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CAPITULO 8
Asenci Artiga, Viviana ; Rodríguez Muñóz, José Vicente. El proceso de catalogación automatizada. – En: Pinto
Molían, José, ed. – La catalogación de documentos : teoría y práctica. – Madrid : Síntesis, 1994. – p. 383-415.
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EL PROCESO DE CATALOGACION AUTOMATIZADA
Viviana Asensi Artiga

José Vicente Rodríguez Muñóz
8.1. Introducción
¿Cuándo y por que se toma la decisión de automatizar una Biblioteca o un Centro de Documentación'.? A esta
doble pregunta corresponde una sola respuesta: Cuando el usuario demanda mayores prestaciones. Prestaciones
que no pueden ofrecérsela por los medios tradicionales de trabajo. Debido al crecimiento del volumen de
informacion que se acumula, no es posible mantener los servicios que el centro proporciona sin recurrir a las
Tecnologías de la Información.
Dieguez y Agenjo' utilizan la expresion biblioteca automatizada para denominar a la biblioteca que se vale
esencialmente de procedimientos informáticos. Estos autores, para describir las funciones propias de toda unidad
de información.) comparan una biblioteca con una "caja negra” en la que se introduce informacion, soportada en
diferentes tipos de documentos, a los cuales se proporciona el tratamiento adecuado, y como salida ofrece
diversos servicios al usuario. Estas tres etapas (entrada, proceso técnico y salida) se corresponden con los
diferentes elementos del proceso documental.
La automatizacion del proceso documental implica la aplicacion de las Tecnologías de la Información a las
etapas de este proceso. Sin embargo, las necesidades de los diferentes unidades de información, la evolución de
la tecnología y la complejidad de algunas tareas documentales motivó que la automatización se introdujera
parcialmente en los centros; es decir, para llevar a cabo determinados trabajos y no para el proceso completo.
En la actualidad, los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria permiten el tratamiento informática de todas
las tareas bibliotecarias y documentales, mediante la integración de diferentes módulos que corresponden a los
eslabones de la cadena documental. Como afirman Eskoz y Smith', los Sistemas de Información se dirigen hacia
el sistema total, quedando obsoleta la antigua división entre servicios técnicos y servicios al público. No obstante
cada uno de estos módulos pueden a su vez instalarse con independencia de los demás cuando unicamente se
requiera la automatizacion de parte del proceso.
Al estudiar la catalogación realizada por procedimientos informáticos, debemos enmarcarla en el Sistema al que
pertenece para comprender la relación existente entre las aplicaciones que lo constituyen, así como los beneficios
que reporta la integración de los diferentes módulos de que se compone.
Como afirma Revellil, aunque el catálogo siempre ha sido un elemento más del Sistema de Información, en la
práctica la parcelación del trabajo y la especialización se han impuesto a la idea de conjunto con efectos
negativos para el proceso. Las tendencias actuales, como ya mencionamos, se dirigen a eliminar la subdivisión
tradicional entre servicios técnicos y servicios al público, porque en realidad el usuario es un elemento esencial
para la culminación del proceso informativo.
Por ello, en este capítulo se estudiará primeramente los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria en general,
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para abordar a continuación, las peculiaridades que la catalogación ofrece; aunque, como podrá observarse, las
referencias a la automatización de otras etapas del proceso son inevitables.
8.2. Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria. Concepto y estructura
¿En qué consiste un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria?' ¿Qué ofrece?

Un S.1.G.B. es aquel en que todas las funciones del proceso documental comparten una base de datos común, la
cual se interrelaciona con programas de aplicaciones que realizan las diferentes funciones de dicho proceso.
Ademas es posible la recuperación tanto de la base de datos completa como de las diferentes partes seleccionadas
que han sido definidas por cada aplicación'.
Estos sistemas deben permitir el proceso de un registro, a partir de las desideratas, hasta la visualización del
documento secundario en el catálogo de acceso público (OPAC) o su utilización para la circulación,
introduciendo una sola vez la información que contiene.
Los S.1.G.B. evitan la necesidad de adquirir diferentes programas e incluso diferentes equipos para cada una de
las etapas del proceso, y la introducción de los mismos datos para cada una de las tareas de apoyo técnico'. No
obstante, ninguno de los sistemas comercializados, compuestos de varios módulos, reúne todos los requisitos
ideales para la automatización de un servicio. Podríamos decir que las diversas casas comerciales se han
especializado en determinados módulos, por los cuales son conocidos en el ámbito documental. Pero si se
adquiriesen módulos de diferentes sistemas por separado, no se podría llevar a cabo dicha integración.
Un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria, pues, consta de los siguientes módulos: 1) Adquisiciones; 2)
Catalogación, que incluye además Autoridades, Lista de Términos (pudiendo llegar esta lista a la categoría de
tesauro, en algunas aplicaciones), y Recuperacion; 3) Circulación, y 4) Módulo de Publicaciones Periódicas.
Algunos Sistemas cuentan con módulos de Gestión y Comunicaciones.
Como su nombre indica el módulo de adquisiciones automatiza las tareas propias de la fase de selección y
adquisición. Por tanto, manipula información bibliográfica (datos referentes a las publicaciones), información
económica (en relación con los presupuestos, seguimiento de las facturas ... ), e información relacionada con el
pedido. La automatizacion contempla las tres modalidades por las que se puede adquirir un documento (por
compra, canje o donación), por tanto gestiona este proceso teniendo en cuenta la procedencia de los fondos y las
peculiaridades que en cada caso se requieren.
La fase de análisis se realiza en el módulo de catalogación. Pero la aplicación de catalogación no puede
separarse de la recuperación ni del control de autoridades y lista de términos. El porqué de esta interdependencia
se comprenderá cuando analicemos con mayor detalle las funciones de estas aplicaciones.
Corresponde al módulo de circulación el control del documento primario a partir del momento en que pasa a
formar parte de la memoria pasiva del centro de documentación, es decir cuando después de haber terminado el
proceso técnico, es depositado en las estanterías. Por tanto incluye el préstamo y el seguimiento de la publicación
cuando no está en su lugar habitual por cualquier otro motivo: encuadernación, etc.
Al módulo de publicaciones periódicas corresponde la catalogación de estas colecciones., es de decir de la
revista en sí: Título, entidad responsable, periodicidad, año de inicio de la publicación, ISSN., etc. Al mismo
tiempo controlan toda su gestión: relación con los proveedores, pedidos, reclamaciones,,- circulación, boletines
de sumarios, suplementos, duplicidad de títulos... Por consiguiente es un módulo de control, o de gestión de
publicaciones

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periódicas.
En cuanto a la gestión y a las comunicaciones, mientras algunos sistemas ofrecen módulos independientes, otros
distribuyen estas funciones entre las aplicaciones mencionadas anteriormente.
Aunque estos módulos, en algunos sistemas comercializados, pueden adquiriese por separado, su integracion
ofrece innumerables ventajas para evitar la repetitividad tan características de las tareas bibliotecarias. Así, por
ejemplo, los datos introducidos en adquisiciones, a partir de las desideratas, se utilizan en este mismo módulo
para realizar los pedidos, y estos mismos datos podrán ser recuperados para catalogar los documentos, con las
modificaciones necesarias, sin teclear de nuevo la misma información. Si el sistema tuviese un módulo de
gestión independiente, desde adquisiciones se consultarían las partidas presupuestarias de aquel y, viceversa,,
desde el módulo de adquisiciones se remitiría a gestión información referente a las facturas.
Por otra parte.) antes de realizar un pedido, se ha de consultar la base de datos para comprobar si contiene o no el
documento. Base de datos a la que también se accede desde circulación. Además, el préstamo se puede gestionar
a través de los datos introducidos en adquisiciones, para propiciar una mayor funcionalidad evitando que el
usuario no pueda disponer de la obra hasta que no haya sido catalogada. También la catalogación puede llevarse
a cabo a partir de los datos de circulación. Todos estos procesos de retroalimentación entre los distintos módulos
de un S.1.G.B., son posibles gracias a la concepción de las bases de datos, donde se plantea la independencia
entre los datos y las aplicaciones que los manipulan.
Tras esta breve descripción de los módulos que conforman un S.1.G.B. cumpliendo los objetivos de este capítulo
estudiaremos con mayor detalle cuanto se refiere a la catalogación.
8.3. La catalogación en los traba os de apoyo técnico
Purificación Moscoso y Yolanda Ríos en su estudio sobre la automatización de las bibliotecas españolas, analizan
el porcentaje de bibliotecas automatizadas según los módulos que utilizan. El módulo de catalogación es., con
diferencia, el más utilizado (88,37%); le siguen el de préstamo (43,02%) y préstamo interbibliotecario (6,98%),
adquisiciones (36,05%) y suscripciones (22909%).
Conviene aclarar que en la bibliografía consultada se utiliza indistintamente módulo de circulacion y módulo de
préstamo, aunque haya ligeras diferencias entre ellos según los sistemas utilizados. Lo mismo le sucede al
módulo de suscripciones, al que se denomina también modulo de control de suscripciones, módulo de
publicaciones periódicas o módulo de control de publicaciones periódicas.
En el módulo de catalogación es donde en realidad se crea la base de datos bibliográfica y, aunque algunos de sus
datos pueden haber sido introducidos previamente en el sistema, es en este módulo donde se da la forma
definitiva y se completa el contenido del registro bibliográfico. El proceso de recuperacion permite averiguar si
el documento había sido procesado previamente, así como la captura de los datos ya introducidos. Mediante el
control de autoridades, como veremos más adelante, es posible normalizar los puntos de acceso al documento.
Esta aplicación contempla la catalogación en varios niveles y para todo tipo de soportes, sin más limitaciones que
las propias del sistema según el formato elegido para su diseño; así., por ejemplo, en los sistemas con formato
MARC, dependiendo del número de etiquetas que permita introducir el programa, se podrán catalogar o no
publicaciones seriadas y/o materiales especiales. En cambio, para la catalogación analítica, no existe problema
alguno, por lo que los artículos de revista se procesan en este módulo.
En determinados S.1.G.B. además de los módulos mencionados en el apartado anterior se ofrecen como

