HOUSEKEEPING E OS 5 “S”

Housekeeping significa arrumação da casa, que ao nosso ver representa o sustentáculo de todo e qualquer
programa que busque a melhoria da produtividade e da qualidade em uma empresa. É evidente que sempre
quando entramos em qualquer empresa, a primeira coisa que nos chama a atenção é os aspecto geral da
organização em termos de limpeza, ordem, e aparência estética do funcionamento geral da mesma. Esta tarefa
de consecução e manutenção da ordem e racionalidade no ambiente de trabalho pode ser fortemente acelerada
fazendo-se uso da “ferramenta” dos 5 “S”.

Os 5 “S” constituem um recurso que os japoneses começaram utilizar para se manter a casa arrumada. Os 5
“S” são um recurso para se guardar os cinco sensos do japonês: SEIRI, SEITON, SEISÔ, SEIKETSU e
SHITSUKE.

Seiri – Senso de Utilização – fase 1 do Housekeeping

O Seiri nada mais é que efetivamente separarmos o útil do não útil. Existe para a maioria das empresas e para
a maioria das pessoas uma tendência de se guardar quase tudo que se acerca delas, que no final acaba por
ocupar um espaço, ou um tempo e representar um custo. Além destes problemas ainda desviam a atenção do
essencial e geralmente contribui para abaixar o moral.
A dificuldade de se encontrar uma ferramenta ou um documento em um ambiente de aspecto de
desorganização, em áreas cheias de peças, equipamentos, móveis desarrumados acaba por gerar na força de
trabalho , a necessidade de se custear maiores áreas para a guarda de materiais, documentos, pastas, livros e
equipamentos desnecessários.

Aplicando o Senso de Utilização:

- Escolha uma área da empresa onde a situação é bem crítica para se iniciar o trabalho de
Utilização. Desta forma será muito mais fácil e claro para todos a visualização dos resultados
obtidos.
- Faça um registro da situação atual, mediante fotos e vídeos e ainda em termos de indicadores de
qualidade e produtividade.
- Classifique os itens em: Necessários e Usados Constantemente
Necessários e Usados Ocasionalmente
Necessários e Usados Raramente
Desnecessários e Potencialmente Úteis ou Valiosos
Desnecessários e Sem Uso Potencial

- Especifique as medidas a serem adotadas para cada uma das classificações. Nesta hora é que se
deve verificar a necessidade de se limpar, consertar, etiquetar , etc a maioria dos itens
classificados.
- Crie uma área para se colocar os itens descartados pela área . É provável que aparecerão usos e
utilidades para outras áreas de itens que foram descartados pela área que passa pelo Seiri.
- Efetue a comparação mediante as fotos, filmes e indicadores de qualidade e produtividade, antes
e depois desta fase 1 do Housekeeping, o Seiri.

Seiton – Senso de Ordenação – fase 2 do Haousekeeping

Seiton significa organizar de maneira funcional e lógica o local de trabalho. Devemos colocar as coisas em
ordem, arrumar tudo em seu devido lugar. Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.
Cada item deverá estar onde efetivamente for necessário, próximo onde ocorre a ação, tudo disponível e com
fácil acesso.
Aplicando o Senso de Ordenação:
- O senso de arrumação é a seqüência natural do senso de utilização, ou seja agora vamos definir
com
racionalidade os lugares que cada item irá ocupar. Não se deve esquecer aqui a necessidade de
procurar arrumar os objetos de forma a se reduzir a um mínimo os movimentos, bem como o
esforço da pessoa que interagirá com o objeto.
- Registrar a situação atual através fotos, vídeos e indicadores de qualidade e produtividade.
- Liste os itens em categorias e adote uma nomenclatura padronizada para que todos utilizem a
mesma palavra ao se referir a ferramentas, documentos, peças, instrumentos, etc.
 - É necessário aqui decidir qual o melhor lugar para cada coisa. Qual a quantidade necessária e
suficiente a se manter no local escolhido.
- Elabore procedimentos escritos, com a participação de todos os envolvidos, para que todos
estejam informados sobre o treinamento, a auditoria e a necessidade da manutenção da
conformidade que foi estabelecida.
- É imprescindível para se alcançar os melhores resultados deste senso que todos entendam que
tudo que for usado, deverá ser colocado no local devido, logo após seu uso.
- Compare com as fotos , vídeos e indicadores de qualidade e produtividade, antes e depois desta
fase 2 do Housekeeping, o Seiton.

