Control de inventarios

Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de
producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder
establecer, se tiene que tener en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y
las adquisiciones precisas para atender la demanda.
El control de los inventarios consiste en un trabajo técnico y de procedimientos utilizados
para establecer, poner en efecto y mantener las cantidades optimas de materiales
requeridas, para que la empresa cumpla con sus objetivos.
Sistema de inventarios
Desde el punto de vista logístico, la cuestión más importante vinculada a los inventarios es
su costo, cualquiera que sea el sistema de inventario empleado, tiene un costo que es
deseable evitar. Por lo tanto, es necesario un adecuado balance entre la necesidad de
inventarios y el costo de mantenerlos.
Los sistemas de inventario justo a tiempo (JAT) (Just in Time), disminuyen
considerablemente los costos logísticos y mejorar utilidades. Esto es clave cuando el costo
de capital es alto y cuando la competitividad del producto se enfrenta a un mercado
mundial.
Características de los sistemas de inventario
1. Ciclo de pedido: se identifica por el periodo de tiempo entre la colocación de dos
pedidos sucesivos.
2. Tiempo de anticipación: cuando se coloca un pedido puede que se reciba
inmediatamente o puede que se tome algún tiempo antes de que se reciba. El tiempo entre
la colocación y la recepción se conoce como tiempo de anticipación o de adelanto.
3. Reabastecimiento instantáneo: Ocurre cuando los artículos se compran a fuentes
externas.
4. Reabastecimiento uniforme: Ocurre cuando el artículo es producido localmente o
dentro de la organización.
5. Horizonte de tiempo: Define el periodo sobre el cual el nivel de inventario debe ser
controlado.
6. Demanda probabilística: Es la que se basa en distribuciones de probabilidad.
7. Demanda determinística: Aquí se conoce con certeza los requerimientos del cliente.

Tipos de sistemas de inventario

a) Sistema de Inventario Periódico: En el sistema de inventario periódico el negocio no
mantiene un registro continuo del inventario disponible, el negocio hace un conteo físico del
inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final.
Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para
calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como
sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es
generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo
unitario bajo.
b) Sistema de Inventario Perpetuo: Donde el negocio mantiene un registro continúo para
cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el
tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales,
trimestral o provisionalmente.
Modelo de inventarios
a) Modelos determinísticos
 Modelos de Revisión Continúa (cantidad de pedido fijo)
  Modelo clásico de la cantidad de pedido económico (EOQ- La Cantidad Económica
de Pedido. Es un método que, tomando en cuenta la demanda determinística de un
producto, el costo de mantener el inventario, y el costo de ordenar un pedido,
produce como salida la cantidad óptima de unidades a pedir.
 Modelo de cantidad de pedido de producción
 Modelo de descuento por volumen
 Modelos de Revisión Periódica (periodo de pedido fijo)
b) Modelos probabilísticos
 La demanda es conocida y constante.
 El plazo de entrega se conoce y es constante.
 La recepción del pedido es instantánea.
 Los descuentos por cantidad no son posibles.
 Los únicos costos variables son el costo de preparación de un pedido y el costo de
almacenamiento.
 Las existencias no se agotan (se evita el stock).

4ta "S", SEIKETSU (higiene y visualización): Se debe extender hacia uno mismo el
concepto de limpieza y practicar continuamente los tres pasos anteriores. Este sentido
también es conocido como de la Salud, higiene y aseo. Estos factores contribuyen a que las
personas se sientan bien dentro de su ambiente de trabajo y así puedan realizar sus tareas
con agrado y creatividad.
La metodología de 5 "S" se aplica sólo puntualmente y sólo se llega hasta la tercera "S" así
que SEIKETSU recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.
Las Normas para el SEIKETSU son:
 Hacer evidentes las consignas: cantidades mínimas, identificación de las zonas.
 Favorecer una gestión visual.
 Estandarizar los métodos operatorios.
 Formar al personal en los estándares.