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aplicaciones independientes la recuperación y el Catálogo on~line de Acceso Público. Lo cual no significa que
desde el módulo de catalogación sea imposible la recuperación. En realidad el esquema de la automatización del
proceso documental es siempre el mismo; pero en la actualidad las diversas empresas que comercializan Sistemas
de Gestión Bibliotecaria ofrecen sus productos en el mercado con perspectivas comerciales.
Entre los sistemas comercializados hay una amplia gama, adecuada para los distintos tipos de unidades de
información. La complejidad de estos sistemas aumenta con los servicios que ofrecen y con el volumen de
información que pueden procesar, de ahí que las características que los identifican varíen de unos a otros.
8.4. Automatización del proceso de catalogación
¿Cuál es el significado del término catalogación automatizada? ¿En qué consiste este proceso? ¿Las Tecnologías
de la Informacion permiten que con la simple introducción de datos sea posible catalogar un documento? ¿Los
avances tecnológicos en este campo sustituirán el proceso intelectual que realiza el elemento humano? La
respuesta a estas cuestiones ha generado abundante bibliografía y, por otra parte, constituye un reto constante
para los especialistas.
Economicamente, la catalogación ha representado siempre un coste elevado por el personal especializado que
requiere. Los primeros testimonios a este respecto datan del año 1812, cuando se catalogaron los fondos que
Jefferson vendió a la Biblioteca del Congreso'. Harris en su estudio acerca del costo de la catalogación durante
los últimos años, basándose en bibliotecas universitarias de Estados Unidos, aporta como conclusion que el
mayor interes de una gran mayoría de estos centros estriba en la calidad de la catalogación; en segundo lugar se
preocupan por la cantidad de documentos catalogados, y por último consideran el precio'.
Esta problemática aumenta con la automatización. La necesidad del trabajo en equipo que una catalogacion de
calidad exige acrecienta los costos y ha propiciado durante años la resistencia de los bibliotecarios a la
introducción de tecnología informática.
Por otra parte, la automatización se ha hecho necesaria en la sociedad de la Información, que lleva consigo el
rápido envejecimiento de las publicaciones científicas, al mismo tiempo que exige mayores posibilidades de
recuperacion de documentos. Aunque los principios básicos de catalogacion no han cambiado, se advierten
nuevas perspectivas al evaluar la importancia de los diferentes elementos que componen un registro. La
descripción bibliográfica se realiza con menor detalle, en cambio se concede mayor importancia a los
encabezamientos (principal y secundarios). Además no existe ya una separacion tan acusada entre catalogacion
por materias e indización y resumen, al menos en cuanto a la terminología empleada para la inclusión del
resultado de estos procesos en el registro bibliográfico"'. Aunque continúan siendo necesarios los
encabezamientos por autores, entidades, etc., crece la importancia del resumen y de los descriptores.
Las técnicas actuales en catalogación tienden hacia una mayor flexibilidad en las normas catalográficas. La
rigidez en cuanto a la cantidad de informacion que debe contener la descripción bibliográfica es cada vez menor;
pero, en cambio se concede mayor importancia al resumen (sobre todo para los artículos de publicaciones
seriadas). Las innovaciones también han afectado a conceptos básicos de la catalogación: acuerdos acerca de los
puntos de acceso, determinar encabezamientos principales y encabezamientos secundarios... y en la actualidad a
las diversas teorías acerca del uso de encabezamientos de materias o de descriptores.
En la estructura de un registro bibliográfico, ateniéndonos a las áreas contempladas en las Reglas de Catalogación
del Ministerio de Cultura, podemos introducir un breve resumen en el área de notas, del mismo modo que una

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relación de contenido. En cuanto a los encabezamientos por materias, no existe unanimidad en los métodos
utilizados para la indización., pues mientras unos autores defienden las conocidas Listas de Encabezamientos de
Materias, otros son partidarios de utilizar tesauros o incluso, recurriendo al vocabulario libre, van
confeccionando sus propios listados.
La especializacion que afecta a todos los campos del saber lleva consigo estos cambios. Y aunque sea necesaria
la brevedad en la descripción no por ello disminuye el tamaño del registro, por cuanto la información de aquellos
campos que se consideran necesarios debe introducirse lo más completa posible. Para Harris", la complejidad de
la catalogación se debe al aumento del volumen de producción. No sólo se publican más documentos, sino que
también aumenta la dificultad para la descripción bibliográfica de algunos de ellos. Esto sucede en todo tipo de
bibliotecas: en las especializadas, por la especificidad temática que caracteriza las publicaciones científicas; en
las públicas, por la diversidad de los fondos que procesan.
8.4.1. Sistemas de catalogación
Para García Gutiérrez y Lucas Fernández", la decisión de automatizar una unidad de información debe estar
basada en un análisis organizativo previo para determinar los servicios que se van a ofrecer, el tipo de usuarios y
sus necesidades, las modalidades de funcionamiento de este servicio, los medios informáticos que se emplearán,
y sus posibilidades de desarrollo. Tedd, por su parte estudia las fases relativas al análisis de sistemas previo a la
automatizacion de un sistema de información: estudio de viabilidad; análisis, diseño y especificaciones., e
implantación, además de considerar la importancia que adquiere el personal del centro y los usuarios. No vamos
a describir cada una de estas etapas, ni siquiera aplicadas a un S.1.G.B.; no obstante si insistiremos en las
consideraciones relacionadas con el módulo de catalogación.
Una de las primera cuestiones que se plantea es si el S.1.G.B. se instalará en una unidad independiente, en un
punto de servicio de una red o en toda la red de servicios. Por tanto distinguiremos entre las dos opciones
conocidas de: Sistemas Locales y Sistemas en Red, aunque hay que tener en cuenta también los sistemas
distribuidos".
- Sistemas Locales. En estos casos la planificación y diseño de la automatización es sencillo. Unicamente hay
que plantearse el objetivo de atender a las necesidades de los usuarios, reales y potenciales, además del futuro del
centro. Así, por ejemplo hay que prever la posibilidad de ampliar la capacidad del sistema, o la incorporación a
una red., etc. La catalogación sera responsabilidad del centro, así como la metodología utilizada para
confeccionar el catálogo.
- Sistemas en Red. La colaboración bibliotecaria para el desarrollo centralizado de servicios y programas
cooperativos, afecta logicamente a la creación del catálogo. La división entre catalogación centralizada y
catalogación compartida nos parece excesivamente rígida; por tanto aunque distinguiremos entre estas dos
posibilidades, aludiremos también a peculiaridades que ambas pueden ofrecer, como opciones intermedias.
8.4. l. l. Catalogación centralizada y catalogación compartida
Ciñéndonos al proceso de catalogación, distinguiremos entre catalogación centralizada y catalogación

compartida.

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La catalogación centralizada, como su nombre indica., es aquella que se lleva a cabo en el Centro de Proceso de
Datos del Sistema. En estos casos también están centralizadas las adquisiciones. Aunque los pedidos se realizan
con arreglo a las desideratas de los usuarios de los diferentes elementos de la red, y los documentos primarios se
ubican en cada uno de los centros., para que puedan ser consultados con mayor facilidad por los usuarios, la
catalogación corresponde a la Biblioteca Central del Sistema. De este modo existe un catálogo colectivo de todos
los fondos de la red, si bien los registros incluyen un código para identificar su localización.
La catalogacion compartida, por el contrario, supone la confección del catálogo desde los diversos puntos de la
red. Es decir el proceso tanto de adquisiciones como de catalogación no está centralizado. Entre las ventajas e
inconvenientes de esta modalidad podemos citar:
Ventajas:
- La calidad de la catalogación es mayor., porque el documentalista adquiere cierta especialización por el

entorno en que se realiza su trabajo. La consulta obligada a diversas fuentes y repertorios bibliográficos
relacionadas con el perfil del centro,, le proporcionan una formación acorde con sus necesidades. Al mismo
tiempo, conoce las peculiaridades de los documentos que procesa.
- La diversidad de tareas que realiza el personal de la biblioteca le proporciona una visión de conjunto del
proceso que sin duda es enriquecedora.
- El documentalista puede catalogar los documentos estableciendo un orden de prelación de acuerdo con
las exigencias del momento.
Inconvenientes:
- Disparidad de criterios que obliguen a la depuración posterior del catálogo. La diversidad de personal que
realiza la catalogacion lleva consigo una falta de normalización en los puntos de acceso, clasificación e
indización, nivel de catalogacion,, y en el detalle de la descripción bibliográfica.
- La descentralización propicia la duplicidad de registros, lo cual implica la adquisición de una misma

publicacion en vanos puntos de la red. Esta duplicación de fondos, aunque en ocasiones es necesaria, en otras
bastaría conocer su ubicacion para recurrir al préstamo interbibliotecario.
- La repetitividad de las mismas tareas y dispersión de la información, no sólo a consecuencia de los diferentes
puntos de vista desde los que se puede considerar un documento, sino incluso de otros errores, como puede ser el
mecanografiado de los datos.

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En realidad las opciones intermedias a que hemos aludido consiguen paliar algunos de estos inconvenientes y
permiten diseñar el sistema adaptándolo a las características de la red. Las necesidades no serán las mismas en
una red de bibliotecas públicas donde los fondos de las diferentes unidades que la constituyen son semejantes,
que en una red de bibliotecas universitarias. De todos es conocida la especialización de cada uno de los puntos
de estas redes y las dificultades que puede suponer la catalogación centralizada, aunque esta opción también
tenga sus defensores.
La tecnología actual permite conjugar los beneficios de ambas opciones. Existe la posibilidad de realizar una
catalogación compartida parcialmente, centralizando la descripción bibliográfica y los encabezamientos. Desde
cada uno de los puntos de la red, se recuperarán los registros correspondientes a sus fondos y se procederá a
completar el registro bibliográfico. Tras la indización y clasificación del documento primario, se introducirá el
registro de entradas secundarias, la CDU y la signatura topográfico, así como los datos que se considere oportuno
en el campo de notas. De este modo se evita repetir las mismas tareas, se unifican criterios, y la indización
alcanza mayor profundidad. Algunos sistemas permiten que cada terminal de la red cuente con su propio
catálogo on-line, además del catálogo colectivo.
Del mismo modo, en la catalogación compartida cabe la posibilidad de recuperar los registros ya existentes en la
base de datos (en el catálogo colectivo) e importarlos para añadir las modificaciones necesarias. La diferencia
entre esta modalidad y la anterior estriba en que, en la primera, las pautas para la catalogación (encabezamiento y
descripción bibliográfica) emanan de la biblioteca central, mientras que en esta última cualquiera de los puntos de
la red puede catalogar independientemente.
Por último mencionaremos los sistemas distribuidos que permiten tener un catálogo local en cada nodo de la red,
y al mismo tiempo acceder a todos los catálogos del resto de nodos ".
Cualquiera de las modalidades en que se realice la catalogación, para la integridad y consistencia de la base de
datos, se requiere que el mantenimiento del catálogo sea responsabilidad de un equipo de profesionales, como
indicaremos más adelante.
8.4.2. El módulo de Catalogación
Las aplicaciones de catalogación ofrecen variedad de opciones en cuanto a estructura de su base de datos y a los
formatos de entrada y salida de información. Las peculiaridades de los diferentes servicios de información llevan
consigo la demanda de ofertas variadas, adecuadas a sus necesidades.
No podemos considerar catalogación automatizada a la utilización de un editor de textos para confeccionar el
catálogo. Si bien es cierto que el catalogador utiliza un ordenador para su trabajo, las posibilidades de
recuperación y las prestaciones que ofrecen distan mucho de los beneficios de una aplicación mediante un
Sistema de Bases de Datos.
Para profundizar en el tema de la catalogación automatizada conviene puntualizar sobre las siguientes
consideraciones: 1) Fijación de los para 1 metros para la catalogación; 2) Posibilidades que la automatización
ofrece para procesar los diferentes campos de un registro bibliográfico; 3) Formatos de entrada y formatos de
edición; 4) Catálogos y listados; 5) Entorno informático; 6) Compatibilidad y transportabilidad.
8.4.2.1. Elección del software

