Entende-se por PROTOCOLO o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda

tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo,
assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que
os documentos tramitam bastante. (Atua nos documentos de 1ª idade – Correntes).

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento

– Registro (metadados)

– Autuação

– Classificação

– Expedição/Distribuição

– Controle/Movimentação

Recebimento:

Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:

· Oficial, que trata de matéria de interesse institucional.

· Particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.

Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão
ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros
relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza
sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos
destinatários.

Registro:

Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos
quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie,
entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo
são metadados desses documentos.

Autuação:

Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo.
A palavra autuação também significa a criação de processo.

Classificação:

Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de
classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

- A classificação é o processo de inserção dos documentos em classes.

- O plano de classificação retrata as funções e as atividades de um órgão.

- A classificação mantém a relação orgânica de um documento com os demais.

Distribuição:

Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a

remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa
externa desses documentos.
Tramitação (Controle e movimentação)

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores

foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata
localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar
o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando
assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos,
não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

O inventário é um instrumento de pesquisa do tipo parcial.

O guia é o primeiro instrumento a ser elaborado pelo arquivista de uma instituição.

A construção dos instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva indo dos mais gerais aos parciais.

Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo
conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Podem até existir
diversas cópias de determinado documento, porém seu caráter é único.

Na avaliação deve-se levar em conta o VALOR dos documentos.

Valor primário/administrativo e valor secundário/histórico.

A avaliação distingue os documentos de valor eventual daqueles de valor informativo ou probatório.

O processo de avaliação de documentos de arquivo requer a participação de pessoas ligadas às diversas
áreas profissionais.

Lei 8.159/91 --> informa que os “documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa para o arquivo permanente.

Transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários).

É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase corrente (1° idade) para
a fase permanente (3° idade).