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10 TIPS PARA UNA COORDINAR UN FIESTA


EXITOSO

Si alguna ocasión organizaste un evento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y
tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla establece que en el exterior debe estar tranquilo y
en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a
flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía creo que
esta es la regla más preciada.

Planear una convivio no es una labor fácil. Pero puedo Reconocer 10 elementos importantes que
tiene que tener en cuenta para que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este argumento.
Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los
participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer placer
decorativo a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el
tiempo y la duración, la repartición de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la
restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference",


PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en línea, fiestas al aire libre. Lo que cuenta
es que su formato beneficia a lograr el propósito del evento.

2. Preste suficiente interés a la planeación

El plan debe incluir logística, material y la promoción de la evento. Cree un documento disponible
con el fin de que todo el grupo donde cada integrante sea capaz de ver las tareas del otro y el
panorama general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas fundamentales y, luego,
póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos concretos que deben
completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una
tarea. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.
3. Elabore su capital teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena razonar en una reserva en
caso de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea impresionar gratamente a sus invitados, analice en por completo hasta el más mínimo
detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá,
si tiene un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo
está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede sugerir la alternativa de ir a una
corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta impresionar a la gente y crea el efecto wow, supera sus expectativas en las cosas más
comunes. Esta situación es exactamente lo que produce la sensación de un fiesta.

5. Verifique el zona y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más


insospechado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no
exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales
dificultades con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy fundamental distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la fase de
preparación sino también durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo,
alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una
persona diferente para el equipo, para el paquete de cenas, comunicación con la prensa, etc. Cada
persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración
del evento.

Entregue a cada miembro del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que
cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio


No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un convivio. El tipo de evento, su
concurrencia objetivo, los fondos interiores y el importe determinan su enfoque de mercadeo. Al
designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor
tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar acerca de el evento para casi todos.

También es fundamental producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales.
Cerciórese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste interés al servicio

Asegúrate de que tu equipo siga la regla de la cara de pato. Sea amistoso con los concurrentes,
oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o interrogantes y cumplir con sus expectativas,
inclusive si te encuentras cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo
que la concurrencia recuerda es sobre como han sido tratados además la atmósfera, no lo que el
orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas antes del fiesta

Asegúrese de haber informado a los asistentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos
trascendentes y preparó los componenetes impresos, el contenido de audio y video. Verifique si
todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está listo.

Asegúrese de imprimir el programa la fiesta, permita que cada integrante del grupo y voluntarios
tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para
comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias

Es probable que estés cansado y feliz posteriormente del evento, pero será difícil para usted
proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes pueden
llenar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en la web cuando
lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, localidades y la
trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar fallos en el futuro y a
perfeccionar la calidad de sus eventos. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales
o grabe las reseñas de videos al final de una evento. Esto será beneficioso en caso de que su fiesta
se efectúa otra vez.

Cualquiera que sea la evento que organice, sea animoso y no tenga miedo a las sorpresas, ¡y su
fiesta será un triunfo!

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