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En la actualidad la catalogación por medios informáticos no ofrece dificultad alguna. Los avances en tecnología
han conseguido entornos amigables y al mismo tiempo mayores prestaciones tanto en capacidad del software
como en calidad en catalogación.
Llevar a cabo la descripción bibliográfica con ayuda de un ordenador es sencillo. Hay una gran variedad de
programas que se adaptan a las diferentes exigencias del usuario. Sin embargo, para optimizar los recursos y
cumplir los objetivos de la Institución es necesario elegir el software adecuado.
Cuando las bibliotecas empezaron a pensar en la automatización de manera aislada, la primera preocupación
consistía en evitar el mecanografiado una y otra vez para llevar a cabo de este modo la repetición de los datos,
necesaria para confeccionar un juego de fichas completo. Aunque las máquinas de escribir "con memoria"
suponían un notable avance,, la aparición en el mercado de los programas de edición de textos ofrecía ya unas
prestaciones que al catalogador le parecían la solución a sus problemas, máxime cuando se generalizó el uso de
los ordenadores con mayor capacidad de almacenamiento (ordenadores con disco duro).
Para las bibliotecas de pequeño tamaño, automatizar la catalogación consistía en procesar los datos mediante un
tratamiento de textos. Pero en realidad si relacionamos las posibilidades de recuperación o de edición de fichas
que ofrecen estos paquetes con las que permiten las aplicaciones de catalogación de un sistema de gestión de
bibliotecas, llegaremos a la conclusión de que los paquetes de tratamiento de textos no automatizan las tareas de
catalogar, sino que, como su nombre indica, solamente tratan los datos como parte de un texto, sin considerar su
naturaleza.
En consecuencia, aunque las peculiaridades de las bibliotecas en España todavía permiten que haya catalogadores
sentados frente a la máquina de escribir y para quienes poder utilizar un tratamiento de textos sería una gran
ayuda, es el momento de pensar en otras opciones para la catalogacion.
Entre los productos existentes en el mercado Lardy y Bador" distinguen dos grandes grupos, ateniéndose al tipo
de sistemas de bases de datos a que pertenecen: Gestores Documentales (también llamados Sistemas de Gestión
Documental) y Sistemas de Gestión de Bases de Datos.
Los Sistemas de Gestión Documental. Los registros tienen campos repetibles, de múltiples elementos, de
longitud variable y que por tanto permiten generar información cuyo tamaño varía de unos registros a otros en
una misma base de datos.
Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos. Tienen campos de longitud fija, lo cual obliga a crear un número
limitado de campos (Autor1, Autor2, Autor3, Material, Materia2, etc.), lo que hace que el lenguaje de
recuperacion resulte más complejo. Sin embargo, en la actualidad en algunos de estos sistemas se han diseñado
aplicaciones específicas para gestión bibliotecaria.
Partiendo de esta clasificación básica se han desarrollado paquetes de software en entornos amigables para el
usuario que permiten llevar a cabo la catalogación a bibliotecarios no familiarizados con la Informática. No
obstante es necesaria la formación de este usuario para que obtenga unos rendimientos aceptables del programa.
Actualmente disponemos de una gama muy variada de estos productos adaptados a las peculiaridades de las
diferentes unidades de información que, en ocasiones, incluyen también el hardware. Son lo que se conoce como
programas standard o también sistemas llave en mano, (estos últimos cuando incluyen hardware y software
(ordenador, periféricos y el programa).
Existe también la posibilidad de crear un programa local, lo que se conoce por programa "in house", aunque esta
tendencia se halla en decadencia en la actualidad, debido a la gran oferta que en el mercado existe de programas
que ya cuentan con años de experiencia y que ofrecen buenos servicios de mantenimiento, capaces de incorporar
modificaciones a medida que se avanza en el campo de la automatización.

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Es necesario pues en la fase de análisis, diseño y especificaciones contactar con los proveedores, remitirles un
informe que les proporcione detalles del proyecto para el cual se les invita a que presenten presupuestos.
Este informe es un documento importante., ya que al mismo tiempo permite que el proveedor determine si le
interesa o no competir por esta operacion, y de ser asi procurara atender al máximo la demanda de la empresa
usuaria.
Entre las consideraciones que se deben tener en cuenta, además de las ya conocidas precio/prestaciones,
citaremos otros requerimientos no menos importantes:
1) Requerimientos en cuanto a la flexibilidad y compatibilidad: determinar la capacidad del sistema para absorber
el crecimiento de información normal del servicio o incluso un crecimiento imprevisto, y su compatibilidad (por
ejemplo con otras bibliotecas pertenecientes al mismo sistema, geográficamente dispersas y que no están
conectadas en red). También es conveniente contemplar su transportabilidad si se tiene previsto ampliar el
sistema.
2) Requerimientos en cuanto a las aplicaciones que es capaz de desarrollar, así como otras características como
tiempo de respuesta, etc.
3) Es también fundamental conocer la oferta de la empresa en cuanto a mantenimiento y cursos de formación.
Una vez mas insistiremos en la importancia del formato interno del programa con vistas al intercambio de
informacion de registros en soporte legible por máquina: con otros centros de caracteristicas semejantes,, o con
centros diferentes con los que deseamos intercambiar nuestra información por interés de la empresa, y para que
sea posible la incorporación de registros externos, procedentes de empresas especializadas en estos servicios.
Por último, antes de finalizar este apartado, y como paso previo a la elección de un paquete de software,
consideramos necesario indicar algunas peculiaridades que pueden plantearse tanto para procesar el punto de
acceso al documento,, como algunos de sus campos. Son éstos los campos que estudiaremos a continuacion.,
prescindiendo de aquellos que no ofrecen variación alguna.
Campos obligatorios
En todos los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria, es obligatorio cumplimentar uno o varios campos en
cada uno de sus módulos para la creacion de un registro. Estos campos contienen generalmente números de
control, para identificar el documento (el registro) en la base de datos, generados por el programa. También cabe
la posibilidad de introducir el número de control correspondiente al catálogo manual, lo cual en ocasiones es
necesario, como por ejemplo cuando se lleva a cabo una reconversion.
Algunas aplicaciones asignan automática y secuencialmente un número a cada documento, es el denominado
número de registro informática, que incluso puede visualizarse en pantalla, o imprimirse. Pero además incluyen
un campo para el número de registro local, puesto que es posible que el orden por el que se procede a la
catalogación de las publicaciones no coincida, por necesidades del centro, con el que son registrados en

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adquisiciones. Esta opción es necesaria cuando se quieren recuperar los documentos por orden de adquisición, y
no cuando son dados de alta en el catálogo.
Otros programas utilizan un único número de control que posibilite la posterior recuperación de ese documento.
Resulta interesante que un mismo paquete de software permita decidir si se desea introducir el número de registro
automática o manualmente. En estos casos, debemos de tener en cuenta la conveniencia de introducir
primeramente el código del centro, en vistas a un catálogo colectivo.
También hay que considerar las características del programa, puesto que si la información queda almacenada en
ASCII, es necesario introducir ceros a la izquierda, en los espacios libres, como se ha indicado anteriormente.
Estas características respecto a la introducción del número de registro, son válidas tanto cuando se cataloga
introduciendo los datos por primera vez en la base de datos, como para catalogar a partir de préstamos o de
adquisiciones. En cualquiera de estas dos últimas aplicaciones, el numero que se asigna al registro es el de la
transacción correspondiente y no se transfiere al registro bibliográfico.
Encabezamiento
Este es un de los campos de un registro que mas complejidad reviste en catalogación, tanto manual como
automática. Las reglas de catalogación contemplan una extensa normativa para determinar los puntos de acceso
al documento. No obstante y pese a esta normalización, existe diversidad de criterios entre las bibliotecas
públicas y las bibliotecas especializadas y centros de documentación,, como ya hemos visto al estudiar los
formatos bibliográficos. Mientras que las primeras se rigen por las Reglas del Ministerio de Cultura, los centros
de documentación y las bibliotecas especializadas, realizan una catalogacion más funcional en vistas a la
obtencion de referencias bibliográficas. En consecuencia, entre los S.1.G.B. existentes en el mercado unos serán
más adecuados para las bibliotecas y otros para los centros de documentación. Y concretamente uno de los
campos donde más se observa esta diferencia es en el encabezamiento.
Mientras unas aplicaciones permiten el encabezamiento por autores., entidades, congresos, etc., otras están
diseñadas para introducir únicamente las personas que se consideran responsables de la obra, ya sean autores,
editores literarios, directores o compiladores. También existe la posibilidad de que las publicaciones con más de
tres autores sean catalogadas automáticamente con el título como punto de acceso.
Título de la obra
Según las Reglas de Catalogacion, el título y la mencion de responsabilidad corresponden a una misma área que
consta de los siguientes elementos: título propiamente dicho, designación general de la clase de documento,
títulos paralelos, subtítulo y/o información complementaria sobre el título, y mención de responsabilidad.
Al estudiar el formato MARC pudimos observar como en un mismo campo, aunque en subcampos diferentes, se
incluía el título, subtítulo y título paralelo, y el resto de la portada (menciones de responsabilidad...). Esta
estructura varía de unos formatos a otros, aunque casi todos coinciden en excluir la designación de tipo de
documento del campo correspondiente al
título propiamente dicho.
De entre las diferentes modalidades que se pueden presentar para el proceso de la información correspondiente al

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área mencionada, citaremos las más usuales:
- El programa requiere la introducción de datos para procesar la mención de responsabilidad.
- El programa genera la mención de responsabilidad automáticamente a partir de los datos del campo de autor
(personal, entidad, congreso ... ).
En el primer caso el catalogador se limitará a introducir la información tal como se editará en el catálogo; es
decir, en el subcampo correspondiente a la mención de responsabilidad.
En el segundo caso, la responsabilidad del catalogador es mayor y deberá conocer a fondo el programa.
Teniendo en cuenta como se procesa la información que,, procedente del encabezamiento, se introduce en este
subcampo, adoptará las precauciones necesarias para decidir cómo y en que campos se debe incluir los datos
acerca de los responsables de una publicación, principales o complementarios, para que la información se procese
de forma adecuada con vistas a su recuperación posterior.
Así , por ejemplo, hay que considerar:
- Cómo soluciona el programa la forma de encabezamiento y la mención de responsabilidad cuando se introducen

varios autores y concretamente más de tres. ¿Acepta puntos de acceso por cada uno de los autores., e incluye a
cada uno en la mención de responsabilidad, o sólo incluye el primero, como es preceptivo segun la norma 2.1.7 D
d) de las Reglas de Catalogación del Ministerio de Cultura?
- ¿Qué sucede con las menciones de responsabilidad referidas a colaboradores, prologuistas, traductores... que no
se introducen en el encabezamiento? El catalogador se preguntará el motivo por el cual no pueden introducirse
en el campo de autor, indicando la relación autor obra (por ejemplo: Laín Entralgo, Pedro, pr.).
La respuesta a esta pregunta es muy sencilla: en el campo de autor los datos se introducen tal como deben constar
en el encabezamiento; por ejemplo: Desantes Guanter, José María. Si el programa invierte el orden de los
elementos de forma automática, y sólo contempla el tratamiento de los responsables principales de la obra, en
cuanto se introduzcan nuevos elementos,, como por ejemplo la abreviatura que indica la relacion autor-obra, no
podrá reconocerlos.
Puesto que los S.1.G.B. generan también asientos secundarios, será suficiente introducir a los colaboradores,
prologuistas, traductores, etc, en el registro dé entradas secundarias., para que puedan ser incluidos en los
ficheros de autoridades y considerados como puntos de acceso al documento.
La automatización está propiciando una mayor agilidad en la catalogacion. La normalización que las tecnologías
de la informacion exigen lleva consigo la unificación de criterios con el objetivo de eliminar las barreras que
dificulten la recuperación en un entorno amigable para el usuario. En esta línea y para un mejor control de los
ficheros de autoridades, se tiende a prescindir de la relación autor-obra para las personas que de algún modo

