Cap1 Principios Contables PDF

Capítulo 11
La Información Contable
Este capítulo tiene como objetivo presentar una fundamentación teórica del tema
contable con el fin de lograr un lenguaje común que será retomado a lo largo de todo el
tutorial y que básicamente obedece a las prácticas contables aplicables en un ámbito
general, aunque fundamentadas en la legislación colombiana.
1.1. Sistema de Información Contable
La incertidumbre originada en la falta de información es uno de los principales riesgos

en la administración de cualquier tipo de organización pero, especialmente en el
contexto de los negocios, puede convertirse en un factor crítico que genere la
diferencia entre el éxito y el fracaso de cualquier iniciativa. En este contexto la
información se convierte en un elemento diferenciador de cualquier proceso humano ya
que permite la toma de decisiones con un menor grado de incertidumbre, aunque
evidentemente no desaparece.
En el caso de los negocios la información contable se convierte en un lenguaje básico

que permite el entendimiento de los procesos propios de la organización y la toma de
decisiones. Más allá de las decisiones meramente financieras, el Sistema de
Información Contable incorpora información del entorno y de la firma para establecer la
situación del negocio de forma continua.
En este sentido, los datos requeridos para la toma de decisión fundamentada en

información se deben obtener de forma oportuna, eficiente y veraz del Sistema de
Información Contable. En el contexto de la Escuela de Posgrados de la Facultad de
Administración de la Universidad de los Andes la información contable tiene sentido en
la medida que permita la gestión de los negocios y no solamente cumpla con
requerimientos de tipo normativo, en este sentido el sistema de información contable
se puede resumir de la siguiente forma:

1
Material elaborado por: Rosa Isabel González, Profesora Asistente de la Facultad de
Administración, Universidad de los Andes.
Facultad de Administración – Universidad de los Andes
Calle 21 No. 1-20. Edificio SD. Bogotá, Colombia. Tel.: [57.1] 332 4144. Fax: [57.1] 332 4559
http://administracion.uniandes.edu.co | E-mail: administracion@uniandes.edu.co

DATOS EVENTOS
SISTEMA DE
INFORMACION
REPORTES FINANCIEROS PARA

MEJORES PRACTICAS DE GESTION
1.2. Principios de contabilidad
Para lograr que la información contable sea un lenguaje común y hasta universal se
debe partir del conocimiento de unos principios comunes que permitan el desarrollo del
sistema bajo cualquier ambiente. En el caso de la contabilidad estos principios se
conocen como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y en Colombia
están explicitados en el Decreto 2649 de 1993, convirtiéndose así en la norma de
general aplicación para la administración del Sistema de Información Contable para
fines locales en el país. En el contexto internacional se viene trabajando, desde hace
ya más de una década, en el desarrollo de normatividad de carácter global que permita
un entendimiento compartido a nivel mundial de los sistemas de información, dada la
importancia de este tema será revisado durante el desarrollo del curso de Contabilidad
y Planeación Financiera de la Maestría.
Volviendo al contexto local presentaremos a continuación la transcripción de estos

principios contables y buscaremos ejemplos que nos permitan ver su aplicación aún
antes de revisar los registros contables y estados financieros.


1.2.1. Ente Económico

“El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como
una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser
definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.”
Ejemplo 1:
¿La información contable del dueño de la empresa y de la empresa es la misma?
a) Si
b) No
c) Excepciones
Respuesta:
En general la información del dueño y de la empresa son totalmente independientes,
solamente en el caso de las empresas unipersonales se mezcla.
1.2.2. Continuidad
“Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en
cuenta si el ente económico continuara o no funcionando normalmente en períodos
futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la
información contable así deberá expresarlo.
Al evaluar la continuidad de un ente económico debe tenerse en cuenta que asuntos

tales como los que se señalan a continuación, pueden indicar que el ente económico
no continuara funcionando normalmente:
1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos

de efectivo negativos).
2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones,

problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y,
3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad de

operar, huelgas, catástrofes naturales).”
Ejemplo 2:
¿Durante cuánto tiempo se debe llevar la contabilidad de un negocio?
a) 10 años

b) 20 años
c) 100 años
d) Indefinido
Respuesta:
Dado que se espera que la empresa continúe sus operaciones de forma indefinida, la
contabilidad debe llevarse ó registrarse de la misma forma.
1.2.3. Unidad de Medida

“Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma
unidad de medida.
Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional.
La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente

principalmente obtiene y usa efectivo.”
Ejemplo 3:
Si una empresa radicada en Colombia compra una máquina en Japón y la paga en
dólares, ¿cómo debe quedar registrada?
a) En dólares
b) En pesos
c) En yenes
d) No se registra
Respuesta:
En Colombia todas las transacciones deben ser incorporadas a la contabilidad en
pesos incluyendo aquellas realizadas originalmente en otra moneda. En estos casos la
transferencia de la moneda extranjera a los pesos colombianos debe realizarse
teniendo en cuenta la tasa representativa del mercado vigente en el momento de la
transacción.
1.2.4. Periodo
“El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros,
durante su existencia.


Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas
legales y en consideración al ciclo de las operaciones.
Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe
emitir estados financieros de propósito general.”
Ejemplo 4:
¿Cuál es el periodo mínimo en el cual se deben emitir estados financieros?
a) Mes
b) Trimestre
c) Año
d) No hay
Respuesta:
El periodo mínimo de emisión de los reportes contables es el año, aunque pueden
existir requerimientos puntuales para algunos sectores de la economía, como por
ejemplo en el caso de las entidades financieras.
1.2.5. Valuación o Medición

“Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser
apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.
Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor
histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.
Valor o costo histórico es el que representa el importe original consumido u obtenido en

efectivo, o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico.
Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para
reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la
moneda.
Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su

equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una
obligación, en el momento actual.
Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su

equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el
curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realización el que resulta

de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del
activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y
empaque.
Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o

salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generaría un activo o un pasivo, una
vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa
efectiva promedio de captación de los bancos y corporaciones financieras para la
expedición de certificados de depósito a termino con un plazo de 90 días (DTF), la cual
es certificada periódicamente por el Banco de la República.”
Ejemplo 5:
¿Por qué valor debo registrar una máquina que compré en USA por US$1.000, si la
TRM era de $2.000 y los gastos de transporte y envío fueron de $500.000?
a) $501.000
b) $2.500.000
c) $2.000.000
d) $500.000
Respuesta:
De acuerdo con la aplicación del concepto de valor o costo históricos este activo debe
ser registrado por $2.500.000, para incorporar tanto su valor de compra como los
gastos necesarios para tener en disposición de uso el bien.
1.2.6. Esencia sobre Forma

“Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo
con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser
reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe
indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la
situación financiera y los resultados del ejercicio.”
Ejemplo 6:
Si un arrendamiento es considerado como un gasto de la empresa, ¿cómo debo
considerar un leasing?


a) Igual
b) Diferente
Respuesta:
El leasing básico tiene los mismos efectos contables que un arrendamiento, en el que
se reconoce un valor por el uso de un bien, por lo tanto, deben tener el mismo
tratamiento.
1.2.7. Realización
“Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho
económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como
consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente
económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado
un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.”
Ejemplo 7:
Una empresa facturó hoy $10.000.000 pero el cliente no ha pagado porque se le dio un
plazo de 30 días. ¿Cuál sería para la empresa el valor de esta venta?
a) $0
b) $10.000.000
Respuesta:
En aplicación del principio de caja esta empresa ha tenido ventas por $10.000.000 ya
que, aunque no ha recibido ese pago del cliente, tiene el derecho a su cobro futuro.
1.2.8. Asociación
“Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos
incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en
las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se
concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe
registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.”
Ejemplo 8:
¿Los gastos personales del dueño de una empresa pueden ser registrados como gasto
de la misma?

a) Si
b) No
Respuesta:
Los gastos personales del dueño de una empresa no están directamente relacionados
con la generación de ingresos de la empresa, por lo tanto no pueden considerarse
como gastos de la empresa, ya que no cumplen con el principio de asociación.
1.2.9. Mantenimiento del Patrimonio

“Se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un período
únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las
transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido
mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio
financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).
Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece
respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la
inflación.”
Ejemplo 9:
Ustedes aportaron $100.000.000 a la empresa Conta & Co. Al final del año solicitan los
informes financieros y ven que el patrimonio de la empresa es de $90.000.000. ¿Es
esta una situación “normal”?
a) Si
b) No
Respuesta:
En la contabilidad esta situación no se considera normal en el largo plazo de la
operación porque se está destruyendo los aportes de los dueños, más bien se espera
que a lo largo de la vida de la empresa se generen utilidades que permitan ir
incrementando los derechos de los dueños en la empresa.
1.2.10. Revelación Plena

“El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello
que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera,


los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado
de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.
La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de

propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria
y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación
económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.
También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas
legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a
las normas de auditoría generalmente aceptadas.”
Ejemplo 10:
¿Qué pasa si una empresa presenta sus estados financieros pero olvida indicar que
sufrió una pérdida importante debido a un incendio en una de sus bodegas?
a) No pasa nada y por lo tanto no debe informarse.

b) Es un hecho grave que debe informarse.
Respuesta:
En este caso el hecho debe ser reportado, ya que su ocurrencia hace que las cifras
contables pierdan sentido porque se basan en la expectativa de operación normal de la
empresa, lo cual no es la realidad actual.
1.2.11. Importancia Relativa o Materialidad

“El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo
con su importancia relativa.
Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su

conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean,
puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la
información.
Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al

activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo,
al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.”


