TRAMITE DOCUMENTARIO

1) ¿Por qué es importante el tramite documentario?

Trámite Documentario es una aplicación que permite a las organizaciones tener el control
de la ubicación física y estatus, actual y pasado de la documentación que llega, fluye y se
genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar estadísticas que permitan analizar
pasos repetitivos o que no agreguen valor y los cuellos de botella para mejorar los flujos de
los documentos dentro de la organización.
La organización se ve beneficiada:
o al disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento,
debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos
extraviados y se generan avisos y recordatorios por correo electrónico.
o al disminuir el uso de papel, reduciendo drásticamente los gastos por este
concepto.
o al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite
o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas
al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un
determinado documento.
o estandarización de la documentación emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.).

2) ¿Qué es el archivo y cuales son sus clases?

Es lograr que los documentos que serán de utilidad, se conserven debidamente,
ordenados y clasificados. La eficacia de un archivo se mide por la rapidez con que se
encuentra lo que se busca.

A partir de esta clasificación, los archivos pueden ser:

*Generales o centralizados: Son aquellos documentos que se conservan en un mismo

lugar, y a su vez, son consultados por distintos departamentos o secciones.
*Descentralizados o parciales: Se encuentran distribuidos en las distintas secciones o
dependencias de la organización o entidad. A su vez, los documentos descentralizados
pueden ser:
* Departamentales o por secciones: son generados por el propio departamento y según
sus necesidades operativas. Están sujetos a consultas y tramitaciones habituales de dicho
departamento.
* Personales: son archivos generados y administrados por un trabajador en su puesto de
trabajo, y por ende, de su exclusiva consulta.
Cabe destacar que en la práctica, ambas clasificaciones no son excluyentes, sino que
pueden complementarse entre sí.
No renuncie a aportar orden y solvencia en todas las instancias de su organización u
empresa. Actualice sus archivos y emplee su información correctamente.
3) ¿Cuáles son las funciones del archivo?
La principal función de los archivos, tanto tradicionales para papel, como informatizados,
consiste en la conservación de gran cantidad de documentos. Uno de los objetivos –dentro
de los muchos que existen- de que se conserve determinadas clases de documentos, es
que la misma legislación de muchos estados lo exige, siempre con la finalidad de ser
presentados cuando se requiera. Pero aclaramos que este no es el caso de todos los tipos
de documentos.
4) ¿Qué diferencias hay entre el archivo tradicional y el archivo moderno?

Archivos tradicionales: Consiste en almacenar los datos en archivos individuales, exclusivos

para cada aplicación particular. En este sistema los datos pueden ser redundantes
(repetidos innecesariamente) y la actualización de los archivos es más lenta que en una
base de datos.

Archivos modernos: Es un almacenamiento de datos formalmente definido, controlado

centralmente para intentar servir a múltiples y diferentes aplicaciones.

5) Porque es impsfshdñah ya esta hecho

6) Elaborar el diagrama de distribución del proceso del tramite documentario de un
documento

7) ¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental?

La definición que nos proporciona la ISO 15489-1:2001 (E) Información y documentación –

Gestión documental es la siguiente: “La gestión documental consiste en controlar de un
modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la
disposición de los documentos”.

Fácil de decir, pero no tan fácil de implementar… ¿Por qué? Porque a la hora de gestionar
la documentación en nuestras empresas nos encontramos con una serie de problemas que
nos restan visibilidad y agilidad a la hora de generar y encontrar la información necesaria