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intervienen en la confección de una obra. La inclusión de estos responsables en el registro quedará a cargo del
catalogador, pero ya no se planteara el pequeño problema al que hemos aludido.
Registro de entradas secundarias
No todas la unidades de información siguen un misma política en cuanto al tracing o registro de entradas
secundarias. Mediante la catalogación automatizada es posible editar juegos de fichas completos sin tener que
teclear de nuevo la información correspondiente a algunos de sus campos, excepto cuando la forma del
encabezamiento secundario sea diferente a la que contiene la descripción bibliográfica (Véase Formato
IBERMARC para monografías, área de serie o colección). En cuanto a los restantes elementos de este campo,
mientras en algunos programas no es necesario introducir ninguno de los elementos procesados previamente,
como por ejemplo los autores (segundo o tercer autor), en otros hay que repetirlos en el tracing.
Hay programas que generan automáticamente registros secundarios de autores, título y de serie. Bastará con
introducir las materias y los responsables de la obra que no se hayan incluido previamente, si se considera
necesario.
Actualmente no hay normas concretas para la indización de los documentos en vistas a la confección de un
catálogo. Esta disparidad de criterios se pone de manifiesto en el diseño de las aplicaciones de catalogación, y en
su adecuación a los objetivos de cada una de las unidades de información donde pretende instalarse el sistema.
Como hemos visto en el capítulo anterior, el formato IBERMARC está estructurado para la indización tradicional
por materias", es decir contempla el proceso del encabezamiento y de los subencabezamientos. Otros programas
son mas adecuados para la indización por descriptores o por palabras clave.
Clasificación
Aunque la CDU es la clasificación utilizada en España, no todos los programas tienen un campo destinado
exclusivamente a su notación. Algunos programas permiten la obtención de un catálogo sistemático., y por tanto
la codificación de la CDU como "signatura". No obstante, en el campo de notas es posible la introducción, y
posterior recuperación, de los datos necesarios para la identificación de un documento y que por diversos motivos
no tengan cabida en ningún otro campo.
8.4.2.2. Instalación y configuración del software
Es posible que el catalogador no intervenga en la instalación del software y únicamente se le indique, entre las
instrucciones necesarias para la introduccion y recuperación de la información, los datos que genera el programa
de manera automática. En ocasiones, sin embargo, el documentalista tendrá que configurar el programa y
establecer los parametros que mejor se adapten a las peculiaridades del servicio.
Esta segunda posibilidad, será más frecuente en las bibliotecas o centros de documentacion pequeños, donde se
adquieren paquetes de software, que pueden ser soportados por un PC, y cuyo mantenimiento no requiere grandes
dificultades. No obstante, los S.1.G.B. comercializados propios para redes o para grandes instalaciones y que

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requieren un equipo informático superior, que se ofrecen con los parámetros ya establecidos, han necesitado de
un experto en documentación para transmitir al personal informática las características de las tareas bibliotecarias
y documentales.
Considerando algunas de las aplicaciones que se ofrecen en el mercado, cuya configuración resulta mas asequible
para el usuario (para el documentalista), antes de proceder a la configuración del programa, describiremos las
opciones que conviene tener en cuenta.
Longitud del campo
Uno de los problemas que desde los comienzos de la automatización planteó la catalogación fue la variación en la
longitud de los registros. Por ello supuso un gran avance la introducción el diseño de campos de longitud
variable.
La longitud variable de un registro bibliográfico está aceptada unánimemente. Sin embargo, al estudiar los
S.1.G.B. no siempre se emplea la terminología adecuada para definir la estructura de la base de datos. No se
consideran registros con campos de longitud variable aquellos cuya longitud viene determinada de antemano, es
decir aquellos campos que mantienen una longitud máxima, la misma para todos los registros de la base de datos,
aunque el número de caracteres sea establecido (y pueda ser modificado) por el documentalista o por el equipo de
mantenimiento.
Hay sistemas de bases de datos con registros de longitud variable; otros mantienen longitud fija para algunos
campos (ISBN, edición, descripción física ... ) y permiten al catalogador la elección de la longitud para otros
(autor, título, materias, notas ... ). En este último caso, no se puede sobrepasar el tamaño del campo, y si queda
espacio libre, porque el documento no incluya más informacion, ocupa en memoria el mismo número de
caracteres que si se hubiese completado el campo.
Al instalar una aplicación, si existe la opcion de elegir la longitud de campo se deben de tener en cuenta:
- Peculiaridades de los catálogos de la biblioteca con la finalidad de optimizar los recursos, máxime en los
centros de documentación o en las bibliotecas especializadas. Por ejemplo, puede suceder que en el área de notas
se incluya el resumen del documento y., en consecuencia, la longitud debera ser mayor; del mismo modo, en el
área de título las necesidades serán diferentes si el centro procesa o no títulos paralelos, títulos alternativos o
explicación al título.
- Campos repetibles y campos no repetibles. Algunas aplicaciones permiten repetir cualquiera de los campos,
en los registros en que se considere necesario, otras reservan esta posibilidad para los campos de autor y de
materia, o a lo sumo serie... De este modo, en las obras de varios autores la longitud de campo se establece para
cada uno de los autores. En cambio si no estuviese permitida la repetibilidad de los campos, deberían de tenerse
en cuenta.
- Necesidad o no de completar con ceros los campos numéricos para su correcto proceso. Cuando los datos
están estructurados en formato ASCII, los caracteres se reconocen secuencialmente de izquierda a derecha. Por
ejemplo, si deseamos recuperar aquellos documentos con número de registro del 00001 a 00025. el programa

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reconocerá los numeros de izquierda a derecha, es decir primero el 00001, a continuación 00002.... 00009.....
00010, 00011, etc. En cambio si, estando estructurado la información en ASCII, no completásemos los números
con ceros, los documentos recuperados no coincidirán con los mencionados anteriormente, porque el
reconocimiento de caracteres se harían por este orden: 1, 10, 1 1, 12... 19,2,20 ... 25.
- Formato para la introducción de la fecha. Este es un requisito a cumplimentar, durante la instalación del
software, para el reconocimiento de este tipo de datos. Considerando que si bien la longitud del campo suele ser
la misma (dos caracteres por cada unidad de tiempo, mas los signos que las separan) el orden por el que se
indican el día, el mes y el año no coincide en todos los países; por ejemplo: año, día., mes para el formato
americano, o día, mes, año para el europeo. El signo separador es generado por el programa. Por tanto si no
coincide el formato indicado en los parámetros con el utilizado por el catalogador, la recuperación será
infructuosa.
Estas consideraciones que quizá puedan parecer poco coherentes al catalogador de una biblioteca pública, son de
suma importancia para quienes procesan la información en centros especializados.
Nivel de Catalogacion
Contemplando los distintos niveles de catalogacion, algunas aplicaciones permiten seleccionar los campos que se
visualizarán en pantalla para la introducción de datos. De este modo, el tiempo invertido para la catalogacion de
un registro es menor.
Esta es una opción habitual en los sistemas cuyo formato permite la catalogación de un registro bibliográfico en
diferentes niveles, concretamente nos referimos a los estructurados en formato MARC, y diseñados para los
diferentes tipos de bibliotecas.
8.4.3. El proceso de la información: entrada y salida de datos
En el capítulo anterior (Véase Formatos bibliográficos) se han estudiado algunos de los formatos de intercambio
de datos utilizados por los principales sistemas de bibliotecas y centros de documentación. Pero existen además
otros formatos diseñados ad hoc para sistemas concretos, que generalmente se engloban bajo el denominador
común de otros formatos en todos los estudios realizados sobre este tema, aunque no han alcanzado la
importancia de los mencionados anteriormente. Unos y otros son elementos de la estructura interna del sistema;
sin embargo, no siempre coinciden con el formato diseñado para la disposición de datos en la pantalla, cuando se
lleva a cabo la entrada de datos al sistema, ni tampoco con los formatos de salida.
Se denomina entrada de datos al proceso por el cual se introducen datos en el sistema, bien para crear un registro
nuevo, bien para modificar uno ya existente. Este proceso forma parte de la catalogación, si bien la transferencia
de los datos de un documento secundario a otro soporte no exige tal nivel de profesionalidad; es decir, la entrada
al sistema de la información contenida ya en un asiento bibliográfico confeccionado por un catalogador.

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Del mismo modo, la consulta del catálogo no siempre tiene como usuario al catalogador, sino que pueden ser
otras personas con formación muy variada. Por ello es conveniente contar con la posibilidad de diversos formatos
de salida., incluso dentro de un mismo sistema. Un formato de salida consiste en la disposición de los datos en la
pantalla para visualizar los registros que forman parte del catálogo, así como para su posterior edición en otro
soporte (Papel, disco, microfilm, ...).
Considerando estas circunstancias, las empresas dedicadas al tema de la automatización tienden a que la
disposición de los datos de un registro en la pantalla sea lo más funcional posible para facilitar el trabajo al
usuario. Y cualquiera que sea el formato interno del sistema (es decir la estructura de la base de datos y los
códigos utilizados), pueden ofrecer otros formatos diferentes tanto para la entrada como para la salida de
información.
Entrada de datos
Las aplicaciones de catalogación comercializadas cubren una amplia gama de necesidades acordes con los
diferentes tipos de bibliotecas, según sus fondos y sus usuarios. Esta diversidad de ofertas se manifiesta
lógicamente en las peculiaridades de cada una de las etapas del proceso para la creacion y recuperacion de un
registro.
En el mercado pueden adquiriese programas muy sencillos y económicos, diseñados para bibliotecas escolares o
bibliotecas de pequeñas empresas, y programas muy complejos. Estos paquetes de software, en ocasiones están
diseñados para recuperar la informacion on-line, o para la edición de catálogos en otro soporte, incluso sin
atenerse a las normas ISBD. El nivel de catalogación es muy elemental y en una sola pantalla puede visualizarse
el contenido del registro.
Otras aplicaciones son ya mas complejas, y permiten la catalogación a un nivel superior, aunque poseen menús
de ayuda como asistencia a los no iniciados en el sistema.
En el informe sobre el estado actual en la automatización de las bibliotecas en España", consta que de los centros
consultados el formato utilizado mayoritariamente es el MARC (37,9% IBERMARC, 26,4% CATMARC, 18,4%
DMARC y 2,3% UNIMARC), sólo un 14,2 % de las bibliotecas utilizan otros formatos.
Los sistemas en distintas versiones del formato MARC, se adecuan a las necesidades de las bibliotecas públicas y
Universitarias, mientras que los centros de Documentación instalan sistemas con otros formatos. Aunque los
sistemas comerciales que ofrecen fiabilidad son capaces de, al menos, importar MARC.
Para catalogar en formato MARC, hay que seleccionar las etiquetas e introducir los indicadores y los códigos de
subcampo. Los menús que se ofrezcan en pantalla para seleccionar e introducir dichos códigos son propios de
cada sistema; pero únicamente varían para la entrada de datos, no en su disposición interna.
Cuando se utilizan otros formatos, se debe introducir la información de acuerdo con los nombres de los campos
que se visualizan en pantalla, y los códigos son asignados internamente por el programa.
El número de pantallas asignadas por cada programa para la catalogación completa de un registro es también muy
variada, así como la disposición de los campos en cada una de ellas. Mientras en unas aplicaciones se han de
introducir los campos secuencialnmente, tal como se indican en las Reglas de Catalogación del Ministerio de
Cultura, en otros se introducen primeramente los datos de la descripción bibliográfica comunes a todos los
ejemplares de una obra y, a continuación, la información que puede cambiar; como por ejemplo: edición,, ano de
publicación, descripción física, etc. En cuanto a los puntos de acceso y el campo de notas, también varían las
opciones ofrecidas, según las posibilidades que el programa contemple en cuanto al tratamiento de estos datos

