automotive company, an 
engine would also be termed an item. Items are generally given a unique identifier when a 
computer‐based control system is being used. 
 
5.3 BILL OF MATERIAL (BOM) 
Bill  of  Material  (BOM)  is  another  input  of  MRP  system,  which  clarifies  the  structure  of  an 
independent  demand  item  (Slack  et  al,  2001).  As  defined  by  the  American  Production  and 
Inventory Control Society (APICS), a bill of material is: “a listing of all of the subassemblies, 
intermediates, parts, and raw materials that go into a parent assembly showing the quantity 
of  each  required to  make  an  assembly”  (Starr, 1996).  Generally,  there  are  three  significant 
types of BOM namely single level, multi levels, and indented BOM (Starr, 1996). The details 
of materials, in single‐level BOM, are presented as a single level while, in indented BOM, this 
information is shown as several levels (Slack et al, 2001). 
 
The BOM file contains the complete product description, listing not only the material, parts 
and  components  but  also  the  sequence  in  which  the  product  is  created.  The  BOM  is  often 
called  the  product  structure  file  or  product  tree  because  it  shows  how  a  product  is  put 
together. It contains the information to identify each item and the quantity used per unit of 
item of which it is a part. 
 
Table – 5.1: Different shapes of product structure 

 
Turning to the shape of the product structure, Slack point out that there are four shapes of product 
structure as shown in table – 5.1 (Slack et al, 2001) 
 
To sum up, bill of material facilitate MRP application checking the components for each item that is 
going to be produced. In other words, it enables MRP to identify that which part and how many of 
them is required for any particular item (Slack et al, 2001). 
 
 
 
 
 
 

Production Planning and Control  Page 5.3 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

Example: 
A

B(2) C(3)

D(1) E(4) F(2) G(5) H(4)

 
Fig: ‐ 5.3 Bill of Material for Product – A 
Table – 5.2 Parts List in an Indented Format and in Single‐Level List 
Indented Parts List  Single‐Level Parts List
  A    A
        B(2)              B(2) 
                   D(1)              C(3) 
                   E(4)     B 
        C(3)              D(1) 
                  F(2)             E(4) 
                  G(5)     C 
                  H(4)             F(2) 
           G(5) 
           H(4) 
 
Consider a complete electric motor. This is constructed from a number of components and 
subassemblies as illustrated in Figure 5.4. 
 

 
Figure – 5.4 Subassemblies and components of an electric motor 
 
Note  that  to  assemble  a  motor;  a  single  winding  is  required,  whereas  two  end  covers  are 
needed. The rotor assembly is made from two items: a rotor core and a shaft. The shaft itself 
is manufactured from 300mm of steel bar (see Figure 5.5). 
 

Production Planning and Control  Page 5.4 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

 
Figure – 5.5 Further breakdown of an electric motor 

A  complete  representation  of  the  motor  would  be  termed  a  ‘full  part  explosion’.  This  is 
illustrated in Figure 5.6. 
 

 
Figure – 5.6 Full parts explosion for an electric motor 
 
 
5.4 INVENTORY DATA 
Inventory  data  facilitate  MRP  system  identifying  inventory  status  so  as  to  calculate  a  ‘net’ 
requirement  (Slack  et  al,  2001).  Generally,  inventory  data  consist  of  three  files  as  follows 
(Slack et al, 2001): 
 
The item master file 
In  order  to  identify  a  particular  part,  the  first  element  of  the  item  master  file  is  a  part 
number, which is  assigned to  all components (Slack  et  al, 2001). This number is unique for 
each  part.  In  practice,  they  may  be  only  numbers  or  the  combination  of  numbers  and 
alphabets. Moreover, this file may include the stable data such as part description and the 
unit of measure (Slack et al, 2001). Finally, in many case, this file also contains a lead time for 
each particular item. 
 
 

Production Planning and Control  Page 5.5 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

The transaction file 
So  as  to  calculate  the  net  requirement  of  any  particular  part,  the  MRP  system  needs  the 
transaction  file,  which  contains  inventory  levels  of  each  part  (Slack  et  al,  2001).  This  file, 
logically, calculate inventory levels by referring to all transactions such as receipts into stock. 
Consequently, this may cause an inaccuracy of the result compared to a reality. As a result, in 
practice, the organization may have to update the transaction file periodically. 
 