Ejemplo 11:
En el mes de enero, una empresa compra un lote por $100.000.000 y paga por
fotocopias $10.000. ¿Cuál de estas dos transacciones debe ser registrada?
a) Máquina
b) Fotocopias
c) Las dos
d) Ninguna
Respuesta:
Aunque estos valores tengan una importancia relativa diferente, los dos deben ser
incorporados en la contabilidad aunque su presentación cumpla con diferentes
condiciones técnico-contables.
1.2.12. Prudencia
“Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un
hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos
probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos
y los gastos.”
Ejemplo 12:
Estamos haciendo el cierre de fin de año de la empresa. Si hoy un cliente me promete
que va a realizar una compra por $400.000.000 pero no hemos firmado ningún
documento, la consecuencia contable es:
a) Ninguna
b) Registrar ventas por $400.000.000
c) Estimar ventas por $200.000.000
Respuesta:
En este caso no existe ningún efecto contable, ya que de acuerdo al principio de
prudencia no pueden sobre estimar ingresos. De hecho las condiciones para
considerar un ingreso no se cumplen ya que no se ha hecho la transferencia del bien
y/o servicio al cliente.
Ejemplo 13:
Es 31 de diciembre y no han llegado los recibos de servicios públicos. Por experiencia
pasada sabemos que para el periodo faltante de facturación el consumo equivale


aproximadamente a $1.000.000. En la contabilidad se debe registrar un gasto de

servicios públicos por:
a) $0
b) $1.000.000
Respuesta:
Basados en el principio de prudencia la empresa está obligada a estimar todos los
gastos incurridos sobre los cuales no se haya generado el cobro por parte de la
respectiva entidad o a estimar los usos de bienes y derechos de la empresa
independiente de los conceptos de pago de los mismos. Dado lo anterior, la
consecuencia contable de la anterior transacción es la existencia de un gasto de
servicios públicos por $1.000.000
1.2.13. Características y Prácticas de cada actividad

“Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la
contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente
impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la
naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social,
económico y tecnológico.”
1.3. Ecuación fundamental
La contabilidad tal como se conoce hoy en día se basa en la idea fundamental de las
fuentes y usos de recursos. En términos sencillos, cualquier recurso que una unidad
económica requiera para su uso debe provenir de alguna fuente de recursos. Dicho de
otra forma, los recursos de las empresas no se generan espontáneamente sino que
obedecen a una estructura en la que los socios, agentes externos y/o la misma
empresa generan recursos que permiten la adquisición de los bienes y/o derechos
requeridos.
En esta ecuación se expresa la siguiente realidad:


ACTIVO: Bienes y derechos

PASIVO: Obligaciones con terceros
PATRIMONIO: Obligaciones con dueños
Los bienes y derechos requeridos por la firma se originan básicamente de los recursos
provistos por terceros (entidades financieras, proveedores, entre otros) y los recursos
provistos por los dueños (aportes, utilidades generadas, entre otros). Adicionalmente,
los activos pueden transformarse en otro tipo de recursos, por ejemplo, si tenemos un
vehículo se puede vender y transformar en dinero.
La ecuación fundamental es la base de todo el sistema de registro de los datos en la

información contable y siempre debe buscarse el cumplimiento de la anterior igualdad.



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1.1. Sistema de Información Contable

La incertidumbre originada en la falta de información es uno de los principales riesgos

En el caso de los negocios la información contable se convierte en un lenguaje básico

En este sentido, los datos requeridos para la toma de decisión fundamentada en

REPORTES FINANCIEROS PARA

1.2. Principios de contabilidad

Volviendo al contexto local presentaremos a continuación la transcripción de estos

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1.2.1. Ente Económico

Al evaluar la continuidad de un ente económico debe tenerse en cuenta que asuntos

1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos

2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones,

3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad de

1.2.3. Unidad de Medida

La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente

Facultad de Administración – Universidad de los Andes

1.2.5. Valuación o Medición

Valor o costo histórico es el que representa el importe original consumido u obtenido en

Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su

Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su

Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o

1.2.6. Esencia sobre Forma

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1.2.9. Mantenimiento del Patrimonio

1.2.10. Revelación Plena

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La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de

a) No pasa nada y por lo tanto no debe informarse.

1.2.11. Importancia Relativa o Materialidad

Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su

Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al

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aproximadamente a $1.000.000. En la contabilidad se debe registrar un gasto de

1.2.13. Características y Prácticas de cada actividad

1.3. Ecuación fundamental

En esta ecuación se expresa la siguiente realidad:

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ACTIVO: Bienes y derechos

La ecuación fundamental es la base de todo el sistema de registro de los datos en la

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