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(Vease configuracion e instalación del software).
Formatos de salida
Cualquiera que sea la disposición de los datos en la pantalla, o incluso en la estructura interna de un sistema, el
catálogo que se edite a partir de la base de datos deberá tener un aspecto físico que será determinado por la
biblioteca. Estas características físicas corresponden al formato de edición, o tambien formato de salida de datos,
como hemos visto anteriormente. La mayoría de sistemas de gestión bibliotecaria, excepto los más sencillos que
sólo permiten la visualizacion e impresion del catálogo a modo de listado, ofrecen la posibilidad de editar el
catálogo en varios formatos. No obstante, también para los formatos de salida el más utilizado es el MARC 11,
(38,6% IBERMARC, 25,7% CATMARC, 22,9% DMARC y 2,9% UNIMARC), mientras que a otros formatos
corresponde un 10,0%. Además, como producto de salida son muchos los programas que ofrecen catálogos con
los registros en formato ISBD y listados de referencias bibliográficas.
La utilización mayoritaria del formato MARC es lógica teniendo en cuenta que la automatización de las unidades
de información ofrece como producto de salida del sistema catálogos en soporte informática, adecuados para el
intercambio de datos, y éste es el principal objetivo del formato MARC.
Los sistemas cuyo módulo de catalogación se adapta a las normas ISBD, imprimen juegos completos de fichas y
en consecuencia también permiten la confección de catálogos correspondientes a los diferentes puntos de acceso.
En cuanto a las referencias bibliográficas, la mayoría de los sistemas ofrecen formatos de diferente amplitud,
aunque siempre mas breves que para los catálogos.
Resultan interesantes las opciones de algunas aplicaciones respecto a la impresión o no del área de notas. Si este
campo se utiliza para procesar un resumen que no sea una simple relación de contenido., no es conveniente
incluirlo en un catálogo impreso para una biblioteca, mientras que sí lo sería para un centro de documentación.
Por otra parte algunos sistemas contienen campos cuya información solo se visualizará en pantalla pero no se
incluirá en el catálogo, o se incluirán sólo un número determinado de caracteres.
Estos son en líneas generales las características propias de la catalogación automatizada en cuanto a las
modalidades que pueden presentarse para la creacion y recuperación de registros; incluso cuando la catalogación
se real¡ ce a partir de bases de datos externas, ya que siempre habrá que modificar los registros importados,
aunque sólo fuera para identificar la localización del documento primario en la biblioteca. Y estas posibilidades,
así como cualquier otra opción que el bibliotecario, o el documentalista, pudiese considerar importante para la
consecución de los objetivos de su servicio, son las que se han de examinar, entre otras, en el momento de elegir
uno u otro sistema. También puede suceder que alguna de estas modalidades ofreciera mayores beneficios que
las diseñadas en un principio, en ese caso sería aconsejable introducir estas novedades, aprovechando la
reconversión del catálogo.
8.4.4. Creación y mantenimiento del catálogo
En el módulo de catalogación de un S.1.G.B. se crea la base de datos bibliográfica, a partir de la cual será posible
la obtención de todos los productos de salida.

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Todos los autores especializados en el tema de la automatización coinciden en señalar la importancia de la

creación de la base de datos. En 1987, Boss y Epso afirmaban que mientras el hardware se renueva
periódicamente y el software también se modifica para adaptarlo a las exigencias de los nuevos equipos, los
ficheros bibliográficos de calidad sobreviven a varias generaciones de hardware y software. En la actualidad, los
programas se renuevan continuamente, hasta el punto que algunas empresas lo incluyen en los contratos de
mantenimiento y no es necesaria la creación de una nueva base de datos cada vez que esto sucede.
En consecuencia, es de vital importancia el diseño de esta base de datos, teniendo en cuenta todas las
consideraciones expuestas hasta ahora, y un adecuado mantenimiento para su integridad y consistencia.
El módulo de catalogación consta de un fichero maestro, que contiene los documentos almacenados
secuencialmente por número de entrada al sistema, y un número de ficheros inversos (tantos como campos
indexados), que varían según los sistemas. Aunque la recuperación es posible realizarla por cualquiera de las
palabras significativas que contiene el documento, el proceso es más rápido para los términos que están incluidos
en un fichero inverso, e es decir para los términos que pertenecen a un campo indice. De ahí que el numero de
ficheros inversos correspondientes a una aplicación de catalogación sea el mismo que el de campos que se
consideran índices.
Las tareas propias del módulo de catalogación son: creacion., integracion y modificación de registros y edición de
catálogos. A lo largo de este capítulo hemos estudiado las diferentes modalidades que ofrece la creación de
registros y la edición de catálogos e incluso otros productos de salida (listados, etc.). La integración de registros
consiste en añadir al catálogo registros procedentes de otras fuentes (de bases de datos externas), para lo cual a no
ser que las dos bases de datos (la base de datos fuente, y la base de datos a la que se han de integrar) tengan el
mismo formato es necesario un proceso de reconversión (Véase 8.4.4.2).
La modificación del catálogo implica la modificación de todos los ficheros. Más aún puede suceder, si no se
realiza de manera adecuada que al modificar un registro, resulte afectada toda la base de datos; es decir, si el
objetivo consistia en corregir un dato de un sólo registro, por ejemplo el nombre de un autor y la persona que
lleva a cabo esta corrección no sigue el procedimiento adecuado, este nombre puede ser sustituido en toda la base
de datos. Supongamos que, por error, se había introducido como autor Laín Entralgo, José M, cuando, en
realidad el nombre correcto es Laín Entralgo, Pedro; si no se actúa correctamente es posible que José Mi
desaparezca del campo de autor en todo el catálogo y en su lugar conste siempre Pedro.
Lo mismo sucede con los cambios introducidos en algunos ficheros, como veremos más adelante: la modificación
de su contenido afecta también de manera automática a la totalidad de la base de datos. Con la finalidad de evitar
estas situaciones, los sistemas ofrecen la posibilidad de restringir mediante palabras de paso (password) el acceso
a ciertas prestaciones, así como a la manipulación de algunos ficheros. Por ello muchas aplicaciones cuentan con
una base datos temporal,, donde se integran los nuevos registros, se validan, verifican, incluso se pueden
imprimir, pensada para modificar todos los datos que sean necesarios., pero sin afectar al catálogo (es decir, a la
base de datos definitiva). De este modo, periódicamente, cuando ya se hayan subsanado todas las deficiencias en
que se haya podido incurrir en un principio, este "lote" de registros puede procesarse y pasar a la base de datos
bibliográfica.
Por último, como requisito indispensable para la consistencia del catálogo, la homologación de sus puntos de
acceso evitará la dispersión de la información, confiriendo al mismo tiempo coherencia, rapidez y pertinencia tan
necesarias para la recuperación de la información.
8.4.4.1. Control y mantenimiento de los ficheros de autoridades

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El control de autoridades tiene como objetivo proporcionar los medios para mantener la precisión y consistencia
de los datos que se estén añadiendo a los sistemas bibliográficos informatizados"".
La automatización del proceso de catalogacion requiere una fuerte normalización de los puntos de acceso a los
registros de la base de datos, para la posterior recuperación de la información. La falta de uniformidad en cuanto
a la forma adoptada para la introducción de los puntos de acceso provoca resultados poco satisfactorios en las
búsquedas, al mismo tiempo que propicia la repetición de tareas durante la entrada de datos, con el consiguiente
riesgo del porcentaje de errores que ello conlleva.
En un catálogo en soporte informático , tico ya no es posible localizar un documento que no ha sido procesado
correctamente. Mientras que el catálogo manual permite intercalar fichas haciendo caso omiso de los errores de
mecanografiado, en una base de datos el programa ordena alfabeticamente los documentos exactamente de
acuerdo con los términos introducidos.
Si bien las reglas de catalogación suponen ya una normalización de los puntos de acceso, la experiencia ha
demostrado que no resuelven todos los problemas de forma que surgen en la practica cotidiana.
La mayoría de los paquetes de sistemas integrados comercializados para bibliotecas disponen de una aplicación
para el control de autoridades, como parte del módulo de catalogación'. Sin embargo, al estudiar la
automatizacion del proceso documental, se confiere a esta aplicación cierta independencia dentro del módulo de
catalogación., por cuanto su acceso y mantenimiento suele quedar restringido, al menos el mantenimiento, al
personal especializado (concretamente al personal responsable de la catalogación) puesto que las modificaciones
introducidas en estos ficheros se extienden a todos los registros asociados.
Estas aplicaciones contienen tantos ficheros de autoridades como puntos de acceso a un registro se contemplan en
el sistema: de autores, títulos, materias, series, etc., ficheros que pueden incluir referencias cruzadas de Véase y
Véase además. Los ficheros se van generando conforme se procesan los datos, de manera que cada uno de los
elementos considerado como punto de acceso, principal o secundario, genera automáticamente una entrada al
fichero de autoridad correspondiente.
El control de autoridades incremento sus prestaciones, en la actualidad, gracias a los programas que ofrecen la
posibilidad de incorporar los puntos de acceso de los registros del catálogo a los nuevos registros, sin tener que
introducir de nuevo dicha información. Esta aplicación confiere mayor rapidez a la catalogación., puesto que
evita las reiteradas consultas al fichero de autoridades,, así como las consiguientes modificaciones de los puntos
de acceso. Así, cuando el catalogador procede a la creación de un nuevo registro el programa automáticamente le
indica la existencia de un punto de acceso igual o parecido, y en este último caso le permite la elección entre el
punto de acceso ya procesado o la introducción de uno nuevo. Por ejemplo: si en el fichero de autoridades de
autor consta como entrada Cervantes Saavedra, Miguel de, y el catalogador está creando un registro e introduce
como autor Cervantes, Miguel de, el programa le remitirá al fichero de autoridades para indicarle la existencia de
un punto de acceso semejante. Lo mismo sucederá cuando existe un simple error mecanográfico o cuando hay
alguna variación en el nombre o en los apellidos del autor, con los encabezamientos de materia, etc.
El control de autoridades también permite la recuperación integra de un registro, cuando el título es semejante.
En ese caso para catalogar el nuevo ejemplar sólo será necesaria la introducción del campo obligatorio y la
modificación de algunos datos, si se considera necesario.
Los ficheros de autoridades pueden crearse mediante un volcado de ficheros externos adquiridos a organismos o
empresas especializadas, del mismo modo que cuando se trata de una base de datos bibliográfica. También las
bibliografías especializadas sirven de punto de partida para la creación de estos ficheros, de acuerdo con el perfil

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de los usuarios del centro de Documentación.