The location file 
The location file facilitates the MRP system locating the location of any particular part (Slack 
et al, 2001). In some case, inventories may be stored in a fixed location, so they are easy to 
be found and managed. However, by using this approach, the organization may have a poor 
utilization  of  a  location  (Lunn,  1992).  Alternatively,  the  organization  may  store  their 
component randomly so as to utilize their space (Slack et al, 2001). In this case, the location 
file may become significant issue because one particular component may be stored in many 
places.  Further,  the  organization  may  take  an  advantage  from  random  location  by 
implementing a first‐in‐first‐out method, which ensures that the inventory is picked in order 
of its time in warehouse (Slack et al, 2001). 
 

 
Fig: ‐ 5.7 he MRP netting process 

Production Planning and Control  Page 5.6 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

MRP calculation 
In calculation, the MRP system uses these three inputs (MPS, BOM, and Inventory Data) to 
establish planned  order  releases and reschedule notices (Lunn,  1992). In practice, the MRP 
perform the calculation by using the logic as shown in figure 5.7 (Slack et al, 2001). 
 
5.5 AN EXAMPLE USING MRP 
Table  –  5.3:  Future  requirements  for  Meters  A  and  B,  Subassembly  D  and  Part  E  stemming  from 
Specific Customer Orders and from Random Sources. 
 
  Meter ‐ A  Meter ‐ B Subassembly D Part E
Month  Known   Random   Known  Random  Known  Random Known   Random
3  1,000  250  400 60 200 70 300  80
4  600  250  300 60 180 70 350  80
5  300  250  500 60 250 70 300  80
6  700  250  400 60 200 70 250  80
7  600  250  300 60 150 70 200  80
8  700  250  700 60 160 70 200  80
 
Demand for the meters and components originated from two sources: 
‐ Regular customer – That place firm orders 
‐ Unidentified customers – That make the normal random demands for those items 
 
With demands for months 3 and 4 listed in the first week for each month or as weeks 9 and 
13. 
 
Table –5.4: A Master Schedule to Satisfy Demand Requirements as Specified in Table – 1  
  Week
  9  10 11 12 13 14 15 16  17 18
Meter – A   1250  850   550
Meter – B  460  360   560
Subassembly – D   270  250   320
Part – E   380  430   380
 
Meter A and B consist of two subassemblies, C and D and two parts, E and F. 

Meter Type Meter Type
Level 0 A B

Level 1 C(1) C(1)

Level 2 D(1) D(1) D(1)

Level 3 E(1) F(1) E(2) E(1) F(1) F(2) E(1) F(2) E(1) F(1) F(2)

 
Fig: ‐ 5.7 Bill of Material for Meter A and B 

Production Planning and Control  Page 5.7 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

Table  –  5.5:  Number  of  Units  on  Hand  and  Lead  Time  Data  that  would  appear  on  the  Inventory 
Record File 
Item  On‐Hand Inventory Lead time (weeks)
A  50 2 
B  60 2 
C  40 1 
D  30 1 
E  30 1 
F  40 1 
 
Table – 5.6: Material Requirement Planning Schedule for Meter A and B, Subassemblies C and D and 
Parts E and F 
  WEEK
ITEM  4 5 6 7 8 9 10  11  12 13
A (LT = 2)     
Gross requirements  1250 850
On hand 50  50
Net Requirements  1200
Planned‐Order receipt  1200
Planed‐Order release  1200
B (LT = 2)     
Gross requirements  460 360
On hand 50  60
Net Requirements  400
Planned‐Order receipt  400
Planed‐Order release  400
C (LT = 1)  400 270    
Gross requirements  1200 0
On hand 50  40 270
Net Requirements  1560 270
Planned‐Order receipt  1560
Planed‐Order release  1560
D (LT = 1)  380    
Gross requirements  1560 1200 0 250
On hand 50  30 0 380
Net Requirements  1530 1200 380
Planned‐Order receipt  1530 1200
Planed‐Order release  1530 1200 270
E (LT = 1)  2400    
Gross requirements  1530 1200 400 270 380 430
On hand 50  30 0 0 0 0
Net Requirements  1500 1200 2800 270 380
Planned‐Order receipt  1500 1200 2800 279 380
Planed‐Order release  1500 1200 2800 270 380
F (LT = 1)  3120    
Gross requirements  1530 1200 800 270
On hand 50  40 0 0 0
Net Requirements  1490 4320 800 270

Production Planning and Control  Page 5.8 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

Planned‐Order receipt  1490 4320 800 270

Planed‐Order release  1490 4320 800 270
 
MRP considers the relationships between different items. MRP starts from sales demand and 
first converts this gross requirement into a net requirement. In order to accomplish this, the 
following data need to be considered: 
 
‐ Inventory  status  –  Requirements  are  not  created  if  there  is  enough  stock‐on‐hand 
(SOH). 
 
