INTRODUCCIÓN

La correspondencia es un medio de comunicación utilizado por el

hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o
individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy
variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y
sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la
forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al
destinatario.
La correspondencia además es un elemento importante en
las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y
recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no
también paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante acerca de la
correspondencia, sus elementos que varían en la cual se debe de dar
un orden lógico para cada uno al momento de redactar. Toda
información que se realice debe ser verídica y apropiada dependiendo
el contexto en la cual esta será emitida.
El archivo como ente principal y como colección de datos sirve para la
entrada y salida de información verídica y confidencial de las personas,
no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se
pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se
necesiten. Se puede determinar que un archivo es referenciado por su
identificador (su nombre.).

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OBJETIVOS:

GENERALES:
Retroalimentar los diferentes tipos de correspondencia utilizadas en la
comunicación, detallando su estructura, usos y forma.

ESPECIFICOS:
 Identificar qué función cumplen los manuales de archivo y
correspondencia de una empresa.
 Obtener información de cómo es el manejo de los documentos
dentro de la unidad de correspondencia.
 Distinguir los diferentes pasos por los que atraviesa los diferentes
tipos de documentos dentro de la empresa.

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BREVE HISTORIA DE LA CORRESPONDENCIA
Desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado
manifestar sus sentimientos e ideas.
Al principio las expresiones efectivas del hombre se realizaron por medio de la
mímica y de simples sonidos que manifestaban alegrías o dolor. Luego formaron
las lenguas monosilábicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr
las magníficas voces de las lenguas romances: español, italiano, francés, rumano.
Así surgió la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada.
La correspondencia:
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para
comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca
con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y
estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida
de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre
las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones
comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un
negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten
el volumen de sus ventas.

Elementos que debe contener una correspondencia:

 Membrete,
 Número de oficio y referencia
 vocativo,
 Saludo,
 Lugar y fecha,
 Destinatario,
 Contenido o cuerpo del oficio
 Despedida
 Firma y cargo de quien envía o remite
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 Indicadores de archivo o de copia

Membrete: Nombre o razón social de la oficina o dependencia, ubicado en parte

superior.
Numero de oficio y referencia, siglas de la institución, orden numérico ascendente,
siglas de las que dicta y firma, línea diagonal, siglas o apellido de quien realiza el
oficio.
Lugar y fecha, los nombres de los meses se escriben con minúscula, el membrete
ocupa la parte superior izquierda a la fecha puede colocarse al lado opuesto
tratando de justificar la escritura.
Destinatario, a) tratamiento (señor o señora) o título profesional b) nombre de
la persona a quien se dirige c) cargo que desempeña d) dirección y lugar.
Vocativo, se utiliza para dirigirse a altas autoridades, excelentísimo señor ministro,
distinguido señor ministro, saludo: trato entre remitente y destinatario.
Contenido o cuerpo del oficio, en él se expresa al objeto del oficio siempre a las
características fundamentales de la correspondencia.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias,
dado su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la
finalidad de cada uno de éstos.
Son las siguientes:
- Por el Destino (Públicas y Privadas)
- Por su Contenido (Primera y Segunda Clase)
- Por su Tramitación (Postal y Telegráfica)
- Por su Puntuación (Abiertas, Cerradas y Mixtas)
- Por su Extensión (Largas, Medianas y Cortas)
- Por su Forma (Su diferencia está en su redacción y presentación)

DIVISION DE LA CORRESPONDENCIA:
La correspondencia se divide en:
Correspondencia Comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Su finalidad
es promover y agilizar diversas transacciones comerciales.
Correspondencia Familiar y Amistosa:
Su finalidad es muy variada cualquier asunto particular entre ella.
Correspondencia Oficial:

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Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de
los gobiernos nacionales, municipales, estatales, etc. Su redacción debe ser clara,
concisa y como requisito indispensable, debe usarse en esta un membrete sencillo,
conteniendo únicamente el nombre de la oficina o bien con la dirección donde está
ubicada. En la correspondencia oficial no debe usarse abreviaturas. Para la
aplicación de las normas es necesario, utilizar instrumentos de correspondencia
oficial que deben de responder a determinadas características, entre otras:
 No usar abreviaturas
 El destinatario se escribe después de la firma del emisor del documento.
 Anotar el número de registro y las referencias, de quien instruye como de quien
elabora el instrumento.
Instrumentos de la correspondencia en la administración educativa
 Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes,
acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redacción debe ser
cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia
comercial, referente a la estética, puntuación, redacción, etc.
Este instrumento deberá contener destinatario. Los elementos que forman el
oficio son:
 Numero de oficio y referencia.
 Lugar y fecha.
 Destinatario.
 Identificación del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.
 Vocativo.
 Contenido o cuerpo del oficio.
 Despedida.
 Firma y cargo de quien envía.
 Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.
 Providencia
Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite
para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen
dos clases de providencia.
 Informe memorándum o memorando
Sus características son: en la parte central superior de la hoja, lleva escrita en
mayúsculas, la palabra "Memorándum, o memorando" y a la izquierda se anota con
la palabra "para", (debiendo anotar acá el destinatario. Continuando debajo de esta