El control de autoridades implica el mantenimiento de los ficheros, es decir su revision periódica para modificar
todos aquellos datos que se considere necesario, de acuerdo con normas establecidas para determinar la
estructura o forma seleccionada en cada caso.
Del mismo modo que la catalogación está regulada por unas normas concretas (ISBD, etc.) las normas GARE"
regulan la creación de los catálogos de autoridades que establecen de forma autorizada los puntos de acceso.
Los registros de un catálogo de autoridades constan de elementos tales como: encabezamiento (autor personal;
entidad; congreso, exposición ... ; título uniforme; materia; título uniforme de serie o colección), notas
informativas, términos alternativos, términos relacionados, notas del catalogador y fuentes... La información
contenida en estos campos, así como la consulta de las fuentes autorizadas permite su continua actualización.
Estos catálogos, originariamente creados para su confección manual, y que actualmente están contemplados
también en los principales formatos de intercambio, como por ejemplo en el formato MARC, constituyen una
norma para la actualización de los ficheros de autoridades y también como referencia para que bibliotecas y
centros de documentación puedan confeccionar su propio catálogo de autoridad, en soporte manual o informática,
a fin de actualizar sus ficheros.
8.4.4.2. La retroconversión
Cuando se ha tomado la decisión de automatizar una biblioteca, es necesario procesar los registros del catálogo
manual para incluirlos en el sistema. De este modo evitamos el uso de dos catálogos diferentes en la biblioteca,
lo cual acarrearía una doble tarea y por otra parte la dispersión de la información.
Tradicionalmente la retroconversion (denominada también conversion retrospectiva o reconversión) se ha
definido como el volcado de la infon-nación de un catálogo manual a un soporte legible por ordenador, es decir la
conversión de los registros bibliográficos en copia dura (en papel) a soporte informática. En la actualidad,
cuando la automatización de las unidades de información es ya una realidad, la reconversión se extiende también
a la modificación de los registros de la base de datos de un sistema automatizado para que puedan ser
manipulados y procesados en otro sistema.
Para Anglada, Pérez y Puertas, Retroconvertir es pasar al sistema automatizado en uso cualquier dato
bibliográfico previamente existente pero que no era operativo en este sistema automatizado".
Por tanto la retroconversión incluye: 1) Conversión del catálogo manual a un soporte legible por máquina, 2)
Modificación de los registros de un catálogo automatizado para que puedan ser procesados por otro sistema.
Cuando se procede a la reconversión en una unidad de información se puede partir de dos situaciones diferentes.
- La conversión se ha de llevar a cabo para automatizar el catálogo manual, es decir, cuando se automatiza el
centro, o la catalogación, por primera vez.
- El centro que había sido automatizado, total o parcialmente, ha instalado un nuevo sistema y se hace necesaria
la conversión de la base de datos (el catálogo) del sistema anterior al actual, porque los registros no pueden ser
incorporados directamente.

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En este segundo caso la reconversión puede ser necesaria: 1) Por pequeñas diferencias en la grabación de los
datos del registro, o 2) por la incompatibilidad de formatos.
En ambos casos la reconversión puede realizarse por cualquiera de las opciones tradicionales que estudiaremos
más adelante: Retroconversión propia o retroconversión externa. Aunque, en el segundo caso, cuando los
formatos son incompatibles,, se requiere una mayor presencia de personal informático.
Algunos Sistemas de Gestión Bibliotecaria ofrecen aplicaciones para la importación de registros de otros
formatos. Por ejemplo, la importación de registros MARC si el sistema no está estructurado siguiendo ese
formato.
La integridad y consistencia de la base de datos es fundamental para la obtención de beneficios que la
automatización reporta; por ello, si importante es la realización de un proyecto de automatizacion, también es
necesario tomar una serie de decisiones antes de comenzar la reconversión. Aunque el planteamiento y diseño de
la misma pertenece al proyecto general para automatizar el sistema.
El proyecto de reconversión
Previamente a la reconversión se han de analizar cada una de las alternativas posibles.

- ¿Quien o quienes llevarán a cabo la conversión'.?
- ¿Qué registros se van a reconvertir?
- ¿Cuales son los objetivos del proyecto?
Tipos de reconversión
Dependiendo del volumen de fondos y del nivel de catalogación Reynolds considera tres opciones diferentes para
llevar a cabo la reconversión:
- Grabación completa: para las bibliotecas con pocos fondos; para las que no utilizan el formato MARC, o para
las que procesan registros muy breves.
.1
- Conversion on-line que permite: acceder a una base de datos remota., o volcar una base de datos en el sistema
mediante las opciones de compra, alquiler o préstamo.
- Conversión en diferido. Utilizando las ofertas que, en esta modalidad, ofrecen las empresas o los servicios
bibliográficos.

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Para Diéguez y Agenjo las alternativas a seguir son:
- Retroconversión propia. Cuando se realiza por personal de la biblioteca o centro de documentación.
- Retroconversión externa. Cuando se utilizan los servicios de empresas ajenas al centro:
- Importando registros de bases de datos bibliográficas ajenas.
- Encargando el proceso a una empresa de grabación especializada.
- Formando parte de un plan de catalogacion cooperativa, cuando la unidad de información forma parte de una
red de catalogación. En estos casos, si la catalogación es compartida, cada uno de los puntos de la red puede
participar de la reconversión.
Esta ultima opción puede considerarse como una alternativa intermedia entre la
reconversión propia y la reconversion externa, por cuanto cada uno de los puntos de la
red es capaz de realizar la conversion de una parte de la base de datos y beneficiarse del
resto de los fondos reconvertidos del catálogo colectivo.
Existe abundante bibliografía sobre las ventajas e inconvenientes de los distintos métodos de reconversión,
como por ejemplo: 1) Utilizando el documento primario; 2) A partir de uno de los catálogos de la biblioteca; 3)
Reconversion en vivo, a partir de los documentos ingresados o solicitados en préstamo; y otros muchos criterios
como una determinada fecha de publicación, materias especificas, por secciones. Todos ellos a considerar antes
de diseñar el proyecto.
La reconversión incluye la recatalogación y puede ser la ocasión de proceder a la reclasificación de los fondos. Es
un momento adecuado para plantearse una revisión a fondo de los objetivos del servicio y también para realizar
un expurgo.
Las Tecnologías de la Información han influido considerablemente en la reconversión externa. La Telematica
permite la conexión on-line con bases de datos remotas, para capturar registros y volcarlos directamente en el
catálogo.
Cuando se opta por la reconversión externa y se importan bases de datos ajenas al centro catalogador, podemos
distinguir dos modalidades:
- Que las bases de datos se importen con la estructura propia del organismo que las produce, y por consiguiente
sin modificar los registros antes de su distribución.

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- Que los registros solicitados haya sido modificados por personal cualificado de acuerdo con las necesidades del
centro importador.
Como hemos visto al estudiar los diferentes tipos de software utilizados actualmente en catalogación, en el
primero de los casos mencionados se necesita un programa para la modificación interna de los registros que se
importan- aunque la mayoria de los S.1.G.B. cuentan con programas de conversión (unos para importación, otros
para importar y exportar), como unica referencia standard para la transferencia de registros disponemos de los
ficheros con formato SDF (System Data Format) en sus diferentes variantes, tal y como nos señalan Lardy y
Bador" no existe uniformidad a este respecto. Así 1 por ejemplo, podemos importar registros externos.,
procedentes de diversas aplicaciones de catalogacion, a dbase III o dbase IV (por citar algunos de los Sistemas
de Gestión de Bases de Datos mas conocidos).
En el segundo caso, para importar registros que se adecuen al diseño del catálogo del centro, recurriremos a
empresas o entidades especializadas en este tema, las cuales ofrecen servicios diferentes, como hemos visto
anterior-
mente.
Para facilitar la comprensión de estas prestaciones y estudiarlas con mayor detalle, recurriremos a ejemplos
precisos de los utilizados actualmente en nuestro país.
Las empresas, o los servicios bibliográficos, dedicados a la reconversion, prestan también servicios en diferido
(cintas magnéticas, discos flexibles... y catálogos en CD-ROM). Como caso concreto de uno de estos servicios
citaremos OCLC, servicio bibliográfico con sede en EEUU que permiten la interconexión desde España, vía
Birmingham, y que ofrece las siguientes prestaciones:
- Servicio MICROCON. Es una opción en diferido, basada en microordenadores, que permiten una reconversion
de calidad con bajos costes.
La biblioteca envía a OCLC, por correo, las claves de búsqueda grabadas en diskettes. OCLC al recibir estos
diskettes, compara las claves de búsqueda con los registros bibliográficos de su base de datos. Cuando se
encuentra una correspondencia, copia dicho registro en cinta magnetica, con otros datos adicionales que el
servicio requiere, y remite dicha cinta a la biblioteca que ha realizado la petición.
Puede suceder que comparando una misma clave de búsqueda, en la base de datos se encuentren mas de 2 pero
menos de 10 correspondencias. Cuando esto sucede, OCLC remite a la biblioteca una relación abreviada de los
registros recuperados, para identificar y seleccionar los registros que desea importar. De nuevo son enviados los
diskettes al servicio bibliográfico con los códigos correspondientes de dichos registros., que le serán enviados en
soporte legible por máquina (en formato OCLC-MARC)
Si no se encuentra ningún registro o se encuentran más de 10 títulos, se puede contratar el servicio RETROCON.
- Servicio TAPECON. diseñado para las bibliotecas cuyos registros están en formato MARC abreviado o en un