Seisô – Senso de Limpeza – fase 3 do Housekeeping

Seisô tem como significado fundamental a Limpeza do local de trabalho. Limpar deve ser uma tarefa na rotina
de trabalho em cada empresa; mais importante que limpar, deve ser não sujar! Este é o segredo. Antes, durante
e depois de um dia de trabalho a limpeza e a ordem deve ser priorizada para que tenhamos um bom ambiente
físico e qualidade de vida no trabalho.

Aplicando o Senso de Limpeza:

- Após concluídas as duas fases anteriores, devemos , sempre trabalhando com todos os
envolvidos, estabelecermos os procedimentos ( normas, treinamento, auditoria) que garantam que
os locais de trabalho estejam sempre limpos e adequadamente arrumados.
- É recomendado já estarmos trabalhando fortemente o comprometimento de todos. Procure
sempre que possível acatar e adotar as sugestões aproveitáveis e se no momento não for possível
esclarecer os por ques. Há que se aprimorar sempre as normas e os procedimentos da empresa.
- Institua concursos de frases, desenhos e toda e qualquer outra forma que possa vir a colaborar
com o processo de limpeza. Lembre aqui que as melhores horas e os melhores dias de nossas
vidas passamos no trabalho, daí a razão maior de se procurar sempre trabalhar em um ambiente
limpo.
- Descubra e elimine as fontes de sujeira, sempre que possível ou atenue-as. Evite todo tipo de
poluição.
- A prática do Seisô é obrigação de todos na empresa, faça com que todos participem. Qualidade
germina em um ambiente limpo.
- Aqui também, sendo possível filme as atividades de um dia normal de trabalho.
- Divulgue sempre os resultados obtidos.

Seiketsu – Senso de Asseio e Saúde – fase 4 do Housekeeping

Seiketsu é o senso que se preocupa com o asseio do local de trabalho, a saúde e aparência pessoal. Um dos
aspectos interessante deste senso é o enfoque da saúde mental além dos demais enfoques. Lembre-se que
“saúde é o que interessa para o resto ir mais depressa”.

Aplicando o Senso de Asseio e Saúde:

- A fase 4 do housekeeping através do 5”S” pode ser uma fase muito delicada uma vez que tato e
experiência são importantes armas para se tratar deste assunto com as pessoas, uma vez que
normalmente as mesmas tendem a interpretar como ofensa pessoal. É preciso cuidado para
transmitir, de forma a não melindrar ninguém, a necessidade de um bom banho, do uso de
roupas limpas, do asseio pessoal e do local de trabalho.
- Valorize a aparência pessoal e da empresa.
- Saliente a necessidade aí de se observar as práticas de segurança no trabalho.

Shitsuke – Senso de Auto-disciplina – fase 5 do Housekeeping

O significado mais amplo deste senso é o de se criar, educar, treinar, disciplinar as pessoas para a manutenção
dos sensos anteriores. Aqui mais do que em qualquer dos anteriores, todos deverão estar comprometidos com
normas e padrões morais e técnicos, buscando a melhoria contínua da pessoa, do profissional e da empresa.

Aplicando o Senso de Auto-disciplina:

- Transmita a todos que se chegou a fase mais importante do housekeeping, para os objetivos de
longo prazo da organização. É através do desenvolvimento da auto-disciplina que se pode evoluir
 para os sistemas operados por profissionais responsáveis, auto governados, efetivos e em
constante aperfeiçoamento.
- É necessário aqui um conhecimento profundo da cultura da organização, da natureza do negócio
e da personalidade e potencial dos elementos envolvidos. É necessário passar aqui a idéia de se
compartilhar visão e valores. Aprimorar a comunicação de maneira geral.
- Por se tratar de uma mudança de comportamento o senso de Auto-disciplina é normalmente um
processo de longo prazo, muito embora seja possível casos de bons resultados a médio prazo.
- O exemplo e o comprometimento da alta administração, bem como dos demais escalões da
empresa é condição imprescindível para o sucesso do Shitsuke. Neste momento é absolutamente
necessário o desenvolvimento, a implantação e a manutenção de padrões éticos de conduta
corporativa e profissional para a sedimentação desse último senso.

Com a conclusão da quinta fase e a efetiva implementação dos 5”S”, pode-se destacar alguns dos vários
benefícios percebidos:
- Maior colaboração entre as pessoas da empresa;
- Melhoria da produtividade;
- Redução nos custos operacionais;
- Redução no absenteísmo;
- Melhor aproveitamento de materiais e equipamentos;
- Redução nos desperdícios;
- Melhoria do moral e uso eficiente do tempo;
- Melhoria do ambiente de trabalho;
- Melhoria da disciplina;
- Abertura de mais espaço na área de trabalho;
- Menor índice de acidentes no trabalho;
- Conscientização em relação ao meio ambiente e a cidadania.