Iniciação do projeto

Conteúdo: André Luiz David

Texto: Juliana Correa
Sumário

1. Objetivos
2. Seleção do objeto
3. Seleção do projeto: análise do grupo gestor
4. Apresentação executiva da proposta
5. Project charter
6. Seleção do gerente de projeto
7. Seleção e direção da equipe
8. Requisitos de alto nível do processo
9. Case: criação de um project charter para uma empresa fictícia de
telecomunicação
10. Conclusão

1. Objetivos

Nesta aula, você aprenderá a selecionar o seu projeto dentre vários, entender
qual é a melhor forma de apresentar a proposta e formalizar a aprovação de seu
projeto e ainda verá detalhadamente como montar o seu project charter.

2. Seleção do objeto

É a escolha do portfólio adequado para a execução dos projetos que

atenderão à estratégia organizacional. Essa escolha deve ser coerente com o
recurso que a empresa tem, financeiramente falando, e, por esse motivo, muitos
projetos ficarão de fora dessa seleção inicial. Por melhor que seja a sua ideia, ela
deve ser coerente com a realidade financeira da sua organização.
A seguir, os procedimentos para selecionar os projetos e as ferramentas
utilizadas para isso:

Passo 1: A seleção do projeto deve ser feita observando os seguintes

critérios:
 Estratégico: o processo deve estar alinhado à estratégia organizacional;
  Financeiro: questões acerca da rentabilidade, lucratividade, competitividade,
etc.;
 Risco: qual é o nível de risco que a sua organização pode ou quer correr por
um projeto?
 Capacidade de execução: se a organização possui capital intelectual, mão de
obra adequada e especializada, número suficiente de funcionários;
 Stakeholders: o sucesso do stakeholder está diretamente relacionado ao
sucesso do projeto. Caso você queira aprender mais sobre o bom
relacionamento com stakeholders, leia o texto do Anexo 3.

Passo 2. Análise de viabilidade de projetos

Como podemos verificar no quadro a seguir, a primeira etapa é a de análise

de viabilidade do projeto. Se, após avaliado, for considerado viável, passa pelas
outras etapas demonstradas. A decisão de o processo ser ou não realizado
depende de um grupo gestor, que analisará o seu projeto. Antes da autorização,
não se pode começar nenhum trabalho.

Passo 3. Caso a decisão tomada seja a de continuar com o processo, você

precisa fazer um project charter: o documento de iniciação do projeto.
 Ao escolher um processo, você se compromete com o futuro. Sendo assim,
deve refletir sobre as consequências que poderão ocorrer para a organização a
partir do seu projeto, pensando sempre a longo prazo. O futuro da sua organização
depende dos processos feitos hoje.

3. Seleção do projeto: análise do grupo gestor

Após proceder conforme demonstrado nos três passos da criteriosa análise

que deve ser feita, o grupo gestor vai analisar os projetos apresentados para definir
o de maior prioridade. Existem ferramentas úteis para essa análise, que seguem os
seguintes critérios:
 Objetivo e metas do projeto;
 Indicadores do BSB a serem atingidos (leia mais sobre Balanced Scorecard
no Anexo 1);
 Capacidade de organização para executar o projeto;
 Riscos (ameaças e oportunidades) inerentes ao projeto, seus impactos e a
capacidade de gerenciá-los, bem como as oportunidades;
 Fluxo de caixa;
 Custos e investimentos necessários;
 Indicadores de retorno;
 VPL;
 Payback;
 Índice de lucratividade (IL);
 Taxa interna de rentabilidade (TIR).

Após todas essas análises, fica mais fácil decidir qual projeto colocar em
prática.

4. Apresentação executiva da proposta

Vale lembrar que outro empecilho que pode haver no processo é a falta de
entendimento por parte das outras áreas. É normal haver dificuldade de
entendimento dos projetos entre áreas muito diferentes. Pode ser que você precise
fazer uma apresentação do seu projeto ao grupo gestor para explicar melhor a ideia,
formalmente.

Pensando nessa necessidade, a seguir algumas dicas de como fazer uma

apresentação clara e concisa, de modo que seu projeto e suas vantagens fiquem
em evidência:
 Não trate de formas exclusivamente técnicas e detalhadas;
 Mostre o porquê da existência do projeto (principais motivações e
preocupações em relação ao projeto);
 Seja breve: você terá poucos minutos;
 Mostre quais processos vão mudar, melhorar ou ser eliminados;
 Seja honesto;
 Mostre quais os riscos e formas de mitigar, bem como as oportunidades;
 Mostre os benefícios (Cash flow, ROI): aumento de mercado, carteira de
clientes, redução de despesas operacionais, redução da força de trabalho.

5. Project charter

O project charter é o documento que autoriza formalmente o início do projeto

selecionado. É a autorização do projeto. Um bom projeto sempre começa com a
montagem de um project charter. É a partir da emissão desse documento que uma
empresa divulga internamente que o projeto existe e qual a sua finalidade. Isso
significa que existe um funcionário com a autonomia de gerir esse projeto adiante.
Dada a importância desse documento, deve ser criado e assinado pelo
sponsor do projeto (o dono, o proprietário do projeto, o presidente da empresa, o
cliente, enfim), que deverá possuir alto nível de influência na empresa. Somente o
sponsor pode fazer modificações no project charter.
O que o documento deve conter:
 Título e descrição do projeto;
 Gerente de projeto designado;
 Equipe de projeto;
 Necessidade empresarial;
 Partes interessadas - stakeholders;
 Requisitos de alto nível do projeto - escopo a ser desenvolvido;
 Restrições e premissas;
 Responsabilidades e autoridade do gerente de projeto.
 Assinatura do sponsor.