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formato diferente y que deseen completar sus registros o convertirlos a formato MARC. Para llevar a cabo este
proceso es necesario reformatear las cintas con los registros de la biblioteca para crear la clave que permita la
búsqueda en el Catálogo Colectivo on-line. Los registros recuperados se envían a la biblioteca en cinta
magnética. Y si no se encuentra el título buscado se puede recurrir al servicio RETROCON.
- Servicio RETROCON. La reconversión es realizada por personal especializado de OCLC y supervisada por un
catalogador profesional. Los títulos se buscan en el catálogo colectivo on-line, y para los títulos que no se
encuentren puede crearse un registro nuevo.
En cuanto a la posibilidad de consultar una base de datos soportada en CD-ROM, hemos de recurrir al servicio de
catalogación CAT CD-450 (como se estudiará en el apartado siguiente).
8.4.5. Tendencias actuales en catalogacion
Los avances en telecomunicaciones, los dispositivos ópticos y el crecimiento del

mercado de la información han modificado el esquema del proceso de catalogación en
las unidades de información. Estas innovaciones repercuten en la manera de
confeccionar el registro, no en el proceso intelectual del análisis documental.
Los sistemas on-line, que se actualizan en tiempo real, posibilitan la importación de registros bibliográficos,
desde el catálogo colectivo al sistema propio de la biblioteca, y la modificación de los nuevos registros para
adaptarlos a las necesidades de la biblioteca.
La calidad de la catalogación viene avalada por las empresas o instituciones, dotadas de personal altamente
especializado, que proporcionan estos servicios. Generalmente utilizan MARC como formato de intercambio de
registros bibliográficos, con la finalidad de exportar los registros a cualquiera de los sistemas bibliotecarios
estructurados internamente en dicho formato.
Este procedimiento de catalogación on-line (mediante la importación de registros) reporta grandes beneficios,
como hemos visto anteriormente; sin embargo, genera gastos no siempre predecibles, puesto que corresponden a
las telecomunicaciones (cuota y tiempo de conexión) y al número de registros importados, además de otros
gravamenes establecidos por cada vendedor.
Estos inconvenientes pueden paliarse con la utilización de catálogos en CD-ROM, aunque la actualización no se
realiza de manera constante como en el caso anterior. Se evitan los gastos de telecomunicaciones (gastos
variables) y se establece una cuota fija para la adquisicion y mantenimiento de la suscripción.
CD-ROM y catálogos on-line, constituyen las opciones que proporciona el mercado de la información para la
catalogacion automatizada. Dependerá del tipo de biblioteca o centro de documentación la conveniencia de
utilizar una u otra de estas posibilidades para que el proceso resulte rentable.
La tecnología optica, como ya hemos mencionado, está ofreciendo nuevas posibilidades para el proceso de la
información. El CD-ROM que, desde su aparición en el mercado en 1985, se presentó como un medio

CAPITULO 8
alternativo para la transmisión de información, constituye una opción intermedia para la catalogación, entre la
utilización de catálogos impresos o en microfilm y los sistemas on-line.
Para acceder a la informacion unicamente varían los mecanismos de conexión, por lo demás los pasos a seguir
son semejantes. Incluso el lenguaje de recuperación puede ser idéntico, cuando ambos productos pertenecen a un
mismo distribuidor.
Recoder, Abadal y Codina señalan que el CD-ROM es un sistema compuesto por un dispositivo de lectura que
debe conectarse a un ordenador personal que se comporta como un periférico más del mismo. La facilidad de
instalación, el precio asequible, y la posibilidades que para su utilización ofrece como interface de usuario, ha
propiciado que las aplicaciones del CDROM se hayan extendido a las principales tareas documentales.
Para catalogación, citaremos algunos de los discos CD-ROM más utilizados:
- Bibliofile Catalouing, con información procedente de The Library Corporation., que contiene los fondos
completos de la Biblioteca del Congreso (registros en formato MARC).
- Bibliographie Nationale Francaise depuis 1970, que contiene todas las monografías y series ingresadas por
depósito legal en la Biblioteca Nacional francesa desde 1970, incluso las publicaciones oficiales francesas y de
organismos internacionales como la CEE, UNESCO y OCDE.
- BNB (British National Bibliography) on CD-ROM, con los registros bibliográficos de todo tipo de
publicaciones del Reino Unido e Irlanda desde 1950 hasta la actualidad.
- The Library of Congressj Cataloging Distribution Service, edita tres CD-ROMS, verdaderamente interesantes
tanto para la catalogación como para la conversión retrospectiva. CDMARC Bibliographic, que constituye la
fuente de información mas importante para catalogación en curso y retrospectiva, contiene todos los fondos de la
Biblioteca del Congreso de EEUU: las publicaciones en inglés desde 1968; en francés, desde 1973; y en
portugués y español, desde 1975.
- El servicio de catalogación en curso de OCLC CAT CD450 permite la captura de registros existentes en la base
de datos y la creación de registros nuevos en formato MARC. Este sistema cuenta.) entre otras, con las siguientes
colecciones: Colección Hispánica, con los títulos en castellano, catalán, gallego y vasco; Colección de Catálogo
de Libros Recientes (publicados durante los últimos seis años), con los registros más utilizados de la Biblioteca
del Congreso y de otras bibliotecas miembros de OCLC; Coleccion de Autoridades LC, con el fichero completo
de registros de Autoridades de nombres y materias de la LC.
- Bibliografía Nacional Española desde 1976, recoge m 'as de 3000 registros de todas las monogramas ingresadas
por Depósito Legal en la Biblioteca Nacional desde 1976; incluye el formato IBERMARC.

CAPITULO 8
- REBIUN, editado por DOC6, contiene información bibliográfica (monografías y revistas) de diversas
Bibliotecas Universitarias (Universidad de Barcelona, Universidad de Cantabria, Universidad Politécnica de
Catalunya y Universidad Pompeu Fabra.
- Las bases de datos del CSIC, están recogidas en dos CD-ROM; uno editado por distribuciones de La LEY, S. A,
y otro, editado por MICRON-ET, S. A.; contienen las bases de datos bibliográficas del CSIC.
Cualquiera de las modalidades mencionadas, esto es: Conexión on-line a una base de datos remota que pertenece
a una cooperativa o está suscrita a un servicio bibliográfico, consulta a las bases de datos soportadas en
CD-ROM, a las que podemos añadir el vocado de cintas magnéticas, ofrecen la posibilidad de creación de
registros propios, a partir de la base de datos fuente,, para confeccionar el catálogo (en la base de datos) del
centro que realiza la importacion.
Para la integridad y consistencia de los datos, requisito indispensable para el desarrollo de los sistemas de bases
de datos, independientemente de su tipología, es necesaria la normalización. En consecuencia, hay que
considerar las directrices adoptadas por el centro acerca de: nivel de catalogación., clasificación e indización,
entradas secundarias, formato de salida de datos, etc.. Por tanto se modificarán los registros importados para que
se ajusten a los criterios establecidos al diseñar el catálogo.
Estas modificaciones, si se realizan a partir de los formatos de salida (es decir para la impresión del catalogo en
fichas o para grabarlo en un fichero de texto), pueden hacerse mediante un editor de textos. Cuando, por el
contrario, se pretende que la modificación se introduzca cuando se integran los nuevos registros en la base de
datos, es decir en la estructura interna de un sistema, se requiere un programa de reconversión.
8.5. Sistemas y redes de cooperación bibliotecaria
Las diferencias existentes respecto a la automatizacion de los servicios de información entre los diversos países
son también evidentes en el campo de la cooperación bibliotecaria, es decir en cuanto a la estructura de redes que
permitan la comunicación entre diversos organismos para la optimización de los recursos de información.
Estas redes de cooperación reunen las siguientes características: realizan el proceso de catalogación compartido;
ofrecen la posibilidad de catalogar y recuperar la información on-line; todas sus unidades participan del préstamo
interbibliotecario. A través de estos sistemas también es posible el acceso a otras bases de datos externas (bases
de datos que no pertenecen a la red).
En Europa como ejemplo de redes internacionales citaremos La Red REBUS (Réseau des biblioth'eques utilisant
SIBIL), que utiliza un sistema de catalogación compartida. Pertenecen a esta red un conjunto de bibliotecas que
utilizan el sistema SIBIL: bibliotecas de Suiza, Francia y la Biblioteca Nacional de Luxemburgo.
En Gran Bretaña los sistemas mas conocidos son: BLCMP y SLS (Information Systems Ltd.).
- BLCMP (Library Services) Ltd. Realiza trabajos de conversión retrospectiva para grandes bibliotecas, permite
la consulta a su catálogo y ofrece acceso a otras bases de datos bibliográficas (como por ejemplo los catálogos de

CAPITULO 8
la British National Bibliography o de la Biblioteca del Congreso).
- SLS (Information Systems Ltd.). Empresa distribuidora del Sistema Libertas (Véase 8.6.), que facilita su
catálogo y el de las bases de datos a las que tiene acceso, como por ejemplo OCLC, como fuente de catalogación
y para el préstamo interbibliotecario.
En España, el crecimiento de los sistemas de cooperación bibliotecaria es relativamente reciente y se encuentra

en fase de consolidación, debido a las dificultades que encontraba la automatización para su desarrollo. Como
sistemas mas significativos podemos citar: la Red de Bibliotecas del Consejo Superior de Investigaciones
Científicas y la Red de Bibliotecas Públicas del Estado. Existen también otras redes formadas por grupos de
usuarios como Ruedo, Documat o Rebiun.
- Red de Bibliotecas del CSIC. Conocida también con el nombre de CIRBIC (Catálogo Informatizado de la Red
de Bibliotecas del CSIC) consta de un nodo central en Madrid y cuatro nodos regionales. La base de datos
central contiene los dos catálogos colectivos (de libros y de revistas) y se puede acceder a ella desde todos los
nodos regionales.
- Red de Bibliotecas Públicas del Estado. Con la finalidad de reconvertir los catálogos de todas la bibliotecas que
constituyen el sistema., se ha creado una base de datos de registros únicos (REBECA) con la participación de las
Bibliotecas de la Red que cuentan con catálogos en soporte informática con mayor número de registros. En
efecto, la base de datos REBECA es utilizada como fuente para la catalogación.
RUEDO (Red de Universidades Españolas Dobis/Libis). El objetivo de esta red

consiste en la creación de un catálogo colectivo accesible para todos los usuarios
del sistema. De este modo será posible el intercambio de registros tanto para
catalogación, préstamo interbibliotecario o conversión retrospectiva.
En cuanto a la Red Documat (Bibliotecas Universitarias Especializadas en Matemáticas), cuenta con la

colaboración del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, y pretende, además de la interconexion on-line
de todos los miembros de la red, la creación de un Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de Matemáticas
en soporte informática.
La red Rebiun (Red de Bibliotecas Universitarias), aunque todavía no posee un catálogo colectivo on-line, ha
editado un CD-ROM con los catálogos de cuatro de sus bibliotecas miembros (vease técnicas actuales en
catalogación).
8.6. Sistemas integrados de gestión bibliotecaria instalados en España

CAPITULO 8
La automatización de Bibliotecas y Servicios de Información en general, es una realidad en nuestro país.