‐ Order  status  –  Again,  requirements  are  not  created  if  there  are  enough  orders 
pending. 
 
‐ Item data – This includes lead times, lot sizes and any allowances for scrap or yield. 
 
The basic formula to determine net requirements is as follows: 
Pai = Pa(i–1) + Osi – Rgi ………………………………(5.1) 
 
Where  
i = period for calculation,  
Pai = projected available balance, 
Osi = scheduled receipts  
Rgi = gross requirements. 
 
If the projected available balance is less than zero: 
Rni = Pai …………………………….(5.2) 
 
Where  
Rni = net requirements. 
 
Net requirements need to be adjusted to meet conditions outlined in the item data to create 
planned  orders.  The  launch  date  for  a  planned  order  is  calculated  by  subtracting  the  lead 
time (from item data) from the date required. Finally, the requirements can be projected into 
the  components  of  the  item.  The  process  will  then  continue  at  all  levels  in  the  bill  of 
materials (BOM). 
 
Another Example: 
The MRP calculation can be illustrated by the following example. Consider a simple product, 
A0, that is made from a single component, F1 

 
Figure – 5.9 Example bill of material 
 

Production Planning and Control  Page 5.9 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

 
 
Note that the figures running along the top of the table, 1 to 8, represent week numbers. The 
starting point for the calculation are the figures shown in bold. Because A0 is at the top of 
the BOM, the projected available balance represents customer orders. Using equation (5.1), 
the projected available balance for week 1 is determined by subtracting the projected gross 
requirements for week 1 from the SOH. Thus: 
 
Week 1: 5 = 25 – 20 
 
The  projected  available  balance  for  week  2  is  calculated  in  the  same  way,  except  on  this 
occasion the arrival of material due to the scheduled receipt in week 2 must be taken into 
account: 
 
Week 2: 45 = 5 – 20 + 60 
 
The calculation for weeks 3 and 4 is similar to that for week 1: 
 
Week 3: 25 = 45 – 20 
Week 4: 5 = 25 – 20 
 
In week 5, if the calculation was simply repeated, the projected available balance would yield 
a  negative  value  (5  –  20  =  –15),  which  has  no  physical  meaning.  The  effect  of  this  is  to 
prompt  the  creation  of  a  planned  order.  The  planned  order  would  need  to  be  received  in 
week  5.  Note  that  because  the  lot  size  is  set  at  60,  it  is  this  quantity  that  is  used  in  the 
planned order receipt row: 
 
Week 5: 45 = 5 – 20 + 60 
 
MRP calculates the start date for the planned order by subtracting the lead time (3 weeks) 
from the due date. Thus the planned order release in week 2 corresponds with the planned 
order receipt in week 5. The calculation of projected available balance for weeks 6 and 7 is 
straightforward: 
 
Week 6: 25 = 45 – 20 
Week 7: 5 = 25 – 20 

Production Planning and Control  Page 5.10 
CHAPTER – FIVE                                                   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING  

In  week  8,  however,  the  projected  available  balance  would  again  become  negative  unless 
another planned order is created. The same logic used for week 5 is repeated. Thus: 
 
Week 8: 45 = 5 – 20 + 60 
 
Note  that  because  neither  of  the  planned  orders  is  due  for  release  in  the  current  period, 
MRP would take no action for A0 during the current week.  
 
The projected gross requirements for F1 are derived from the planned order releases for A0. 
This  can  be  best  understood  by  considering  the  physical  manufacture  of  A0.  For  the 
manufacture  of  the  60  units  of  A0  to  commence  in  week  2,  60  units  of  F1  will  need  to  be 
available at this time. The calculations applied for A0 can be repeated for F1. Thus: 
 
Week 1: 15 = 15 – 0 
 
In week 2, a planned order will need to be created: 
 
Week 2: 75 = 15 – 60 + 120 
 
The calculations for weeks 3–8 are straightforward. As with A0, MRP will take no action for 
F1 as no planned orders are due for release. If the calculation is repeated in a week’s time, 
however, and there are no other changes, the release date for the planned order will move 
into the current week. This will cause an order to be generated. 

 
 
Note that the relatively stable demand of A0 results in a single order for 120 units of F1. This 
is not a function of the MRP planning system, but a consequence of the lot sizes applied. 
 

Production Planning and Control  Page 5.11