5ta "S", SHITSUKE (Disciplina o Estandarización): Este es el sentido más difícil de ser
entendido y practicado ya que exige mucha educación y respeto para con los semejantes y
el medio ambiente. Honestidad, Integridad, Paciencia, Perseverancia y Cooperación, son
las características principales de la auto disciplina. Esta etapa contiene la calidad en la
aplicación del sistema 5"S". Si se aplica sin el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia.
Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta
etapa son una comprobación continua y confiable de la aplicación del sistema 5 "S" y el
apoyo del personal implicado.
Las siguientes prácticas estimulan el SHITSUKE:
 Respeto por las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo
impecable.
 Establecer estándares y normas, simples y equitativas.
 Promover el hábito de auto-controlar o reflexión sobre el nivel de cumplimiento de las
normas establecidas.
 Explicar y repetir las tareas muchas veces hasta que el trabajador las domine.
 Obedecer avisos, cronogramas, horarios, plazos, normas y reglamentos.
 Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.
 Mantener hábitos de higiene y limpieza de las instalaciones y del propio cuerpo.

Las 8 "S": En la actualidad (2006) se está empezando a hacer popular la implementación

de la metodología de las 8 "S"; Esta metodología de cambio conductual nace de las 5"S" de
origen japonés y todos sus conceptos están basados en la filosofía de Gestión para la
Calidad Total.
La 8 "S", son:
1. Determinación y Unión.
2. Entrenamiento.
3. Utilización.
4. Orden.
5. Limpieza.
6. Bienestar.
7. Auto disciplina.
8. Economía de desperdicios.
4.- La logística empresarial de asuntos legales: La unión legal de la logística no solo
tiene que ver con el transporte, sino también con la gestión de inventario, ya que esta
puede afectar las cuestiones legales. Se refiere a las diversas leyes para el transporte de
los productos, así como son las leyes nacionales e internacionales, y los acuerdos de
compra.
5.- Gestión de inventarios. Almacenamiento tanto de materias primas, productos
intermedios como productos acabados. Donde el almacenamiento de materiales se hará en
función de los sistemas de venta de la empresa, de los productos más demandados por los
clientes, y los productos más perecederos. Son muchos elementos los que hay que tener
en cuenta: tipo de producto, tamaño, espacio y lugar de almacenamiento, etc. En definitiva,
es llevar un exhaustivo control del stock.
6.- La logística empresarial de las TI: El vínculo entre las TI o Tecnologías de la
Información, y la logística empresarial, se han vuelto mucho más importante en relación con
la globalización y ha surgido toda una comunidad global de TI, en un mundo en el que las
empresas optan por colocar la producción, el procesamiento y el almacenamiento en
lugares geográficos distintos, cada vez es más importante, tanto el control de los procesos
como la comunicación.
7.- Procesamiento de pedidos. La buena gestión y planificación del stock, permite
procesar los pedidos de manera muy rápida, satisfaciendo la demanda de los clientes de
forma eficaz.
8.- Gestión de datos, es conocer mejor el propio producto y sistema de almacenamiento.
Donde se pueden obtener gran cantidad de información, referente a pedidos, horarios de
mayor concentración de dichos pedidos, detección de errores e incidencias, etc.

Puntos claves en la logística empresarial

Conseguir una logística óptima es complicado; sin embargo, no es imposible. Aquí se
detalla las 7 claves de la logística empresarial (conocidas como las 7C de la logística):
a) Producto correcto disponible.
b) Cantidades correctas. Se debe mantener un nivel de inventario o stock adecuado y
que permita proveer de producto ante las necesidades de los clientes. En todo caso,
debe evitarse siempre la ruptura de stock.
c) Condiciones correctas. Cuidar el transporte y almacenamiento de materiales,
cuidando el producto y evitando cualquier desperfecto, sobre todo al trabajar con
material frágil. Más información sobre la logística de almacenamiento.
d) Lugar correcto de los materiales, para maximizar la eficiencia y facilitar el trabajo de
búsqueda y detección de cualquier producto que necesitemos.
e) Tiempo correcto. Cumplir con los plazos y evitar demoras innecesarias. Cualquier
retraso, será un coste para nuestro negocio.
 f) Para el cliente correcto, es decir, debemos centrarnos en suministrar a nuestro target
o público objetivo.
g) Costo correcto. Buscar soluciones de logística que nos den mayores ventajas a nivel
de costes, sin renunciar a calidad y condiciones de nuestro producto.

