PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES

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 PROCEDIMIENTO ADQUIICIONES

I. OBJETVO

Estandarizar criterios y requisitos para la gestión de adquisiciones de bienes y servicios de la Corporación

Municipal de Lo Prado.

II. ALCANCE

Aplica a todos los procesos de la administración Central de la Corporación Municipal de Lo Prado .

III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO

La palabra compra es aplicada a la acción de adquirir un producto, a cambio del otorgamiento de

pago monetario o de una suma de dinero, puede ser un producto así como también puede ser
un servicio.

La noción de solicitud de compra, por lo tanto, refiere a un pedido que alguien realiza con el
objetivo de adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno de una
corporación, cuando un cierto sector solicita al responsable de las compras que adquiera
determinados productos.

Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El
término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.

El requisito 7.4.1 “Proceso de compras” de la norma ISO 9001:2008 establece que la organización
debe “evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar
productos de acuerdo con los requisitos de la organización.

La evaluación y reevaluación, se realiza de acuerdo al comportamiento en el cumplimiento de los

requisitos definidos para esa compra.

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IV. DIAGRAMA PROCESO ADQUISICIONES

Procedimiento de Adquisiciones CMLP

Función Función Función

Recepción de Solicitudes de compra, se revisa información mínima que

Solicitud de compras debe contener (según indica Instructivo de Solicita de Compra). Enc. Adquisiciones/
(correo_Memorandum) Solicitud debe tener V°B° (firma) de Director de área solicitante y firma Administrativo
de Director DAF.

Se envia a solcitante Enc.

No Esta correcta?
para su corrección Adquisiciones

Si

Se consulta lista de proveedores seleccionados, en caso de no tener el

proveedor pertinente , se debe buscar proveedor en el mercado según Enc. Adquisiciones
siguientes criterio: crédito, precio y calidad.

Se solicita vía correo electrónico cotización de compras a proveedor

Enc.
para compras menores a 10 UTM, sobre ese monto se solicita mínimo Adquisiciones
2 cotizaciones.

Se selecciona proveedor y se genera orden de compra, el encargado

de Adquisiciones firma la orden y solicita a Jefe de Finanzas y Director Encargado DAF
de Finanzas aprobación mediante firma.

Autorización de Encargado Finanzas y Directo de Finanzas Enc. Adquisiciones

Se devuelve a
adquisiciones como No Autoriza
nulo
Si

Se envía a proveedor copia de Orden de compra vía correo electrónico Enc. Adquisiciones

2
Fase

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Procedimiento de Adquisiciones CMLP

Función Función Función

Se archiva copia de solicitud de compra, cotizaciones y orden

Enc.
2 de compra (físico) Archivador de ordenes de compra por área
Adquisiciones
para administración central)

Se registra en planilla de seguimiento de orden de compra

todos los documentos generados en el proceso (N° OC,
Enc.
estado de orden , fechas OC, fecha datos del proveedor, Rut Adquisiciones
proveedor, monto OC, N° Factura, Monto Factura, Área ,
observaciones, programa (si corresponde), devolución del
producto (motivo devolución)

Cuando se recepcionan el producto se debe firmar Factura

Solictante
guia de despacho conforme, en caso de no estar conforme,
se envía a Adquisiciones como devolución,

Se ingresa a planilla de PNC y se solicita a proveedor su Enc.

reposición. Adquisiciones

Fin
Fase

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Procedimiento de Evaluación – Reevaluación Proveedores

Entrada Actividades Responsabe

Anualmente, durante el ultimo trimestre de cada año, se evalúa el

comportamiento de los proveedores de acuerdo a los siguientes
Director DAF
criterios:
Planilla Productos No Tiempo de entrega: Cumplimiento plazos definidos en OC. Enc. Adquisiciones
Conformes Crédito Disponible: Mantención créditos acordados
Calidad de Productos: Cumplimiento de especificaciones técnicas
(PNC)

La escala de evaluación para cada criterio es de 1 a 5, donde

según el resultado, se debe tomar las siguientes acciones: Director DAF
1 a 2= Eliminar a proveedor, a menos que sea único.
3 = Se debe reevaluar en la próxima compra , para ver su Enc. Adquisiciones
mantención.
4 = Se mantiene, pero no como prioridad
5 = Se mantiene y es prioridad en las compras

Se solicita vía correo electrónico cotización de compras a

proveedor para compras menores a 10 UTM, sobre ese monto Enc. Adquisiciones
se solicita mínimo 2 cotizaciones.

Se debe elaborar informe con resultados de evaluación de

proveedores, análisis y acciones a seguir, respecto a los
Director DAF
resultados obtenidos y debe ser enviado al Representante de la
Dirección para informar a la Secretaria General.

Fin
Fase

V. CONTROL DE MODIFICACIÓN

VERSION ITEM FECHA MODIFICACION

00 Todos 02.11.2011 Elaboración del procedimiento
01 Todos 01.12.2014 Estandarización Diseño Organizacional
02 Todos 16.01.2015 Estandarización y revisión flujos y actividades.
I y II Se mejora redacción de objetivo y alcance
III Se agregan criterios de aplicación de procedimiento
03 IV 14.12.2015 Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma,
V Se implementa control de modificaciones por cada documento
04 v 12.12.2016 Se mejora redacción de diagrama de flujo- tamaño de letra y logo

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