Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Centro de Industria y la Construcción

Regional Tolima

Administración Documental en el Entorno Laboral

51130033

Instructor
ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

Ensayo
“Importancia de los Archivos”
Primer Módulo
Evidencia Tres

Aprendiz
Juan Carlos Mesa Nieto

Medellín
Agosto 2018
 Ensayo
“Importancia de los Archivos”
I. Contextualización

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) expidió el

pasado 19 de Febrero de 2014 la Resolución 8934, que impone a las
empresas e instituciones privadas que están bajo su vigilancia cumplir
con la implementación de los siguientes procesos y documentos hasta el
18 de Febrero de 2015:

Programa de gestión documental (PGD).

Tablas de retención documental (TRD).

Cuadro de clasificación documental (CCD).

Tablas de valoración documental (TVD).

Reglamento interno de archivo.

Las empresas obligadas deberán contar con un centro de archivos

responsable de la organización, consulta, conservación, custodia,
inventario, transferencia y administración del archivo, así como
conformar un comité interno de archivo que tomará las decisiones
relativas a la gestión documental al interior de la empresa.

Por otra parte instruye también sobre el manejo de los archivos de las
empresas liquidadas o fusionadas y establece que entidad es responsable
de conservar los archivos una vez la empresa ha cesado sus funciones.

Según la Resolución 8934 del 2014, el propósito de esta medida es

garantizar la disponibilidad de la información para la consulta por parte
de la administración, los agentes estatales y la ciudadanía.
 II. Desarrollo
En la mayoría de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el personal
que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el
archivo, era cualquier empleado sin la preparación y las competencias
que requiere el caso, de donde el método que usaban los empleados que
llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas empíricas de
armar los archivos y clasificar los mismos.

Al no tener una norma de archivo establecida generaba problemas en el

despacho de los trámites solicitados por el cliente final.

Actualmente se puede decir que a inicios del año 2010, se va efectuando

una gran normativa para darle la importancia que necesita el área de
archivo.

En toda organización ya sea pública o privada para la organización de su

archivo deben legalmente tener personal capacitado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en nuestro país.

El proceso de archivo cada vez es más importante en las empresas ya

sean estas del sector público, privado, el funcionario responsable de esta
área debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.

Según el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice
“que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor
que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente
son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo,
es decir, falta alguno o sobra.

Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto

importante se puede deducir que el archivo es importante porque nos
brinda el servicio de ir a la fuente y despachar el trámite o petición
realizada por los usuarios internos o externos.

De igual forma los archivos son estratégicos que permiten direccionar y

atender de una mejor manera a los usuarios, son herramientas para poder
asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales
en un futuro pueda tener problemas.

EL ARCHIVO EN LA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de

suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para
ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo
sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima

del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información
tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad,

fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir
al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

• Ser el centro de la información y de la documentación.

• Proporcionar los mejores servicios al menor costo.

• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros

servicios.

• Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

• Lógica.
• Como me piden los documentos
• Como necesitamos la información
• Rigor
• Sencillez

¿Por qué archivar documentos electrónicos?

Las empresas y la administración utilizan cada vez más las

comunicaciones electrónicas. Los mensajes y documentos electrónicos
son la forma habitual de realizar transacciones. Tal como ocurría en el
pasado con los informes en papel, hoy día los mensajes y documentos
electrónicos deben ser almacenados correctamente.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos,

recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo
involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su
actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se
conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en
depósitos de conservación con el fin de garantizar su valor informativo,
legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante
las tecnologías de la información.

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la

permanencia de la información y del valor jurídico del documento es
uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto,
también de los archivos de documentos electrónicos.

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la

principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta
característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la
precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización
de los instrumentos de descripción. Por otra, el aumento del grado de
difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los
documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora
mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la producción
de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y
participar en su creación por diversos actores) como desde el exterior
por usuarios ajenos a la organización a través del internet.

III. Conclusiones
1. Las empresas e instituciones privadas deben cumplir con la
implementación de los siguientes procesos y documentos:

• Programa de gestión documental (PGD).

• Tablas de retención documental (TRD).
• Cuadro de clasificación documental (CCD).
• Tablas de valoración documental (TVD).
• Reglamento interno de archivo

2. Las empresas deben contar con un centro de archivos responsable de

la organización, consulta, conservación, custodia, inventario,
transferencia y administración del archivo, así como conformar un
comité interno de archivo que tomará las decisiones relativas a la
gestión documental al interior de la misma.

3. Toda organización ya sea pública o privada para la organización de

su archivo deben capacitar al personal en el manejo de los archivos y
regirse por algunas leyes y decretos que existen en nuestro país.
Foro temático: “Cualidades del Archivista”. Analizar cada una de las
cualidades y aportar ideas desde su punto de vista.

Orden: Es el método que se utiliza para organizar los elementos y

documentos, permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos.
Responsabilidad Es una tarea de dedicación y actualización.

Es en este elemento en que entra a jugar un papel importante los

conocimientos que posea en desarrollos tecnológicos, pues esto
determinará la forma como se procese, conserve y almacene la
información, lo cual está íntimamente ligado a los recursos con que se
cuente en la organización, pues no se podrán desplegar dichas aptitudes
si se limita a un archivo físico.

Prontitud: Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar

inmediatamente —disponibilidad inmediata de archivos—.

Muy relacionado con la anterior, toda vez que gran parte de la

información ingresa en físico y se requiere digitalizar de forma eficiente
y eficaz, pero con la variable de que dichos productos deben ser
organizados de forma adecuada mediante registros codificados, que
cumplan con el requisito de inmediatez en su consulta por cualquier
persona.

Cordialidad: El funcionario responsable del archivo debe generar buena

disposición en el momento de dar información en la búsqueda y
suministro de los documentos.

Es bien importante el que sea una persona idónea en las funciones

propias de su cargo exclusivo de archivista en la gestión documental de
la organización, lo cual no exonera de formación al resto de personal que
crea, modifica y recepciona la documentación en la organización, pues la
gestión documental es una actividad colaborativa.

Sigilo Profesional: Las personas que desarrollen funciones

administrativas, secretariales o archivísticas, deben ser reservadas en el
manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta
requiere.

Es acá donde se da aplicación real al concepto de reserva en la

información, pues esta es importante para alcanzar las más altas metas
de la organización, ya que trae consecuencias directas en el presupuesto
de la misma, ya que mediante esta se cumple el fin de la competitividad
y permanencia en los relacionados en marcas, patentes y control de
producción y calidad.

Concentración: La ejecución de las actividades de archivo se debe

realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su
funcionalidad.

No es otra cosa que el desarrollo de funciones concretas de archivista

pero acompañado de capacitación por parte de la organización y más
concretamente de la dependencia de recursos humanos en lo que
respecta a manejo de la información que ingresa y sale de clientes
internos y externos.
Cordial Saludo,

Me dedico a la gestión de la propiedad Horizontal en la ciudad de

Medellín, tengo grandes expectativas pues requiero adquirir los
conocimientos requeridos para gestionar de forma adecuada la
documentación tanto para clientes internos como externos.

Esperando enriquecerme mucho me despido.