Actividades de soporte de la Logística empresarial

Almacenamiento
 Determinación del espacio de almacenamiento.
 Diseño del almacén y de los muelles de carga y descarga.
 Configuración del almacén.
 Ubicación de los productos en el almacén.
Manejo de las mercancías
 Selección del equipo de manipulación.
 Procedimiento de preparación de pedidos.
 Almacenamiento y recuperación de mercancías.
Compras
 Selección de las fuentes de suministro.
 Cálculo de las cantidades a comprar.
 Selección de los momentos de compra.
Empaquetamiento: diseño del sistema logístico en función:
 Del tratamiento.
 Del empaquetamiento.
 Del nivel de protección contra pérdidas y desperfectos.
Planificación del producto: cooperación con el departamento de producción:
 Especificando las cantidades de los componentes.
 Estableciendo la secuencia y el ciclo de producción.
Gestión de información:
 Recogida, almacenamiento y manipulación de información.
 Análisis de datos.
 Procedimientos de control.

LA PROGRAMACION DE COMPRAS
Es el conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada y su ubicación en el
tiempo, se genera los requerimientos desde el área de producción por lo cual se crea el
programa de abastecimientos. Las relaciones básicas de compras son:
a) Cumplir con los programas de abastecimiento o dar razones para solicitar cambios.
b) Estar alerta sobre el desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios
que puedan influir en los programas y planes.
c) Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y
programar las entregas asignando responsabilidades.
La programación, la planificación y las compras, están estrechamente relacionadas, su
principal utilidad consiste en mantener al personal de compras completamente informado
de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente.

TIPOS DE COMPRAS
1.- De bienes, mercancías y materiales: Consiste en normal adquisición por mayoría de
las instituciones.
2.- De servicios: Son especiales, aun cuando determinadas organizaciones se dedican
exclusivamente a ello.
3.- Anticipadas: Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano.
Existen sus razones y sus riesgos para ello.
4.- De emergencia: Son aquellas que urgen y no se pueden realizar de manera normal, por
lo que se deben controlar (el límite, la revisión de pedidos, definiendo responsabilidades; y
la autorización de quien va hacer el pedido).
5.- Especulativas: Es una variante de la compra anticipada, pero no siempre,
considerando la ética y que su objeto e interés sea seguro y eficiente, precios bajos, o
buscando beneficios. Corriendo riesgos.

PROCESOS DE SELECCIÓN EN COMPRAS

La empresa debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función a su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecer
los criterios para la selección, la evaluación y la reevaluación. Deben mantener los registros
de los resultados de las evaluaciones y cualquier acción necesaria que se derive de las
mismas.
La tendencia es contar con pocas fuentes de proveedores (socios estratégicos),
previamente evaluados y seleccionados de tal manera que el producto o servicio se
entregue justo a tiempo. Bajo este enfoque, las relaciones serán estables a largo plazo . Es
necesario tener información detallada de los proveedores para realizar una evaluación de
acuerdo a los criterios de cada empresa y que estos sean los más convenientes.
Los criterios para la selección de proveedores, para que pueden abastecer de insumos y
servicios son:
1. Estratégicos
Ubicación, experiencia, disponibilidad, sistema de gestión de calidad, imagen,
cumplimiento.
2. Técnicos
Respuesta al cumplimiento, infraestructura, capacitación del personal, parque automotor,
operación.
3. Comerciales
Precio, servicio al cliente, definir la estrategia de abastecimiento.

Generación de listado (portafolio) de proveedores precalificados.

Definir un plan de acción para:

a. Evaluación y selección de proveedores.
Los criterios para la selección de proveedores se pueden agrupar de la siguiente manera:
 Estratégico, ubicación, experiencia, disponibilidad, sistema de gestión de calidad,
otros.
 Técnicos, respuesta al cumplimiento, infraestructura, capacitación del personal,
otros.
 Comerciales, precio, servicio al cliente, comunicación con el cliente, entre otros.
b. Plan para el desarrollo de proveedor (proceso posterior a la selección y evaluación).
El proceso de selección de proveedores.
Después de todos los pasos mencionados tendrá la capacidad de elegir al proveedor más
adecuado para la empresa.
Es recomendable tener un abanico de proveedores. Si bien es cierto se busca construir una
relación sólida y a largo plazo, un buen gerente sabrá tener en cuenta el cambio constante
del mercado. La competencia siempre estará presente ofreciendo nuevas opciones y a
veces, a mejores precios.