Autoridad Nacional del Servicio Civil Código ME-02-2014-SJTI-FO-23

Gerencia General
Oficina General de Administración y Finanzas Versión 01

Sub Jefatura de Tecnología de la Información Página 1 de 9

MANUAL DEL SISTEMA

SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

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Manual del Sistema
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CONTROL DE CAMBIOS Y EVOLUCIÓN DEL DOCUMENTO

Nro. de Fecha de
Tipo1 Descripción del cambio Versión
Cambio Cambio
29 Abril
1 M Manual del Apelante 1.0.0
2018

1 A: Agregar; M: Modificar; E: Eliminar

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CONTENIDO

1. ALCANCE DEL SISTEMA ............................................................................................... 4

2. BASES PARA EL MANUAL DE SISTEMA .................................................................... 4

2.1. Documentación de entrada ...........................................................................................4
2.2. Descripción general del sistema ..................................................................................4

3. ENTORNO OPERATIVO DEL SISTEMA ....................................................................... 4

3.1. Ingreso al Sistema ........................................................................................................... 4

3.2. Ingreso al Sistema y Búsqueda de Caso .................................................................... 5

3.3. Selección del Expediente o Registro ........................................................................... 6

3.4. Solicitud de Acceso ........................................................................................................ 6

3.5. Expediente Digital............................................................................................................ 7

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1. ALCANCE DEL SISTEMA

El presente manual incluye la definición y funcionamiento del Sistema ALEXA – TSC (Acceso
Libre a los Expedientes Administrativos del Tribunal del Servicio Civil).

2. BASES PARA EL MANUAL DE SISTEMA

2.1. Documentación de entrada

La documentación de entrada se basa en el requerimiento de acceso a los documentos de

expedientes en línea de acuerdo a lo indicado por la Autoridad Nacional del Servicio Civil
(ANSC).

2.2. Descripción general del sistema

El sistema tiene por objetivo consultar y visibilizar todos los tipos documentales que se
encuentran en un expediente de manera electrónica de fácil acceso y con los elementos de
seguridad necesarios.

3. ENTORNO OPERATIVO DEL SISTEMA

3.1. Ingreso al Sistema ALEXA

Una vez obtenido la ruta de acceso al sistema ALEXA – TSC se deberá inscribir el Usuario y
Clave del usuario que es el mismo que se tiene del sistema de Casilla Electrónica de la
Autoridad Nacional del Servicio Civil.

Una vez colocado estos datos se deberá digitar la clave de validación captcha para confirmar
el acceso al sistema.

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3.2. Ingreso al Sistema y Búsqueda de Caso

Para proceder a hacer la búsqueda del expediente o caso, se deberá realizar la búsqueda por
las siguientes opciones

Buscar el caso por el Buscar el caso por el

apellido del apelante nombre de la entidad Buscar el caso las fechas que
ingreso el caso al Tribunal del
Buscar el caso por el Servicio Civil
DNI del apelante

Buscar el caso por la Presionar el botón para

materia ejecutar la búsqueda

Buscar el caso por el Buscar el caso por el

tipo de expediente número del expediente

En el momento en el que se realiza la búsqueda, se generará un proceso de consulta mostrando

la lista de los registros o expedientes que cumplan con las condiciones, en caso no tenga
ningún elemento de búsqueda, se mostrarán todos los expedientes y registros a los que la
persona que se registro es parte interesada, ya sea como apelante o como representante de la
entidad que se presentó como apelado.

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3.3. Selección del Expediente o Registro

Para proceder con la visualización de un expediente se deberá escoger el expediente en

mención. Una vez seleccionado se deberá dar un doble click en la fila donde está el expediente.

En el caso que el usuario sea un apelante el sistema lo llevará de inmediato a la pantalla de

solicitud de permiso de acceso en donde deberá explicar el motivo de su acceso al documento
además de indicar el periodo de tiempo que requiere acceder al expediente o registro
electrónico que ha seleccionado.

3.4. Solicitud de Acceso

Para proceder con la solicitud de acceso al expediente en el sistema ALEXA – TSC, se deberá
llenar el formulario a continuación. Una vez enviada la solicitud, el botón de envio se bloqueará
de manera que se asegure que solo se enviará una solicitud.

Texto explicando el motivo y los

Botón para registrar la solicitud. permisos de acceso al ALEXA -
TSC.

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En caso se envíe un nuevo mensaje y se envió anteriormente una solicitud, el sistema avisará
esta condición y en caso ya se habilite el acceso, el sistema enviará un mensaje alertando esto.

En el caso que el permiso ya ha sido generado, el sistema no permitirá que se genere una
solicitud nueva.

3.5. Expediente Digital

Una vez recibido la autorización de acceso, el usuario podrá entrar al expediente digital al cual
podrá acceder considerando el orden del expediente, de acuerdo al documento que requiera
acceder.

Para poder ingresar a cada parte del expediente deberá escoger el tipo de documento que
desea acceder y luego este abrirá la opción seleccionada. Para acceder a cada documento

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dentro de cada tipo, se deberá dar doble click sobre la fila del documento, y este abrirá el
documento para su revisión.

Por motivos de seguridad el documento pedirá una clave la cual será el número del DNI de la
persona.

Una vez cargado este dato el sistema permitirá revisar el documento con elementos de
seguridad. Eso incluye un sello de agua indicando que es una copia simple y el nombre de la
persona que lo solicita.

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