Actualmente, existe gran inquietud en tomo a este tema y las posibilidades que ofrece el mercado son muy
variadas. Por ello, con la finalidad de aportar algunos ejemplos de los sistemas utilizados en España,
estudiaremos las características de los S.1.G.B. que nos parecen más representativos, bien por su estructura, por
las prestaciones que ofrecen, o por la proyección de la institución que los utiliza.
Los sistemas que se van a describir son los siguientes: ABSYS, LIBERTAS, SIRTEX, TINLIB y DATA TREK.
ABSYS es el sistema adoptado por la Red de Bibliotecas Públicas del Estado, y por algunas bibliotecas
universitarias como por ejemplo la Biblioteca de la Universidad Carlos III; LIBERTAS es el sistema de la
Biblioteca de la Universidad Complutense; SIRTEX es un producto de Software AG, la empresa que ha llevado a
cabo la automatización de la biblioteca nacional. Por último analizaremos también las características de TINLIB,
un sistema de reciente implantación en España que puede resultar de gran interés para bibliotecas especializadas
y por el que ha optado la Red de Bibliotecas de la Generalitat de Cataluña, y DATA TREK, como prototipo de
un producto adecuado para bibliotecas de tamaño medio. En todos los sistemas mencionados, aunque citaremos
todas las funciones que realizan., centraremos nuestra atención en la aplicación de catalogación.
ABSYS
Desarrollado por Servicios de Teledocumentación S.A. Baratz opera con UNIX o sistemas compatibles. Realiza
las siguientes funciones: Adquisiciones, Catalogación, Control de Circulación, Control de Publicaciones
Seriadas, Estadísticas, Productos Impresos, OPAC e Intercambio de registros MARC.
La catalogación se efectua en formato MARC y ofrece formatos para todo tipo de materiales. Incluye además
ficheros de autoridades en formato IBER~ MARC y la gestión de Thesaurus.
El programa asigna la puntuación ISBD automáticamente. En cuanto a los productos de salida, ofrece la
impresión de fichas ISBD y diferentes tipos de catálogos, según los criterios establecidos por cada centro.
Absys posee también un catálogo temporal para la integración de bases de datos externas que permite su
verificación antes de introducir los registros en la base de datos del sistema. De este modo se pueden seleccionar
los registros e introducir las modificaciones que se considere conveniente, para evitar al máximo las
modificaciones en el catálogo. La existencia de un Pool bibliográfico, como se denomina esta base de datos
temporal, resulta muy beneficiosa, ya que en ABSYS todas las operaciones de actualización de la base de datos
se realizan en tiempo real. Recientemente ha aparecido una versión para entomo Window y con arquitectura
cliente/servidor.
LIBERTAS
Distribuido por SLS (Infoi-mation Systems Ltd.) opera con el sistema VMS y requiere, por tanto, para su
instalación del hardware de Digital Equipment Corporation.
Realiza las siguientes funciones: Catalogación, Adquisiciones, Control de Publicaciones Periódicas, Circulación,
Préstamo Interbibliotecario, Producción de Informes y Gestión de la Información, Acceso Inter-LIBERTAS y
Transferencia de registros, Acceso a Redes Externas y OPAC.

CAPITULO 8
La aplicación de catalogación, basada en un nuevo concepto de este proceso, potencia la captura e integración de
registros externos. En efecto, permite el acceso on-line a las bases de datos de otros usuarios LIBERTAS y, a
través de su suministro de registros, facilita el acceso a la base de datos central de SLS y de OCLC. Además es
posible la transferencia de registros de otros sistema de bibliotecas en cualquier soporte (catálogos on-line,
CDROM o mediante distribución de cintas).
Aunque el sistema utiliza el formato MARC, el catalogador tiene dos opciones para la entrada de datos:
1) Opción MARC, en la cual es necesario introducir los códigos correspondientes.
2) Opción NO MARC, en la cual mediante la aplicación de un tratamiento de textos se introducen los datos y la
puntuación,, siguiendo las normas ISBD.
Cualquiera que sea la opcion seleccionada para la confección de los registros, el sistema codifica la información
de acuerdo con el formato MARC, concretamente UKMARC.
LIBERTAS permite la creacion de ficheros de autoridades y la gestión de Thesaurus.
SIRTEX
SIRTEX (Sistema Integrado de Recuperación textual), distribuido por Software AG España, es el sistema
desarrollado "ad hoc" para la Biblioteca Nacional y conocido con el nombre de ILIADA. El constructor nos
señala como principal característica del sistema, la posibilidad de definir la estructura de la información en
función de las necesidades del usuario. Por este motivo se dice que Sirtex es un sistema personalizable y puede
ser desarrollado «a medida" para cada unidad de información.
La estructura del sistema es mucho más compleja que en los anteriormente mencionados y consta de los
siguientes subsistemas: Definición de la Metaestructura (la estructura de la información, los puntos de acceso, las
pantallas, etc.), Recuperación, Catalogación/Actualización y Administración.
Para la catalogación, SIRTEX utiliza el formato MARC, genera catálogos de autoridades y permite la posibilidad
de crear una base de datos central, accesible desde los diversos puntos de la red, o varias bases de datos locales,
todas accesibles desde las diferentes bibliotecas. Esta facilidad para definir la estructura del sistema ofrece
también la opción de crear una base de datos central y varios thesaurus relacionados con esa base (ésta puede ser
una estructura adecuada para redes, como las bibliotecas universitarias, formadas por bibliotecas especializadas
en diferentes campos del saber).
TINLIB
El Sistema TINLIB, distribuido por IME, opera con UNIX y MS-DOS. Por tanto, es posible su instalación en un
PC, inicialmente, para ampliar despues su capacidad a sistemas UNIX, conservando sus mismas bases de datos y
los procedimientos de gestión.

CAPITULO 8
El sistema cuenta con los módulos de: Catalogación, Control de préstamos, Adquisiciones, Publicaciones
Seriadas, Préstamo Interbibliotecario, Generador de Informes y OPAC.
Aunque no utiliza el formato MARC, permite la creación de registros de intercambio MARC. TINLIB cuenta
con un formato propio y la entrada de datos se realiza a partir de una pantalla única. A partir de la aplicación
"generador de informes" es posible seleccionar los campos que deben contener los registros.
El sistema TINLIB permite el control de autoridades y gestión de Thesaurus. Por otra parte, la estructura de su
base de datos permite establecer enlaces, de manera automática, en los campos de las diferentes aplicaciones.
DATA TREK
Elaborado por DATA TREK INT constituye un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria adecuado para
bibliotecas pequeñas y medianas con un fondo de hasta 150.000 registros. Funciona con MS-DOS y puede
operar también con red local Novell.
DATA TREK consta de los siguientes módulos: Catalogación, Préstamo, Gestión de Publicaciones Periódicas,
Adquisiciones, Búsqueda Documental y Databn'dge.
Para catalogación tiene un formato propio, aunque mediante el módulo de Databt-idge permite la integración de
registros MARC, pero no la exportacion, En cuanto a la edición de productos, a partir de catalogacion se obtienen
juegos completos de fichas en formato ISBD en diferentes soportes (papel o disco).
Para la introducción de datos se utilizan varias pantallas, que corresponden a la descripción bibliográfica y a los
puntos de acceso al documento. Aunque los campos son de longitud fija, el número de caracteres puede ser
definido por el usuario dentro de un amplio margen. Por otra parte, el programa permite la repetibilidad de los
campos correspondientes a los puntos de acceso y la creación de cuantas entradas secundarias se considere
conveniente, además de las que genera automáticamente.
DATA TREK constituye un ejemplo de los sistemas que generan ficheros de autoridades, establecen referencias
cruzadas, pero en cambio carecen de gestión de Thesaurus y en consecuencia su catálogo de materias se reduce a
un listado de términos y a las referencias establecidas entre ellos.
Por último citaremos otros Sistemas de Gestión Bibliotecaria de amplia difusión en nuestro país, que por ser
pioneros en el campo de la automatizacion están incluidos en la bibliografía especializada en este campo, como
SABINI, DOBIS/LIBIS o VTLS.
SABINI, distribuido por SABINI, Automatización de Bibliotecas, funciona con el sistema PICK. Consta de
cinco módulos: Catalogacion., Adquisiciones, Thesaurus y Autoridades, Recuperación y Circulación. Utiliza
formato IBERMARC y la puntuación ISBD. Entre las Bibliotecas Universitarias en las que se ha instalado este
sistema podemos citar la Biblioteca de la Universidad de Cantabria.
DOBIS/LIBIS, distribuido por IBM opera con DOS/VSE o MVS. Realiza las siguientes funciones: Catalogacion;
Búsqueda; Control de Publicaciones Periódicas; Préstamo; Gestión de Compras; Obtención de catálogos,
informes y cintas para intercambios.

CAPITULO 8
El sistema cataloga en formato MARC (DMARC). Por otra parte, se ha creado una red de usuarios de
DOBIS/LIBIS (RUEDO), que permite el acceso al catálogo colectivo del sistema a todas las bibliotecas
miembros. Este sistema fue adoptado por la Red de Bibliotecas Públicas del Estado en la primera etapa de su
automatización. Entre las Bibliotecas Universitarias que utilizan este sistema citaremos las Bibliotecas de las
Universidades de Alicante, Valencia y Granada.
VTLS, distribuido por Hevtylett-Packard Española, trabaja con el sistema operativo MPE/XL de
Hewlett-Packard. El sistema realiza las siguientes funciones: OPAC, Catalogación, Control de Autoridades,
Control de Publicaciones Periódicas, Préstamo, Adquisiciones, Estadísticas. VTLS utiliza el formato MARC
para catalogacion y es de reciente implantacion en nuestro país. La Biblioteca de la Universidad Politécnica de
Catalunya ha instalado este sistema.

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CAPITULO 8

Viviana Asensi Artiga

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (1 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.2. Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria. Concepto y estructura

¿En qué consiste un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria?' ¿Qué ofrece?

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (2 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.3. La catalogación en los traba os de apoyo técnico

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (3 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.4. Automatización del proceso de catalogación

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (4 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.4.1. Sistemas de catalogación

8.4. l. l. Catalogación centralizada y catalogación compartida

Ciñéndonos al proceso de catalogación, distinguiremos entre catalogación centralizada y catalogación

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (5 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

- La calidad de la catalogación es mayor., porque el documentalista adquiere cierta especialización por el

- La descentralización propicia la duplicidad de registros, lo cual implica la adquisición de una misma

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (6 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.4.2. El módulo de Catalogación

8.4.2.1. Elección del software

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (7 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (8 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

3) Es también fundamental conocer la oferta de la empresa en cuanto a mantenimiento y cursos de formación.

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (9 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (10 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

área mencionada, citaremos las más usuales:

- El programa requiere la introducción de datos para procesar la mención de responsabilidad.

Así , por ejemplo, hay que considerar:

- Cómo soluciona el programa la forma de encabezamiento y la mención de responsabilidad cuando se introducen

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (11 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

Registro de entradas secundarias

8.4.2.2. Instalación y configuración del software

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (12 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

Longitud del campo

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (13 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.4.3. El proceso de la información: entrada y salida de datos

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (14 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (15 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

(Vease configuracion e instalación del software).

8.4.4. Creación y mantenimiento del catálogo

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (16 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

Todos los autores especializados en el tema de la automatización coinciden en señalar la importancia de la

8.4.4.1. Control y mantenimiento de los ficheros de autoridades

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (17 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (18 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

de los usuarios del centro de Documentación.

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (19 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

Previamente a la reconversión se han de analizar cada una de las alternativas posibles.

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (20 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

Para Diéguez y Agenjo las alternativas a seguir son:

- Retroconversión propia. Cuando se realiza por personal de la biblioteca o centro de documentación.

- Retroconversión externa. Cuando se utilizan los servicios de empresas ajenas al centro:

- Importando registros de bases de datos bibliográficas ajenas.

- Encargando el proceso a una empresa de grabación especializada.

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (21 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (22 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.4.5. Tendencias actuales en catalogacion

Los avances en telecomunicaciones, los dispositivos ópticos y el crecimiento del

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (23 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

Para catalogación, citaremos algunos de los discos CD-ROM más utilizados:

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (24 of 30) [27/03/2002 08:57:30 a.m.]

8.5. Sistemas y redes de cooperación bibliotecaria

file:///C|/Licad/modulos/Modulo Inicial/eje2/bibliografia/022.htm (25 of 30) [27/03/2002 08:57:31 a.m.]

la British National Bibliography o de la Biblioteca del Congreso).

En España, el crecimiento de los sistemas de cooperación bibliotecaria es relativamente reciente y se encuentra