6. Seleção do gerente de projeto

A responsabilidade de encontrar um gerente de projetos capaz é,

essencialmente, do gestor da empresa. Mesmo que seja o gestor da empresa a
pessoa que deva escolher esse gerente, algumas características devem estar
presentes na pessoa escolhida:
 Habilidade funcional: o gerente deve conhecer a empresa como um todo,
saber locomover-se vertical e horizontalmente entre todos os níveis da
organização.
 Habilidade de negócios: entender a estratégia da empresa como um todo, e
não apenas os aspectos técnicos envolvidos. Conhecer a visão, a missão e
entender como o projeto está relacionado com os demais planos
estratégicos;
 Habilidade de gestão: adquirida por meio de estudo constante;
  Habilidade de liderança: deve ser um formador de opinião, já que lidará com
os mais variados tipos de profissionais.

A importância de um líder para uma equipe pode ser maior do que se

imagina. Leia o texto do Anexo 4 e confira!

7. Seleção e direção da equipe

É importante ter em mente que, lidando com projetos, lida-se o tempo todo
com outro agravante: o tempo. Portanto, é importante selecionar pessoas capazes
de:
 Contribuir para a equipe como integrantes;
 Contribuir com habilidades complementares que vão fortalecer e aumentar a
capacidade do grupo;
 Trabalhar sob pressão – que sejam orientados para resultados.
 Com habilidades técnicas e de relacionamento humano;
 Dispostas a partilhar e aprender com os outros.
 Leia mais sobre esse assunto no Anexo 2.

8. Requisitos de alto nível do processo

O objetivo é garantir que o gerente de projeto e o patrocinador tenham um

entendimento similar ou opiniões semelhantes sobre o escopo do projeto antes do
início do planejamento. Tudo deve ser explicado por meio do project charter, que:
 É a formalização da existência do projeto;
 Concede ou não ao gerente de projetos autoridade para gastar dinheiro e
comprometer recursos da empresa;
 Fornece requisito de alto nível para o projeto;
 Associa o projeto ao trabalho operacional da organização.

9. Case: criação de um project charter para uma empresa fictícia de

telecomunicação

Para que você entenda melhor a maneira de utilização, será demonstrado um

project charter feito para uma empresa fictícia de telecomunicação, a XYZ. Na
nossa realidade ficcional, o projeto, que já foi selecionado, visa fazer um data center
para essa empresa.
Sendo assim, é preciso montar o project charter para que o gerente de
projetos possa ter autoridade e responsabilidade na execução do projeto.

Como fazer:
1. A primeira coisa a ser feita é denominar o projeto. No nosso caso, será
“Revitalização do data center da Telecom XYZ”, claro e sucinto.
2. Colocado o título, inserimos o nome do gerente de projeto. O da nossa
empresa é o Cássio.
3. Definição da equipe de projeto: a equipe da empresa XYZ é formada por
Daniele, Denise, Caroline e João Maria.
4. Definição da necessidade empresarial que gerou o projeto. Aqui, na nossa
empresa fictícia, a necessidade empresarial é “Atender melhor o cliente, além
de atender à demanda legal”.
5. Prazo de entrega do projeto. Um ponto fundamental é a determinação do
tempo. O nosso durará 6 meses.
6. Partes interessadas: são os stakeholders. No nosso caso, são o diretor
comercial, o diretor de engenharia, os fornecedores e funcionários do data
center.
7. Declaração do escopo em alto nível. Observe o nosso: “Implantar um projeto
de revitalização no data center da empresa Telecom XYZ para evitar o
colapso do sistema pela expectativa de crescimento de 10% ao ano em sua
carteira de clientes”.
8. Restrição e premissa. Premissas são responsabilidades que assumimos, mas
que podem ocasionalmente falhar. Já as restrições são absolutas, não
podem falhar.
Na empresa XYZ, as restrições são: o prazo não poderá ser excedido; não
poderá ser acrescido nenhum funcionário ao projeto; não haverá aumento de
investimento. E as premissas: nenhum funcionário sairá do grupo e não
haverá atrasos nas entregas dos equipamentos.
9. Responsabilidades do gerente de projetos. “Designar a equipe de trabalho de
acordo com as áreas de conhecimento de cada integrante; manter a equipe
coesa e em harmonia; integrar os stakeholders ao andamento do projeto;
gerenciar os prazos para o cumprimento do objetivo do projeto; cumprir
prazos de entrega estipulados; efetuar o planejamento das atividades para
que sejam executadas dentro do prazo, do orçamento e com as qualidades
desejadas.
10. Autoridade do gerente de projeto: “Solicitação de informações pertinentes ao
projeto; modificações na equipe; decisões referentes ao cronograma;
gerenciamento dos riscos; revisão do orçamento do projeto para
análise/aprovação do sponsor”.
11. Assinatura do sponsor.
10. Conclusão

Atenção: Não comece a fazer o planejamento de um processo sem a

assinatura formal do project charter. Antes de começar a trabalhar, tenha a
autorização formalizada.
Esperamos ter contribuído com o seu crescimento profissional. Continue
assistindo às aulas da série e desenvolva-se cada vez mais. Até breve!