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con la palabra "de" (el nombre del funcionario u oficina de donde emana el
Memorándum), seguidamente se coloca la palabra "asunto" (anotar en forma breve
el motivo del mismo) y "fecha", (en la cual se escribe dicho Memorándum).
Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y de subalternos
a jefes.
Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por estar desprovista de frases
de cortesía o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se
anotan las iniciales de quien lo envía, manuscritas, ya sea después de su nombre,
en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por referirse a asuntos
generalmente de poca importancia. No requiere necesariamente contestación.
 Acta
Reseña histórica que deja constancia de hecho ocurrido, que se consideran
importantes, para que formen parte de la memoria de una institución. A esa acción
se le nombra como redactar o hacer el acta.
Partes de un Acta
 A) Introducción
 B) Cláusula o cuerpo del acta y
 C) Cierre o finalización
 Conocimiento
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o
entregado alguna cosa.
Elementos que conforman el conocimiento:
 Lugar y fecha,
 Nombre de quien recibe,
 Descripción de lo recibido y
 Nombre y firma del receptor.
 La circular
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones
reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la
autoridad a sus subordinados.
Elementos que conforman la circular
 Numero de orden,
 Fecha,
 Destinatarios,
 Asunto o contenido y

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 Firma.
La circular se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de
un determinado tema o asunto

DICTAMEN
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales
aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en
la cual puede basarse el superior para dictaminar (decidir). Por lo general es emitido
por asesores de las oficinas gubernativas a quienes se les ha pedido opinión sobre
el asunto.

Elementos que conforman el dictamen:

 Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata,
 Descripción de los pasos seguidos para la investigación,
 Considerandos o motivos que lo originaron,
 El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan, y
 La decisión sobre el asunto.

RESOLUCIÓN
Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos
los datos, de haberse formado juicio al respecto y de haber analizado el fondo del
mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos
aún pueden interponerse recursos.

Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigüedades; deberá comprender también

la notificación a las partes y la obligación de reponer el papel, cuando así procediere.
Es el documento que contiene la decisión de la autoridad competente.

Se utiliza para dar respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o

desfavorable al peticionario.
La resolución comprende:
 Los considerandos (indican los motivos que han obligado a tomar la
decisión).
 El por tanto (expresa las leyes en que se basa la resolución).
 La determinación. (resuelve). Al anotar la resolución deberán numerarse los
puntos que contiene.

ACUERDO
Se emiten por el gobierno de la república o bien por medio de los ministros de
estado. Es una disposición o ley que beneficia a una o varias personas.

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En comparación con el decreto se le considera una ley de menor jerarquía. La
finalidad del acuerdo es reglamentar algún acto de la administración pública, para
el bien o mejoramiento de dichas actividades a favor del pueblo.
Cuando un acuerdo es emitido por el gobierno de la república se llama acuerdo
gubernativo y cuando lo emite alguno de los ministerios se llama acuerdo ministerial.
Los acuerdos gubernativos van firmados por el presidente de la república y por el
ministro, cuyo despacho sea afectado con el acuerdo.

Los acuerdos ministeriales los firma el ministro y viceministro del ramo.

Un acuerdo ya sea gubernativo, ministerial o institucional contiene:

 Quien lo emite,
 Fecha de emisión,
 La palabra acuerda,
 El objetivo del mismo, y
 Lo acordado.

CONTRATO DE SERVICIOS
Es un convenio suscrito entre una persona profesional y la empresa que requiere
de sus servicios. El contrato temporal de servicios es por un tiempo indicado.

CURRICULUM VITAE
Conjunto de datos relacionados a la situación personal o laboral del candidato a un
trabajo, Curriculum Vitae literalmente su expresión latina significa “la carrera de
vida”.

FINIQUITO
Es una certificación que respalda y salda la cuenta de un trabajo ejecutado por el
contratado, en una institución comercial, una institución empresarial de educación,
en un proyecto educativo y o educativo, en un Ministerio de gobierno central, en la
Universidad etcétera, que se da para constancia de que están ajustadas y satisfecho
el alcance que resulte de ellos, es acabar, concluir y rematar con el caudal del
estado de cuentas o con otras cosas.

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ARCHIVO GLOBAL E INDIVIDUAL
La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene
como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente
producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas
actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes de diarios
viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de
intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por
ejemplo.

Archivos de documentos:
El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de
documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y
recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por

una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del
fondo.
La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

Administrador de archivos:
Un administrador de archivos, gestor de archivos o explorador de archivos es
un programa informático que proporciona una interfaz de usuario para
administrar archivos y directorios. Las operaciones más comunes realizadas en
archivos o grupos de archivos incluyen crear, abrir, cambiar nombre, copiar, mover,
eliminar y buscar archivos; así como modificar sus atributos, propiedades y
permisos de acceso. Las carpetas y los ficheros pueden visualizarse en un árbol
jerárquico basado en su estructura de directorios. Algunos administradores de
archivos contienen características inspiradas por navegadores web, como los
botones de navegación adelante y atrás.

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CONCLUSIONES

 Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir

que es de vital importancia el uso y manejo de las cartas tanto
en la organización como en la vida cotidiana.

 La correspondencia es un implemento muy importante y sencillo,

si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso, sin
embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de
manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden
brindar este tipo de comunicación.

 En cuanto al archivo global e individual que enfatiza con finalidad

la presencia de un registro en una compañía es muy importante
porque permite guardar todos los datos importantes de la misma
algunos de los fundamentos que se tomarían son las cuentas de
los clientes, los registros de la asociación, facturas de pagos
de impuesto, entre otros documentos, con el fin de obtener una
inquisición verídica de las personas interesadas.

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BIBLIOGRAFÍA

 http://admirvs.blogspot.com/2012/04/registro-de-correspondencia.html
 https://definicion.de/correspondencia/
 Https://deconceptos.com/general/correspondencia
 https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(inform%C3%A1tica)
 https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo

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